Una buena manera de organizar un gestor documental para un sistema integrado de gestión es hacerlo en base a los procesos.
Ya hemos hablado de los documentos maestros como la política y los objetivos de gestión y una serie de procedimientos e instructivos que describen los diferentes procesos incluidos en el sistema de gestión.
Las organizaciones que cuentan con sistemas integrados de gestión fundamentados en un enfoque basado en procesos, poseen la siguiente estructura documental:
Tal y como hemos ido definiendo estableceremos unas carpetas de acceso para la totalidad de los empleados de la organización donde ubicaremos la política y el manual integrados.
A partir de mapa de procesos, dentro de la estructura que alberga cada uno de ellos asociaremos los procedimientos, de los cuáles pueden partir formatos o instrucciones técnicas que desarrollen más los procedimientos.
Asimismo debemos de tener en cuenta la documentación externa al sistema, como por ejemplo normas, que pueden vincularse perfectamente a los procesos.
Otro punto de interés es alinear los procesos y/o documentos a los requerimientos de la/s norma/s a los cuáles está dando cumplimiento, por lo que una matriz que enfrente requisitos de la norma frente a documentación del sistema nos da una visualización de gran utilidad.
Es muy importante en nuestro sistema de gestión documental:
- Que la documentación sea accesible para todo el mundo.
- Que las personas tengan accesos controlados a la documentación a través de permisos.
- Que no se pueda acceder de forma libre a documentos obsoletos.
- Que exista trazabilidad entre las versiones de los documentos.
- Que podamos realizar una distribución rápida y efectiva de nuevas versiones de documentos.
En definitiva, que la documentación trabaje para el sistema de gestión y no el sistema de gestión para la documentación.
La documentación trabaja para el sistema de gestión y no el sistema para la documentación
El futuro de la documentación en los sistemas de gestión
El nuevo enfoque de ISO a través del Anexo SL, va a hacer que dejemos de hablar de procedimientos y registros y trabajemos con un concepto común de información documentada.
En el caso de la ISO 9001:2015 hablará de que la organización debe de tener la información requerida por la norma de manera documentada y los documentos determinados por la organización como necesarios para la efectividad de sistema de gestión.
Se hace hincapié en decir que el alcance de la información documentada puede diferir de una organización a otra por su tamaño, actividades, procesos, productos y servicios, la complejidad de sus procesos y también de la competencia de las personas.
La norma indicará que al crear y actualizar la información documentada la organización debe asegurar la identificación y descripción, así como el formato (idioma, versión del software, gráficos), los medios por los cuáles el documento se comunica (papel, formato electrónico, etc.) y la revisión periódica de la misma.
El sistema de gestión debe asegurar que la documentación esté disponible para su uso dónde y cuándo sea necesario y que además esté protegidade manera adecuada.
Para el control de la información documentada las empresas deberán de hacer frente a las siguientes actividades: distribución, acceso, uso, recuperación, almacenamiento, conservación, control de cambios, retención y disposición.
La información documentada de origen externo que se determine por la organización como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión se identificará y controlará.
Como nota, se reseña que el acceso a un documento puede implicar solamente la autorización para visualizar la información documentada o el permiso y la autoridad para verla y cambiarla.
Tomado de: https://www.isotools.org
