Hoy en día, la implantación de un Sistema de Gestión de Compliance en las organizaciones cobra mayor importancia debido a que los mercados son cada vez más competitivos, los entornos cada vez más exigentes e inciertos y se necesitan sistemas que hagan disminuir los riesgos.
Por: Olga Rivas *
Una organización con un Sistema de Gestión de Compliance posiciona su marca frente a sus competidores y reduce los riesgos relacionados, ya que se adquiere un enfoque hacia la gestión, análisis de riesgo y sostenibilidad del negocio, sin perder de vista la mejora continua, lo que crea una cultura de Compliance bajo la norma UNE 19601.
1. Defina el alcance de su Sistema de Gestión de Compliance
Es importante que defina cuál es su objetivo con la implantación de un Sistema de Compliance, por ejemplo, si es reputacional, si pretende mejorar su cotización en los mercados o bien transmitir seguridad a futuros inversores. Esto le ayudara a definir el alcance del Sistema de Gestión, que debe incluir las actividades que tienen más riesgo.
2. Un sistema de gestión “ad hoc”
El Sistema de Gestión puede ser realizado interna o externamente pero siempre es importante que se tenga en cuenta que tiene que ser “ad-hoc” para el negocio y que la persona responsable de la implantación debe conocer la metodología del proceso de certificación.
3. Prepare un Plan para la implantación de su Sistema
El proceso de desarrollo e implementación de su Sistema debe estar debidamente planificado, identificando los procesos que desarrolla la organización, las interacciones y la formación del personal, entre otros.
4. Formar en compliance
El sistema ha de ser propio de la organización y ha de tener el tamaño y formato adecuado a las necesidades de su organización, por lo que es posible que identifique diferentes niveles de formación:
– Empleados expuestos a los riesgos.
– Formación en profundidad para el personal que lleva a cabo el desarrollo, implementación y sobre todo, el mantenimiento.
Como parte de esta competencia, se debe capacitar al personal clave de la organización sobre temas relacionados con el Sistema de Gestión durante el desarrollo del proyecto.
5. Documente su Sistema y cree registros que sean evidencias para demostrar su compromiso con Compliance
La documentación es el soporte de los procesos y permite garantizar la eficacia y repetitividad de los mismos.
6. Pruebe su sistema con una Auditoría interna
Comprobará el cumplimiento de todos los requisitos de la norma y la debida implementación del Sistema de Gestión de Compliance.
7. Auditoría de certificación según UNE 19601
Una vez comprobado que el Sistema de Gestión de Compliance funciona correctamente y se ha implementado de manera íntegra, su organismo de certificación independiente Lloyd’s Register llevará a cabo el proceso de certificación. Verificado el cumplimiento de todos los requisitos de la norma, se emitirá la certificación UNE 19601.
* Olga Rivas, Directora Técnica y Representante Legal de Lloyd´s Register Quality Assurance Ltd.
Tomado de: http://lawyerpress.com
