Estoy seguro que has oído hablar y mucho de una matriz dafo, pero ¿qué es una matriz dafo realmente?, ¿cómo puede ayudar una matriz dafo a la gestión de una empresa?, ¿cómo se construye una matriz dafo?.
Estas preguntas y otras más las he tratado con todo detalle en este artículo así que si quieres saber con todo detalle cómo constuir una matriz dafo aquí te dejo el artículo.
Qué es una matriz dafo
Una matriz dafo es una herramienta utilizada en la gestión empresarial para identificar los riesgos y oportunidades que existen en una organización pero también se puede extrapolar al análisis de proyectos empresariales y personales.
En este post voy a hacer referencia a la matriz dafo desde un punto de vista empresarial de una organización.
Se cree que esta herramienta fue originalmente propuesta por Albert S. Humphrey (1926-2005) en los años setenta en los Estados Unidos.
Esta matriz dafo se divide en cuatro cuadrantes para identificar desde un punto de vista o ámbito interno de la organización:
y desde un punto de vista o ámbito externo de la organización:
Como has podido comprobar, las siglas de estos cuatro cuadrantes forman la palabra DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
Una matriz dafo, gráficamente sería algo así:
Para qué sirve una matriz dafo
Una matriz dafo se utiliza para identificar riesgos y oportunidades que existen en una organización en un momento determinado del tiempo.
Los riesgos los identificarás con las Amenazas (ámbito externo) y Debilidades (ámbito interno).
Las oportunidades las identificarás con las Fortalezas (ámbito interno) y las Oportunidades (ámbito externo).
Gráficamente sería algo así:
Fíjate como utilizo las palabras “identificar” y “momento determinado del tiempo” porque esas son las dos características esenciales de una matriz dafo:
Identificar los riesgos y oportunidades de una empresa: En una matriz dafo en sí, no llevas a cabo la evaluación de lo que identificas como riesgos y oportunidades y clasificas en ALTO, BAJO, MEDIO por ejemplo. Para eso tienes que realizar esa evaluación con algún criterio posterior. Si quieres saber qué criterios utilizo yo para evaluar lo que identifico en una matriz dafo puedes leer este post como identificar y evaluar riesgos y oportunidades.
Cuando realizas una matriz dafo, estás estudiando una situación en un momento determinado del tiempo que puede cambiar, y de hecho cambia, a lo largo de los meses y años. Todo lo que identificas en una matriz dafo no permanece de forma permanente en el tiempo ya que la situación de la empresa cambia a lo largo del tiempo.
Cómo puede una matriz dafo ayudar a tu negocio
Dedicar el tiempo que se merece a realizar una matriz dafo es realmente importante ya que con esta herramienta podrás detectar qué riesgos y por tanto qué puede ir mal en tu organización y tomar medidas antes de que eso ocurra.
He visto varias situaciones en las que, por no abordar y/o no darles importancia a riesgos identificados, éstos se han materializado y se han visto en un apuro. Incluso alguna de ellas quebró.
Situaciones como estas:
Deuda pendiente con un proveedor en la que se acuerda pagar cierta cantidad por contrato. Se comienza a incumplir en la cantidades y plazos (retrasos en los pagos), creyendo desde dirección que “no era para tanto, son pequeños retrasos”. El proveedor denuncia a la empresa y desde la Agencia Tributaria se ejecuta la orden de un embardo de créditos, quedando todos los ingresos de la empresa embargados para pagar esa deuda. El resultado fue que la empresa se quedó sin liquidez para pagar las nóminas de sus trabajadores, seguridad social, impuestos, etc. En cuatro meses quebró.
Una situación en la que se dependía de casi de forma excesiva de un sólo cliente intermedio para llegar al cliente final (la clásica subcontratación en la que una empresa A grande subcontrata a una empresa B con menos estructura). Este cliente intermedio (empresa A que subcontrataba a la otra empresa B cerró y como consecuencia de ello la empresa A tuvo que despedir a más de la mitad de su personal para poder seguir haciendo frente al pago de nóminas y demás obligaciones.
Y como estos ejemplos podría contarte más, pero lo peor de todo es que esos riesgos estaban identificados y no se les dio la suficiente importancia.
Según un estudio realizado en el año 2017 por la revista Compromiso Empresarial, existen 10 riesgos principales al que se enfrentan las empresas.
Y la verdad que mi experiencia haciendo consultoria empresarial es bastante parecida a los riesgos que esta revista ha identificado, como podrás leer más adelante en un listado de riesgos que he podido detectar trabajando con clientes.
Con todo esto, podrás imaginarte cómo de positivo puede ser el realizar un buen análisis dafo en tu negocio.
Cómo se construye una matriz dafo
Para construir esta matriz dafo lo que debes hacer es ir cuadrante por cuadrante (Oportunidades, Amenzas, Fortalezas, Debilidades) e ir identificando qué situaciones tiene la organización en ese momento:
qué oportunidades tiene.
qué amenazas tiene.
que fortalezas tiene.
qué debilidades tiene.
Como puedes ver, para hacer este ejercicio debes de tener una visión completa de la organización tanto desde el punto de vista interno como externo para saber qué pasa de forma interna en la empresa y qué pasa de forma externa.
Lo ideal es que para hacer este ejercicio participe, si no puede estar en el proceso completo, gerencia o dirección de la empresa.
Estudio de DEBILIDADES – AMENAZAS, es decir RIESGOS
Todo lo que identifiques en estos dos cuadrantes se consideran riesgos en general.
Una amenaza está claro que es un riesgo, pero una debilidad también se considera un riesgo porque si algo internamente falla en una empresa eso tendrá unas consecuencias en tiempo y/o dinero.
Teniendo en cuenta que tanto las debilidades como amenazas puedes considerarlas un riesgo, la pregunta que me hacen mucho es esta… ¿Pero y qué tipos de Riesgos tengo que considerar a la hora de realizar esta matriz dafo?
Mi respuesta es siempre la misma… cualquier cosa que si se materializa impacta de forma negativa en tu empresa en forma de tiempo y/o dinero.
De forma muy resumida y esquematizada, los tipos de riesgos que se pueden identificar en una matriz DAFO son:
Riesgos organizacionales (los existentes en el interior de la organización).
Riesgos del contexto en el que se encuentra la organización (el mercado, la situación económica, política, social, etc).
Dado que el ejercicio de identificación de riesgos suele costar identificar en las empresas, te voy a compartir algunos de los riesgos que he identificado haciendo consultoria iso 9001.
Esto te va a ayudar muchísimo a que consigas hacer ese ‘clic’ en tu mente y comenzar a visualizar situaciones que antes pasaban como desapercibidas, a pasar ahora a identificarlas como un riesgo.
Estas son las situaciones que he identificado como riesgos:
- Concentración de la facturación de la empresa en un solo cliente o en muy pocos clientes.
- Posibles problemas de liquidez debido a periodos de cobro superiores a los periodos de pago en el tiempo.
- Concentración de Know-how en muy pocas personas de la organización.
- Exceso de concentración de trabajo o Know-how en la figura de alta dirección.
- Utilización de una tecnología muy específica y muy costosa de cambiar en caso de quedarse obsoleta.
- Contratación de un software de gestión para llevar toda la gestión de la empresa por un profesional independiente que no tiene equipo de trabajo ni infraestructura suficiente para hacer cambios en ese software o responder rápido a incidencias en el software.
- Seguridad de la información que se trata en la organización (no hacer copias de seguridad cuando se trabaja contra un servidor físico por ejemplo).
- Aparición de competencia bajo la característica “low cost”.
- Dependencia excesiva de un cliente intermedio para poder llegar a vender al cliente final.
- Posibilidad de que pueda fallar algún proceso específico de tu negocio por algún motivo que identificas durante el estudio de ese proceso.
- Dependencia de un solo proveedor que te sirve un producto/servicio que va incorporado en tu producto/servicio.
- Desconocimiento o incumplimiento de requisitos legales, licencias, permisos, autorizaciones que debe cumplir la organización.
- Accidentes laborales por incumplimiento de prevención de riesgos laborales.
- Cómo detectar riesgos
Todos estos riesgos los puedes identificar de la siguiente forma:
- Estudiando los procesos la tu empresa mediante un diagrama de flujo, una caracterización de procesos o realizando una auditoría interna de procesos.
- Reuniéndote con dirección o la alta gerencia de la empresa.
- Reuniéndote con los responsables de procesos.
- Estudiando el contexto de la organización.
- Cómo saber si es un riesgo o una debilidad
Todo lo que identifiques que provenga del ámbito externo será un riesgo y todo lo que identifiques que provenga del ámbito interno será una debilidad.
Estudio de OPORTUNIDADES – FORTALEZAS, es decir OPORTUNIDADES
Dentro de tu matriz dafo, lo que identifiques en estos dos cuadrantes se consideran una oportunidad en general.
Cuando hablamos de oportunidad está claro lo que es, pero cuando hablamos de fortalezas también las puedes considerar como una oportunidad ya que esa fortaleza es algo que identifica a tu organización, es un conocimiento o un saber hacer que es posible no tienen otras empresas.
Por lo tanto también puedes considerar de forma general a las Fortalezas que identificas en el dafo como oportunidades.
A la hora de identificar las oportunidades me suelen preguntar menos, pero alguna vez me hacen esta pregunta… ¿Y qué tipos de oportunidades tengo que considerar a la hora de realizar esta matriz dafo?
Y mi respuesta también es siempre la misma… cualquier cosa que si lo consigues implementar impacta de forma positiva dentro de tu empresa en forma de tiempo y/o dinero.
De forma muy resumida y esquematizada, los tipos de oportunidades que se pueden identificar en una matriz DAFO son:
- Oportunidades organizacionales (los existentes en el interior de la organización).
- Oportunidades del contexto en el que se encuentra la organización.
El ejercicio de identificar oportunidades suele costar menos que los riesgos. No obstante te voy a dejar un listado de algunas oportunidades que he trabajado con clientes:
Estas son las situaciones que he identificado como oportunidades:
- Automatizar ciertos procesos gracias a la implementación de software o dispositivos electrónicos (tabletas, móviles).
- Identificación de necesidades en los clientes gracias a reuniones, comidas, visitas de comerciales.
- Incorporación de nueva tecnología que elimine o acorte ciertos procesos.
- Posibilidad de realizar ventas cruzadas a actuales clientes con productos/servicios complementarios de la organización.
- Identificación de nuevos requisitos legales que obligan a terceros a cumplir con normativa relacionada con el producto/servicio que entrega la organización.
- Transformación de un servicio de consultoría o formación en un servicio de membresía mediante el pago de una cuota mensual.
- Aprovechar las nuevas tecnologías para vender productos/servicios fuera del territorio nacional en el que opera la organización.
- Cómo detectar estas oportunidades
Al igual que con los riesgos, todas estas oportunidades las puedes identificar de la siguiente forma:
- Estudiando los procesos de tu empresa mediante un diagrama de flujo, una caracterización de procesos o realizando una auditoría interna de procesos.
- Reuniéndote con dirección o la alta gerencia de la empresa.
- Reuniéndote con los responsables de procesos.
- Estudiando el contexto de tu organización.
- Cómo saber si es una oportunidad o una fortaleza
Todo lo que identifiques que provenga del ámbito externo será una oportunidad y todo lo que identifiques que provenga del ámbito interno será una fortaleza.
Qué hacer después de construir una matriz dafo
Una vez que hayas identificado los riesgos y oportunidades mediante el dafo el trabajo no queda ahí. Habrás hecho una parte importante que es identificar la situación de la empresa.
Pero ahora, los riesgos y oportunidades no se abordan por sí solos. No se van a eliminar ni disminuir (en caso de los riesgos) sino que deberás de trabajar en ellos para abordarlos.
Por su parte, las oportunidades tampoco se materializarán así de la nada. Tendrás que trabajar esas oportunidades para implementarlas en tu negocio y obtener los beneficios que ello te puede reportar.
Además, deberás de evaluar de todos los riesgos y oportunidades que has identificado, cuáles son los más críticos (en relación a los riesgos) y cuáles son los más rentables (en relación a las oportunidades) para dedicar tiempo y esfuerzo en abordarlos.
Todo este proceso de abordar riesgos y oportunidades yo lo llamo “Plan de tratamiento de riesgos y oportunidades”.
Sobre este plan de tratamiento de riesgos y oportunidades he escrito un post muy completo que puedes leer aquí como identificar y evaluar riesgos y oportunidades.
Espero que te haya servido este post para tener más claro el qué es una matriz dafo y cómo construirla en tu negocio.
Y ahora te toca a ti, ¿ya has hecho esta matriz dafo en tu organización? Te espero en los comentarios.
Foto: Primer plano joven con dedo indice alzado
Fuente: Pixabay
Autor: Iván Torres, Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas. También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas. Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
Tomado de: https://iveconsultores.com/
