Existe una solución eficaz para evitar los problemas que derivan de la implantación de varios sistemas de gestión de forma individual: los sistemas integrados de gestión.
En muchas empresas la implantación de varios sistemas de gestión les acaba suponiendo una complicación que, en lugar de aportar beneficios, llega a crear importantes desventajas que dificultan la gestión de los procesos y crean una complejidad innecesaria.
Tenemos que pensar en que la empresa es como un reloj en el que los procesos son las distintas piezas y que estas deben estar perfectamente equilibradas y ajustadas para que todo funcione correctamente. Sin embargo, si incluimos demasiadas piezas el reloj se ralentiza y puede llegar a pararse.
De la misma forma, en la empresa los diversos sistemas de gestión deben beneficiar y simplificar los procesos para alcanzar la esperada mejora continua. Y para conseguirlo la única manera es establecer unos sistemas integrados de gestión. De esta forma, se consigue la optimización del tiempo y los recursos que deben ser empleados por la empresa gracias a que se facilita la integración y la comunicación entre los diversos sistemas de gestión.
En este post vamos a exponer algunos de los problemas que pueden aparecer cuando una empresa tiene implantados varios sistemas de gestión, como un sistema de gestión de calidad según la ISO 9001, un sistema de gestión ambiental según la ISO 14001, un sistema de gestión de seguridad de la información según la ISO 27001 o un sistema de seguridad alimentaria según la ISO 22000, para así obtener una visión objetiva de la necesidad de integrar estos sistemas para poder alcanzar todos los beneficios que están al alcance de las empresas y que les ayudan a mejorar su gestión y alcanzar una alta eficacia.
Complicación de los procesos debido a la duplicidad de pasos.
Los sistemas integrados de gestión aportan todas las ventajas de los sistemas de gestión pero sin caer en la complicación que va unida a la implantación de varios sistemas.
Podríamos asombrarnos de la cantidad de procesos y documentación que las empresas que disponen de dos sistemas de gestión implantados y sin integrar generan por duplicado y que dificultan la realización de las distintas tareas.
Si no se soluciona este problema con la integración de ambos sistemas de gestión la empresa sufrirá de una falta de visión global, provocará una falta de comunicación en esta, se llegará a aportar instrucciones duplicadas y, en ocasiones, contradictorias, que repercutirá negativamente en la involucración del personal en el sistema ya que sentirán que no saben exactamente que están haciendo y a donde se dirigen y se reducirá llamativamente la eficiencia en la empresa. Este problema ya de por si es esencial para decidir integrar los sistemas pero hay más que expondremos a continuación.
Exceso de información debido al amplio número de informes.
Aunque parezca extraño el exceso de información es, en ocasiones, malo ya que en el caso de sistemas de gestión no integrados lo que se produce en mucha información que hay que revisar, estudiar, evaluar y decidir sobre los mismos procesos, es decir, tenemos diferentes indicadores que nos dan la misma información pero de distinta forma y la organización debe de tener en cuenta todas ellas, provocando así que se caiga en una perdida sustancial de tiempo, un aumento de la documentación que debe ser evaluada de forma innecesaria, una disminución de la implicación en la obtención de datos y una consecuente falta de credibilidad sobre estos.
De esta forma, en esta ocasión, un exceso de información o, debería decir, un exceso de mediciones e informes con los mismos datos sobre los mismos procesos de distintas formas no ayuda en nada a la gestión eficaz de la empresa sino que la entorpece.
Disminución de la agilidad.
Uno de los objetivos de las empresas a la hora de implantar un sistema de gestión o varios es conseguir disminuir su tiempo de reacción y aumentar su agilidad de gestión, al igual que aumentar su eficacia, es por eso que disponer de varios sistemas que vayan al mismo ritmo es tan importante.
Para comprenderlo de forma más completa pensemos en una situación en la que sea necesario aportar soluciones a una no conformidad detectada, sin embargo, en el momento de pasarlo al responsable de calidad nos encontramos en que este tiene que realizar un número mayor de actividades que ralentizan la posibilidad de que la no conformidad se resuelva de forma rápida y eficazmente.
En algunas ocasiones, puede ser que la solución llegue demasiado tarde y, por lo tanto, en situaciones posteriores los empleados dejan de ver las no conformidades como una posible solución y solamente lo ven como papeleo y se realiza de forma obligada, sin que sea una forma de mejora sino de “burocratización”.
El cliente acaba ocupando el último lugar en importancia.
Este problema viene derivado de la que anteriormente comentábamos, ya que debemos de tener claro que los clientes siempre son los primero en la empresa pero cuando la agilidad falla nos podemos encontrar en que la empresa responde demasiado tarde a las necesidades, expectativas, reclamaciones, quejas o comentarios. Si esto ocurre, perderemos la fidelización de los clientes, disminuirán las ventas y que nos dirigiremos irremediablemente al fracaso.
La integración de los sistemas de gestión nos permitirá actuar a tiempo ante los clientes, se disminuirá el número de clientes insatisfechos, se aumentará el número de recomendaciones y se conocerán de primera mano los problemas que nos planteen los clientes y se podrán aprovechar las oportunidades de mejora y de negocio.
Se aumentan los gastos que no repercuten positivamente en la mejora.
Como en todas las cosas mantener varios sistemas de gestión supone tiempo y dinero y disponer de una buena integración, tal y como hemos dicho anteriormente, permite que se agilicen todos los procesos, se disminuya el tiempo en la ejecución de los procesos y en la resolución ante las distintas disyuntivas, etc.
La solución es implantar un Sistema Integrado de Gestión.
Tal y como hemos visto, disponer en la empresa de varios sistemas de gestión, sin importar de cuáles son los sectores que abarcan como calidad, medio ambiente, seguridad de la información o seguridad alimentaria, y no tenerlos integrados dificulta ampliamente su gestión, disminuye la eficacia de la empresa pudiendo provocar una disminución de la credibilidad y de la implicación de todo el personal, entre otros aspectos.
Por lo que, si tienes implantados dos o más sistemas de gestión y no quieres caer en todos estos problemas que hemos comentado anteriormente o en algunos otros que pueden aparecer, la solución es implantar un sistema integrado de gestión que te permite disfrutar de todas las ventajas que te aportan los distintos sistemas de gestión eliminando las trabas que puedan aparecer ya que de esta forma la documentación y la gestión es similar a la que se lleva a cabo con un simple sistema.
Si has observado que tu empresa tiene alguno de estos problemas o si ya tienes implantado un sistema de gestión y deseas implantar otro, es aconsejable consultar con profesionales que, como SBQ Consultores, te asesoren y ayuden para poder disfrutar de las ventajas que te aportan los sistemas de gestión sin caer en problemas que dificulten la implantación o que provoquen un fracaso de esta gracias a la implantación eficaz de un sistema de gestión integrado.
Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/
