Hablamos en una de nuestras recientes entradas acerca de los requisitos en la gestión de riesgos para que un plan de respuesta a emergencias sea efectivo.
Dentro de estos mencionamos los ejercicios de simulacro como herramienta de prueba confiable para medir la efectividad del plan.
Para que el ejercicio de simulacro resulte productivo, antes es preciso hacer una prueba con base en una lista de verificación que nos ofrezca una probabilidad alta de que el plan de respuesta a emergencias se comportará bien durante el simulacro.
La lista de verificación para probar el plan de respuesta a emergencias es una herramienta que va más allá de los resultados que podría ofrecer un simple repaso del ejercicio en una sala de conferencias. Su valor reside en que ofrece un enfoque funcional que involucra todas las partes interesadas en el Sistema de Gestión de Riesgos.
Lista de verificación para probar el plan de respuesta a emergencias
A la hora de probar un plan de respuesta a emergencias, es importante contar con una lista de verificación que tenga en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivos
Como en cualquier otro proyecto es muy importante comenzar definiendo los objetivos de la tarea. Entre los más importantes podemos mencionar:
- Probar los equipos de emergencia y las rutas de evacuación.
- Asegurar canales de comunicación fluidos entre los lideres del equipo de respuesta a emergencia y las autoridades locales.
- Verificar que la capacitación ofrecida a los empleados sobre riesgos y emergencias sea efectiva.
Pueden existir otros objetivos específicos para cada organización y la ubicación en donde se realice la prueba. Lo importante es entender por qué se ejecuta un plan de respuesta a emergencias y cuales son los resultados que se espera obtener de él.
Probar un Plan Respuesta Emergencias -PRE, es mucho más fácil utilizando una lista de verificación. Conozca una detallada para este fin.
Definir roles dentro del ejercicio
Planificar un ejercicio de simulacro es una labor que implica anticipación, reuniones y definición de escenarios, alcances y roles dentro del evento. Sería perturbador que dos o tres personas entren en conflicto en el momento del simulacro por hacer una misma llamada. Pero más traumático sería que este comportamiento se reprodujera durante un evento catastrófico real.
Entre los roles a definir se encuentran:
- El líder del comando de incidentes.
- La persona que interactuará con autoridades locales externas.
- Quién se comunicará con el público.
- El coordinador general de la evacuación.
¿Simulacro informado o no?
Una de las grandes decisiones en estos ejercicios es la de notificar o no la naturaleza del ejercicio a los empleados. Hay ventajas en mantener la condición de simulacro en secreto. Ello permite evaluar mejor la respuesta real del equipo de emergencia.
Sin embargo, conlleva algunos riesgos. Por esta razón es prudente hacerlo así cuando el plan de respuesta a emergencias ya está lo suficientemente maduro como para asegurar la integridad de todos y cada uno de los empleados durante el ejercicio.
Si se decide notificar a los empleados con anticipación, asegúrese de enviar la información a todos y que todos lo programen en sus calendarios.
Un escenario detallado y una narrativa
Definidos los detalles anteriores, lo que corresponde es determinar el escenario y el evento catastrófico que se simulará durante el ejercicio: ¿fuego?, ¿químicos tóxicos?, ¿inundación?, ¿terremoto?…
Elegido el escenario y el evento, conviene añadir los elementos propios de ellos. Si se trata de un fenómeno sísmico, la perdida de energía y la ausencia de comunicaciones podrían ser parte de la narrativa. La idea es crear un escenario realista en el que se cuente con lo necesario para el éxito del simulacro, pero también con las limitaciones propias de un suceso como el que se trata de simular.
Disponer los recursos necesarios
Los detalles finales incluyen asegurar los recursos el día y en el momento del ejercicio. Esto garantiza que todos puedan utilizar los recursos disponibles el día de la prueba. Algunos ejemplos son:
- Notificar a las autoridades locales sobre la práctica del ejercicio.
- Herramientas técnicas que se necesiten como radios, proyectores, teléfonos celulares, o dispositivos con acceso móvil al Sistema de Gestión del Medio Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo.
- Alimentos, agua, instrucciones escritas, baterías, etc.
- Preparación física del escenario. Por ejemplo, si se requiere contar con una teórica zona de descontaminación o un punto de encuentro.
Establecer expectativas
Ya sea que los empleados estén informados o no, todos los involucrados deben entender la importancia y la seriedad que requiere el ejercicio y que este debe ser tratado como una verdadera emergencia.
La participación de los empleados debe ser activa y ha de existir cierto grado de dramaturgia dentro del ejercicio para que se cumplan las expectativas. Pero debemos entender que una de las razones para llevar a cabo el ejercicio es identificar fallas, debilidades y brechas de cumplimiento del plan de respuesta a emergencias.
Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/
