Para conseguir que las auditorías se realicen de forma eficaz y contribuyan a la mejora es necesario realizar una preparación adecuada gracias a la elaboración de los modelos de procesos.
Las auditorías, tanto internas como externas, conforme al Sistema de Gestión de la Calidad, ISO 9001:2015, al igual que ocurre con otras normas como la ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental o la ISO 27001:2014, Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información por poner unos pocos ejemplos, son poderosas y eficaces herramientas de mejora y crecimiento que permiten detectar puntos débiles, destacar las fortalezas y poner en evidencia riesgos, oportunidades o futuras desviaciones que pueden acabar repercutiendo, en el peor de los casos, en los clientes de la empresa.
Para conseguir esto es necesario que sean realizadas siguiendo unos pasos de preparación previa, realización in situ de la auditoría y seguimiento posterior, al igual que utilizar unas herramientas que favorezcan esta eficacia y permitan que se simplifique la labor a realizar.
En esta ocasión voy a hablar de una de estas herramientas a emplear o paso ya que se encuentra, junto con la revisión del alcance y las normas aplicables, en las primeras fases a realizar al empezar a preparar la auditoría interna y/o externa: la realización de modelos de los distintos procesos que forman parte del sistema de gestión y que hacen posible que la empresa funcione correctamente.
Los pasos de preparación de una Auditoría eficaz.
Los modelos de procesos permiten asentar las bases para realizar una auditoría eficaz y destinada a la mejora continua.
En ocasiones se tiende a pensar en las auditorías como una actividad que comienza y termina en el día o días de la misma en las instalaciones de la empresa, sin embargo, para que no sea un simple trámite y aporte valor a la organización, es necesario ampliar esta imagen y comprender que la auditoría se asienta en una fase de preparación clave y que no concluye en el momento de entregar el informe sino que requiere de un seguimiento posterior.
Para que la auditoría no se alargue innecesariamente, se evalúen de forma rigurosa todos los requisitos, tanto de la norma, legales, como los establecidos por la propia empresa, permita una interacción constructiva entre auditado-auditor y no se estanque en la repetición de las misma fórmula año tras año, es necesario que se disponga de forma previa a la auditoría in situ de información sobre los registros disponibles, estado y actualización para revisarlos, así como los datos incluidos en los mismos. Además, no debemos olvidar que es necesario comprender e interiorizar los distintos procesos y cómo interactúan entre ellos y es ahí donde entran los modelos de procesos que veremos a continuación.
De forma breve, los pasos previos a la realización de la auditoría y que sirven de preparación son los siguientes:
- Establecer alcance de la auditoría.
- Revisar normas aplicables.
- Diseño de los distintos modelos de procesos.
- Revisar documentación
- Revisar los informes de auditorías previas, tanto internas como externas
- Crear una lista de comprobación personalizada y específica a la empresa y alcance de auditoría a realizar.
La importancia de los modelos de procesos.
Los modelos de procesos son esenciales para todo el sistema de gestión ya que permiten tener en una sola hoja un resumen o mapa de ruta de las entradas y salidas necesarias para realizar una actividad y se combinan de forma perfecta con los mapas de procesos que permiten una visualización completa de los pasos, etapas y bifurcaciones que se realizan para lograr que una entrada de materia prima llegue al cliente en el producto y/o servicio que el busca y necesita.
Para crear un modelo de proceso tenemos que partir de la selección del proceso que queremos estudiar y analizar y, a partir de ahí, incluir los resultados deseados identificando las salidas. Una vez con estos datos pasamos a su contraparte identificando las entradas que se introducen en el proceso, clasificándolas en cuatro categorías:
- Indicadores empleados para determinar la eficacia del proceso
- Personas que participan
- Información necesaria
- Recursos necesarios para el proceso, como equipos, herramientas o software, por ejemplo.
Por poner un ejemplo, en el caso del proceso de Auditoría Interna el modelo de proceso reflejaría los siguientes datos:
Salidas:
- Mejora continua
- En el caso de información incluimos el procedimiento de auditorías internas, la lista de comprobación, la planificación de la auditoría, las normas o sistemas de gestión aplicables, la documentación del sistema implantado en la empresa y los modelos de procesos.
- El personal que participa en el proceso es el responsable de calidad y de las distintas divisiones de la empresa, el auditor, gerencia, etc.
- Los indicadores son el número de planes de acciones correctivas completados y verificados correctamente, así como la mejora a partir de otras auditorías realizadas previamente, por poner dos ejemplos.
- Los recursos empleados serían el programa empleado para el rastreo de las acciones correctivas y para realizar el informe y revisar la documentación si se encuentra en formato electrónico.
Los modelos de proceso en las Auditorías.
A la hora de llevar a cabo las actividades para preparar la posterior auditoria a realizar, debemos revisar la documentación existente para comprender como funcionan las actividades y procesos a auditar y tener una visión clara de la actividad de la empresa.
Para ello no podemos limitarnos a leer los documentos sino que hay que ir un paso más allá y realizar un esquema en forma de modelo de procesos que permita sentar las bases para emplear otras herramientas de auditoría como son las listas de comprobación. En el caso de que la documentación del sistema implantado en la organización ya los incluya hay que revisarlas y completarlas, en el caso de ser necesario, para incluir toda la información relevante del proceso.
Realizar los modelos de procesos de una forma clara y eficaz es clave para que las listas de comprobación a adapten a las necesidades de la empresa y al alcance de la propia auditoría y la eficacia de la auditoría, tanto interna como externa, no se vea mermada y se asiente como una de las principales herramientas de mejora.
Tomado de: https://www.sbqconsultores.es
