¿CUÁNTO CUESTA LA CERTIFICACIÓN ISO 9001:2015?

Uno de los factores que más pesan a la hora de decidir la implementación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad en la organización, sin duda, es el costo de hacerlo.

El costo de la implementación depende de tres factores:

1. ​El primero, por supuesto, es cuan grande es su compañía, esto tendrá una gran influencia en el costo del proyecto.

2. El segundo es también bastante importante y es que tipo de sistema de calidad tiene en uso actualmente. Si actualmente cuenta con un buen sistema, su trabajo para estar en conformidad con ISO 9001 versión 2015 será menor. 

3. El tercer factor es cuanto tiempo tienen usted y otros miembros de su compañía durante la semana para dedicarle al proyecto y si necesita un asesor.

Hay 2 tipos de costos que debe considerar: 

• Los costos de implementación. Los costos en gran medida dependen del consultor contratado y/o de las competencias que tengan las personas que lideran este tema en la organización. Aquí, igualmente, los costos se desagregan por fases: diagnóstico, planeación, diseño y estructuración; formación y sensibilización, implementación, auditoría interna, entre otras. 

• Los costos de la auditoría de certificación o auditoría de registro. Según el tamaño, el número de sitios y el tipo de industria de su compañía, el Ente Certificador le puede calcular costos de la auditoría de certificación. Le recomendamos que se comunique con varios para asegurarse de encontrar el más adecuado para sus necesidades.

• Otra variable que debe tener en cuenta son las normas que desea implementar y certificar. Generalmente las empresas inician con su Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma internacional ISO 9001:2015. Pero puede también implementar la norma de gestión ambiental bajo la Norma internacional ISO 14001:2015 y el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo bajo el estándar internacional ISO 45001. Eso depende de los requerimientos del mercado, del compromiso de la alta dirección, de los recursos disponibles y de otra serie de aspectos que se deben analizar.

Finalmente, un aspecto importante para tener en cuenta, es si ya tiene un sistema de gestión implantado y sólo desea actualizarlo a la última versión de la norma ISO 9001:2015. En cualquier caso, siempre es recomendable contratar una consultoría competente y buscar un consultor profesional en el ramo.

IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. le puede ayudar a implementar el Sistema de Gestión Integrado (HSEQ, por su sigla en inglés): ISO 9001:2015, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001:2018 y Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, entre otras normas. 

Contáctenos, podemos ofrecerle una charla gratuita en donde Ud y su organización se enteren sin compromiso de las múltiples variables y grandes ventajas de un Sistema de Gestión de la Calidad.

Basado en: http://koneggui.com.ec

LA FIRMA ELECTRÓNICA EN LA NORMA ISO 9001

Una de las dudas que surgen con frecuencia cuando se gestiona en formato electrónico la "información documentada" de nuestro sistema de calidad es cómo asegurar la autenticidad de los registros electrónicos. 

¿Es necesario firmar mediante certificado digital los documentos y registros electrónicos que firmábamos a mano cuando se imprimían y archivaban en papel? ¿Existen alternativas a la firma electrónica reconocida que cumplan la ISO 9001:2015?

Firma manuscrita y firma electrónica en la ISO 9001:2015

La ISO 9001 nos indica tanto los documentos y registros que debemos producir como la manera de gestionar esta información documentada. Una de nuestras obligaciones es registrar quién aprueba los documentos (procedimientos, no conformidades, acciones correctivas, etc.) y los empleados a los que se ha distribuido los procedimientos, lo que se resuelve firmando los documentos y pidiendo a los empleados que firmen una lista de distribución adjunta a los mismos.

Aunque ni la versión de 2008 ni la versión actual (2015) de la ISO 9001 explicitan la obligación de firmar los documentos y los registros, esta acción es necesaria para demostrar que los documentos han sido aprobados y que los empleados están al corriente de los procedimientos. En otras palabras, la firma verifica la identidad de la persona que dice haber aprobado o leído el documento. Sin ella, no tendríamos garantías de que el documento es auténtico e íntegro y, por lo tanto, la información no sería fiable.

El mecanismo utilizado cuando esta información documentada se encuentra en formato digital es la firma electrónica. El artículo 3 de la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (LFE), define la firma electrónica como "el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante". Ésta puede ser simple, avanzada o reconocida:

• ​Firma electrónica simple: Cualquier tecnología que permita identificar al firmante.
• Firma electrónica avanzada: Cualquier tecnología que permita identificar al firmante, asegurar que el documento ha sido producido o aprobado por la persona que dispone de los mecanismos para producir la firma y, por último, controlar las versiones del documento.
• Firma electrónica reconocida: Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y producida mediante una aplicación homologada por la Agencia Tributaria.

¿Son válidos los tres tipos de firma o la ISO 9001 solamente permite la firma electrónica reconocida? ¿Cómo aseguramos la autenticidad de los registros electrónicos de nuestro sistema de calidad?

Cómo aseguramos la autenticidad de los registros electrónicos

La firma electrónica reconocida es la que más garantías de autenticidad ofrece, pero también es la más compleja de implementar. Para poder utilizarla en un sistema de gestión de la calidad, todos los trabajadores deberán disponer de certificado de persona física, algo muy poco habitual todavía.

Por suerte para las organizaciones en esa situación, la ISO 9001 no dice en ningún sitio que se deba adoptar la firma electrónica reconocida como método para asegurar la autenticidad de los registros electrónicos. La propia LFE establece en su artículo 3.9 que "no se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida", lo que se conoce como el principio de validez general de la firma electrónica.

El software de gestión documental, también conocido como ECM (siglas en inglés de Enterprise Content Management), cubre todos los requisitos de gestión documental establecidos por la norma internacional. Otra fortaleza de este tipo de programas es que nos proporciona un mecanismo de firma electrónica avanzada totalmente compatible con la ISO 9001. 

La herramienta registra el usuario que ha realizado una acción sobre un documento (por ejemplo, aprobarlo o leerlo) y el historial de las versiones del documento. Algunos programas, como es el caso del ECM libre y de código abierto OpenKM, nos permiten asociar un sello único a cada usuario para que estampe su firma manuscrita en el documento y admiten también la firma digital biométrica.

Quizá te preguntes cómo podemos asegurar que el usuario es quien dice ser. Ningún sistema informático es infalible y, a pesar de establecer contraseñas seguras y renovarlas cada cierto tiempo, un tercero con los conocimientos suficientes de seguridad podría a suplantar la identidad de ese usuario del software de gestión documental. Sin embargo, este mismo impostor también podría acceder al equipo donde el empleado almacena su certificado electrónico (o interceptar su clave privada realizando un ataque de intermediario o man-in-the-middle) y firmar en su nombre, por lo que el uso de la firma electrónica reconocida tampoco previene de manera definitiva este problema.

​Como norma general, los mecanismos de firma electrónica avanzada que traen las aplicaciones de gestión documental son suficientes para cumplir la ISO 9001. Ahora bien, esta norma solo identifica los requisitos que ha de reunir un sistema de gestión de calidad y son las organizaciones las que establecen los procedimientos que se van a seguir para cumplirlos. 

De este modo, algunas empresas pueden considerar oportuno emplear sistemas de firma electrónica avanzada. Asimismo, hay que tener en cuenta que uno de los principios de las normas ISO es la mejora continua y un auditor podría sugerirnos en un momento dado que comencemos a utilizar certificados digitales.

Fuente: Nosturi.

Tomado de: http://koneggui.com.ec/blog-iso/

EXCELENCIA EMPRESARIAL: 7 RETOS QUE DEBE CUMPLIR UNA BUENA EMPRESA

La excelencia empresarial requiere nuevas formas de hacer y nuevos conocimientos y habilidades junto a nuevas formas de pensamiento y de interacción.

Cuando hablamos de excelencia empresarial estamos haciendo referencia a un conjunto de conceptos y objetivos dirigidos a la consecución de la máxima eficiencia posible en la gestión con el único fin de alcanzar los mejores resultados posibles. 

Aquellas organizaciones que logren un mayor control operativo serán más propensas a lograr el gran reto de la excelencia empresarial. Estas empresas son aquellas que se encuentran en condiciones para incrementar sus capacidades de optimización y redirección de procesos de negocio para conseguir la eficiencia completa.

La fórmula de la calidad total está basada en una serie unas hipótesis básicas:

• Orientación al cliente y orientación a resultados.
• Liderazgo e implicación de las personas.
• Aprendizaje, innovación y mejora continua en los procesos.
• Alianzas estratégicas y responsabilidad social.

Uno de los primeros pasos a seguir para lograr la excelencia empresarial es tener un pleno conocimiento de cómo se están llevando a cabo las cosas dentro de la organización. Esto supone ofrecer una visibilidad a cada uno de los procesos de la organización. Así como llevar a cabo una medición del desempeño de los distintos recursos que están destinados. Gracias a estas tareas podemos contar con el suficiente conocimiento necesario para poder establecer distintas pautas y decisiones estratégicas a través de las cuales comenzar a trabajar con mayor confianza.

A continuación vamos a enumerar una serie de retos que aquellas organizaciones que deseen alcanzar la excelencia empresarial.

Revisión de la propuesta de valor

El giro drástico que ha sufrido el entorno en estos últimos años ha variado completamente las necesidades de los clientes. Esto supone una dificultad añadida para lograr satisfacer correctamente las expectativas de los clientes. Una de las tareas principales es el desarrollo del área de Marketing Experiencia o Conocimiento del Cliente, la cual debe de asumirse como propia y no ser delegada.

Reducción de los excesos de compromisos personales y familiares

No debe de premiarse al más capacitado sino al más fiel. Muchas veces se dejan de tomar decisiones profesionales debido a compromisos familiares, e incluso personales, que provocan la debilitación de la organización. Se necesita de un equipo directivo que conserve los valores del oficio e incluya profesionalidad y exigencia. Se debe poner en marcha un determinado proyecto de evaluación y desarrollo que se adecue a los requerimientos de la organización para ser capaces de abordar tanto el medio como el largo plazo.

Formación de un equipo más compensado al que se incorpore nuevos conocimientos

Frecuentemente encontramos mandos intermedios con un bajo potencial de crecimiento como consecuencia de la gestión paternalista que no ha favorecido su desarrollo. Posibilitar e impulsar el desarrollo de dichos mandos intermedios es esencial para poder afrontar exitosamente procesos de internalización o innovación.

Dotar a la compañía de sistemas que permitan que fluya el conocimiento

Para que el conocimiento fluya es necesario realizar tres acciones principales, como son la realización de un plan concreto de formación, la estandarización de los procesos y la inclusión del máximo posible de información en los distintos sistemas oficiales de la empresa (ERP).

Mantener, fomentar y comunicar los valores de esfuerzo, sacrificio, compromiso y ambición

Debido a los cambios generaciones es frecuente y previsible que vayan desapareciendo los valores con los que se construyó e inició la compañía. Y que muy posiblemente no se han sabido transmitir de forma correcta y planificada.

Aplicar las mejores prácticas en cada una de las áreas

Dados los tiempos que corren, es requisito indispensable ser más eficiente internamente. Esto supone una “absoluta condición de supervivencia” y, en consecuencia, una ventaja competitiva.

Actualizar las herramientas de gestión y la orientación a rentabilidad y resultados

Es imprescindible para tomar decisiones correctamente contar con información adecuada, cuadros de mando y rentabilidad por unidad de negocio. Así como también con un adecuado control presupuestario y un correcto análisis de desviaciones.

Tomado de: https://www.isotools.org/

DECRETO 583: ¿EL FIN DE LA TERCERIZACIÓN LABORAL?

En Colombia la figura de la tercerización les permite a los empresarios contratar personal por un tiempo definido para atender necesidades particulares, como el aumento de producción en ciertas temporadas del año o proyectos específicos.

Para regular este tipo de contratación y proteger a los trabajadores, en el 2010 el Gobierno expidió la Ley 1429 para prohibir la intermediación laboral a través de las Cooperativas de Trabajo Asociado o de cualquier otro tipo de vinculación.

Sin embargo, el acomodo de la norma por algunas organizaciones se prestó para ejecutar contrataciones ilegales que vulneran los derechos de los trabajadores. Así es como empleados que realizan labores misionales son contratados pero no de forma directa con las compañías.

“La tercerización, conforme al Artículo 34 implica que se puede dar para actividades especializadas pero no se puede mediante esa figura contratar personal de manera indirecta, que es lo que se permite de manera excepcional con la intermediación laboral de las empresas de servicios temporales que son las únicas autorizadas para enviar personal en misión cuando hay picos de producción, licencias de maternidad o cualquier otra necesidad de personal temporal y esto por seis meses o máximo un año de duración”, asegura la ex ministra Clara López Obregón, del Ministerio de Trabajo.

Para frenar dicha maniobra que va en contravía de la legislación laboral del país, el presidente Juan Manuel Santos sancionó en abril de 2016 el Decreto 583 el cual, expedido por el Ministerio de Trabajo, buscó reglamentar y controlar la tercerización.

La decisión fue polémica y cuestionada. “La estructura del Decreto 583 se orientaba a permitir la tercerización laboral en todo tipo de actividades en contravía de las restricciones legales, fragmentando la responsabilidad patronal en detrimento de los mecanismos de efectividad de los derechos laborales, las garantías que emanan de la libertad sindical”, afirma Iván Daniel Jaramillo Jassir, investigador del Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario.

En consecuencia, el Decreto 583 fue demandado por la Central Unitaria de Trabajadores (CUT) y el Consejo de Estado decidió suspenderlo provisionalmente, lo cual celebraron los sindicatos y organizaciones gremiales.

Para la CUT, la decisión del Consejo de Estado les da la razón. Ellos, incluso llegaron a reclamar ante el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y de Canadá, alegando que en Colombia el decreto, en lugar de formalizar el empleo lo precarizaba.

De acuerdo con Luis Alejandro Pedraza, Presidente de la CUT, el decreto iba en contra de los derechos laborales de los colombianos. “Viola el compromiso que tiene el Gobierno de aplicar y hacer aplicar los convenios 87 y 98 de la OIT, porque con la tercerización es prácticamente imposible hacer organización sindical y negociación colectiva”, dice.

¿Cuáles son las implicaciones de esta decisión?

Para Jaramillo, la suspensión provisional implica que a juicio del Consejo de Estado el Decreto 583 contradice las normas legales que restringen la tercerización. Por eso, su decisión es una medida cautelar mientras se profiere el fallo definitivo sobre su nulidad.

“Para los empresarios el principal efecto se refiere a la prohibición de tercerización de actividades misionales permanentes a través de cooperativas de trabajo asociado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1429 de 2010 que recupera eficacia”, agrega.

MinTrabajo coincide con Jaramillo y plantea que una de las consecuencias es la suspensión definitiva del decreto. Sin embargo, afirman que la decisión del Consejo de Estado coincide con su interpretación de tercerización. “Palabras más, palabras menos, el concepto decía que la regla general tiene que ser el contrato directo laboral”, asegura la ministra López.

Por otra parte, para Pedraza el Gobierno tiene serias dificultades mientras plantea ante la OIT – y ante los países con quienes ha suscrito tratados de libre comercio- , que están haciendo esfuerzos por la formalización laboral.

No obstante, “Para las empresas temporales que se han regido antes y después de la suspensión del Decreto 583 por la ley 50 de 1990 no hay ningún cambio. Lo que pasa es que hay abuso de esa figura y cuando la empresa de servicios temporales convierte algo que es temporal en permanente hay una infracción que se tiene que corregir”, señaló la ministra.

Pese a la controversia que despertó el decreto y ahora la polémica por su suspensión provisional, no cabe duda de que esta medida está encaminada a la reivindicación de los derechos de los trabajadores.

Tomado de: http://www.capitalhumano.com.co/