martes, 2 de febrero de 2021

LOS RETOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La globalización, la expansión y constantes cambios de los mercados, el logro de la diferenciación y la competitividad, son tan sólo algunos de los grandes retos a los que hoy se enfrentan las organizaciones; y por ello, la visión empresarial ya no se sustenta únicamente en la economía, la producción y la administración que marcaron el accionar de las organizaciones en el pasado. 

En definitiva, aspectos como la cultura, la comunicación, la información y el conocimiento, representan nuevos ejes para la dinámica integral de las empresas.

Ante lo anterior, debe resaltarse que la comunicación es vital en el ámbito empresarial, donde se puede observar hoy por hoy, que las organizaciones de éxito son aquellas que le brindan verdadera importancia a la comunicación y a la información, ya que han comprendido que dichos factores contribuyen en gran medida a mejorar la cultura y clima laborales.

Desde esta perspectiva la comunicación constituye una herramienta estratégica para los procesos de redefinición de las relaciones de la organización con su entorno, la interacción con sus públicos tanto internos como externos, y el uso y apropiación tecnológica requerida. (Valle, 2003)

Asimismo, la comunicación organizacional se entiende como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se presentan entre los miembros de la organización y entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla de manera eficaz y eficiente con los objetivos que ha establecido. Pues en esta época de modernidad el tiempo juega un papel muy importante, demandándose velocidad en los procesos de respuesta de la empresa, por lo que una buena planeación de la comunicación interna, representa una estrategia importante para crear ambientes de confianza y apertura mediante el flujo informativo en todos los niveles y áreas que conforman la organización.

¿Qué es la comunicación y cuáles son sus características?

Como ya se ha mencionado, la comunicación es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento de las organizaciones, pues es una herramienta y elemento clave para el mantenimiento de la institución. Su actividad es posible gracias al intercambio de información entre los distintos niveles jerárquicos, que establecen patrones típicos de comportamiento en función de variables sociales, gracias a que la comunicación es un mecanismo por el cual los seres humanos construyen vínculos que tienen como fin la transmisión de emociones, ideas y sentimientos, entre otros, y que dan acceso a la constitución de relaciones y grupos.

Así, para la comprensión y construcción de relaciones entre las personas, se requiere de la comunicación que actúa como agente integrador, acercando a los miembros de un grupo a partir de la transmisión y retroalimentación de experiencias. Por ello, la comunicación sólo tiene sentido cuando logra transmitir ideas, sentimientos o necesidades que sean claramente descifradas y analizadas por otros, como base de la interacción humana.

En general, la interacción entre los miembros de un grupo, que es basada en una comunicación eficaz, facilita las adaptaciones a los entornos complejos de las organizaciones mediante procesos de aprendizaje y comunicación organizacional. Y al proceso de aprendizaje y comunicación, se debe agregar los contenidos sociales y culturales que son elementos fundamentales para cualquier tipo de organización, pues la construcción de valores e identificación entre las personas miembros de un grupo de trabajo son el punto de partida para la consecución de metas. No obstante, en los grupos humanos organizados para el trabajo, es de vital importancia generar lineamientos básicos para la comunicación de los miembros de un colectivo. (Zúñiga, 2010)

Dentro de este marco cabe destacar que, para que la comunicación sea efectiva dentro y fuera de la organización, ésta debe ser:

Abierta: Tiene como objetivo dirigirse tanto al público interno como externo.
Evolutiva: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una organización.
Flexible: Permite una comunicación oportuna entre la formalidad e informalidad.
Multidireccional: Debe manejarse la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, horizontal y transversal, e interna y externa a la organización.
Instrumentada: Es decir, se utilizan herramientas, soportes, dispositivos y demás recursos tecnológicos para fomentar la comunicación efectiva en tiempo y forma. (Torrijos, 2009)

Comunicación organizacional interna y externa
Si se considera el papel de la comunicación en la empresa, como determinante en el mantenimiento de las buenas relaciones interpersonales, debe implementarse una posición renovada por parte de la organización, pues es un error asumir que el mejoramiento de la comunicación interna y externa es una filosofía o herramienta exclusiva de las grandes empresas.

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
comunicacion-organizacional-interna-y-externa

No obstante, el estudio de la comunicación organizacional surge de la necesidad que en las últimas décadas han presentado las empresas por encausar mejoras en las habilidades de comunicación de quienes intervienen en sus procesos; y en ello radica que este tema sea uno de los grandes retos profesionales de nuestra época, pues aún son muy pocas las organizaciones que desarrollan adecuadas políticas de comunicación interna que contribuyen a implantar verdaderas modificaciones en la cultura corporativa.

En este tenor, las organizaciones que realmente desean ser competitivas y buscan enfrentarse con éxito a los cambios abruptos y constantes del mercado, deben saber motivar a su equipo y talento humano, retener a los mejores colaboradores e inculcar una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y comprometidos con la organización. Situaciones en las que precisamente la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a dichas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía. (EPU, 2014)

Según (Katz & Khan, 1986), los procesos de comunicación desde una perspectiva sistémica, permiten a la organización mantener la coordinación entre sus distintos componentes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema; permitiendo que la acción coordinada y el trabajo en equipo, contribuyan al logro de objetivos estratégicos, puesto que la comunicación es, además, un instrumento de cambio. En este contexto, la comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de nuevos valores y pautas de gestión que acompañen el desarrollo organizacional.

Todo lo anterior, contribuye a la mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad de productos y servicios ofrecidos por la organización, así como al incremento de la productividad. En tanto, debe recordarse que dada la competitividad del entorno, la organización hoy no sólo compite sobre la calidad de los servicios o productos que ofrece, sino también en la calidad de vida laboral que otorga a sus activos humanos. Así, en la búsqueda de la sostenibilidad, la comunicación aparece como un elemento fundamental de partida, haciéndose cada vez más necesaria la implementación adecuada de estrategias que proporcionen una óptima eficacia y eficiencia en los procesos organizacionales. (Puyal, 2001)

Por otra parte, la comunicación externa de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo de la compañía, así como a proyectar una imagen favorable de la organización o promover los productos y servicios que ofrece.

Para la organización es fundamental mantener un doble flujo de comunicación, es decir, recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto social, político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia, sus lineamientos; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. (Morales, 2009)

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna, pues entre ellas debe existir una alta integración. No obstante, aunque la comunicación externa queda regularmente vinculada a departamentos tales como relaciones públicas, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc., todos los miembros de la organización realizan funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización, ya que, cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, es decir, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia el exterior. 

Por tanto, la imagen que transmite la organización a la sociedad condiciona la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus colaboradores. Por consiguiente, los dos sistemas de comunicación deben ser gestionados de una manera coordinada, sin embargo, en la práctica, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa, antes que en la interna. (Morales, 2009)

Relación comunicación – tecnologías de información

Es claro que los procesos de comunicación son cada vez más influenciados por las TIC´s1, pues ofrecen múltiples posibilidades de acceso a la información, pero principalmente, brindan a los individuos la oportunidad de superar su condición de receptores de información para convertirse en productores de contenidos y en creadores culturales.

La convergencia propiciada por la llamada revolución digital, constituye un conjunto de tecnologías cuyas aplicaciones abren un amplio abanico de posibilidades a la comunicación humana, pues la aproximación entre la tecnología y los medios de comunicación de masas, establece un nuevo modelo económico, productivo y social que supone la aparición de industrias, perfiles profesionales y modelos económicos hasta hace poco tiempo desconocidos. Por tanto, el valor de la digitalización, no sólo reside en un contexto de reorganización integral de productos y contenidos, sino de las formas de trabajo y de la propia estructura empresarial. (Jódar, 2009)

El uso y apropiación de las nuevas tecnologías de información y comunicación han constituido verdaderas herramientas para la competitividad, de allí que uno de los retos en la organización sea el máximo aprovechamiento de las nuevas tecnologías aplicadas a la mejora de la comunicación interna y externa y la generación de conocimiento, pues cuando falla la comunicación organizacional, esto se ve reflejado en los niveles de productividad.

Es así que hoy día, en nuestro mundo globalizado y volátil, han cobrado gran relevancia los intangibles organizacionales como la marca, la calidad, el control y cuidado ambiental, el trabajo en equipo, las relaciones, la identidad, la innovación, la creatividad y la inteligencia en los negocios. Por ello, no es extraño que una pequeña o mediana empresa se muestre a su público a través de internet o sensibilice a sus colaboradores para producir en equipo mediante tecnologías informáticas. (Valle, 2003)

Retos de la comunicación interna en las empresas

Es preciso tener en cuenta que toda comunicación dentro de la organización, se realiza en el marco de los vínculos humanos y que éstos se expresan por medio de la manera en que las personas realizan sus tareas, y a través de cómo se relacionan y complementan de acuerdo con sus propias culturas. Ante lo anterior, se construye una cultura organizacional compuesta por un conjunto de valores, creencias y comprensiones que comparten los integrantes de una organización, dotándola de formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción, que guían la toma de decisiones, la manera en que se realizan sus actividades y especialmente las formas de comunicación.

Es así que, comprender la comunicación como un proceso permanente de transmisión y recepción de valores, actitudes, acciones e ideas, permite crecer y desarrollarse a los grupos y organizaciones que tienen la firme convicción de superar las adversidades. Para ello, resulta necesario contar con algunos instrumentos que posibiliten la viabilidad de propuestas, organicen proyecciones y potencien capacidades para lograr mayor efectividad e impacto en las acciones cotidianas. Se trata de fortalecer el desarrollo de políticas de comunicación en las organizaciones, y ejecutarlas. (Favaro, s.f.)

De manera individual, es necesario comenzar a reconocer conscientemente las formas de comunicación en las que participamos cotidianamente de manera natural y espontánea: las actitudes, acciones, estructuras y todo cuanto hacemos y dejamos de hacer comunican qué pensamos, qué queremos, y en definitiva, quiénes somos. Por otra parte, a nivel organizacional, la comunicación implica un cambio de fondo más que de forma, un cambio que transciende incluso a la misma organización, pues gran número de las empresas actualmente existentes, aun no disponen de modelos administrativos de vanguardia, ya que como podemos observar, su cultura empresarial se sustenta en el control, la autoridad y la producción, y no en las relaciones, el conocimiento, la gestión eficaz de la comunicación y la información. (Valle, 2003)

Ante dicho panorama, la comunicación debe ser objeto de gestión para desarrollar a la organización por medio del trabajo conjunto, y para garantizar la participación equitativa en la toma de decisiones, a través de un modelo más abierto e interactivo, y por medio de herramientas y aplicaciones que permitan la conectividad con los diferentes públicos de interés o audiencias de la organización. Esto implica ante todo, una serie de retos que modifiquen las prácticas culturales obsoletas a nivel organizacional (Osorio, 2012):

Dinamizar: Comunicar dentro de las organizaciones es el primer desafío al que se enfrentan las organizaciones; para lo cual, es importante definir y visibilizar los atributos de la compañía; es decir, mostrar lo que la caracteriza y diferencia de la competencia, logrando generar credibilidad y confianza; siendo este último, uno de los valores intangibles más deseados por las grandes compañías.

Diversificar: Es de gran importancia conocer cuáles son las plataformas idóneas para lograr los objetivos de la comunicación, los cuales deben estar alineados a los del negocio.

Diferenciar: Los elementos diferenciadores son los que marcan la pauta y la dirección de la compañía. Esto es sin duda una oportunidad para exponer el potencial de la organización, sus fortalezas, sus prácticas de responsabilidad social, sus procesos, avances tecnológicos, y sobre todo, su talento humano.

A este respecto, el dinámico mundo de las empresas es un reto que implica una visión innovadora, pues la comunicación interna que históricamente transmitía de forma vertical la información y estaba ligada al área de recursos humanos, hoy se ha independizado y ha evolucionado, es decir, el objetivo de la comunicación ya no es sólo informar, sino también, comprometer, motivar y alinear estratégicamente a todos los miembros de la empresa, labor que se convierte aún más desafiante si se considera que las necesidades e inquietudes de los colaboradores se han modificado, por lo que en este proceso la tecnología es clave. (AméricaEconomía.com, 2016)

Poseer información no es comunicación
La información es sólo una parte del proceso circular en el que el emisor y receptor intercambian alternativamente sus roles y que, sin embargo, por sí misma no produce comunicación. Como expresa (Favaro, s.f.), la información, la expresión comunicativa y la comprensión, son tres elementos del fenómeno comunicativo; y por consiguiente, para que se desarrolle este proceso, la información ha de ser expresada y comprendida.

Al respecto, la información es parte importante de la comunicación, pero se diferencia de ésta última, en que no requiere respuesta más allá de manifestar su recibo. Así, en las empresas modernas, se concede un valor creciente a la comunicación considerándola un factor diferencial que repercute en su imagen, en su productividad y en la calidad de vida laboral; no obstante, en muchas otras organizaciones se sigue cometiendo el error de confundir la comunicación con información.

Por ello es importante destacar que la acción de informar sólo se limita a eso: informar sin obtener nada a cambio; sin embargo, la acción de comunicar implica transmitir información al seno del grupo y difundir la palabra dando lugar a la retroalimentación, es decir, que se espera una respuesta oral o física del receptor al recibir dicha información, logrando efectuar el proceso de la comunicación.

En definitiva, la información es inherente a las organizaciones, pues son al fin y al cabo un conjunto de personas que interaccionan intercambiando precisamente información. Sin embargo, debe propiciarse un correcto sistema de comunicación, en el que la información fluya sin ningún obstáculo. (Favaro, s.f.)

Afectación del “ruido” en las organizaciones

Al intervenir en un proceso de comunicación hay que tener en cuenta aquellos factores que interfieren, distorsionan o decididamente impiden su curso. En este sentido, a cualquier interferencia que pueda producirse se le denomina “ruido”.

El ruido o rumor es por tanto un medio de comunicación informal, un mensaje que corre a través de los pasillos o áreas de una organización, circulando información no verificada; lo cual puede generar confusiones. En todos los casos, prever la minimización de los ruidos o utilizarlos en beneficio, es tarea de las organizaciones. (Favaro, s.f.)

Una de las principales causas de la producción de ruido en la comunicación es la que se origina por el desconocimiento o conocimiento parcial de las personas interlocutoras. Por ejemplo, las diversas culturas, costumbres, condiciones y experiencias de vida modifican sustancialmente la percepción y la participación en la comunicación.

Asimismo, el ruido perturba e interfiere en la comunicación, pues si la organización emite un mensaje confuso, interna o externamente se crea un rumor como causa de la interferencia de la mala emisión del mensaje. Por ejemplo, uno de los casos en los que se puede producir este ruido es cuando los directivos usan un lenguaje muy complejo al transmitir la información, lo cual conlleva a una mala comunicación, provocando que el efecto real del mensaje no coincida con el efecto deseado.

Otro aspecto negativo del ruido o el rumor son las rivalidades que puede causar y el ambiente tenso que crea entre los colaboradores o directivos, ya que se genera indisposición y por ende, produce un desmejoramiento en el rendimiento laboral.

Finalmente, el ruido o rumor puede conseguir dañar por completo la imagen de una organización, si este logra trascender en el ambiente exterior, provocando incertidumbre y afectando los procesos y la estabilidad laboral.

Ante estos aspectos, las organizaciones deben ejecutar un adecuado sistema de comunicación que abarque todos los niveles de la empresa y todos los tipos de comunicación formal e informal; con el propósito de posibilitar el entendimiento y generar un clima organizacional equilibrado y armónico, reduciendo la incertidumbre. (Hernández & Hernández, 2013)

Conclusión

La comunicación organizacional es un referente de la modernización gerencial, que permite a la organización evolucionar de la era industrial a la era de la información y el conocimiento; pues la aplicación de correctos sistemas de comunicación, realiza aportes significativos para adecuar a las empresas a los nuevos requerimientos y necesidades de los mercados internos y externos.

Hoy por hoy se debe comprender que más que controlar autoritariamente, se debe procurar la comunicación y el diálogo, es decir, reconocer al otro para que en conjunto se promueva el bienestar organizacional. Así, desde el punto de vista de la competitividad, si bien es un importante referente el tiempo de existencia de una organización, hoy lo que cuenta con mayor relevancia es su capacidad para renovarse y adaptarse a las necesidades y expectativas de sus públicos y colaboradores.

Para ello, la implantación de apropiadas plataformas y procesos de comunicación organizacional, así como el logro de una adecuada cultura de gestión, son claves para el correcto desarrollo de las organizaciones.

Referencias

AméricaEconomía.com. (20 de Enero de 2016). Mba & Educación Ejecutiva. Obtenido de http://mba.americaeconomia.com/articulos/notas/los-retos-de-la-comunicacion-interna
EPU. (14 de Febrero de 2014). Extensión y proyección universitaria.
Favaro, D. (s.f.). Creas.org. Obtenido de http://www.creas.org/recursos/archivosdoc/pubcreas/comorg.pdf
Hernández, L. M., & Hernández, C. (08 de Abril de 2013). Comunicación interna. Obenido de: http://comunicacioninternaunisabana.blogspot.mx/2013/04/ruido-o-rumor-como-afectan-las.html
Jirón, S. (2014). SlidePlayer.es. Obtenido de http://slideplayer.es/slide/1129443/
Jódar, J. Á. (2009). La era digital: Nuevos medios, nuevos usuarios y nuevos profesionales. Primera Revista Electrónica en América Latina Especializada en Comunicación , 1 – 11.
Katz, D., & Khan, R. (1986). Psicología social de las organizaciones. México, D.F.: Trillas.
Morales, A. I. (27 de Septiembre de 2009). Comunicación Organizacional . Obtenido de http://anamoralesrosas.blogspot.mx/2009/09/comunicacion-externa-y-sus-funciones.html
Osorio, D. (20 de Febrero de 2012). Sistemas para la gestión de la información y las comunicaciones estratégicas. Obtenido de: https://sisgecom.com/2012/02/20/cuales-son-los-retos-para-las-organizaciones-2-0-vistos-desde-la-comunicacion-organizacional/
Puyal, E. (2001). Sociología. Obtenido de http://ciberconta.unizar.es/Leccion/comui/100.HTM
Quevedo, J. (23 de Agosto de 2015). Comunicación Humana. Obtenido de: http://electronica1202-comunicacionhumana.blogspot.mx/2015/08/definicion-de-comunicacion.html
Torrijos, B. (2009). Infosol. Obtenido de: http://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Investigacion/La-Comunicacion-Organizacional.html#.WB1M1tLhDMx
Valle, M. (2003). Razón y Palabra. Obtenido de http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n32/mvalle.html
Zúñiga, E. (2010). La comunicación organizacional y su importancia para las escuelas de arte universitarias: Propuesta para la construcción de conocimiento organizacional colectivo desde una intervención educativa. Educación, vol. 34, 73 – 81.
Tabla de Figuras

Tomado de: https://www.gestiopolis.com/

¿CÓMO UTILIZAR EL FODA EN SU ORGANIZACIÓN?

El FODA – Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (SWOT, por sus siglas en inglés - Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats) es una herramienta de análisis estratégico. 

Combina el análisis de las fortalezas y debilidades de una organización con el de las amenazas y oportunidades de su entorno externo para definir estrategias que permitan alcanzar mejor sus objetivos/misiones.

Los diferentes componentes del FODA
La capacidad de una organización para llevar a cabo sus misiones puede dividirse en fortalezas y debilidades:
  • Las fortalezas son los aspectos internos positivos controlados por la organización, que le dan una ventaja duradera y afectan positivamente su desempeño (por ejemplo, la política de calidad empresarial).
  • Las debilidades son los aspectos internos negativos controlados por la organización que afectan negativamente su desempeño y para los cuales existe un margen significativo de mejora (por ejemplo, un alto ausentismo).
La empresa puede verse afectada por los riesgos relacionados con el entorno externo. Éstos se definen como "los efectos de la incertidumbre" por la norma ISO 9001:2015. Se dividen en oportunidades y amenazas:
  • Las oportunidades representan los factores externos positivos u oportunidades que la organización puede aprovechar para mejorar su desempeño (por ejemplo: la evolución del contexto normativo, que abre nuevas oportunidades).
  • Las amenazas son los obstáculos, problemas o limitaciones externos que pueden afectar su desempeño (por ejemplo, una disminución de los recursos).
¿Por qué realizar un FODA?
El FODA es una herramienta de gestión estratégica que está ganando un renovado interés con la publicación de la norma ISO 9001:2015 para sistemas de gestión de calidad: el análisis de riesgos y oportunidades es una de las principales novedades de esta versión 2015.

La nueva norma exige que se consideren las cuestiones, riesgos y oportunidades en el entorno de la organización y en el sistema de gestión de la calidad (SGC) que puedan afectar al cumplimiento de los requisitos.

Los diferentes pasos del FODA    

1) Llevar a cabo una revisión documental
Este estudio permitirá al organizador del FODA familiarizarse con las misiones de la organización y las áreas elegidas para el estudio, y preparar la reunión dedicada al análisis FODA: esta preparación puede durar unos 2 días. El organizador puede ser elegido internamente (por ejemplo, el responsable de calidad) o externamente (un consultor experto).

2) Definir el marco del análisis
Se trata de definir la esfera estratégica a estudiar.

Vamos a ver el ejemplo de una organización certificada ISO 9001 que ha decidido aplicar el FODA para cumplir con el requisito de analizar su contexto.Ha dividido sus actividades en tres áreas estratégicas:
  • pericia ;
  • acción internacional ;
  • control del mercado.
Los servicios de apoyo es la cuarta área estudiada.

El siguiente paso es asignar cada área de estudio a un grupo de trabajo que será dirigido por uno de sus miembros,generalmente el director o jefe de departamento del área de estudio. Cada grupo de trabajo reunirá a personas que estén directamente involucradas en el área de estudio. Lo ideal es que un grupo de trabajo FODA esté formado por unas 6 personas.

Elegimos un lugar, preferiblemente fuera de la organización, para no molestar a los participantes con sus obligaciones diarias.

En la introducción de la sesión, el organizador presenta el FODA, establece el vínculo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 (si la organización desea obtener esta certificación), detalla el método de trabajo y el progreso del día. A continuación, utiliza sus buenos conocimientos de FODA y el análisis documental que ha realizado previamente para supervisar el trabajo de los participantes.

3) Identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
El organizador pide a cada grupo de trabajo que defina de 3 a 5 puntos FODA en cada uno de los 4 componentes (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas). Los temas identificados por cada grupo en su área de estudio deben basarse en pruebas o hechos irrefutables y luego priorizarse en orden de importancia. Las pruebas pueden obtenerse de diversas fuentes (evaluación comparativa o benchmarking, auditorías externas o internas, informes, hechos objetivos, cifras, etc.).

Dicho análisis toma a cada grupo alrededor de una hora.

4) Definir las opciones de prioridad estratégica.
Después de que cada grupo haya identificado los temas en cada uno de los componentes, es conveniente hacer una referencia cruzada de estos elementos para definir las opciones estratégicas prioritarias. Este análisis toma aproximadamente 2 horas para cada grupo.

Entre todas las opciones estratégicas reportadas en la tabla de análisis estratégico, cada grupo de trabajo selecciona aquellas que considera prioritarias (4 o 5 en general). Los criterios de selección son, en general, los siguientes: contribución a las misiones de la organización y al rendimiento esperado, facilidad de aplicación, etc. Todo este trabajo es presentado por cada grupo durante media hora por grupo (¼ del tiempo de presentación y ¼ del tiempo de preguntas).

5) Redactar el informe final
El organizador redacta el informe final en los días siguientes, incluyendo los sólidos argumentos aportados por los grupos para justificar sus análisis.

En el presente informe, también emite un dictamen sobre la calidad del análisis y de los trabajos adicionales que deban realizarse, basándose en sus observaciones y en la tabla de evaluación FODA.  

De este modo, el análisis FODA se llevará a cabo mejor si los grupos de trabajo respetan las siguientes instrucciones: respeto del tiempo de uso de la palabra de todos, crítica constructiva y creación de consenso. El análisis FODA identifica opciones prioritarias a nivel de cada área estratégica estudiada y a nivel de la organización. Luego se despliegan como un plan de acción y se implementan en los departamentos.

Hay algo que debe quedar claro: cuando se esté aplicando esta metodología, debe hacerse por parte de un equipo multidisciplinario que conozca bien la temática a investigar y/o la organización, preferiblemente equipos impares pequeños. 

Finalmente, la estructura de las estrategias, con el fin de que no queden en letra muerta o reducidas a un informe finamente organizado pero de poca aplicabilidad, es importante establecer un plan de acción con un PHVA claro(ciclo de mejoramiento continuo), con responsable (s), recursos, fechas de corte y cumplimiento, cadena de reporte y revisión, entregables, entre otros aspectos.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/es

CÓMO USAR LAS NORMAS ISO PARA ENFRENTAR LA PANDEMIA

Con la aparición del Coronavirus o COVID-19, se han generado diferentes daños a todo el tejido empresarial mundial. 

Es por ello, que esta pandemia ha generado una disminución de la demanda de productos y servicios, y también un problema sobre la organización de las empresas en la logística de entrega de productos y servicios.

Esta apreciación, ha impulsado a que las organizaciones consideren nuevas formas de realizar actividades y de reestructurar las que ya tenían; para así, cumplir las expectativas del mercado en este momento de crisis.

La pandemia abre varias posibilidades y estimula a que las empresas reaccionen de varias formas, para dar soluciones a sus clientes, a sus proveedores y a sus propios directivos y que, de esta manera se canalicen todos los esfuerzos posibles para continuar prestando ese servicio o producto que se requiere.

¿Cuáles son los desafíos empresariales con el COVID-19?

Este virus al convertirse en una pandemia, que se puede definir como:

Logra impactar en todas las operaciones comerciales del tejido empresarial mundial.

Este impacto se puede resumir en dos grandes problemas:

  • Pérdida de comunicación con clientes y empleados
  • Comunicación de clientes y empleados que temen por su propia salud

Para abordar el primer problema las empresas reaccionan de manera activa y proponen varias alternativas como:

  • Control de contacto físico de clientes y empleados, utilizando medios electrónicos de comunicación
  • Solicitar a sus empleados la utilización de sitios alternativos (preferiblemente hogares o lugares remotos) para realizar las actividades laborales
  • Utilizar canales alternativos para la entrega de productos con logística subcontratada

Estas alternativas, proporcionan una solución eficiente a cada organización pero también plantean nuevos retos dentro de las empresas, que suponen un cambio en la forma de realizar las operaciones y que pueden llegar a contemplar cambios drásticos en la forma de operación del negocio.

Estos cambios, ponen en juicio la continuidad del negocio, de las operaciones y de la estabilidad de la compañía.

Además, con la utilización de algunos medios digitales adicionales para la realización de tareas; se expondrán los datos privados de empleados y clientes que pondrán a prueba los sistemas de seguridad de información y que pueden suponer también un peligro para la organización.

Para el segundo problema del miedo al contacto, se requieren equipos de protección para el personal e introducir reglas de distanciamiento social que mantengan la cobertura de los estándares de contención de la pandemia.

No siempre se podrá contar con todos los medios de protección, o puede que su uso no sea el mas adecuado; haciendo que los clientes, socios y empleados sientan que no es suficiente garantía para realizar las actividades normales.

Sin embargo, para cualquiera de los dos problemas mencionados los estándares de las Normas ISO ayudarán a abordarlos y proporcionarán una forma de enfrentarlos.

Enfrentarse a la Continuidad de las operaciones

Desde las normas ISO, se describe una norma que nos permite dar continuidad a las operaciones de manera estandarizada. Esta norma, ISO 22301, describe como desarrollar un sistema de gestión de continuidad del negocio.

Sus principales características son:

  • Definir y evaluar los riesgos que pueden interrumpir las operaciones y la cadena de suministro
  • Analizar los tiempos óptimos de recuperación para evitar un alto daño
  • Definir los recursos necesarios para la recuperación de las operaciones

Basados en esta información, se buscan soluciones que le permitan desarrollar un plan de continuidad comercial a todas sus actividades de la mejor manera posible y con el menor impacto.

Para ello, se necesitará analizar a las personas, equipos, datos, materias primas, proveedores y clientes implicados en cada operación y descubrir con que rapidez se requiere el servicio o producto de la organización

 También es necesario la evaluación de riesgos, el análisis del impacto comercial, el desarrollo de una estrategia de continuidad y la redacción de un plan de pandemia para su empresa. Para más información sobre esta norma siga el enlace: ISO 22301

Brindar seguridad a la información y en las comunicaciones

Para dar una mayor seguridad de datos la Norma ISO 27001, describe el desarrollo de un sistema de gestión de seguridad de la información y define como pueden llegar a abordarse incidentes potenciales dentro de la organización y la definición de métodos de protección a cada incidente presentado.

Por lo tanto, cuando se presenta un caso de pandemia y los empleados inician trabajos desde casa, se deben analizar los tipos de incidentes que pueden llegar a presentar el almacenamiento de información en equipos personales y del envió de información sensible por medio de internet.

Una vez realizado todo el análisis, se podrán seleccionar las mejores herramientas de conexión y dar a conocer los servicios aprobados para compartir datos, para realizar reuniones, para generar copias de seguridad, y/o cualquier otra actividad que requieran los empleados.

Toda esta información deberá ser documentada por medio de políticas y procedimientos y tendrá que darse a conocer para toda la organización y a todos sus empleados de manera organizada. 

Trabajando para la calidad de los productos y servicios

Para garantizar la calidad de nuestros productos y servicios, las normas ISO definen el estándar ISO 9001. Esta norma describe el desarrollo de un sistema de gestión de calidad que menciona la capacitación efectiva de todo el personal para las actividades que realiza y la selección de proveedores y socios con especial cuidado.

Por ello, se debe realizar un análisis de cuales son las capacidades y habilidades que se requieren para la operación de su negocio en esta situación y capacitar al personal sobre la utilización de las herramientas necesarias para continuar con la operatividad de su empresa.

Para la selección de proveedores y socios, lo mas importante es no detener la cadena de suministro; pero siempre manteniendo las reglas de seguridad y salud estrictas que permitan brindar un producto o servicio con los mejores estándares de calidad.

Si tu empresa requiere implantar un sistema de gestión de calidad, comunícate con nosotros.

Proteger la salud y la seguridad

Para dar plena garantía de que tu empresa cumple con los estándares de salud y seguridad laboral, se ha desarrollado la Norma ISO 45001 que contempla la creación de un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional (OHSMS).

Esta norma, permite a las empresas certificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones de salud y seguridad en el trabajo e identificar los riesgos y soluciones que podrán ponerse a prueba en cualquier momento dentro de la organización.

Es este momento, en la que el COVID-19 es considerado pandemia; esta norma proporciona e identifica los posibles peligros y riesgos que se tienen dentro de cualquier organización. Facilita, además los cuidados de control que se pueden llevar a cabo dentro de la organización y no exponer a sus trabajadores a contagios injustificados.

Dentro de todas las medidas expuestas por la norma ISO 45001, se integrará a todos los empleados y así, proporcionar un ambiente seguro de trabajo que permita mantener las actividades de manera ordenada y con confianza plena.

También es una herramienta comercial, dado que al tener las medidas de gestión de salud y seguridad; los clientes podrán confiar plenamente en los productos realizados y en los servicios prestados.

Durante esta pandemia, la norma ayudará a la identificación rápida de cambios dentro de las operaciones y pondrá a disposición de la empresa medidas de seguridad para garantía de empleados, clientes, proveedores y socios.

Estos cambios, posibilitarán la mejora en la producción y el posible incremento de la productividad; dando un enfoque positivo a la eventualidad presentada y brindando un valor competitivo sobre empresas del mismo sector.

Quieres conocer más sobre la Norma ISO 45001, sigue el enlace

El conocimiento de las Normas ISO

Estas normas no han sido inventadas por la aparición de la pandemia; pero son el marco perfecto para su aplicación dentro de las organizaciones que ya las tienen implantadas o en aquellas que están pensando implementarlas en este tiempo.

Son más de 3 millones de empresas en todo el mundo que poseen una norma ISO implantada y alrededor de 1,5 millones que ya poseen la certificación de sus sistemas de gestión.

ISO 22301, ISO 27001, ISO 9001 e ISO 45001 son marcos listos para usar que se pueden aplicar efectivamente incluso en situaciones adversas como la que se esta teniendo con el Coronavirus y que ayudarán a tu empresa a seguir con sus actividades y mejorar sus procesos y operaciones.

El equipo de profesionales y expertos en materia de certificaciones ISO de Ingertec te ayudará a conseguir tus objetivos ofreciéndote el mejor servicio de consultoría; ya que somos una empresa con más de 20 años de experiencia en la implantación de Normas ISO y soluciones de gestión eficaces para su organización.

Tomado de: https://ingertec.com/