¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CONTAR CON UN BUEN CHECKLIST PARA CONTROLAR LA CALIDAD EN LA INDUSTRIA?

Implantar la gestión de la calidad es una tarea esencial para las organizaciones en el mundo de los negocios. La lista de comprobación actúa como una herramienta que facilita la estandarización y el control de los resultados. 

Además, también sirve para recopilar diferentes datos y establecer un perfil de todos los acontecimientos, esto ayuda a identificar todas las no conformidades.  

El checklist mal utilizado, sólo contribuye a la irregularidad de los procesos, retrasando la certificación. Durante este artículo queremos abordar lo que no puede faltar en un checklist eficiente.

Mapeo inteligente de los procesos

El checklist es uno de los mejores aliados cuando usted necesita recordar todas las tareas que se deben realizar. No tendrá mucho efecto si no pueden identificar todos los elementos que sean necesarios. El gerente de los procesos, deberá asegurar que todos los pasos se encuentren incluidos en la lista de comprobación. Por lo tanto, puede consultar el documento cada vez que desee asegurar que todo saldrá según los planificado. 

Cuando se quiere mantener la calidad de los procedimientos de la organización, no es necesario confiar en su memoria para decorar los pasos a tomar. Hasta el profesional más excelente de la organización, se encuentra sujeto a olvidarse de algo. Es necesario que se invierta en una cartografía inteligente de los procesos que depende de un determinado procedimiento. No importa si los gestores ya conocen todos los procedimientos que ocurren en el departamento. 

Todo esto debe estar bien documentado, organizado y simplificado de forma que la información del checklist pueda ser entendido por los colaboradores. Cuando se trata de mantener la calidad de los procedimientos de la organización, no es necesario confiar en su memoria para saber los pasos que debe seguir. Hasta el profesional más excelente puede olvidarse de algo importante. Es necesario intervenir en los procesos. Todo debe estar bien documentado, organizado y simplificado de forma que la información del checklist pueda ser entendida por todos los colaboradores. 

Para conseguir esto, es necesario mantener al equipo involucrados en la ejecución de los procedimientos en cada área. Es el momento de elegir el mejor formato para el registro. Además, de discernir qué tareas traen más valor para el consumidor y cuánto la operación gasta en términos de tiempo y recursos, el mapeo permitirá la identificación de problemas que no podían ser notados antes.

Definición de la metodología y los procesos

El checklist de calidad requiere de una metodología capaz de estandarizar todos los procesos y métodos para conseguir la mejora continua. Para mantener esta regla fundamental, reflexione sobre toda la información planeada.

En el contexto mundial que hoy se vislumbra, implantar la gestión de la calidad es una tarea esencial para las organizaciones ISO 9001.

Es importante optar por un método que encaje en la realidad del negocio. Por lo tanto, si la organización da los primeros pasos en gestión de proyectos, todo el cuidado que se ponga es poco.

Entrenamiento para los involucrados

Deberá tener cuidado con los diferentes tipos de checklist que sólo traen información resumida de los procesos que se encuentran involucrados en la verificación. El listado puede dificultar la participación de los colaboradores que desconocen los términos utilizados. Es inevitable utilizar un vocabulario técnico sobre datos relativos a un sector o etapa selectiva, es necesario que se entrene a los empleados que puedan conocer determinados procesos. 

Para que las cosas sean mucho más fáciles, puede desarrollar un material de apoyo para el entrenamiento. Es necesario invertir tiempo creando una cartilla dinámica y breve con la que despertar el interés del colaborador.

Creación de plantillas

Utilizar plantillas es muy importante para agilizar y secuenciar procesos en la gestión de proyectos de forma estandarizada. Cada metodología pide un grupo de modelos con campos específicos. Entre los que más se utiliza son las plantillas de término de apertura, línea del tiempo, planificación, acta de reunión, lista de ocurrencias y lecciones aprendidas.

Simplicidad, objetividad e inclusión

No es recomendable que utilice el checklist como el único recurso de información en el escritorio. A la hora de entrenar a los colaboradores en cuanto a los procesos de verificación, deberá evitar que se utilice un lenguaje extenso y agotador. La preocupación que existe por ser claros en los datos almacenados es uno de los principales puntos en la gestión de la información. El registro que se mantiene en la empresa hace referencia a la calidad y estandarización de los procesos que deben ser redactados de forma simplificada. 

Nadie quiere ser perjudicado por errores de interpretación en el paso a paso de los proyectos. Un checklist bien construido puede contener todos los procesos involucrados en el trabajo. En este sentido, una buena sugerencia puede evitar que se realice trabajo doble manteniendo siempre el campo para verificar si existen pruebas de que la tarea fue aprobada.  

Tomado de: https://www.isotools.org/

CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. CLAVE PARA MINIMIZAR EL RIESGO

La capacitación es clave para las organizaciones y cuando hablamos de Seguridad de la Información aún más ya que existe un alto riesgo de continuidad de negocio por un bajo nivel de cualificación.

Habitualmente, el error humano o las malas prácticas en materia de TI son las principales causas de eventos de riesgo en esta materia.

Estas capacitaciones y formaciones permiten que los recursos dentro de la organización, sin importar su nivel intelectual o formación profesional, desarrollen habilidades y mejoren el rendimiento en sus procesos, ganen confianza, cuenten con una capacidad resolutiva ante posibles vulnerabilidades, mejora la conducta de los recursos, ayuda a que se generen nuevos cambios tanto internos como externos, se mejoren las relaciones y los empleados se sientan valorados dentro de la organización. 

Dentro de la capacitación y formación de un sistema de seguridad de la información, se debe partir de la norma internacional ISO 27001 y sus derivaciones. Toda la familia de normas ISO 27000 son de gran importancia. La ISO27001 en seguridad de la información como elemento principal desde donde se implementa el sistema en las organizaciones, teniendo en cuenta sus elementos bases que son la Confiabilidad, Integridad y Confidencialidad con el fin de gestionar la privacidad de los datos, su protección y enfocarse en la gestión del riesgo, establecer las causas e instaurar controles para su tratamiento.

Cómo debe ser la capacitación en Seguridad de la Información

Se debe realizar un recorrido por las normas ISO que refuerzan esa implementación de la norma ISO 27001, como la norma ISO 27017 encargada de los controles para los clientes y proveedores; Norma ISO 27018 enfocada a las buenas prácticas referentes a los controles y protección de datos para los servicios en la nube de los proveedores y Norma ISO 27032 y la más reciente encargada de la ciberseguridad, ya que es uno de los elementos que llega como refuerzo más fuerte en el sistema de seguridad de la información, por factores que representan mayores riesgos. 

Para desarrollar una adecuada capacitación y formación la organización debe tener establecido un sistema de seguridad de la información el cual establezca las necesidades y expectativas del sistema y la participación de los Steakholders. Debe haber un compromiso por parte de la alta dirección en cuanto a la planificación de las capacitaciones y el objetivo que debe cumplir. Deben ser conscientes del factor costos beneficio que pueden tener las capacitaciones, pues, aunque no se desconoce que una capacitación de seguridad de la información es de un alto costo, esto va a permitir generar un mayor rendimiento para todos sus colaboradores.

Beneficios de la capacitación en Seguridad de la Información

Estos son algunos de los beneficios que las organizaciones obtendrían al capacitar a sus empleados en sistemas de seguridad de la información: 

Identificación: No solo le permite la identificación de los riesgos evaluación y control, le permite identificar esas habilidades que las personas capacitadas desconocen y les permiten realizar su labor de manera efectiva, eficaz y eficiente.

Eficiencia del Sistemas: Permite que los recursos capacitados puedan realizar un eficiente análisis de los controles no solo en el sistema, si no en sus inventarios los cuales son administrados por cada dueño del proceso, que debe calificar la vulnerabilidad de sus inventarios y ser el custodio de sus activos.

Satisfacción Organizacional: Los recursos al ser capacitados y formados de la forma adecuada genera un valor agregado no solo para sí mismos, sino para la organización, generando confianza en la protección de sus procesos, generando mayor desarrollo y actualización de nuevas tecnologías corporativas, ya que sus empleados se encuentran motivados, sienten el compromiso con la organización, y se centran en cumplir los objetivos de la organización.

Evaluación de la Capacitación y Formación: Este es tal vez el proceso más sencillo que corre por parte de la organización, pues es donde sus recursos empiezan a mostrar sus habilidades en la gestión del sistema de seguridad de la información y materializan lo aprendido.

 

En conclusión, una buena capacitación y formación permite que el recurso humano sea eficiente, efectivo, resolutivo, frentes a los sistemas de seguridad de la información, gestionando sus principios fundamentales enfocados en la confidencialidad, integridad y confiabilidad de sus activos, gestión de riesgos, prevención de ataques cibernéticos, gestión en la nube, entre otros. Es por eso que las herramientas tecnológicas como Software especializados parametrizables permiten no solo capacitar el personal, si no gestionar el sistema. 

Tomado de: https://www.isotools.org/

CÓMO IMPLEMENTAR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN TU EMPRESA

Hace un tiempo iniciamos en nuestro blog un ciclo de artículos relacionados con la transformación digital en las empresas. Hemos abordado ya la gran importancia de una primera fase de análisis, y en segundo lugar, cómo pasar a la definición de soluciones. 

Por: Ramiro Bonaque, Innovation & Business Analyst

Llega el momento ahora de hablar sobre la materialización de los proyectos, cómo pasar a la acción e implantar las soluciones diseñadas.

En la fase de definición de soluciones se ideó un plan de trabajo para dar cobertura a los objetivos generales, creamos el listado de proyectos a abordar y planteamos los principales hitos a alcanzar. A partir de aquí se crean equipos de trabajo que deberán profundizar, entrar en detalle y desgranar los proyectos, listando las tareas que se deberán ejecutar en un espacio temporal. 

Podemos definir un plan a tres años habitualmente, que finalice idealmente en la situación deseada para el futuro próximo de nuestra compañía. Pero debemos tener claro que esto no es el inicio y fin de la transformación digital, es cierto que llegaremos a un escenario muy optimizado, pero no se deberá parar. La supervivencia de las empresas siempre ha estado basada, y ahora cada vez más, en la mejora continua, en la innovación, y por tanto, continuaremos año tras año redefiniendo esa situación ideal futura y trabajando para alcanzarla.

La priorización de los proyectos es importante. Debemos poner foco en los problemas centrales, los que definamos como prioritarios junto a la dirección de la empresa, seguramente porque resuelven los puntos de dolor más evidentes de la compañía. Definiremos el éxito a corto plazo, intentando buscar siempre el máximo impacto positivo al mínimo coste. En Pinchaaqui.es nos gusta tener siempre en mente la máxima de buscar soluciones que cumplan las “Tres F”: fáciles, funcionales y fiables.

Por último, en esta planificación inicial, debemos de tener muy claro el presupuesto con el que contamos. Es esencial definirlo y saber con qué recursos finitos podemos trabajar. Los proyectos de mejora idealmente año a año deberían de reportar mayor rentabilidad a la empresa, bien por ahorro de costes, bien por aumento de ingresos, de lo que podemos realimentar cada nuevo presupuesto anual. No obstante, es muy interesante, y podemos aprovechar especialmente en proyectos de mayor riesgo o envergadura, la red de ayudas públicas que actualmente existen para llevar a cabo proyectos de transformación digital.

Metodologías ágiles para el desarrollo de proyectos

“Lean Manufacturing”, “Agile Innovation”, “SCRUM”, “Lean-startup”, entre otros. La mayoría habéis oído hablar de al menos alguno de estos conceptos. En general, hablamos de una filosofía que surgió hace ya bastantes años, y que no para de encontrar variaciones y aplicaciones en distintos ámbitos de la mejora continua, bien sea en optimización de procesos industriales, proyectos de desarrollo de software, mejora de procesos, mejora de producto, o el lanzamiento de nuevas líneas de negocio.

No es que tengamos que cerrarnos en banda a aplicar la teoría de una metodología al 100% en nuestros proyectos de transformación digital, no existe una receta universal, sino que escogeremos y adaptaremos aquella que mejor se adapte a nuestro perfil de empresa y tipo de proyecto. Pero sí siempre seguiremos unos principios básicos comunes a todas ellas, y que sustituyen la tradicional visión de la gestión de proyectos con unos únicos objetivos generales a cumplir a largo plazo, y numerosos y largos hitos que no paran de desarrollarse para cumplirlos. En las metodologías ágiles se fomentan los paquetes de trabajo cortos (“sprints”), la validación y aprendizaje continuado y el trabajo muy en equipo.

Los principales conceptos en los que se basa la gestión ágil de proyectos son:

• Mantener flujo constante de tareas y resultados, que el proyecto no se atasque.
• Flexibilidad para cambiar o pivotar de forma ágil y efectiva ante situaciones inesperadas o resultados esperados no alcanzados.
• Equipos de trabajo multidisciplinarios, con independencia y poder de decisión para elegir la mejor forma de alcanzar los objetivos fijados.
• Calendario prefijado de revisión y validación de pequeños paquetes de trabajo, y planificación de próximas tareas.
• Figura de coordinador del método, encargado de que se cumplan las fechas, revisiones y objetivos fijados.
• Prototipos o pruebas piloto lanzadas ya desde el inicio del proyecto, para obtener así una validación constante del usuario final, bien sea un cliente o de los usuarios internos del proceso que estamos mejorando.
• Contacto continuado con el entorno real de aplicación, y aprendizaje constante sobre las pruebas piloto de validación.

En realidad, esta filosofía de proyectos debería estar presente en toda la empresa y los empleados de forma global, a través de una cultura de innovación y mejora continua bien implantada y afianzada (de esto hablaremos en el siguiente post sobre transformación digital). En la era de la transformación digital, donde las organizaciones están experimentando cambios importantes y frecuentes hacia un espacio de trabajo más digital y optimizado, la flexibilidad y el “agilísimo” son una necesidad para poder adaptarse y alcanzar los objetivos planteados de forma más eficaz.

Las principales ventajas que aportan las metodologías de trabajo ágil a los proyectos y en general a toda la compañía son:

• Mayor flexibilidad, productividad y transparencia.
• Resultados alcanzados de mayor calidad y de forma más rápida.
• Mayor control de riesgos: reducción de errores y de resultados fallidos.
• Mayor implicación y motivación del equipo, debido a la mayor independencia y a la alta participación en el intercambio de ideas, así como en la validación del trabajo realizado y resultados finales de cada paquete de trabajo.
• Mejor gestión del cambio por parte de los usuarios finales, ya que también participan de forma continuada en las fases de validación.
• Foco en el cliente, en sus necesidades y en los objetivos estratégicos de la compañía.

Medición de resultados

Hemos visto que la validación continua de resultados es importante para ejecutar proyectos de forma ágil y exitosa. Pero no podemos validar resultados si no nos hemos planteado objetivos e indicadores de referencia y medimos el grado de alcance. Son los que describen la situación ideal a la que queremos llegar y, por tanto, deberemos verificar que los alcanzamos o nos estamos acercando a ellos conforme avanza el proyecto.

Se deben de definir hitos, cuyo cumplimiento se analizará mediante prototipos y pruebas piloto. Las métricas más importantes en el lanzamiento de un nuevo producto software, o de una nueva herramienta que den soporte al nuevo diseño de proceso optimizado, son aquellas que miden el comportamiento de los usuarios (cliente final, o clientes internos de nuestra organización) y las consecuencias asociadas. Son métricas relacionadas con, por ejemplo, la duración de las tareas, la satisfacción del usuario ante una nueva funcionalidad, el porcentaje de interacción con una nueva herramienta, el ahorro de costes, el incremento de nuevos usuarios, entre otras.

Si no estamos cumpliendo los objetivos marcados, es cuando se deben de analizar las causas, y cambiar el plan preestablecido si es necesario. Aquí es dónde se aprende, y dónde reside la potencialidad de las metodologías ágiles: actúa a tiempo, cuando el coste de desarrollo todavía no ha sido lo demasiado alto para hacer muy difícil la vuelta atrás ante un fracaso.

El equipo: la clave para una implementación exitosa

“No triunfan las ideas geniales, sino las buenas ideas con una ejecución genial”. Un proyecto muy bien planteado, ejecutado por un equipo poco capacitado y motivado para el cambio, resultará en fracaso. Un proyecto menos ambicioso, con un equipo capacitado y motivado, generará seguro mejora en la empresa.

Si las personas que participan en el proyecto lo hacen activamente, manteniendo contacto con los resultados y el usuario final, y además tienen permiso para tomar decisiones, estarán mucho más motivadas. Si se imponen sólo decisiones por los máximos responsables y no se permite la participación activa de todo el equipo tanto en el diseño de objetivos parciales o pequeños avances, como en la validación de resultados y la celebración de los éxitos, la motivación será menor. Por tanto, conviene difuminar un poco las jerarquías y mantener una organización de equipos más plana durante la ejecución.

Es clave también que el usuario final de un desarrollo, bien sea un cliente, o un usuario interno de proceso, participe también activamente en el proyecto, como validador desde las primeras etapas, así como en el diseño del nuevo proceso o herramienta software en el caso en que sea posible. Al fin y al cabo, es lógico que la opinión y aportación del leñador sea esencial en un proceso de mejorar el diseño del hacha.

Cuando se inicie la parte “dura” de la implantación, las pruebas piloto o el cambio en los procesos a mayor escala, es dónde pueden surgir más roces, debido a la natural resistencia al cambio de las personas, en mayor o menor medida según casos. Aquí es importante detectar los “líderes capilarizantes” dentro de la empresa. Empleados muy “pro-cambio” y “pro-mejora”, que generen y transmitan a su alrededor esa motivación y esa pasión por conseguir procesos cada vez más optimizados.

Y por último y no menos importante, la capacitación. La formación es también clave, para tener un equipo más capaz, y para mostrar que realmente se confía plenamente y se aportan recursos que permitan un mayor control sobre el proyecto por parte del equipo, lo que a su vez aumenta la motivación.

En resumen, para alcanzar un mayor éxito en la ejecución e implantación de los proyectos en nuestro plan de transformación digital, es muy importante el uso de metodologías ágiles y tener un gran equipo capaz y motivado. Formado tanto por personal interno como por expertos externos que ayuden y asesoren, aportando recursos en las áreas de coordinación y desarrollo que lo requieran, así como participando en la formación y escalado de resultados a toda la organización.

Tomado de: https://www.pinchaaqui.es/