Implantar la gestión de la calidad es una tarea esencial para las organizaciones en el mundo de los negocios. La lista de comprobación actúa como una herramienta que facilita la estandarización y el control de los resultados.
Además, también sirve para recopilar diferentes datos y establecer un perfil de todos los acontecimientos, esto ayuda a identificar todas las no conformidades.
El checklist mal utilizado, sólo contribuye a la irregularidad de los procesos, retrasando la certificación. Durante este artículo queremos abordar lo que no puede faltar en un checklist eficiente.
Mapeo inteligente de los procesos
El checklist es uno de los mejores aliados cuando usted necesita recordar todas las tareas que se deben realizar. No tendrá mucho efecto si no pueden identificar todos los elementos que sean necesarios. El gerente de los procesos, deberá asegurar que todos los pasos se encuentren incluidos en la lista de comprobación. Por lo tanto, puede consultar el documento cada vez que desee asegurar que todo saldrá según los planificado.
Cuando se quiere mantener la calidad de los procedimientos de la organización, no es necesario confiar en su memoria para decorar los pasos a tomar. Hasta el profesional más excelente de la organización, se encuentra sujeto a olvidarse de algo. Es necesario que se invierta en una cartografía inteligente de los procesos que depende de un determinado procedimiento. No importa si los gestores ya conocen todos los procedimientos que ocurren en el departamento.
Todo esto debe estar bien documentado, organizado y simplificado de forma que la información del checklist pueda ser entendido por los colaboradores. Cuando se trata de mantener la calidad de los procedimientos de la organización, no es necesario confiar en su memoria para saber los pasos que debe seguir. Hasta el profesional más excelente puede olvidarse de algo importante. Es necesario intervenir en los procesos. Todo debe estar bien documentado, organizado y simplificado de forma que la información del checklist pueda ser entendida por todos los colaboradores.
Para conseguir esto, es necesario mantener al equipo involucrados en la ejecución de los procedimientos en cada área. Es el momento de elegir el mejor formato para el registro. Además, de discernir qué tareas traen más valor para el consumidor y cuánto la operación gasta en términos de tiempo y recursos, el mapeo permitirá la identificación de problemas que no podían ser notados antes.
Definición de la metodología y los procesos
El checklist de calidad requiere de una metodología capaz de estandarizar todos los procesos y métodos para conseguir la mejora continua. Para mantener esta regla fundamental, reflexione sobre toda la información planeada.
En el contexto mundial que hoy se vislumbra, implantar la gestión de la calidad es una tarea esencial para las organizaciones ISO 9001.
Es importante optar por un método que encaje en la realidad del negocio. Por lo tanto, si la organización da los primeros pasos en gestión de proyectos, todo el cuidado que se ponga es poco.
Entrenamiento para los involucrados
Deberá tener cuidado con los diferentes tipos de checklist que sólo traen información resumida de los procesos que se encuentran involucrados en la verificación. El listado puede dificultar la participación de los colaboradores que desconocen los términos utilizados. Es inevitable utilizar un vocabulario técnico sobre datos relativos a un sector o etapa selectiva, es necesario que se entrene a los empleados que puedan conocer determinados procesos.
Para que las cosas sean mucho más fáciles, puede desarrollar un material de apoyo para el entrenamiento. Es necesario invertir tiempo creando una cartilla dinámica y breve con la que despertar el interés del colaborador.
Creación de plantillas
Utilizar plantillas es muy importante para agilizar y secuenciar procesos en la gestión de proyectos de forma estandarizada. Cada metodología pide un grupo de modelos con campos específicos. Entre los que más se utiliza son las plantillas de término de apertura, línea del tiempo, planificación, acta de reunión, lista de ocurrencias y lecciones aprendidas.
Simplicidad, objetividad e inclusión
No es recomendable que utilice el checklist como el único recurso de información en el escritorio. A la hora de entrenar a los colaboradores en cuanto a los procesos de verificación, deberá evitar que se utilice un lenguaje extenso y agotador. La preocupación que existe por ser claros en los datos almacenados es uno de los principales puntos en la gestión de la información. El registro que se mantiene en la empresa hace referencia a la calidad y estandarización de los procesos que deben ser redactados de forma simplificada.
Nadie quiere ser perjudicado por errores de interpretación en el paso a paso de los proyectos. Un checklist bien construido puede contener todos los procesos involucrados en el trabajo. En este sentido, una buena sugerencia puede evitar que se realice trabajo doble manteniendo siempre el campo para verificar si existen pruebas de que la tarea fue aprobada.
Tomado de: https://www.isotools.org/
