jueves, 20 de enero de 2022

QUÉ PAPEL JUEGA EL GESTOR DOCUMENTAL EN EL SISTEMA DE GESTIÓN HSE?

En los sistemas HSE, la documentación juega un papel elemental. La organización requiere comprobar y garantizar que en el sistema de gestión HSE se conserva la documentación que agrupa la información necesaria para dicho sistema, así como la vinculación entre los mismos. 

De igual modo, es imprescindible la trazabilidad de cada documento y los registros que se llevan a cabo sobre las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos.

Entre los documentos más importantes que deberá administrar una organización durante la gestión HSE destacamos el manual y la política HSE.

Pero, ¿es fácil gestionar toda esta información del sistema de gestión HSE?

La respuesta a esta pregunta es no, son muchas las organizaciones que encuentran serias dificultades a la hora de llevar a cabo esta gestión de documentos y que necesitan contar con un gestor documental eficaz y eficiente para ello.

Tener un gestor documental no es todo, como acabamos de mencionar, es vital que este sistema sea eficaz y eficiente, ya que hay multitud de empresas que cuentan con montañas de papeles físicos sin ningún tipo de orden o innumerables archivos digitalizados sin saber dónde están almacenados o quien tiene permiso para consultar, editar o revisar. En definitiva, manejar un gran volumen de información física o digital genera problemas muy graves.

Problemas más comunes en la gestión de documentos y consejos sobre cómo evitarlos

A continuación, vamos a tratar los problemas más habituales cuando la gestión documental no es adecuada y cómo se pueden evitar.
  • Servidores compartidos y correo electrónico
Hay organizaciones que gestionan los documentos desde servidores compartidos y correo electrónico. Este tipo de gestión de la documentación genera además de pérdida de tiempo y productividad, déficit de la confidencialidad de la información, como consecuencia del insuficiente control de los documentos vigentes. La pérdida del control de versiones de los documentos, incrementa el riesgo de fallos, como por ejemplo existe la posibilidad de que se emplee información desactualizada, duplicando el trabajo.

Para solventar estos aspectos, es importante utilizar un software que haga posible la gestión automatizada de los documentos, asegurando que la gestión de la documentación del sistema de gestión HSE es eficiente y, por tanto, el sistema funciona de forma óptima.
  • Auditorías
Los sistemas de gestión HSE están sometidos de forma periódica a auditorías, durante las cuales se identifican hallazgos en el sistema. En ocasiones, los hallazgos no tienen por qué ser trascendentales, pero sí que hay otros que necesitan que se apliquen ciertas acciones para solventarlos. Con una solución tecnológica, la gestión de auditorías podría estar controlada por completo y se podrían adoptar a tiempo medidas que favorezcan el sistema, ya que permite planificar todas las actividades a realizar de seguridad, salud y medio ambiente; inspecciones, capacitaciones, vigilancia de la salud, revisión de EPPs, etc.
  • Baja involucración del personal en el sistema
Hay empleados que consideran que la gestión de documentos es un trabajo muy complicado y complejo, por lo que se produce una baja involucración del personal en esta gestión y según las circunstancias, habrá quien se abstenga a usarlo. Entre los motivos por los cuales un trabajador puede evitar hacer uso del gestor documental destacamos:
  • La falta de integración con otros sistemas ya empleados por la organización, lo que hace que tengan que aprender a gestionar diferentes programas y cada información esté almacenada en un punto.
  • Sistemas poco parametrizables y flexibles, que hacen que la organización tenga que adaptarse al sistema en lugar de que el sistema se adapte a los procesos establecidos por la organización.

Tomado de: https://www.isotools.org/

PASOS PARA OBTENER LA CERTIFICACIÓN EN LAS NORMAS ISO

En la actualidad, la Certificación en las Normas ISO son una de las formas más efectivas para la optimización de los procesos inherentes a las empresas.

Aunque ya se ha comentado en varios de los artículos que se han ido publicando, las Normas ISO no son obligatorias ni tienen rango de ley. Por el contrario, son normas de carácter voluntario y no todas son certificables.

Además, el beneficio de implementar la Certificación en las Normas ISO, una o varias, en una empresa es bastante amplio.
Las empresas que las implementan y certifican, adquieren una ventaja competitiva y de mercado que, en ocasiones, las hace prácticamente imprescindibles para seguir existiendo.
Las Normas ISO abarcan gran cantidad de temáticas de gran importancia, como es la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud laboral, la responsabilidad social, seguridad de la información, o la propia gestión de riesgos.

En este sentido, una empresa puede implementar tantas Normas ISO como quiera y convenga, y certificarse en cada una de ellas.

Certificarse en una Norma ISO denotan compromiso en la mejora y calidad, y es por ello que es un distintivo y referente de cara a clientes y mercados potenciales.

Consideraciones frente a la solicitud del certificado de Normas ISO



Implementar una Norma ISO, no obliga a solicitar la certificación, si no que puede simplemente cumplir con parte de los requisitos de esta a modo de mejoramiento interno.

Certificarse cuesta tiempo y dinero

Si una organización decide que es el momento de solicitar la certificación, debe considerar la madurez del Sistema de gestión implementado y el tiempo y dinero que ese camino va a costar.

Igualmente, estudiar la necesidad de obtener la certificación es imprescindible, para que no resulte en una pérdida económica y de inversión de tiempo por parte de los responsables.

Además, una vez obtenida la certificación, la preocupación será mantenerla en el tiempo, hasta que, pasados tres años, se revise y verifiquen la continuidad.

Obligatoriedad del diseño de una estrategia

Ya no es la obligatoriedad, sino la necesidad de que la estrategia y los objetivos del Sistema de Gestión estén alineados, de manera que este funcione correctamente y sea efectivo.

En la estrategia se concretan hasta los más mínimos detalles de actuación del Sistema de Gestión frente a cualquier cambio, incidencia, mejora, etc.

La estrategia va a ser característica de cada empresa, y más compleja cuanto mayor es la organización.

Revisiones de las Normas ISO

Cada cierto tiempo y de manera regular, las Normas ISO son revisadas, con objeto de optimizarlas y mejorarlas.

Esto ocurre cuando la Comisión ISO lo decide, y entonces se pone en marcha la revisión de la norma y, transcurrido un tiempo prudencial es publicada.

Pasos para conseguir la Certificación en las Normas ISO

Recopilar información

Esta fase es la más importante de todas, ya que de ella dependerán las demás. A este respecto, es preciso disponer de la norma, la cual puede adquirirse comprándola a través de los organismos oficiales (como ISO o UNE).

No obstante, a no ser que se disponga de personal especializado, lo más usual es acudir a una consultora que de apoyo.

Contacto con el organismo de certificación

En este punto, el organismo de certificación debe considerar si la empresa está preparada para proceder con el proceso de certificación.

Si la considera apta, elabora una oferta, cuyos detalles variarán en función de la complejidad y tamaño de la empresa, ya que de ello dependerá el tiempo a emplear.

Consultor

La elección de consultor, que es la persona que no solo asesora sino que además orienta el desarrollo del proyecto 'in situ', es un asunto clave y determinante dentro del mismo.  Por eso, es deseable que dicho personaje evidencie su experiencia y conocimiento en el manejo de estos procesos y gestiones y que también domine las (s) norma (s) a certificar.

Mediciones de referencia

Cuando la empresa acepta la oferta, se procede con las mediciones de cero o referencia. Es así como valoran el grado de cumplimiento con los requisitos de la norma y en qué aspectos debe mejorar.

Desarrollo de la estrategia

Si se detectan debilidades, significa que la estrategia debe mejorarse, para lo cual, en muchas ocasiones es necesario el apoyo de una consultora.

Elegir un Software de gestión (opcional)

La carga de trabajo y el desarrollo documental es muy amplio, por lo que recurrir a un software puede ser la opción más adecuada.

En este sentido, hay que tener precaución, e investigar las diferentes opciones en base a la norma o Normas ISO que se hayan implementado.

Inspección

Una vez mejorada la estrategia y aplicadas las correcciones presentadas por el organismo de certificación, se realiza una segunda inspección. Si entonces se valora como apta, la empresa obtiene el certificado.

Seguimiento anual

El Sistema de Gestión siempre está sujeto a mejoras, por lo que se realizan controles o seguimiento anuales para evaluar su desempeño y renovar la certificación.

En caso de detectar no conformidades, se le ofrece darles solución en un periodo de tiempo determinado, que dependerá de la gravedad de la misma.

Tomado de: http://eqssa.com/