En los sistemas HSE, la documentación juega un papel elemental. La organización requiere comprobar y garantizar que en el sistema de gestión HSE se conserva la documentación que agrupa la información necesaria para dicho sistema, así como la vinculación entre los mismos.
De igual modo, es imprescindible la trazabilidad de cada documento y los registros que se llevan a cabo sobre las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos.
Entre los documentos más importantes que deberá administrar una organización durante la gestión HSE destacamos el manual y la política HSE.
Pero, ¿es fácil gestionar toda esta información del sistema de gestión HSE?
La respuesta a esta pregunta es no, son muchas las organizaciones que encuentran serias dificultades a la hora de llevar a cabo esta gestión de documentos y que necesitan contar con un gestor documental eficaz y eficiente para ello.
Tener un gestor documental no es todo, como acabamos de mencionar, es vital que este sistema sea eficaz y eficiente, ya que hay multitud de empresas que cuentan con montañas de papeles físicos sin ningún tipo de orden o innumerables archivos digitalizados sin saber dónde están almacenados o quien tiene permiso para consultar, editar o revisar. En definitiva, manejar un gran volumen de información física o digital genera problemas muy graves.
Problemas más comunes en la gestión de documentos y consejos sobre cómo evitarlos
A continuación, vamos a tratar los problemas más habituales cuando la gestión documental no es adecuada y cómo se pueden evitar.
- Servidores compartidos y correo electrónico
Hay organizaciones que gestionan los documentos desde servidores compartidos y correo electrónico. Este tipo de gestión de la documentación genera además de pérdida de tiempo y productividad, déficit de la confidencialidad de la información, como consecuencia del insuficiente control de los documentos vigentes. La pérdida del control de versiones de los documentos, incrementa el riesgo de fallos, como por ejemplo existe la posibilidad de que se emplee información desactualizada, duplicando el trabajo.
Para solventar estos aspectos, es importante utilizar un software que haga posible la gestión automatizada de los documentos, asegurando que la gestión de la documentación del sistema de gestión HSE es eficiente y, por tanto, el sistema funciona de forma óptima.
- Auditorías
Los sistemas de gestión HSE están sometidos de forma periódica a auditorías, durante las cuales se identifican hallazgos en el sistema. En ocasiones, los hallazgos no tienen por qué ser trascendentales, pero sí que hay otros que necesitan que se apliquen ciertas acciones para solventarlos. Con una solución tecnológica, la gestión de auditorías podría estar controlada por completo y se podrían adoptar a tiempo medidas que favorezcan el sistema, ya que permite planificar todas las actividades a realizar de seguridad, salud y medio ambiente; inspecciones, capacitaciones, vigilancia de la salud, revisión de EPPs, etc.
- Baja involucración del personal en el sistema
Hay empleados que consideran que la gestión de documentos es un trabajo muy complicado y complejo, por lo que se produce una baja involucración del personal en esta gestión y según las circunstancias, habrá quien se abstenga a usarlo. Entre los motivos por los cuales un trabajador puede evitar hacer uso del gestor documental destacamos:
- La falta de integración con otros sistemas ya empleados por la organización, lo que hace que tengan que aprender a gestionar diferentes programas y cada información esté almacenada en un punto.
- Sistemas poco parametrizables y flexibles, que hacen que la organización tenga que adaptarse al sistema en lugar de que el sistema se adapte a los procesos establecidos por la organización.
Tomado de: https://www.isotools.org/
