Disponer de una lista de comprobación eficaz puede aportar una gran ayuda de cara a la realización de la auditoría interna como herramienta de calidad y mejora continua.
Siempre ha existido un debate sobre la importancia y la necesidad de utilización de las listas de comprobación en la realización de las auditorías internas, sin embargo hay que hacer una clara diferencia entre aquellas listas que aportan un esquema o guía a seguir y las que se convierten en una serie de preguntas a responder si o no.
Las listas de comprobación bien entendidas y diseñadas se convierten en una herramienta eficaz para la realización de la auditoría interna, debido a que si aportan pautas para su realización y permiten profundizar más ampliamente en aquellos elementos a mejorar o corregir. La gran diferencia entre una lista de comprobación eficaz y aquella que no lo es, es que la primera se convierta en una ayuda a la auditoría y no en un guión de la misma como es el caso de la segunda.
En este artículo voy a hablar de las características de una lista de comprobación eficaz y su utilización durante el proceso de auditoría interna en cualquiera de sistemas de gestión existentes, como puede ser de la Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad, ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental, o ISO 27001, Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, por poner algunos ejemplos.
Características de las listas de comprobación.
Las listas de comprobación se convierten en herramientas eficaces en la realización de las Auditoría Internas siempre que se gestionen de forma correcta.
Como indicaba anteriormente, las listas de comprobación se convierten en una herramienta al servicio del auditor para que esta actividad se realice abarcando todos los puntos dentro del alcance de la auditoría interna.
Disponer de una lista de comprobación proporciona, en muchos de los casos, una mayor objetividad entre los distintos auditores que realizan la actividad debido a que aporta un mismo guión a seguir por todas las partes en forma de determinadas preguntas a contestar.
Junto con esto permiten una mejor distribución del tiempo disponible de cara a que no se dedique una parte excesiva del horario en la verificación del cumplimiento de los primeros requisitos y luego, en la última etapa, sea necesario realizar superficialmente la comprobación del cumplimiento de otros puntos debido a la falta de tiempo.
Por otra parte, las listas de comprobación no aportan solamente ventajas sino que también conllevan un gran riesgo, debido a que pueden hacer que se caiga en la rutina y se conviertan en meros check-list a contestar de SI/NO, no promoviendo que se registren las evidencias encontradas, por poner un ejemplo.
La eficacia de las listas de comprobación se puede detectar en el carácter de las preguntas. Vamos a ver un ejemplo a continuación de dos tipos de preguntas que se corresponden a una ineficaz lista de comprobación y a una eficaz lista de comprobación:
- Pregunta ineficaz – ¿Tiene un procedimiento de Acciones Correctivas?
- Pregunta eficaz – En relación con las acciones correctivas y tomando como referencia cinco registros ¿las acciones para eliminar la causa se han realizado de forma eficaz?
Ambas preguntas son válidas, pero en el primero de los casos es posible contestarla sin revisar ningún registro y sin variar año tras año, por lo que no nos aporta ningún elemento para mejorar. En el caso de la segunda pregunta provoca que en cada auditoría interna se revisen los registros y se dispongan de evidencias de su cumplimiento más allá del mero procedimiento en sí, pasando del procedimiento a la actividad diaria de la empresa. Además, permite que cada año estas preguntas se maticen y se adapte a la realidad de la organización.
De esta forma, la Auditoría Interna no caería en la lectura del auditor de una serie de preguntas y promovería la exploración de las distintas respuestas que se producen durante esta actividad, convirtiéndose en una herramienta de mejora continua.
Algunos de los elementos necesarios para realizar una eficaz lista de comprobación son los siguientes:
- Basar la lista de comprobación en los distintos procesos, utilizando para ello los modelos de procesos de los que he hablado anteriormente en el artículo “Los modelos de procesos en las auditorías de Normas ISO”
- No solamente centrarse en los requisitos mínimos de la norma, sino que verificar la adecuación de las entradas de cada proceso y la eficacia de los resultados, para detectar elementos o aspectos de mejora.
- Debe tener en cuenta la interrelación entre los distintos procesos de forma que se pueda realizar una adecuada trazabilidad de las pistas de auditoría.
- Es necesario que los puntos o preguntas de las listas de verificación se centren en hechos y datos que permitan una verificación eficaz del cumplimiento, y no en simples respuestas de si/no.
- Hay que adaptar las preguntas para situaciones específicas de acuerdo a las características de la empresa y de los procesos, incluyendo la terminología utilizada por esta.
- Deben ser claras y no convertirse en un guión a leer, sino en una herramienta a seguir o guía del proceso a auditor a consultar.
La utilización de las listas de comprobación en la auditoría interna.
Teniendo en cuenta todo lo indicado anteriormente, es necesario precisar que, como herramienta a emplear, será de gran utilidad en los primeros años del auditor sin embargo, una vez vaya adquiriendo experiencia, cada vez se consultará la lista de comprobación de forma más puntual, aunque siempre es interesante realizarla como guión y preparación de la auditoría.
Durante la auditoría interna, la lista de comprobación se puede emplear tanto en la técnica de desglose como para la técnica de trazado.
En el caso de la primera de estas herramientas, la técnica de desglose, se parte de una explicación por parte del auditado de un proceso concreto, y utilizando la escucha activa se van identificando los puntos clave para obtener más información. Una vez finalizado este paso el auditor vuelve sobre los puntos identificados, consultando los registros y procedimientos documentados y concluyendo el proceso con la revisión del resto de elementos menores. En este caso, la lista de comprobación es útil una vez el auditado a realizado la descripción del proceso ya que permite realizar preguntas y revisar los registros específicos de la actividad.
Por otra parte, la técnica de trazado permite avanzar hacia adelante o hacía atrás en el sistema de gestión, interrelacionando los distintos procesos. En esta técnica la lista de comprobación aporta el guión en cada una de las actividades para que no se quede ningún requisito por comprobar.
En ambos casos, es interesante que se realice una última pregunta general incluida dentro de la lista de comprobación para verificar que se han tratado todos los puntos del proceso o procesos auditados, de forma que se pueda incidir de una forma más específica en determinados aspectos que, si seguimos un check-list propiamente dicho, quedarían enmascarados y no permitirían identificar elementos de mejora.
Por último, es necesario precisar que la lista de comprobación se convierte en la guía para realizar una auditoría fluida en las que la participación del auditado es completa, viéndolo no como una respuesta de si/no a una serie de preguntas leídas o aprendidas de memoria por el auditor, sino en una herramienta que le motiva a aportar puntos a mejorar o elementos que aportan mayor valor al proceso y que no es posible identificarlos desde la mera revisión de la documentación.
Tomado de: https://www.sbqconsultores.es
