La revisión por la dirección representa un documento resumen de cómo ha ido la implementación (para el primer año) o el seguimiento (en los sucesivos años) de ISO 9001 en la empresa.
Por: Ivan Torres *
Pero ahora, ¿cómo hacer esta revisión por dirección?, ¿de qué se debe hablar en esta reunión?, ¿quién debe asistir y de qué se debe dejar registros?
Estas preguntas y otras que quizás tengas en tu cabeza las verás respondidas en este post.
Así que prepárate para saber todo lo necesario acerca de la revisión por la dirección según ISO 9001.
Qué es la revisión por la dirección?
La revisión por dirección representa el último paso cuando estás implementando por primera vez un sistema de gestión de la calidad según ISO 9001.
Si realizamos una representación gráfica de las fases por las que ha de pasar un sistema de gestión antes de ser certificado yo lo haría de la siguiente manera:
Fíjate como dentro de la Fase 3 implementación la revisión por la dirección es lo último que se debe hacer.
De hecho es el último registro que se prepara antes de la visita de los organismos certificadores / evaluadores.
En esta reunión es fundamental que esté gerencia, de hecho tiene ese nombre “Revisión por la dirección” porque es necesario que gerencia o dirección pueda recibir un feedback de cómo ha ido todo el sistema de gestión: resultados de procesos, cambios en el sistema, no conformidades encontradas, etc.
Para qué se realiza la reunión de revisión por la dirección?
La revisión por dirección se realiza, aparte de para cumplir con el requisito 9.3 de la norma, se realiza para que gerencia o dirección pueda conocer qué ha ocurrido en su empresa y con el sistema de gestión bajo el que opera la misma.
Como consultor, he de reconocer que ISO 9001 tiene ciertos aspectos formales que igual es un poco más complicado de encontrar el valor añadido que representa, pero la revisión por la dirección me parece un documento sumamente útil para cualquier responsable de una empresa.
Piensa por un momento, “… ¿a qué empresario no le interesa saber cómo ha ido la producción de su empresa, sus procesos, los problemas ocurridos, la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos detectados, el desempeño de sus proveedores, el balance entre recursos disponibles vs demanda los clientes, la satisfacción de los clientes, etc?
Estos son asuntos básicos que le interesan a cualquier director, gerente o propietario de una empresa.
Pues eso es de lo que trata y persigue esta reunión de revisión por la dirección, el hacer un resumen de todos aspectos y analizar cómo de eficaz ha sido en la organización.
Quién debe asistir esta reunión?
Evidentemente gerencia o dirección depende de la estructura de tu empresa y también la persona o personas que se están encargando de realizar la implementación y seguimiento del sistema de gestión.
Como todos sabemos que la alta dirección de cualquier empresa siempre tiene poco tiempo para hacer cualquier cosa, lo ideal es tener un acta preparado con todos los puntos del orden del día que se van a tratar y si tiene incorporado ciertos datos y mediciones que se van a analizar en esa reunión mucho mejor.
Dado que la norma especifica que la organización “debe conservar información documentada” prepara un documento donde plasmes el día en que se celebra la reunión, los asistentes y los asuntos que se han tratado.
No existe un formato determinado para presentar evidencias de esta reunión, puedes usar algo parecido a esto:
En qué momento hacer esta reunión
Se trata de un reunión que se ha de hacer de forma periódica, al menos una vez al año, para hacer un resumen de todo lo que ha acontecido ese año que estás estudiando.
El primer año que implementas ISO 9001 en tu organización, debes hacer la revisión por la dirección antes de que te visiten los organismos certificadores / evaluadores.
Pero en los años sucesivos no tienes por qué hacerlo así.
Dado que en esta reunión se tratan muchos asuntos globales, entre ellos objetivos e indicadores, puedes hacer coincidir el ciclo natural de la evaluación del desempeño de tu empresa con la revisión por la dirección.
Si en tu empresa revisan a fondo en Enero o en Febrero los objetivos e indicadores de la organización, has coincidir la revisión por la dirección con esa reunión anual.
De esta forma tendrías más alineado todavía la dirección estratégica de la empresa con el sistema de gestión de la calidad.
Qué asuntos se han de tratar en la revisión por dirección?
Esta es la parte más importante de todo el artículo.
En esta reunión puedes tratar múltiples asuntos, todos los que tu creas conveniente para hacer un seguimiento a cómo ha ido tu empresa durante el año de implementación o mantenimiento del sistema pero como mínimo deberás incluir una serie de aspectos como entradas (consideraciones a estudiar) y salidas (decisiones tomadas).
Entradas de la revisión por la dirección
Aquí detallarás todas las consideraciones que se van a estudiar durante la reunión, representa el orden del día de la reunión.
Revisiones por dirección anteriores y elementos de salida.
Detalla si esta es la primera revisión por la dirección porque es la primera vez que estás implementando el sistema de gestión o por el contrario existen revisiones por dirección anteriores. En este último caso indica cuáles fueron los resultados de las revisiones por dirección anteriores y si esas decisiones se han llevado a cabo durante este último año.
Los cambios en las cuestiones externas e internas pertinentes al sistema
¿ha habido algún cambio en los asuntos internos y externos desde la última vez que estudiaste el contexto de la organización?, ¿ha aparecido alguna nueva normativa o algún requisito legal o de cliente que no tenías previamente contemplado cuando estudiaste el contexto de tu empresa?
La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas
Indica cómo has medido la satisfacción de los clientes y cuál ha sido el resultado. Indica también si has recibo algún tipo de feedback por parte de otras partes interesadas que tengas identificado en tu sistema de gestión.
El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad
Señala qué objetivos de la calidad has logrado y cuáles no. Indica cuál ha sido la causa por la cual no los has conseguido.
El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios
Habla de tus procesos y de cómo es el desempeño de los mismos.
Si te confunde la palabra “desempeño”, quítala y sustitúyela por “actividad”.
Coge para ello tu mapa de procesos y explica cuál es la “actividad”, cual es el propósito de tus principales procesos.
Las no conformidades y acciones correctivas
¿Qué no conformidades han aparecido durante el año?, ¿cuáles están abiertas y cuáles están cerradas?
¿las acciones correctivas han sido eficaces?
Los resultados de seguimiento y medición
Indica qué mides en tu organización, cuáles son los indicadores de gestión y el resultados de esa medición. Indica también si existen equipos de medición y cuál ha sido el resultado de las posibles verificaciones o calibraciones realizadas a esos equipos.
Los resultados de las auditorías internas
Indica aquí qué tal ha salido la auditoría interna. ¿Apareció alguna no conformidad, observación, oportunidad de mejora?
El desempeño de los proveedores externos
¿Qué tal lo han hecho los proveedores de tu organización?, ¿qué tal ha salido la evaluación de proveedores?, ¿has tenido algún problema grave con alguno de ellos?, ¿existe algún proveedor que consideras crítico en tu organización? En caso afirmativo, ¿estás satisfecho con su desempeño?
La adecuación de los recursos
En este apartado has de hacerte esta pregunta, ¿los recursos que tiene nuestra organización actualmente son suficientes para entregar nuestro producto o servicio de una forma controlada?
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades
Responde a esta pregunta, ¿las acciones que se han tomado para abordar los riesgos y oportunidades han sido eficaces?
Indica si gracias a las acciones o estrategia que has seguido has alcanzado lo que se había propuesto la organización respecto a sus riesgos y oportunidades.
Las oportunidades de mejora
En este asunto deberás estudiar las diferentes situaciones que puedan suponer una oportunidad para la empresa para mejorar cualquier proceso. ¿Tiene presente la empresa el concepto de mejora continua?
Salidas de la revisión por dirección
Aquí deberás detallar las decisiones y acuerdos tomados de al menos la siguiente información. Se trata de las conclusiones a las que se llegan y que puede suponer emprender alguna acción o tarea para alcanzarla.
Las oportunidades de mejora
Detalla en este epígrafe el resultado o conclusiones que se ha llegado después de haber estudiado las posibles oportunidades para mejorar procesos. ¿Qué oportunidades para mejorar se van a llevar a cabo?
Cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad
Tras realizar el estudio de todo el sistema de gestión deberás llegar a la conclusión si es necesario implementar algún cambio en el propio sistema. Es probable que sí lo consideres en base a, por ejemplo, no conformidades detectadas, el resultado de las auditorías internas, la consecución de objetivos, indicadores, etc.
Las necesidades de recursos
En este apartado vas a establecer las conclusiones que has estudiado previamente como entrada a la pregunta, ¿los recursos que tiene nuestra organización actualmente son suficientes para entregar nuestro producto o servicio de una forma controlada?
Y ahora cuéntame tu, ¿estás preparando la revisión por dirección en tu empresa?, ¿te vas a pasar por aquí antes de terminar el acta para asegurarte de que cumples todos los asuntos que has de tratar en esa reunión? Espero que sí
Foto: Sala de conferencias
* Iván Torres: Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
Tomado de: https://iveconsultores.com/
