QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información permite gestionar la información de que dispone la organización y lo convierte en una elemento estratégico de gran valor.

Por Ana Rojo

Las empresas manejan diariamente mucha información, tanto importante y vital como innecesaria.

La selección de una adecuada sección de esta puede suponer una mejora competitiva frente a otras empresas, pero cuando una organización no utiliza adecuadamente la documentación de que dispone puede estar cavando su propia tumba en un futuro cercano.

Para comprender adecuadamente que información debemos usar y cual no, debemos entender que es un sistema de información y su finalidad.

Definición de un Sistema de Información:

La finalidad de un Sistema de Información es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones en las empresas.

 Básicamente, un Sistema de Información es un conjunto de procedimientos que, gracias a un orden establecido, permiten gestionar la información de que dispone la organización. Para conseguirlo se debe recoger adecuadamente la información y procesarla de forma eficaz para convertirla en entradas útiles de las bases de datos.

La finalidad de estos sistemas es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones. De esta manera, estos sistemas se convierten en un elemento estratégico prioritario para la gestión empresarial debido a su gran utilidad y su gran fuente de valor.

Recomendación:

De forma general se aconseja que las empresas dispongan de un sistema de información delimitado por cada unidad operativa, ya que permite ver de forma objetiva la información, comprendiendo su definición y utilidad. Con este método se puede establecer en una empresa un sistema de información para el sector de finanzas, de marketing, de producción o de recursos humanos. Por el contrario, si dispones de una empresa muy pequeña se puede establecer solamente un sistema de información que tenga un alcance general.

Un Sistema de Información debe incluir sólo información útil, la que no se necesite o sea irrelevante representa una pérdida de tiempo para aquellos que desean usarla, y pueden llegar a ocultar información realmente valiosa. También debe ofrecer una información exacta. Este último es un requisito prioritario, ya que si los datos manejados son inexactos, la información carecerá de valor o será engañosa, lo que conducirá en todo caso a la posibilidad de adoptar decisiones erróneas como ya comentábamos anteriormente.

Campos en los que se centra un Sistema de Información:

Los elementos del Sistema de Información se centran en tres campos:

• el primero de ellos es la Información y los Datos ya que con ellos trabaja el sistema, y se transforman unos datos (inputs) en información (outputs);
• el segundo de los campos es el de Personas que forman parte del sistema de información y pueden ser personal técnico encargado de su diseño y correcto funcionamiento o los encargados de introducir los datos en el sistema, etc.;
• y el tercer y último de los elementos son los elementos de soporte que sirven para dar soporte al sistema. En este último caso hay que tener en cuenta que si se tratara de un sistema automatizado habría que contemplar el hardware y el software.

Para finalizar voy a matizar que estos Sistemas de Información son la base de la Gestión Eficaz de una Empresa y suponen el 70 %  del trabajo a la hora de implantar eficientemente un  Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001.

La adecuada implantación de los sistemas de información, al igual que cuando implantamos un Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001, supone para la empresa una ventaja competitiva importante frente a otras organizaciones del mercado y generará un importante incremento en los beneficios al anticiparse y adaptarse a los movimientos del mercado.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

CÓMO GESTIONAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES EN ISO 9001

La versión 2015 de la norma ISO 9001 pone especial énfasis en el llamado "pensamiento basado en riesgo", mediante el cual, busca que durante la planificación de la calidad se tenga en consideración el riesgo existente. 

Además, también incorpora nuevos requisitos para gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001. Para comenzar, cabe preguntarse en qué requisitos concretamente se recoge todo lo relativo sobre gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001.

Realmente, no hay un único requisito que contenga de manera unificada todos los aspectos sobre  gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001.Por una parte la sección 4.4.1. establece la necesidad de identificar los procesos para identificar y abordar los riesgos.

Tras ella, en la sección 5.1.2., indica la responsabilidad que tiene la Alta Dirección de asegurar que tales riesgos y oportunidades, que afectan a la conformidad de nuestros productos o servicios, han sido gestionados de manera adecuada.

El punto central sobre  gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001 viene recogido en la sección 6.1 de la norma ISO 9001:2015, dónde hace mención a las medidas existentes para gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001. Concretamente aquí, se detalla las especificaciones relativas a la planificación de acciones oportunas para abordar los riesgos y oportunidades dentro de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, así como la forma de evaluar su efectividad. Las acciones definidas deben estar en proporción al impacto que tales riegos y oportunidades tengan sobre la conformidad de nuestros productos o servicios.

En la sección 9.1.3. de la norma ISO 9001:2015, recoge los aspectos relativos al análisis para la determinación de la eficacia de las acciones emprendidas para gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001. A continuación, en la sección 9.3.2, indica que en base a la eficacia de tales medidas adoptadas se llevará a cabo el examen de la gestión. Y por último en la sección 10.2, indica la necesidad de actualizar los riesgos y oportunidades identificadas cuando las no conformidades suceden.

Cómo gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001

ISO 9001:2015 no define un proceso formal a seguir para gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001, sino que da flexibilidad para que las organizaciones adoptan las métodos oportunos para dar tratamiento a los mismos.

Antes de tomar cualquier decisión sobre los métodos a implantar para llevar tal gestión de riesgos a cabo, recomendamos observar qué hace ya nuestra organización al respecto.

Así y a modo de ejemplo, muchas organizaciones en su proceso de planificación de negocio,  analizan los riesgos y oportunidades potenciales mediante el conocido análisis FODA, a través del cual plasman sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Este análisis lleva aparejado la definición de las acciones oportunas para dar tratamiento a tales riesgos y oportunidades identificados. De esta manera, estamos ya dando cumplimiento a los requisitos recogidos por la norma ISO 9001:2015 en relación a la gestión de riesgos y oportunidades.

En definitiva, la norma ISO 9001:2015 establece la necesidad de identificar riesgos y oportunidades y definir acciones oportunas para su tratamiento, dando libertad en el método a seguir para ello.

Por qué gestionar riesgos y oportunidades en ISO 9001

Como bien sabemos, la norma ISO 9001 pretende dar a las organizaciones que la implantan un conjunto de buenas prácticas que aseguren la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. En este sentido, un aspecto de real importancia para asegurar la supervivencia de las mismas es tener identificados en todo momento los riesgos y oportunidades que afectan a su negocio. Por ello es tremendamente importante buscar métodos apropiados a cada organización con los que tengan garantizado tal identificación y gestión de estos riesgos y oportunidades.

Software para ISO 9001

Con el objetivo de ayudar a las organizaciones en su proceso de implantación del Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001:2015, a través de la automatización del mismo, existen en el mercado diversos software que, unos más que otros, cuentan con un conjunto de funcionalidades que permiten hacer más manejable la documentación y administración del Sistema de Gestión de Calidad. Además también facilitará el oportuno análisis de riesgos que establece la norma ISO 9001:2015, contribuyendo de esta forma a mejorar la eficiencia en el rendimiento del Sistema y buscando la mejora continua de la organización.

Tomado de: http://www.isotools.com.co/

TRANSFORMACIÓN DIGITAL: QUÉ ES Y POR QUÉ IMPORTA

La Transformación Digital es un término que cada vez suena más y lo hace porque cada vez es más relevante en un mundo digital y cambiante. 

El cambio que debe operar una compañía que espera no solo sobrevivir sino crecer y liderar no puede ser cosmético, sino profundo y arraigado en su manera de comprender qué hace, por qué y cómo.

Usted está leyendo esto desde una pantalla. Es posible que desde su computadora (sea una PC o una laptop) y que si el artículo le interesa, lo abra luego desde su teléfono o quizá lo termine de leer en casa en una tablet. Los cambios más significativos son aquellos que operan natural y cotidianamente: la tecnología ha cambiado la forma en que vivimos tanto como la Revolución Industrial hace unos siglos y la Agrícola hace unos milenios: estamos viendo la formación de un mundo radicalmente distinto.

En este contexto, las empresas de todo el planeta se enfrentan a desafíos inéditos, nuevas formas de hacer las cosas y nuevos actores. Y para nuevos escenarios aparecen nuevos términos para nombrarlos, como Transformación Digital. ¿Qué es? Es el proceso a través del cual las compañías cambian profundamente su forma de entender lo que hacen y cómo lo hacen en un ambiente digital y volátil y así generar valor.

Luis Arbulú, CEO de Xertica Labs –compañía que asesora estos procesos y ofrece soluciones tecnológicas de Google–, lo resume así: “es el cambio en las empresas a través del uso de las tecnologías, no la tecnología en sí. La diferencia es crucial”.

Y es crucial porque una herramienta, sea un alicate o un software para predecir compras, no hará nada por sí sola: son un medio. No se trata solo de tener una app o una página web con sus respectivos canales en redes sociales. Si una compañía no se adapta con convicción al entorno digital en que vivimos, o incluso anticipa sus giros, no podrá seguirle el ritmo una vez que este haya cambiado tanto que no pueda incluso reconocerlo.

También podemos decir qué no es: una moda.

José Luis Rodríguez, Entreprise Sales Manager de Google para América Latina, explica que se trata de “la interiorización de herramientas digitales para el cambio de las empresas”, sin embargo apunta que se enmarca en cómo ha cambiado y cambia la forma en la que la gente vive: cómo trabaja, se comunica, y adquiere bienes y servicios.

El mundo cambió ¿nosotros también?

George Westerman, investigador principal de Economía Digital del MIT, es una de las personas que más ha estudiado la Transformación Digital. Para él, este proceso tiene tres pilares fundamentales de cambios: la relación con los clientes, los procesos de la compañía y el modelo de negocio. Quien logra transformarse en estos campos es lo que él llama un Digital Master.

El primero punto son los clientes. Ellos ya han cambiado porque las personas ya cambiaron. En América Latina y el Caribe el número de los hogares conectados a Internet es de 43%, y experimentó un aumentó 14% en promedio anual en los últimos cinco años, de acuerdo a la  Cepal. Se calcula que el uso de smartphones llegue a 450 millones de usuarios en América Latina en cuatro años: un incremento del 50% respecto al 2015. Una sociedad conectada permanentemente tiene, entre sus características, ciudadanos que esperan una atención y servicio siempre disponible, rápidos y simples.

El segundo pilar es el cambio de procesos, un cambio hacia adentro. Las órdenes de compra, la solicitud de vacaciones o la logística de distribución son procedimientos complejos y delicados. Sin embargo, identificar sus problemas y pensar en soluciones es la clave: la tecnología ya está disponible para que, con ciertos ajustes, se puedan reducir costos y tiempo. Los costos ahorrados podrán reinvertirse en el negocio y el tiempo ahorrado usarse para ocuparse más del core business y de nuestros clientes. Pasar de servidores propios a servicio de almacenamiento Cloud no solo es más barato, sino más seguro y permite, entre otras cosas, la colaboración: es sabido que dos cabezas piensan mejor que una.

Las dos variables anteriores dan como resultado que pueda tomar la iniciativa. Con nuevas relaciones con clientes, más tiempo y más recursos producto de la eficiencia de las soluciones en el trabajo, podrá pensar en cambiar el modelo de negocio: mejorarlo, ampliarlo, anticipar al resto.

Los cambios en esas tres dimensiones es la Transformación Digital. Supone más que modificaciones cosméticas como armar una nueva área de TI, tener un comunity manager o rediseñar la web. Hay buenos ejemplos y malos ejemplos. La pregunta es: ¿en cinco años –en cinco meses–, cuál seremos?

Tomado de: http://blog.xertica.com/