FORTALECIENDO CAPACIDADES PARA ENFRENTAR EL COVID-19

En cuestión de meses, las empresas y las organizaciones se han visto necesariamente fortaleciendo capacidades para enfrentar el Covid-19. 

De manera inevitable, la fuerza laboral, el flujo de caja y la cadena de suministro se han visto interrumpidas, en un momento u otro, frente a las necesidades sanitarias.

La toma de decisiones y la implementación de medidas hoy tienen que ser más rápidas que nunca para llegar a fortalecer capacidades en el interior de la empresa. De la agilidad de los líderes dependerá la resiliencia que presenten las organizaciones frente al Covid-19 y su consecuente crisis.

Pero, ¿Qué áreas y qué aspectos deben tenerse en cuenta cuando se están fortaleciendo capacidades para enfrentar el Covid-19?

Atención a las novedades

En el caso de esta pandemia, a la hora de tratar de enfrentar el Covid-19, es preciso estar al tanto de su evolución día a día. En función de los cambios acontecidos los planes de la empresa u organización deberán ser adaptados. El seguimiento diario será clave para el fortalecimiento de capacidades, siempre atendiendo a datos e informaciones oficiales.

Fuerza laboral

La correcta gestión de la fuerza laboral de la empresa será vital. En el ejercicio de fortalecimiento de capacidades será preciso que se lleve a cabo una revisión exhaustiva de las normas de seguridad y salud, el modo en que se cubrirán las ausencias forzadas del trabajo como consecuencia del Covid-19, así como todas las políticas internas.

Ahora bien, si se cuenta con un compromiso real fortaleciendo capacidades para enfrentar el Covid-19 será necesario, que además de todo ello, los equipos de trabajo cuenten en todo momento con información acerca de la situación de la organización. Los mensajes transmitidos por los directivos a este respecto tendrán que presentar un tono claro y cercano, guiando en este sentido el comportamiento y la forma de actuar de los empleados ante esta situación excepcional.

Los mensajes deberán girar en torno a la forma de proceder de cada uno de los equipos de trabajo, así como incluir estrategias para mantener un funcionamiento efectivo. Frente a la situación de pandemia provocada por el Covid-19, es preciso entender el perfil profesional de cada uno de los trabajadores de la empresa.

Flujo de caja y seguros

La situación excepcional que se viene viviendo desde hace meses ha provocado y continúa provocando cambios inesperados, como retrasos en los servicios o la pérdida descontrolada de clientes. Todo ello tiene un efecto directo sobre el flujo de caja de la organización o de la empresa.

Ante tanta incertidumbre y cambio negativo adquiere gran importancia, para enfrentar el Covid-19, el desarrollo de un pronóstico. De este modo será posible la mejora de la comunicación con los proveedores financieros. Igualmente, es el momento oportuno para hacer una revisión profunda de la cobertura de los seguros con los que se cuenta y sus condiciones ante situaciones como la actual.

Foco sobre la continuidad del negocio

Antes del impacto de la pandemia es cierto que muchas empresa y organizaciones ya contaban con planes de continuidad del negocio. Sin embargo, la aparición del Covid-19 ha constituido una situación sin precedentes y muy crítica, llevando a las empresas al límite.

Ante la experiencia de las diferentes olas de contagios ya sufridas en todo el mundo y la vivencia de los últimos meses, tratando de fortalecer las capacidades de la organización, es preciso comprobar que se cuenta con los suministros y los recursos necesarios ante cualquier nuevo escenario que pueda acontecer. Para enfrentar el Covid-19 garantizando la continuidad del negocio hay que estar preparado para cualquier posible volatilidad de precios en bienes y servicios, así como para una supuesta escasez repentina.

Merece una mención especial para la garantización de la continuidad del negocio la capacidad del equipo para trabajar desde casa. Esto va de la mano fortaleciendo capacidades para enfrentar el Covid-19 de la actualización adecuada de la política de riesgos, protección de datos y ciberseguridad de la empresa.

Stakeholders

El compromiso con los stakeholders en situaciones límite como la actual cobra vital importancia. La comunicación en este sentido tiene un papel central fortaleciendo capacidades en el interior de la empresa u organización.

Informar de cualquier variación a los clientes y estar en constante contacto los proveedores será clave para enfrentar el Covid-19. Todo ello sin perder de vista y teniendo en cuenta que los propios proveedores también pueden estar experimentado problemas en su negocio consecuencia de la crisis sanitaria.

Responsabilidades tributarias

Pese al impacto del coronavirus y a la crisis mundial las responsabilidades tributarias no desaparecen. No obstante, la posible disminución de las ganancias de la empresa puede dificultar esta tarea.

Ante esta situación es necesario que se esté al tanto de las subvenciones, descuentos o préstamos a los que se puede acceder fortaleciendo capacidades para enfrentar el Covid-19. Habrá que tener también muy presente cuáles son las fechas de auditoría y siempre que sea preciso, tratar de retrasarlas o de llevarlas a cabo de manera telemática.

Tomado de: https://www.isotools.org/

DOCUMENTAR LAS NO CONFORMIDADES SEGÚN ISO 9001

¿Qué son las no conformidades según ISO 9001:2015? ¿Cómo debemos documentar una no conformidad? ¿Qué aspectos debemos tener en cuenta? ¿Cuándo podemos cerrar una no conformidad? ¿Cómo evidenciamos el correcto cierre de una no conformidad?

Primero de todo debemos saber ¿Qué es una no conformidad?

Una no conformidad es un incumplimiento de un requisito de la norma.

Con esta definición podemos encontrar diferentes aspectos dentro del mismo sistema que pueden causar una no conformidad, como por ejemplo:

– Las derivadas de las incidencias encontradas durante las auditorías internas, externas e inspecciones. ya que en estos procesos de auditoría se evalúan todos los requisitos de la norma y se detallan las desviaciones o incumplimientos de los requisitos de la norma.

– Las derivadas de las reclamaciones (quejas) de las partes interesadas (clientes, proveedores…). Si una parte interesada realiza una reclamación, es muy posible que alguno de los requisitos de calidad, plazo, coste, etc… no se cumpla según lo acordado y por lo tanto debemos analizar el origen de la queja, así como su causa, con la finalidad de darle una solución y mantener los requisitos exigidos en el sistema de gestión de calidad, definido tanto en los procedimientos como en la información documentada.

– Las derivadas de una no conformidad de producto. En este caso puede existir por ambas partes: o bien la empresa recibe un producto de un proveedor que no cumple con los requisitos de calidad exigido y por lo tanto le tenemos que dar una solución al problema detectado; o bien nuestra empresa sirve al cliente un producto que no cumple con los requisitos de calidad y del cliente, y por lo tanto se le debe dar una solución después de estudiar la causa.

– Las derivadas de una no conformidad de servicio. Es exactamente como el de producto, puede ser que un subcontratista no realice su servicio con los requisitos exigidos o bien que nuestro servicio no sea el correcto.

OBSERVACIÓN: tanto si proveedor te ofrece un producto que no cumple con los requisitos exigidos como un subcontratista que incumple las exigencias exigidas, se tendrá en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores y subcontratistas, y puede ser dependiendo de los criterios establecidos en vuestro procedimiento de evaluación de proveedores y subcontratistas, que alguno deje de proveer y subministrar a vuestra empresa, penalizándolo y sacándolo de vuestro listado de proveedores y subcontratistas aprobados por la Dirección.

¿Se debe realizar un procedimiento específico de No conformidades?

Efectivamente, es importante redactar una metodología estableciendo las diferentes no conformidades, y estableciendo los criterios y requisitos de exigencias en cada uno de los casos. Muchas veces, en el mismo procedimiento se pueden incluir las acciones correctivas.

¿Qué son las acciones correctivas?

El objetivo de estas acciones es eliminar causas reales y potenciales de problemas o no conformidades, evitando así que estas incidencias puedan volver a repetirse.

Algunas, por no decir la mayoría de no conformidades, no necesitan acciones correctivas, ya que simplemente son incidencias puntuales que no tienen porque repetirse. En el caso que, al analizar las causas de las no conformidades detectadas, si observamos que puede ser que se repita la misma incidencia, deberemos abrir una acción correctiva. Dependiendo de la naturaleza de ésta, también deberemos tener en cuenta y analizar si se considera necesario incluirla e identificarla como un riesgo, y consecuentemente deberíamos aplicar la metodología de Gestión de riesgos definido en el sistema de gestión de calidad.

¿Cómo documentamos las no conformidades?

Del procedimiento redactado donde se establece la sistemática a seguir, deben colgar las informaciones documentadas que evidencien el tratamiento de las incidencias: el formato de no conformidades y el registro de control de las no conformidades. Y si insertamos el tratamiento de las acciones correctoras en el mismo procedimiento deberemos incluir en la información documentada el formato de acciones correctivas y el registro de control de éstas.

¿Qué debe contener el formato de No conformidades?

En la siguiente imagen os muestro un modelo de formato que contiene todos los aspectos que se deben identificar en una No conformidad. Como siempre os comento el formato es libre, podéis hacerlo como queráis, siempre y cuando quede bien documentado.

En este caso, con la finalidad de simplificar, he utilizado el mismo formato para las no conformidades derivadas de las reclamaciones por parte del cliente, no conformidades de producto y no conformidades de servicio. Hay muchas empresas que disponen de un formato diferente para cada una. Eso, como siempre, deberéis decidir y aplicar vuestro criterio.

Cuando nos realizan una auditoría y tenemos que realizar un pliego con la resolución y cierre de las no conformidades detectadas, deberíamos utilizar el mismo formato que para las no conformidades derivadas de reclamaciones de los clientes, de producto o servicio. En el caso que queramos utilizar otro formato deberéis incluirlo como información documentada o bien en este procedimiento o bien en el específico de auditorías.

Fuente: Asesor de Calidad

Tomado de: https://contauditorizate.wordpress.com/