El periodo de transición tiene una duración de tres años, que comenzó tras su publicación oficial, por lo que se deben ir adaptando a los nuevos requisitos.
En la mayoría de los casos, las organizaciones se encuentran perdidas en este proceso y no saben cómo abordar los cambios. Es necesario disponer de una guía que les permita conocer los puntos que necesitan ser corregidos, modificados o adaptados.
Antes de comenzar a trabajar con los requisitos exigidos, es recomendable realizar un GAP análisis previo para detectar las fortalezas y debilidades de nuestro sistema que nos ayude en la toma de decisiones y la utilización de la guía de planificación de tareas durante el proceso de adaptación.
Debemos considerar que los principales motivos por los que se debe llevar a cabo el GAP Análisis son:
Visión general del sistema
La situación inicial del sistema implementado considera las pequeñas desviaciones desde el punto de vista de los requisitos establecidos en la nueva norma ISO 14001.
Planificar las acciones que se deben llevar a cabo
Permite abordar las deficiencias detectadas en la fase anterior y poder establecer un calendario de las acciones que se deben llevar a cabo en el periodo establecido por la propia empresa para una adaptación cómoda y eficiente.
Formación que se debe implantar
En función de los nuevos requisitos, permite conocer la implementación del sistema de gestión y abordar todas las acciones de formación, sensibilización y cualificación del personal, según los requisitos establecido por la empresa.
Disminución de costos en la adaptación
Se debe disponer de un plan de acción con las medidas que se deben considerar, se consigue una optimización de los costes de cara a la adaptación y al cumplimiento del Sistema de Gestión Ambiental.
Auditoría del sistema
Con el análisis del sistema, se realiza una auditoría interna del sistema que ha sido implementado. Se cumple con uno de los requisitos establecidos en la norma ISO 14001 2015.
Cualquier empresa que se encuentra certificada bajo la norma ISO 14001 podrá demostrar que es una empresa importante. Dicha organización ha generado una importante inversión de tiempo, recursos y conocimientos. El cumplimiento de los requisitos legales, la definición de los aspectos ambientales que afectan a su empresa, y la definición de los programas que tiene que mejorar su Sistema de Gestión Ambiental. Es muy posible que al iniciar la implementación de la norma ISO 14001 la organización lleve a cabo acciones necesarias para satisfacer ciertos requisitos de la norma ISO 14001.
Análisis GAP ¿Por qué y cómo?
El análisis de las deficiencias no se menciona en la norma ISO 14001 y no es un requisito de la norma. Sin embargo, la mayoría de las empresas que se encuentran certificadas según la norma ISO 14001 ofrecen el testimonio de que el análisis de las deficiencias son necesarios para identificar de forma clara las áreas del Sistema de Gestión Ambiental que necesitan ser reforzados. Es necesario evitar trabajo extra en el caso de trabajar con un proceso o iniciativa que ya se ha establecido.
Debemos realizar un examen de los principales beneficios:
- Se deben establecer todos los procesos y la documentación que existe dentro de la empresa
- Hay que identificar todos los requisitos que establece la norma ISO 14001 de forma que la distancia entre lo que tiene y lo que se requiere se perciba con precisión
A menudo se debe establecer un análisis de las deficiencias que dejará a la empresa en una posición más fuerte que antes, incluso antes de que se inicie la aplicación de la norma ISO 14001. Junto con la identificación de las lagunas y el conocimiento de los requisitos de la norma ISO 14001 se incrementará en gran medida durante el propio análisis de las deficiencias. Se aumenta la capacidad de la empresa para cumplir con los diferentes requisitos de la norma y los retos que tiene por delante.
Ahora vamos a ver como se realiza el análisis de deficiencias:
- Utilizar una herramienta de análisis de las deficiencias y una selección de los empleados que se encuentran bien informados sobre los procesos internos dentro de la organización. Es necesario realizar un examen de la propia norma y utilizar las herramientas de análisis de las deficiencias para medir la diferencia entre los requisitos de la norma y los procesos.
- Resulta necesario medir lo que hace la organización frente a los requisitos de la norma.
- Establecer un plan de proyecto a partir de los hallazgos y planificar cómo estas deficiencias pueden abordarse en términos de responsabilidades, métodos y escalas de tiempo. Esto puede proporcionar una guía exacta de cómo y cuándo su Sistema de Gestión Ambiental puede encontrarse alineado con la norma ISO 14001.
Tomado de: https://www.isotools.org/
