Pese a que la implementación de GRC (gobierno corporativo, gestión de riesgos y cumplimiento) puede constituir un éxito a nivel organizacional, no está exenta de detalles que deben ser revisados y perfeccionados, siempre teniendo como guía la mejora continua.
Dicho de modo más claro, una vez superadas las etapas fundamentales de GRC:
- definición y alcance de objetivos,
- precisar tecnologías de información y comunicación a utilizar,
- fijar alcances y límites físicos,
- designar encargados y responsables,
- disponer de una guía de acción,
- análisis y descripción de capacidades,
- planificación y ejecución de acciones,
podremos disponernos a revisar y mejorar las acciones, controles, objetivos y estrategias puestas en práctica.
¿Por qué aplicar la mejora?
Insistimos en la necesidad de la mejora aplicada a GRC porque puede que en un principio los objetivos no hayan sido plasmados de manera clara, que la documentación no sea pertinente, que los controles resulten insuficientes, que la comunicación no haya sido efectiva, etc. GRC, además, involucra varios procesos que ameritan ser entendidos por separado y en sus diferentes interrelaciones. Al tener el sistema en marcha, la mejora deberá apuntar hacia la eficacia, eficiencia y proactividad.
La manera más clara de saber qué se debe mejorar es haciendo un ejercicio muy sencillo: solo basta con preguntarse ¿en qué situación estamos y en cuál deseamos estar? Los hallazgos se desprenderán de un análisis de fuentes de mejora que mientras más concienzudo y exacto sea, mayores probabilidades de éxito brindará. Este análisis debe proporcionar oportunidades de mejora que tendrían que ser organizadas, clasificadas, priorizadas, seleccionadas y aprobadas, pues de ello surge todo un plan de acciones.
Fuentes de mejora: cómo conseguirlas
Si el tema de las fuentes de mejora luce un poco abstracto y no dice mucho, es momento de ser más específicos y señalar exactamente cuáles son. Tenemos que las siguientes son bastante efectivas:
- autoevaluación,
- auditorías de control interno,
- revisión del GRC como un todo,
- confirmar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios,
- evaluar el desempeño de los procesos, los riesgos y de los planes de prevención,
- establecer comparaciones respecto a la competencia (benchmarking),
- analizar si se están empleando las tecnologías adecuadas,
- verificar el estado y resultados de los objetivos,
- revisión por la dirección,
- tomar en cuenta las sugerencias del personal.
Estas pautas cuentan como sugerencias y no como mandamientos irrefutables. Es pertinente que la dirección identifique – a lo largo del tiempo y después de haber ensayado diferentes métodos – la forma en que la organización encontrará y usará las fuentes de información más adecuadas, así como su revisión y mejora cada cierto tiempo.
Una vez que las fuentes arrojen oportunidades de mejora, es momento de seleccionar y aprobar las que hayan sido seleccionadas como prioritarias, puesto que cada una de ellas demanda recursos cuya disponibilidad es limitada. Este trabajo involucra tanto a la dirección como al resto de colaboradores, puesto que una oportunidad de mejora yace en señalar qué problemas existen y cómo resolverlos. Los encargados y trabajadores de cada área están llenos de buenas ideas al respecto, por eso sus intervenciones serán cruciales. Para aprovecharlas al máximo se deberá disponer de canales comunicativos eficaces, inclusivos, directos y pertinentes.
Medición de la mejora
La mejora es mucho más que una lista de deseos o una declaración colectiva de buenas intenciones. Cuando vayamos a implementarlas debemos tomar en cuenta que se trata de un proyecto más, que requiere de un líder responsable y un equipo, objetivos, mediciones, un plan de trabajo y seguimiento que tendría que contemplar cumplimiento de plazos y presupuesto y alcanzar las metas trazadas.
¿Qué hay más allá de la mejora? ¡Continuar perfeccionándonos, perseguir la excelencia! El proyecto de mejora no es el fin de nuestro trabajo, pues el seguimiento necesario nos indica que se debe evaluar: ¿en qué medida se lograron los objetivos?, ¿se consiguieron a medias? ¿por qué? ¿cómo podemos solucionarlo? ¿todo se ejecutó dentro de los plazos establecidos? ¿la mejora impactó positivamente en la organización? ¿hasta qué grado? ¿existe correspondencia entre los recursos empleados y los resultados obtenidos?
Tal vez la mejora sea lo más parecido a Ouróboros que existe, aquella serpiente que devora su propia cola y que alude al carácter cíclico de los acontecimientos, la continuidad, el renacer, la historia que no acaba, pero que eternamente nos da la oportunidad de ser una mejor versión de nosotros mismos.
Tomado de: https://www.isotools.org/
