Si no identificamos correctamente cuáles son las causas que provocan una mala gestión del tiempo en nuestra jornada laboral, no podremos poner los medios para evitarlas.
La Gestión Efectiva del Tiempo, como ya vimos, se trata de un conjunto de técnicas que nos permiten alcanzar el deseado equilibrio entre la dedicación al trabajo urgente y al no urgente, empleando en cada uno de ellos el tiempo que de verdad necesitan.
De esta forma, se consigue trabajar de una forma más descansada y efectiva, aumentando la productividad y la velocidad de respuesta.
La Gestión Eficiente del Tiempo se convierte en uno de los puntos clave en el camino hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente. Por esta razón en este artículo te comento cuales son las causas más comunes que provocan una mala gestión del tiempo en nuestra jornada laboral, así como algunos ejemplos.
Causas de una mala gestión del tiempo
Las actividades que suponen el 80% del tiempo de la jornada laboral para conseguir el 20% de los beneficios, son ladrones del tiempo potenciales.
En el anterior artículo ya te he comentado algunas de las bases sobre las que se sustenta la gestión eficiente del tiempo, pero ahora nos queda ver las causas de pérdida del tiempo de trabajo más comunes para poder identificarlas y así ponerles remedio.
A lo largo de nuestra jornada laboral hay múltiples causas que nos hacen perder una gran cantidad de horas. Son los llamados ladrones de tiempo, es decir, toda actividad, acción o persona que nos lleva mucho más tiempo del deseado en proporción al resultado que obtenemos.
Es duro decirlo de esta forma, pero todo el tiempo que se invierte en realizar una actividad debe repercutir en unos beneficios similares al trabajo que cuesta realizarlo. El hecho de que se gaste muchas horas en una actividad que reporta muy pocos beneficios no beneficia a la empresa ni a su futuro, ya que se posterga la realización de las actividades que realmente suponen el soporte sobre el que se encuentra la organización y que suponen la mayor proporción de sus beneficios. Para verlo desde los números, las actividades que suponen el 80% del tiempo de la jornada laboral para conseguir el 20% de los beneficios, son ladrones del tiempo potenciales.
De la misma manera que la pérdida de tiempo influye negativamente en los beneficios, también debemos verla como un doble perjuicio: por una parte, suponen una pérdida de tiempo en sí mismas; y, por otra parte, rompen la concentración produciendo la reducción de la capacidad de producir en los minutos siguientes.
Algunos ejemplos de una mala gestión del tiempo en la empresa
Los ladrones de tiempo son los principales culpables de la mala gestión efectiva del tiempo.
Para que podamos identificar estas causas que nos provocan una mala gestión de nuestro tiempo, voy a indicaros algunos ejemplos de las principales causas de pérdida de tiempo en una empresa:
- Comunicación Ineficaz: en una organización se puede presentar el problema de que una persona no comunique adecuadamente la información, siendo por ejemplo poco conciso y claro en la explicación de las actuaciones, provocando retrasos en la ejecución de sus compañeros al no disponer de la información adecuada.
- Desorganización: la causa más grave de pérdida de tiempo se encuentra en la desorganización que se puede respirar en la empresa, sobre todo en lo que influye en los hábitos de trabajo. Es decir, la desorganización no sólo influye en la colocación del puesto de trabajo sino que también influye en las actuaciones como la falta de puntualidad y control del horario, la costumbre de no hacer anotaciones, falta de organización del propio trabajo, toma de decisiones precipitada y falta de prioridad en la resolución de asuntos.
Por ejemplo, podemos pensar que la actitud de llegar tarde solo afecta al trabajador que así lo realiza, pero lo cierto es que, dependiendo de la actitud con la que se incorpore al trabajo el compañero retrasado puede suponer un problema general. Pensemos un momento, si un trabajador llega tarde al trabajo y comienza a comentar la serie de ayer por la noche o los últimos resultados del partido del fin de semana, solo conseguiremos que los compañeros que ya estaban trabajando pierdan su concentración y, consecuentemente, se pierda un tiempo muy valioso.
- Falta de delegación: la falta de delegación se convierte en un gran problema ya que no se realiza una correcta relación entre los compañeros y, por lo tanto, se pierde mucho tiempo al realizar tareas que pueden pertenecer a otros departamentos. Es común que en las empresas actuales, en lugar de delegar se tiende a exigir que la actividad se realice ya, sin haber sopesado el tiempo de que dispone la otra persona, creando un problema de gestión efectiva del tiempo, ya que elimina la concentración del trabajador.
- Exceso de información: se puede pensar que si se dispone de más información el trabajo será más sencillo, pero lo cierto es que suele ocurrir es que no se lea y no se revise toda la información disponible. Es muy importante que en la gestión efectiva del tiempo se potencie la capacidad propia de sintetizar, consiguiendo distinguir lo importante de lo que no es.
Una de las soluciones que se puede conseguir, con mucha práctica, es aprender a leer rápidamente sin necesidad de ojear la totalidad del texto. De esta forma, se consigue localizar rápidamente la información que se precisa sin tener que leer el texto completo lo que supone una pérdida de tiempo que puede ser corregida.
- Llamadas telefónicas: esta actuación es muy habitual, ya que es común que a lo largo de la actividad de trabajo diario se produzcan varias de estas actuaciones que resulten altamente infructuosas. No quiere decir que el trabajador debe estar aislado del mundo, sino que se busque que las actividades que realice reporten beneficio para la empresa.
- Reuniones: las reuniones son aconsejables siempre que se defina adecuadamente el contenido sobre el que van a tratar y estén bien estructuradas y preparadas con antelación para evitar la divagación hacia temas poco importantes.
- Visitas inesperadas: solo suponen una pérdida de tiempo cuando ya se sabe, de antemano encuanto aparecen, que van a ser improductivas.
Y tú ¿Conoces alguna causa más para la mala gestión efectiva del tiempo?
Ésta también es una variable para alcanzar mejores niveles de competitividad.
Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/
