LAS 4 ETAPAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

A la hora de aplicar MECI es necesario seguir una serie de etapas en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

Como bien conocemos, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) es un instrumento al servicio de la Administración Pública, a través del cual, éstas pueden mejorar la gestión de sus operaciones en términos de calidad. 

MECI unifica en un mismo documento, el conjunto de requisitos a considerar en materia de control interno.

Entre estos criterios recogidos en MECI destacamos los siguientes:

• Criterios a aplicar en el establecimientos de políticas y métodos aplicados para evaluar, controlar y prevenir.
• Opciones y métodos para la búsqueda de la mejora continua en calidad con el objetivo de que los organismos pueden conseguir sus objetivos.

Pues bien, de acuerdo a los requisitos recogidos en dicho Modelo Estándar de Control Interno,  las organizaciones colombianas pertenecientes al Sector Público, deberán establecer, documentar, así como implementar y dar mantenimiento a su Sistema de Control Interno, tratando de mejorar de manera continua su eficacia, eficiencia y efectividad.

En este sentido, para lograr la implementación del citado Sistema de Control Interno siguiendo los requisitos de MECI, es necesario seguir una serie de etapas, que recogemos a continuación.

Etapas en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

Etapa 1: Planear el Diseño e Implementar el Sistema de Control Interno

En esta primera etapa, llevaremos a cabo las siguientes actividades:

• Establecimiento del compromiso por parte de la Dirección.
• Detallar cómo será la estructura del Equipo de Trabajo.
• Indicar los niveles identificados en la implementación del Sistema de Control Interno o ajuste del actual a los requisitos de MECI.
• Definir el Plan de Trabajo a seguir para realizar el Diseño y la Implementación. Esto implica, establecer normas de funcionamiento y actividades con el correspondiente cronograma, asignar de forma correcta las responsabilidades, así como los recursos necesarios para poder llevar a cabo las actividades.

Etapa 2: Diseñar e Implementar el Sistema de Control Interno

Para llevar a cabo esta etapa, es necesario que previamente se realice la adecuada evaluación que permita determinar si existe o se está desarrollando e implantando los elementos de control en la institución pública en cuestión.

Igualmente, debemos definir las actividades a realizar así como el responsable concreto que se encargará del diseño, ajuste e implantación siguiendo los métodos y procedimientos definidos para este fin por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Etapa 3: Evaluar la implantación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

La tercera de las etapas en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), implica la necesidad de evaluar de manera continua el proceso de Diseño, de Desarrollo y de Implementación del MECI para garantizar que el Sistema de Control Interno de la Entidad mantiene su efectividad.

Esta etapa será realizada por la Oficina de control interna, la Unidad de Auditoría Interna o quien designe el organismo público en cuestión.

Etapa 4: Definir el Normograma del Sistema de Control Interno

Por último, la institución en cuestión, debe definir el normograma a seguir con el objetivo de asegurar el control de cumplimiento.

Este normograma debe contener las normas tanto de carácter constitucional, legal como reglamentario, sin olvidar las normas de autorregulación.

Así pues, mediante el desarrollo de MECI, verificará el cumplimiento de las anteriores normas.

Tomado de: http://www.isotools.com.co/

CARACTERÍSTICAS, REQUISITOS Y BENEFICIOS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El estándar ISO 9001 define todos aquellos requisitos que las empresas deben cumplir para garantizar la calidad en todos sus procesos. 

Se trata de una normativa voluntaria que las empresas pueden adoptar y adaptar a sus características concretas.

Gracias a este estándar, la calidad se integra en todos los procesos que forman parte de la compañía de manera transversal. Sólo de esta forma se pueden segurar la Calidad Total.

¿Qué elementos definen un Sistema Integrado de Gestión?

Hasta hace relativamente poco, era común que los departamentos de una compañía trabajaran de forma independiente. Se trataba de llevar a cabo tareas especializadas y el personal encargado se limitaba a su campo de acción.

El carácter transversal era exclusivo de la dirección y de otros cargos similares, en los cuales se centraba la responsabilidad de adoptar una mirada estratégica del negocio para cualquier actuación.

También lo tenían áreas como el de Recursos Humanos, siempre encargada de velar por el bienestar de los trabajadores. Sin embargo, ni siquiera en este caso el impacto de las acciones desplegadas dejaba de ser puntual. No eran políticas corporativas basadas en la integración; eran elementos concretos.

Los nuevos modelos directivos han demostrado que la gestión empresarial no tiene un solo foco. Si bien la dirección ocupa un lugar predominante en este aspecto, no puede hablarse de una gestión genérica sino, por el contrario, de varias gestiones integradas en un mismo modelo corporativo.

Es decir, secciones o departamentos que antes operaban de forma independiente y que tenían sus propios manuales, instrucciones, documentos y marcos de acción, ahora se desenvuelven como partes integradas en un conjunto.

Este proceso de unificación o alineación ha sido propio de empresas que aspiran a la implementación de un Sistema de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, entre otros. Con los modelos tradicionales, que separaban la gestión por secciones, hubiese sido imposible poner en marcha Sistemas de Gestión Integrados.

Con los modelos tradicionales hubiese sido imposible poner en marcha Sistemas Integrados.

Además de este carácter transversal, un Sistema Integrado de Gestión (SIG) necesita una serie de condiciones para su desarrollo eficaz: 

• La existencia de un solo Manual de Gestión. Las organizaciones no deben dar lugar a dilaciones en este sentido, pues podría suponer contradicciones en la Política de Calidad o en los conceptos esenciales. Lo ideal es redactar un solo texto y tomarlo como referencia en todos los casos. 
• La distribución de esfuerzos. La aplicación de un SIG no debe ser exclusiva de los niveles directivos. A éstos corresponde la difusión y la delegación, pero es necesario que cada miembro de la compañía asuma un compromiso directo con el proceso y realice sus respectivos aportes. 
• Supervisión y cuidado del proceso. Asimismo, debe existir un equipo que se haga responsable de la supervisión del proceso de gestión integrada. No basta con dar instrucciones en las primeras fases. 
• Incorporación con actividades operativas. Sin embargo, lo más relevante del proceso es la incorporación del sistema integrado a la filosofía corporativa. Por ejemplo, si se trata de un Sistema de Gestión de Calidad, este concepto debe entrar a formar parte de los principios organizacionales y asumirse como tal. No obstante, eso no quiere decir que se convierta en un elemento aislado o al que se recurra de vez en cuando. Lo ideal, por el contrario, es que se llegue a ser un aspecto transversal de la gestión de la organización. 
• Liderazgo y compromiso. Sin un líder o una figura visible que promueva el compromiso y el sentido de pertenencia, será casi imposible realizar una gestión integrada. La integración es, en gran medida, el resultado de la manera en que se comunican las acciones necesarias. 

Algunas ventajas de la gestión integrada

Ya hemos mencionado algunos beneficios que supone optar por la gestión integrada de un negocio, sea cual sea su naturaleza, estructura o sector de desempeño, como por ejemplo la disminución de duplicidades a la hora de establecer criterios o conceptos. Mencionemos otras que conviene añadir a la lista: 

Armonización de criterios: 

Es normal que dentro de una empresa haya criterios de actuación distintos. Un SIG se encarga de alinearlos y hacerlos compatibles. 

Simplificación de la estructura: 

Tras la implementación de un SIG, algunas estructuras reducen su tamaño y, por eso mismo, se vuelven más eficaces y operativas. 

Menor esfuerzo de ejecución: 

Una misma orden ya no necesita repetirse veinte veces para que se ejecute. El SIG permite una mejor dirección y una ejecución más óptima. 

Integración de la comunicación: 

Los mensajes corporativos se hacen más consistentes, sólidos y eficaces. Hay menor riesgo de duplicidades y se controla la aparición de rumores o de fallos en el flujo de la información. Una empresa mejor informada es más productiva. 

Reducción de tiempos y costes: 

Los tiempos también se optimizan. 

La dirección ya no necesita dividir sus esfuerzos en cada una de las áreas específicas ni tratar con cada una de ellas por separado.

Los Sistemas Integrados de Gestión y la Gestión de la Calidad

Como hemos comentado en ocasiones anteriores, los Sistemas de Gestión de la Calidad son el punto de partida para integrar en tu organización otros sistemas de gestión.

Una vez que cumples con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, es más sencillo implementar otros estándares relacionados, como son la norma ISO 14001, OHSAS 18001 o el estándar ISO 27001. 

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión es mucho más simple si se cuenta con las herramientas necesarias, como la plataforma que permite integrar varios estándares ISO de forma fácil y eficaz.

SISTEMA DE GESTIÓN HSEQ: ¿QUÉ BENEFICIOS APORTA?

HSEQ son las siglas en inglés de Quality, Health, Safety & Environment. En español, calidad, salud, seguridad y ambiente, lo que representa las principales funciones que los sistemas de gestión han popularizado.

Son los requisitos mediante los que la mayoría de empresas han obtenido un certificado mediante una entidad de certificación. Se deben considerar las normas internacionales como: ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

En la actualidad se pueden integrar diferentes funciones, siempre y cuando las circunstancias lo permitan.

El desarrollo que se realiza dentro de la empresa del sistema de gestión integrado permite un notable ahorro de los recursos y los esfuerzos, ya que estos sistemas tienen aspectos comunes. Resulta rutinario que no sea siempre fácil separar las diferentes tareas que se llevan a cabo por una misma persona, para saber cuándo se está cumpliendo con los requisitos establecidos por los sistemas de gestión.

Es fundamental considerar que la integración de los diferentes sistemas que la constituyen facilite que todos los miembros de las empresas sean activos y participen en los logros de la misma.

¿Por qué?

HSEQ es el Sistema de Gestión de Calidad, creado para garantizar estándares internacionales de calidad operativos en las organizaciones. Además, deberán ser controlados y monitoreados.

Según el consejo colombiano de seguridad (CSS), el año pasado se notificaron aproximadamente 8900 enfermedades laborales, ocupando el primer lugar la industria manufacturera con 2600 casos. Una cifra muy elevada en cuanto a riesgos laborales que presentan a diario.

Es una invitación a que las organizaciones colombianas implementen de forma oportuna las diferentes normas establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad, que garantiza una mayor competitividad y un menor riesgo en cuanto a los incidentes laborales.

Este sistema permite mantener un registro en los procesos de la organización, para mejorar la seguridad del trabajador ante los riesgos a los que se encuentra sometido o el cuidado del medio ambiente. Es decir, que para obtener estas certificaciones, es necesario demostrar y garantizar una adecuada gestión de la calidad frente a los procesos ejecutados y el cumplimiento de la legislación, además de los estándares internacionales ISO.

Gracias a una buena gestión, la organización mejorará en cuanto a la reputación y el prestigio que tiene. Se deben prevenir todos los riesgos laborales que afecten de forma directa al empleado. Cuanto más alto sea el riesgo en una actividad, mayor deberán ser los cuidados que se realicen para prevenir accidentes.

Se puede encontrar el significado de cada certificado correspondiente dentro de la gestión integrada de calidad (HSEQ):

• Healthy (Salud ocupacional): certifica el conjunto de actividades relacionadas a la protección de la salud física, mental y social.
• Security (Seguridad industrial): certifica el adecuado manejo frente a los riesgos y los peligros de la industria.
• Enviroment (Ambiental): protege el medio ambiente o trabaja por el cuidado de los recursos naturales mediante las acciones que demuestran la conservación de los mismos.
• Quality (Calidad): garantiza la calidad de un producto o servicio que ofrece la empresa. Mediante procesos que satisfacen las necesidades del consumidor.

Beneficios HSEQ:

Los sistema de gestión HSEQ han sido creados para garantizar la calidad operativa en las organizaciones

• Las organizaciones son mucho más competitivas a nivel local e internacional.
• Control adecuado de las gestiones que realizan las empresas.
• Posicionamiento de la organización.
• Confianza de los consumidores.
• Minimizar los costos por accidentes laborales.
• Mejorar el ambiente
• Seguridad laboral.
• Mejorar la calidad de vida del trabajador.

Con el objetivo de ejecutar los proyectos con los resultados adecuados, mejora la calidad de vida laboral, evita los impactos negativos en el medio ambiente, es socialmente responsable con los grupos de interés y enmarca a la organización dentro de la mejora continua. Muchas organizaciones cuentan con un Sistema Integrado de Gestión HSEQ. Éste se basa en los cuatro principios fundamentales los cuales son: salud, seguridad ambiental y calidad.

Hoy el día el papel que tiene el Sistema de Gestión Integral de HSEQ, es un factor determinante en los procesos de producción y en los servicios prestados. Por lo tanto, estos sistemas son imprescindibles cuando tenemos en cuenta la globalización de la economía. La calidad, la homogeneidad de los productos y la relación de nuestras empresas con el ser humano y el medio ambiente garantizan que la industria permanezca en el mercado.

Tomado de: https://www.isotools.org/