ISO 9001 2015: CÓMO GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN?

Cuando va a implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) bajo los requisitos de la norma ISO 9001 2015, se pide que considere el conocimiento que la organización necesita y cómo mantenerlo. 

A continuación se muestra un poco más sobre este nuevo requisito y cómo puede resolverse dentro de su SGC.

¿Cuál es el conocimiento de la organización?

Bajo el título general de ayuda y el subencabezamiento de los recursos, los requisitos sobre el conocimiento de la organización se encuentran en la cláusula 7.1.6. Se agrupa con otros recursos, como las personas, la infraestructura, el medio ambiente, las operaciones y los recursos de monitoreo y medición. Por lo tanto, los requisitos son para destacar que el conocimiento de la organización es uno de los recursos más importantes que una empresa debe comprender y controlar.

Hay algunas notas en la norma ISO 9001 2015 que explican lo que es conocimiento de la organización y en lo que se puede basar. En concreto, es el conocimiento específico de la organización, por lo general adquirida por la experiencia, que es utilizada y compartida para alcanzar los objetivos de la organización. Esto puede venir internamente, como la propiedad intelectual, las lecciones aprendidas del fracaso y éxitos, o los resultados de las mejoras; o puede provenir externamente de conferencias, conocimiento del cliente, o el conocimiento de proveedores.

Conocimiento de la organización: ¿Qué hace la norma ISO 9001 2015?

Los requisitos sobre el conocimiento de la organización dentro de la norma ISO 9001 2015 son tres:

• Determinar los conocimientos que necesita para operar sus procesos y hacer que sus productos y servicios cumplan con los requisitos.
• Mantener este conocimiento y hacer que esté disponible cuando sea necesario.
• Tenga en cuenta su conocimiento actual al hacer cambios y determinar cómo va a adquirir conocimientos adicionales o actualizados.

Los requisitos sobre el conocimiento de la organización dentro de la Norma ISO 9001:2015 son tres.

¿Cómo se puede capturar el conocimiento de la organización de su empresa?

Cada compañía tiene un conocimiento especial que los diferencia de la competencia, pero ¿cómo se capturó dentro de su empresa? Cuando este conocimiento se sienta con ciertos empleados a largo plazo y no se captura, se le llama comúnmente “conocimiento tribal”, y puede estar en peligro de perderse cuando estos empleados dejan la empresa.

Así que, ¿cómo se puede capturar fácilmente el conocimiento de la organización de su empresa? Aquí están algunas ideas simples:

• Instrucciones de trabajo: Por supuesto, la manera más obvia para capturar esta información se encuentra dentro de las instrucciones de trabajo. Con las instrucciones de trabajo, queda por escrito el conocimiento de un determinado proceso, lo que facilita la comprensión del mismo.
• Listas de comprobación: Otro método de captura obvia para el conocimiento son las listas de comprobación. En este caso el conocimiento se compone de un número de cosas que se deben comprobar antes de que un trabajo se haya completado.
• La formación de paquetes: A veces solo se necesita que queden recogidos los principales puntos de un proceso, y teniendo esto en algún tipo de programa de formación puede ser la mejor manera de registrar el conocimiento.
• En el puesto de trabajo: Cuando el conocimiento no se puede escribir, puede ser beneficioso utilizar la formación en el puesto de trabajo en el que una persona con mayor experiencia transferirá el conocimiento de la organización indocumentado a los demás.
• Base de datos de conocimiento: Muchas empresas dejan lecciones aprendidas hasta el final de un programa, y esto puede significar que en los diseños, dejan de lado los beneficios de estas lecciones aprendidas hasta mucho más tarde. Puede capturar el conocimiento o los problemas o éxitos que se han producido con un producto o servicio escribiéndolos en una base de datos para su revisión durante el diseño. De esta manera, el conocimiento es capturado de inmediato y puede ser revisado cuando se creó el diseño siguiente producto.

Tomado de: http://www.nueva-iso-9001-2015.com/

EL CONTEXTO EN LA NORMA ISO 9001:2015

La nueva ISO 9001:2015 ha introducido novedades en relación con el contexto en el que la organización opera, considerándola como una parte influyente en el resultado esperado.

Sin lugar a dudas una de las mayores novedades de la revisión de la Norma ISO 9001:2015 ha sido el puesto relevante que ha ocupado el contexto como una parte influyente para alcanzar los objetivos planteados y las metas marcadas. Es decir, ahora nos lleva un paso más allá al salir de la mera observación del entorno para considerarlo como un elemento más a evaluar.

En este artículo, vamos a tomar como referencia un capítulo del libro “ISO 9001:2015. Los ejes de la revisión” para hablar sobre la importancia del contexto y como debe ser valorado por las empresas dentro del marco de la norma en su versión del 2015.

El contexto como novedad en la Norma ISO 9001:2015.

Con la revisión de la Norma ISO 9001:2015, la empresa debe dibujar el entorno en el que opera y que le afecta para alcanzar sus metas.

 Como ya he dicho anteriormente, uno de los ejes sobre los que se asienta la revisión de la Norma ISO 9001:2015 ha sido la revisión de la imagen del contexto y la importancia que esta ocupa para las actividades de la empresa.

Y es que la norma nos indica que la empresa no puede quedarse en una valoración interna, sino que debe determinar todas aquellas cuestiones o factores, tanto internos como externos, que pueden afectar en su capacidad para lograr los objetivos marcados o los resultados previstos.

Aquí el verbo “debe” tiene especial relevancia ya que esta actividad que debe ser realizada por la organización y revisada periódicamente para adaptarla a los cambios que pueden haberse producido, aspectos que han cambiado o puntos que ya no se consideran adecuados o que deben ser añadidos, se convierte en un requisito.

Todo ello con el objetivo de reforzar la meta de alcanzar la conformidad de los requisitos del producto o servicio y la satisfacción del cliente, características ambas de la Norma ISO 9001 desde varias versiones anteriores.

¿Cómo definimos el contexto de la empresa?

Lamentablemente, para realizar esta definición la Norma ISO 9001:2015 no nos indica ninguna metodología, herramienta o fuente concreta de información que consultar, sino que es la empresa, valorando sus capacidades, situación y recursos, la que elegirá la metodología o combinación de ellas que mejor se adapte a sus objetivos. A modo de ejemplo se puede utilizar:

• Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
• Estudios de Mercado.
• Análisis de la Competencia.

La nota incluida en la norma en este apartado viene a aportarnos un poco de luz y a delimitar un poco más el amplio campo que se abre ante nosotros para facilitar la tarea a emprender.

De esta forma, las cuestiones externas a valorar surgen de la legislación a cumplir, la tecnología que podemos disponer y a la que debemos adaptarnos, las características del mercado así como las sociales, culturales y económicas a las que nos enfrentamos, sin olvidarnos de nuestra relación con la competencia.

Por otra parte, en el contexto interno entran en juego el desempeño, los conocimientos de que dispone la empresa, la cultura y los valores de los que parte y promociona. Sin caer en el error, eso sí, de quedarnos de forma exclusiva en lo negativo o lo positivo, sino que lograr un adecuado equilibrio es clave.

Una pequeña gota de un lago.

Esta es una de las novedades que la revisión de la norma a introducido en el universo de la ISO 9001, por lo que si deseas conocer más novedades y el alcance de los cambios que la revisión de la Norma ha introducido puedes descargarte el libro “ISO 9001:2015. Los ejes de la revisión” y así conocerás el alcance real de los cambios y establecerás los primeros pasos para realizar una eficaz transición.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

FELIZ DÍA MUJER..!