LA COMUNICACIÓN INTERNA: LA CLAVE DEL ÉXITO DE SU NEGOCIO

Establecer los medios adecuados para que exista una fluida comunicación interna en las empresas les reportará grandes beneficios.

La comunicación es una de las claves esenciales para la correcta gestión de las empresas.

Comprender su importancia y la relevancia que tiene para alcanzar la mejora continua y una eficacia en la gestión se convierte en una asignatura obligatoria que debemos esforzarnos por pasar con nota si se quiere crecer y contar con unos cimientos fuertes que permitan afrontar los cambios del mercado.

Por esta razón, tanto en este artículo como en el siguiente, voy a hablar de la importancia de establecer una buena y fluida comunicación, así como los medios que se encuentran al alcance de las empresas para lograrlo.

La importancia de una buena comunicación, tanto en nuestra vida privada…

Si todos nos dedicamos a dar información pero nadie escucha estaremos en un diálogo de sordos sin ninguna utilidad.

Cuando pensamos en la comunicación, inmediatamente nos viene a la mente la imagen de los medios de comunicación, como pueden ser internet, teléfonos móviles, facebook, blogs, etc. Nos centramos en aquello que nos han mostrado que se define como medio de comunicación, pensando solo en los medios pero no en la utilidad de la comunicación en sí misma.

Muchos de los problemas de la sociedad actual se derivan de esta falta de uso de una eficaz comunicación, como por ejemplo disputas que pueden llegar a actos violentos o los procesos judiciales en los tribunales, etc. El mal uso de la comunicación y la falta de valor en la información y en las personas está creando una sociedad deficiente, en la que prima la individualidad y la competitividad.

Y es que debemos pensar que la comunicación no es solo transmitir la información, las novedades, los sentimientos, etc., sino que también está compuesta por una escucha activa por las dos partes, ya que si todos nos dedicamos a dar información pero nadie escucha estaremos en un diálogo de sordos sin ninguna utilidad.

Si esto sucede en la sociedad en general, debemos pensar que pasa lo mismo en el marco de la organización, ya que esta se trata de un microsistema con todas las ventajas, deficiencias, motivaciones, relaciones, etc., que caracterizan a la sociedad global.

… como en las empresas.

Los trabajadores no solo realizan el trabajo sino que también son unos importantes clientes internos que aportan tranquilidad a los clientes externos al transmitir confianza en la organización.

Dentro de una empresa, la dirección suele estar más centrada en gestionar los gastos y los beneficios de su negocio que en estudiar y controlar el estado de sus empleados, el clima laboral que se respira en la empresa y la comprensión que los empleados poseen de su trabajo y de la organización en general. Normalmente estos temas se obvian y solo se valora el trabajo bien hecho. Es decir, se tiende a comunicar solo lo que se desea y no se escucha lo que la otra parte está comunicando y que es de especial importancia para el crecimiento de la empresa.

En algunas organizaciones, se llega a la situación extrema de que la dirección solo valora a aquellos empleados que llegan, hacen su trabajo sin preguntar nada y se van a casa, y cuando un trabajador desea conocer más sobre por qué debe hacer un trabajo en concreto y para qué sirve se le mira como si fuera un espía de la competencia y se le mantiene todavía más desinformado si es posible. Esta actitudes solo generan desconfianza y mal clima laboral. El hecho de que nuestros empleados desconozcan la situación de la empresa, su trabajo y su utilidad merma tanto su implicación en la empresa, como su tranquilidad.

Como ya hemos mencionado en anteriores post, los trabajadores no solo realizan el trabajo sino que también son unos importantes clientes internos que reportan beneficios inmediatos y tranquilidad para los clientes externos al transmitir una confianza total en la organización en la que trabajan. También, al ser los empleados los que conoce la empresa en sus más ínfimos detalles son los que pueden aportar mejores soluciones a problemas de procesos y a mejora de tecnologías y de logística.

Es por eso, que en las empresas se debe establecer una comunicación efectiva entre la dirección y los empleados, para que todos conozcan los problemas de la empresa y busquen soluciones juntos, consiguiendo una mejora continua.

Para resumir:

La comunicación interna hace que las piezas de su negocio encajen.

De forma resumida, las empresas deben pensar en alcanzar esta serie de objetivos cuando se implantan los medios necesarios para realizar una adecuada comunicación interna:

• Conseguir una estabilidad en la empresa y reducir la creación y difusión de incertidumbre entre sus empleados.
• Conseguir que se defina con claridad y eficacia los objetivos de la empresa y que estos se comuniquen por toda la organización.
• Conseguir que la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa sea fluida y se realicen las actividades perfectamente coordinadas.
• Conseguir que el trabajo en equipo sea realizado de forma eficiente.
• Conseguir mejores resultados  aumentando la eficiencia y la rentabilidad.
• Conseguir una mejora del clima laboral que se respira en su empresa.
• Conseguir que la empresa alcance unos niveles más competitivos y una mejor producción, que lo situarán por encima de sus competidores.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

LA FORMACIÓN: CLAVE PARA LA MEJORA CONTINUA EN LAS NORMAS ISO

Las actividades de formación son una fuente de inigualable valor para la mejora continua de la empresa, pero solamente si se cuenta con una base adecuada.

La formación es, sin lugar a dudas, una de las claves para avanzar por el camino de la mejora continua que le permite a la empresa, entre otros aspectos, adaptarse a las nuevas necesidades del mercado y al cumplimiento de las expectativas de los clientes.

Sin embargo, para que esta actividad aporte todo su potencial debemos verla como una decisión estratégica que parte del conocimiento adecuado y actualizado de las competencias y de las necesidades que todo el personal de la organización tiene para el desarrollo de sus actividades de producción, así como fomentar el talento interno de que se dispone, entre otros aspectos.

Realizar de forma eficaz esta actividad previa se convierte en una necesidad que, en ocasiones, no es afrontada desde el prisma adecuado y que, por ello, afecta de forma directa e inmediata a la eficacia de la actividad de formación realizada.

En este artículo voy a hablar de la importancia de la formación y del lugar privilegiado que ocupa dentro de los diferentes Sistemas de Gestión, así como de estos pasos previos que van a decantar la balanza para que esta decisión estratégica sea un éxito o un fracaso.

La importancia de la formación….

El valor de la formación es esencial y, por ello, es necesario afrontarla de forma adecuada y con toda la información de base, tanto de donde estamos como a donde queremos llegar, para que esta actividad se convierta en una decisión estratégica en el camino de la mejora continua.

El potencial de la formación es de todos conocido, tanto de forma consciente como inconsciente, y es que a nadie se nos escapa que una buena formación es la clave para la mejorar. Sin embargo a la hora de hacerle frente podemos caer en varios errores que ponen en jaque la eficacia de esta actividad y su posterior aportación a la empresa.

Una de estos errores está en no disponer de un objetivo marcado y definido en base a las situaciones, las competencias, el talento interno y las necesidades presentes y futuras que la empresa necesita y desea alcanzar. Todo ello hacen que, en el inmenso mundo de actividades de formación que se abre ante nosotros cuando empezamos con la búsqueda, nos perdamos y acabemos escogiendo al azar, como aquel que se pone a cavar aquí y allá con los ojos cerrados esperando encontrar una beta de oro.

Esta falta de un estudio previo es uno de los focos en los que pone su atención los Sistemas de Gestión al especificar, de forma general, la necesidad de establecer las competencias necesarias para llevar a cabo una actividad y el conocimiento actualizado del talento interno de que dispone la organización para que, a partir de esta base, se pueda elegir adecuadamente que actividades son más necesarias, en que puestos, para qué personal y sobre qué temas en concreto. Una tarea, en ocasiones ardua, pero muy necesaria para exprimir todo el potencial que esta actividad tiene y como puede contribuir a la mejora continua en todos los aspectos de la organización.

No debemos olvidar otros de los errores más habituales que aparecen cuando nos enfrentamos a la planificación y realización de las actividades de formación y es que, al comprender todo el potencial de la formación, muchas empresas la ven con reticencia y deciden optar por el término intermedio en el que dan formación pero no la necesaria.

Para explicarlo de una forma clara y directa nada mejor que la siguiente conversación mantenida entre dos directivos de una empresa cualquiera en la que el primero de ellos le comenta: “Y si los formamos y se van”, a lo que su compañero le responde: “Y si no les formamos y se quedan”. Además cuando el pensamiento centrado en la primera de las frases se convierte en un hábito, en una frase que se dice año tras año al enfrentarse a la planificación de las actividades de formación, acaba siendo una decisión inconsciente que nos aporta la solución rápida y sin riesgos, pero que también hace que esta se convierta en una obligación o una labor sin ningún tipo de valor real para el futuro de la organización.

Los malos entendidos en el campo de la formación son muchos y abarcan muchos más aspectos de estos que yo he comentado de forma breve anteriormente, pero podemos concluir su relevancia y comprender que el valor de la formación es esencial y que, por ello, es necesario afrontarla de forma adecuada y con toda la información de base, tanto de donde estamos como a donde queremos llegar, para que esta actividad se convierta en una decisión estratégica en el camino de la mejora continua.

…. y las claves para establecer las actividades de formación en la empresa.

Las actividades de formación, tal y como indican las Normas ISO, se convierten en una decisión estratégica que ayudan en el camino de la mejora continua.

Comprender la importancia de la formación y el papel que juega en la empresa no es suficiente si no lo pasamos a la práctica y tenemos presentes una serie de claves que permiten desarrollar todo su potencial. Algunas de estas claves, las más generales y que pueden ser adoptadas por todas las empresas, son las siguientes:

1. Tal y como he indicado anteriormente, la empresa debe haber estudiado y establecido cuales son las competencias necesarias para realizar los trabajos que afectan a la calidad del producto y/o servicio que se va a realizar. A partir de este punto es posible detectar y estimar cuales son las actividades de formación y campos o temas necesarios para completar las competencias actuales del personal de la empresa con las que se consideran necesarias u óptimas para alcanzar los objetivos futuros.
2. Es necesario que esta actividad de comprensión de las necesidades en cuanto a formación no queden solamente en el sector de la dirección, sino que también el personal debe forma parte de ello comprendiendo la importancia de su correcta realización y como contribuyen al logro de los objetivos de calidad y no solamente como una actividad más de su trabajo diario.
3. Se debe realizar una actividad de evaluación para poder conocer de primera mano si esta formación ha sido eficaz, si aporta los aspectos que teníamos previstos, si cubre por completo las necesidades de formación que se habían identificado o si es necesario completarla con futuras acciones. Además, como es lógico, es necesario mantener un registro de todas las actividades de formación realizadas.

De esta manera y para terminar, a riesgo de repetirme en algunos puntos, los pasos a realizar para que estas actividades de formación sean eficaces y nos aporten ese importante valor sobre el que los Sistemas de Gestión tanto ponen su énfasis partirían de un estudio de los puestos de trabajo con sus actividades a realizar para cumplir con los objetivos y establecer con todos estos datos las fichas de personal o perfiles de los trabajadores que van a desempeñar estas tareas.

Realizar este primer paso de forma adecuada y real nos permitirá seleccionar la persona más adecuada para cada puesto y, a la vez, nos aportará la formación que es necesaria para completar estos perfiles y que se cumpla con los requisitos que se hayan indicado de forma previa.

Todo ello sin olvidar la necesidad de establecer una comunicación eficaz en la empresa que permita que se comprenda el objetivo y la importancia de la formación, además de que se motive a los trabajadores de forma eficaz para que su participación en esta formación sea activa y provechosa y lo vean como una herramienta de mejora y no como un trámite a mayores colocado dentro de su jornada de trabajo pero que nada les va a aportar a mayores. A partir de esta base empieza la búsqueda y selección de la actividad formativa entre las múltiples opciones que existentes, la realización y la evaluación, todas ellas partes claves pero que si no cuentan con la base adecuada pueden convertirse en meros trámites sin valor.

En conclusión, la formación, de igual forma que es necesaria y clave, también es frágil ya que si no son realizados unos adecuados pasos previos y no disponemos de una información y unos datos veraces y adaptados a la situación real de la empresa, podemos acabar convirtiéndola en un mero trámite y no en una herramienta clave para la mejora continua.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

COMUNICACIÓN INTERNA: TAN IMPORTANTE COMO LA EXTERNA.

La comunicación interna es toda aquella comunicación que se realiza con el cliente interno, ese que en muchas ocasiones el gran olvidado en la organización, el personal.

Una comunicación interna y adecuada puede ser la responsable de multitud de aspectos de suma importancia para la empresa, desde base para una adecuada política de gestión del conocimiento, hasta una parte fundamental del día a día de la política de ventas, es decir, va a repercutir de forma muy positiva tanto en el funcionamiento interno como en los ingresos.

¿Para qué una política de comunicación interna?

Motivación del equipo: para que el equipo, y no solamente el comercial, se sientan motivados, es importante implicarlos en la organización, hacerlos partícipes de:

• Los logros conseguidos
• De la situación actual con toda la transparencia posible
• De los proyectos de futuro, nuevas iniciativas, tendencias del mercado…

Implicación: el transmitir la cultura organizativa, la misión y visión de la empresa es una herramienta más poderosa de lo que parece, siempre que desde la cúpula directiva se predique con el ejemplo. Un equipo con estos parámetros básicos de la organización bien interiorizados será, siempre, más eficaz, eficiente, comprometido e iniciático.

Conocimiento de los procesos y procedimientos: en muchas ocasiones, sobre todo en casos de nuevo personal o en casos de cambios en estos procedimientos, se producen errores que serían fácilmente solventables con la adecuada comunicación interna.

Podríamos hablar de una larga lista de etcéteras en función de cada tipo de organización y cada sector, siendo estos los más significativos y por norma general, los más efectivos.

Hasta ahora nos hemos centrado en lo que se conoce como la comunicación interna descendente, es decir, la comunicación que se debe dar entre la cúpula directiva y los mandos intermedios – empleados. Esta se suele dar con mayor o menor grado, sin embargo, es más difícil encontrar una adecuada política de comunicación interna ascendente, es decir, la que ha de existir entre los empleados / mandos intermedios y los niveles jerárquicos superiores.

Nos referimos a sugerencias, opiniones, observaciones sobre los procesos, clientes,  ideas de mejora…. No hay que olvidar que, por norma general, quienes tienen un contacto directo con la realidad de la organización, su trabajo diario, los clientes y los procesos, son los mandos intermedios y los empleados, de forma que contienen una información valiosísima para la empresa.

Por esta razón, además de por la implicación y grado de satisfacción la comunicación interna ascendente, no solo debe contar con canales ágiles y eficaces si no que debe ser incentivada, reconocida y recompensada de la forma adecuada por la sencilla razón de que, siendo más o menos útil, siempre es positiva y demuestra iniciativa.

Cuenta con herramientas de software y el conocimiento específico necesario para la implantación, gestión y evaluación de políticas de gestión de las personas eficaces, eficientes e intuitivas que, no solo ayudarán a mejorar los resultados si no que forman parte de las herramientas necesarias para la implementación de un sistema de la gestión de la calidad en base a normas como las ISO.

Tomado de: https://www.isotools.org