lunes, 26 de febrero de 2018

QUÉ ES LA NO CONFORMIDAD ISO 9001 Y CÓMO SE REALIZA LA DOCUMENTACIÓN?

Las auditorías internas de calidad en las organizaciones se realizan con el objetivo de analizar si el Sistema de Gestión de la Calidad se está llevando a cabo, si se ha implementado de forma eficaz y se aplica la mejora continua.
La empresa certifica que se ha implantado un Sistema de Gestión de la Calidad cuando se cumplen los requisitos de las normas ISO 9001.

En las auditorias el objetivo es verificar el Sistema de Gestión de la Calidad, no ver que fallos existen, pero en el caso de que en la auditoría se declare una no conformidad es imprescindible que se documente correctamente.

¿Qué es una no conformidad ISO 9001?

La no conformidad es que uno de los requisitos de la norma no se esta cumpliendo.

En una no conformidad bien documentada existen tres partes:
  1. Hay una evidencia de la auditoría que verifica los hallazgos del auditor.
  2. Un registro del requisito contra el cual la no conformidad se detecta.
  3. El enunciado de la no conformidad.
Aunque estas tres partes necesitan ser abarcadas, en la práctica real, es la evidencia de auditoría la que debe ser identificada y documentada. Esto es porque un auditor competente observará situaciones que puedan ser una no conformidad potencial durante la auditoría, aunque se encuentre seguro en ese momento. El auditor deberá documentar las evidencias de auditoría de la no conformidad potencial en sus notas de auditoría antes de utilizar las pistas adicionales para confirmar si realmente es una no conformidad.

Si no existe evidencia, no hay no conformidad. Si existe evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación. A lo largo, ni la empresa, ni sus clientes, ni el cuerpo de certificación se benefician por la utilización de clasificaciones suaves, ya que se tiene el riesgo de haber dado a la no conformidad una baja prioridad para acciones correctivas.

La evidencia de auditoría tiene que ser documentada con suficiente detalle para que la empresa auditada pueda encontrar y confirmar de forma exacta lo que el auditor ha observado.

Lo siguiente que el auditor necesita hacer es identificar y registrar el requisito específico que no ha sido cubierto. Una no conformidad es un no cumplimiento de un requisito, por lo que si el auditor no puede identificar el requisito, entonces el auditor no puede levantar una no conformidad.

Todos los requisitos pueden venir de diferentes fuentes, por ejemplo todos los requisitos pudieran estar especificados en la norma ISO 9001 en el sistema de gestión de la empresa, en las regulaciones legales aplicables, o por los clientes de la empresa. Una vez que la no conformidad contra un requisito específico es confirmada, esta necesita ser documentada.
Esto puede ser tan simple como referenciar la norma y la cláusula específica. La norma ISO 9001 contiene cláusulas que incluyen más de un requisito. Es importante que el auditor de forma clara identifique y registre el requisito específico relativo a la no conformidad, por ejemplo transcribiendo de la norma ISO 9001 en el texto exacto del requisito que es aplicable a la evidencia de la auditoría. Esto puede aplicarse a otras fuentes de requisitos.

La parte final de documentar una no conformidad, es la escritura de la declaración de la no conformidad. El enunciado de la no conformidad dirige el análisis de la causa, la corrección y la acción correctiva que realice la empresa, por esto necesita que sea precisa.

El enunciado de la no conformidad debe:
  • Ser autoexplicado y relacionado a la parte correspondiente del sistema
  • No ser ambiguo, lingüísticamente correcto y lo más conciso posible
  • No ser una repetición de la evidencia de la auditoría o utilizando en lugar de la evidencia de auditoría
Para resumir, uno no conformidad bien documentada tendrá tres partes:
  • La evidencia de auditoría
  • El requisito
  • El enunciado de la no conformidad
Las tres partes de la no conformidad se encuentran bien documentadas, el auditado o cualquier otra persona con conocimientos suficientes que pueden ser capaces de leer y entender la no conformidad.

Esto sirve como registro útil para futuras referencias. Con el objeto de proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de las revisiones y evidenciar la terminación de las acciones correctivas, es esencial que las no conformidades sean registradas y documentadas de una forma sistemática. Una forma de conseguir esto es mediante la utilización de un formato de reporte de no conformidad.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en éste y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ohsas 18001, y otras normas). Coctáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://www.eqssa.com

12 BUENAS PRÁCTICAS EN FORMACIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD EN SU ORGANIZACIÓN

Aplicar buenas prácticas en formación de gestión de calidad es clave para mejorar la capacitación de los empleados y crear una cultura organizacional de calidad y excelencia que propicie el crecimiento y solidez de las organizaciones.
Por ello, vamos a ver, 12 de estas buenas prácticas en formación de gestión de calidad que le pueden ser de utilidad en su organización. Para mayor comprensión sobre la forma y el momento de aplicarlas, las hemos dividido en tres etapas: requisitos de entrenamiento, pruebas de procesos y evaluación del desarrollo.


Buenas prácticas en formación de gestión de calidad – Requisitos de entrenamiento
  1. Identificar las causas comunes de los problemas específicos que afectan la calidad y la seguridad en la organización, creando objetivos en lo relativo a costos, calidad, seguridad y capacitación.
  2. Elaborar los desgloses del flujo de trabajo de la oficina junto con los empleados para ayudar a identificar los cuellos de botella que podrían abordarse posteriormente en el programa de capacitación.
  3. Determinar las brechas organizativas que deben abordarse para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad y alcanzar la certificación ISO 9001: 2015.
Buenas prácticas en formación de gestión de calidad – Pruebas de procesos
En cuanto a los entrenadores
  1. Contratar especialistas para capacitar y evaluar a los miembros clave del equipo seleccionados para roles de capacitación.
  2. Ofrecer los recursos requeridos para asegurar el trabajo exitoso de los capacitadores, incluyendo cursos y materiales de capacitación, además de una evaluación periódica por parte de un tercero.
En cuanto a los Aprendices
  1. Evaluar la tarea clave realizada por el empleado a través de demostraciones de habilidades, evaluaciones y revisiones.
  2. Limitar el número de horas de capacitación que se espera que los empleados realicen para garantizar mayores tasas de retención de conocimientos.
  3. Evaluar el 25% de los alumnos una vez que se completa el entrenamiento (cualquier tasa más alta de evaluación, se convertirá en falta de tiempo y de recursos). Tratar de obtener una tasa de aprobación del 90%.
  4. Analizar y documentar las causas principales en los casos en que las tasas de aprobación sean inferiores al 75% y, a continuación, tomar acciones de mejora (CAPA).
Buenas prácticas de formación de gestión de calidad – Evaluación del desarrollo
  1. Comparar todos los resultados de las evaluaciones y documentarlos en una ubicación centralizada, incluyendo los registros de los empleados. Esto facilitará el desarrollo continuo de la capacitación y permitirá una auditoría, sí es que se precisa en un futuro. 
  2. Capacitar a un número adecuado de auditores internos para el tamaño de la organización. Tratar de contar con el 10% del número total de empleados, es decir, para una organización con 50 empleados, entrenar al menos a 5 auditores.
  3. Ocupar los roles de auditores con personas que hayan demostrado excelentes habilidades y que cuenten con una hoja de vida intachable.
Considere implementar una herramienta informática para gestionar el Sistema de Gestión de la Calidad(QMS) que ofrezca una solución digital totalmente integrada para crear una cultura de calidad y una amplia gama de módulos de capacitación.

Otras recomendaciones sobre la formación de gestión de calidad
  • Identificar cualquier problema de calidad dentro de los procesos de trabajo de su empresa primero, antes de crear un esquema de entrenamiento efectivo.
  • Asegurar que los entrenadores están a la altura de la tarea. No permita que el término “el ciego guiando a los ciegos” se convierta en el lema extraoficial de su plan de entrenamiento.
  • Adecuar el volumen de sesiones de formación y la modalidad (online por ejemplo es una opción con mayor flexibilidad) al nivel de formación previa y experiencia de los empleados, de forma que a medida que cuentan con mayor experiencia y días de trabajo acumulados son capaces de retener una mayor conocimiento. 
  • Considerar la posibilidad de introducir una plataforma QMS para ayudar a crear un programa de entrenamiento coordinado, confiable, continuo y sostenible.
Al establecer procesos efectivos al comienzo de su programa de capacitación, el tiempo y los recursos necesarios para crear prácticas de trabajo que cumplan con la norma ISO 9001, su organización tendrá mayores posibilidades de éxito y el resultado final pagará dividendos en el futuro.

En nuestra web puede encontrar la Oferta Formativa que ofrecemos en forma de cursos, seminarios y talleres impartidos por expertos docentes. Nuestros cursos se imparten en modalidad presencial de forma que los profesionales pueden asistir a clases magistrales y conferencias de forma flexible adaptándose a sus posibilidades de tiempo.

De la misma forma, nos gustaría animarle a que se ponga en contacto con nuestro equipo si tiene alguna duda. ¡Estaremos encantados de poder ayudarle!
Celular en Colombia: 3118116991. E-mail: ideaconsultoresasesores@gmail.com

Tomado de: https://www.123aprende.com/