lunes, 14 de septiembre de 2020

DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS TELETRABAJANDO, SÍ, ES COMPATIBLE!

El teletrabajo es una necesidad debido a la pandemia Covid-19. El confinamiento representa un reto para muchas empresas, que no están preparadas para trabajar a distancia. 

¿Cómo tener un acceso a nuestros datos empresariales y mantener una actividad eficaz cuando trabajamos desde casa? 

Vamos a ver que sí, es posible continuar con las actividades y disponer de seguridad laboral pese a  la distancia. 

La digitalización y sus necesidades

Primero, la evolución de las prácticas actuales deben permitir un acceso a los procesos y documentos internos en cualquier lugar. Una centralización de la información es la clave para obtener una gestión robusta y sostenida.

La transmisión de la información debe ser igualmente simple, segura y privada para asegurar un alto nivel de privacidad de los datos internos.

La solución digital debe ofrecer a cada perfil de trabajadores un acceso personalizado, dependiendo de la actividad y de la situación jerárquica. Así, la plataforma está depurada y es muy accesible.

Esas exigencias no se pueden cumplir usando emails, papeles o ficheros informáticos como los del paquete Office o Google por ejemplo. Representa un riesgo importante de pérdida y falta de transmisión de información.

Una solución accesible e intuitiva desde casa

Digitalizar sus procesos es fundamental, pero no debe implicar una fuente de problemas técnicos para la organización. La solución debe ser accesible e intuitiva, facilitando el teletrabajo, sin que implique una carga de trabajo para el departamento IT.

Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service), por ejemplo, permite la digitalización y reduce la carga del departamento de IT. En efecto, todo se realiza en línea, las actualizaciones son frecuentes, sin cambios de versión, sin instalaciones, sin interrumpir actividades. La actividad puede continuar a distancia de manera segura, solo usando internet, desde cualquier dispositivo y con tecnologías consolidadas. 

Con módulos específicos e interconectados, se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se organizan para centralizar toda la información en una misma plataforma. 

Así, la tecnología actual permite a cada empresa, de manera simple, sin ser informático y sin codificar, digitalizar sus procesos internos de manera autónoma.

Un fuente de datos estratégicos a su alcance

La solución propuesta permite simplemente, con herramientas estadísticas, obtener en tiempo real y en pocos clicks todos los datos y gráficos que pueda necesitar.

Los responsables de calidad y/o de prevención de riesgos laborales, así como la dirección pueden obtener en tiempo real, una visión de la situación de la empresa, con datos, cifras y cuadros de indicadores sin solicitar la presencia de otros servicios. Decisiones estratégicas pueden ser tomadas rápidamente, limitando reuniones, que pueden también realizarse con videoconferencias. 

Una solución viva, evolutiva e innovadora para trabajar a distancia

Una solución digital no es únicamente un registro de datos, sino una estructura viva y que evoluciona constantemente.

La gestión de la calidad y de los riesgos laborales, permisos de trabajo, inspecciones o renovaciones de certificaciones como la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 45001 o el APPCC... pueden ser implementados con módulos específicos en una única plataforma.

Así tenemos guías completas con los flujos de trabajo o “workflows” relacionados, permitiendo enviar emails automáticos o alertas en tiempo real, sin arriesgarse a olvidar elementos o interlocutores, pero sobretodo sin tener que re-trabajar.

Además, en un contexto de confinamiento y teletrabajo, debemos atender a nuevas soluciones innovadoras, como las auditorías o inspecciones en remoto.

El objetivo: limitar el número de personas en el lugar de trabajo, pero sin detener la actividad, asegurando óptimas condiciones de seguridad sanitaria para todos los trabajadores de la empresa.

Se tienen que poder utilizar con cualquier dispositivo estándar, como smartphones y tablets principalmente, pero también se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas o cascos...

El principio de la auditoría en el terreno permanece inalterado, lo que cambia es que sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación directa y permanente con el auditor que le guía a distancia.

En la era digital, utilizamos diariamente tecnologías conectadas. 

En las actuales circunstancias de pandemia y teletrabajo, estas prácticas pueden asegurar a las empresas un seguimiento de las actividades sin cambiar la estructura o los procesos internos, solo digitalizando los datos.

Representa una ventaja real para mejorar la competitividad, ahorrar tiempo y asegurar un nivel alto de calidad, inclusive a distancia.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/

HOME OFFICE: LAS CLAVES PARA SER EFICIENTES

Con el COVID-19 las empresas deben promover el home office o teletrabajo. Ya está bien difundido, sin embargo, puede ser una fuente de ansiedad y estrés para los empleados que nunca lo han practicado. 

¿Quién puede beneficiarse de ello?  ¿Cuál es la mejor manera de ponerlo en práctica?

La práctica del teletrabajo ya existe desde hace años. Algunos directivos lo han puesto en práctica en favor de la Calidad de Vida en el Trabajo. En efecto, según diversas encuestas el ancho de los trabajadores consideran que estas nuevas formas de trabajo son algo bueno para el futuro. Huelgas, manifestaciones, epidemias... actualmente hay diversas situaciones que lo favorecen. 

¿Una práctica que podría generalizarse en los años venideros?

¿Puedo teletrabajar con mi puesto?

El teletrabajo también conocido como “home office” se refiere a cualquier modalidad de organización de trabajo en la que las actividades que podrían haberse realizado en los locales del empleador es realizado por un empleado de manera remota de forma voluntaria, utilizando las tecnologías de información y la comunicación.

Además, el Código del Trabajo no especifica ningún requisito particular para implantar el home office en una empresa: por lo tanto, se aplica, en teoría, a todas las categorías profesionales.

Sin embargo, su empleador tiene el derecho de negarle esta modalidad si considera que la práctica es inadecuada por la naturaleza del puesto, e incluso si otras funciones de la empresa pudieran beneficiarse de ella.

¿Cómo puedo optimizar mi puesto de home office?

Teniendo yo misma la oportunidad de practicarlo de manera cotidiana en mi trabajo, le daré algunas orientaciones sobre cómo organizarlo.

La conexión a Internet

 Lo principal es una conexión a Internet confiable. ¡Si tiene la fibra, es aún mejor! El objetivo es ser fácilmente accesible y poder utilizar sus herramientas digitales sin interrupción. Es aconsejable usar una VPN, especialmente si quiere proteger sus datos, o si usa un wifi público. 

El ambiente o entorno de trabajo

Una vez que los aspectos informáticos se hayan resuelto, ocúpese de su espacio de trabajo. ¡Debe ser lo más adecuado posible!

Antes de empezar a trabajar, recuerde vestirse apropiadamente. Puede que le haga sonreír, pero trabajar en pijama todo el día a veces puede afectar el estado de ánimo de algunas personas ... El elemento más importante a la hora de definir su entorno de trabajo es el silencio. Así que evite estar al lado del bol de su perro Rufus o en el área de juegos de sus hijos...

Si tiene una habitación con un escritorio, es ideal. Si no, procure crear un espacio dedicado a sí mismo, por ejemplo en la sala de estar. ¡En la práctica, evite sentarse en la cocina para no abrir el paquete de galletas! También puede ser interesante cambiar de habitación durante el día para evitar la monotonía: por la mañana en la oficina, por la tarde en la sala de estar... Lo principal es tener el equipo adecuado.

Cuando se trata del equipo adecuado, es: una silla de oficina cómoda y ergonómica, una pantalla doble ajustada a la altura de los ojos, un teclado, un ratón, unos auriculares... Ponga sus documentos esenciales al alcance de su mano, como cuando está en la oficina.

La organización del trabajo

Su estación de trabajo se adapta y su entorno de trabajo se optimiza, pero lo más importante sigue siendo: la organización.

Asegúrese de organizar sus días: a tal y tal hora este archivo, a tal y tal hora otro... A toda costa, varíe sus tareas tanto como sea posible. El día anterior, puede escribir una lista con las diferentes tareas a realizar para el día siguiente.

Por supuesto, dedique tiempo para los descansos, como en la oficina. Durante los descansos, es aconsejable no quedarse delante del ordenador: aproveche para ir a su terraza/balcón, o para instalarse rápidamente en el sofá. ¡El objetivo es desconectarse!

El teletrabajo requiere mucha autonomía, pero asegúrese de mantener un vínculo con sus colaboradores: videoconferencia o sistemas de mensajería instantánea, las herramientas son numerosas. No dude en informar a sus colegas o a su gerente/supervisor si tiene alguna duda o si está atorado en una tarea.

Es aconsejable llevar a cabo reuniones periódicas con sus colaboradores para evaluar los progresos realizados por cada uno y las dificultades que puedan surgir.

El teletrabajo tiene muchas ventajas tanto para los empleados como para los empleadores: mejora la calidad de vida de los empleados, reduce el ausentismo y la rotación del personal, ahorros en el espacio dedicado a los locales y costos de funcionamiento, mejor concentración al evitar los espacios abiertos, etc.

Lo principal es organizar su lugar de trabajo y su forma de trabajar, asegurándose de mantener un vínculo constante con sus colaboradores.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/

LA AUDITORÍA REMOTA, ¿Y SI EMPEZAMOS A REALIZARLA?

La actual crisis sanitaria está obligando a las empresas a replantearse sus prácticas de calidad y de HSE para evitar otra interrupción de actividades y seguir siendo competitiva en su mercado. 

La "auditoría remota" o auditoría a distancia es un ejemplo de esto. ¿Podría generalizarse esta tendencia? ¿En qué casos? ¿Cómo hacerla?

¿Por qué hablamos de "auditorías remotas"?

Las empresas están cada vez más presionadas por las nuevas normas de QHSE, las auditorías de control internas y externas, así como por la formación y la renovación de la certificación. La multiplicación de instalaciones industriales y las reubicaciones internacionales aumentan considerablemente el alcance geográfico de la actividad. Esto puede ir en detrimento de la calidad y la garantía de HSE de la empresa y generar costos significativos: elevados tiempos de viaje, multiplicación de los recursos humanos y materiales...

Además, la crisis sanitaria de principios de año está obligando a las empresas a reflexionar sobre sus estrategias corporativas en su gestión general y en la gestión de la calidad y los riesgos. Por ejemplo, las oficinas de inspección se han visto muy afectadas por la crisis a causa de la paralización de las actividades y las empresas han tenido que revisar el calendario de renovación de sus certificaciones y anticipar la reanudación de la actividad para garantizar la máxima seguridad de sus empleados.

En este contexto, las auditorías a distancia son una garantía de calidad para las empresas que podrán gestionar los riesgos de manera remota, reducir sus costos de implementación, anticipar una recuperación y protegerse contra una posible nueva crisis. El principio de la auditoría en sitio permanece inalterado, pero sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación con el auditor que le guía a distancia.

¿Cómo llevar a cabo estas auditorías remotas?

Para que sea óptima, la realización de auditorías a distancia requiere una digitalización de los procesos internos de la empresa a fin de ahorrar tiempo y evitar el riesgo de pérdida de información y la falta de transmisión de información debido al manejo de papel, documentos en word o excel y correos electrónicos.

Se utilizan tecnologías comunes de uso cotidiano, como smartphones y tabletas principalmente, pero ¡los recursos son numerosos! Se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas y cascos... La robótica puede incluso utilizarse para inspeccionar áreas de alto riesgo como zonas de desastre (incendio o estructuralmente frágiles), áreas con un alto nivel de radiación o humos tóxicos...

¿Cuál es la solución para realizar estas auditorías?

Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service) permite digitalizar fácilmente los procesos de su empresa, a la vez alivia la labor del departamento de TI. De hecho, es posible realizar actualizaciones regulares sin necesidad de cambiar la versión del software y sin detener la actividad.

Se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se desmaterializan para centralizar toda la información en una misma plataforma. Los diferentes servicios y herramientas están interconectados para evitar cualquier duplicación de información y las herramientas de creación de estadísticas se integran para obtener en tiempo real y en pocos clics todos los datos que la empresa necesita.

Por lo tanto, la auditoría remota procede de la siguiente manera:
  • Planificación de la auditoría

Una vez acordada la fecha de la auditoría, se envía una invitación por correo electrónico con un enlace para unirse a una videoconferencia en línea, con un solo clic. No se requiere ninguna descarga o instalación.
  • Realización de la auditoría con el auditor por un lado y un responsable en el sitio a auditar por el otro. 

Gracias a la geolocalización, el auditor puede acceder a los mapas de los sitios a auditar y guiar a su interlocutor a distancia. El video permite al auditor, a través de la pantalla de la persona que está en el lugar, tomar fotos a distancia, hacer zoom, hacer anotaciones y grabarlas directamente en el informe.

La solución SaaS se presenta en un formulario preprogramado para guiar en cualquier tipo de auditoría (interna, inspección, certificaciones ...) y asegurarse de no olvidar nada.
  • Notificación y solicitud de validación del informe

Al final de la auditoría, todo quedará registrado en el sistema. Es posible notificar las acciones a los diferentes actores de la empresa y el informe se genera de forma automática y se transmite a los departamentos y/o responsables correspondientes.

La firma electrónica permite una fuerte identificación con el envío de un código por SMS, lo que permite obtener un valor jurídico similar al del envío de una carta de acuse de recibo.

La digitalización de los procesos y la aplicación de la auditoría a distancia están disponibles para todas las empresas que buscan la excelencia y la competitividad en el mercado. Un solo auditor puede asegurar la supervisión de varios sitios, independientemente de su ubicación. Dicha acción ahorra mucho tiempo y dinero. Esta práctica permite homogeneizar las prácticas en todos los sitios y reduce la sensación de aislamiento de los más apartados.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/