miércoles, 30 de noviembre de 2016

COMPETENCIAS DEL PERSONAL EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN: TRASCENDENTALES..!


Hoy por hoy el tema de las COMPETENCIAS DEL PERSONAL en cualquier Sistema de Gestión y bajo cualquier estándar internacional, resulta de capital importancia para el correcto funcionamiento del mismo y para el logro de los objetivos de la organización. 

Esto cobra vigencia cuando se trata de la revisión habitual del sistema y del MEJORAMIENTO CONTINUO al que se ve orientada la organización y máxime si se trata de un sistema integrado.

Es del resorte de la Alta Dirección, en ejercicio del LIDERAZGO en todos los niveles, quien debe preocuparse por impulsar, facilitar y promover que los colaboradores afinen su competencia (Educación, Formación y Experiencia) y dejar evidencia de ello.  Por consiguiente, es deseable que sus tres componentes cuenten con el respaldo y motivación de los colaboradores, igualmente, en todos los niveles de la organización. #PrimeroLaCalidad .

APLICACIÓN PRÁCTICA DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL -CMI: OBJETIVOS, KPIs Y PROYECTOS

La correcta definición de los objetivos, los KPIs y los proyectos estratégicos es fundamental para el éxito de la aplicación práctica del Cuandro de Mando Integral -CMI. 
En este artículo veremos técnicas para diseñar nuestros KPIs y proyectos estratégicos.

Anteriormente, veíamos la importancia de trabajar el Mapa Estratégico en base a las líneas estratégicas. Esta división nos permite crear equipos de trabajo y asignarlos a las diferentes líneas. Cada equipo estará encabezado por un líder que será responsable de su buena marcha. Estos grupos de trabajo son multidisciplinarios y todos sus esfuerzos se centran en el éxito de la línea estratégica en cuestión.

En consecuencia, tener un papel muy definido dentro de la estrategia de la organización, hace que las personas se sientan verdaderamente implicadas con ella. Esto es muy positivo.

Sin duda, en un Mapa Estratégico correctamente planteado podremos ver las relaciones causales entre sus objetivos y líneas. En nuestro cuadro de mando integral, encontramos los KPIs asociados a los objetivos de cada línea estratégica en relación a cada una de las cuatro perspectivas. 

Es fundamental hacer hincapié en la importancia de seleccionar bien los KPIs de cada objetivo. Deben ser pocos, pero buenos. Como se puede observar, esta premisa se repite en estrategia en muchos aspectos. Siempre es mejor tender a la sencillez que a la complejidad. El exceso o la complejidad de información despista y no aporta valor.

DISEÑAR LOS KPIS

El diseño de los KPIs es una labor importante. No debe darse por concluida hasta que no se hallen dos o tres indicadores realmente buenos por objetivo. Existen ciertas recopilaciones de indicadores prediseñados por área de resultado, pero lo más recomendable es hacer una construcción del indicador paso a paso. 

Debemos ir desde el objetivo hasta el KPI:
  1. En primer lugar, elaborar una descripción del objetivo. Por ejemplo, “Garantizar la sostenibilidad”. Debemos preguntarnos, ¿qué es para nuestra organización garantizar la sostenibilidad? La respuesta será la definición del objetivo.
  2. Seguidamente, debemos hacernos otra pregunta: ¿Qué espera la organización conseguir con el éxito de este objetivo?
  3. Con total seguridad, tras esta definición y la reflexión de qué queremos conseguir, la respuesta a la pregunta sobre qué necesitamos medir, vendrá sola.
Seguir esta traza desde el objetivo hasta el KPI nos garantiza indicadores personalizados.

CMI DE UNA LÍNEA ESTRATÉGICA

En una herramienta de gestión automatizada del CMI de nuestra línea estratégica podríamos ver una tabla con las siguientes columnas:
  • Objetivo: Aquí aparecerá la formulación de cada uno de nuestros objetivos.
  • Indicadores asociados: La lista de indicadores que debemos medir de cada objetivo.
  • Valor actual: Este número expresa en qué estado se encuentra actualmente el cumplimiento del indicador en cuestión.
  • Valor meta: Este es el valor que hemos definido como óptimo para la consecución del indicador.
  • Tendencia: Este valor expresa la tendencia de cumplimiento del indicador.
Otra de las múltiples ventajas de hacer una gestión automatizada del Cuadro de Mando Integral es que nos permite disponer de una colorimetría asociada a los objetivos, indicadores y proyectos. Esta característica nos permite saber de forma automática el valor actual de cada elemento y tomar decisiones al respecto.

Es fundamental poder tomar decisiones a tiempo, ya que la tendencia negativa de un solo objetivo puede afectar al valor de la línea estratégica al completo. Las relaciones causales entre objetivos hacen que esto sea así. Debemos poner el foco en la causa que crea el problema y solucionarlo desde el origen. Si esta causa aparentemente no tiene solución, el líder de la línea estratégica debe acudir a un nivel superior para que lo desbloquee.

PROYECTOS ESTRATÉGICOS

En este momento surge la necesidad de tomar acciones que nos hagan incrementar el valor de nuestros objetivos. Ha llegado el momento de emprender proyectos estratégicos. 

La definición de proyectos es un ejercicio creativo que sigue esta secuencia:
  1. Recogemos todas las ideas posibles, por ejemplo, haciendo uso de la técnica brainstorming, pero sin perder de vista nuestro Mapa Estratégico. Necesitamos identificar proyectos que impacten en el Mapa.
  2. Priorizamos ideas.
  3. Hacemos un cruce entre todos los proyectos y objetivos definidos y vemos qué proyectos ayudan a alcanzar qué objetivos.
Con esta técnica también podremos detectar “objetivos huérfanos”, es decir, objetivos a los que no se ha asociado ningún proyecto estratégico. Es importante repensar nuestros proyectos para poder asignar alguno a ese objetivo, ya que de otra forma, nunca llegaría a conseguirse. Esto es especialmente importante cuando se trata de objetivos de las perspectivas motoras: Procesos y personas.

Para priorizar proyectos estratégicos y asignarlos a los diferentes objetivos resulta muy útil crear una tabla de cruce. En el eje vertical colocaremos todos los objetivos de nuestras cuatro perspectivas en diferentes columnas. En el eje horizontal pondremos todos los proyectos estratégicos. Esta matriz nos servirá para priorizar en base a cuatro criterios:
  1. Impacto estratégico. Ver cuántos objetivos impulsa determinado proyecto. Siempre aportará más valor un proyecto que ayude a conseguir cinco objetivos que uno que sólo impulse uno.
  2. Plazos. Este criterio se refiere del periodo de tiempo en qué un proyecto empieza a generar valor.
  3. Dependencia. Hay proyectos cuyo inicio va a depender del inicio de otro, con lo que hay que tenerlo en cuenta a la hora de priorizar.
  4. Presupuesto. Los recursos necesarios para poner en marcha determinado proyecto.
Tomado de: https://www.isotools.org

martes, 29 de noviembre de 2016

ES EL LÍDER EN SU ORGANIZACIÓN? CÓMO ESTA SU ENTUSIASMO?


Nada es tan contagioso en las organizaciones como el entusiasmo... 
Hemos acudido a esta célebre frase de George Bulwer para motivar a los líderes que se encargan habitualmente de mover, impulsar, empujar y motivar a sus equipos en los diferentes trabajos y proyectos. 

Pues arriba ese ánimo! Los efectos de ver a un líder alegre y motivador son palpables en el corto plazo: los resultados. Y los líderes deben dar ejemplo.

QUÉ PRECIO LE PONGO A MIS SERVICIOS PROFESIONALES?

Ésta es una pregunta que quienes ejercen su profesión en forma independiente se hacen habitualmente. ¿Cuanto le cobro a mis clientes? 

El tiempo que se dedique a analizar las decisiones de precios estará muy bien invertido, ya que son la clave de la viabilidad económica de la actividad.

Cuando se piensa en precios, los principales conceptos que deberíamos tener en cuenta son los costos, los clientes y la competencia.
Con respecto a los costos, es muy difícil calcularlos ya que el principal costo está dado por nuestro tiempo, y además estamos hablando de un costo implícito (costo de oportunidad), que puede ser estimado de manera indirecta. 
Algunos especialistas dicen que para hacer éste cálculo debemos dividir el mejor sueldo al que podríamos aspirar por la cantidad de horas trabajadas y obtener un estimativo por hora, lo que nos comenzaría a orientar. Luego a ésto deberíamos sumarle los gastos fijos en los que incurriríamos por tal actividad (matrícula, oficina, viáticos, etc.).

Sin embargo, hasta aquí sólo se obtuvo una base o un piso. Tenemos que tener en cuenta los otros dos factores que no son menos importantes.

En el caso de los clientes, tenemos que tener en cuenta al momento de ponerle un precio a nuestros servicios que no todos los potenciales clientes son iguales, y tenemos que actuar en consecuencia. 

Ésto representa una oportunidad para la política de precios ya que existe la posibilidad de segmentar el mercado. Con ésto se quiere decir que se pueden ofrecer diferentes paquetes de servicios con distinción en precios para diferentes grupos de clientes o inclusive se podría ofrecer el mismo servicio a diferentes precios. Para ello debemos definir adecuadamente las condiciones que deben cumplir los clientes para acceder a cada categoría de precios y/o servicios.

Otro factor a tener en cuenta son los competidores, ya que por lo general no estamos solos en el mercado. Una de las claves es evitar atraer clientes sólo mediante precios bajos. Ésta estrategia, si no está bien planeada, es muy riesgosa para nuestro negocio, ya que las decisiones de precios como no requieren inversión alguna y son relativamente fáciles de implementar, pueden ser rápidamente igualadas por los competidores. 

Otra consecuencia es el efecto sobre la percepción de calidad de nuestros servicios profesionales. En muchos casos un precio bajo podría asociarse a un servicio de calidad inferior con las obvias consecuencias negativas que ésto representa para Ud. y para el mercado de su profesión.

Entonces, considerando de manera simultánea éstas tres variables, al menos se podrán considerar algunas alternativas para llegar a definir un precio aproximado por nuestros servicios profesionales.

Si bien todos éstos factores son subjetivos, existe un cuarto que gana por lejos… que es el valor que agregamos a nuestro trabajo por nuestra propia percepción del servicio a prestar que, además de lo mencionado arriba, pasa a engrosar el precio final por calidad de servicio, experiencia en el rubro, mayor especialización, referencias comprobables de éxito, etc.

Tomado de: http://www.pablogiugni.com.ar/

APLICACIÓN PRÁCTICA DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL: EL MAPA ESTRATÉGICO I

En este punto, ya debemos conocer la forma de resumir nuestra estrategia, definir sus elementos y hacerla entendible, clara y concisa.
Ya sabemos que, tras esto, viene la creación de la estructura organizativa, cuyo desarrollo debe responder a las necesidades de la estrategia.


Esta estructura también nos servirá para ver el alcance del despliegue del Cuadro de Mando Integral, hacia dónde lo queremos llevar. El siguiente paso que nos hará avanzar en el camino hacia la ejecución de la estrategia, será construir nuestra hoja de ruta, es decir, el mapa estratégico.

EL MAPA ESTRATÉGICO

El Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral está integrado por tres grandes elementos, el primero de ellos es el Mapa Estratégico. La finalidad de esta herramienta es guiar, expresado de otra forma, es lo que marca a la organización la hoja de ruta y lo que indica si se está siguiendo adecuadamente o no. Por establecer una metáfora, se podría decir que es el GPS de los miembros directivos. En segundo lugar, la información del Mapa Estratégico: indicadores, inductores, proyectos, responsables, etc, debe ser volcada en el Cuadro de Mando Integral. Por último, atendiendo a la necesidad de analizar y medir los datos que arroje nuestro CMI, acudiremos a la automatización a través de un software de gestión.

¿Cómo se construye el Mapa Estratégico?

El Mapa Estratégico debe construirse en base a cuatro preguntas. Como ya mencionamos en el artículo anterior “Aplicación práctica del Cuadro de Mando Integral: La Estrategia II”, en el que tratamos el asunto de los elementos estratégicos, nuestro objetivo prioritario y que representa la cima que queremos alcanzar, es lo que hemos definido como la visión. Una vez sabemos esto, la primera pregunta que debemos hacernos es:
  • ¿Cuál va a ser nuestro modelo económico? Es decir, para alcanzar nuestra visión, qué resultados financieros debemos obtener. Saber con la máxima exactitud cuál va a ser nuestra estructura de costes e ingresos, cómo optimizaremos los primeros y maximizaremos los segundos.
  • ¿Cuál va a ser nuestra propuesta de valor? Esta pregunta es, quizá, la más importante. Debemos identificar lo que nos hace diferentes de nuestros competidores. La propuesta de valor debe transmitir aquello que justifica que nuestro producto sea elegido y comprado por encima de opciones que dan respuesta a la misma necesidad. Si la propuesta de valor es buena, el coste que solicitamos por nuestro producto pasa a convertirse en secundario, dejando de ser el factor clave en la decisión de compra.
  • ¿Cuáles serán nuestros procesos clave? En este punto es importante hacer un ejercicio de introspección en nuestra organización y concretar cuáles serán esos procesos en los que debemos ser excelentes para hacer posible que al cliente le llegue esa propuesta de valor por nuestra parte.
  • ¿Está preparada la organización a nivel motivacional? El equipo no sólo debe tener las competencias necesarias para ejecutar nuestra estrategia, también es necesario que exista motivación suficiente para impulsar a las personas, y tal cosa se consigue a través de una cultura corporativa sólida. En caso de no haber motivación en los miembros del equipo, la organización debe poner solución a este problema.
Estos son los criterios que nos permitirán construir nuestro mapa estratégico desde arriba hacia abajo, empezando por los resultados financieros y terminando por los activos intangibles. Este planteamiento se invierte cuando el Balanced Scorecard se pone en marcha, ya que la ejecución parte desde nuestros activos intangibles para alcanzar resultados medibles, a través de procesos de feedback y aprendizaje.

El marco conceptual del mapa estratégico pretende alinear los activos intangibles, es decir, las personas, sus competencias y todo lo relacionado con la cultura corporativa; con los procesos críticos para crear valor para accionistas y clientes.

Se deben tener en cuenta varios aspectos. Encabezando el mapa se encuentra el valor a largo plazo, lo que llamamos “visión”, que es el objetivo último que pretende alcanzar la organización. Después, el mapa cuenta con dos estrategias, dos grandes bloques: por un lado, la estrategia de crecimiento y, por otro, la estrategia de productividad. Las hojas de ruta deben llevarnos hacia el crecimiento y la productividad, esto es, crezco más siendo más productivo, genero más valor.

En siguientes artículos conoceremos el resto de las claves para entender el mapa estratégico.

Tomado de: https://www.isotools.org

DIRECCIÓN POR OBJETIVOS: TAMBIÉN EN CENTROS EDUCATIVOS

La Dirección por objetivos es un estilo de dirección eficaz y motivador, ya que el directivo distribuye entre sus colaboradores no las tareas, sino los objetivos que hay que cumplir, dejando en sus manos la iniciativa en cuanto a los medios. 
Por tanto, dirigir por objetivos significa delegar decisiones y también señalar previamente los criterios según los cuales se van a juzgar los resultados.

Este nuevo enfoque de la función directiva centra su preocupación en el para qué del centro educativo, en la capacidad de integrar sus objetivos con un alto nivel de compromiso y aceptación por parte de los componentes de la comunidad educativa, manteniendo en función de esos objetivos la identidad del centro y propiciando la renovación continua del mismo en una constante adaptación de la institución al medio social en que vive. Para ello, obviamente, los objetivos del centro deben estar claramente definidos.

Tres aspectos, estrechamente relacionados, destacan en la dirección por objetivos: planificación participada, coparticipación y corresponsabilidad.

El personal del centro debe participar en la elaboración y planificación de los objetivos institucionales, así como llevar a cabo una participación conjuntamente con sus compañeros, teniendo en cuenta que para que otros puedan realizar las tareas que tienen encomendadas, primero otros deben realizar las suyas. Se crea una motivación a través del compañerismo.

Las funciones del director en este contexto son:
  • Concepción del centro global, considerado como un todo
  • Actitud motivadora, creativa y potenciadora de compromisos individuales
  • Determinación concreta, específica y compartida de los objetivos individuales
  • Planificación participativa de actividades
  • Asignación concreta de responsabilidades de cada uno en los resultados
  • Coordinación de las aportaciones de los sectores de la comunidad escolar
  • Renovación constante de las metas de la organización en base a los resultados
  • Mantener una estructura relacional
  • Dirección centrada en tareas de impulso, motivación, apoyo y comprensión
  • Aceptación de responsabilidades compartidas por todos
  • Alto grado de comprensión y aceptación de los objetivos.
Los objetivos institucionales deben fijarse en las siguientes áreas:
  • Productividad de la organización: dónde se tiene en cuenta la evolución de los alumnos
  • Integración en la organización: desarrollo personal y profesional de los docentes, su participación en la toma de decisiones e innovación y cambio
  • Salud de la organización: buen funcionamiento de los recursos humanos y materiales con el entorno
  • Realimentación de la organización: teniendo en cuenta los resultados de objetivos de análisis de la situación y del proceso de rectificación.
En todo centro educativo que quiera seguir la metodología de la dirección por objetivos, se deben definir los mismos y realizar una planificación de cómo se llevará a cabo la consecución de dichos objetivos, siempre contando con la colaboración de toda la comunidad educativa (personal del centro en primer lugar, padres y alumnos en segundo).

Es muy importante que el personal del centro se sienta integrado en la consecución de los objetivos y actúe de forma conjunta con el resto de personas. Para ello, el director debe desempeñar su papel de coordinador de todo el proceso, ayudando y motivando en todo momento a sus colaboradores.

Para hacer más llevadera esta función, una solución Balanced Scorecard o CMI, que permite al centro definir sus objetivos estratégicos, además de iniciativas, etapas y tareas derivadas de éstos. Y unos indicadores y metas, que permiten ver la evolución y consecución de los objetivos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

LA MOTIVACIÓN DE LOS EMPLEADOS: TÉCNICAS PARA CONSEGUIRLA

La motivación es uno de los factores principales que pueden influir en la productividad de un trabajador y por tanto la de la organización.
Además, un trabajador motivado, será un referente y un elemento motivador para el resto de compañeros, favoreciendo así un clima laboral positivo, productivo y adecuado para la consecución de los objetivos de la organización.

No es algo que debamos tomar a la ligera ya que como vimos en artículos anteriores, los trabajadores son la principal herramienta productiva y desde la selección hasta la medición del trabajo de estos, se pueden tomar acciones que la maximicen, consiguiendo un doble objetivo. Por un lado, por supuesto, un incremento de la eficiencia y por otro, la contribución y el mantenimiento de la satisfacción personal y el desarrollo de los empleados, lo que es nuestro deber como empresa, en materia de responsabilidad social.

Existen muchas técnicas y métodos que se pueden aplicar de forma sencilla para aumentar la motivación de los empleados, bien aplicadas en conjunto como una adecuada política de recursos humanos (lo cual es imprescindible a largo plazo) o bien aplicadas de forma aislada evaluando los resultados sobre el clima laboral para identificar las más efectivas en nuestra organización.

Veamos algunas de las técnicas más efectivas para la mejora de la motivación:
  1. Mejora de la auto motivación: es una de las más sencillas ya que no requiere ningún tipo de inversión económica, sólo un adecuado proceso de selección donde se busque la adecuación plena del trabajador al puesto. Puede que el proceso de contratación sea más largo, que pasen decenas de candidatos hasta llegar al adecuado; Sin embargo, cuando se encuentre al trabajador que realmente se siente a gusto con su trabajo, con su puesto y sus funciones, se habrá conseguido un trabajador auto motivado ya que cuanto más te gusta lo que haces, menos ganas tienes de llamarlo “trabajo”.
  2. El factor económico: no hablamos solo del aumento del salario si no de la percepción de justicia de este, es decir, en cualquier empresa no se pueden evitar las comparaciones entre funciones y salarios de unos y otros, generando descontentos y conflictos. Por esta razón es recomendable el establecimiento de un sistema salarial escalonado, transparente y al que cualquier trabajador (capacitado, por supuesto) fuera capaz de acceder mediante promoción interna y esfuerzo.
  3. Mejora del puesto de trabajo: el dinero no lo es todo. Uno de los grandes factores para el desarrollo profesional de una persona, independientemente del puesto, suele ser el incremento de su responsabilidad, funciones, tareas, asignaciones de proyectos, coordinación de departamentos y personas… Si bien este aspecto ha de ser consensuado con el trabajador ya que no todas las personas tienen este afán de asunción de responsabilidad (y salario) como meta, si no que prefieren otro tipo de recompensas y con esta, conseguiríamos el efecto contrario.
  4. Agradecimiento y reconocimiento: un simple “buen trabajo” o la mención del trabajador en público, o en el informe definitivo que se entrega al cliente, una nota de agradecimiento, una pequeña celebración por la consecución de un proyecto… Este tipo de cosas pueden tener un efecto que no imaginamos en la motivación de una persona, además de ser justas.
  5. Establecimiento de objetivos y metas: por norma general, un hito en el horizonte nos anima a seguir caminando y de esta manera, los objetivos motivarán a su consecución siempre que estos están bien establecidos y la recompensa sea adecuada.
  6. Formación y desarrollo profesional: del mismo modo que el ascenso es una recompensa para un trabajador implicado, la formación es signo de que la empresa lo desea mantener y potenciar sus habilidades y capacidades. Una forma práctica y productiva de decirle que se cuenta con el para el futuro.
Estas son solamente algunas técnicas. Conociendo a los empleados, sus caracteres y expectativas se pueden desarrollar infinidad de estas técnicas. 

Es muy importante cambiar el paradigama sobre la motivación y los estímulos a los colaboradores de la organización. No todos los estímulos implican erogaciones ecopnómicas o se traducen en pagos monetarios.  Es necesario analizar y contemplar la posiblidad de los "salarios no monetarios", como por ejemplo las compensaciones, las felicitaciones escritas, los horarios flexibles, los reconocimentos públicos, entre muchos otros.

Sea cual sea la que empleemos, el conjunto que decidamos implemntar, es importante que sepamos el rendimiento que se obtiene con ellas, para lo que es imprescindible la medición del clima laboral, el control del rendimiento corporativo o una gestión por objetivos.

Tomado de: https://www.isotools.org

6 LINEAMIENTOS AL EQUIPO PARA LA EXITOSA IMPLEMENTACIÓN DE ISO 9001

Cuando la organización toma la decisión de implementar un Sistema de Gestión de Calidad certificado bajo los requisitos del estándar internacional ISO 9001:2015, es importante considerar una serie de retos y desafíos a los que tendrá que hacer frente y para lo que se requiere previamente preparar a el equipo.
Consideraciones para preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001


Veamos a continuación estos desafíos a los que estamos haciendo referencia y para los que es necesario preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001.

Retos en la implementación de ISO 9001


Durante la implementación de un proyecto como este, cada organización hará frente a un serie de desafíos que exponemos a continuación junto con las posibles soluciones recomendadas ante los mismos:

1.- Surgen opiniones diferentes


Al estar formada la oganización por varios miembros, es normal que tienda a surgir opiniones diferentes respecto a cómo debería ser el Sistema de Gestión de la Calidad, la accesibilidad al mismo, así como sobre los objetivos previstos.

La solución ante tal desafío es planificar una reunicón con el la Alta Dirección, para dar orientaciones sobre la forma considerada más óptima para lograr una alineación del SGC que permita dar cumplimiento a los principios de la norma ISO 9001, así como poder tomar las decisiones oportunas respecto al formato y objetivos del mencionado Sistema de Gestión de la Calidad.

Tras esta reunión, es aconsejable hacer una presentación de todo lo decidido respecto a tal SGC, al resto de empleados. A través de esta presentación también se puede recoger opiniones y sugerencias que puedan aportar valor al SGC.

Con esta presentación, estamos dando comienzo al proceso de formación y capacitación de nuestros empleados. El mayor o menor éxito de este proceso va a influir en el grado de suavidad con el que se lleve a cabo la implementación.


2.- Hacer uso de consultas y participación como manera de eliminar los temores


A través de las consultas y el fomento de la participación de todos los miembros, logramos una mayor involucración de todos estos en el proceso de implementación del SGC, lo cual ofrece una mayor garantía de que contaremos con el apoyo de todos ellos a futuro.

De esta forma, hacer partícipes a nuestros empleados en la construcción de mapas de procesos o en el procesos de documentación de información vital para la organización puede generar importantes beneficios para la organización.


3.- Garantizar la efectiva aplicación del liderazgo


Otros de los desafíos que surgirán y para lo que es necesario preparar a tu equipo para la implementación de ISO 9001 es el hecho de asegurar de que los líderes de la organización en cuestión aplican de manera adecuada los requisitos sobre Liderazgo que recoge la citada norma.

El comportamiento adoptado por la Alta Dirección y la aplicación efectiva del liderazgo será un ejemplo a seguir para todos los empleados de la organización, logrando de esta forma que la implementación se lleva a cabo sin problemas.

4.- Disipar rumores y malestar

Cuando se incia un proyecto de implementación del SGC en la organización, suele comenzar ciertos rumores sobre el por qué se está llevando a cabo. Uno de los pensamientos más frecuentes entre los empleados es que con ello, se pretende reducir el número de trabajadores, lo que lleva a generar malestar y cierta desconfianza entre los miembros.

Por ello, para evitar tal situación, es más que recomendable, que la Alta Dirección, aclare los objetivos perseguidos con tal implementación del SGC, a través de una clara acción de liderazgo, una comunicación precisa y una regulación adecuada de la fuerza de trabajo durante el citado proyecto de implementación.


5.- Asignación de recursos correcta


La organización debe asegurar que los recursos han sido asignados en la forma correcta para que el proyecto pueda implementarse con éxito. Esto supone que al realizar el reparto de tareas adicionales que conlleva el citado proyecto entre los empleados, la Dirección se asegure de que tales empleados tienen a su disposición todos los recursos disponibles para poder realizarlas sin impedimentos.

6.- Seguimiento de los procesos del SGC durante su ejecución

Es importante definir unos indicadores de rendimiento clave de nuestros Sistema de Gestión de Calidad, para lograr tener una revisión de cómo están funcionando los procesos integrantes del SGC a fin de poder detectar posibles errores y aplicar las medidas correctivas necesarias.

A ello, le sumamos la importancia de realizar eficientes procesos de auditoría interna.

Como vemos, la correcta aplicación del liderazgo, la consulta y participación de los colaboradores, junto con la comunicación a los mismos, unido a las pertinentes auditorías internas y procesos de revisión por parte de la Dirección; hacen que el proceso de implementación del SGC resulte exitoso y vaya encaminado hacia la mejora continua.

Finalmente, en la metodología desarrollada por IDEA Consultores & Asesores S.A.S., está claro que la implementación exitosa NO puede ser ajena a dos principios elementales que la organización debe poner en práctica: Primero, el evidente liderazgo en todos los niveles de la organización iniciando con la Alta Dirección, y Segundo, la participación efectiva y práctica de TODOS los colaboradores. Así se alejan los fantasmas de no apropiar el Sistema y de no obtener los recursos necesarios para su correcto funcionamiento.


Tomado de: http://www.isotools.com.co/

GESTIÓN POR COMPETENCIAS EN CENTROS EDUCATIVOS

La gestión por competencias se ha convertido, en los últimos años, en un modelo integrador y orientador de las diferentes políticas de Recursos Humanos. 

Pese a que las principales experiencias se producen en empresas privadas, progresivamente el mundo educativo está apostando por este modelo, asumiendo los retos y ventajas que comporta.

La definición nos dice que las competencias con características de la persona relacionadas con una actuación de éxito en su puesto de trabajo.

Podemos destacar de las competencias las siguientes características
  • En el concepto de competencia se integra el saber, el saber hacer y el saber ser.
  • Se constituye de conocimientos, habilidades y actitudes que producen resultados tangibles, y su medida nos informa del grado de dominio conseguido.
  • Tiene relación con la acción: se desarrolla, se actualiza en la acción.
  • Está vinculada a un contexto, a una situación dada.
  • Facilita la resolución eficaz de situaciones laborales conocidas o inéditas.
  • Es educable.
Las competencias profesionales del profesorado las podemos definir como el conjunto de habilidades, conocimientos y actitudes que hacen una docencia de calidad.

Cada vez más son los centros que optan primero de todo por evaluar a sus docentes para poder analizar que nivel presentan sus competencias y posteriormente en base a dichas competencias poder mejorar mediante planes de formación.

Porque aplica los conceptos de Gestión de Competencias para la mejora de la gestión de las personas y como complemento a la Gestión de la Calidad en el centro educativo.

Los sistemas de gestión de la calidad han puesto de manifiesto, la necesidad de tener en cuenta a las personas, planteando la evaluación y el desarrollo de competencias. En este sentido, La ISO 9001, establece que “la organización debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto”. No se habla de cursos, sino de gestionar las competencias de las personas.

Además hay una norma específica para la gestión por competencias , la UNE 66173:2003, donde se podrán encontrar definiciones, métodos de evaluación, indicadores de gestión.

Esta norma analiza la gestión de las competencias para el control de los procesos. Esta gestión tiene como objetivo final la conformidad de la calidad de la enseñanza, la satisfacción de las familias y el desarrollo de las competencias para la mejora del desempeño social, educacional y ambiental de la organización.

Tomado de: https://www.isotools.org



LAS CUALIDADES DE UN BUEN AUDITOR INTERNO

Un auditor debe disponer de una serie de cualidades: ser ético, de mentalidad abierta, diplomático, observador, versátil, tenaz, objetivo y decidido.
Si tenemos en mente que la auditoría interna es una herramienta para el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión que tengamos implantado y le damos la importancia que se merece, no podemos olvidarnos de una de las figuras que participan de forma activa en ella: los auditores. Por esta razón, para que la auditoría cumpla los objetivos para los que se realiza, la persona que ejerce el puesto de auditor debe disponer de unos conocimientos, experiencia laboral y en auditorías y unos atributos personales específicos.

Aunque solemos poner más hincapié en la formación y la experiencia de un auditor, en este artículo voy a poner en relevancia aquellos atributos o cualidades que debe poseer y cultivar para lograr así estar de acuerdo y promover los principios de la auditoría.

El perfil del Auditor

La Norma ISO 19011, Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, nos indica, además de otros aspectos, cuáles son las competencias, criterios y mantenimiento y mejora de la competencia del auditor, marcando la relevancia que ocupa este dentro de la correcta ejecución de una auditoría.

Si vemos la auditoría, ya sea interna como externa, como una herramienta de mejora y análisis del estado del sistema de gestión que permite comprobar el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz de este, y señala las nuevas pautas a seguir para alcanzar los objetivos en el caso de que se evidenciaran desviaciones del camino marcado inicialmente, el papel del auditor, como ya hemos dicho anteriormente, se nos muestra de especial relevancia.

Por esta razón, el auditor debe disponer de una competencia que se demuestra con una aptitud clara para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la formación, haber alcanzado un nivel óptimo de experiencia en auditorías, así como con una serie de cualidades que debe promover y potenciar.

Cualidades del Auditor

Las cualidades que deben definir a un auditor son las siguientes:
  • Ser imparcial, sincero y honesto.
  • Ser discreto y comprender el concepto de confidencialidad.
  • Tener la mente abierta para considerar ideas y puntos de vista alternativos.
  • Ser diplomático y tener tacto con el trato con las distintas personas.
  • Ser firme. En este punto es importante destacar que en la auditoría el auditor no debe negociar con el auditado sobre la inclusión o eliminación de una determinada no conformidad en el informe final ya que, de esta forma, desvirtúa la eficacia de esta. Es decir, aunque se actúe de manera responsable y ética, algunas decisiones tomadas por el auditor pueden no ser populares, pudiendo llegar a causar desacuerdos y confrontaciones que no deben llevar a la negociación para la aceptación del informe.
  • Tener una alta capacidad de observación.
  • Tener instinto para ser consciente y comprender las situaciones.
  • Adaptarse fácilmente a los distintos contextos, es decir, ser versátil.
  • Tener una clara orientación hacia la consecución de los logros definidos como metas.
  • Alcanzar conclusiones basadas en razonamientos lógicos y el análisis de las distintas evidencias.
  • Estar seguro de sí mismo.
  • No tener prejuicios que limiten o eliminen su objetividad.


La actualización como trabajo continúo del auditor

Estar en constante actualización, al igual que en otros aspectos de los sistemas de gestión ya sean de Calidad según la Norma ISO 9001, Ambiental según la Norma ISO 14001, Seguridad Alimentaria según la Norma ISO 22000 o de Seguridad de la Información según la Norma ISO 27001, por poner unos ejemplos, es necesario en el campo del auditor.

Para ello dispone de varios medios que permitirán, entre varios conceptos más, estar al día de las distintas revisiones de los sistemas de gestión, potenciar su desarrollo personal que permita que las cualidades adquiridas se remarquen y se conviertan en un buen hábito, etc., como pueden ser:
  • Formación especializada.
  • Asistencia a seminarios, reuniones y conferencias del sector.
  • Experiencia en auditorías de forma periódica.
Para concluir y en relación con todo lo anteriormente comentado así como con el artículo “La importancia de realizar una buena auditoría interna” no debemos olvidar que, si bien la auditoría es una herramienta eficaz depende de la ejecución realizada por todos los actores que participan en ella, es decir, el auditor, la empresa auditada y el resto de asistentes a ella.

De esta forma, si el auditor no dispone de los conocimientos, competencias y cualidades adecuadas disminuye la eficacia de la auditoría y mina las conclusiones que de ella se extraen. Igualmente, si la empresa auditada no comprende la importancia de la auditoría y no toma las conclusiones de ella como objetivos también convierte esta actividad en una labor sumamente improductiva. Al fin y al cabo, una herramienta puede ser muy buena pero si la persona que la emplea no sabe aprovecharla es solamente tiempo y esfuerzo perdido.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/ 

lunes, 28 de noviembre de 2016

CÍRCULOS DE CONTROL DE LA CALIDAD, QUÉ SON? (4)

1. Introducción

La primera conferencia internacional sobre Control de Calidad tuvo lugar en 1969 en la ciudad de Tokio. Su programa de actividades incluía visitas a numerosas fábricas. En una de tales visitas y mientras se les presentaban a representantes occidentales las actividades de un Círculo de Control de Calidad, uno de los visitantes formuló la siguiente afirmación y pregunta: “Las actividades de mejora que usted describe deben desempeñarlas los ingenieros. No tiene sentido que los obreros se hagan cargo de ellas. ¿Cuál es su opinión al respecto?”.

A lo cual, uno de los trabajadores que había presentado uno de los círculos de control de calidad le dio la siguiente respuesta: “Comprendo por qué dice esto. Sin embargo en nuestra empresa, yo soy quien sabe más sobre un proceso específico. Fui yo quien sugirió cambios en el proceso tras descubrir que no funcionaba como era debido. Cuando se adoptaron mis sugerencias, el ratio de defectos disminuyó un tercio. ¿Qué tiene de malo que yo participara en estas actividades de mejora?”.

Esta respuesta refleja con precisión la filosofía de los Círculos de Control de Calidad.

El muy proverbial consultor japonés Hajime Karatsu, ganador del Premio Deming, nos dice que los círculos de control de calidad se iniciaron cuando la dirección se dio cuenta de que era necesaria la cooperación de todo el mundo, especialmente la de los trabajadores, si se quería artículos de gran calidad.

Los directivos y consultores japoneses comprendieron que no podían producir artículos de alta calidad, con solo impartir capacitación a la alta gerencia e ingenieros. Era fundamental el pleno compromiso de los trabajadores de línea encargados de manufacturar los productos, para lo cual se los hizo partícipes. De tal forma empezaron a organizarse de manera voluntaria, en los talleres y otros lugares de trabajo, grupos de trabajadores dirigidos por sus propios supervisores. Estos grupos se dieron en llamar “Círculos de Control de Calidad”. Al principio se reunían a los efectos de estudiar y comentar de manera conjunta la revista sobre Control de Calidad “FQC”, lo cual les servía de base para resolver los problemas que se presentaban en sus lugares de trabajo.

Esta forma de actividades en grupos pequeños, paso a constituirse en uno de los sistemas fundamentales que hacen al Kaizen como sistema y filosofía de mejora continua, y por lo tanto una de las piedras fundamentales que sirven de base al TPS (Sistema de Producción Toyota).

Con los encomiables éxitos logrados por las corporaciones japonesas, los occidentales toman conocimiento de dicha práctica, estudiándola y haciéndola objeto de investigación por parte del Comportamiento Organizacional y la Sociología Laboral.

Hoy día las actividades de los Círculos de Control de Calidad se han constituido en una de las herramientas fundamentales de las cuales hacen uso las empresas de alta competitividad a los efectos de incrementar la participación y compromiso del personal, aumentar su autoestima y motivación, mejorar la calidad de vida laboral, mejorar los niveles de calidad, incrementar la productividad y reducir los costes.

Los círculos de calidad se difundieron rápidamente como técnica de participación en Estados Unidos y Europa tras haber alcanzado amplio éxito y popularidad en Japón.

En un estudio efectuado en una empresa manufacturera se compararon las actitudes y desempeño de seis círculos de calidad con un grupo equivalente de trabajadores no involucrados en esa práctica. La participación en círculos de calidad influyó favorablemente en las actitudes de los empleados ante la toma de decisiones, la comunicación grupal y la sensación de haber realizado algo valioso. La productividad se elevó en 23%, contra un incremento de 2% en el grupo de control. El ausentismo disminuyó de forma estable en el grupo de círculos de calidad, a un nivel inferior en 27% al índice inicial, mientras que en el grupo de comparación mostró un comportamiento errático.

El método de los círculos de calidad contribuye a que los empleados experimenten poseer cierta influencia en su organización aun si no todas sus recomendaciones son aceptadas por la alta dirección. Además ofrece oportunidades de desarrollo, realización y reconocimiento personal. Los empleados, en fin, se comprometen con las soluciones que generan, dado que las entienden como propias.

Actualmente existen y se desarrollan círculos de calidad en empresas de todos los continentes, extendiéndose no sólo a las productoras de bienes, sino abarcando también a las de servicios. Todavía queda un enorme campo por recorrer, sobre todo en Latinoamérica y muy especialmente en materia de organizaciones estatales.

2. Un poco de historia

Se considera a Kaoru Ishikawa como el padre de los círculos de calidad. Su contribución es tan sencilla como genial. En efecto, él argumenta que en lugar de centralizar el control de la calidad del trabajo de producción cotidiano, para confiárselo exclusivamente a un servicio especializado, lo que se necesita es integrar ese control al proceso de fabricación. Así, la calidad de la producción se convierte en asunto de todos los servicios, en lugar de ser la carga de uno sólo.

El primer círculo de calidad se formó en Japón en 1962. Se estima que la membrecía de los círculos de calidad creció en Japón de 400 en 1962 a 200.000 en 1968, y a más de 700.000 en 1978. Siendo hoy millones los trabajadores que en ellos intervienen.

En tanto que en los Estados Unidos los primeros círculos registran su presencia en el año 1974. La Lockheed Missile & Space Company y la Honeywell fueron las primeras en utilizar este método.

Después de conocerse el éxito del programa de Lockheed, muchas empresas manufactureras establecieron programas de círculos de calidad o iniciaron métodos semejantes, en equipo, de resolución de problemas. Entre ellas estaban Westinghouse, General Electric, Cincinnati Milacron, Ford Motors, Martin Marietta Corporation, General Dynamics, Bank of America, Dover Corporation y Coors Beer Company. Luego organizaciones de servicio, como hospitales, sistemas escolares y unidades estatales y federales de gobierno se sumaron a la nueva propuesta.

En 1977 se formó la Asociación Internacional de Círculos de Calidad, que ahora es la Asociación para la Calidad y la Participación.

3. Una primera impresión

El círculo de calidad es un grupo de voluntarios, empleados u obreros de una unidad específica de la empresa, que tiene una formación técnica y administrativa ad hoc (procedimientos de la fabricación, métodos, estadísticas, análisis y solución de problemas, dirección de reuniones, presentación de informes, etc.) y que se reúne periódicamente bajo la dirección de su superior jerárquico, para definir, analizar y resolver los problemas que atañen a su unidad. Aunque al principio los círculos de calidad se preocupaban exclusivamente –como lo indica su nombre- de problemas de calidad, ahora han expandido su campo de análisis a las condiciones de trabajo, a los procedimientos de producción, a la tecnología de producción y a los costes de explotación.

Así tenemos que:

  • Los círculos de control de calidad son pequeños, participando generalmente entre cuatro y quince miembros, siendo entre siete y nueve el número más apropiado.
  • Todos sus componentes trabajan en un mismo taller o proceso productivo básico.
  • Los miembros trabajan bajo el mismo supervisor, quien a su vez forma parte del círculo.
  • Aunque no siempre, generalmente el supervisor es el líder o jefe del círculo. En su función de líder del círculo el supervisor no da órdenes ni toma decisiones. Siendo adoptadas las decisiones de manera grupal.
  • La participación es voluntaria, lo cual implica que todas las personas que trabajan en una fábrica u oficina tienen la oportunidad de integrarse o no a los círculos de calidad, posponiendo su ingreso, retirándose, y volviendo a reintegrarse al mismo.
  • Los círculos se reúnen por lo general una vez a la semana, durante las horas de trabajo, recibiendo una remuneración por dicha actividad.
  • A los efectos de sus actividades los círculos se reúnen en salas especiales, convenientemente dispuestas y alejadas de su propia área de trabajo.
  • Los miembros del círculo reciben instrucción especial acerca de los reglamentos que atañen a su participación en un círculo de calidad, a la mecánica de dirigir las reuniones y a la forma de hacer las presentaciones a la administración (órganos directivos). La instrucción también cubre técnicas empleadas para solucionar problemas en grupo, tales como improvisación de ideas, análisis de causa y efecto, análisis inverso, mapas mentales, diagramas de flujo, diagrama de dispersión y análisis de Pareto entre otros.
  • Los miembros del círculo y no la gerencia, son quienes eligen los problemas y dificultades sobre los cuales desean trabajar.
  • Los círculos recogen la información y reciben la ayuda que requieren para analizar un problema y llegar a una solución.
  • Los expertos técnicos y la gerencia en general brindan su ayuda (apoyo) a los círculos con su información y con su experiencia siempre que los miembros así lo soliciten.
  • Los círculos son aconsejados y orientados por un asesor (facilitador) que asiste a todas las reuniones pero que no es miembro del círculo.
  • Las exposiciones preparadas para la gerencia son presentadas a los gerentes y los expertos técnicos que normalmente tienen la autoridad para tomar una decisión con respecto a una propuesta determinada.
  • La existencia de los círculos depende de la voluntad de sus miembros para reunirse. Los integrantes pueden declararse en receso; posteriormente reiniciar labores; reunirse durante uno o dos meses o durante años, para solucionar uno, dos o centenares de problemas.

4. Estructura y proceso

La estructura de un círculo de calidad es fundamentalmente la forma como está integrado el grupo y se define de acuerdo con la posición de los miembros dentro de la organización empresarial.

En cuanto al proceso del círculo de calidad, el mismo está conformado por cuatro subprocesos:

1. Identificación de problemas, estudio a fondo de las técnicas para mejorar la calidad y la productividad, y diseño de soluciones.

2. Explicar, en una exposición para la gerencia, la solución propuesta por el grupo, con el fin de que los gerentes y los expertos técnicos que estén relacionados con el asunto decidan si se puede poner en práctica o no.

3. Ejecución de la solución por parte de la organización general.

4. Evaluación de los logros alcanzados en cuanto a las propuestas formuladas y puestas en práctica.

5. Condiciones para su éxito

A los efectos de un éxito en su gestión, los círculos de calidad debe responder a los siguientes lineamientos:

  • Se les debe emplear en relación con problemas medibles y de corto plazo.
  • Se debe obtener el apoyo permanente de la alta dirección.
  • Las habilidades del grupo deben aplicarse a problemas correspondientes al área de trabajo del círculo.
  • Los supervisores deben recibir capacitación en habilidades de facilitación.
  • Los círculos de calidad deben ser considerados como un punto de partida para enfoques más participativos por utilizar en el futuro.
6. Factores negativos a tener en cuenta y como superarlos

Entre los diversos problemas e inconvenientes más importantes que deben ser tenidos en consideración a la hora de implantar y gestionar los sistemas de Círculos de Control de Calidad tenemos:

  • Concepto equivocado de la alta gerencia acerca de lo que es un proceso de círculos de calidad.
  • Oposición del nivel gerencial medio y de la supervisión a la introducción de los círculos de calidad.
  • Capacitación deficiente.
  • Deseo de la oficina de los círculos de calidad de convertirse en un imperio.
  • Imposibilidad de llevar a la práctica las propuestas de los círculos.
  • Imposibilidad de evaluar los resultados del proceso de los círculos de calidad.
  • Círculos de calidad que se alejan de la estructura básica.
Es factible superar exitosamente las barreras y aspectos sombríos que acechan la implementación del sistema de círculos de calidad, aplicando los siguientes cinco pasos:

1. Obtener el apoyo y el compromiso de la gerencia, y crear una oficina para los círculos de calidad, cuyo objetivo sea promover el proceso a través de toda la empresa.

2. Desarrollar una estrategia lógica para la formación de los círculos, basada en la perfecta comprensión de las dificultades y del objetivo a largo plazo: hacer que los círculos de calidad se conviertan en una parte permanente y auto-sostenida del proceso administrativo.

3. Fomentar dentro de la empresa aquellos sistemas requeridos para dar apoyo al proceso de los círculos de calidad.

4. Preparar programas de capacitación para todos los miembros de la empresa.

5. Encargarse de todos los detalles, desde conseguir un salón de reuniones hasta codificar las reglas del proceso de los círculos de calidad.

No es posible formar el primer círculo de calidad sin antes haber tomado en su debida consideración todos los pasos antes descritos.

7. Su implantación

A continuación se describen las 17 etapas necesarias para lograr una óptima implementación y posterior funcionamiento de excelencia, de los Círculos de Calidad.

1. Seminario para la dirección. Los altos ejecutivos de una empresa deben desarrollar una percepción y una comprensión realista de la naturaleza y de las modalidades de funcionamiento de los círculos de calidad.

2. Evaluación y decisión. La dirección de la empresa decide sobre la implementación o no de los Círculos de Calidad.

3. Seminario para mandos medios. Nunca será demasiado insistir en la importancia de esta etapa. Los mandos medios deben participar activamente en la concepción y en la gestión del proyecto. En consecuencia, deben percibir claramente la naturaleza y las características de los círculos de calidad, así como la influencia de estos en su papel y en sus responsabilidades.

4. Evaluación y decisión. Los mandos medios deciden apoyar y participar activamente en el proyecto de implantación.

5. Comité de estudio. Un comité de estudio, formado por miembros de la dirección, funcionarios del nivel medio y subalternos, evalúan en qué medida la empresa está lista para adoptar el método de los círculos de calidad. La principal actividad de este comité consiste en acometer un inventario de actitudes del personal de la empresa.

6. Inventario de actitudes. Los círculos de calidad son una aplicación de la filosofía de gerencia participativa. De ahí que sea importante evaluar la filosofía de la gerencia, el clima organizacional y la satisfacción del personal de la empresa en el trabajo.

7. Evaluación y decisión. El comité de estudio evalúa las probabilidades de éxito de los círculos de calidad en la empresa.

8. Participación del sindicato. La decisión de implantar los círculos de calidad debe comunicársele al sindicato de la empresa. Una reacción positiva de éste es importante para asegurar el funcionamiento de los círculos.

9. Enunciado de principios de la dirección. La dirección anuncia y justifica verbalmente o por escrito su intención de introducir el método de los círculos de control de calidad en la empresa.

10. Constitución de un comité directivo. El comité directivo comprende a altos ejecutivos, funcionarios de nivel medio, coordinadores y un miembro del sindicato. El comité debe establecer las políticas generales que rigen el funcionamiento de los círculos, la estrategia de formación de los participantes y la estrategia de desarrollo de los círculos en el seno de la empresa.

11. Comunicación de la información al personal. Con ayuda de folletos y reuniones, el comité directivo presentará el proyecto al personal y a los agentes de supervisión de la empresa.

12. Solicitud de voluntarios. La solicitud puede hacerse mediante el envío de un formulario de adhesión libre a todos los miembros del personal.

13. Constitución de los círculos de calidad. Los mismos registran generalmente entre cuatro y quince personas.

14. Capacitación de los animadores. El coordinador asume la responsabilidad de la capacitación de los animadores de los círculos de calidad.

15. Capacitación de los participantes. Conviene prever alrededor de 20 horas de capacitación para los miembros. En las empresas de alta tecnología, la duración de la misma podría ser mayor.

16. Arranque. Puede optarse por constituir los círculos de calidad a intervalos de una o dos semanas, a fin de verse beneficiados con la experiencia adquiridas en las primeras reuniones.

17. Evaluación. Debe evaluarse tanto las actividades, como los resultados obtenidos de ellas.

8. Ejemplos de logros obtenidos

Un círculo de control de calidad de una gran empresa manufacturera descubrió que para poder mandar sus productos terminados al área de empaque diariamente tenía que esperar 30 minutos en promedio para poder contar con una carretilla. El costo de una carretilla era de U$S 99,50. El círculo recomendó que se comprara una para su uso exclusivo y demostró que su costo se recuperaría en menos de 10 días hábiles.

En otro caso, el círculo de calidad de una línea de ensamble de automóviles demostró que si se rediseñaba una barra estabilizadora para reducir su largo poco más de medio centímetro, eso les permitiría instalarla más fácil y rápidamente. El diseño original estaba bien en el papel, pero resultaba demasiado largo. Ahora la nueva barra rediseñada se instala en 40 segundos en vez de los 70 segundos que se necesitaban para instalar la anterior.

En un tercer caso, un grupo de trabajadores demostró que cambiando el flujo del papeleo se podía aumentar un 10% la cantidad de trabajo producida por día.

9. Condiciones para ser un Jefe de Círculo de Calidad eficiente

Entre los diversos aspectos a tomar debidamente en consideración por los supervisores a los efectos de lograr la mayor eficacia y eficiencia de los Círculos de Calidad podemos enumerar los siguientes:

  • Dominar la técnica de los Círculos de Calidad.
  • Capacitar a fondo a los miembros.
  • Administrar eficientemente las reuniones del Círculo, lo cual implica:
  • Planear muy bien las reuniones.
  • Mantener al día los registros de asistencia.
  • Presentar al inicio de la reunión un resumen de lo realizado por el círculo en el tema que se va a tratar.
  • Abstenerse de decir a los miembros del Círculo lo que tienen que hacer.
  • Esforzarse por mantener un estilo y espíritu democrático y plenamente participativo.
10. Capacitación

Los Círculos de Control de Calidad exigen un comportamiento especial que puede entrar en conflicto con patrones tradicionales, razón por la cual resulta fundamental capacitar formalmente a las diferentes personas sobre sus nuevas funciones.

Un buen programa de instrucción o capacitación les otorga a los participantes una descripción clara y precisa de las diversas funciones que deben desempeñar dentro del proceso de los Círculos de Calidad y de las técnicas que deben emplear para el logro de los objetivos. Por ejemplo, los miembros, el jefe del círculo y el asesor deben conocer sus funciones fundamentales dentro de una reunión del círculo. También deben aprender técnicas de resolución de problemas, de liderazgo, de negociación y de asesoría que les permitan llevar a cabo su labor con éxito.

El programa de capacitación para los círculos de calidad está dirigido a definir cuatro funciones primordiales: la de miembro de un círculo, la de jefe de un círculo, la de gerente o experto y la de asesor. Es necesario diseñar un curso específico para cada una de dichas funciones que debe ser dictado a intervalos que se ajusten al programa de introducción del proceso.

Los objetivos fundamentales de la capacitación a impartir son:

I. Dar a conocer a los participantes el proceso de los círculos de calidad y las ventajas que conlleva tanto para ellos como para la empresa.

II. Despejar cualquier temor o duda que puedan tener acerca de los círculos de calidad.

III. Convencer a los participantes para que se ofrezcan como voluntarios.

IV. Prepararlos para desempeñar su papel como miembros de su círculo de calidad.

V. Darles a conocer las técnicas para solucionar problemas en grupo.

VI. Estimularlos para que sientan que el círculo les pertenece y que son responsables de él.

11. Organización de los Círculos de Calidad

Dicha organización está constituida por cinco niveles:

  • Nivel Uno: La Alta Dirección. Fundamental a la hora de establecer el sistema de Círculos y de prestar todo su apoyo.
  • Nivel Dos: Comité Central. Conformado por directores de la empresa, tanto de línea como de staff, mandos intermedios y empleados que se distingan por su talento y capacidad. Entre sus funciones y responsabilidades se tienen la preparación de los planes de implementación, diseño de los objetivos y estrategias, reclutamiento de líderes, decidir sobre recompensas, seguimiento y control del programa, relaciones con sindicatos y Alta Dirección. Informar periódicamente a la Alta Dirección sobre los avances y logros obtenidos.
  • Nivel Tres: Facilitador. Los mismos tienen diversas responsabilidades descritas en el punto 12.
  • Nivel Cuatro: El Líder. Las funciones del Líder son: dirigir las reuniones del Círculo, formar a los componentes en las técnicas de trabajo, servir de enlace entre los miembros del Círculo y el facilitador. Preparar el orden del día de las reuniones, y confeccionar los respectivos informes. Crear el ambiente adecuado para el buen desarrollo de las reuniones y presentar a la Dirección las sugerencia propuestas por el Círculo.
  • Nivel Cinco: los miembros de los círculos. Tiene participación voluntaria, con libertad de opinión y voto, limitándose a tratar temas propios del trabajo cotidiano.
12. Tareas y características de un facilitador

Entre las labores a desarrollar un facilitador pueden enumerarse las que a continuación se detallan:

1. Elaboración del plan de implementación de los círculos, conjuntamente con el Comité Central (o máximo funcionario organizacional para el caso de no existir Comité Central).

2. Asistir a las reuniones del Comité Central del que forma parte, informándole de la situación y de las actividades de los Círculos.

3. Asistir a las primeras reuniones de los Círculos, hasta que los líderes tengan la experiencia suficiente para dirigirlas por sí mismos y capacidad para reportar adecuadamente.

4. Asistir periódicamente a un extenso número de reuniones de Círculos.

5. Entre una y otra reunión de cada Círculo, deberá comentar, analizar e intercambiar opiniones, con sus respectivos líderes acerca del funcionamiento y niveles de logros obtenidos.

6. Cumplir la función de asesor en las reuniones de Círculos, o para los miembros de los mismos, en todo lo tocante a su funcionamiento.

7. Facilitar a los Círculos elementos como: gráficos, diapositivas, transparencias, proyectores, pizarras, etc.

8. Organizar los cursillos de capacitación.

9. Proceder a informar mensualmente al Comité Central acerca de los logros obtenidos.

En cuanto a las características que debe poseer un buen coordinador o facilitador podemos mencionar:
  • Formación técnica a nivel medio o superior o bien relaciones humanas, psicología, ciencias empresariales, pedagogía, estadísticas, etc.
  • Simpatía y facilidad de comunicación. Buen nivel de inteligencia emocional.
  • Constancia, orden y capacidad de organización y mando.
  • Cautela, discreción y diplomacia.
  • Persuasión, capacidad de convencimiento y ascendiente.
  • Nuevas perspectivas para los Círculos de Calidad

Lo que en principio fue voluntario se ha de convertir producto de la competitividad y el alto impacto tecnológico en una obligación. Dado su carácter estratégico para el desarrollo de las actividades de perfeccionamiento y mejora continua, en las actuales y futuras búsquedas y selección de personal se tiene perentoriamente en cuenta su capacidad para trabajar en equipo y, sus conocimientos y experiencia en materia de Círculos de Calidad. Por otra parte aún cuando se hable de elección voluntaria, la dirección cuenta con diversas formas para presionar a trabajar en los círculos o bien abandonar la empresa.

Es una realidad que las empresas son y serán más que nunca un trabajo de equipo. Trabajo de Equipo de la organización como un todo, pero también de los diversos procesos y áreas de trabajo.

De igual forma que con los mecánicos de Fórmula Uno, con los equipos de básquet o fútbol (sólo para mencionar algunos deportes), en los grupos de combate de un ejército o en fuerzas policiales, hoy las actividades o labores no se pueden ya concebir sino como trabajo en equipo.

Una empresa al fijarse como objetivos la calidad, la productividad y la mejora continua, requiere de la implementación y puesta en funcionamiento de diversos sistemas, métodos e instrumentos, entre los cuales se encuentra los Círculos de Control de Calidad. No es por lo tanto factible dejar a voluntad de los empleados u obreros constituir o no dichos Círculos, y formar parte de los mismos o no. Por supuesto que ello deberá ir siempre acompañado de medidas de capacitación y entrenamiento, planificación y apoyo, y motivación, entre los cuales la retribución material no es una cuestión menor.

Si dos empresas compiten entre sí, y una hace uso de los círculos de calidad como así también de otras metodologías y la segunda no hace uso de ellas, está demasiado claro quién contará con mayores ventajas para vencer en los mercados. Acaso algún directivo daría a sus empleados y obreros la libertad de capacitarse o no. Bueno, lo mismo acontece con los Círculos de Calidad.

Un factor preponderante para el éxito de los Círculos de Calidad es superar la resistencia al cambio de los niveles medios de la organización. Los jefes de niveles medios tienen siempre el temor de ver minadas sus posiciones, ver avanzar a sus empleados hasta superarlos, y quedar ante los niveles superiores como carentes de ideas.

Las funciones de estos niveles medios serán de aquí en más otras y muy diferentes a las actuales. Deben estos comprender que la empresa es un equipo, en el cual todos dependen de todos. Por lo tanto una función fundamental para ellos será motivar, capacitar e inspirar a sus subalternos para generar mayor y mejor calidad de soluciones. De esta forma es como se los evaluará de ahora en más a los niveles medios, y en función de ellos es como se los premiará.

Adoptar actitudes y pensamientos más estratégicos, con un mayor enfoque a la eliminación de desperdicios y la satisfacción total de los consumidores será la meta y obligación fundamental de los mandos medios.

La nueva administración participativa, con alto contenido de delegación y empowerment, las repuestas cada vez más veloces y flexibles, y la necesidad de adaptarse rápidamente al cambio requiere que los empleados no hagan uso tan sólo de sus manos sino también de sus cerebros y emociones.

Una empresa competitiva no puede darse el lujo de desperdiciar el talento, experiencia y conocimiento de sus empleados y obreros.

14. Conclusiones

En las organizaciones competitivas uno de los puntales es la participación amplia de los trabajadores, y entre las formas de lograr ello se cuenta con herramientas tales como los sistemas de sugerencias, el empowerment, y los círculos de calidad.

Los círculos de calidad representan una metodología muy especial que combinada con el Control Total de Calidad (CTC), las herramientas de gestión, y el Control Estadístico de Procesos (SPC), permiten hacer realidad el Just in Time, logrando de tal forma reducir de manera sistemática los costes y desperdicios, aumentando los niveles de productividad y calidad, y mejorando la calidad de vida laboral.

En sistemas de retribución basados en los resultados de la empresa en su conjunto, la contribución que cada trabajador y directivo hagan a la obtención de tales resultados cuenta y mucho. Por lo que conformar y participar activamente en los Círculos de Calidad más que un derecho es una obligación.

Queda mucho por investigar y hacer en torno a los Círculos de Calidad. Todavía es mucho lo que de ellos puede aprenderse, lo que en ellos puede mejorarse, y las empresas donde los mismos pueden y deben aplicarse.

Aplicar los Círculos de Control de Calidad debería ser uno de los mayores desafíos para las empresas latinoamericanas, y en especial para los entes gubernamentales, urgidos de mejores resultados.

15. Bibliografía
  • Círculos de Calidad – Philip C. Thompson – Editorial Norma – 1984
  • Círculos de Calidad en Acción – Mike Robson – Ediciones Ventura – 1992
  • Círculos de Calidad – Francisco Palom Izquierdo – Editorial Marcombo – 1991
  • CTC: La Sabiduría Japonesa – Hajime Karatsu – Editorial Gestión 2000 – 1992
  • Gerencia Japonesa y Círculos de Participación – Enrique Ogliastri – Editorial Norma – 1988
  • ¿Qué es el Control Total de Calidad? La modalidad japonesa – Kaoru Ishikawa – Editorial Norma – 1994
  • Empresas Tradicionales versus Nuevas Empresas Competitivas – Mauricio Lefcovich – www.degerencia.com – 2005.
Tomado de: http://www.gestiopolis.com/circulos-control-de-la-calidad/