NORMA ISO 19600: CLAVE PARA EL FUTURO DE LAS EMPRESAS

Las empresas tienen que incorporar el término compliance en su ADN y, para ello, la Norma ISO 19600:2015 es una herramienta clave.

La globalización y la apertura de nuevos mercados, la casi desaparición de muchas de las fronteras, el incremento de las transacciones de numerosos y variados bienes, la utilización cada vez mayor de las TIC, la aplicación de la tecnología digital adaptada a las necesidades de las empresas, así como la evolución de las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas han dibujado un nuevo escenario en el que las empresas tienen que moverse.

Para adaptarse a las nuevas situaciones a las que se enfrente en su día a día, se hace cada vez más necesario recurrir al compliance para detectar, gestionar, controlar y prevenir los riesgos relacionados con los incumplimientos de las obligaciones y la legislación. Y es ahí donde la Norma ISO 19600:2015, Sistemas de Gestión de Compliance. Directrices, toma relevancia.

En este artículo voy a hablar del objetivo de la Norma ISO 19600, los pilares sobre los que se asienta y los beneficios que ofrecerá a todas aquellas empresas que decidan adoptarla.

El objetivo de la Norma ISO 19600.

Incorporar el término compliance en el ADN de la empresa es clave para su futuro y para mantener y mejorar su posición en un mercado cada vez más exigente.

 En el escenario actual, las empresas ya no sólo deben cumplir con las obligaciones y legislación aplicables, sino que también se espera que reafirmen con todas sus acciones una cultura de respeto a la ley y que empleen el derecho como una fuente de inspiración para mejorar en su día a día.

Y es que ya no se espera que se cumpla con lo mínimo exigido intentando pasar con ello sin modificar su organización o forma de trabajo y con el objetivo de evitar multas y sanciones, sino que incorporar el término compliance en el ADN de la organización es clave para el futuro de la misma y para mantener y mejorar su posición en un mercado cada vez más exigente.

Desde la publicación del primer estándar de gestión de Compliance en el año 2006 por el organismo de normalización australiano (SA), la Norma AS 3806, se ha ido perfeccionando su aplicación en las empresas de todo tipo de sectores, actividades y dimensiones hasta que, en el año 2014, la Organización Internacional de Normalización (ISO) desarrollo la Norma ISO 19600:2015, Sistema de Gestión de Compliance. Directrices.

De esta forma, se recoge en este documento una serie de buenas prácticas para la implantación y mantenimiento de la metodología compliance en organizaciones de todo tipo.

En el propio documento de la norma nos aporta mayor información sobre su objetivo:

Esta norma internacional proporciona orientación para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de compliance eficaz y que genera respuesta por parte de la organización.

Las directrices sobre sistemas de gestión de compliance son aplicable a todo tipo de organizaciones. El alcance de la aplicación de estas directrices depende del tamaño, estructura, naturaleza y complejidad de la organización. Esta norma internacional se basa en los principios de buen gobierno, proporcionalidad, transparencia y sostenibilidad.

 Los pilares de la Norma ISO 19600:2015.

La Norma ISO 19600, Sistema de Gestión Compliance. Directrices, toma como base la metodología PDCA en la cual, para aquellos que no la conozcan, se siguen las siguientes fases:

• Plan: fase en la que se planifica o establece en papel la estrategia.
• Do: siguiendo lo anteriormente establecido, se procede a seguir los pasos indicados, es decir, pasamos del papel a la realidad.
• Check: en esta fase se debe verificar que se han llevado a cabo las acciones según lo planificado, así como que se han alcanzado los efectos y objetivos deseados.
• Act: a partir de los resultados anteriores, se recopila lo aprendido y se aplica.

Tomando como base el ciclo de Deming o PDCA, la Norma ISO 19600 se asienta sobre los siguientes pilares que garantizan su relevancia e importancia para el futuro de las empresas, como son:

1. La relevancia del papel de la dirección, su compromiso y una adaptación adecuada del liderazgo. Aparece reflejado en:

• la Política,
• en el establecimiento de unos objetivos que se encuentren en consonancia con las metas estratégicas y operativas de la empresa,
• la participación activa de la dirección en la comunicación, tanto de forma interna como externa, de todas aquellas cuestiones relacionadas con el compliance,
• la provisión de los recursos necesarios para que la empresa alcance los objetivos marcados así como para que el sistema de gestión de compliance funcione adecuadamente.
• por último, no debemos olvidar el papel del liderazgo en la difusión de la relevancia de la adecuada gestión del compliance por parte de todo el personal de la empresa, así como en la mejora continua.

2. Las responsabilidades, su designación y comprensión. Como en otros sistemas de gestión, establecer las distintas responsabilidades en relación con las actividades, puestos y situación en el organigrama, del personal de la empresa es clave, pero se convierte en papel mojado si no se acompaña de una adecuada comprensión de las mismas por los implicados, así como de las consecuencias que suponen su incumplimiento.

3. La identificación de las obligaciones de compliance, como legislación, estándares adoptados, códigos de buenas prácticas, etc., ya que si no se conoce es difícil asegurar su cumplimiento.

4. El análisis y la adecuada gestión de los riesgos relacionados con el compliance. Al igual que con otras normas ISO, la empresa debe incorporar el análisis de los riesgos relacionados con las obligaciones de compliance, teniendo presente: causas; probabilidad; gravedad; y orígenes. A partir de ahí, se puede establecer medidas efectivas que permitan reducir, eliminar o controlar el riesgo identificado para que no afecte en el presente o futuro al cumplimiento del Compliance por parte de la empresa.

5. La formación como base para mantener el sistema en el futuro. Sobre la importancia de contar con una formación adecuada y específica para los sistemas de gestión ya he hablado en el artículo “La formación: clave para la mejora continua en las Normas ISO”, y como la Norma ISO 19600:2015 no es una excepción, no voy a extenderme más en este punto.

6. Evaluación constante. Establecer indicadores adecuados, evaluar el cumplimiento, analizar las incidencias producidas, el grado de cumplimiento de las obligaciones y legislación aplicables son algunas de las actividades claves para que el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de Compliance se mantenga vivo, se adapte a las nuevas situaciones, obligaciones o exigencias y que siga siendo una garantía de seguridad.

Beneficios que aporta la Norma ISO 19600.

La Norma 19600:2015 permite imcorporar el término compliance en las empresas.

Implantar y mantener la Norma ISO 19600:2015, Sistema de Gestión de Compliance. Directrices, se convierte en una garantía de la adopción de la cultura compliance de respeto de la legislación a través de la concienciación, utilización de los recursos necesarios para llevarlo a cabo y establecimiento de las medidas adecuadas para mantenerlo en el tiempo y adaptarse al cambio.

También manifiesta la gestión responsable de la empresa ante todas las partes interesadas, a la vez que minimiza los posibles riesgos de responsabilidades administrativas, civiles y penales a los que puede verse afectada la empresa, así como sus directivos y administradores.

De esta forma, la Norma ISO 19600:2015 es una herramienta esencial para el futuro de las empresas, el aliado clave en el camino del Compliance que todas las organizaciones tienen que incluir en su estructura, decisiones y objetivos como base para el crecimiento y la mejora.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

LA IMPORTANCIA DE LA NORMA ISO 39001 – SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD VIAL

La implantación de la Norma ISO 39001 supone una decisión estratégica de gran escala para todas aquellas empresas que han entendido que garantizar la seguridad vial en el trabajo y para las distintas partes interesadas es clave para su futuro.

Nuestra vida diaria se encuentra marcada cada vez más por el uso de los vehículos o su interacción en algún grado con ellos, ya sea para desplazarnos como para realizar la actividad laboral a la que nos dediquemos. Si tenemos esto en cuenta, es comprensible que la seguridad vial ocupe un puesto cada vez más relevante en el futuro de las empresas.

La Norma ISO 39001se centra en este aspecto clave y se convierte en la herramienta esencial para ayudar a las empresas a reducir y eliminar la incidencia de muertes y lesiones graves derivadas de accidentes de tráfico, tanto durante la actividad como en los viajes in itinere.

En este artículo voy a hablar de la importancia de esta norma de seguridad vial y de los beneficios que aporta a las empresas que deciden optar por ella como estrategia de futuro.

La importancia de la seguridad vial.

La seguridad vial el clave para el futuro de las empresas y la Norma ISO 39001 se convierte en una herramienta esencial para ayudarlas a gestionar de forma eficaz la misma.

Los vehículos se han convertido en una parte indispensable de nuestra vida y, por lo tanto, de nuestra actividad laboral. Si pensamos en la estructura que tienen los centros productivos o lugares de trabajo en relación con las zonas de residencias podemos entender como una gran parte de nuestra vida pasa en los trayectos entre estos dos puntos. De ahí que los riesgos de accidentes sean un factor relevante a considerar por las empresas que pueden ver como su actividad se ve afectada por ellos.

Si nos fijamos en los datos, mucho más objetivos y concretos en este aspecto, aportados por Ministerio de Empleo y Seguridad Social para el caso concreto de España y en relación con el mes de enero de 2016, de los 36.883 accidentes de trabajo que causaron baja, 5.097 de ellos se produjeron in itinere. Y de ellos 10 tuvieron un final mortal.

De esta cifra, 3.119 se tratan de accidentes de tráfico, una cifra ya de por sí llamativa si tenemos en cuenta que solamente hablamos de un mes, es decir, de 31 días en relación con el computo global de todo el año.

Por otro lado, si nos fijamos exclusivamente en los accidentes de tráfico durante la jornada laboral, la cifra alcanzada solamente para este mes de enero de 2016 es de 1.227, que supone un incremento nada despreciable y alarmante del 10,1% de los mismos ocurridos en el mismo mes pero el año anterior.

Ante este escenario, la numerosa normativa de tráfico ha venido a intentar detener su aumento y concienciar de la importancia que tiene la seguridad vial para el futuro, tanto desde un punto de vista humano, como social o económico.

Sin embargo, esta labor no solo debe ser emprendida desde la administración, sino que en el marco de las empresas también se puede ejercer una gran labor que permita la concienciación de los trabajadores en materia de seguridad vial que proteja sus vidas y las del resto de partes interesadas.

El importante lugar que ocupa la Norma ISO 39001

En este sentido, la Norma ISO 39001, Sistemas de Gestión de Seguridad Vial, ha venido a aportar su granito de arena, convirtiéndose en una herramienta con el objetivo de reducir y, si es posible, eliminar la incidencia y el riesgo de sufrir lesiones graves y hasta la muerte en accidentes de tráfico, no distinguiendo aquellos que se producen in itinere como aquellos que surgen durante la jornada laboral.

La propia norma nos indica que “especifica los requisitos para un sistema de gestión de la seguridad vial (SV) que permita a una organización que interactúa con el sistema vial reducir las muertes y heridas graves derivadas de los accidentes de tráfico. Los requisitos de esta norma internacional incluyen el desarrollo y aplicación de una política de SV adecuada, el desarrollo de los objetivos de SV y los planes de acción que tengan en cuenta los requisitos legales y de otro tipo que la organización suscribe, así como información sobre los elementos y criterios relacionados con la SV que la organización identifica como aquellos que puede controlar y modular.
Esta norma internacional es aplicable a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño o el servicio prestado, que pretende
a) mejorar el desempeño en SV;
b) establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la SV;
c) asegurar su propia conformidad con sus políticas de SV; y
d) demostrar su conformidad con esta norma internacional.”

Es decir, se convierte en una decisión estratégica para el futuro de todas las empresas, no limitándose a aquellas cuya actividad está centrada casi exclusivamente  en el transporte o traslado por carretera, sino a todas aquellas en las que cualquier aspecto de su trabajo, por pequeño que sea, tienen relación y pueden apoyar la seguridad vial de todos los trabajadores, así como de todas aquellas personas que se puedan ver afectadas.

Para ayudar en su implantación y permitir una mayor integración, la Norma ISO 39001está basada en las indicaciones aportadas por el Anexo SL, de la misma manera que ya hemos visto en otras muchas normas como la ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, en su versión del 2015, la Norma ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental, o la Norma ISO 27001, “Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información”. De esta forma, comparte una estructura común, incluyendo apartados y requisitos específicos.

Beneficios de la Norma ISO 39001

Entre los beneficios que aporta la implantación de la Norma ISO 39001, Sistema de Gestión de la Seguridad Vial, voy a destacar brevemente algunos de los que considero más relevantes aunque no son los únicos:

• Demuestra un fuerte compromiso con la seguridad vial, aspecto principal y esencial.
• Reduce los accidentes de tráfico al permitir una gestión eficaz de la seguridad vial y al promover, por ejemplo: el empleo de mapas de rutas seguras; elección de modo de transporte con mayores garantías de seguridad en función de su uso, trayectos, distancias y duración; uso del transporte colectivo; empleo de lanzaderas; o utilización de modos alternativos de desplazamiento como por ejemplo la bicicleta, etc.
• Mejora la imagen corporativa.
• Genera confianza en todas las partes interesadas ya que demuestra su implicación con la aplicación de métodos para asegurar y promover la seguridad vial en todas las formas que se encuentren en su alcance.
• Mejora el clima laboral ya que potencia la implantación de medidas que reducen el estrés de los traslados del trabajo al hogar y viceversa. Con simples medidas como coches compartidos o rutas más eficaces de cara al tráfico y los riesgos de circulación se elimina una posible causa de un mal clima laboral en la empresa. Pensemos que no hay nada que malogre más un día de trabajo que pasarte horas en interminables atascos. Además, tendencias como el teletrabajo o flexibilidad al entrar al trabajo en los puestos en los que sea posible permiten una gran conciliación familiar, a la vez que eliminan las horas punta de circulación.
• Mejora la gestión del medio ambiente gracias a la búsqueda de elementos que promueven una menor contaminación gracias a la gestión más eficaz de rutas o a la utilización de vehículos menos contaminantes y más seguros, por poner algunos ejemplos.
• Y, por último, reduce el absentismo laboral, aspecto íntimamente relacionado con el anteriormente mencionado del clima laboral, además de que reduce el impacto que se produce en la empresa por accidentes de tráfico al tener que reestructurar al personal o un cambio rápido de logística.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es/

CÓMO EVITAR QUE LOS EMPLEADOS PIERDAN LA MOTIVACIÓN POR CUENTA DE LA RUTINA

Tanto a nivel personal, profesional y de negocios, la rutina puede llevar a que se pierda el sentido o el significado hacia algo.

Bien sea que estemos hablando de una relación de pareja, la vida laboral o las relaciones con los clientes, es muy posible que de no tomarse las acciones que sean necesarias, la monotonía del día a día y la falta de novedad, lleven estas cosas a un punto crítico haciendo que como resultado se produzca una crisis profunda que termine poniendo fin a lo que sea que esto pueda llegar a afectar: la ruptura o separación (tristemente) en el caso de una pareja de esposos, el fin de la relación comercial en el caso de una empresa con sus clientes, o el término del vínculo laboral si nos referimos a un empleado y la compañía en la cual trabaja.

Ahora bien, teniendo en cuenta que en el caso de las empresas el hecho de que se vuelvan rutinarias ciertas cosas puede ser bastante problemático y ocasionar importantes inconvenientes, en este artículo trataremos de explicar cómo pueden éstas evitar que esta cuestión les juegue una mala pasada (especialmente en la relación con sus empleados).

La rutina con los clientes y las formas de evitarla

Antes de entrar a hablar sobre el tema principal que nos ocupa dentro del presente post, es importante considerar también el asunto que estamos tratando en relación con los clientes.

Entendiendo la rutina en este sentido como el enfriamiento que se produce cuando fuera de la promesa básica, y de ofrecer un producto o servicio con los mínimos estándares de calidad y servicio esperados por los clientes, se hace poco o nada por ir más allá de sus expectativas y cultivar la relación con ellos, no sólo es necesario que las empresas traten de salirse de ésta entregando una experiencia que logre sorprenderlos y los deje encantados desde el principio, sino que adicionalmente, como ocurre con cualquier relación de pareja, es necesario mantener el vínculo con detalles que nos permitan reconquistarlo permanentemente con cada compra que realice o sin que siquiera lo haga.

Para ello algunas ideas como las 45 que se mencionan en este artículo para sorprender y deleitar un cliente, o estos 10 principios para crear experiencias memorables, pueden ser el antídoto que le permita romper con la monotonía en sus relaciones con los clientes y mantener el vínculo con ellos vivo por mucho tiempo. Adicionalmente el libro Detalles que Enamoran de David Gómez, es otro muy buen recurso que puede brindarle una ayuda invaluable en este sentido.

Dicho esto, y sabiendo que tan importante como evitar caer en la monotonía en las relaciones con los clientes lo es que los empleados caigan en algo similar y pierdan la motivación a causa de la rutina, a continuación profundizamos un poco más sobre las razones por las cuales es importante que toda compañía se preocupe por este tema, y adicionalmente proponemos algunas acciones e iniciativas que éstas pueden llevar a cabo para evitar que esto impacte negativamente en su estado de ánimo.

Razones por las que debe evitar que los empleados sean presa de la rutina

Como decíamos en el título y al inicio del post, la rutina con el tiempo puede hacer que los empleados pierdan la motivación y llevarlos al punto de no encontrarle sentido y significado a lo que hacen de no tomarse ciertas precauciones.

Esto quiere decir que si bien el trabajo de la mayoría de los empleados puede estar definido entorno a rutinas diarias, semanales, mensuales, trimestrales, etc., esto no puede llegar a tal punto de influir negativamente en ellos, ni afectar su buena disposición con todo lo que eso puede significar.

Por esta razón, para minimizar el impacto que la rutina ejerce sobre los empleados, y evitar que esto afecte negativamente su rendimiento, así como el servicio y la atención que dan a los clientes (haciendo que como resultado todo esto las lleve a considerar otras opciones en términos laborales), las siguientes son algunas precauciones que se pueden tomar con el fin de lograr esto.

Para evitar que los empleados pierdan la motivación a causa de la rutina…

Dele un mayor sentido y significado a su trabajo

Aparte de la retribución que reciben las personas por su trabajo, una de las cosas que puede ayudarles a mantener el ánimo y la motivación arriba aún a pesar de la rutina, es darle un significado y un sentido superior a lo que hacen. Para lograr esto cosas como tener una cultura organizacional muy bien definida en cuanto a misión, visión y valores, y entorno a la cual gire el negocio y cada una de sus actividades, puede ser fundamental si también se conecta con los valores y creencias de cada empleado. Adicionalmente el hecho que también las organizaciones lleven a cabo programas de responsabilidad social y les permitan a los empleados participar en ellas, puede darle un mayor sentido a su trabajo haciendo que la rutina y el estrés cotidiano cobren un mayor significado.

Haga cambios en la oficina de forma esporádica

Aparte de tener un lugar de trabajo agradable, organizado y limpio, el realizar con frecuencia cambios en la decoración o en la ornamentación de las oficinas, aprovechando de paso las distintas temporadas y fechas especiales que se presentan a lo largo del año, pueden ser buenas formas de introducir cambios que ayuden a combatir la monotonía del día a día, y adicionalmente logren causar un buen impacto en los empleados desde el punto de vista anímico. Naturalmente, el aprovechar también las fechas especiales como excusa para celebrar estos momentos y hacer que los empleados tengan un rato de esparcimiento, puede también tener una gran contribución en este sentido.

Simplifique al máximo los procesos 

La rutina puede ser bastante dura y estresante para los empleados como para que aparte de todo se mantengan procesos engorrosos y que incluso pueden carecer de sentido para estos. Por esta razón para evitar que disposiciones absurdas y políticas burocráticas ejerzan un impacto negativo en su rutina y en su estado de ánimo, mantener los procesos tan simples y fáciles como le sea posible puede ayudar en gran forma dentro de su cotidianidad.

Apóyese en la tecnología 

La tecnología está cambiando en gran medida las formas de hacer las cosas. Hoy en día existen una gran cantidad de herramientas entre pagas y gratuitas que pueden facilitarle la vida a los empleados, al tiempo que ayudarles a hacer un mejor trabajo y conseguir mejores resultados.

Busque con ellos nuevas y mejores formas de hacer las cosas 

Escuche sus ideas y valore sus opiniones aprovechando su conocimiento y experiencia para definir conjuntamente nuevas y mejores formas de hacer las cosas.

Preocúpese de vez en cuando por sus asuntos personales

Para las personas puede suponer un gran esfuerzo llevar a cabo sus tareas rutinarias cuando las cosas en lo personal no están bien y están atravesando por otros problemas adicional a los que ya tienen en el trabajo. Por este motivo preocuparse por lo que ocurre con los empleados en la parte personal, y no sólo por asuntos relacionados con el trabajo, puede ayudarles a hacer más llevadera su rutina en la empresa cuando no se encuentren pasando por un buen momento y darles una sensación de confianza y apoyo.

Trate de mantener un ambiente de camaradería entre los integrantes de los equipos

Cómo líderes, las personas que tengan a su cargo el manejo de equipos deben tratar que haya una sana convivencia entre cada uno de sus integrantes y hacer que cosas como la colaboración, la transparencia y el buen trato entre los integrantes sean pilares fundamentales para que la rutina en el trabajo sea más llevadera.

Nunca deje de reconocer y aplaudir los logros de los empleados

Para cualquier individuo es clave sentirse importante y saber que su contribución cuenta en los resultados. Esta es quizá la única costumbre o la única rutina que se debería mantener inalterable.

La rutina en sí no es mala, lo malo es no hacer nada para hacerla más amena

Especialmente cuando se trata de asuntos relacionados con el trabajo, las rutinas son necesarias. De hecho estas son clave para estandarizar procesos y hacer más efectivo nuestro trabajo (por ejemplo acá puede ver cómo diseñar una rutina de marketing). 

Sin embargo así como son de necesarias, también se requiere modificarlas eventualmente y hacerles algunos ajustes no sólo para mejorarlas y hacerlas más efectivas, sino para evitar que con ellas caigamos en la monotonía y ello nos lleve a perder la motivación.

Tomado de: http://bienpensado.com/

LAS HERRAMIENTAS PARA UNA ÓPTIMA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Las 7 Herramientas Básicas de la Calidad

Las siete herramientas básicas de la Calidad son un conjunto de herramientas que pueden utilizarse para resolver temas asociados a la Calidad. En todas se utiliza un método gráfico y principios estadísticos básicos, por lo que se no requiere gran formación estadística. Esto las hace muy versátiles.

Enumeraremos y comentaremos brevemente cada una de las siete herramientas:

1. Diagrama de Ishikawa: Tal como vimos en una publicación anterior, el Diagrama de Ishikawa, causa-efecto o "espina de pescado" permite analizar un problema identificando y categorización todas sus posibles causas. 

2. Hoja de verificación: es un impreso destinado a ir volcando datos relacionados al comportamiento de un proceso. Puede ser realizado en forma de gráfica o de tabla. Permite al usuario registrar datos de manera ordenada y sencilla, tratando de interferir lo menos posible en su tarea.

3. Gráfico de control:  es una representacion gráfica de sucesivas tomas de datos de algún parámetro de un proceso. Generalmente posee límites preestablecidos, uno superior y uno inferior, en función del patrón de comportamiento o la tendencia es posible determinar si un proceso está o no fuera de control.

4. Histograma: es el ya conocido gráfico de barras. Representa gráficamente, en forma de barras, una variable a analizar. Su altura es proporcional a la frecuencia. En el eje horizontal aparecen los valores que puede tomar la variable y en el vertical las frecuencias asociadas.

5. Diagrama de Pareto: basado en el Principo de Pareto, o Regla 80-20. En este diagrama los datos son volcados de manera descendente (de mayor a menor, de izquierda a derecha) en forma de barras. Esto determina las prioridades. Los que están más a la izquierda son los considerados "pocos vitales" y  los de la derecha los "muchos triviales".

6. Diagrama de dispersión: es un gráfico cartesiano que muestra la relación entre dos variables, una en el eje de abscisas y otra en el de ordenadas. Este gráfico permite volcar un conjunto de datos. El objetivo del mismo es determinar el grado de correlación entre ambas variables. Es usual también el agregado de una línea de tendencia o ajuste para mayor claridad.

7. Muestreo estratificado: es una herramienta gráfica que permite clasificar los elementos de una población afines, dividiéndolos en estratos. Esta estratificación permite analizar en detalle la estructura de una población con el objetivo de detectar causas comunes del comportamiento de los distintos elementos.

Por su sencillez, es fácil encontrar soluciones en software de ofimática ya prediseñadas para crear estos gráficos. Otras herramientas, como el histograma, el diagrama de dispersión o el muestreo estratificado ya vienen incluidas entre los tipos de gráficos por defecto en casi todas las versiones de Microsoft Excel. 

Además de estas siete herramientas que aún se siguen utilizando de manera masiva, la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) agregó (luego de años de análisis y aplicación) siete nuevas herramientas.

Las 7 Nuevas Herramientas de la Calidad

Además de las conocidas 7 Herramientas Básicas de la Calidad que fueran descritas arriba, la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) agregó, luego de años de análisis y aplicación, siete nuevas herramientas. Si bien las herramientas clásicas se siguen utilizando masivamente y con mucho éxito, sólo funcionan bien en los casos en los que contemos con suficiente información cuantitativa. 

Las denominadas 7 Nuevas Herramientas de la Calidad fueron diseñadas para cubrir necesidades de complejidad considerable, permitiendo un alto nivel de detalle en el análisis de tipo cualitativo.

En este resumen intentaremos dar a conocer en qué consiste cada una de ellas y cuáles son sus aplicaciones principales. Las 7 Nuevas Herramientas de la Calidad son las siguientes:

• Diagrama de Relaciones
• Diagrama de Afinidad
• Diagrama de Árbol
• Diagrama Matriz
• Matriz de Priorización
• Diagrama de Proceso de Decisiones
• Diagrama de Flechas

1. Diagrama de Relaciones. Esta herramienta es sumamente útil para el análisis de un problema en el cual sus causas se encuentran relacionadas entre sí de manera compleja. Su implementación se realiza generalmente de manera grupal mediante el uso de tarjetas. 

Para comenzar, se define el problema a analizar y se lo escribe en una tarjeta que irá colocada en el centro del diagrama. Luego, los integrantes del grupo deben colocar sus ideas aisladas sobre posibles causas en tarjetas. Cuando se cuente con todas las tarjetas, se las debe agrupar por similitud o relación entre sí. A las que se les determine una relación más directa con el problema, se las considerará causas principales o primarias. Las tarjetas correspondientes deberán ser colocadas cerca de la tarjeta central con el problema. 

Con el mismo criterio, cerca de las causas primarias se deben colocar las tarjetas con mayor relación a ellas (causas secundarias, terciarias, etc) alejándose del centro. Una vez distribuidas por completo las tarjetas, se procede a relacionarlas entre sí mediante el criterio de causa-efecto, a través de flechas. Esto permite representar la relación que pueda existir entre una causa y otra. Es decir, si una causa es originada por otra causa.

El siguiente ejemplo permite una mayor comprensión:

Por último, con el gráfico completo, el grupo puede realizar un análisis de las relaciones existentes que le permita identificar con mayor claridad las causas reales del problema.

2. Diagrama de Afinidad. Este diagrama es conocido también como Diagrama KJ por las iniciales de su creador, Kawakita Jiro. Surgido en la década de 1980, constituye una herramienta esencial para ordenar grandes cantidades de datos. El criterio utilizado es el de agrupar los datos en función de la afinidad, de alguna relación que exista entre ellos. Esto permite clarificar mejor las ideas a la hora de determinar la causa de un problema. En mucho de los casos, su resultado puede no ser determinante pero sí orientativo. Es decir, puede no brindarnos la respuesta exacta sobre la causa del problema aunque sí guiarnos hacia la dirección correcta. 

Una de las maneras más habituales de implementación de esta herramienta es también a través del uso de tarjetas. Se forma un grupo de trabajo, con un moderador. Se plantea grupalmente el tema a tratar y cada uno expresa sus ideas de manera escrita en tarjetas. Una vez que todas las ideas son volcadas, se trabaja en grupo para agrupar todas las tarjetas según su afinidad.

En el siguiente gráfico podemos observar una distribución típica de las tarjetas, desde las ideas sueltas en un brainstorming, hasta su ordenamiento por afinidad:

3. Diagrama de Árbol. Esta es quizás una de las herramientas más sencillas, aunque no por eso menos útil. Permite obtener una visión sistemática del problema (razón por la que también se lo conoce como Diagrama Sistemático). Su estructura es similar a la del organigrama de una organización en el que se plantea una relación jerárquica. En el nivel superior se coloca el objetivo principal a alcanzar y luego se va desglosando en ramas. De cada objetivo se van desprendiendo los medios posibles para alcanzarlo y un nuevo objetivo del cual se desprenderán nuevos medios, y así sucesivamente. Una mejor comprensión puede obtenerse a través del siguiente esquema:

La principal ventaja sobre los dos métodos anteriores es que el diagrama de árbol impide que existan "cabos sueltos", exige una continuidad lógica en el análisis. Tanto en el Diagrama de Afinidad como en el de Relaciones se agrupan datos por similitud y se establecen relaciones entre causas identificadas. El problema es que no necesariamente, están todas las causas que deberían estar. El diagrama de árbol ayuda a establecer una dependencia ininterrumpida como una cadena.

4. Diagrama de Matriz. Es quizás la mejor manera de volcar gráficamente la relación que hay entre dos aspectos o variables a analizar. Se pueden vincular opciones con criterios, causas con efectos, etc. Uno de los aspectos se coloca en las filas de la matriz, y el otro en las columnas. En la celda que resulta de la intersección de ambas se coloca generalmente un símbolo que suele representar el grado de relación existente: fuerte, media o débil. Esto nos permite tener referencia del grado de vinculación o conexión que existe entre ambos aspectos.

Con estos símbolos suele representarse el grado de vinculación entre aspectos.

De izquierda a derecha: relación fuerte o alta, relación media y relación débil o baja.

Existen diferentes configuraciones de matrices dependiendo de la cantidad de dimensiones simultáneas que se están analizando. 

La más habitual es la matriz tipo L, que vincula dos dimensiones.

Las otras matrices disponibles son generalmente combinaciones de esta, entre las que se encuentran:

La matriz tipo T (dos matrices L combinadas: un listado comparado en simultáneo con otros dos).

La matriz tipo X (cuatro matrices L combinadas: cuatro listados, comparados cada uno con otros dos, de a pares):

Luego se encuentran otras combinaciones para tres listados: La matriz tipo Y (tres matrices L combinadas: cada listado comparado con los otros dos) y la matriz tipo C (los tres listados comparados entre sí, en simultáneo, dando un gráfico en tres dimensiones).

5. Matriz de Priorización. Esta herramienta se utiliza para escoger entre varias opciones, en función de criterios predefinidos y de manera ponderada. El grupo de trabajo es quien determina cuáles son las opciones disponibles y qué criterios se tendrán en cuenta. Estos criterios deben ser diferentes entre sí. Es importante escoger un número prudente de criterios, sólo los más importantes, para reducir la complejidad del análisis. Tres o cuatro criterios suelen ser aceptables. 

Para elaborar una Matriz de Priorización, en primer lugar, se debe definir claramente el objetivo. Luego se deben determinar las opciones disponibles. A continuación, se deberán especificar los criterios sobre los cuales se decidirá. Seguramente no todos los criterios tienen igual importancia (igual "peso"). Por lo tanto, se deben ponderar los criterios para que no todos impacten de igual manera a la hora de tomar la decisión final.

Un ejemplo de Matriz de Priorización es el que vimos en una publicación anterior con un caso práctico: la Matriz de Pugh.

6. Diagrama de Proceso de Decisiones. Es una herramienta, también conocida por las siglas PDPC (Process Decision Program Chart) muy útil para detectar posibles obstáculos o inconvenientes al implementar un plan de acción, permitiéndonos tomar decisiones a tiempo para solucionarlos. Se parte desde la actividad inicial y se va descendiendo. En primer lugar encontramos a las fases, que son las tareas fundamentales que deben realizarse para alcanzar el objetivo. De cada una de ellas se plantean problemas que puedan surgir (problemas potenciales) los cuales aparecen en el nivel inmediato inferior. Para cada problema se determinan medidas para contrarrestarlos. Las medidas aparecen en el nivel inferior. Si la medida es efectiva, se coloca un círculo (O) debajo. Si no lo es, una cruz (X). Se implementan, entonces, sólo las medidas que llevan un círculo.

7. Diagrama de Flechas. El Diagrama de Flechas se utiliza para representar de manera gráfica una red compuesta por la secuencia lógica de las actividades que se precisan realizar para resolver un problema o alcanzar una meta. Nos permite, por ejemplo, determinar posibles "cuellos de botella" o hallar los caminos más cortos.

Como en todos los casos, antes de comenzar el grupo de trabajo debe identificar claramente cuál es el objetivo del uso de la herramienta y definir los límites y el alcance. Los eventos o situaciones son representadas por círculos y las actividades necesarias para pasar de un evento a otro, por flechas.

Es muy habitual encontrar este tipo de gráficas en la gestión de proyectos, en donde se suelen utilizar dos técnicas muy importantes: PERT  (Program Evaluation and Review Technics) y CPM (Critical Path Method). PERT es básicamente una técnica utilizada para revisar y evaluar proyectos, en donde el parámetro principal a evaluar es el tiempo que se utiliza para realizar cada tarea, siempre en búsqueda de su optimización. CPM también persigue el mismo fin, intentanto determinar la "ruta" más corta para alcanzar el objetivo (completar el proyecto). Hablaremos, en mayor detalle, sobre estas dos técnicas en otra publicación.

En resumen:

Las 7 Nuevas Herramientas de la Calidad no son en realidad tan nuevas, sólo seguimos utilizando el término para diferenciarlas de las clásicas. En todos los casos, se trata de un conjunto de herramientas sumamente poderoso y versátil. 

La posibilidad de ser utilizadas en infinidad de actividades, en un sinnúmero de aplicaciones, las hace imprescindibles. Su vigencia es absoluta. Sólo debe seleccionarse la más adecuada para cada necesidad. En futuras publicaciones seguiremos profundizando este tema a través de ejemplos y aplicaciones.

Tomado de: http://ctcalidad.blogspot.com.co/