GUÍA PARA AUDITORES INTERNOS DUMMIES

Tradicionalmente los auditores, tanto internos como externos, usan la norma, punto por punto, para auditar los sistemas de gestión. 

Pero desde que se incluyó en la Norma ISO 9001, la gestión por procesos, ¿no crees que tiene mucho más sentido hacer las auditorías por procesos?

Los objetivos principales de una auditoría de calidad son:

• Verificar que el sistema de la calidad está implantado y cumple continuamente con los requisitos especificados, y
• Establecer la eficacia y la eficiencia del sistema en la consecución de los objetivos de la calidad establecidos. 

Y el enfoque de la gestión por procesos, como ya conoces de sobra, es dividir tu sistema en procesos, conocer y gestionar las relaciones existentes entre ellos y decidir y emprender mejoras individuales para cada uno de los procesos (siendo un proceso la actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados).

Para enfocar tu gestión a la gestión por procesos has tenido que hacer un esfuerzo de análisis, de estudio a fondo de cómo funciona tu organización, qué actividades realiza, qué recursos necesita para realizarlas, qué entradas y qué salidas tienen, y cuáles son los resultados óptimos que quiere alcanzar. Las auditorías que usan el enfoque basado en procesos determinan si el trabajo está gestionado eficazmente para alcanzar esos resultados óptimos.

Tu, como auditor buscarás determinar si:

1. Tu organización tiene una idea clara de lo que quiere hacer.
2. Ha identificado los medios para alcanzar los objetivos.
3. Está midiendo el cumplimiento de esos objetivos.
4. Y, si lo que se logra se ajusta a las necesidades de las partes interesadas.

Si estás acostumbrado a realizar las auditorías por puntos de la norma, quizá te resulte un poco complicado cambiar el chip, pero la verdad es que una vez que les coges el truco, las auditorías por procesos van a ser más ágiles, te van a dar más información y para tí van a ser mucho más fáciles de programar.

¿Por dónde empezar?

Muy fácil, por el mapa de procesos. Cógelo, y programa las actividades de auditoría siguiéndolo. Después, sólo te queda realizar la auditoría para ver cómo funciona cada uno de ellos: Cómo lo planifican, cómo lo implementan, cómo lo miden y cómo lo mejoran.

Para ejecutar la auditoría puedes utilizar una lista de chequeo. La verdad es que nosotros, en general, no somos partidarios de las listas de chequeo, pero evidentemente tienen dos cosas buenas:

1. Al tener que desarrollar las preguntas haces un primer análisis de cada uno de los procesos.
2. Te ayuda a registrar las evidencias y hallazgos de la auditoría.

Aquí te dejamos un ejemplo de auditoría al proceso de compras.

1. Define el alcance del proceso. qué aspectos del proceso de compras se va verificar
2. Describe el proceso: ¿Entradas?, ¿Salidas? ¿Cómo se resuelven los concursos, adjudicaciones, pedidos?
3. ¿Cómo se verifica el cumplimiento por parte de los proveedores de las condiciones establecidas en los contratos?
4. ¿Me puedes enseñar un "pliego de condiciones de contratación"?. Verificar si son completos y  definen con claridad las características de los bienes o servicios a adquirir. Otro aspecto importante es que deben recoger el plazo máximo de entrega de las ofertas y la forma de presentarlas (en sobre cerrados, vía e-mail, …) y la persona o Unidad en donde deben presentarse.
5. ¿Existe un listado de proveedores? ¿Cada cuanto se revisa? ¿cumplen las condiciones de las ofertas adjudicadas? Y si no, ¿que se hace?
6. Las ofertas (por parte de proveedores) ¿se adecuan a los pliegos de condiciones, las condiciones ofertadas (plazo, calidad, etc.)?
7. ¿Conoces la política de calidad de la empresa? ¿dónde está publicada?
8. ¿Sabes donde encontrar el manual de calidad?
9. ¿Conoces los procedimientos que te aplican? ¿Puedes enseñármelos?
10. ¿Qué instrucciones técnicas utilizas en tu trabajo? ¿Me dices dónde están si necesitas consultarlas? ¿Me las puedes enseñar?
11. ¿Cómo comprobais que lo entregado se ajusta a lo pedido? 
12. Revisar si la facturación emitida por el Proveedor, y atendida por la Organización, se ajusta a los términos del contrato.
13. ¿Manejas registros al realizar tu trabajo? ¿Sabes cómo están identificados?
14. ¿Cómo controlas los documentos con los que trabajas?
15. Etc.

Creo que con este listado, para nada exhaustivo, te has hecho una idea de cómo se audita por procesos.

Por último, y para que te sirva de apoyo, si es que al final te lanzas a auditar por procesos, te dejamos un formato genérico de informe de auditoría interna, orientado a este modo de auditar.

Si al final te lanzas a hacer auditorías por procesos nos encantaría conocer tu experiencia, compártela con nosotros. 

Comenta, comparte y da el crédito a la fuente.

Tomado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/

DESARROLLO SOSTENIBLE Y GESTIÓN AMBIENTAL: CLAVES PARA EL FUTURO DE LAS ORGANIZACIONES

El objetivo del desarrollo sostenible es garantizar las necesidades de la generación actual pero sin poner en riesgo las posibilidades de que las generaciones futuras también puedan satisfacer las suyas.

El desarrollo sostenible es un tema de rabiosa actualidad, sin embargo comprender lo que se incluye detrás de este término es de suma importancia para entender su auténtica relevancia, más allá de un aspecto de modas o tendencias. Y es que el desarrollo sostenible, de una forma simplificada, tiene como objetivo garantizar las necesidades de la generación actual pero sin limitar la posibilidad de que futuras generaciones también puedan satisfacer sus propias necesidades.

En este artículo te hablo del desarrollo sostenible y su importancia para las empresas más allá de los aspectos técnicos, como puede ser su influencia en el ámbito de la gestión empresarial.

El desarrollo sostenible como una realidad.

Se debe perseguir la gestión de las empresas de forma que se realice un consumo equitativo y coherente de los recursos naturales de que se dispone y se debe proteger su calidad y cantidad para que las generaciones venideras también dispongan de su medio ambiente.

 El Desarrollo Sostenible se define como “el desarrollo que satisface las necesidades de la presente generación sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades”. Es decir, se debe perseguir la gestión de las empresas de forma que se realice un consumo equitativo y coherente de los recursos naturales de que se dispone y se debe proteger su calidad y cantidad para que las generaciones venideras también dispongan de su medio ambiente.

No es sólo una tendencia ecologista común, sino que se debe pensar desde un punto de vista industrial: la empresa solo funcionará mientras haya materia prima sobre la que trabajar, da lo mismo de lo que sea nuestra organización, ya que sin materias primas no podemos hacer nada.

La búsqueda de nuevas fuentes de materia prima es necesaria y recomendable, pero mantener las que ya tenemos se hace igual de importante ya que es nuestra fuente actual de potenciales beneficios. Todos deseamos ganar dinero con nuestro negocio, pero también deseamos seguir ganándolo durante mucho tipo, y para eso tenemos que seguir produciendo en la misma proporción y disponer de las materias primas necesarias en las cantidades y calidades precisas.

Un ejemplo y una realidad.

A pesar de que la idea de que hay que conservar aquello de lo que sacamos beneficio es obvia, el aumento del deterioro ambiental es evidente.

Sin embargo, a pesar de que la idea de que hay que conservar aquello de lo que sacamos beneficio es obvia, el aumento del deterioro ambiental es evidente. Pensemos un momento, si nuestra empresa se dedica a la manufacturación de madera, debemos talar árboles para poder tener la materia prima sobre la que trabajar. Podemos suponer que si talamos todos los árboles en un año ya solo tendremos que ocuparnos de venderlos y de recaudar los beneficios. Pero, la verdad, es que al hacer esto sólo estaremos hundiendo nuestro negocio en poco tiempo. Puede ser que ganemos mucho en este año, pero no lo volveremos a ganar, por qué ya no tendremos donde sacarlo. No es más rentable procurar que nuestra fuente de materia prima no se acabe para que así nuestros beneficios tampoco se acaben.

El día 17 de febrero del 2013 se hizo publica una noticia que pone en relevancia la poca importancia que se le da en las empresas al cuidado del medio ambiente. En el entorno de las empresas del territorio del Bierzo, se producía una inquietante actuación. Según la información dada por un periódico de la provincia, las empresas procedían a alquilar una finca, realizaban unas zanjas de diferentes profundidades en el terreno, enterraban los residuos de la construcción y después lo tapaban con su propia maquinaria.

Esta actuación que la publicación mencionaba como picaresca, no es más que una tendencia para ahorrarse los costos de la planta de reciclaje. La contaminación intencionada del medio ambiente, sobre todo recurriendo a métodos que ya incumplen varias leyes, no sólo afea y destruye el ecosistema, sino que repercute en la empresa y en sus beneficios debido a las multas que se le imponen y a la reparación del medio ambiente contaminado que se le puede obligar.

La importancia de la adecuada gestión ambiental.

La adecuada gestión ambiental en la organización no sólo influye en los aspectos meramente técnicos sino que pasa a influir a todos los aspectos de la gestión empresarial.

 Una empresa que, sin embargo, tenga conciencia del medio ambiente sobre el que se sustenta no solo protegerá sus beneficios futuros sino que aportará a la organización un valor añadido, una ventaja competitiva frente a nuestros competidores, una búsqueda de modernización de las actividades, etc. Todas estas ventajas repercutirán positivamente al aumentar su productividad, capacidad de competitividad y aumento de beneficios y rendimiento.

Por lo tanto, la adecuada gestión ambiental en la organización no sólo influye en los aspectos meramente técnicos como puede ser la depuración o filtrado de unas aguas industriales, sino que pasa a influir a todos los aspectos de la gestión empresarial, como pueden ser los financieros, estructurales, organizativos o de marketing.

Características básicas de las empresas que establecen un adecuado desarrollo sostenible.

Para finalizar, vamos a resumir las características básicas que se aplican a las organizaciones que establecen un adecuado Desarrollo Sostenible y que se pueden comprender a través de la lectura de este artículo:

• Mantiene la calidad de vida general: estableciendo los Sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001 o el Reglamento EMAS permite que la calidad de la naturaleza que nos rodea no se deteriore y que se mantenga para que en el futuro el Medio ambiente sobre el que nos sustentamos sea igual o mejor que el actual.
• Permite un acceso continuo a los recursos naturales: tal y como hemos comentado, mantener la calidad y la cantidad de los recursos naturales que son nuestra materia prima permitirá que los beneficios sigan en un futuro sin mermar.
• Impide que perduren los daños al medio ambiente: aunque se hayan producido cualquier daño al medio ambiente se establecen unas técnicas que buscan la mejora, el cuidado y la reparación de los daños ocurridos.

Por todas estas razones expuestas, la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental basado en la Norma ISO 14001 o el Reglamento EMAS no es sólo una medida preventiva para evitar las multas sino que es una medida estratégica que abarca todos los campos desde el estructural, el organizativo, el marketing, el competitivo, etc., hasta el financiero.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/