22 HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL TELETRABAJO EN TIEMPOS DE CRISIS

Uno de los mayores desafíos para implementar el teletrabajo, como modalidad laboral está en la selección de las herramientas tecnológicas adecuadas, que permitan lograr los resultados previstos en los niveles de calidad acordados, y a su vez contribuya con el balance entre la vida laboral y personal de los colaboradores.

Felizmente, hoy contamos con un sinfín de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad, y hacer que sea muy sencillo trabajar desde casa:

Software para comunicación y coordinación de equipos

Mantener un canal de comunicación abierto, en línea y eficaz durante el teletrabajo, es fundamental para el logro de los mejores resultados, las mejores aplicaciones para ello son:

• Slack: Permite que los usuarios organicen las conversaciones en espacios exclusivos llamados canales cerrados o compartidos con otras empresas, estableciendo distintas categorías (administrador, miembro e invitado) con sus respectivos permisos.
• Microsoft Teams: Permite la comunicación general (chat, reuniones, llamadas, archivos y herramientas) para permitir un trabajo en equipo más productivo, está integrada con Office 365, por lo cual permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.
• WhatsApp: Es una aplicación que nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas, permite enviar todo tipo de archivos, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web. Su principal ventaja es que se usa prácticamente en todo el mundo y no requiere ningún tipo de formación para su uso.
• Outlook: Es la aplicación de Microsoft para trabajar de forma eficiente con correo, calendario, contactos, tareas y más, todo en el mismo lugar. La integración de Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive, acceder a contactos y ver perfiles de LinkedIn.
• Gmail: Es una aplicación de correo electrónico muy fácil de usar que te ahorra tiempo y protege tus mensajes.

Software para videoconferencias

La comunicación con partes interesadas pertinentes es imprescindible durante el teletrabajo, las mejores aplicaciones para llevar a cabo reuniones virtuales con diferentes participantes, son:

• Zoom: Herramienta de reuniones, videoconferencias y chats, tiene niveles gratuitos y de pago para elegir, no obstante incluso en la versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo de calidad, su desventaja es el límite de tiempo de 40 minutos en la versión gratis.
• GoToMeeting: Es una de las mejores aplicaciones para planificar y gestionar las reuniones con vídeo de manera rápida, sencilla y confiable.
• GoToWebinar: Permite planificar, presentar y gestionar el seguimiento de seminarios web mediante presentaciones interactivas con encuestas, además permite grabar la sesión para volver a verla posteriormente.
• Skype: Permite mantener reuniones a distancia con varios usuarios conectados a la vez y funciona en dispositivos móviles y computadoras.
• Hangouts: Herramienta de google para la gestión de mensajería segura para equipos (chats),s llamada y videoconferencias de fácil acceso, que admiten hasta 100 interlocutores en web y un máximo de 10 en Smartphone. 

¿Cuáles son las mejores aplicaciones tecnológicas para realizar el teletrabajo?

Software para la gestión de tareas y organización

Son herramientas de trabajo colaborativo, como gestores de proyectos y/o, tareas. Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar durante el teletrabajo las tareas del equipo, agruparlas por proyectos, asignar tareas a usuarios específicos, ver el estado de ejecución, compartir archivos y documentos, establecer recordatorios, notas adicionales, e incluso la comunicación eficiente entre los miembros del equipo:

• Teamwork: Un software de gestión de proyectos, el cual incorpora herramientas esenciales para colaborar de forma eficaz, cumplir los plazos de entrega y obtener resultados de alto rendimiento.
• Asana: Herramienta de gestión del trabajo colaborativo, permite realizar un seguimiento sobre las tareas a completar y los proyectos a cumplir por cada miembro del equipo, incluye chat incorporado y notificaciones en tiempo real.
• Microsoft To Do: Herramienta para administrar listas, tareas y avisos, perite desglosar las tareas en pasos simples, agrega fechas de vencimiento y definir avisos de seguimiento, además se integra con Tareas de Outlook.
• Todoist: Es un organizador que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas.
• Google Keep: Aplicación de notas y recordatorios de Google, incluye posibilidad de añadir recordatorios y la mayoría de funciones de una aplicación de notas y tareas.
• Trello: Herramienta de organización multiplataforma basada en tableros, que puede ser utilizada para gestionar ideas, tareas u objetivos.
• ISOTools: Software que brinda un conjunto de soluciones para la Gestión de la Excelencia y Conformidad Empresarial Sin lugar a dudas una herramienta clave para la gestión integral del negocio, en todas las modalidades laborales, incluyendo el teletrabajo.
• ISOLUCION: Software que permite organizar los sistemas de gestión incluida la gestión de los riesgos, indicadores, etc. Opera en línea para todos los colaboradores y permite parametrizar operaciones de sistemas integrados.

Software para la gestión remota

Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo el acceso remoto para el soporte y el acceso (autorizado con permisos), a los distintos archivos y documentos importantes en la organización. Incluye herramientas para realizar soporte, transferencia de archivos o almacenamiento en a la nube.

• TeamViewer: Permite conectarse a otro equipo de manera remota en tiempo real, con el fin de dar soporte instantáneo o administrar ordenadores (Windows, Mac OS, Linux) u otros dispositivos móviles (Android, Windows 10 Mobile).
• WeTransfer: Herramienta para enviar archivos grandes a otras personas.
• Google Drive: Gestor de almacenamiento seguro en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google sino también de otros desarrolladores como Microsoft.
• Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios.
• Microsoft OneDrive: Es la opción de almacenamiento en la nube, para los que tienen muy integrado el ecosistema de Microsoft en sus procesos de trabajo.

¿Qué requisitos mínimos del teletrabajo?

Para concluir y como ejemplo, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, establecen como requisitos mínimos a tener cuenta por las organizaciones al momento de adoptar teletrabajo:

• Requisitos organizacionales: Gestión del cambio organizacional, compromiso y sensibilización de los colaboradores
• Requisitos tecnológicos: Definición y disposición de la infraestructura y plataformas tecnológicas que soportarán el teletrabajo
• Requisitos jurídicos: Atención a la legislación vigente en materia jurídica, de riesgos laborales aplicable a cada país.

Al hablar de tecnología, se refiere a la combinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos (información) y aplicaciones, y en consecuencia a su uso y apropiación efectivos para alcanzar las metas organizacionales.

• Infraestructura: Soporta las operaciones básicas de la organización. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión.
• Dispositivos: Corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexión entre la organización y el trabajador, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo
• Aplicaciones: Hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario final.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

CÓMO HACER UNA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PASO A PASO

Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterización de procesos pero créeme que es una de las cosas más importantes que puedes hacer en tu negocio para poder mejorar tus procesos.

¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus procesos?

Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te lo aseguro. Te enseñaré a construir y trabajar con una ficha de procesos desde cero, desde tu hoja en blanco. Tan sólo tendrás que dedicarle tiempo para aplicarlo a tu negocio.

Así que toma papel y lápiz que empezamos...

Qué es la caracterización de procesos

Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que decirte que debes tener bien claro que es un proceso para poder entender luego que es una caracterización de procesos.

La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Estos elementos pueden ser:

• elementos de entrada que originan que comience un proceso como por ejemplo la solicitud de un servicio/producto de un cliente,
• elementos de salida que originan que finalice un proceso como por ejemplo la realización de una cotización/presupuesto.

En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la solicitud de un cliente y el elemento de salida fue una cotización/presupuesto.

¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?

Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de salida. Estos elementos de entrada y de salida son los que se identifican cuando caracterizas procesos.

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una caracterización de procesos también estudias:

• Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso.
• Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
• Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en un proceso.
• Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles documentales o controles visuales)
• Qué documentos o registros de control (controles documentales) están asociados al proceso para asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente
• Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
• Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
• Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Como puedes ver, una caracterización de procesos implica estudiar en profundidad los procesos. Se trata de una herramienta muy potente junto con el diagrama de flujo.

Para qué sirve una caracterización de procesos

Sirve para estudiar los procesos de una organización en profundidad como te comenté anteriormente.

Y estudiar un proceso implica:

• analizar si es posible hacerlo más ágil.
• plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.
• detectar posibles riesgos de que falle el proceso.
• descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y como se habían planteado de un principio.
• incluir nuevos controles, registros de control o indicadores del proceso.

Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que pasa alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta tan exigente y potente a la vez.

Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la orden para que comience o termine, que documentos existen para controlar y analizar ese proceso, etc.

Cómo se hace una caracterización de procesos

El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es la Ficha de proceso. Esta Ficha de proceso la puedes construir mediante una hoja de cálculo o un documento de texto.

Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté anteriormente en la caracterización de procesos dentro del documento. Algo así:

Antes de la caracterización de procesos prepara esto:

Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso evidentemente tienes que definir qué proceso vas a estudiar.

Comunica posteriormente a la persona o personas responsable/s de ese proceso lo que quieres hacer y cuándo quieres hacerlo para que reserven un día y hora en su agenda.

Prepara la ficha de proceso posteriormente. Hazla tuya con anotaciones de preguntas que tengas o partes críticas en las que debes de indagar sabiendo el proceso que vas a estudiar.

Durante la caracterización de procesos haz esto:

Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante de la persona/s con las que vas a estudiar el proceso y tienes abierto delante de ti la ficha del proceso.

A la hora de cumplimentar la ficha, te voy a enumerar los pasos que doy yo para ir entendiendo y estudiando el proceso.

Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese proceso?) esa es la pregunta que debes hacerte y hacérsela al responsable del proceso.

Paso 2. Defino, por puestos de trabajo, quién/es son los responsables del proceso.

Paso 3. Indico el inicio y el final del proceso. Esto es importante porque aquí es dónde estoy acotando el proceso. Arranca y termina en un punto para luego unirse a otro proceso o entregarse al cliente final. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en detectar cuál es el final del proceso. Yo defino el inicio y el final del proceso como una “acción” (ejem: el departamento xxx envía un formulario por email con los datos para facturar).

Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está totalmente relacionado con el inicio y final del proceso. Pero aquí no defino la acción sino los elementos asociados a esa acción (ejemplo anterior: formulario con los datos para facturar) ¿ves la diferencia?.

Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en este proceso. Por partes interesadas me refiero a las partes implicadas.

Y ahora no sigo al siguiente punto de la ficha sino que voy al apartado de “Descripción de Actividades”. ¿Por qué hago esto? Porque ya tengo suficiente información general del proceso. Ahora quiero entrar en detalle y saber exactamente los pasos que se dan para desarrollar ese proceso de principio a fin.

Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo durante el proceso. Para hacer esto de forma ordenada realizo siempre, dentro de este apartado, una división del proceso que estoy estudiando en subprocesos.

Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una empresa que tiene un departamento específico para ello, este proceso de “facturación” yo lo dividiría en los siguientes 4 subprocesos: solicitud de facturación, emisión y registro de la factura, envío de la factura, archivo físico y digital.

¿Por qué hago esto? para hacer más sencillo el estudio y su posterior descripción. Al dividir el proceso en subprocesos ayuda más a la lectura de este apartado “descripción de actividades” que si describo todas las actividades juntas sin división alguna.

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes subprocesos y lo indiques en este campo como un pequeño título para cada uno de los subprocesos.

Una vez que termino de describir todas las actividades del proceso ya entiendo con todo detalle el mismo. Es el momento en que mi cabeza empieza a hacerse estas preguntas:

• ¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?
• ¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no fallar en este proceso?
• ¿quizás tienen algún indicador para medir el rendimiento de este proceso?

Y es entonces cuándo paso a la parte final del análisis de este proceso y la cumplimentación de la ficha del proceso.

Paso 7. Identifico los controles al Proceso que existe en la organización. Todos los procesos tienen siempre algún control (podrá ser visual o mediante un documento/registro).

Como ya he entendido cual es el objeto del proceso (para qué existe) y las actividades que se realizan, la pregunta que les hago es ¿y cómo controlas este paso, este momento? La respuesta que te de la persona escríbela pero plantéate tú si es suficiente ese control o le haría falta algún otro o mejorar el existente.

Paso 8. Anoto los Registros Asociados al proceso. Muchas veces los controles que se hacen al proceso están basados en la cumplimentación de un registro. Pregunta por ellos y anota los que te digan. Igual que antes, plantéate si ese registro es suficiente o necesita otros o mejorar el existente.

Paso 9. Pregunto por Indicadores del Proceso. Muchos procesos tienen indicadores de gestión para medir su desempeño, su rendimiento. Siguiendo con el ejemplo del proceso de facturación, puede que la empresa tenga una métrica tal que así “número de abonos realizados al mes”. Si una empresa realiza abonos (o facturas rectificativas) significa que el cliente no está de acuerdo con la factura que se ha emitido. Habría que analizar el por qué ocurre ese abono pero igual puede ser una mala comunicación entre el departamento de producción y el de facturación.

Este indicador “número de abonos realizados al mes” puede que valga la pena invertir tiempo en medirlo para conocer posibles errores de fondo en la empresa y por eso se mantiene como indicador. Para eso existen los indicadores.

Paso 10. Pregunto por Riesgos de que falle el proceso. Este análisis es importante porque hace pensar a la persona que tiene delante de posibles fisuras en sus procesos. Si detecto alguna la anoto para que se analice posteriormente la probabilidad de que se materialice y la gravedad que tendría en la empresa si se materializa.

Después de la caracterización de procesos haz esto:

Entrégalos al responsable de la organización para que estudie:

• ¿qué se puede mejorar?
• la probabilidad y consecuencia de los riesgos detectados de que falle el proceso para saber si se toma acción o no.
• si se está desarrollando el proceso como estaba establecido.

Beneficios de caracterizar procesos

Realizar una caracterización de procesos es un trabajo que te dará enormes beneficios en tu organización. Entre ellos yo destacaría:

• Posibilidad de entender en profundidad el qué se hace y cómo se hacen las cosas.
• Comparar el cómo se hacen las cosas con lo que está establecido por parte de la alta gerencia (dirección, gerencia).
• Oportunidad para detectar aspectos a mejorar.
• Detectar posibles riesgos de que falle el proceso y analizar posteriormente la gravedad de ese riesgo.
• Establecer nuevos controles al proceso, registros, indicadores de gestión o mejorar los existentes.
• Hacer partícipe a los responsables de esos procesos en la mejora de los mismos.

Bueno pues, esto es todo lo que quería contarte acerca de la caracterización de procesos.

Y ahora dime, ¿has hecho ya una caracterización de algún proceso en tu organización?

Te espero en los comentarios.

Foto: Papel en blanco

Fuente: Pixabay

Tomado de: https://iveconsultores.com

INDICADORES Y EL CICLO PHVA

Los indicadores de gestión deben planificarse o diseñarse, ser ejecutados o implantados, verificados y en caso de que sea necesario, ajustarlos. Por lo tanto, siguen el ciclo PHVA.

• Planificar: diseño de indicadores. Son los indicadores que deben estar alineados a hechos con base a un elemento. Si existe un indicador que no se encuentra alineados a nada, deberá plantearle para que lo has diseñado. Si el contexto empresarial es nuestro escenario, debemos asegurarnos que el indicador que diseñe se encuentre dirigido al logro de un objetivo o política.
• Hacer: aplicar medición. Es este momento debemos probar el indicador. Los datos que se están tomando para alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y reales.
• Verificar: analizar los datos. Es necesario conocer para que se calcula un indicador. No tiene sentido que se diseñe un indicador, tome datos y después no haga nada más. En este momento es en el que realmente se toma valor al uso de los indicadores y es cuando se toman decisiones.
• Actuar: tomar decisiones. Se ejecutan las decisiones previstas en el paso anterior. Las decisiones pueden significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA. Por ejemplo, si ve que la cosa va bien exígele un poco más, pero si ves que algo no va bien debes hacer algo que lo corrija.

Cómo construir un indicador

Construir o diseñar un indicador se hace según la fase de planificar.

Paso 1: Qué está haciendo

Antes de medir es necesario que sea consciente de las actividades que se están realizando. Si tiene caracterizadas con el detalle de entradas y salidas.

En al ámbito de proyectos o en el sector público el esquema puede ser diferente. Suponemos que el objetivo de estudio el sector académico y nos enfocamos en la problemática de la deserción escolar. Siendo un aspecto que se debe medir como pueden ser las causas de deserción escolar.

Durante este análisis será útil que determines los recursos que lleven a cabo las actividades. Esto permite medir los aspectos que son más importantes.

Paso 2: Definición de variables y fórmula de cálculo

Es necesario que se definan las variables de las que se compone el indicador, la relación que tiene entre sí, y con esto la fórmula de cálculo. La relación se encuentra dada por el tipo de información que quieres conseguir. Por lo que un indicador puede ser:

• Absoluto: un número que dimensiona un evento o fenómeno según su naturaleza.
• Razón: es cociente entre dos cantidades que no tiene elementos comunes o cuenta con un atributo de diferencia. De otra forma, toma las unidades que cuentan con un atributo frente a las que no lo tienen.
• Tasa: es el cociente entre dos variables analizadas en un lugar y tiempo específico.
• Proporción: siendo la relación entre una cantidad con elementos en común y total de unidades. Dicho de otra manera, es una relación en la que el numerados se encuentra incluido en el denominador.
• Variación: fija dos elementos que establecen la variación que existe entre uno y otro.

Paso 3: Elección del indicador

Debemos evaluar cada indicador con base a los criterios establecidos. En caso de que nos quedemos sin suficientes indicadores volvemos a ejecutar el paso 1 y 2.

Paso 4: Definiendo las metas de un indicador

Es necesario que las siguientes consideraciones para la definición de las metas de un indicador de gestión. No todos se aplican, pues esto depende de la organización, proyecto, actividad y sector.

• Valor de actualidad o histórico. Es necesario que se mire atrás en el tiempo para definir la meta. Es común escuchar empresas que definen sus metas con base en los resultados del año pasado. Si no contamos con datos, podemos hacer mediciones a través del tiempo para tener un punto de partida. El valor no menciona el potencial, pero para eso está otro valor.
• Valor de potencialidad o estándar. Considera una gestión eficaz de recursos, por la que obtendrá otro valor que está orientado a una situación con los recursos disponibles utilizados de la mejor forma.

Debemos evaluar cada #indicador como base a los criterios establecidos.

• Valor de competencia. No tiene sentido plantearse una meta si sabes que la competencia la supera por mucho.
• Valor de usuario/cliente. No debes plantear una meta inferior a la exigida por el cliente.
• Valor teórico. Se encuentra orientado a maquinaria y equipo. Suele estar expresado por el fabricante.

Paso 5: Fuente de información y frecuencia de recolección

Es necesario conocer la información de los indicadores:

• La información proviene de informes estatales y se consigue mediante el sitio web de presidencia.
• La información se consigue con el grupo de personas evaluadas y se obtiene mediante encuestas y su análisis.
• La información proviene de las bases de datos del cliente y se obtiene por envío de correo electrónico mensual.

Paso 6: Responsables del indicador

• Define las diferentes responsabilidades que se encuentran asociadas al indicador.
• Quién trabaja para que se establezca la información.
• Quién recolecta la información.
• Quién analiza dicha información.
• Quién reporta o presenta la información del indicador.

Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador

Con base al destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia del cálculo del indicador o una presentación específica.

Paso 8: Frecuencia de cálculo

No podemos confundir frecuencia de cálculo con frecuencia de recolección de información. Es necesario que se cuente con una hoja de control de proveedor donde se anota la gestión semanal.

Paso 9: Ficha de indicadores

En este caso se especifican los elementos que componen cada indicador. Es muy útil realizar un resumen de todas las consideraciones que deben tener en cuenta a la hora de realizar la planificación de los indicadores.

Tomado de: https://www.isotools.org/