La correcta definición de los objetivos, los KPIs y los proyectos estratégicos es fundamental para el éxito de la aplicación práctica del Cuandro de Mando Integral -CMI.
En este artículo veremos técnicas para diseñar nuestros KPIs y proyectos estratégicos.
Anteriormente, veíamos la importancia de trabajar el Mapa Estratégico en base a las líneas estratégicas. Esta división nos permite crear equipos de trabajo y asignarlos a las diferentes líneas. Cada equipo estará encabezado por un líder que será responsable de su buena marcha. Estos grupos de trabajo son multidisciplinarios y todos sus esfuerzos se centran en el éxito de la línea estratégica en cuestión.
En consecuencia, tener un papel muy definido dentro de la estrategia de la organización, hace que las personas se sientan verdaderamente implicadas con ella. Esto es muy positivo.
Sin duda, en un Mapa Estratégico correctamente planteado podremos ver las relaciones causales entre sus objetivos y líneas. En nuestro cuadro de mando integral, encontramos los KPIs asociados a los objetivos de cada línea estratégica en relación a cada una de las cuatro perspectivas.
Es fundamental hacer hincapié en la importancia de seleccionar bien los KPIs de cada objetivo. Deben ser pocos, pero buenos. Como se puede observar, esta premisa se repite en estrategia en muchos aspectos. Siempre es mejor tender a la sencillez que a la complejidad. El exceso o la complejidad de información despista y no aporta valor.
DISEÑAR LOS KPIS
El diseño de los KPIs es una labor importante. No debe darse por concluida hasta que no se hallen dos o tres indicadores realmente buenos por objetivo. Existen ciertas recopilaciones de indicadores prediseñados por área de resultado, pero lo más recomendable es hacer una construcción del indicador paso a paso.
Debemos ir desde el objetivo hasta el KPI:
- En primer lugar, elaborar una descripción del objetivo. Por ejemplo, “Garantizar la sostenibilidad”. Debemos preguntarnos, ¿qué es para nuestra organización garantizar la sostenibilidad? La respuesta será la definición del objetivo.
- Seguidamente, debemos hacernos otra pregunta: ¿Qué espera la organización conseguir con el éxito de este objetivo?
- Con total seguridad, tras esta definición y la reflexión de qué queremos conseguir, la respuesta a la pregunta sobre qué necesitamos medir, vendrá sola.
Seguir esta traza desde el objetivo hasta el KPI nos garantiza indicadores personalizados.
CMI DE UNA LÍNEA ESTRATÉGICA
En una herramienta de gestión automatizada del CMI de nuestra línea estratégica podríamos ver una tabla con las siguientes columnas:
- Objetivo: Aquí aparecerá la formulación de cada uno de nuestros objetivos.
- Indicadores asociados: La lista de indicadores que debemos medir de cada objetivo.
- Valor actual: Este número expresa en qué estado se encuentra actualmente el cumplimiento del indicador en cuestión.
- Valor meta: Este es el valor que hemos definido como óptimo para la consecución del indicador.
- Tendencia: Este valor expresa la tendencia de cumplimiento del indicador.
Otra de las múltiples ventajas de hacer una gestión automatizada del Cuadro de Mando Integral es que nos permite disponer de una colorimetría asociada a los objetivos, indicadores y proyectos. Esta característica nos permite saber de forma automática el valor actual de cada elemento y tomar decisiones al respecto.
Es fundamental poder tomar decisiones a tiempo, ya que la tendencia negativa de un solo objetivo puede afectar al valor de la línea estratégica al completo. Las relaciones causales entre objetivos hacen que esto sea así. Debemos poner el foco en la causa que crea el problema y solucionarlo desde el origen. Si esta causa aparentemente no tiene solución, el líder de la línea estratégica debe acudir a un nivel superior para que lo desbloquee.
PROYECTOS ESTRATÉGICOS
En este momento surge la necesidad de tomar acciones que nos hagan incrementar el valor de nuestros objetivos. Ha llegado el momento de emprender proyectos estratégicos.
La definición de proyectos es un ejercicio creativo que sigue esta secuencia:
- Recogemos todas las ideas posibles, por ejemplo, haciendo uso de la técnica brainstorming, pero sin perder de vista nuestro Mapa Estratégico. Necesitamos identificar proyectos que impacten en el Mapa.
- Priorizamos ideas.
- Hacemos un cruce entre todos los proyectos y objetivos definidos y vemos qué proyectos ayudan a alcanzar qué objetivos.
Con esta técnica también podremos detectar “objetivos huérfanos”, es decir, objetivos a los que no se ha asociado ningún proyecto estratégico. Es importante repensar nuestros proyectos para poder asignar alguno a ese objetivo, ya que de otra forma, nunca llegaría a conseguirse. Esto es especialmente importante cuando se trata de objetivos de las perspectivas motoras: Procesos y personas.
Para priorizar proyectos estratégicos y asignarlos a los diferentes objetivos resulta muy útil crear una tabla de cruce. En el eje vertical colocaremos todos los objetivos de nuestras cuatro perspectivas en diferentes columnas. En el eje horizontal pondremos todos los proyectos estratégicos. Esta matriz nos servirá para priorizar en base a cuatro criterios:
- Impacto estratégico. Ver cuántos objetivos impulsa determinado proyecto. Siempre aportará más valor un proyecto que ayude a conseguir cinco objetivos que uno que sólo impulse uno.
- Plazos. Este criterio se refiere del periodo de tiempo en qué un proyecto empieza a generar valor.
- Dependencia. Hay proyectos cuyo inicio va a depender del inicio de otro, con lo que hay que tenerlo en cuenta a la hora de priorizar.
- Presupuesto. Los recursos necesarios para poner en marcha determinado proyecto.
Tomado de: https://www.isotools.org
