5 ETAPAS FUNDAMENTALES PARA UNA GESTIÓN DE RIESGOS EFICAZ

Los riesgos son importantes para las decisiones estratégicas, son también la principal causa de las incertezas en las organizaciones y están presentes en las actividades más simples de una empresa.

Un abordaje amplio y corporativo de la gestión de riesgos permite que una organización contabilice el potencial impacto de todos los tipos de riesgo en todos sus procesos, actividades, productos y servicios.

La premisa inherente a la gestión de riesgos corporativos (ERM – Enterprise Risk Management) es que toda organización existe para generar valor a las partes interesadas. Todas las organizaciones enfrentan incertezas y el desafío de sus administradores es determinar hasta qué punto aceptar esa incerteza y definir cómo ella puede interferir en el esfuerzo para generar valor a las partes interesadas.

Las incertezas representan riesgos y oportunidades que tienen potencial para destruir o agregar valor. La gestión de riesgos corporativos posibilita a los administradores tratar con eficacia las incertezas, bien como los riesgos y las oportunidades a ellas asociadas, a fin de mejorar la capacidad de generar valor.

Una iniciativa exitosa de gestión de riesgos corporativos puede afectar la probabilidad y el impacto de posibles riesgos, así como proporcionar beneficios relacionados a decisiones estratégicas más bien fundamentadas, procesos de cambio exitosos y aumento de la eficiencia operacional.

Otros beneficios incluyen la reducción del costo del capital, informes financieros más precisos, ventaja competitiva, mejora de la percepción de la organización, mejor presencia de mercado y, en el caso de organizaciones de servicio público, mejora en el apoyo político y comunitario.

En un proceso de gestión de riesgos pueden existir varias etapas y actividades. Pero el ciclo de vida completo de la gestión de riesgos puede ser resumido en sólo 5 de ellas, que son la base para los principales reglamentos de gestión de riesgos, incluyendo el COSO y la ISO 31000. Son ellas:

1. Identificación

El punto de partida es descubrir los riesgos y definirlos con algún detalle y en un formato estructurado.

2. Evaluación

Los riesgos son evaluados cuanto a probabilidad y el impacto de su ocurrencia.

3. Tratamiento

Un abordaje para el tratamiento de cada riesgo debe ser definido, que en algunos casos puede ser no hacer nada. Eso requiere un análisis de la aceptabilidad del riesgo, pudiendo requerir un plan de acción para prevenir, reducir o transferir el riesgo.

4. Monitorización

Un proceso continuo de revisión es esencial para una gestión de riesgos proactiva, reevaluando los riesgos y monitorizando la situación de los tratamientos y controles implementados.

5. Comunicación

La comunicación en cada una de estas cuatro etapas anteriores es parte fundamental para un proceso de toma de decisión efectivo en la gestión de riesgos.

Esta publicación sólo presentó de forma resumida las 5 etapas. Si usted quiere conocerlas con más profundidad, lea nuestras publicaciones en este blog.

Tomado de: https://blog.softexpert.com/

EL PAPEL DEL AUDITOR EN LA ERA DIGITAL

Aunque los procesos de auditoria hayan evolucionado y sean cada vez más soportados por sistemas automatizados, de Data & Analytics y hasta de inteligencia artificial, ninguna máquina sustituye las capacidades intelectuales de juicio y liderazgo del ser humano.

El momento exige perfiles más sofisticados y eso significa que los auditores no pueden acomodarse. Ellos precisan desarrollar algunas habilidades básicas, que son esenciales para garantizar el éxito en sus actividades.

Las cinco competencias presentadas a continuación fueron extraídas de un estudio realizado por KPMG / Forbes Insights. Los resultados fueron publicados recientemente en el informe “Audit 2025 – The future is now“. Vamos a conocerlas:

1 Comunicación

La encuesta revela que la capacidad de transmitir claramente pensamientos, ideas y sugestiones, articular durante reuniones, presentaciones, entrevistas y negociaciones es una de las habilidades más valorizadas por quien contrata a un Auditor.

2 Inteligencia emocional

Los clientes también valorizan a un auditor que consiga mantener la compostura y concentrarse en su trabajo, garantizando la buena ejecución de la auditoría. En determinadas situaciones, los clientes pueden sentirse frustrados por descubrir fallas graves en los procesos, fraudes o perjuicios financieros, y pueden presionar al auditor. La inteligencia emocional ayuda a moderar los efectos de diferentes tipos de presión en los juicios del auditor.

3 Pensamiento crítico y perspicacia

El auditor precisa entender el segmento en el que el cliente actúa y cómo la organización funciona. Así, él podrá hacer las preguntas correctas y analizar los hechos de forma objetiva. Eso es fundamental para que él pueda comprender el escenario y proponer mejoras que realmente hagan sentido para aquel cliente. Además, el auditor precisa ser perspicaz, o sea, tener facilidad para percibir y buscar la correlación en lo que tal vez la mayoría de las personas no perciba. Por último, él debe buscar en su experiencia, lecciones que puedan ayudar al cliente.

4 Escepticismo profesional

Los auditores deben ser capaces de cuestionar a los clientes de forma objetiva y constructiva. El auditor no debe rendirse a métodos abreviados, o aceptar que todas las informaciones repasadas por el cliente son verdaderas. Él precisa ser escéptico, precisa cuestionar si realmente está consiguiendo comprender es escenario correctamente. Esa competencia es esencial para que se produzca un resultado de calidad al final de la auditoría.

5 Habilidades interpersonales

A pesar del conocimiento de las normas y de toda la habilidad técnica exigida, las auditorías también abarcan personas. El auditor precisa lidiar con los más variados tipos de cliente, en las más diversas situaciones. Por eso, saber lidiar con personas es una habilidad indispensable. Un auditor con una postura empática permite entender mejor la perspectiva del cliente a medida que la auditoría avanza. Para eso, también es importante la capacidad de saber oír. Algunos auditores recomiendan la regla de 80/20 como la proporción ideal del tiempo dedicado a oír y hablar.

Por último, es importante destacar que estas habilidades forman la base para una auditoría exitosa y para eso deben ser practicadas de forma simultánea y continua. El auditor no debe buscar desarrollarlas aisladamente o dejar alguna en segundo plano.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender mejor lo que se espera de un auditor, en un momento en que la tecnología avanza rápidamente y los cambios ocurren de forma cada vez más rápida y profunda.

Tomado de: https://blog.softexpert.com/

¿QUÉ VENTAJAS PUEDEN OFRECERLE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN?

Es necesario que se conozcan las diferentes normas, como la ISO 9001 que, desde primer versión publicada en 1987, ha demostrado su eficacia como herramienta para gestiones los procesos, mejorar los productos y servicios que ofrecen en las organizaciones e incrementar la satisfacción de los clientes.

Los sistemas integrados de gestión son muy conocidos por las empresas. 

En el año 1996 se aprobó la norma ISO 14001 y las organizaciones comenzaron a utilizar los sistemas de gestión ambiental como ayuda para cumplir con todos los requisitos legales y mejorar el comportamiento ambiental de las empresas.

En marzo de 2018 se publicó la norma ISO 45001 sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Aunque muchas organizaciones ya cuentan con sistemas implantados con otras referencias, sin duda esta nueva norma va a internacionalizar y homogeneizar los requisitos mínimos para que las empresas, gestionen la seguridad y salud en el trabajo, cumpliendo los requisitos legales aplicables y mejoren el desempeño en esta materia. Las organizaciones han implementado otros para sistematizar aspectos tan diversos como la gestión de la energía, el eco diseño, la seguridad de la información, la gestión del I+D+I, el compliance penal, etc.

Cuando contamos con tanta información y novedades en este ámbito, las empresas comienzan a planificarse cómo manejar los diferentes sistemas. La clave se encuentra en los sistemas integrados de gestión. para comenzar con el proyecto de integración las empresas cuentan con la estructura de alto nivel. Se trata de directrices publicadas por ISO que facilitan la alienación de los sistemas de gestión. Por este motivo, ahora todas las normas ISO van a contar con la misma estructura y con textos comunes. Además, puede incorporar de forma específica los requisitos particularmente aplicables al área de actividad. Se trata de un avance definitivo en el camino de la integración.

Pasos que hay que seguir

Para finalizar con éxito un proyecto de integración de sistemas, las empresas deben seguir una serie de pasos que queremos explicar a continuación.

En primer lugar, es necesario identificar en la empresa todos los sistemas de gestión implementados, las metodologías que se utilicen y las responsabilidades asignadas. Si la empresa no tiene sistemas implementados, entonces se puede comenzar por el siguiente paso.

El segundo paso es designar a la persona coordinadora o responsable del proyecto de integración. En muchos casos, coincide con la persona que asume la responsabilidad de los sistemas de gestión. En función al tamaño de la organización y la complejidad del proyecto de integración, podría ser conveniente formar un comité o un equipo con las personas responsables de los diferentes departamentos de la organización, procesos o sistemas que se vayan a integrar.

La planificación es la tercera acción que se puede llevar a cabo. Para ello, se establece un cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que integrar, plazos, responsabilidades de los procesos afectados y documentos que se van a generar.

Para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicar a todas las personas de la empresa que se encuentran implicadas según los cambios que se van a realizar, la nueva estructura, documentación y funciones asignadas.

Elementos integrables

Contexto de la organización

Se puede utilizar la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas de la organización.

Partes interesadas. Utilizar un método único para conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas y documentarlas.

Alcance del sistema integrado de gestión. El alcance debe ser el mismo e incluir las actividades y centros de la organización.

El sistema integrado de gestión. Hay que establecer los procesos necesarios y sus interacciones.

Liderazgo

Compromiso y liderazgo. La alta dirección asume el compromiso y liderazgo con los sistemas implantados asumiendo la rendición de cuentas del sistema integrado.

Planificación

Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Hay que aplicar una misma sistemática para determinar los riesgos y las oportunidades relacionados con el contexto de la organización y definir acciones para abordarlos.

Objetivos y planificación para lograrlos. Es conveniente establecer un programa de objetivos conjunto para calidad, medio ambiente y SST.

Apoyo

Recursos. La optimización de recursos se consigue a través de la integración en los procesos de negocio, los ambientales y de seguridad y salud.

Competencia. Para los puestos de trabajo de la organización, definir requisitos de competencia necesarios para el funcionamiento del sistema integrado de gestión.

Toma de conciencia. Las campañas de concienciación relativas al sistema integrado de gestión pueden ser conjuntas utilizando redes de comunicación internas, convocatorias de premios a través de concursos, etc.

Comunicación. Los canales habilitados por la organización serán los mismos para las comunicaciones internas y externas.

Información documentada. La organización dispondrá de un sistema documental único e integrado con documentos comunes aplicables a las tres normas y documentos específicos según requieran los procesos de la organización.

Operación

Planificación y control operacional. El gran reto de las organizaciones es la integración del control operacional.

Evaluación del desempeño

Seguimiento, medición, análisis y evaluación. Se trata de requisitos plenamente integrables donde se puede utilizar una sistemática conjunta.

Auditoría interna

Igualmente se trata de un proceso plenamente integrable.

Revisión por la dirección. La organización puede realizar la revisión por la dirección integrada incorporando los requisitos de las tres normas de referencia generando una única acta o informe de revisión.

Mejora

No conformidad y acción correctiva. La misma sistemática para detectar no conformidades y definir acciones correctivas es aplicable a los tres sistemas.

Mejora continua. La mejora continua es uno de los principales resultados previstos del sistema integrado de gestión.

Tomado de: https://www.isotools.org/

¿CÓMO HACER PARA QUE NO TE ROBEN TU IDEA DE NEGOCIO?

¿Crees que tienes la idea del siglo? ¿Te da miedo compartirla con los demás porque piensas que te la pueden copiar? ¿Estás buscando alguna forma de proteger tu idea para que no te la roben? 

Has llegado al artículo adecuado. Vamos a reflexionar juntos sobre el miedo a que copien tu negocio y los pasos que deberías seguir.

Un miedo muy extendido

Como consultor para emprendedores, trabajo a diario con personas que tienen una idea de negocio, que están muy ilusionadas con el proyecto, y que en muchas ocasiones tienen algunos reparos en compartir información conmigo. Sucede particularmente cuando se trata de una idea de negocio original e innovadora. Creo que ocurre lo siguiente:

El emprendedor tiene una “revelación” acerca de una posible idea de negocio.

Tras unas primeras averiguaciones, se convence de que su idea tiene potencial.

Se ilusiona con la idea, y decide ponerla en marcha, pensando que va a ser muy rentable.

Ya convencido de que tiene una buena idea en manos, le entra el miedo de que alguien la descubra y se le adelante, arrebatándole los beneficios esperados.

¿Te suena de algo? Si estás leyendo este artículo, es muy posible que hayas pasado por un proceso muy similar al que estoy describiendo.

Este miedo lo he visto muchas veces en compañeros emprendedores, o en clientes míos. Y les suelo tranquilizar explicándoles lo mismo que haré a continuación en el artículo. Sin embargo, el miedo es una emoción, y por mucho que apele a la razón, en algunos casos ciertas personas lo siguen arrastrando pese a todos mis argumentos.

¿Se puede evitar que te roben la idea?

A diferencia de un producto o un programa informático, una idea de negocio no se puede patentar. Algo, que, por otro lado, tiene bastante sentido. Una idea es un concepto muy general. No puedes restringir los derechos de “vender cosas por Internet” o “montar un local de comida rápida” a la primera persona a quien se le haya ocurrido. Así que, olvídate de patentes, salvo que hayas diseñado algo muy específico que se pueda proteger legalmente.

Con los profesionales con quien trabajes, quiero decir, asesores como yo, puedes firmar acuerdos de confidencialidad. Lo cierto es que suelo hacerlo con mis clientes, pero al mismo tiempo les digo la realidad: no tengo ninguna intención de montar por mi cuenta ninguno de los negocios que me presentan porque no me interesa. Mi objetivo es ayudarles a poner todas las opciones de su lado para que funcione, no copiarlos.

Y una vez que hayas iniciado tu proyecto, una vez que esté en el mercado, no puedes evitar que otros emprendedores se inspiren de tu idea y lancen proyectos competidores. Pero, curiosamente, eso último no suele preocupar mucho a los promotores. De alguna manera, piensan que si son los primeros a desarrollar la idea, tendrán la ventaja suficiente para triunfar antes de la competencia.

¿Qué les digo a mis clientes y a cualquier emprendedor que muestra este miedo?

Suelo empezar explicando que una idea no vale nada. Sí, lo has leído bien. Esa idea tan chula a la que le tienes tanto cariño, esa idea que piensas que puede hacerte millonario, no vale nada. No digo que no sea buena, no digo que pueda tener potencial. Pero por sí sola no vale absolutamente nada. Porque lo que realmente importa es la implementación, y esa última depende totalmente del equipo promotor.

¿Sigues por aquí? Bien, continuemos. Otra cosa muy importante que tienes que saber es que ser el primero en lanzar un nuevo concepto de negocio es una ventaja muy relativa. Es cierto que en algunos casos las empresas pioneras han tenido mucho éxito, pero yo me atrevería a afirmar que es bastante más habitual que triunfen empresas que han llegado después, con una versión mejorada de la misma idea. Airbnb no fue la primera plataforma que propuso alquiler de habitaciones entre particulares, pero fue la que consiguió desarrollar el mercado. De las que intentaron hacer lo mismo antes, no se sabe casi nada porque no tuvieron éxito, pero no significa que no lo hayan intentado.

¿Entonces? ¿Qué puedes hacer?

Un ejercicio de honestidad y humildad

Empieza por hacerte las preguntas correctas. No sigas obsesionado con la idea, más bien pregúntate si tú eres la persona más adecuada para llevarla a cabo. Y tienes que ser muy honesto contigo mismo, reconozco que no es fácil. Quizás sea más sencillo analizarlo si empiezas por imaginar cual sería el perfil ideal para llevar a cabo la idea de negocio.

Déjame poner un ejemplo. Imagina que tu idea consiste en crear una plataforma online con un servicio equis destinado a los particulares. Tras analizar la idea te das cuenta que lo más estratégico será el diseño funcional del portal y el posicionamiento web del mismo. De allí que una persona experta en desarrollo web y en seo probablemente sería la más adecuada para llevar el proyecto. No solo ahorraría mucho dinero al evitarse contratar a profesionales externos, sino que tendría más flexibilidad y tomaría mejores decisiones al entender tanto el propósito de la plataforma como los aspectos técnicos.

No digo que tengas que tener el perfil perfecto para emprender tu idea, pero sí que tienes que ser consciente de que cuanto más alejado sea tu perfil de los requisitos del negocio, menos probable es que tengas éxito.

La realidad sobre riesgo e innovación

Otro aspecto fundamental  es que aceptes una gran verdad. Los negocios más innovadores y originales son los que tienen un mayor porcentaje de fracaso. Tu idea puede ser genial, pero por un motivo u otro, la gente no quiere comprarla. Porque no es fácil convencer al cliente de que cambie sus costumbres. Si montas un enésimo bar o restaurante, quizás no sea muy original, pero con tomar algunas buenas decisiones y hacerlo bien prácticamente te aseguras el éxito. Si lo que propones es rompedor, es otra cosa.

Además, tienes que entender que si parece que nadie ha pensado antes que tú en esa idea de negocio puede ser porque no hay mercado. Quizás otros lo hayan intentado sin éxito, y no sabes de ellos precisamente porque no han tenido éxito.

Enfocado al éxito

Ahora seamos un poco más optimistas. Pensemos en la posibilidad de que tu proyecto triunfe. El éxito es lo que atrae a las copias. Dicho de otra manera, si en algún momento empiezan a “robarte la idea” es buena señal, significa que hay negocio. Por eso tienes que centrarte en tu proyecto, hacerlo lo mejor que puedas, y olvidarte de aquel miedo. Si lanzas tu negocio y funciona, entonces tendrás que seguir innovando para seguir consiguiendo éxitos. Y tendrás que luchar con otras empresas, porque competir y emprender siempre van de la mano.

No tengas miedo a compartir tu idea. Cuanto más información tengas de otras personas, mejor para tu idea. Puedes usar esa información para reforzar tu proyecto. Mientras tu idea no se haya convertido en ingresos de efectivo, no te preocupes por los ladrones de ideas. Ellos no copian conceptos que no han demostrado nada. Ya, una vez tengas éxito, por supuesto tendrás que tener una prudencia razonable respecto a algunos aspectos claves de tu negocio, pero ya es otra historia.

Olvídate de paranoias. Puede que tengas una idea muy buena, pero lo cierto es que es tan difícil lograr triunfar con una idea muy innovadora que nadie te va a copiar, y si lo hacen, reza para que tengan éxito porque entonces tú también lo podrás conseguir. El reto no es tener que competir, sino conseguir vender a un número suficiente de clientes para que tu negocio sea rentable. No te equivoques de pelea. Hazlo lo mejor que puedas.

Tomado de: https://crearmiempresa.es/

EL MÉTODO JAPONÉS QUE AGILIZARÁ TU NEGOCIO

Pero afortunadamente existen metodologías que nos permiten aplicar formas ágiles e inteligentes de organizarnos. 

Una de ellas es la metodología Kanban, una palabra japonesa que significa “cartel”, y consiste en visualizar los flujos de trabajo de una tarea a través de la utilización de recursos gráficos en una estrategia de mejora constante de procesos.

Luego, ¿cómo funciona la metodología y qué la hace tan efectiva?

Kanban: organización del flujo de trabajo

El método Kanban fue originalmente enunciado por David J. Anderson, ingeniero de Microsoft, como aproximación a un proceso exponencial y evolutivo para las empresas.

Inspirado en la metodología de trabajo de la compañía de autos Toyota, es una forma de organizar el desorden que rodea a muchos equipos que necesitan priorizar lo importante y conocer el flujo de trabajo y el WIP (work in progress) tolerable con el fin de proporcionar al cliente un mejor servicio final.

Tiene una serie de principios básicos concebidos para evitar dos grandes problemas de las startups:

- Procrastinación: muchas startups tienen grandes ideas, grandes proyectos, grandes propuestas, pero no consiguen aterrizar ninguna porque o bien se empiezan pero no se llevan hasta el final, o se abandonan por el camino por irrealizables. Kanban reduce la procrastinación porque asigna un tiempo a cada tarea con el fin de eliminar la dispersión.

- Organización: otro gran problema de las empresas de nueva fundación es que todos quieren hacer muchas cosas, sin centrarse en sus áreas. A veces no queda otro remedio, pero es mejor que cada uno sepa exactamente qué es lo que tiene que hacer y tenga clara su dedicación.

Los 9 principios de la metodología Kanban

Lo mejor del método Kanban es su sencillez y su escalabilidad. Cualquier empresa puede beneficiarse de su utilización. Se resume en 9 sencillos principios que son los siguientes:

1. Empieza con lo que haces ahora mismo

No hay una forma concreta de ejecutar el método. Si ya posees un flujo de trabajo determinado, puedes adaptarlo a Kanban. Los cambios no son radicales desde el inicio.

2. Persigue el cambio evolutivo y exponencial

Kanban está diseñado para evitar roces con tu flujo de trabajo actual. Los cambios radicales se desaconsejan por el hecho de que pueden provocar que pierdas el sentido de lo que haces. En cambio, se centra en hacer pequeños cambios, más que en reinventar la rueda.

3. Respeta los procesos actuales, roles y responsabilidades

Tu modelo actual de trabajo puede no ser del todo malo, y eso es lo mejor de Kanban, que reconoce las ventajas de tu modelo y trata de mejorarlas evolutivamente. Es tu misión detectar qué se puede mejorar en cada fase del desarrollo del producto.

4. Fomenta el liderazgo a todos los niveles

La definición de liderazgo ha cambiado mucho en los últimos años. Kanban empodera hasta a la persona que hace una pasantía. No necesitas ser el CEO para aplicarlo. Cada miembro de tu equipo debe tener una mentalidad de mejora continua, tratando cada día de hacerlo mejor y más rápido.

5. Visualiza el workflow

Es fundamental que puedas percibir el flujo de trabajo que tienes delante.

Si eres capaz de ver todo lo que hay por delante, puedes definirlo, y por tanto acotarlo. La forma obvia es utilizar un panel con columnas de tu proceso. No todos los procesos son iguales, así que no todas las columnas tienen por qué parecerse. Define tu proceso con tus stakeholders para tratar de que el Kanban te ayude al máximo. Utiliza post-its, rotulador o software, no hay una norma escrita.

6. Limita el WIP al máximo posible

Seamos sinceros, no es mejor trabajador el que más cosas empieza, sino el que más termina en mejor estado.

No importa que seamos capaces de ponernos con veinte proyectos a la vez si solo sale uno en tiempo y forma. Calcula cuál es el WIP tolerable por tu equipo con un estándar de calidad. Igual al principio es un único proyecto, pero con la mejora de procesos y de calidad puede que cada día seas capaz de sacar más adelante.

7. Gestiona el ciclo y evalúa

Una vez finalizado el primer ciclo Kanban, deberías hacerte preguntas. ¿Todo fluye bien? ¿Hay algún punto en el que nos hemos quedado atorados? No temas cambiar partes del proceso si ayudan.

8. Las políticas del proceso deben ser explícitas

Todos deben conocer a la perfección el proceso y todos deben entenderlo. Si hay un solo miembro del equipo que no comprende alguna parte del proceso, o dicha parte es demasiado compleja, explícaselo o cámbiala. Todos deben saber la misma lengua.

9. Mejora colaborativamente utilizando modelos y el método científico

Comparte tu modelo Kanban con colegas de oficio, personas de confianza u otros profesionales que no sean tu competencia. Discute con ellos. Mide siempre, desde el número de proyectos que salen, la calidad objetiva en cuanto a satisfacción del cliente, y no temas cambiar algo si consideras que puede funcionar. El feedback y la mejora continua es la piedra angular del Kanban, así que no dudes en preguntar y en cambiar.

Tomado de: https://es.weforum.org/

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE GARANTÍA DE CALIDAD Y CONTROL DE CALIDAD?

Muchos creen que la Garantía y el Control de Calidad son lo mismo. Pero, en la práctica (y en la teoría), son un conjunto de actividades bien diferentes. 

Cada una posee su enfoque y objetivos específicos definidos. Y usted, ¿sabe cuál es la diferencia entre Garantía de Calidad y Control de Calidad? Véalo en nuestro infográfico.

La diferencia entre Garantía de Calidad y Control de Calidad

 

¿Vamos a profundizar el conocimiento?

Ahora que se ha puesto más fácil entender la diferencia esencial entre la Garantía de Calidad y el Control de Calidad, ¿qué tal partir para la próxima etapa y descubrir cómo administrarlos?

Tomado de: https://blog.softexpert.com/

CINCO FORMAS DE MEJORAR LAS REUNIONES VIRTUALES QUE GUSTARÁN A TU EQUIPO

Probablemente, la idea de asistir a una reunión virtual no te resulte ajena.

 

Encuentras una sala (mejor tranquila) con conexión a Internet decente y pones en marcha ese software de reuniones virtuales para descubrir que no ha llegado la mitad de los asistentes, el sonido de micrófono del orador principal aparece y desaparece y alguien está emitiendo un desagradable sonido sibilante.

Seamos realistas: las reuniones virtuales no son plato de buen gusto. Las personas se distraen, a nadie le gusta encender el vídeo y las presentaciones siempre se prolongan más de lo debido.

Según una encuesta sobre reuniones virtuales que realizamos a principios de año, solo el 30 % de los encuestados respondieron que la mayoría o todas (80-100 %) sus reuniones en línea son productivas.

Pero con el crecimiento de los equipos a distancia y los desplazamientos cada vez más largos, no parece que las reuniones virtuales vayan a desaparecer.

Si padeces este bache de colaboración virtual, ha llegado el momento de un curso de actualización sobre cómo celebrar una reunión virtual eficaz para que tu equipo no esté deseando cerrar la sesión.

Reuniones virtuales frente a presenciales

No hay discusión posible en cuanto a la eficacia: las reuniones presenciales son las claras ganadoras; el 68 % de los encuestados expresó que prefiere las reuniones en persona frente a las virtuales. No obstante, es importante entender cuándo es más conveniente celebrar reuniones virtuales en lugar de presenciales.

Cuando te reúnes con alguien cara a cara, cuentas con su atención constante y puedes observar su lenguaje corporal. Las interacciones cara a cara son más adecuadas para las reuniones con clientes potenciales y actuales, y entrevistas de trabajo.

Sin embargo, cuando los equipos están a distancia y no existe otra opción, las reuniones virtuales se hacen necesarias para tomar decisiones importantes y hacer avanzar la actividad empresarial.

Veamos algunas recomendaciones para celebrar reuniones virtuales eficaces y ciertas ventajas que las hacen más productivas e interesantes.

Mejores prácticas de reuniones virtuales

1. Preséntate a ti mismo

Aunque sea obvio, a veces hay que recordar que no todo el mundo es necesariamente conocido en una llamada virtual.

Sobre todo con equipos a distancia, es una buena práctica inaugurar una reunión virtual haciendo que todo el mundo se presente y comparta lo que hace (no en lo que está trabajando, reserva eso para las actualizaciones de estado).

Además de las presentaciones, transmite positividad haciendo que los asistentes compartan un triunfo o algo bueno que haya sucedido desde la última reunión. Puede ser cualquier cosa, desde el lanzamiento de una gran campaña, la reunión con un cliente potencial o simplemente la consecución de un trabajo.

Descubrirás que la mayoría de los logros en una organización no los consigue una sola persona. Compartir estos triunfos ayuda a impulsar la motivación en todos los ámbitos, e inicia la reunión con buen pie.

2. Cuida tus modales

Cuando hay diferencias horarias, siempre existe la posibilidad de celebrar una reunión virtual programada de madrugada o bien entrada la noche. Durante estas horas, los modales y la etiqueta de las reuniones se quedan por el camino y toda esperanza de reunión productiva se desvanece; y eso no hay café que lo salve.

Centrarte en cuidar los modales adecuados para reuniones te mantendrá atento e implicado, y mostrará respeto y consideración hacia los que exponen. Además, lograrás que el resto de asistentes te brinde el mismo respeto cuando sea tu turno. Algunos modales para reuniones a tener en cuenta:

• Viste adecuadamente
• Llega a tiempo o temprano
• Cierra todas las pestañas o navegadores irrelevantes
• No revises tu teléfono ni correo electrónico
• Pon en silencio tu micrófono mientras otros hablan
• Nunca mantengas conversaciones paralelas
• Reserva las preguntas para el final de la presentación
• Agradece a todos su tiempo

3. Implica a los asistentes

Es muy fácil iniciar la sesión, apagar el vídeo y salir mentalmente de una reunión virtual (en ese orden). No obstante, apagar el vídeo facilita que te distraigas y trabajes en otras tareas, lo que no te hace ningún favor.

Incluso los días con más trabajo, simultanear actividades con una reunión virtual no te beneficia en absoluto. No solo estás prestando menos atención a la reunión, también tardas un 40 % más en llevar a cabo las mismas tareas que si las hicieras individualmente. Así que nadie gana.

Al encender tu vídeo promueves la atención. Como todos se ven entre sí, evita que los asistentes revisen su teléfono o escriban correos electrónicos.

Donna Dennis, presidenta de Leadership Solutions Consulting, y creadora y facilitadora del seminario de tres días de la American Management Association sobre dirección de equipos virtuales y remotos, recomienda hacer que todos compartan su función en la reunión antes de iniciar el debate. 

Según sus palabras, "Todo lo que puedas imitar de las reuniones presenciales es positivo". Escuchar presentación tras presentación puede impedir la compartición de pensamientos e ideas, y posiblemente llevar al pensamiento colectivo. Incentiva la compartición de todas las preguntas e ideas (no importa cuán "fuera de lugar" estén) muéstrate dispuesto a mantener un debate abierto sobre grandes decisiones y, al mismo tiempo, dejad los juicios fuera.

4. Permanece centrado

Cuantos más participantes sean, más fácil es salirse del tema y descarrilar la reunión virtual. Esto hace que la reunión se prolongue, los participantes pierdan interés y no se cumpla ninguno de los objetivos.

Entonces, ¿cómo evitamos salirnos del tema y seguir la ruta correcta? Roger Schwarz, autor de Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results escribió un artículo en Harvard Business Review en el que detalla cómo evitar el fracaso de una reunión:

Acuerda la ruta antes de recorrerla. Haz que todos acepten el tema y los objetivos de la reunión de antemano.

Asegúrate de que has cubierto todo antes de seguir. En lugar de decir, "Vale, pasemos a otro tema", di algo como, "Creo que hemos cubierto todo lo relativo al tema A. ¿Estáis todos de acuerdo en pasar al tema B?"

Prueba tu asunción de que la reunión se está descarrilando. Si alguien decide tratar un tema fuera de lugar, pregunta por la relación entre ambos temas exponiendo algo como, "Mike, no estoy seguro de que tu opinión sobre X tenga que ver con el tema B. ¿Me explicas la relación?"

Una vez que hayas cubierto todos los objetivos de la reunión, finalízala. No asumas que tienes que emplear todo el tiempo programado en el calendario. Celebra un trabajo bien hecho finalizando la reunión temprano para que todos puedan tomarse unos minutos para un café u otras tareas.

5. Revisa los siguientes pasos

Es importante recordar que en una reunión virtual debes trazar un rumbo para el futuro. Una reunión productiva emplea tiempo centrándose en avanzar, en lugar de mirar atrás.

Cuando es presencial, puedes finalizar una reunión con un potente y motivador discurso, y captar la atención de todos durante los minutos restantes. Sin embargo, es más difícil transmitir el mismo mensaje en línea. Para cuando la reunión se ha terminado, la mayoría de los asistentes tienen el dedo sobre el botón de "finalizar reunión".

o emotivo o de preguntar el ambiguo "¿hay algo más que debamos tratar?" finaliza la reunión revisando lo que se ha logrado y lo que sucederá en el futuro. Sumariza las grandes decisiones y nombra a las personas a las que se le han asignado elementos de acción para asegurarte de que se queda claro. Acuerda plazos de entrega y bloquéalos creando y asignando tareas en tu herramienta de gestión de trabajo. Reserva los discursos para los encuentros en persona.

Cuando finalices una reunión con todo el mundo acordando lo que sucederá a continuación, empezarás a ver que tus reuniones se vuelven más productivas y efectivas.

¡Es tu turno!

Tomado de: https://www.wrike.com/

3 MANERAS INTELIGENTES DE USAR EL EMBALAJE PARA TUS PRODUCTOS

El packaging puede ayudarte a potenciar el negocio. Hoy vamos a ver 3 formas interesantes de aprovechar el embalaje para tus productos.

 Cada una de esas técnicas toca un aspecto particular de tu relación con el cliente. Tenerlas en cuenta te puede permitir reforzar tu imagen de marca y tu reputación, así que no te las pierdas.

1- El papel de regalo es un embalaje ideal para algunos productos

En muchos negocios, el porcentaje de clientes que compran productos para regalarlos a otras personas es muy significativo. Y no solo tiene que ser durante la campaña de Navidad. Las oportunidades son múltiples: cumpleaños, bodas, cambios de trabajo, aniversarios y muchos más.

Por eso es tan importante incluir el papel de regalo dentro de la estrategia de la empresa. Envolver los productos del cliente es un servicio que los compradores valoran mucho. Y no hace falta tener una tienda para aprovechar el papel regalo. Es muy frecuente que las empresas regalen alguna cosa a sus clientes, sus empleados, y a veces incluso a proveedores. Es una forma de demostrar interés.

Hay toda clase de papel regalo, desde el Kraft hasta el estucado pasando por la celulosa o incluso el papel de seda. También hay multitudes de colores e impresos por elegir. El formato del envase también ofrece múltiples opciones, desde el uso de papel hasta opciones como los sobres o cajas.

2- Un embalaje que te diferencia de la competencia

El packaging también se puede explotar para llamar la atención de tus clientes. En lugar de limitarte a envasar tus productos usando un embalaje elegido por sus cualidades técnicas, puedes aprovechar esa gran superficie visible para transmitir un mensaje.

La mayoría de las empresas colocan sus logotipos en el packaging, lo que ya es una buena solución para personalizar el envío, pero sigue siendo una diferenciación pequeña. Usar colores más impactantes, colocar fotos o ilustraciones, sorprender con un texto o con una fuente de letra inusual son algunas de las ideas más interesantes.

Incluso hay empresas que van más allá, y diseñan un embalaje perenne para sus productos. Es decir, crean una caja tan original y diferente que los clientes prefieren conservarla en lugar de tirarla. Teniendo en cuenta que el packaging normalmente es de un solo uso, conseguir eso es un logro.

El objetivo, por supuesto, es mandar un mensaje al cliente. Con un envase diferente y que llama la atención, la empresa crea imagen de marca y destaca respecto a sus competidores.

3- Nunca olvidar la razón principal del embalaje de productos: la protección

La primera razón de ser del packaging es proteger los productos. Puede resultar muy obvio comentarlo, pero en la era del comercio electrónico y de la multiplicación de los envíos a domicilio, es importante recordarlo. Hoy en día, un paquete transita por muchos lugares antes de llegar a las manos del cliente.

Es evidente que si ocurre algo y el producto resulta dañado, el impacto negativo sobre la imagen de la empresa puede ser tremendo. Por eso es tan importante que las empresas tengan mucho cuidado en elegir embalajes que realmente cumplan con su cometido, y protejan correctamente el paquete.

Hay muchos tipos de envases, desde el uso de papel hasta las cajas pasando por los rellenos de protección contra los choques. Lo importante es analizar caso por caso qué tipo de protección necesita un producto para luego usar los mejores materiales. Por supuesto, no tiene sentido pasarse con un exceso de embalaje, pero peor aun sería ofrecer una protección insuficiente.

Esos 3 consejos pueden fortalecer tu negocio

Usar un buen papel de regalo puede mejorar la imagen de marca de tu negocio. Es un detalle que tiene un impacto emocional y simbólico que suele funcionar muy bien con la mayoría de los clientes.

Aprovechar la parte visible del packaging con diseños diferentes que destacan permite también construir una identidad más fuerte para tu marca.

Usar los mejores materiales y garantizar la seguridad de los productos durante todas las fases de manipulación y transporte es una forma de reducir el riesgo de daños, una de las principales fuentes de insatisfacción para los clientes.

Y por último (pero no menos importante), no descartar que sus empaques también pueden ser un medio importante y gratuito de llevar su publicidad. En ocasiones, esta publicidad puede tener un impacto insospechado y positivo el posicionamiento y oferta de sus servicios y productos, aportando creativamente a las metas de la organización. 

Igualmente, pero no menos importante, vale la pena pensar en el impacto ambiental de los empaques, los cuales deben ser dispuestos adecuada y responsablemente una vez han cumplido con su propósito.

Tomado de: https://crearmiempresa.es/

PASOS FUNDAMENTALES EN LA INVESTIGACIÓN DE FRAUDES EN LAS ORGANIZACIONES

Si bien los fraudes no son una temática nueva en los entornos organizacionales, cada día cobra mayor importancia blindar a las mismas, para que en lo posible este tipo de fenómenos no permeen las operaciones de una organización, y por ende se vean afectadas en su componente tanto económico como de imagen como suelen impactar este tipo de casos cuando se presentan.

Las fuentes u origen de la información de las que probablemente se pueden identificar los fraudes son diversas: gestión de incidentes, denuncias, análisis de vulnerabilidad, cambios abruptos en el patrimonio, debidas diligencias, entre otros que pueden aportar información de entrada para la investigación de fraudes. 

Es importante determinar una metodología o paso a paso, que le permita a la organización tener un protocolo en caso de que estos eventos ocurran, con el fin de llevar a cabo una adecuada investigación, estos pasos se pueden resumir como se describe a continuación:

Realizar una evaluación inicial

En el registro de información o denuncia del fraude, deben existir pruebas contundentes que permitan determinar que esta denuncia o hallazgo realizado, constituye realmente en un fraude, para ello la fuente debe ser confiable, los datos deben poder confirmarse o contrastarse con la información con la que cuenta la organización, en lo posible que en los registros se pueda identificar quienes están participando del ilícito, las fechas en las que se presentó y todos aquellos datos relevantes para la posterior investigación, no existen reglas que determinen un monto, valor o línea base a partir de la cual se deba investigar un fraude, es importante que se determinen acciones en todos los casos, ya que si en el presente estos son menores, en el futuro al no sentar un precedente, pueden constituirse en graves desfalcos.

Establecer un plan para la investigación

Es importante determinar algunos aspectos claves como lo son el Alcance, al respecto, se pueden formular virios interrogantes que contribuyan a determinar el mismo, ¿Cuál es la forma de actuar para cometer el ilícito?, ¿qué miembros de la organización están involucrados?, ¿Es necesario que se remita a un proceso legal?, ¿Cuánto dinero se está perdiendo por causa del mismo?, ¿Es posible recuperar el monto total o parte del dinero que se encuentra involucrado? , a partir de las respuestas a estas interrogantes se planteará el objetivo de la investigación.

Determinar un equipo investigador

En este sentido se puede establecer un equipo de investigadores que puede ser interno (Personas de la organización) o un equipo externo contratado para tal fin, en el primer caso se debe tener especial cuidado en la selección de las personas, ya que al ser de la organización pueden presentarse rumores, falta de objetividad entre otros, adicional no es posible ser juez y parte, por ello en lo posible , las personas seleccionadas para tal fin no deben estar relacionadas con las investigadas o con el proceso involucrado para garantizar la objetividad de la misma, y en el segundo caso sugiere que se deberá destinar un presupuesto para la contratación de personal especializado en este tipo de casos pero se obtendrá la garantía de que este equipo externo estará enfocado exclusivamente en el caso y es completamente independiente, lo cual se verá reflejado en los resultados de la misma.

Estudiar las señales de alerta

De la mano con la denuncia o información que se recibe, existen aspectos que pueden contribuir a comprobar que en efecto se está llevando a cabo u fraude, algunos de estos aspectos son: identificación de gastos en las personas que no corresponden a su nivel de salario o ingresos familiares, continuar en las instalaciones en horarios no adecuados o no acordados previamente, hechos de presión sin justificación por parte de los jefes hacia el personal, no tomar vacaciones aun cuando se cuente con el periodo cumplido o el acuerdo para las mismas.

Llevar a cabo la investigación

La metodología puede cambiar de acuerdo a la organización y la necesidad especifica a continuación se describen brevemente las más comunes:

• Auditorias y /o análisis forenses: es una metodología que se apoya en los veredictos suministrados por jueces y autoridades legales competentes con los que comparten información para ser analizada y que sirvan como pruebas en el proceso judicial, determinando si se trata de un fraude o no basados en las leyes y normatividad legal vigente.
• Análisis financiero: se analizan los registros financieros y contables de la organización con el objetivo de establecer desviaciones en los indicadores, datos fuera de lo normal.
• Entrevistas: estas permiten obtener datos financieros, de los procesos (cuentas- actividades del personal), el objetivo es identificar plenamente a los involucrados y en lo posible obtener la cooperación de los mismos.

Es importante contar con herramientas tecnológicas que faciliten las denuncias, la identificación y seguimiento a los fraudes de tal firma que se pueda obtener la información en tiempo real y tomar las medidas de manera oportuna.

Tomado de: https://www.isotools.org/

LAS 7 HERRAMIENTAS BÁSICAS DE LA CALIDAD

Las siete herramientas básicas de la Calidad son un conjunto de herramientas que pueden utilizarse para resolver temas asociados a la Calidad. 

En todas se utiliza un método gráfico y principios estadísticos básicos, por lo que se no requiere gran formación estadística. Esto las hace muy versátiles.

Enumeraremos y comentaremos brevemente cada una de las siete herramientas:

1. Diagrama de Ishikawa: Tal como vimos en una publicación anterior, el Diagrama de Ishikawa, causa-efecto o "espina de pescado" permite analizar un problema identificando y categorización todas sus posibles causas. Para mayor información visite la publicación ¿Cómo usamos el Diagrama de Ishikawa? o realice su propio diagrama con la Aplicación en Excel para realizar Diagramas de Ishikawa (Espina de Pescado) de manera sencilla y automática
   
2. Hoja de verificación: es un impreso destinado a ir volcando datos relacionados al comportamiento de un proceso. Puede ser realizado en forma de gráfica o de tabla. Permite al usuario registrar datos de manera ordenada y sencilla, tratando de interferir lo menos posible en su tarea. 
   
3. Gráfico de control:  es una representación gráfica de sucesivas tomas de datos de algún parámetro de un proceso. Generalmente posee límites preestablecidos, uno superior y uno inferior, en función del patrón de comportamiento o la tendencia es posible determinar si un proceso está o no fuera de control. Este tema será tratado en detalle en una próxima publicación.
   
4. Histograma: es el ya conocido gráfico de barras. Representa gráficamente, en forma de barras, una variable a analizar. Su altura es proporcional a la frecuencia. En el eje horizontal aparecen los valores que puede tomar la variable y en el vertical las frecuencias asociadas.
   
5. Diagrama de Pareto: basado en el Principio de Pareto, o Regla 80-20. En este diagrama los datos son volcados de manera descendente (de mayor a menor, de izquierda a derecha) en forma de barras. Esto determina las prioridades. Los que están más a la izquierda son los considerados "pocos vitales" y  los de la derecha los "muchos triviales". Más información, incluyendo un modelo en Microsoft Excel®, en otra publicación.
   
6. Diagrama de dispersión: es un gráfico cartesiano que muestra la relación entre dos variables, una en el eje de abscisas y otra en el de ordenadas. Este gráfico permite volcar un conjunto de datos. El objetivo del mismo es determinar el grado de correlación entre ambas variables. Es usual también el agregado de una línea de tendencia o ajuste para mayor claridad.
   
7. Muestro estratificado: es una herramienta gráfica que permite clasificar los elementos de una población afines, dividiéndolos en estratos. Esta estratificación permite analizar en detalle la estructura de una población con el objetivo de detectar causas comunes del comportamiento de los distintos elementos.

Por su sencillez, es fácil encontrar soluciones en software de ofimática ya prediseñadas para crear estos gráficos. Por ejemplo, podemos crear un Diagrama de Ishikawa en Microsoft Visio®, o utilizando nuestra aplicación. Otras herramientas, como el histograma, el diagrama de dispersión o el muestreo estratificado ya vienen incluidas entre los tipos de gráficos por defecto en casi todas las versiones de Microsoft Excel®.

Además de estas siete herramientas que aún se siguen utilizando de manera masiva, la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) agregó (luego de años de análisis y aplicación) siete nuevas herramientas. Más información en Las 7 Nuevas Herramientas de la Calidad.

Tomado de: http://ctcalidad.blogspot.com