TIEMPO Y CALIDAD: ALIADOS DEL ÉXITO

Tiempo y Calidad: aliados interrelacionados en las organizaciones que quieren conocer el éxito!

10 CONSEJOS PARA TENER ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ISO

Su organización ha decidido implementar y certificar una Norma ISO y ¿ahora qué? ¿Por dónde empezar? Les damos 10 consejos, basados en nuestra experiencia, para que tengan éxito en el proceso de implementación.

1. Formación:

Se necesitas capacitación en la norma, sí es sí.  Por desgracia nadie nace sabiendo. El lenguaje de la norma le es desconocido, y, a veces tras sus palabras se esconden requisitos no vistos directamente por alguien que no está familiarizado con el lenguaje. La formación les ayudará a entender los requisitos de la norma. Hay que conocer bien la norma para implantarla satisfactoriamente en la organización. 

También pueden utilizar la opción autodidacta, es decir, comprar la norma y estudiarla, y luego bucear en la red para encontrar interpretaciones de los puntos que no te hayan quedado del todo (o nada) claros. Nosotros les recomendamos la primera, porque va a ser más rápido, eficaz y eficiente para recibir unos buenos conceptos estructurados. Eso si, asegúrense de que la dan consultores profesionales y expertos.

2. Elaboración de un plan de proyecto:

La implantación de un Sistema de Gestión es un proyecto más, con sus objetivos, sus plazos y su asignación de recursos. Si utilizamos las herramientas de Gestión de Proyectos para la implantación de nuestro Sistema de Gestión estaremos más cerca del éxito.

3. Definición de un equipo:

Este paso no depende de si la organización tiene 5 o 5000 trabajadores. La implicación de TODA la organización en el proyecto es otra de las claves del éxito, hay que crear un equipo de implementación en el que participen representantes de todas las áreas de la organización.

4. Asignación de responsabilidades a este equipo y capacitación del mismo:

Al hilo del punto anterior, definir claramente las responsabilidades de cada una de las personas que forman el equipo ayudará a que éste funcione más fácilmente. 

Además, la capacitación del mismo debee ser ejecutada por consultores o expertos, con dominio en la formación en la Norma ISO correspondiente y además es bueno pasarla por el tamiz de la organización, es decir, cuando concibe la idea de implementar un sistema de gestión, la Alta Dirección pensaba ”esto en mi empresa se aplicará así, y esto otro de aquella otra manera”… pues eso, ya desde el principio se adapta la norma a la organización, ¡comparte tu conocimiento! Si no, siempre podrán apoyarse en una consultoría que de una formación u orientación sobre la implementación.

5. Reuniones con la Alta Dirección:

Bajo nuestro punto de vista, la implicación y liderazgo de la Alta Dirección de la organización es imprescindible para el éxito de la implementación,  de cualquier norma. Son ellos los que tienen la autoridad, los que gestionan los recursos, … podemos seguir dando razones, pero creo que ya lo han entendido, si los que mandan se implican y se involucran, tenemos gran parte del éxito asegurado.

Estas reuniones van a tener un doble efecto, por un lado mantener informada a la Dirección ayudará a que sigan tan involucrados como el primer día, y por el otro, el equipo de implementación verá que va en serio. ¿Cuántas?, pues recomendamos una para el lanzamiento del proyecto, una a mitad del proceso y otra al final, previa a la auditoría interna. Si son necesarias otras, pues hay que convocarlas con toda la seriedad y rigor.

6. Análisis de la situación:

Partir de un buen diagnóstico del punto de partida es otro de los imprescindibles. Recomendamos realizar el análisis por procesos, aunque también se puede hacer por áreas, ya que estaremos organizando nuestra forma de pensar siguiendo la filosofía de la norma. Después hay que redactar un documento informe y resumir lo que se haya encontrado en formato de tareas a realizar:

– Procesos que se adhieren a la norma y están documentados

– Procesos que se adhieren a la norma y no están documentados

– Procesos que no se adhieren a la norma (alcance del sistema)

- Identificación y caracterización de los procesos, sus interrelaciones, procedimientos, etc.

- Otros temas de trascendencia para la organización y para el sistema.

7. Elaboración del mapa de procesos:

Aparte de un requisito de la norma, es una de las herramientas fundamentales para la implantación de la ISO 9001, y nos va servir de guía para la implementación en la organización.

8. Elaboración e implementación de la documentación, por parte del equipo.

Ya hemos visto que la colaboración de TODA la empresa hace que TODA ella se involucre en el proyecto y éste tendrá éxito. Aquí se aplica con más razón.

No sirve que el responsable del Sistema redacte toda la documentación, y luego tendrá que sentarse con cada uno de los que se ven afectados por ella, que introduzcan sus modificaciones, y ¿después?, luego el jefe del que se sentó contigo debe aprobarla, y ¡qué sorpresa!…  quiere cambiarla, mejorarla, actualizarla, y así hasta el infinito.

Lo mejor es que la documentación se elabore por equipos de trabajo, formados por personas con responsabilidades en los procesos (ya sabemos quienes son, están en nuestro mapa de procesos).

9. Verificación de la documentación y su implementación:

Hay que verificar la adecuación de la documentación a la organización. Para ello recomendamos las reuniones de seguimiento de la implementación. Reuniones en las que participa todo el equipo, se ponen en común las dificultades con las que se han topado y se buscan soluciones entre todos, se estudia el avance de la implementación. Recomendamos una reunión al mes, hasta el final de la implementación.

10. Definición de los política, objetivos e indicadores adecuados (plataforma estratégica):

Este es otro de los puntos fundamentales y más complicados, y al que dedicaremos un post muy pronto. Aquí simplemente se trata de fijar política viable y realista, objetivos específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y limitados en el tiempo, en un número adecuado al tamaño de la organización.

Bueno, ya está listo para enfrentar la implementación del sistema de gestión en su organización.  

Resta recomendar ser acertados en un acompañamiento competente, una buena consultoría, y desear que la implementación del sistema de gestión sea todo un éxito!

De todas formas, si aún así se necesita ayuda, no dude en contactarnos, nosotros te podemos hacer la vida más fácil: www.ideaconsultores.blogspot.com.co.  Finamente, tenga siempre presente que los sistemas de gestión solo hacen dos cosas trascendentales en las organizaciones: mejorar y ordenar, eso sí, siempre pensando en la satisfacción de sus clientes y de otras partes interesadas (accionistas, propietarios, etc.), y en llevar a la organización a niveles deseados de desarrollo y progreso.

Tomado y adaptado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/