CALIDAD EDUCATIVA Y MEJORA CONTINUA. UN RETO DE FUTURO

En el sector educativo cada vez mas se tiene en considera la CALIDAD EDUCATIVA como meta a lograr por las Instituciones para tener reconocimiento en los diferentes ámbitos social, económico, educativo, gubernamental, etc.

Llevar a cabo todos los esfuerzos para conseguir un centro educativo de calidad no es fácil, ya que se debe de tener comprometido a todo el personal del centro para que se pueda ir adelante e ir consiguiendo objetivos propuestos por el equipo directivo.

La educación debe ser considera como un elemento que sirve de palanca del cambio del país, y como el medio principal para la generación de empleos, además de una participación más equitativa de la economía, del federalismo y apoyo al desarrollo regional (Loria, 2002).

Pero si nos centramos en la “mejora”, un centro educativo debería considerar:

• Mejora estratégica, siendo considerada como los cambios sustanciales que cada centro debe de plasmar en su plan estratégico. Todo lo que se deja recogido en dicho plan son mejoras a largo plazo, es decir que van a desarrollarse a lo largo de la duración del plan estratégico (que suele ser de 3 o 4 años). Si en dicho plan , en dichos cambios se llega a involucrar a todo el personal puede ser sorprendente los resultados que se obtengan de las acciones estratégicas que se planifiquen en el plan.
• Mejora Operativa, en este caso hablamos de las mejoras que se tengan que realizar en el curso del plan en vigor. A lo largo de todo el curso académico surgen oportunidades, ideas de mejora que conviene ir gestionando de forma sistemática, eficaz y sencilla.

Cualquier usuario del centro podrá aportar mejoras que durante el trabajo del día a día pueda ir encontrando.

Podemos encontrar oportunidades de mejora en:

• Resultados académicos de alumnos
• Resultado de encuestas realizadas a familias, profesores, alumnos, etc.
• En lo recogido en los buzones de sugerencias, quejas
• En las auditorias internas y externas realizadas en el centro
• En el benchmarking con los diferentes centros que nos rodean
• Y la observación de buenas prácticas que estén realizando otros centros

Podemos recibir muchísimas mejoras que debemos de saber gestionar para no caer en la falsedad de intentar gestionar muchas sin resultado alguno, por ello se debe de :

1. Analizar las mejoras mediante un comité o grupo de trabajo destinado a recabar las diferentes mejoras de los profesores del centro
2. Se debe de detectar el origen de la mejora (si proviene de una encuesta, de los resultados académicos, etc..)
3. Asignar un responsable
4. Establecer acciones a realizar para dicha mejora
5. Establecer un plazo de ejecución

Cómo llevar a cabo dichas mejoras?

Normalmente los centros educativos utilizan GRUPOS DE MEJORA, donde se seleccionan varias personas que sepan del aspecto a mejorar, para que trabajen en equipo de forma autónoma, y reportar resultados de los avances al equipo directivo.

En dichos grupos de mejora se establece un Responsable del grupo de mejora que vaya guiando y liderando el equipo de trabajo.

Para poder gestionar bien el centro en lo que estamos tratando existen en herramientas que me va a permitir gestionar todo el centro de manera eficaz.

¿En que me puede ayudar un aplicativo especializado?

1. Establecer un buzón de sugerencias en el centro para que tanto profesores, alumnos como familias puedan reportar sus sugerencias
2. Recabar las sugerencias un usuario responsable para analizar y formar los grupos de mejora
3. Establecer indicadores de gestión a cada grupo de mejora para ir evaluando su evolución
4. Gestión eficaz de la documentación utilizada.
5. Gestión de incidencias, no conformidades, acciones correctivas, planes de mejora y auditorias que se realicen en el centro educativo.
6. Gestión de encuestas a familias, profesores y padres.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿LA EXCELENCIA EMPRESARIAL ES UN GRAN RETO PARA LAS ORGANIZACIONES?

La excelencia empresarial es un conjunto de diferentes conceptos y metas que se encuentran destinadas a conseguir la máxima eficacia en la gestión para obtener los mejores resultados. 

La excelencia exige nuevos conocimientos y habilidades. Es necesario que las personas tengan la mente abierta a nuevas formas de pensar y relacionarse.

Las organizaciones que tengan un mayor control operativo son las más propensas a conseguir el reto que ofrece la excelencia empresarial. Las empresas que se encuentran en posición de incrementar sus capacidades para optimizar y diseñar sus procesos de negocio, serán cada día más eficientes.

La fórmula de la calidad total se fundamenta en los siguientes puntos básicos:

• Orientación al cliente y orientación a resultados.
• Liderazgo e implicación de las personas.
• Aprender, innovar y mejorar de forma continua los procesos.
• Generar alianzas estratégicas y la responsabilidad social.

El primer paso para alcanzar la excelencia empresarial es conocer cómo se realizan las cosas. Esto supone ofrecer visibilidad a todos los procesos de la organización, además de medir el desempeño de los recursos que han sido destinados a cada uno de ellos. Esto nos ofrece el conocimiento necesario para saber cuáles son las diferentes pautas y las decisiones estratégicas para comenzar a trabajar con confianza.

¿Cómo se debe implementar la cultura de la excelencia empresarial?

El diseño de la excelencia empresarial parte de la formulación de un nuevo modelo de gestión que ha sido destinado a integrar los elementos clave de las organizaciones:

• Empresa
• Procesos
• Productos y servicios
• Tecnología

Esto se puede conseguir gracias al liderazgo que impulse la mejora continua, la implicación de las personas, establecimiento de alianzas estratégicas y optimización de los diferentes recursos que se encuentran disponibles.

Hasta que los cambios producidos no tengan la suficiente madurez para que sean incluidos en las áreas de negocio, los primeros objetivos serán los de centrarse en los resultados más relevantes. Por este motivo destacan las organizaciones excelentes en cuanto a la orientación al cliente realizando una atención de mejor calidad.

¿Es el modelo EFQM una referencia?

El modelo más reconocido a la hora de fomentar la excelencia en las organizaciones es el European Foundation for Quality Management (EFQM). Esta fundación formula un modelo común en cuanto a la excelencia en Europa.

El modelo EFQM se encuentra basado en dos principios fundamentales, que son:

• El análisis detallado del funcionamiento del sistema de gestión en la organización
• La evaluación de cada una de las áreas según ciertos parámetros muy concretos

Propone nueve criterios de excelencia empresarial y diferentes reglas que permiten realizar la evaluación del comportamiento de la empresa con cada criterio. De los nueve criterios, cinco se denominan “agentes”:

• Liderazgo
• Política y estrategia
• Personas
• Alianzas y recursos
• Procesos

Los cuatro restantes se denominan “resultados”:

• Resultados en los clientes
• Resultados en las personas
• Resultados en la sociedad
• Resultados clave

Los agentes son los responsables de los resultados, es decir, para cada criterio la organización deberá identificar todos los puntos fuertes y los puntos en los que se debe mejorar.

¿Cuáles son las claves en cuanto a la excelencia empresarial?

Conseguir la excelencia es un proceso largo y complicado. Será necesario contar con una gran motivación y perseverancia, además de tener un pensamiento crítico para reconocer cuales son los puntos débiles. El camino adecuado será concentrarse en las áreas de mejora, en los eslabones más débiles del sistema.

Los primero que se debe comprender es cómo se actúa en cada momento, es decir, recopilar toda la información sobre el funcionamiento que tiene cada procedimiento. Una vez realizado esto, ya se puede realizar el primer paso que sería definir los indicadores de control en cada área apoyando a la norma en cuanto a las decisiones de los colaboradores cuando detectan diferentes desviaciones.

Cuando se ha realizado el análisis de los procesos se pueden establecer las directrices para los cambios hacia una mejora continua, por ejemplo:

• Evitar las sobrecargas de tareas que impidan el funcionamiento eficaz de alguna actividad.
• Detectar todas las prácticas que resultan mucho más eficientes para implementarlas en otros procesos.
• Promover la interacción del proceso para conseguir sinergias.
• Optimizar la tecnología para elevar la eficiencia de todos los recursos.
• Diseñar las iniciativas para buscar elementos que permitan crear valores diferenciados o ventajas competitivas.

La excelencia sólo se construye haciendo cosas, es decir, es necesario buscar las mejores soluciones para cada procedimiento e implementando un enfoque de mejora continua que optimice todos los recursos que se encuentran disponibles. Es necesario generar nuevas capacidades y habilidades, tanto tecnológicas como personales.

Debería ser una práctica constante, que permita mejorar cada día. No sólo en lo que se denomina sino para ampliar conocimientos e ideas. Las organizaciones que dominen sus procesos y tengan una motivación continua de mejora serán las que consigan las metas.

Tomado de: https://www.isotools.org/

¿CÓMO CONSEGUIR CERTIFICARSE POR PRIMERA VEZ EN CALIDAD?

La certificación desempeña un papel importante en el crecimiento de la empresa. 

Por un lado para crecer sobre una buena base organizacional y por otro lado para garantizar su desarrollo comercial. Aprobar una certificación requiere una buena preparación. Aquí hay algunos consejos para conseguirlo.

Inicialmente, el objetivo de las certificaciones era cumplir con la definición de la calidad:

capacidad (o aptitud) del producto (bien o servicio) para cumplir con las expectativas (y/o necesidades) de los clientes ".

A grandes rasgos, las normas eran garantizar la satisfacción del cliente. Luego se convirtieron en un medio de incremento de ventas y hoy en día son un requisito para determinadas exportaciones.

Es importante tener en cuenta que estas certificaciones juzgan la calidad de los procedimientos de una empresa.  A diferencia de los sellos, que apuntan a garantizar la calidad de un producto o servicio. Como recordatorio, hay 2 tipos de certificación:

Las Normas internacionales tipos de ISO (ISO 9001, 22000, 14001, 45001, etc.) reconocidos internacionalmente.

Los estándares privados, reconocidos en países específicos (BRC para minoristas británicos, IFS para minoristas alemanes, franceses e italianos, etc...).

Preparar para la certificación

Evaluar su perímetro

En primer lugar, hay que saber cómo evaluar su ámbito de acción. ¿Cuáles son los centros en cuestión, las actividades ...?  El compromiso de la dirección o la duración para obtener la certificación son criterios que no deben subestimarse. De hecho, pensar en obtener una certificación en 4 meses no es razonable. La certificación de tipo ISO 9001 lleva tiempo; se debe contar entre 1 año y 1 año y medio para una empresa de mediano porte.

Por su puesto que entran en juego algunas variables que deben considerarse, como por ejemplo, el presupuesto, el compromiso de la alta dirección, el tamaño de la organización, el número de sedes y sucursales, el número de empleados, entre muchas otras.

Autoevaluar e implementar acciones

Para pasar de la autoevaluación al plan de acción, es necesario  seguir varios pasos clave que son absolutamente necesarios para no omitir los requisitos normativos.  

El problema con las normas y los estándares es que no definen claramente qué hacer, qué herramientas usar ... sino que hablan globalmente de lo "concreto". Por lo tanto, es esencial crear un enfoque punto por punto para garantizar el cumplimiento de una certificación. 

Etapa 1 – Estado actual

En esta fase debes estar en la cima de tu concentración para poder leer toda la norma esto te llevará varios días ... :)). El objetivo: identificar los puntos del estándar/norma  sobre los que ya cumplen la certificación. En cada lectura de un punto,  hágase la pregunta "¿Tengo una herramienta, un método de trabajo, una acción que puede responder a este punto?".

Etapa 2 - Traducción de la norma/referencia para los puntos de no conformidad

Creo que es el paso más difícil. El estándar es una guía sobre la cual interpretar lo que está escrito. Estamos hablando de traducción porque tenemos que traducir los puntos de la norma / estándar en requisitos para saber que herramientas se deben implementar.

Etapa 3: Configurar las herramientas

Estamos en la calidad, por lo que podemos hablar de acción. Es necesario montar el plan de acciones, crear las herramientas que nos permitan responder a las expectativas.

Ejemplo: punto 7.2 c) de la norma ISO 9001 v2015 que trata sobre las competencias:

«Cuando corresponda, tomar medidas para adquirir las habilidades necesarias y evaluar la eficacia de estas acciones».

→  La CEX (Compartir EXperiencia)  cuyo objetivo es utilizar la experiencia de ciertos empleados en beneficio del perfil "junior" puede ser, por ejemplo, una herramienta que permita cumplir este requisito del estándar.

Para esta etapa, a veces es útil utilizar un consultor experto para la norma / el estándar deseado(a).  Puede traducir los requisitos en herramientas de acuerdo con su sector, lo que realmente es aplicable a usted, ya que él ve muchos casos y conoce que es lo aceptado en el “estado del arte” actual y que no.

Etapa 4 final – Establecer pruebas

Para cada punto de la norma / estándar, debe asociar uno o más documentos (hoja de acción, procedimientos, etc.) como prueba.  Se trata de crear un tipo de lista de verificación que enumere todas las herramientas utilizadas para cumplir con la certificación.

Tome nota

Involucrar a un consultor externo puede parecer costoso, pero su visión externa realmente puede tener un impacto positivo en su certificación.  Puede elegir la solución fácil pero costosa involucrándole en todos los pasos de creación / adaptación de su SGC (Sistema de Gestión de Calidad). 

Por el contrario, si quiere hacerlo usted mismo, le aconsejo que realice una auditoría “blanca” con un asesor externo.  Esto le permite "verificar" antes de la auditoría del organismo de certificación que cuenta con los requisitos que usted no ha identificado.

Tomado de: http://www.qualite-hygiene-securite-environnement.fr

LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LA NORMA ISO 9001:2015

En este apartado de la Norma se ven reflejados muchos de los cambios que la versión del 2015 ha introducido, como son las partes interesadas y los riesgos y oportunidades.

Ya hemos visto en anteriores artículos algunos de los puntos que estructuran y dan forma a la Norma ISO 9001:2015 en referencia a la anterior versión del 2008, como “Los riesgos y las oportunidades en la ISO 9001:2015”, “El contexto en la Norma ISO 9001:2015” y “El liderazgo en la Norma ISO 9001:2015”.

Sin embargo, ahora voy a hablar de otro apartado de la Norma donde vamos a poder ver reflejados todos los cambios introducidos con la nueva versión, como son las partes interesadas y el estudio de sus necesidades y expectativas o la evaluación de los riesgos y oportunidades.

La importancia del seguimiento y medición en la Norma ISO 9001:2015.

La capacidad de ofrecer información de valor que permita evaluar la eficacia de las acciones emprendidas y mejorar es clave para asegurar la fortaleza de la Norma ISO 9001:2015.

Debemos adentrarnos en este punto teniendo presente que la fortaleza de un sistema de gestión de calidad radica en su capacidad de ofrecer información de valor que permita evaluar su eficacia y asiente las bases para mejorar. Para ello, realizar una sistematización del seguimiento y medición de los procesos se convierte en una herramienta clave para alcanzar la eficacia y eficiencia de un sistema de gestión de la calidad.

En este marco es en el que se incluye este capítulo 9. y en concreto el punto 9.1., “Seguimiento, medición, análisis y evaluación” que nos indica que, como mínimo, las actividades sobre las que la empresa debe realizar un seguimiento y medición son las que la norma a lo largo del documento ha ido indicando como son la satisfacción del cliente o los objetivos de calidad.

Además, se debe determinar cuándo se realiza el seguimiento y la periodicidad en la que van a analizarse los resultados para extraer conclusiones y acciones que contribuyan a la mejora.

La satisfacción del cliente no sufre modificaciones.

Sobre la satisfacción del cliente no presenta modificaciones respecto a lo que ya veníamos observando en la norma desde la versión del año 2000. A modo de ayuda a la comprensión de este punto se incluye en la Norma una nota aclaratoria con algunos ejemplos de seguimiento de la satisfacción del cliente como las reuniones por parte de la empresa con ellos, el análisis de la cuota de mercado, las garantías utilizadas o la retroalimentación del cliente.

Al fin y al cabo, la satisfacción del cliente no solamente se percibe a través de las encuestas sino que la fidelidad o las felicitaciones nos aportan informaciones relevantes para poder evaluarla, aportando una mayor amplitud de datos que podemos utilizar para evaluar si estamos cumpliendo con sus expectativas y si están satisfechos con el producto y/o servicio ofrecido.

Dos herramientas clave: Auditoría Interna y Revisión por la Dirección.

Por último, en los apartado 9.2., “Auditorías Internas” y 9.3., “Revisión por la dirección”, nos adentramos en las dos herramientas de análisis más potentes del sistema de gestión de la calidad y las que nos aportan un mayor nivel de información sobre las situaciones de mejora, entre otros aspectos.

Con relación a las Auditorías Internas la revisión no aporta novedades, realizando solamente una redacción más clara y concisa que transmite mejor los pasos a realizar y la importancia, al fin y al cabo, de realizarlas de acuerdo a los requisitos mínimos indicados en la norma.

Por otro lado, en la “Revisión por la dirección” tendremos nuevas entradas que deben ser revisadas por la alta dirección y que amplían las entradas a tener en cuenta en las que se indican a continuación:

1. el estado de las acciones establecidas en las revisiones por la dirección anteriores;
2. la revisión de los posibles cambios en las cuestiones externas e internas;
3. la información sobre el desempeño y la eficacia del sistema, incluyendo:

• la satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas;
• los objetivos de calidad y el grado en el que han sido alcanzados;
• la conformidad de los productos y/o servicios
• el desempeño de los procesos
• las no conformidad detectadas y la eficacia de las acciones correctivas llevadas a cabo
• los datos extraídos en el seguimiento y medición
• las auditorías previas
• la evaluación de los proveedores

4. los recursos empleados han sido adecuados;
5. el análisis de las acciones establecidas en relación con los riesgos y las oportunidades.
6. las oportunidades de mejora detectadas.

Con todos estos datos, la revisión de la dirección establecerá las nuevas oportunidades de mejora que han de ser tenidas en cuenta y las acciones a realizar, los recursos necesarios para el futuro por parte de la organización y los cambios que son necesarios realizar en el sistema de gestión de la calidad para que siga siendo eficaz.

De esta forma, este documento se convertirá en el reflejo de la alineación de los planes estratégicos de la organización con el sistema de gestión de la calidad y demostrará la implicación de la alta dirección en el sistema, en el logro de los resultados esperados  y en la mejora continua.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es