EL VALOR DE AUDITORÍA INTERNA PARA LOS GRUPOS DE INTERÉS

Como grupo de interés de una organización, usted sabe que el gobierno corporativo, la gestión de riesgos y el control interno son esenciales para el éxito y continuidad  empresarial. 

Auditoría Interna ayuda a la dirección y al órgano de gobierno (como el Consejo de Administración, comité de auditoría o entidades gubernamentales) a cumplir sus responsabilidades utilizando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar la eficacia del diseño y ejecución de los sistemas de control interno y los procesos de gestión de riesgos.

• ¿Qué debería esperar de su departamento de Auditoría Interna?
• ¿Cuáles son las características de un departamento de Auditoría Interna de primer nivel? 
• ¿Qué valor diferencial aporta Auditoría Interna a los grupos de interés? 
• ¿Cómo se diferencia su departamento de Auditoría Interna? 

AUDITORÍA INTERNA = ASEGURAMIENTO, VISIÓN, Y OBJETIVIDAD

Los órganos de gobierno y la alta dirección confían en Auditoría Interna para obtener aseguramiento objetivo y un punto de vista experto sobre la eficacia y eficiencia de los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control interno. 

ASEGURAMIENTO = GOBIERNO, RIESGOS Y CONTROL

Auditoría Interna proporciona aseguramiento sobre los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control interno para ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos estratégicos, operacionales,

financieros y de cumplimiento. 

VISIÓN = CATALIZADOR, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 

Auditoría Interna es el catalizador para  mejorar la eficacia y eficiencia de la organización, proporcionando su visión experta y recomendaciones basadas en el análisis y evaluación de los datos y procesos de negocio.

OBJETIVIDAD = INTEGRIDAD, RENDICIÓN DE CUENTAS E INDEPENDENCIA

A través de su compromiso con la integridad y rendición de cuentas, Auditoría Interna proporciona valor a los  órganos de gobierno y la alta dirección como una fuente objetiva de asesoramiento independiente.

Auditoría Interna es un recurso muy valioso para la dirección ejecutiva, órganos de gobierno (Comités de auditoría) y otros grupos de interés de la organización para ayudarles a alcanzar sus objetivos de negocio así como a fortalecer el control interno y gobierno.Esto puede significar pedir mucho a un recurso organizacional pero para los auditores internos – es un día de trabajo normal.

Tomado de: https://na.theiia.org

5 CONSEJOS PARA HACER SUS AUDITORÍAS INTERNAS MÁS EFICIENTES Y EFICACES

Auditorías internas más eficientes y eficaces, parece ser la proclama, ahora que el conteo regresivo ha iniciado para un poco más de un millón de organizaciones en todo el mundo, que poseen una certificación ISO 9001:2008, y tenderán que pasar por una auditoría de certificación antes de septiembre de 2018.

Ya sea que su organización se encuentre en esta situación, pretenda certificarse por primera vez, o ya lo haya hecho en forma satisfactoria, el requisito de mejora continua, exigido por la norma, hace que contar con auditorías internas más eficientes y eficaces, sea una necesidad imperiosa para los gestores del SGC.

Pero, ¿cómo lograrlo?… en nuestra entrada de hoy, compartiremos cinco consejos para lograr auditorías internas más eficientes y eficaces. Veamos:

5 consejos para hacer auditorías internas más eficientes y eficaces

Asumir un enfoque integrado

Aunque no se implemente un Sistema Integrado de Gestión en la organización, adoptar un enfoque integrado facilita cada una de las tareas y actividades dentro de la auditoría, si tenemos en cuenta que las normas publicadas por ISO recientemente siguen una estructura de Alto Nivel que les es común.

Los requisitos son similares, sobre todo en lo relativo al control de la documentación y la gestión de las acciones correctivas, temas tan importantes para cualquier estándar de ISO.

Un enfoque integrado, permite al auditor administrar y monitorear todos los Sistemas de Gestión basados en normas ISO, utilizando una sola plataforma, reduciendo costes y eliminando los esfuerzos duplicados.

Dedicar mayor tiempo a la preparación

Algunas organizaciones deciden prepararse directamente para la auditoría externa de certificación. Es un riesgo, pero por supuesto, es una opción válida.

La preparación, sea para auditoría externa, interna o de certificación, resulta esencial para el éxito del proyecto. La preparación, que hará posible que las auditorías resulten eficaces y eficientes, incluye tres pasos principales:

a-) Automatización: el SGC debe facilitar la coordinación y la planificación con las partes interesadas, tanto internas como externas. La mejor forma de lograrlo es automatizando la planificación, gracias al uso de una plataforma tecnológica diseñada para tal fin.

b-) Recopilar listas de verificación: las listas de verificación son esenciales para cualquier auditoría. Eventualmente, pueden ser muchas, y algunas de ellas pueden resultar redundantes, en la medida en que repitan preguntas, verificaciones o inspecciones de procedimientos.

Así es que antes de realizar las auditorías conviene reunir los check lists, y, por supuesto, cruzarlos entre ellos para unificar y eliminar elementos repetitivos.

c-) Revisar el historial de auditorías anteriores: la oportunidad de conocer hallazgos y no conformidades pasados, permite verificar la efectividad de acciones correctivas y agilizar la auditoría.

Hacer las preguntas apropiadas 

Cuando ya hemos superado la etapa de listas de verificación y acciones correctivas, es mucho más fácil concentrarse en la elaboración de las preguntas apropiadas.

Estas preguntas deben atender antes que nada a encontrar incumplimientos u oportunidades para la mejora continua del sistema. Algunos ejemplos de preguntas apropiadas son:

• ¿Por qué una persona realiza un procedimiento de forma diferente?
• ¿Este proceso se puede mejorar ahora?
• ¿Los documentos presentados, reflejan con fidelidad la elaboración de un proceso en la práctica?

Recopilar más información y más datos

Gracias a la tecnología es posible reunir una gran cantidad de datos e información durante la práctica de una auditoría. A mayor cantidad de información, mayor calidad en los resultados de la auditoría, lo que, en consecuencia, permite a los gerentes de calidad tomar decisiones más acertadas.

Automatizar el seguimiento

Una vez ha concluido la auditoría, lo procedentes es incorporar los hallazgos a una plataforma que permita iniciar un proceso de acción correctiva automatizado, que facilite el seguimiento y el progreso de él.

Una auditoría interna va más allá de una lista de verificación. Es un paso esencial en el camino hacia la auditoría de certificación. La formación y la capacitación de los auditores internos es, finalmente, la mejor recomendación para una organización que desee optimizar y mejorar su Sistema de Gestión de la Calidad.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

CHECKLIST DE CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1072 DE 2015

El cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 exige diseñar una política de seguridad y salud en el trabajo, que cubra todos los centros de trabajo y a todos los trabajadores, aún aquellos que son independientes.

Pero no es el único requisito para lograr el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015. La complejidad de la norma, que reúne la legislación dispersa preexistente en materia de salud y seguridad laboral en Colombia, hace necesario utilizar una lista de verificación que asegure el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015.

Compartimos hoy una checklist de los requisitos que debe reunir una organización para alcanzar el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015. Veamos:

Lista de verificación para el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015

Un checklist para el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 se desprende fácilmente de la lectura y el estudio juicioso de la norma. Sin embargo, para facilitar la labor de nuestros suscriptores, hemos extractado la siguiente lista que comprende los aspectos más importantes para que una organización se ajuste a lo exigido por este decreto:

• Definir los riesgos que afectan la seguridad y la salud de los trabajadores, evaluándolos y valorándolos, pero también estableciendo los controles respectivos.
• Implementar un SG-SST – Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo – , que logre proteger a los trabajadores, y que garantice los mecanismos que permitan la mejora continua.
• Conocer la legislación en materia de riesgos laborales existente en Colombia, y verificar el cumplimiento total de la organización, sobre lo dispuesto en ella.
• Asignar los recursos humanos, técnicos y financieros que aseguren el buen funcionamiento del SG-SST y documentar esta asignación.
• De acuerdo con la identificación y la valoración de los riesgos, establecer acciones acordes con el impacto de cada uno de ellos.
• Implementar herramientas de capacitación y formación, que puedan llegar a todas las áreas de la organización y a todos los empleados de la empresa.
• De acuerdo con el plan de capacitaciones crear un documento para el registro y soporte de las inducciones, reinducciones y capacitaciones.
• Incluir en el SG-SST, las responsabilidades, las metas, los recursos y un cronograma de actividades, según acuerdo entre el empleador y los responsables del sistema en la organización.
• Debe existir un informe acerca de las condiciones de seguridad y de salud en el trabajo, en el momento de implementar el SG-SST.
• Evaluación de los puestos de trabajo, en todas las áreas de la organización, verificando el cumplimiento de lo determinado en los programas de vigilancia epidemiológica contenidos en el SG-SST.
• Levantamiento del perfil social y demográfico de los empleados, en el que se detalle la edad, el sexo, estado civil, grado de escolaridad, estrato socio económico, etnia a la que pertenece…
• Procedimientos, protocolos e instrucciones internas que existan al interior de la organización, con respecto al trabajo en alturas, manipulación de productos químicos, sublimación, manejo de explosivos u otras actividades que impliquen alto riesgo para el trabajador.
• Convocatoria y elección de los integrantes del COPASST – Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo -.
• Generar y distribuir los modelos de actas para ser usadas en las reuniones del COPASST.
• Programar las reuniones mensuales del COPASST.
• Crear un formato que permita inspeccionar las instalaciones de la organización, para verificar la existencia de botiquines, extintores y otros implementos que garanticen la seguridad de los empleados.
• Establecer medidas preventivas y de control, de acuerdo con el siguiente esquema jerárquico, en su orden: Eliminación, Sustitución, Controles de Ingeniería, Controles Administrativos y EPP.

La lista puede ser más detallada. Sin duda, el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015, requiere un conocimiento profundo de la norma, que solo se puede obtener con la formación y la capacitación.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

CÍRCULOS DE CALIDAD PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Círculos de Calidad: Importantes grupos dentro de una organización para la identificación y posterior solución de problemas.

La necesidad de agruparse siempre estará latente en todos los seres vivos. Así como existen manadas de animales en selvas y llanos, las personas también tienden a formar grupos ya sea de amigos, de compañeros de estudio o de trabajo, esto con el propósito de sentirse respaldados o realizar mejor determinadas labores.

El tema a tratar en el presente artículo tiene que ver con una agrupaciones que se forman al interior de una empresa con el fin de realizar funciones específicas que redundarán en beneficios globales para una compañía. Nos referimos a los Círculos de Calidad (C.C.).

Qué son los Círculos de Calidad - C.C.?

Los C.C. son grupos que, dependiendo del tamaño del departamento donde se creen, pueden ser de cinco ó diez personas especialmente capacitadas, que se reúnen regularmente para distinguir y solucionar problemas en su área específica de trabajo.

Para la creación de los C.C. se deben seguir los siguientes pasos:

Planificación: es importante, como primer paso, tomar la decisión de crear estos grupos. Por lo general es un ejecutivo de alto nivel quien determina implantar la técnica del C.C. y delega a una persona para que se capacite en todo lo que tiene que ver con este tema. O también, se puede contratar a una persona quien será la encargada de asistir a la gerencia para el establecimiento de los C.C. en la empresa.

Es necesario posteriormente crear un comité directivo que será el encargado de dirigir todas las actividades del C.C. dentro de la organización. Este grupo debe ser formado por empleados, preferiblemente, de todas las áreas de la compañía y por gerentes de alto nivel para que exista un verdadero compromiso por parte de los empleados así como de la gerencia.

Este comité directivo definirá los objetivos que perseguirá el círculo como el mejoramiento de la calidad, propender por la reducción de fallas, incentivar un trabajo en grupo más eficiente, prevenir problemas, etc. Así mismo elegirá al moderador interno quien será la persona encargada de la coordinación diaria de las actividades del C.C., la capacitación de los líderes para cada uno de ellos, asistirá a las reuniones del círculo, dará orientación y llevará registros de los logros alcanzados.

Capacitación: para realizar cualquier labor, se deben tener las aptitudes necesarias para levarla a feliz término. En esta etapa, el moderador y los líderes de los círculos, se reúnen para aprender todo acerca de los C.C., su aplicación y su posterior funcionamiento.

La capacitación gerencial puede darse tanto al interior como fuera de un puesto de trabajo

Iniciación: se realizan reuniones informativas (entre los empleados, el moderador y los líderes del círculo) en las cuales se familiarizará al empleado con los C.C. y se les indagará si están dispuestos a formar parte de éstos. Posteriormente cada líder se reunirá con las personas interesadas según su área de trabajo y se conformarán los círculos. Los líderes, así mismo, deben tener un manual con el panorama y todas las técnicas de los C.C.

Funcionamiento: una idea cobra vida cuando empieza a funcionar. En esta etapa, cada círculo se dedica a identificar, seleccionar, analizar y solucionar problemas en su área de trabajo.

Es muy importante la participación activa de los miembros del círculo y son ellos, más que el líder o el moderador, los encargados de determinar las soluciones a los problemas. Esto les dará un grado de confianza mayor y un sentimiento de satisfacción grande al ser incluidos en este proceso.

Posteriormente se entregarán las recomendaciones a la gerencia quien será la encargada de aprobarlas o no. Esta última debe velar porque los C.C. no desaparezcan, comprometiéndose con ellos de verdad, no dejándolos a la deriva y tomándolos muy en serio, ya que, como se pudo observar, los C.C. son mecanismos muy importantes para salir a flote ante cualquier eventualidad que se pueda presentar.

Tomado de: http://www.gestiopolis.com