GESTIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO EN LA JORNADA LABORAL

Si no identificamos correctamente cuáles son las causas que provocan una mala gestión del tiempo en nuestra jornada laboral no podremos poner los medios para evitarlas.

La Gestión Efectiva del Tiempo, como ya vimos en la publicación de la semana pasada “La importancia de una buena gestión del tiempo”, se trata de un conjunto de técnicas que nos permiten alcanzar el deseado equilibrio entre la dedicación al trabajo urgente y al no urgente, empleando en cada uno de ellos el tiempo que de verdad necesitan.

De esta forma, se consigue trabajar de una forma más descansada y efectiva, aumentando la productividad y la velocidad de respuesta.

La Gestión Eficiente del Tiempo se convierte en uno de los puntos clave en el camino hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente. Por esta razón en este artículo te comento cuales son las causas más comunes que provocan una mala gestión del tiempo en nuestra jornada laboral, así como algunos ejemplos.

Causas de una mala gestión del tiempo

Las actividades que suponen el 80% del tiempo de la jornada laboral para conseguir el 20% de los beneficios, son ladrones del tiempo potenciales.

 En el anterior artículo ya te he comentado algunas de las bases sobre las que se sustenta la gestión eficiente del tiempo, pero ahora nos queda ver las causas de pérdida del tiempo de trabajo más comunes para poder identificarlas y así ponerles remedio.

A lo largo de nuestra jornada laboral hay múltiples causas que nos hacen perder una gran cantidad de horas. Son los llamados ladrones de tiempo, es decir, toda actividad, acción o persona que nos lleva mucho más tiempo del deseado en proporción al resultado que obtenemos.

Es duro decirlo de esta forma, pero todo el tiempo que se invierte en realizar una actividad debe repercutir en unos beneficios similares al trabajo que cuesta realizarlo. El hecho de que se gaste muchas horas en una actividad que reporta muy pocos beneficios no beneficia a la empresa ni a su futuro, ya que se posterga la realización de las actividades que realmente suponen el soporte sobre el que se encuentra la organización y que suponen la mayor proporción de sus beneficios. Para verlo desde los números, las actividades que suponen el 80% del tiempo de la jornada laboral para conseguir el 20% de los beneficios, son ladrones del tiempo potenciales.

De la misma manera que la pérdida de tiempo influye negativamente en los beneficios, también debemos verla como un doble perjuicio: por una parte, suponen una pérdida de tiempo en sí mismas; y, por otra parte, rompen la concentración produciendo la reducción de la capacidad de producir en los minutos siguientes.

Algunos ejemplos de una mala gestión del tiempo en la empresa

Los ladrones de tiempo son los principales culpables de la mala gestión efectiva del tiempo.

Para que podamos identificar estas causas que nos provocan una mala gestión de nuestro tiempo, presentamos algunos ejemplos de las principales causas de pérdida de tiempo en una empresa:

• Comunicación Ineficaz: en una organización se puede presentar el problema de que una persona no comunique adecuadamente la información, siendo por ejemplo poco conciso y claro en la explicación de las actuaciones, provocando retrasos en la ejecución de sus compañeros al no disponer de la información adecuada.

• Desorganización: la causa más grave de pérdida de tiempo se encuentra en la desorganización que se puede respirar en la empresa, sobre todo en lo que influye en los hábitos de trabajo. Es decir, la desorganización no sólo influye en la colocación del puesto de trabajo sino que también influye en las actuaciones como la falta de puntualidad y control del horario, la costumbre de no hacer anotaciones, falta de organización del propio trabajo, toma de decisiones precipitada y falta de prioridad en la resolución de asuntos.

Por ejemplo, podemos pensar que la actitud de llegar tarde solo afecta al trabajador que así lo realiza, pero lo cierto es que, dependiendo de la actitud con la que se incorpore al trabajo el compañero retrasado puede suponer un problema general. Pensemos un momento, si un trabajador llega tarde al trabajo y comienza a comentar la serie de ayer por la noche o los últimos resultados del partido del fin de semana, solo conseguiremos que los compañeros que ya estaban trabajando pierdan su concentración y, consecuentemente, se pierda un tiempo muy valioso.

• Falta de delegación: la falta de delegación se convierte en un gran problema ya que no se realiza una correcta relación entre los compañeros y, por lo tanto, se pierde mucho tiempo al realizar tareas que pueden pertenecer a otros departamentos. Es común que en las empresas actuales, en lugar de delegar se tiende a exigir que la actividad se realice ya, sin haber sopesado el tiempo de que dispone la otra persona, creando un problema de gestión efectiva del tiempo, ya que elimina la concentración del trabajador.

• Exceso de información: se puede pensar que si se dispone de más información el trabajo será más sencillo, pero lo cierto es que suele ocurrir es que no se lea y no se revise toda la información disponible. Es muy importante que en la gestión efectiva del tiempo se potencie la capacidad propia de sintetizar, consiguiendo distinguir lo importante de lo que no es.

Una de las soluciones que se puede conseguir, con mucha práctica, es aprender a leer rápidamente sin necesidad de ojear la totalidad del texto. De esta forma, se consigue localizar rápidamente la información que se precisa sin tener que leer el texto completo lo que supone una pérdida de tiempo que puede ser corregida.

• Llamadas telefónicas: esta actuación es muy habitual, ya que es común que a lo largo de la actividad de trabajo diario se produzcan varias de estas actuaciones que resulten altamente infructuosas. No quiere decir que el trabajador debe estar aislado del mundo, sino que se busque que las actividades que realice reporten beneficio para la empresa.

• Reuniones: las reuniones son aconsejables siempre que se defina adecuadamente el contenido sobre el que van a tratar y estén bien estructuradas y preparadas con antelación para evitar la divagación hacia temas poco importantes.

• Visitas inesperadas: solo suponen una pérdida de tiempo cuando ya se sabe, de antemano en cuanto aparecen, que van a ser improductivas.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

CÓMO MANEJAR LOS INDICADORES DE GESTIÓN?

Un elemento clave para comenzar a gestionar los indicadores, será comprender cómo se obtienen los resultados del negocio.

En términos sencillos, los resultados se producen debido a la interacción de diferentes componentes, tanto al interior como fuera de la empresa.

El concepto de calidad puede estar sujeto a la satisfacción de los productos que se generan en un público determinado, como puedes leer en el artículo "5 ejemplos de indicadores de calidad que no pueden faltar en tu plan".

Modelo para describir el enfoque sistémico de gestión

Esta comprensión, puede darse mediante lo que llamamos un enfoque sistémico de gestión. Sistémico porque actúa mediante los componentes que se interrelacionan y que en su conjunto forman un sistema que produce resultados en la organizaciones.

La definición que se debe realizar puede llevarnos a considerar el enfoque sistémico como un modelo, una abstracción o una simplificación teórica. Todos los modelos son muy utilizados en disciplinas diferentes a la administración y no existe razón por la que no podamos utilizar uno para intentar explicar cómo funciona una empresa.

En el caso de cualquier empresa, un modelo ayuda a comprender cómo se interrelacionan los resultados con la gestión.

Estos componentes del modelo son:

1. Los resultados económicos, en el caso de las organizaciones para el caso de las empresas públicas o aquellas que puedan definirse como sin fines de lucro. Los resultados se encuentran relacionados con el cumplimiento de la misión institucional.
2. Los resultado en los clientes y en el mercado, esto para el caso de las organizaciones. Si se tratase de empresas de gobierno o sin fines de lucro, el concepto, más amplio, de grupos de interés suele reemplazar a los clientes.
3. La gestión de los procesos que se encarga de asegurar que las operaciones sean las mejores para generar los resultados deseados con los clientes y en el mercado y con los grupos de interés de objetivo de la gestión de los procesos para asegurarse que no existen variaciones en la calidad. Las cosas se deben hacer siempre bien para asegurar los resultados esperados.
4. La gestión de los recursos humanos, tiene el papel de asegurar que el personal sea el idóneo en lo que respecta a sus competencias. Además de facilitar la puesta en marcha de los sistemas de la empresa según el trabajo y el modelo de negocio.
5. La gestión de la estrategia, debemos realizar un análisis interno y externo. Esto nos permite precisar cuáles son las capacidades en la empresa para desarrollar y establecer los objetivos y las metas desafiantes para el futuro. Además, la gestión de la estrategia debe encargase de asegurar el despliegue o implementación de la estrategia definida.
6. El manejo de indicadores de gestión, componente que tiene como objeto la identificación de mediciones para representar a los principales objetivos o propósitos en las empresas. Debe comprender la realización de un efectivo seguimiento al desempeño, mediante los indicadores para orientar a la empresa hacía la mejora continua.

El liderazgo en la empresa. se ocupa de las acciones sistemáticas para asegurar que los líderes modelen comportamientos asociados a los principales propósitos de la empresa. Con esto se busca que influyan en los colaboradores para que se enfoquen en la forma de conseguir todos 

los resultados.

Es importante señalar que esta delimitación de componentes no tiene por qué ser la única o la mejor. Usamos lo que mejor nos ha funcionado en la práctica, sin embargo, puede haber otras formas de estructurar un modelo de gestión en función a otros criterios.

Las características principales de este enfoque son:

• La existencia de relaciones causa-efecto entre los componentes.
• La depencia simultánea entre los componentes del sistema.
• La aplicabilidad o pertinencia para todo tipo de empresa.

En las siguientes líneas entramos en detalle respecto al significado de estos tres aspectos característicos del enfoque sistémico.

Relaciones causa-efecto

Las relaciones de tipo causa-efecto comprenden el enfoque sistémico de gestión se puede apreciar mejor partiendo de los efectos, para después, volver a las causas.

Así, en el caso de una empresa los resultados económicos se producen cuando se consigue que los clientes se comporten de la forma más conveniente para el negocio.

Los clientes se comportan así porque la empresa cuenta con procesos estructurados para inducir estos comportamientos.

A la misma vez es necesaria una gestión de recursos humanos coherente con lo que necesitan los procesos.

La conjunción de una buena gestión de procesos y una adecuada gestión de recursos humanos, de forma simultánea, permite influir de la mejor forma en el comportamiento del cliente.

Si continuamos con esta lógica, podemos conseguir una adecuada gestión, tanto para los procesos, como para los recursos humanos, es necesario planificar.

En función a lo que es más conveniente para el negocio, habrá que realizar un análisis previo sobre cómo gestionar los procesos.

La pregunta clave en este punto es, ¿qué características debe tener, tanto la gestión de los procesos como la gestión de los recursos humanos, para influir de forma óptima en los clientes?

Se deberán identificar los aspectos que deben ser incorporados, reforzados o replanteados de forma básica en la gestión de procesos y en la gestión de recursos humanos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LAS ORGANIZACIONES

La técnica Brainstorming, Delphi, AMFE o APPCC son de gran ayuda para realizar una eficaz gestión del riesgo en las organizaciones.

Con la adopción de la estructura de alto nivel, los sistemas de gestión que ya han sido revisados, y los de nueva creación, han dado una mayor importancia a un aspecto ya inherente en los anteriores documentos: la necesidad de realizar una adecuada gestión de los riesgos y oportunidades alineándolos con la dirección estratégica, que permita alcanzar los objetivos marcados.

Para muchas empresas este punto puede atragantárseles en la práctica, por lo que en este artículo voy a hablar de las distintas herramientas que se adaptarán y serán de utilidad en las diferentes etapas de la gestión del riesgo.

Todo ello para facilitar la labor de realizar una correcta y eficaz gestión del mismo, así como de las oportunidades, adaptada a las características y necesidades de las empresas.

Visión general de la gestión del riesgo en las organizaciones.

Si tomamos como referencia la definición de riesgo adoptada por los sistemas de gestión como el efecto de la incertidumbre tendremos una visión muy limitada de lo que supone para las empresas y su actividad en el día a día. Para ello, tenemos que ampliarla con las definiciones del efecto e incertidumbre para obtener una imagen completa.

De esta forma, entendemos como efecto cualquier desviación de lo esperado, sin olvidar que estas distintas desviaciones pueden ser tanto negativas como positivas.

Por incertidumbre entendemos el estado en el cual por deficiencia de la información disponible, aunque sea parcial, no nos permite tener una comprensión o conocimiento de un evento, sus consecuencias o la probabilidad de que se produzca en el tiempo.

En este punto es importante matizar que, aunque cuando hablamos de riesgos solemos centrarnos en la parte negativa, no debemos perder de vista todos aquellos elementos que nos permiten y proporcionan una oportunidad de mejorar, tanto en posición, eficacia o en el futuro de forma general.

Para ampliar estos conceptos te recomiendo leer el artículo “Los riesgos y las oportunidades en la ISO 9001:2015”.

La Norma ISO 31000 y la gestión del riesgo.

La Norma ISO 31000, Gestión de Riesgos. Principios y directrices, nos aporta una visión general y objetiva de la gestión del riesgo para que se convierta en un poderoso aliado en todas las actividades que realiza la empresa ya que estos riesgos y oportunidades no se encuentra limitados a un simple proceso o actividad.

Este sistema de gestión nos establece de forma esquemática los pasos a seguir para gestionar adecuadamente los riesgos y oportunidades.

 En este artículo vamos a centrarnos en el apartado intermedio de apreciación del riesgo que puede observarse en el esquema incluido a continuación. En este punto es donde la aplicación de las distintas herramientas es más efectiva y aporta mayores beneficios a las empresas para:

• evaluar, controlar, eliminar o asumir los distintos riesgos a los que puede estar afectada
• y beneficiarse de las distintas oportunidades que se presenten ya que también se va a poder aplicar para los aspectos positivos.

Para ampliar información de la gestión del riesgo y la Norma ISO 31000 te recomiendo leer los artículos “ISO 31000 o Gestión del riesgo: breves apuntes” y “Fases de la gestión del riesgo en la empresa”.

Herramientas en la fase de identificación del riesgo.

Como es lógico, antes de comenzar a gestionar adecuadamente los riesgos a los que puede verse afectada la empresa, debemos empezar por identificarlos. De esta forma, se convierte en los cimientos que marcarán todo el proceso y una equivocación, por ejemplo al considerar erróneamente una debilidad como un riesgo, hará que las acciones tomadas a continuación no aporten ningún beneficio para la empresa.

 Para poder realizar correctamente esta labor de identificación es necesario que todos los que vayan a participar conozcan la definición del riesgo y, más importante, que lo comprendan ya que permitirá que se busquen aspectos comunes que permita realizar adecuadamente esta identificación, tanto de aspectos negativos como positivos, como ya comenté anteriormente.

Para elaborar esta lista con los riesgos identificados podemos emplear distintas herramientas según las características y necesidades de la empresa, como son:

• Técnica Brainstorming de la que te he hablado más detalladamente en el artículo “La técnica Brainstorming”.
• Método Delphi
• APPCC, más comentada en el artículo “Los siete principios del sistema APPCC”.
• HAZOP
• Análisis de datos históricos
• Análisis Modal de Fallos y Efectos del que te hablo más detalladamente en el artículo “La técnica AMFE o Análisis Modal de Fallos y Efectos”.
• Lista de chequeo.
• Análisis de escenarios.

Más adelante explicaremos un poco más detalladamente algunas de estas herramientas.

Herramientas en la fase de análisis del riesgo.

Partiendo de la lista que hemos obtenido en el punto anterior, es importante destacar que, como base en esta etapa de análisis debemos realizar una identificación de los controles ya existentes e implantados en los distintos procesos de la empresa. Es importante tener presente que no podemos quedarnos aquí sino que tenemos que ir un paso más allá para adquirir una imagen real del estado global y no caer en una falsa sensación de seguridad.

Primeramente y con las bases ya establecidas, tenemos que estimar el impacto de todos los riesgos identificados y su probabilidad teniendo presentes los controles y combinar ambas variables para conseguir identificar el nivel del riesgo. Para ello se puede emplear, por ejemplo, la herramienta de causa – efecto.

A partir de aquí, se puede apreciar las consecuencias de los distintos riesgos utilizando, por ejemplo, las siguientes herramientas:

• Red bayesiana
• Juicio de expertos
• Técnica Brainstorming o lluvia de ideas.
• Método Delphi
• Valor en riesgo (VaR)
• Análisis Markov
• Evaluación de vulnerabilidad
• Análisis de impacto de negocio en los casos de interrupción de servicios en los aspectos financieros y de reputación.

Por último en esta etapa, para evaluar la efectividad de los controles que ya tenemos establecidos en la empresa podemos emplear, por ejemplo:

• Técnica Bow Tie
• ACCPP
• Layer of Protection Analysis o LOPA

Más adelante explicaremos un poco más detalladamente algunas de estas herramientas.

Herramientas en la fase de evaluación del riesgo.

Entramos en la última fase del análisis del riesgo en el que tenemos presente todos los datos obtenidos en las dos etapas anteriores, sobre todo en el análisis, para evaluar cada uno de los riesgos identificados. Para ello podemos utilizar, por ejemplo:

• Técnica Brainstorming o lluvia de ideas
• Método Delphi
• Análisis de Pareto, del que ya he hablado en el artículo “El análisis de Pareto como herramienta para la calidad”.
• Level of risk o nivel del riesgo.

Vistazo general a alguna de las herramientas de gestión de riesgo.

A lo largo del artículo, he ido mencionando algunas herramientas de las que es necesario ampliar un poco más su definición para adquirir una visión más clara de su importancia y utilidad para la gestión eficaz del riesgo. Para ello, voy a explicar brevemente cuatro de estas herramientas.

Método Delphi

El método Delphi, utilizada en varias de las etapas de la apreciación del riesgo, se basa en el papel que tiene los expertos y permite obtener información cualitativa acerca del futuro buscando la mayor precisión posible. Para ello, busca lograr el consenso basado en la consulta con expertos en un diálogo interactivo y empleando cuestionarios contestados por cada uno de los expertos que participan.

Es un proceso cíclico que pasa de una primera ronda de cuestionarios y análisis de resultados a otra posterior en la que se vuelve a realizar un cuestionario a los expertos que ya conocen los resultados de la retroalimentación anterior, y se analiza para volver a una tercera ronda de cuestionarios y análisis, etc.

Técnica HAZOP

La técnica HAZOP o Análisis Funcional de Operatividad se basa en la premisa de que todos los accidentes o situaciones no deseadas se producen como consecuencia de una desviación de las distintas o una sola de las variables respecto a los parámetros normales de realización del proceso. Para ello se analiza, empleando unas “palabras guía”, las causas y consecuencias que se producen para lograr unas conclusiones que permitan disminuir estos accidentes.

Análisis de escenarios

El Análisis de escenarios evalúa los posibles eventos futuros considerando un examen de los resultados posibles y sus implicaciones. Es una técnica de predicción que plantea posibles escenarios teniendo en cuenta factores de mayor incidencia que afectarán posiblemente al alcance de los objetivos marcados.

Técnica Bow Tie

Por último, la técnica Bow Tie se basa en describir de una forma esquemática un riesgo y su ruta desde el inicio en su causa a sus futuras consecuencias, realizando en todas las etapas un análisis de todos los aspectos relevantes.

Estas son algunas de las herramientas disponibles aunque existen más de las que iremos hablando en posteriores artículos.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/