En muchas juntas los informes siguen llegando en papel, incluso llevadas por conductores a las oficinas de cada director, las reuniones se realizan con un proyector de powerpoint como invitado principal y transcurren entre varios momentos de comida (desayuno, refrigerio, almuerzo, café, galletas…) y mucho celular (chat, mensajes, llamadas, redes sociales, etc.).
Por. Andres Bernal C.*
Por eso y con un poco de tono futurista, me arriesgo a predecir algunos de los cambios que se avecinan en los próximos años en estas instancias de gobierno corporativo. Con una aclaración todos los elementos que están de presente en este artículo existen o están en altos niveles de desarrollo actualmente, con lo cual el desafío será que operen de manera armónica y sincronizada en las juntas.
Virtualidad
Creo que lo primero que pasará en la próxima década es que las reuniones serán 100% virtuales; progresivamente, se reconocerá que este es el mecanismo más eficiente para hacer una reunión de Junta Directiva. El tráfico de las ciudades y los tiempos muertos de las reuniones (de parqueo, registro en los edificios, tiempos de espera previos a la reunión, etc…) harán que progresivamente se reconozca que las reuniones virtuales son más eficientes. Con el tiempo se tendrán una disciplina mayor para la organización y puesta en marcha de las reuniones virtuales -que por cierto tienen un factor de éxito bastante simple, las conexiones deben hacerse 15 minutos antes del inicio oficial de la reunión-.
Más datos, menos opiniones
Por otra parte, y con respecto al “ingrediente” principal de los directorios: la información, habrán grandes cambios. Toda la información que se allega a los directores podrá ser accedida directamente por cada director, mediante “sites” con información actualizada, enfocada y dinámica. Mecanismos de business intelligence (tipo scorecards de PowerBI), apalancados por Inteligencia Artificial, les permitirá analizar resultados financieros históricos y predecir de alguna manera los resultados a futuro. De tal manera que no serán slides de powerpoint u hojas de calculo infinitas, sino serán herramientas que permiten analizar desde diferentes perspectivas la información y graficarla para que sea más fácil su interpretación. La información tendrá un nodo central, donde se podrá “jugar” con ella, estructurar escenarios y testear hipótesis.
Mejor información, menos powerpoints
Con ayudas de Inteligencia Artificial se podrá monitorear tendencias de industria, mercado, economía, factores demográficos, climáticos, políticos, etc.. e integrarlos en tiempo real al proceso de toma de decisión. Estos análisis sustentados en análisis de interacciones en redes sociales, medios de comunicación, conversaciones online sobre la marca, permitirá leer los entornos donde se desarrolla el negocio. Posiblemente esto permitirá mejores interacciones con grupos de interés y mejores mecanismos para administrar riesgos reputacionales y de cumplimiento.
Reuniones destinadas a discutir y no a escuchar presentaciones
Esta misma dinámica de información hará que la gerencia no tengan que hacer grandes presentaciones, sino que el tiempo será destinado mayoritariamente a discutir, a conversar. El Pareto de tiempos cambiará, de 80% presentando y 20% discutiendo. A 80% discutiendo y solo 20% dando pequeñas explicaciones o resolviendo preguntas sobre los datos que habrán estado a disposición y debieron ser preparados por los directores previamente. Esto requerirá por supuesto, mejores “chairmans” que conduzcan y lideren la discusión.
Mejor ayuda oportuna
La facilidad de interacción virtual permitirá el acceso en tiempo real a expertos externos y ejecutivos que no asisten a las reuniones del “board”. Para las Juntas que tengan la humildad, y la propia habilidad para reconocer la importancia de contar con asesores externos, se tendrán diversos mecanismos para integrarlos específicamente a ciertas conversaciones. A la manera de la ayuda “llamar a un amigo” en el juego “¿Quién quiere ser Millonario?” algunas Juntas en tiempo real podrán nutrir sus conversaciones de manera eficiente y fluida, sin cortar su propia dinámica de las reuniones.
Retroalimentación en caliente
Existe una alta probabilidad que para 2030, mecanismos que se están desarrollando actualmente para otras industrias sean transferibles a las Juntas Directivas. Quizá el más novedoso sería un software que permita monitorear el estado de ánimo de los asistentes e incluso hacer recomendaciones a cada uno de los directores sobre su participación, la coherencia de sus argumentos, la calidad de su expresión verbal y no-verbal, el tiempo de sus intervenciones versus las de sus colegas.
Y que mediante mensajes privados, le presente a cada director si sus argumentaciones requieren dosis de inteligencia emocional, si está “sobre-dominando” la conversación y debe considerar dar la palabra a alguien más, etc. Por cierto, esto que parece un poco ciencia ficción, actualmente existe para analizar y retroalimentar a los operadores de call centers sobre la calidad de sus diálogos con clientes, -la empresa se llama “Cogito” y provee las funcionalidades que ya mencioné-.
Secretarios de Junta basados en blockchain
Los secretarios de directorio tendrán grandes apoyos en la tecnología. En general las reuniones serán grabadas y automáticamente se producirán las actas. A su vez, estas actas que serán procesadas con mecanismos de blockchain generarán automáticamente, y mediante un sistema de reconocimiento de voz, un tablero de seguimiento que entrega a los responsables del equipo de ejecutivos sus tareas y los tiempos para realizarlas. Este mismo tablero será accesible para todos los directores y el equipo de gerencia que podrá monitorear el estatus de las tareas y solicitudes realizadas por la Junta Directiva.
En esta misma línea se realizará todo el proceso de aprobación de informes y reportes. Mediante un sistema de blockchain se permitirá aprobar documentos e informes y constatar que se mantienen fidedignos en el tiempo. Para la Junta no habrá dudas que sus aprobaciones son fehacientes e inalterables. En caso que algunos reportes o documentos requieran ser aprobados y entregados o almacenados por actores externos (especialmente reguladores, entidades o cámaras de comercio con funciones registrales) estos serán depositados mediante estos mismos mecanismos, en tiempo real.
Evaluaciones constantes
Los procesos de evaluación de junta directiva tendrán mecanismos inmediatos de retroalimentación. Los procesos de evaluación dejarán de ser anuales y pasarán a ser en cada sesión, y en tiempo real durante la propia reunión. Con un pequeño software ajustado se podrá evaluar por los propios miembros a la gerencia, a los pares, la calidad de la discusión, la información, etc…. Esto permitirá realizar ajustes más oportunos a las dinámicas y enfoques de las decisiones. Los facilitadores externos de las evaluaciones tendremos que tener mecanismos para proponer ajustes inmediatos, casi para la siguiente reunión, y contar con un sistema de información que monitoree de cerca el aporte que hace la Junta Directiva a la compañía.
Diversidad e internacionalidad
Por último, un presagio es que las Juntas serán mucho más heterogéneas y diversas. Producto en parte por las presiones por incorporación de minorías que se está dando en diversos mercados desarrollados; y especialmente, por la facilidad de las interacciones con actores ubicados remotamente, se tendrá un mayor acceso a profesionales localizados en otros países, en muy bajos costos respecto los costos actuales de directorios internacionales. Esto le permitirá progresivamente a las Juntas contar con nuevos tipos de integrantes; posiblemente y en esta misma línea el prototipo de director en edad, profesión, especialidad, etc., cambie. Sin embargo, esa es otra discusión, y otro artículo...
¿Y usted miembro de Junta, secretario o ejecutivo qué piensa (o qué desea) sobre como serán las Juntas en 2030?* Andrés Bernal C. Socio Governance Consultants
Tomado de: https://www.dinero.com
