lunes, 21 de febrero de 2022

FACTORES CLAVE DE ÉXITO EN LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN

La planeación estratégica de la organización es fundamental para éxito de cualquier compañía. Solo aquellas que tienen un objetivo claro y conciso, un plan de acción alineado perfectamente a su consecución y gestionan los recursos de forma eficiente para llegar la meta, conseguirán un crecimiento acorde con lo esperado y resultados realmente satisfactorios.

Esta es una forma muy resumida de decir que la planeación estratégica no es solo contar con planes de acción aislados o incluso anuales, ni el resultado de emplear alguna metodología durante los primeros meses del año. La Planeación Estratégica (con mayúsculas) va mucho más allá y requiere de la participación de toda la organización, desde el primero al último.

Si nos fijamos en uno de los modelos más clásicos, el Balanced Scorecard, encontraremos una perspectiva financiera, de clientes, de procesos, de aprendizaje y algo más abajo unos valores y elementos de la cultura organizacional que deberían guiar toda esta pirámide hasta la consecución de los resultados fijados como objetivo en la perspectiva financiera.

Para ello en primer lugar se definen objetivos financieros, por qué vías los vamos a conseguir, qué necesitamos hacer para conseguirlos y los recursos que son necesarios para poner todo esto en marcha.

Hasta aquí hemos visto llegar a muchas organizaciones, sin embargo, a la hora de comenzar a trabajar para alcanzar las metas, comienzan a producirse brechas, incumplimientos de objetivos y plazos, frustraciones y otras consecuencias más desagradables incluso. 

En muchos de los casos por no haber tenido en cuenta los factores críticos de cualquier sistema de Gestión estratégica (llámese BSC, Hoshin Kanri o cualquier otra metodología empleada).

Factores Clave del Éxito para la Planeación estratégica:

Implicación de todos los líderes de la organización.

Por mucho que se planifique, por muchos recursos (de tiempo y económicos) empleados en el plan estratégico, por muy concienzudo que sea el proceso de análisis y planificación, la implicación total y absoluta de los líderes de la organización será la piedra angular que la guiará al éxito o al fracaso.

Los líderes de la organización son los que deberán mantener a todas las personas alienadas en la consecución de objetivos, hacer que las cosas pasen y pasen tal como se ha definido en la planeación estratégica de la organización. Obviamente, si estas personas con responsabilidad, no comparten la visión, los objetivos y el camino que toma la organización, llegar a buen puerto será imposible.

La alineación debe ser de todos ya que, a fin de cuentas, una cadena es tan frágil como el más débil de sus eslabones.

Claridad, de pensamiento y comunicación.

Acabamos de hablar sobre los líderes, y estos deben comunicar de forma clara, eficaz e inequívoca la estrategia a todo el equipo, y deben hacerlo de forma que no solo se entienda, debe llegar a compartiese y conseguir que cada persona la identifique como propia.

Para ello será fundamental que cada persona, cada integrante de un equipo, sea cual sea su participación en la cadena de valor, entienda cual es su contribución al resultado final y con ello se pueda conseguir que el resultado final sea mayor que la suma de cada una de sus partes. Todo suma y todo es importante, desde el primer contacto del cliente con la marca.

Para conseguirlo suele ser muy útil el empleo de metodologías como el Service Blueprint, de la que hablaremos en próximos artículos. Gracias a esta podemos llegar a definir de forma clara como afecta cada proceso que se desarrolla en la organización a la experiencia final del cliente.

Cultura organizacional y valores.

La cultura y los valores son los que guían las acciones y comportamientos de los integrantes de una organización y el hecho de que estos sean compartidos, interiorizados y su empleo premiado, tiene un impacto de gran calado en la organización.

De la forma en la que definamos nuestros valores y los comuniquemos dependerá el que en una organización cada cual reme para su lado o todos se enfoquen en el bien común. Por supuesto, para que la cultura y valores sean compartidos, se debe predicar con el ejemplo y tenerlos en cuenta ya desde la selección de personal.

Constancia y procesos de gestión.

La planeación estratégica es algo que debe formar parte del día a día de la organización, debe ser una constante y no depender únicamente e esfuerzos al final o el inicio de un ciclo. Solo de esta manera se mantiene el foco claro en los objetivos y evitamos cambiar de rumbo en función de urgencias, falsas prioridades o la mera dejadez.

Mantener un proceso estructurado de gestión estratégica y que esta sea revisada periódicamente por la dirección conseguirá que, aunque se produzcan desviaciones, se pueda retomar el camino antes de que sea tarde.

Metodología apropiada.

Metodologías para la gestión estratégica hay muchas, ninguna mejor que otra, simplemente con enfoques y utilidades distintas. Posiblemente la que sea ideal para una organización suponga un desastre para otra. Es más, podrías pensar si lo que necesitas es una combinación entre varias de estas metodologías para el largo y corto plazo como, por ejemplo, Balanced Scorecard + OKR, de lo que también hablaremos en futuros artículos.

Gracias a una metodología podremos seguir de forma constante el mismo proceso mental para la definición y el seguimiento, lo que ayudará a la constancia de la que hablamos en el punto anterior y nos hará mantener el foco.

Contar con las herramientas adecuadas

Contando con que la estrategia sea ganadora, que se comunique perfectamente, esté alineada y apoyada por unos valores fuertes y compartidos y que se mantenga el enfoque en el tiempo, si no medimos, no podremos saber si avanzamos en la línea que queremos.

El seguimiento de la estrategia debe basarse (además de en otros factores) en indicadores, en KPIs que nos indiquen sobre lo que debemos trabajar para alcanzar la meta, y para ello, necesitaremos un sistema de gestión que facilite la recabación de información con la que alimentar estos indicadores y nos permita extraer informes útiles y claros para la toma de decisión.

El riesgo de no contar con un sistema de gestión adecuado es la frustración por el exceso de recursos (de tiempo y económicos) empleados, el coste de oportunidad que estos recursos implican y, por tanto, la tendencia al abandono y el olvido.

Seguimiento constante y evaluación

En línea con el punto anterior, será imprescindible que mantengamos el control sobre el avance en plan estratégico con varios objetivos:

  • Mejora continua. Nadie tiene una varita mágica, nos podemos equivocar, o puede ser que lo que estaba clarísimo hace 3 meses, ahora sea una incertidumbre (entornos VUCA). Por ello será necesario un proceso de mejora continua PDCA en relación a la gestión estratégica.
  • Mantener el enfoque. Cuando dejamos de tener el objetivo claro tendemos a enfocarnos en lo cómodo, lo urgente o lo que nos resulta más agradable, esto forma parte de la naturaleza humana. La evaluación, comunicación y feedback constante ayudará a todos los integrantes de la organización a orientarse a la consecución de los objetivos.
Tomado de: https://www.isotools.org/

CUÁLES SON LOS ERRORES MÁS COMUNES DEL PLAN DE ACCIÓN?

Realizar un plan de acción se puede convertir en un trabajo muy estresante en un Sistema de Gestión a la hora de poner en marcha las auditorías. 

Es necesario contar con un informe final y las felicitaciones o caras poco agradables ya finaliza en este momento. Los coordinadores y responsables del sistema de gestión.

La parte más emocionante es la de levantar el plan de acción. Aunque en algunas ocasiones solo se levanten 2 no conformidades, la realidad es que lo normal es lidiar con un gran número de hallazgos es lo más común. Y aún así, que todas sean al mismo tiempo, lo que puede generar una ansiedad por finalizar este proceso de verificación.

¿Cómo hacer un plan de acción?

Paso 1: Entiende la no conformidad

Deberás estar seguro de conocer bien la no conformidad que aparece en el informe de auditoría.

Para que no se quede ninguna duda, aprovecha el momento en el que el auditor se encuentra cerrando la auditoría cuando te está leyendo los hallazgos de auditoría. Es ahí cuando deberás preguntar cualquiera duda que surja sobre la no conformidad para asegurarte que la entiendes para poder trabajarla luego.

Paso 2: Corregir para cerrar la no conformidad

Es necesario centrarse en solucionar la no conformidad de una manera inmediata. Se deberá buscar una corrección en la que elimine esta situación de no conformidad.

Paso 3: Analizar la causa raíz

Se deberá estudiar con cierto detenimiento el por qué ha aparecido la no conformidad. Es necesario preguntarte para ello varias veces el por qué ha aparecido hasta que llegues a la causa origen, la causa raíz que ha llevado a que aparezca este incumplimiento.

Paso 4: Establecer la acción correctiva

Cuando se tiene identificada la causa raíz, deberás planificar la acción correctiva que elimine la causa raíz. Es muy fácil establecer esta acción correctiva si tienes bien identificado la causa principal o causa.

Las cosas no se implantan por sí solas. Es necesario concretar cómo se va a llevar a cabo esta acción correctiva, que va a cambiar y quién o quienes se van a encargar de llevarlo a cabo.

En el caso de que existen diferentes causas es necesario que te preguntes si con una sola acción correctiva es suficiente para eliminar las diferentes causas o por el contrario necesitas implementar una acción correctiva por cada una de las causas raíces que se han identificado.

Paso 5: Verificar la eficacia de la acción correctiva

En este paso se realizará una comprobación de lo que se está implementado está funcionando. Lo sabrás porque la próxima vez que suceda una situación parecida a la que se origina la no conformidad, ahora gracias a la acción correctiva que se encuentra implementada, no existe desviación y, por lo tanto, no aparece la no conformidad.

En este caso ya sabrás si la acción correctiva implantada ha funcionado. De lo contrario significaría que no has analizado bien la causa raíz o has implantado de forma incorrecta la acción correctiva.

Ahora vamos a ver cuales son los errores más comunes que se suelen cometer a la hora de realizar un plan de acción:
  • No se hace un buen análisis de la causa.
  • Establecer una corrección que no abarca todos los diferentes aspectos de la no conformidad.
  • Programar las acciones sin tener en cuenta las prioridades, y la repercusión de cada actividad en otra.
  • Planificar sin tener en cuenta lo que no ha funcionado y sin definid responsables directos y personal involucrado.
  • Ejecutar sin dejar evidencias claras y demostrables.
  • No establecer bien las fechas de seguimiento posterior a la ejecución.
  • No medir la eficacia del plan de acción teniendo en cuenta los recursos con los que se cuentan.
Algunas recomendaciones para evitar estos errores son:
  • Utilizar una herramienta para establecer la causa, que se ajusta al tamaño y estructura de los procesos.
  • Leer todos los verbos y detalles que se encuentren en la no conformidad con lo que poder verificar que en la corrección se den respuestas con acciones específicas.
  • Establecer todas las actividades que se deberán ejecutar y ordenar su ejecución por prioridad. Organizar las que se pueden hacer en paralelo y las que no son consecutivas.
  • Antes de establecer una acción se deberá recordar si fue eficaz o no.
  • Documentar mediante fotos, procedimientos, minutas y demás registros internos o externos que sean necesarios para demostrar la ejecución.
  • Es necesario realizar la evaluación y establecer los tiempos necesarios para el cierre.
  • Utilizar las revisiones por la dirección o reuniones que ya se encuentran programadas para revisar en qué estado se encuentran los hallazgos.

 Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/