IMPLEMENTACIÓN ISO 31000: PASOS A SEGUIR

Algunas organizaciones – cada vez más -, están estudiando e iniciando procesos para la implementación ISO 31000, norma que está en la fase final de su revisión y actualización. 

¿Cómo funciona el proceso de gestión de riesgos?, ¿cuáles son los pasos a seguir para la implementación ISO 31000?… Aunque el proceso tiene algunas similitudes con OHSAS 18001, lo cierto es que es preciso seguir los pasos específicos que indican las cláusulas de la norma.

Hoy compartimos esos pasos, indicando la cláusula de ISO 31000 en donde se hace referencia a ella. Veamos:

Pasos a seguir para la implementación ISO 31000

Comunicación y consulta (5.2)

La consulta a las partes interesadas, tanto externas como internas, es fundamental en un proceso de gestión de riesgos basado en ISO 31000. Este debe ser tenido en cuenta en todas las fases: durante el establecimiento de los criterios de riesgo, en la identificación, la evaluación y el tratamiento de riesgos durante la ocurrencia de un siniestro.

En todo momento, es necesario que la organización cuente con técnicas y herramientas adecuadas para la comunicación y la consulta a las partes interesadas. Uno de los principios de la gestión de riesgos es que el proceso debe formar parte de todos los procesos organizativos, para que el sistema resulte eficaz.

La comunicación y consulta debe ser planificadas desde la etapa inicial.

Establecimiento del contexto (5.3)

Aquí se definen los criterios para la gestión de riesgos y el alcance de la misma, así como las áreas y los sectores involucrados. El contexto debe ser dividido en contexto interno y externo, en relación con la organización.

En el contexto interno, la organización debe analizar su estructura organizativa, responsabilidades, procesos, sistemas de información, el diálogo y las relaciones con las partes interesadas internas.

En el contexto externo, cuestiones como el marco legal, los ambientes legales, sociales, culturales, políticos, financieros, tecnológicos y económicos, entre otros, deben ser evaluados, así como la relación con partes interesadas externas, su percepción y sus valores.

Identificación de Riesgos (5.4.2)

En esta fase, un conjunto de riesgos debe ser identificado. El objetivo es generar una lista exhaustiva de riesgos que tienen la capacidad de reducir, retrasar, impedir o impulsar (si se trata de oportunidades) la consecución de los objetivos.

Un riesgo no identificado en este paso, obviamente no será incluido en análisis posteriores, por lo que será importante prestar gran atención a este análisis. La tendencia es que las organizaciones, con el paso del tiempo, incrementen esta lista con nuevas fuentes de riesgo. Este paso es de mejora continua.

Análisis de riesgos (5.4.3)

El análisis de riesgos proporciona una compresión de los riesgos a los que está expuesta la organización. Implica la apreciación de las causas y fuentes de riesgos, sus consecuencias positivas y negativas y, también, la posibilidad de que estas consecuencias puedan ocurrir.

En este paso, la organización deba analizar todos los riesgos identificados en el paso anterior, verificando cuáles son las consecuencia y probabilidades de ocurrencia de los riesgos. Esto será el insumo para continuar con el proceso en el paso siguiente.

De acuerdo con la norma ISO 31000 el análisis de riesgos puede ser realizado con diversos grados de detalle, dependiendo del riesgo, de la finalidad del análisis y de las informaciones, datos y recursos disponibles.

Dependiendo de la circunstancia, el análisis puede ser cualitativo, semicuantitativo, cuantitativo, o una combinación de estas. Las organizaciones de menor tamaño, con menos recursos tecnológicos tendrán mayores dificultades para conducir un análisis cuantitativo de los riesgos. Pero esto no impide que el proceso de implementación ISO 31000 entregue resultados satisfactorios.

Evaluación de riesgos (5.4.4)

En ese paso decidimos qué riesgos necesitan tratamiento, cuáles son prioritarios, cuáles podemos compartir, cuáles podemos eliminar y con cuales tendremos que convivir a diario, previniendo su impacto negativo.

La evaluación de riesgos implica comparar el nivel de riesgo encontrado dentro del proceso de análisis con los criterios de riesgo establecidos cuando el contexto fue considerado.

Tratamiento de riesgos (5.5)

Según la norma ISO 31000 el tratamiento de riesgos implica la selección de una o más opciones para modificarlos y, una vez implementado el tratamiento, disponer de nuevos controles que permitan modificar las opciones elegidas.

Generalmente las opciones pueden ser las siguientes:

• Reducción de la probabilidad de ocurrencia.
• Evitar el riesgo, eliminando el proceso o la actividad que lo genera.
• Eliminación del origen o la fuente.
• Aumentar su impacto, cuando se trata de una oportunidad (riesgo positivo).
• Compartirlos (aseguradora).
• Minimizar su impacto.
• Retenerlo, como una decisión consciente.

Monitoreo y análisis (5.6).

La mejora continua debe estar presente a lo largo de toda la labor de gestión de riesgos. La implementación ISO 31000 hace que los riesgos puedan ser alterados, que existan nuevas exposiciones para la organización incrementando la lista de riesgos, o que aparezcan nuevas oportunidades.

Igualmente, el contexto interno o externo puede sufrir alteraciones. La organización puede crear indicadores para que el proceso de gestión de riesgos permita identificar puntos de mejoría en cada medición.

Tomado de: https://www.123aprende.com

MEJORE LA PRODUCTIVIDAD DE SU NEGOCIO CON UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

Cuide sus palabras. Las mejores ideas, mal expresadas, pueden ser ignoradas y fracasar por completo.

Desde hace muchos años redacto textos de todo tipo, por mi actividad como consultor. Eso me lleva a analizar también los textos escritos y a dar una señal de alarma al respecto.

Definitivamente, el avance de los medios audiovisuales, en conjunto con una nueva cultura web hace que aparezcan serias dificultades para emplear el lenguaje. Hablo tanto de los contenidos como del idioma en su propia forma de herramienta expresiva.

Obviamente hay una prioridad lógica: ¿qué importa lo que tengamos que decir, si ni siquiera sabemos cómo expresarlo?

No voy a iniciar una larga relación de comunicaciones de empresa, deficientes desde todo punto de vista, porque aburriría. Pero le propongo algo mejor. Lea los mails que están despachando en su oficina y póngalos a prueba en los siguientes puntos:

1. ¿Se comprende y distingue claramente la idea central de las secundarias?

En muchas comunicaciones aparecen mezclados conceptos de muy diferente jerarquía.

Por ejemplo, he visto casos en que un gerente dedica diez líneas a exponer lo central de los planes de producción, mezclando entremedio “de paso, avísame si Pablo llegó tarde”. Rompe la continuidad del discurso y los temas son de diferente nivel de jerarquía. Vamos, que no es una charla de café…

2. ¿Es capaz de lograr su objetivo de persuadir o fundamentar lo que se comunica?

Y esto vale tanto para una nota de reclamo de cobranza, como para captar a un cliente potencial.

Esto se puede sintetizar en: debo transmitir adecuadamente la causa que me lleva a escribirle, planteada en términos de beneficios para mi interlocutor. Por caso, hacer una carta de reclamo de pago (que es de lo más desagradable).

Pues bien, en lugar de:

“… verificamos un atraso de xx días en su pago, que le solicitamos regularizar cuanto antes. Si no lo ha hecho hasta el día xx, daremos traslado a nuestros abogados”.

¿No podría ir mejor algo así?:

“Estimado Señor Pérez como responsable de cobranzas, he notado que su pago, previsto para el día xx no se ha producido. Esto genera una serie de inconvenientes en nuestra planificación de finanzas, y quiero evitarle entrar en el proceso de recupero de cobranzas habitual, que implica típicamente la intervención de abogados con sobrecostos significativos. Tiene Usted buenos antecedentes con nuestra compañía, y en consideración a ello, le pido que se contacte conmigo al XXXXXX, para combinar una forma de cancelación adecuada, que seguramente hallaremos.”

3. ¿Tiene la extensión exacta para su finalidad?

Un exceso de palabras, suele embrollar cualquier tema y ser demasiado parcos, no ayuda en lo más mínimo. Pero esto depende en buena medida de su destinatario.

Cuando lo lee (poniéndose en el lugar del destinatario) ¿siente que le hablan a Usted, o que es una copia de cualquier nota colectiva?

Justamente, relacionado con el punto anterior, el ponerse desde la perspectiva del lector, evita muchos inconvenientes. De por sí, el sentir que alguien le escribe especialmente a uno, tiene un efecto especial en una época de masificación.

En definitiva, quien generó el mail, ¿se puso en situación antes de tipear?

4. ¿Toma en cuenta las particularidades del receptor de la comunicación?

Una última sugerencia: piense también no sólo en el destinatario, sino en su circunstancia. Uno no puede adivinar, pero sí conocer el perfil de la persona a la cual escribe.

Tengo muchos clientes empresarios, que tienen su agenda totalmente desordenada, con cambios permanentes, y atiborrados de reuniones imprevistas. ¿Qué hago? Escribo textos cortos, y que llamen la atención desde el título.

Por ejemplo: PRODUCCIÓN DETENIDA EN PLANTA… y luego la explicación de que una máquina se rompió, etc., etc.

Si el título fuera PROBLEMAS CON LA MAQUINA de HILAR, el efecto sería muy diferente.

En definitiva, cuidar las palabras permite mejorar la productividad del negocio, al reducir los malentendidos y enfatizar lo que se debe, con precisión.

Si tiene una buena idea, transmítala bien.

Y si necesita ayuda, estamos para eso.

Tomado de: https://www.gestiopolis.com