8D ¿CUÁLES SON LOS OCHO PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA RESOLVER PROBLEMAS?

Las 8D son las ocho disciplinas necesarias para resolver problemas. Esta es una de herramientas que más se utiliza para hacer frente y resolver algunos de los problemas que se producen con más regularidad en las organizaciones. 

Las 8D propone ocho pasos secuenciales que tenemos que seguir para resolver con éxito cualquier tipo de problema.

A dicho método se le denomina Resolución de problemas 8D, G8D o Global 8D.

¿Cuáles son los 8 pasos?

Los pasos que se deben seguir ante la aparición de un problema relevante son los siguientes:

Disciplina 1: formar un equipo de expertos que cubra todas las funciones. Es necesario que ser consciente de que un problema debe ser solucionado porque la gente que sepa del tema, por ello primeramente se debe generar un grupo con las personas que tengan experiencia en la actividad en cuestión, se puede hacer cargo de la responsabilidad y que sean capaces de ofrecer una solución correcta.

Disciplina 2: es necesario definir el problema. Después se tendrá que llevar a cabo una descripción detallada sobre el problema. Se pueden hacer uso de diferentes herramientas como los 5 por qués o 4W + 1H (qué, cuándo, quién, dónde y cómo).

Disciplina 3: es necesario implantar una acción provisional de contención. Si el problema es algo serio, antes de implantar la solución definitiva se propone establecer una solución rápida provisional que evite que el problema crezca hasta que se encuentre lista la solución definitiva.

Disciplina 4: identificar la causa raíz. Se tienen que buscar causas raíz sobre la generación de incidencias. Para llegar a la causa real se puede hacer uso de diferentes herramientas específicas de calidad.

Disciplina 5: determinar las acciones correctivas que se deben llevar a cabo. Antes se implementaron acciones provisionales para evitar que un problema parecido surja de nuevo mientras buscábamos la causa raíz. En ese momento debemos determinar cuál será la acción correctiva definitiva que elimine la causa raíz del problema. Esta etapa puede ser larga, y también influyen los recursos de los que disponga la organización, en ambos casos no hay que desistir.

Disciplina 6: implantar las acciones correctivas permanentes. Una vez que se han definido las acciones correctivas necesarias, se llevará a cabo la implantación por lo que resulta necesario tener el control para verificar que han sido eficaces y que no surge de nuevo el fallo.

Disciplina 7: prevenir que vuelva a aparecer un problema similar. Ahora que ya conocemos cómo y dónde se producen diferentes tipos de problemas estudiados, podemos extrapolar este tipo de mecanismos a otros procesos parecidos, se debe evitar la nueva aparición de fallos similares.

Disciplina 8: es necesario que se reconozcan los esfuerzos del equipo. Para acabar, se recomienda felicitar o recompensar de alguna forma al equipo de trabajo. Si se manejan bien estos procesos, es necesario que se aplique dicha metodología que servirá para incrementar la eficacia de la organización y para tener el personal mucho más implicado y contento con su trabajo diario.

El resultado que se obtiene al realizar todos estos pasos es que se produzcan menos incidencia y aumente la eficacia en las diferentes actividades. El 8D permite la mejora de productos, servicios y procesos, además establece una práctica estandarizar a seguir. De forma básica, lo que se busca es centrarse en el origen de cada problema mediante la determinación de la causa raíz para así poder implementar las soluciones necesarias para que san eficientes.

Es una herramienta de mucha utilidad, ya que se crea una estructura de trabajo que se encuentra sistematizada, se trabaja en equipo y se consigue un enfoque común. Como consecuencia se mejoran los sistemas de las empresas, se mejora el rendimiento y se previenen no conformidades y fallos en el futuro.

Como conclusión podemos recordar ciertos puntos:

• La clave de la metodología de las 8D para focalizarse en hechos y no en opiniones.
• Ser lo suficientemente disciplinados para seguir el proceso paso a paso.
• Recordar que los resultados de un buen equipo son mayores a las disposiciones individuales.

Tomado de: https://www.isotools.org

AUDITORÍAS INTERNAS QUE AGREGAN VALOR, CÓMO LOGRARLO?

Ese proceso que tanta expectativa genera en las organizaciones debe trascender del mero requisito de las normas y pasar a ser ese esperado instrumento de mejora continua y valor agregado... Eso dice la literatura referenciada en las normas internacionales de gestión. Pero, y cómo lograrlo?

Por: Roberto Daniel Campo *

I.- AUDITORIA INTERNA Y COMO AGREGAR VALOR 

La Doctrina y la Historia reciente han generado en el Auditor Interno la obligación primordial de ser por función el "Control de Controles", o "Control de Excepción" pero los nuevos tiempos le imponen como premisa básica "Generar o Agregar Valor".

Ambos parecen ser Objetivos distintos pero en realidad se complementan fuertemente ya que en su esencia son formas de "Buscar la Verdad", ya que el control implica usar la verdad y se logra agregar valor exponiendo la verdad.

La verdad surge tanto en una Auditoría operativa, en una Auditoría financiera o en una Auditoría de investigación de Fraude. La idea más reciente de Auditoría integral nos remite a una idea de revisión completa en la que los distintos procesos de la Organización pueden ser auditados con una óptica de Independencia de Criterio y Objetividad, partiendo de un accionar veraz por parte del Auditor Interno.

II.- FORMAS QUE TIENE AUDITORIA INTERNA PARA GENERAR VALOR

Las siguientes son formas concretas que tiene la Auditoria Interna para Generar Valor Agregado:

1. Auditoria debe convertirse en un Agente o Motor de Cambio: Debemos dejar de poner énfasis en lo que salio mal citando errores, pasando a definir que procesos o acciones ayudarán a una Unidad de Negocios a operar efectivamente. Debemos ayudar a decidir que cambios deben ser hechos para mejorar la rentabilidad y el retorno de Activos, generando para ello Recupero de Costos, Alternativas de Ahorro o Ingresos no previstos. (inicio )

2. Auditoria debe focalizarce en los Riesgos del Negocio: Definir los Riesgos relevantes a los que están sujetos los distintos procesos de la Organización, posibilitando dedicar el recurso escaso de Auditoría a cubrir en forma aleatoria y por relevancia los riesgos a los que la Empresa está sujeta, manteniendo para ello un mapa actualizado de Pistas Claves de Auditoría.

3. Atacar Areas concretas con Problemas para Resolver: Relevar los distintos procesos de la Organización y definir los puntos de control que deberían mitigar problemas concretos para resolver, verificando las posibilidades de mejoras que se deberían implementar. 

4. Generar un Proceso de Mejora Continua en la Organización: Facilitar la implementación de un proceso en los que los aspectos a mejorar y las deficiencias de control detectadas generen por parte de las Áreas auditadas responsables, los respectivos Planes de Acción concretos que los remedien.

5. Conducir Auditorias Preventivas en la Organización: Anticipar que aspectos pueden afectar la Efectividad y la Eficiencia de la Organización, actuando preventivamente y logrando que sus eventuales efectos impacten de la mejor forma posible. La misión es pasar de una "Auditoría Detectiva" a una "Auditoría Preventiva".

6. Colaborar en Tareas Especiales y Temporarias de relevancia: Si bien se mantiene el criterio de mantener independencia de los aspectos operativos de la Organización, nadie mejor y de confianza como Auditoría Interna para participar de procesos Temporarios y Especiales como: Due Dilligence de Empresas, Implementaci´no de Controles SOX o participar entre otros en Proyectos de Autoevaluación de Controles. (inicio )

7. Colaborar en el mantenimiento del Gobierno Corporativo de la Organización. Participar en las reuniones de Alta Dirección donde se defina la participación en nuevos negocios y cual serán las Estrategias y los Riesgos a asumir, considerando su cobertura en el Plan Anual de Auditoria. Participar activamente en las reuniones del Comité de Auditoría y del Comité de Ética dando su opinión y recomendación fundamentada. Asimismo debe informar al Comité de Ética ante cualquier desavenencia con las Áreas de Negocios referidas a cual debe ser el umbral de Riesgos aceptable para un Proceso. 

III.- CONCLUSIÓN

Auditoría Interna va ampliando su función, pasando de los roles tradicionales de salvaguarda de Activos y cumplimiento de Normas, a un enfoque más proactivo de Generar Valor Agregado a la Organización, evaluando Efectividad y Eficiencia de los procesos y llegando al contenido más reciente que suma a las funciones anteriores la de ser un Asesor que evalúa Riesgos y colabora con la Alta Dirección en el cumplimiento de los Objetivos de Control. El mantenimiento de un Mapa de Pistas Claves de Auditoría hacen más efectivo nuestro trabajo, permitiendo focalizar nuestro esfuerzo y revisión en temas concretos y potenciales sobre los que tomando Acciones Preventivas y Oportunas se aportarán Mejoras a los dinstintos procesos de la Organización.

* Cr. Roberto Daniel Campo, Auditores Internos Asociados

Tomado de: http://auditoresinternosasociados.com