CÓMO MANTENERSE ENFOCADO EN LAS TAREAS CUANDO SE TRABAJA DESDE CASA

Trabajar desde la comodidad de tu hogar es una gran solución a la comodidad, como también un tema a manejar comprendiendo que tu oficina se encuentra en tu hogar. 

La organización es clave y el enfocarse también, en el mundo digital, existen múltiples herramientas para utilizar y ordenarse de una forma más eficiente.

En portales web como “Créate Vista” conseguirás plantillas de infografías, de diversos modelos con las que puedes plantear un método de disposición de tu tiempo, tus tareas y todo lo que corresponde a las horas laborales en tu hogar.

Comenzar un enfoque diferente

Si tu modalidad de trabajo cambió considerablemente pasando de un espacio físico en una oficina al de tu hogar, son varios los factores que debes tomar en cuenta para no hacer de tus días difíciles y pesados, pues si le cambiamos la forma en la que te puedes desenvolver con todas las tareas en tu día tu horario laboral será más cómodo y viable para la cotidianidad.

Una de las plataformas más importantes para crear páginas web como Wix ofrece diversos artículos para todos los freelancers en el mundo, entre ellos tienes uno en donde se explican los mejores consejos para quienes trabajan en desarrollo de diseño web.

También en YouTube existen varios perfiles de contenido informativo para todos aquellos que mantienen su vida y su trabajo en casa. Debido a todo el tema COVID, que venimos padeciendo mundialmente son muchos los lugares que optaron por esta metodología.

Hay diversas formas de las cuales te puedes beneficiar y las vamos a explicar a continuación.

Beneficios de trabajar desde casa.

Este se puede convertir en el sueño para todos los empleados que desean comprimirse un poco el tiempo de ida y venida del trabajo, al igual que trabajar con mayor comodidad. Con la entrada de los teletrabajos, muchas empresas se han favorecido ofreciéndole un mejor ambiente de trabajo y herramientas a todas las personas que forman parte de su funcionamiento.

Estudios desde la entrada de la pandemia de forma global han demostrado que los mayores beneficios de basan en:

Mayor productividad.

Más autonomía.

Menos sensación de estrés.

Mejor conciliación laboral.

Todos los elementos, brindan a las personas que eligen el teletrabajo o les corresponde, un manejo más autónomo de su tiempo en lo que respecta a la movilización hacia sus oficinas, gastos de alimentación o el tener que resolver situaciones del hogar como por ejemplo, las obras de un baño.

Esto, permite que exista una mejor productividad al momento de desarrollo personal del empleado, ya que además de cumplir con sus horas también se le permite tener un mejor desenvolvimiento en su espacio.

Muchas empresas han colaborado en recrear las oficinas y los espacios de sus empleados en sus hogares, otorgándoles todas las comodidades y herramientas necesarias para que dicha productividad cada vez sea mejor.

También, se ha presentado que las relaciones laborales tanto con los compañeros de trabajo, al igual que con posiciones de jerarquía más altas han mejorado significativamente y esto a la calma que aporta el trabajar desde el hogar y encontrarse desde un espacio más personal.

Factores en contra

En todos los ambientes de la vida de cada persona, y sobre todo el laboral, en este caso el teletrabajo, además de tener diversos beneficios hay factores en contra a los cuales hay que prestar atención y manejar de forma inteligente.

El tiempo tanto de tu cotidianidad como el que se debe cumplir, debe estar bien ordenado. La organización entre lo personal y lo laboral es indispensable que tenga su espacio por separado.

Tu ambiente de trabajo no se favorece si lo mezclas con todas tus responsabilidades. Te recomendamos leer artículos en la web que puedan aportar consejos claves para ello. En internet existen una gran cantidad de blogs y portales como el siguiente: ventajas y desventajas.

Conclusiones del trabajo en el hogar

En sí, es totalmente positivo trabajar desde la comodidad de tu hogar si logras crear el espacio y tiempo correcto para ello, es decir, no dejar que tanto las tareas de tu vida personal como la laboral se acumulen.

Tener un teletrabajo te amplia la posibilidades incluso de tu lugar de residencia, pues un trabajo el cual puedes realizar desde cualquier parte del mundo siempre y cuando tengas en cuenta que la funcionalidad de ello va a partir de tu responsabilidad y tu presencia en el día a día.

Te recomendamos, ante todo, crear métodos que sean un empuje a hacer de tu día a día llevadero y cómodo. El teletrabajo se ha apropiado de una gran cantidad de empresas a nivel mundial y es una forma de desarrollo que se va a seguir utilizando de ahora en adelante.

Ya que su productividad ha superado a los empleos presenciales y sabemos que estas son preguntas que como empleados nos podemos realizar al momento de cambiar de modalidad.

Tomado de: https://www.negociosyemprendimiento.org/

REGRESO A LA OFICINA: PULSO DE UN MODELO ENTRE LO PRESENCIAL Y VIRTUAL

A medida que avance el Plan Nacional de Vacunación y baje el nivel de UCI, las ciudades y empresas estarán cerca de la presencialidad.

Varios quieren seguir desde la casa y otros volver definitivamente a lo presencial. La presencialidad laboral requiere de una mayor cobertura del Plan Nacional de Vacunación y un nivel de ocupación de UCI menor. El Gobierno Nacional ha avanzado al respecto al expedir, el 9 de junio, la directiva número 04, que ordena a los colaboradores de entidades públicas retornar a sus oficinas. Allí se especifica que los servidores públicos que hayan completado el esquema de vacunación deben regresar a sus lugares de trabajo.

Hasta el momento, con corte al 20 de junio de 2021, solo 4’781.769 personas tienen el esquema de vacunación completo en Colombia y 14’953.869 suman solo una dosis.

En el país hay grupos específicos que retornarán antes, como los docentes. Pero además de la gradualidad de la reapertura que da la Resolución 777 de 2021 en diferentes sectores, hay que tener en cuenta que para volver se requiere de indicadores como una ocupación UCI por debajo del 85%.

De acuerdo con la encuesta Polimétrica de la Universidad del Rosario y Cifras y Conceptos realizada a 1.115 personas mayores de 18 años, el 55% de las personas prefiere trabajar en un modelo híbrido más flexible, mientras que solo el 31% de los encuestados prefiere trabajar totalmente presencial y el 14% virtual.

Es decir, mantener la tendencia de la virtualidad en las oficinas es una opción, pues el 67% de las personas de 26 y 35 años se inclina por un modelo híbrido, mientras que el 60% de los mayores de 65 años seguiría en presencial.

En el caso de los servidores públicos y contratistas del Estado, de 153.000 consultados por el Dane, en colaboración con Función Pública, Banco Mundial y el University College de Londres, el 68% quiere que se mantengan la virtualidad.

Para Iván Daniel Jaramillo, director del Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario es claro quiénes deben retornar a la oficina: “Los trabajadores con esquema de vacunación completo, como los estipula tanto la Resolución 777 como la directiva 04".

No obstante, "el decreto 199 del 4 de junio de 2021, establece la prevalencia de las modalidades de trabajo a distancia (teletrabajo/ trabajo en casa), en actividades en que la presencia no sea indispensable en la sede de trabajo”, agregó.

De igual forma, los modelos flexibles, como lo señala la Ley del trabajo en casa, deben desarrollarse en consenso con los empleados.

“En el mismo sentido, se procurará la presencialidad hasta con un 30% de trabajadores o contratistas, de tal forma que se mantenga el 70% en trabajo a distancia”, especificó Jaramillo.

Carolina Orjuela, senior Innovation Manager de EY Colombia, expuso que la reapertura de las empresas será para aquellas que tienen oficina propia, mientras que firmas que no cuentan con una sede continúan su apuesta por flexibilizar el regreso de sus trabajadores.

“Las compañías están promoviendo la renovación de esos espacios actuales, por otros que sean más colaborativos, en donde se apliquen las normas de bioseguridad, en donde le dan la posibilidad a los trabajadores de ir a la oficina algunos días de la semana y el resto puede trabajar desde sus casas”, dijo.

"Las personas tienen un mayor interés por lograr un adecuado balance entre la vida laboral y personal"

De acuerdo con KPMG, la mitad de los directores ejecutivos globales ven el retorno de los negocios a la normalidad hasta 2022 y solo un tercio de ellos (31%) espera que la vuelta a la normalidad ocurra a finales de este año. Mientras esto ocurre, la mayoría de CEO (90%) quieren garantizar la seguridad del equipo, pidiendo a los empleados que notifiquen a la empresa cuando estén vacunados y solo así solicitarles que regresen a las oficinas.

De otro lado, el Grupo Adecco encuestó a 8.000 personas en 8 países, y el 74% de los trabajadores desearía una combinación de trabajo en la oficina y a distancia en el futuro, mientras que el 79% de los jefes de las empresas cree que el negocio se beneficiará de permitir la flexibilidad.

“La comunicación es y será clave. Permitirá que se alineen las expectativas entre la empresa y el colaborador en productividad. Por otro lado, es necesario que todos puedan sentirse seguros en la oficina y se tenga en consideración la situación del país”, expuso Ivette Cajacuri, Senior HR Business Partner PageGroup.

La experta señala que este momento es valioso incluso para que las empresas usen el recurso de la flexibilidad para la atracción de talentos.

“El 2020 nos ha ayudado a prepararnos en temas de trabajo a distancia y el principal reto será el seguimiento (aún con aspectos de flexibilidad) de indicadores específicos para asegurar la productividad del equipo y aprovecharlo para trabajar la retención de los colaboradores”, dijo.

La mayoría de CEO (90%) quieren garantizar la seguridad del equipo, pidiendo a los empleados que notifiquen a la empresa cuando estén vacunados y solo así solicitarles que regresen a las oficinas.

APOYO EN LA VACUNACIÓN

Con un lote de 1,5 millones de vacunas contra el covid-19 de la farmacéutica Sinovac, el sector privado iniciará su plan de inmunización.

Son cerca de 5.500 empresas las interesadas en sectores como el bancario o el energético, así lo manifestó la Asociación Nacional de Empresarios (Andi).

De acuerdo con Bruce MacMaster director de Andi, el compromiso de las compañías es obtener más de 3.5 millones de vacunas.

“La fiducia está lista, esperamos confirmación de despacho, este es el instrumento más importante para poder asegurar la reactivación segura”, dijo.

Tomado de: https://www.portafolio.co/a los empleados que notifiquen a la empresa cuando estén vacunados y solo así solicitarles que regresen a las oficinas.

22 HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL TELETRABAJO EN TIEMPOS DE CRISIS

Uno de los mayores desafíos para implementar el teletrabajo, como modalidad laboral está en la selección de las herramientas tecnológicas adecuadas, que permitan lograr los resultados previstos en los niveles de calidad acordados, y a su vez contribuya con el balance entre la vida laboral y personal de los colaboradores.

Felizmente, hoy contamos con un sinfín de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad, y hacer que sea muy sencillo trabajar desde casa:

Software para comunicación y coordinación de equipos

Mantener un canal de comunicación abierto, en línea y eficaz durante el teletrabajo, es fundamental para el logro de los mejores resultados, las mejores aplicaciones para ello son:

• Slack: Permite que los usuarios organicen las conversaciones en espacios exclusivos llamados canales cerrados o compartidos con otras empresas, estableciendo distintas categorías (administrador, miembro e invitado) con sus respectivos permisos.
• Microsoft Teams: Permite la comunicación general (chat, reuniones, llamadas, archivos y herramientas) para permitir un trabajo en equipo más productivo, está integrada con Office 365, por lo cual permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.
• WhatsApp: Es una aplicación que nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas, permite enviar todo tipo de archivos, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web. Su principal ventaja es que se usa prácticamente en todo el mundo y no requiere ningún tipo de formación para su uso.
• Outlook: Es la aplicación de Microsoft para trabajar de forma eficiente con correo, calendario, contactos, tareas y más, todo en el mismo lugar. La integración de Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive, acceder a contactos y ver perfiles de LinkedIn.
• Gmail: Es una aplicación de correo electrónico muy fácil de usar que te ahorra tiempo y protege tus mensajes.

Software para videoconferencias

La comunicación con partes interesadas pertinentes es imprescindible durante el teletrabajo, las mejores aplicaciones para llevar a cabo reuniones virtuales con diferentes participantes, son:

• Zoom: Herramienta de reuniones, videoconferencias y chats, tiene niveles gratuitos y de pago para elegir, no obstante incluso en la versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo de calidad, su desventaja es el límite de tiempo de 40 minutos en la versión gratis.
• GoToMeeting: Es una de las mejores aplicaciones para planificar y gestionar las reuniones con vídeo de manera rápida, sencilla y confiable.
• GoToWebinar: Permite planificar, presentar y gestionar el seguimiento de seminarios web mediante presentaciones interactivas con encuestas, además permite grabar la sesión para volver a verla posteriormente.
• Skype: Permite mantener reuniones a distancia con varios usuarios conectados a la vez y funciona en dispositivos móviles y computadoras.
• Hangouts: Herramienta de google para la gestión de mensajería segura para equipos (chats),s llamada y videoconferencias de fácil acceso, que admiten hasta 100 interlocutores en web y un máximo de 10 en Smartphone. 

¿Cuáles son las mejores aplicaciones tecnológicas para realizar el teletrabajo?

Software para la gestión de tareas y organización

Son herramientas de trabajo colaborativo, como gestores de proyectos y/o, tareas. Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar durante el teletrabajo las tareas del equipo, agruparlas por proyectos, asignar tareas a usuarios específicos, ver el estado de ejecución, compartir archivos y documentos, establecer recordatorios, notas adicionales, e incluso la comunicación eficiente entre los miembros del equipo:

• Teamwork: Un software de gestión de proyectos, el cual incorpora herramientas esenciales para colaborar de forma eficaz, cumplir los plazos de entrega y obtener resultados de alto rendimiento.
• Asana: Herramienta de gestión del trabajo colaborativo, permite realizar un seguimiento sobre las tareas a completar y los proyectos a cumplir por cada miembro del equipo, incluye chat incorporado y notificaciones en tiempo real.
• Microsoft To Do: Herramienta para administrar listas, tareas y avisos, perite desglosar las tareas en pasos simples, agrega fechas de vencimiento y definir avisos de seguimiento, además se integra con Tareas de Outlook.
• Todoist: Es un organizador que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas.
• Google Keep: Aplicación de notas y recordatorios de Google, incluye posibilidad de añadir recordatorios y la mayoría de funciones de una aplicación de notas y tareas.
• Trello: Herramienta de organización multiplataforma basada en tableros, que puede ser utilizada para gestionar ideas, tareas u objetivos.
• ISOTools: Software que brinda un conjunto de soluciones para la Gestión de la Excelencia y Conformidad Empresarial Sin lugar a dudas una herramienta clave para la gestión integral del negocio, en todas las modalidades laborales, incluyendo el teletrabajo.
• ISOLUCION: Software que permite organizar los sistemas de gestión incluida la gestión de los riesgos, indicadores, etc. Opera en línea para todos los colaboradores y permite parametrizar operaciones de sistemas integrados.

Software para la gestión remota

Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo el acceso remoto para el soporte y el acceso (autorizado con permisos), a los distintos archivos y documentos importantes en la organización. Incluye herramientas para realizar soporte, transferencia de archivos o almacenamiento en a la nube.

• TeamViewer: Permite conectarse a otro equipo de manera remota en tiempo real, con el fin de dar soporte instantáneo o administrar ordenadores (Windows, Mac OS, Linux) u otros dispositivos móviles (Android, Windows 10 Mobile).
• WeTransfer: Herramienta para enviar archivos grandes a otras personas.
• Google Drive: Gestor de almacenamiento seguro en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google sino también de otros desarrolladores como Microsoft.
• Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios.
• Microsoft OneDrive: Es la opción de almacenamiento en la nube, para los que tienen muy integrado el ecosistema de Microsoft en sus procesos de trabajo.

¿Qué requisitos mínimos del teletrabajo?

Para concluir y como ejemplo, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, establecen como requisitos mínimos a tener cuenta por las organizaciones al momento de adoptar teletrabajo:

• Requisitos organizacionales: Gestión del cambio organizacional, compromiso y sensibilización de los colaboradores
• Requisitos tecnológicos: Definición y disposición de la infraestructura y plataformas tecnológicas que soportarán el teletrabajo
• Requisitos jurídicos: Atención a la legislación vigente en materia jurídica, de riesgos laborales aplicable a cada país.

Al hablar de tecnología, se refiere a la combinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos (información) y aplicaciones, y en consecuencia a su uso y apropiación efectivos para alcanzar las metas organizacionales.

• Infraestructura: Soporta las operaciones básicas de la organización. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión.
• Dispositivos: Corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexión entre la organización y el trabajador, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo
• Aplicaciones: Hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario final.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

TELETRABAJO ¿CÓMO MANTENER LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL?

Hoy el mundo se ve profundamente afectado por la pandemia mundial del coronavirus, también conocido como COVID-19. 

Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), además de ser una amenaza para la salud pública, el brote ha causado caos a nivel económico e incertidumbre social, poniendo en peligro la sostenibilidad de muchas de empresas y con ello, el bienestar y los medios de vida a largo plazo de millones de personas.

Los efectos del COVID-19 en el mundo laboral, ha generado como necesidad, la sinergia entre el gobierno, los trabajadores y los empleadores, a fin de proteger los derechos individuales de los trabajadores y a su vez mantener la actividad empresarial.

En consecuencia, las empresas han tenido que ser que ser creativas, innovadoras y flexibles, en cuanto a las estrategias a implementar para garantizar la continuidad del negocio, la seguridad de los ingresos y la protección social de sus trabajadores. A nivel mundial la instrucción ha sido clara, ¡Solo trabajando unidos superaremos la crisis!

Es por ello, que la mayoría de empresas, se han visto obligadas, a suspender o limitar el trabajo presencial, así mismo, poco a poco han considerado viable la posibilidad de que el personal trabaje desde su hogar, y en consecuencia el teletrabajo se ha convertido en una necesidad indispensable para mantener la operatividad de las empresas, en especial en los países donde el aislamiento social es obligatorio, al ser la principal medida de contención del virus

El teletrabajo ofrece nuevas posibilidades para que los trabajadores sigan trabajando y los empleadores continúen sus negocios durante la crisis, donde, la solidaridad y empatía de las partes juega un papel crucial, de modo que los trabajadores reafirmen su compromiso de agregar valor, coadyuvando a la sostenibilidad de las empresas y a su vez los empleadores en coordinación con los gobiernos, implementen estrategias efectivas para preservar la mayor cantidad posible de empleos.

¿Qué es el teletrabajo y por qué es una tendencia creciente?

El trabajo desde casa ha existido siempre, sin embargo, el origen documentado del concepto de teletrabajo data de la década de los 70 en plena crisis del petróleo, bajo el enfoque de trabajo a distancia como respuesta a la necesidad evitar desplazamientos, aglomeraciones y problemas de movilidad al tiempo que se reducía el consumo energético

Para la década de los 80 y los 90 el desarrollo tecnológico y de los sistemas de telecomunicaciones, reconocen en el teletrabajo una herramienta de flexibilidad en la distribución de tareas y en la gestión del tiempo.

En el siglo XX se desarrolla el marco referencial del teletrabajo, gracias a pioneros como Confederación Europea de Sindicatos (CES) y la OIT, luego cada país fue estableciendo los requisitos legales y reglamentarios, que regulan la práctica del teletrabajo en materia jurídica.

La Real Academia Española (RAE) sintetiza quizás la definición más precisa del teletrabajo, como el “Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”. 

Se podría decir que el principal beneficio del teletrabajo, es la transformación de las relaciones laborales, permitiendo a los empleados tener control sobre su tiempo y sus objetivos, y brindando a las organizaciones mayor productividad derivada del aumento en la calidad de vida de los trabajadores.

El teletrabajo ofrece nuevas posibilidades para que los trabajadores sigan trabajando y los empleadores continúen sus negocios.

En este orden de ideas, la clave para entender y diferenciar el teletrabajo del trabajo habitual se halla en sus características:

• El teletrabajo es una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la ubicación física de la organización, es decir que puede realizarse desde cualquier lugar sin necesidad de estar en un lugar físico determinado para cumplir sus funciones.
• El teletrabajo implica el uso y disponibilidad en tiempo real de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) para facilitar la comunicación entre las partes.
• El teletrabajo está basado en un modelo de organización diferente al tradicional, que replantea las formas de comunicación interna, genera flexibilidad en la gestión del tiempo, promueve la productividad bajo un enfoque de orientación a resultados y en consecuencia y provee nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.

Particularmente en los últimos tres meses, el interés de búsqueda en Google del tema “Teletrabajo” se incrementó en todo el mundo, lo cual refleja el cambio de enfoque mundial del trabajo, como consecuencia de la crisis por la pandemia del COVID-19.

"Google Trends" es una herramienta que permite mostrar el interés que han tenido los usuarios de Google por un tema concreto de forma global o a nivel de ciudad, además permite filtrar el interés por criterios como tiempo, categoría, o tipo de búsqueda (web, noticias, etc.).

• Los temas son un grupo de términos que comparten el mismo concepto en cualquier idioma.
• El interés de búsqueda se basa en una escala relativa en la que un valor de 100 indica la popularidad máxima, mientras que un valor de 50 indica las consultas cuya frecuencia de búsqueda es la mitad de la frecuencia de búsqueda de la consulta más popular y así sucesivamente

Al buscar el tema del “Teletrabajo”, la herramienta nos proporciona, una muestra de las solicitudes de búsqueda reales anónimas realizadas a Google en marzo del 2020, el resultado muestra un incremento exponencial, el tema llego a la escala máxima de 100 puntos a nivel mundial, y desde el 2004 se había mantenido en promedio en un rango de 15 a 30 puntos de interés relativo, es decir literalmente todo el mundo está interesado en conocer más sobre el teletrabajo.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

CINCO FORMAS DE MEJORAR LAS REUNIONES VIRTUALES QUE GUSTARÁN A TU EQUIPO

Probablemente, la idea de asistir a una reunión virtual no te resulte ajena.

 

Encuentras una sala (mejor tranquila) con conexión a Internet decente y pones en marcha ese software de reuniones virtuales para descubrir que no ha llegado la mitad de los asistentes, el sonido de micrófono del orador principal aparece y desaparece y alguien está emitiendo un desagradable sonido sibilante.

Seamos realistas: las reuniones virtuales no son plato de buen gusto. Las personas se distraen, a nadie le gusta encender el vídeo y las presentaciones siempre se prolongan más de lo debido.

Según una encuesta sobre reuniones virtuales que realizamos a principios de año, solo el 30 % de los encuestados respondieron que la mayoría o todas (80-100 %) sus reuniones en línea son productivas.

Pero con el crecimiento de los equipos a distancia y los desplazamientos cada vez más largos, no parece que las reuniones virtuales vayan a desaparecer.

Si padeces este bache de colaboración virtual, ha llegado el momento de un curso de actualización sobre cómo celebrar una reunión virtual eficaz para que tu equipo no esté deseando cerrar la sesión.

Reuniones virtuales frente a presenciales

No hay discusión posible en cuanto a la eficacia: las reuniones presenciales son las claras ganadoras; el 68 % de los encuestados expresó que prefiere las reuniones en persona frente a las virtuales. No obstante, es importante entender cuándo es más conveniente celebrar reuniones virtuales en lugar de presenciales.

Cuando te reúnes con alguien cara a cara, cuentas con su atención constante y puedes observar su lenguaje corporal. Las interacciones cara a cara son más adecuadas para las reuniones con clientes potenciales y actuales, y entrevistas de trabajo.

Sin embargo, cuando los equipos están a distancia y no existe otra opción, las reuniones virtuales se hacen necesarias para tomar decisiones importantes y hacer avanzar la actividad empresarial.

Veamos algunas recomendaciones para celebrar reuniones virtuales eficaces y ciertas ventajas que las hacen más productivas e interesantes.

Mejores prácticas de reuniones virtuales

1. Preséntate a ti mismo

Aunque sea obvio, a veces hay que recordar que no todo el mundo es necesariamente conocido en una llamada virtual.

Sobre todo con equipos a distancia, es una buena práctica inaugurar una reunión virtual haciendo que todo el mundo se presente y comparta lo que hace (no en lo que está trabajando, reserva eso para las actualizaciones de estado).

Además de las presentaciones, transmite positividad haciendo que los asistentes compartan un triunfo o algo bueno que haya sucedido desde la última reunión. Puede ser cualquier cosa, desde el lanzamiento de una gran campaña, la reunión con un cliente potencial o simplemente la consecución de un trabajo.

Descubrirás que la mayoría de los logros en una organización no los consigue una sola persona. Compartir estos triunfos ayuda a impulsar la motivación en todos los ámbitos, e inicia la reunión con buen pie.

2. Cuida tus modales

Cuando hay diferencias horarias, siempre existe la posibilidad de celebrar una reunión virtual programada de madrugada o bien entrada la noche. Durante estas horas, los modales y la etiqueta de las reuniones se quedan por el camino y toda esperanza de reunión productiva se desvanece; y eso no hay café que lo salve.

Centrarte en cuidar los modales adecuados para reuniones te mantendrá atento e implicado, y mostrará respeto y consideración hacia los que exponen. Además, lograrás que el resto de asistentes te brinde el mismo respeto cuando sea tu turno. Algunos modales para reuniones a tener en cuenta:

• Viste adecuadamente
• Llega a tiempo o temprano
• Cierra todas las pestañas o navegadores irrelevantes
• No revises tu teléfono ni correo electrónico
• Pon en silencio tu micrófono mientras otros hablan
• Nunca mantengas conversaciones paralelas
• Reserva las preguntas para el final de la presentación
• Agradece a todos su tiempo

3. Implica a los asistentes

Es muy fácil iniciar la sesión, apagar el vídeo y salir mentalmente de una reunión virtual (en ese orden). No obstante, apagar el vídeo facilita que te distraigas y trabajes en otras tareas, lo que no te hace ningún favor.

Incluso los días con más trabajo, simultanear actividades con una reunión virtual no te beneficia en absoluto. No solo estás prestando menos atención a la reunión, también tardas un 40 % más en llevar a cabo las mismas tareas que si las hicieras individualmente. Así que nadie gana.

Al encender tu vídeo promueves la atención. Como todos se ven entre sí, evita que los asistentes revisen su teléfono o escriban correos electrónicos.

Donna Dennis, presidenta de Leadership Solutions Consulting, y creadora y facilitadora del seminario de tres días de la American Management Association sobre dirección de equipos virtuales y remotos, recomienda hacer que todos compartan su función en la reunión antes de iniciar el debate. 

Según sus palabras, "Todo lo que puedas imitar de las reuniones presenciales es positivo". Escuchar presentación tras presentación puede impedir la compartición de pensamientos e ideas, y posiblemente llevar al pensamiento colectivo. Incentiva la compartición de todas las preguntas e ideas (no importa cuán "fuera de lugar" estén) muéstrate dispuesto a mantener un debate abierto sobre grandes decisiones y, al mismo tiempo, dejad los juicios fuera.

4. Permanece centrado

Cuantos más participantes sean, más fácil es salirse del tema y descarrilar la reunión virtual. Esto hace que la reunión se prolongue, los participantes pierdan interés y no se cumpla ninguno de los objetivos.

Entonces, ¿cómo evitamos salirnos del tema y seguir la ruta correcta? Roger Schwarz, autor de Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results escribió un artículo en Harvard Business Review en el que detalla cómo evitar el fracaso de una reunión:

Acuerda la ruta antes de recorrerla. Haz que todos acepten el tema y los objetivos de la reunión de antemano.

Asegúrate de que has cubierto todo antes de seguir. En lugar de decir, "Vale, pasemos a otro tema", di algo como, "Creo que hemos cubierto todo lo relativo al tema A. ¿Estáis todos de acuerdo en pasar al tema B?"

Prueba tu asunción de que la reunión se está descarrilando. Si alguien decide tratar un tema fuera de lugar, pregunta por la relación entre ambos temas exponiendo algo como, "Mike, no estoy seguro de que tu opinión sobre X tenga que ver con el tema B. ¿Me explicas la relación?"

Una vez que hayas cubierto todos los objetivos de la reunión, finalízala. No asumas que tienes que emplear todo el tiempo programado en el calendario. Celebra un trabajo bien hecho finalizando la reunión temprano para que todos puedan tomarse unos minutos para un café u otras tareas.

5. Revisa los siguientes pasos

Es importante recordar que en una reunión virtual debes trazar un rumbo para el futuro. Una reunión productiva emplea tiempo centrándose en avanzar, en lugar de mirar atrás.

Cuando es presencial, puedes finalizar una reunión con un potente y motivador discurso, y captar la atención de todos durante los minutos restantes. Sin embargo, es más difícil transmitir el mismo mensaje en línea. Para cuando la reunión se ha terminado, la mayoría de los asistentes tienen el dedo sobre el botón de "finalizar reunión".

o emotivo o de preguntar el ambiguo "¿hay algo más que debamos tratar?" finaliza la reunión revisando lo que se ha logrado y lo que sucederá en el futuro. Sumariza las grandes decisiones y nombra a las personas a las que se le han asignado elementos de acción para asegurarte de que se queda claro. Acuerda plazos de entrega y bloquéalos creando y asignando tareas en tu herramienta de gestión de trabajo. Reserva los discursos para los encuentros en persona.

Cuando finalices una reunión con todo el mundo acordando lo que sucederá a continuación, empezarás a ver que tus reuniones se vuelven más productivas y efectivas.

¡Es tu turno!

Tomado de: https://www.wrike.com/

CONSEJOS PARA INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD LABORAL EN EL TELETRABAJO

Con la popularidad del teletrabajo durante la pandemia, es importante conocer algunos tips para ser más productivo en la jornada laboral.

Con la llegada de la pandemia y el inicio de las cuarentenas, el teletrabajo ha cobrado más importancia que nunca. Según cifras de MinTic, esta modalidad de trabajo tuvo un aumento aproximado del 400%, en comparación con datos del 2018 y 2019. 

Más allá de ser una modalidad que ayuda en la prevención de los contagios durante la crisis sanitaria, el teletrabajo trae múltiples beneficios para los trabajadores, como ahorrar en costos de transporte y comidas, ahorrar tiempos de viaje, comodidad, entre otros. 

Sin embargo, la adopción del teletrabajo puede traer varios inconvenientes y dificultades. Ya sea que maneje un negocio propio desde su casa o que trabaje a distancia, probablemente se haya percatado de una multitud de distracciones y tentaciones que existen cuando se tiene la oficina en casa, como sacar al perro, lavar la ropa, cuidar a los niños, etc. 

Entonces, ¿cómo puede hacer que trabajar desde casa sea lo más productivo posible?

El lugar de trabajo

Lo primero y más importante es escoger el lugar de la casa en el que se va a trabajar. El trabajo remoto ofrece la posibilidad de hacer nuestras labores desde la sala, la cocina, el comedor, la cama o el escritorio. Sin embargo, lo más recomendable es tener un lugar de trabajo designado que sea ameno, organizado y en el que esté disponible todo el material de trabajo durante la jornada. 

Trate de escoger un área de trabajo que esté alejada de los sonidos del tráfico, busque un rincón tranquilo de la casa. Prefiera colores relajantes, como el verde que es excelente para la productividad, y asegúrese de que el espacio tenga una ventana y buena iluminación. 

Es preferible que trabaje en un escritorio y sentado en una silla ergonómica. 

Procure que su oficina esté en un lugar tranquilo, organizado con buena iluminación. 

Establezca un horario de trabajo

Identifique los horarios en los que es más productivo y utilice esas horas del día para llevar a cabo las labores, proyectos y tareas más importantes. 

Todos tenemos horarios de productividad distintos, algunos son más productivos en la mañana, otros en la tarde y otros son más como animales nocturnos. Descubra qué tipo de persona es, en qué momento del día su mente trabaja mejor y úselo para llevar a cabo las tareas más importantes.

Planifique

Establezca un orden de lo que tiene que hacer y cómo y cuándo lo hará. Planificar todos los días o de manera semanal no sólo ayudará a tener una organización mental de las tareas, sino que permitirá que cumpla los plazos a tiempo. 

Si bien todos tienen diferentes formas de planificación, trate de incluir los trabajos más largos y pesados en las horas en las que es más productivo. 

Descansos

Hay diferentes formas de organizar el tiempo, pero siempre es recomendable hacer pausas activas durante la jornada laboral. Cuando sienta que es necesario tomar un descanso, no dude en hacerlo. 

Algunos expertos recomiendan mantener algunas distracciones a la mano como un libro, un instrumento musical, una pelota antiestrés o los juegos de celular para usarlos en los break. 

Mantenga estos objetos cerca para que pueda recompensarse con pequeños descansos, pero fuera de la vista. No querrá estar constantemente tentado y encontrarse mirándolo con nostalgia en lugar de trabajar.

Vístase

Incluso si no verá a nadie más durante todo el día, es difícil sentirse productivo si está en pijama. 

En los primeros días del teletrabajo, permanecer en pijama puede parecer una ventaja, pero para muchos trabajadores remotos este hábito puede provocar una sensación de lentitud al final de la jornada laboral. Incluso si ha hecho mucho, puede parecer que su día de trabajo nunca comenzó realmente si no se viste. 

Ponerse ropa limpia también puede ayudar a trazar una línea en su cabeza entre el trabajo y el resto de su vida. No tiene que utilizar la mejor combinación de ropa, pero ponerse algo con lo que no ha dormido hará que tu día se sienta más exitoso al final.

Salga a caminar

Lo más probable es que trabajar desde casa signifique tener un estilo de vida mucho más sedentario del que tendría de otra manera, especialmente si recientemente ha hecho el cambio para trabajar desde casa. 

Dar un paseo, ya sea alrededor de su barrio o de su conjunto, subir y bajar las escaleras de su edificio, o incluso simplemente alrededor de su patio, puede proporcionar un descanso muy necesario para aclarar su mente, hacer que la sangre fluya y mirar algo más que una pantalla.

Es posible que pueda atender una llamada de trabajo mientras camina, pero incluso un descanso de 10 minutos para hacer un poco de ejercicio ligero vale la pena para su salud mental y su productividad general.

Además, si el distanciamiento social lo deja sintiéndose aislado,  ver a otras personas desde la distancia puede ayudarlo a sentirse menos solo.

Algunos consejos adicionales:

Utilizar aceites y esencias en la oficina en casa puede estimular el cerebro de forma positiva, especialmente los que tienen olor a menta.

Masticar chicles incrementa la concentración. Puede tener a la mano una caja de chicles para masticar de vez en cuando. 

Tener plantas de interior no sólo puede agregar un poco de brillo a una habitación oscura, sino que también puede ayudar a mejorar la calidad del aire de su habitación. 

Separe su oficina de los demás espacios de la casa, sobretodo de su cama, hacerlo le ayudará a tener un mejor balance entre la vida personal y laboral. 

Si puede, consiga un teclado y un mouse ergonómicos. 

Bloquee las notificaciones de celular que puedan amenazar a su productividad.

Finalmente, agregamos, es conveniente dejar claras la diferencias legales y laborales, de los conceptos "teletrabajo" y "trabajo desde casa" y sus repercusiones en la productividad, de lo cual hablaremos en próxima publicación.

Fotografías propiedad de: https://www.finanzaspersonales.co/

Tomado de: https://www.finanzaspersonales.co/

LA MAYORÍA DE LOS LÍDERES PIENSAN QUE EL TRABAJO A DISTANCIA AFECTARÁ A LA PRODUCTIVIDAD, ESTA ES LA RAZÓN

El 42% de los estadounidenses de 20 a 64 años que ganaban más de 20.000 dólares trabajaban desde casa a tiempo completo.

• Los empleadores esperan que alrededor del 44% de los trabajadores se trasladen a trabajar desde sus casas durante la pandemia, según el Informe sobre el Futuro de los Empleos del Foro Económico Mundial 2020.
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• Pero el 78% de los líderes empresariales piensan que el trabajo híbrido y en casa tendrá un impacto negativo en la productividad.
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• Los que trabajan desde casa se enfrentan a desafíos de salud mental y bienestar, incluyendo las presiones del cuidado de los niños y la conectividad digital.

En promedio, el 44% de los trabajadores podrían trabajar a distancia durante la pandemia de COVID-19, según una encuesta de los Directores de Recursos Humanos del Informe sobre el Futuro del Empleo del Foro Económico Mundial.

En mayo de 2020, el 42% de los estadounidenses de entre 20 y 64 años que ganaban más de 20.000 dólares trabajaban desde sus casas a tiempo completo, según una encuesta de la Universidad de Stanford, lo que equivale a más de dos tercios de la actividad económica de los Estados Unidos. Eso se compara con el 2% que trabajaba a tiempo completo desde casa antes de la pandemia.

Existen enormes disparidades entre países y sectores, según el Informe sobre el Futuro del Empleo. Alrededor del 60% de los trabajadores en países de altos ingresos como EE.UU. y Suiza no pueden trabajar completamente desde casa. Esta cifra se eleva a más del 80-90% en economías como Egipto y Bangladesh, debido principalmente a la conectividad digital y a los sectores comunes a esas economías.

 

Los que pueden trabajar a distancia tienen más probabilidades de conservar sus puestos de trabajo que los trabajadores desplazados en los sectores más afectados por la pandemia, como el comercio minorista, los viajes y el turismo, y la hostelería.

Pero la mayoría de los empleadores no están seguros de cómo el trabajo a domicilio y el trabajo híbrido (ir a la oficina unos días a la semana) resultarán a largo plazo, según el Informe sobre el Futuro de los Empleos.

Impacto en la productividad

La mayoría de los líderes empresariales encuestados (78%) esperan algún impacto negativo de la actual forma de trabajar en la productividad, el 22% espera un fuerte impacto negativo y sólo el 15% cree que no tendrá ningún impacto o un impacto positivo en la productividad.

En el informe se identificaron tres posibles razones para este escepticismo:

1. El cambio al trabajo a distancia se produce durante un período de estrés adicional causado por los riesgos asociados al virus COVID-19.

2. Quienes cuidan a los niños se enfrentan a presiones adicionales: necesitan asumir más trabajo de cuidado no remunerado debido a los cambios en la organización de las escuelas y guarderías.

3. Las nuevas empresas de trabajo a distancia siguen estableciendo un sentido de comunidad y asegurando un flujo de comunicación en el mundo laboral posterior al cierre.

Apoyo a la salud mental en el hogar

El informe dice: "Los trabajadores a distancia se enfrentan a posibles problemas de bienestar y salud mental debido a los amplios cambios en las prácticas laborales, así como a nuevas áreas de exclusión, como el acceso a la conectividad digital, las circunstancias de vida y las responsabilidades de cuidado adicionales que enfrentan los padres o las personas que cuidan de los familiares ancianos".

Un estudio longitudinal en el Reino Unido encontró que los niveles de estrés, ansiedad y depresión fueron más altos de lo esperado entre marzo y abril de 2020, cuando el país entró en cierre. La angustia mental era un 8,1% más alta en abril de 2020 que entre 2017 y 2019.

Los adultos que vivían con niños tenían más probabilidades de tener una peor salud mental que los adultos que vivían sin niños, según mostraron dos estudios.

Los líderes empresariales están priorizando la salud mental de los empleados. El Informe sobre el Futuro de los Empleos encontró que asegurar el bienestar de los empleados era una de las medidas clave que estaban tomando los líderes que buscaban cambiar de manera efectiva al trabajo a distancia.

En particular, más de un tercio (34%) de los líderes dijeron que estaban tomando medidas para crear un sentido de comunidad entre los empleados en línea; también estaban tratando de abordar los desafíos de bienestar que plantea el cambio al trabajo a distancia.

Tomado de: https://es.weforum.org/

CÓMO ORGANIZAR EL TIEMPO CUANDO SE TRABAJA DE MANERA REMOTA

Con el auge del teletrabajo es importante aprender a manejar y distribuir el tiempo que tenemos para el trabajo y para la vida familiar. Conozca estos consejos de productividad y manejo del tiempo.

La pandemia del Covid-19 ha traído muchos cambios en la manera en la que trabajamos, siendo uno de ellos el teletrabajo. Según el Ministerio de las TIC, hubo un aumento de la implementación de esta modalidad en 400%, siendo Bogotá la ciudad con más teletrabajadores, con 63.995 personas. 

Además, según un estudio de la Federación Colombiana de Gestión Humana (ACRIP), 76% de las empresas encuestadas aseguraron que piensan mantener esta modalidad de 1 a 2 días a la semana en el futuro después de que termine la contingencia sanitaria. 

Si bien el trabajo remoto suena como una excelente oportunidad, tanto para los trabajadores como para las empresas, lo cierto es que puede ser desafiante cuando se trata de mantener un buen índice de productividad. 

El trabajo remoto da la oportunidad de tener una gran cantidad de tiempo a su disposición, siendo usted el único responsable de estructurarlo y usarlo de manera óptima. 

Es así que es importante establecer una estructura que funcione según sus propias fortalezas individuales y hábitos productivos. Estos consejos pueden ayudarle a gestionar su tiempo cuando trabaja de manera remota. 

 Cree una lista de las tareas por hacer

Una lista de tareas puede marcar la pauta de las actividades de su día a día. No se trata de organizar sólo sus actividades laborales, sino también todas las tareas domésticas, como salir a mercar.

Establezca una rutina de trabajo 

Incluso en el trabajo remoto es importante tener cierta estructura. Las rutinas traen estabilidad y orden a nuestros días y, como teletrabajador, también ayudan a que sus colegas conozcan su disponibilidad. 

Planifique cuándo se despertará, comenzará a trabajar, almorzará, tomará descansos y terminará el trabajo cada día. 

¿Qué hacer antes, durante y después de una entrevista de trabajo virtual?

Haga una transición entre su vida personal y laboral

Encuentre una forma de cambiar del modo “vida personal” a modo “vida laboral” y viceversa. En el trabajo presencial, se considera que el momento en el que se hace esta transición es mientras nos transportamos hacia la oficina, sin embargo, como en el teletrabajo no existe esa posibilidad, es importante que se tome un tipo antes de trabajar para hacer dicha transición. 

Un estudio de Harvard Business Review afirma que una de las mejores formas de hacerlo es dedicando 15 minutos a planificar su día, ya sea en casa o con una corta caminata matutina. 

También es importante que tenga un horario en el que termine de trabajar y una actividad con la que le indique a su cuerpo y subconsciente que ha terminado, por ejemplo, saliendo a trotar, tomando un refrigerio, meditando, leyendo, o alguna actividad de su preferencia. 

Según Harvard Business Review, estas rutinas diarias  ayudan a celebrar lo que se ha logrado durante el día, en lugar de concentrarse en lo que aún queda por hacer, dando sentido al trabajo. 

Identifique las actividades diarias más importantes

A veces las listas de cosas por hacer son muy largas y pueden resultar abrumadoras. Para solucionar este problema y evitar ahogarse en el trabajo, puede identificar una tarea obligada para cada día, una cosa que debe lograr sin importar qué, y luego, tratar de hacerla de la manera más eficiente. 

A veces hacer multitasking no es lo mejor

Puede pensar que la multitarea le ahorra tiempo, pero su cerebro tarda al menos 15 minutos en reenfocarse cada vez que cambia de tarea en tarea. A medida que realiza múltiples cosas, su mente tiene que cambiar de enfoque continuamente, y esto puede afectar su productividad.

Intente concentrarse en una tarea a la vez y cambie el enfoque solo cuando termine. Estará menos distraído e incluso podrá completar las tareas más rápido. 

Aléjese de las tareas personales

Trabajar desde casa puede ser tentador para hacer tareas del hogar al mismo tiempo en el que trabaja. Puede parecer rápido lavar un par de platos, sacar la ropa sucia, o pagar las facturas. Sin embargo, no haría esas cosas en la oficina, por lo que debe tratar el trabajo desde casa de la misma manera. 

Si recuerda tareas del hogar mientras está trabajando, escríbalas junto y comience con ellas tan pronto como termine el día.

No navegue en internet ni en redes sociales

El uso excesivo de internet puede convertirse en un agujero negro para su productividad y que decir de las redes sociales. Le recomendamos usar su celular y tener distracciones lo menos posible.

Tomado de: https://www.finanzaspersonales.co/

DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS TELETRABAJANDO, SÍ, ES COMPATIBLE!

El teletrabajo es una necesidad debido a la pandemia Covid-19. El confinamiento representa un reto para muchas empresas, que no están preparadas para trabajar a distancia. 

¿Cómo tener un acceso a nuestros datos empresariales y mantener una actividad eficaz cuando trabajamos desde casa? 

Vamos a ver que sí, es posible continuar con las actividades y disponer de seguridad laboral pese a  la distancia. 

La digitalización y sus necesidades

Primero, la evolución de las prácticas actuales deben permitir un acceso a los procesos y documentos internos en cualquier lugar. Una centralización de la información es la clave para obtener una gestión robusta y sostenida.

La transmisión de la información debe ser igualmente simple, segura y privada para asegurar un alto nivel de privacidad de los datos internos.

La solución digital debe ofrecer a cada perfil de trabajadores un acceso personalizado, dependiendo de la actividad y de la situación jerárquica. Así, la plataforma está depurada y es muy accesible.

Esas exigencias no se pueden cumplir usando emails, papeles o ficheros informáticos como los del paquete Office o Google por ejemplo. Representa un riesgo importante de pérdida y falta de transmisión de información.

Una solución accesible e intuitiva desde casa

Digitalizar sus procesos es fundamental, pero no debe implicar una fuente de problemas técnicos para la organización. La solución debe ser accesible e intuitiva, facilitando el teletrabajo, sin que implique una carga de trabajo para el departamento IT.

Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service), por ejemplo, permite la digitalización y reduce la carga del departamento de IT. En efecto, todo se realiza en línea, las actualizaciones son frecuentes, sin cambios de versión, sin instalaciones, sin interrumpir actividades. La actividad puede continuar a distancia de manera segura, solo usando internet, desde cualquier dispositivo y con tecnologías consolidadas. 

Con módulos específicos e interconectados, se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se organizan para centralizar toda la información en una misma plataforma. 

Así, la tecnología actual permite a cada empresa, de manera simple, sin ser informático y sin codificar, digitalizar sus procesos internos de manera autónoma.

Un fuente de datos estratégicos a su alcance

La solución propuesta permite simplemente, con herramientas estadísticas, obtener en tiempo real y en pocos clicks todos los datos y gráficos que pueda necesitar.

Los responsables de calidad y/o de prevención de riesgos laborales, así como la dirección pueden obtener en tiempo real, una visión de la situación de la empresa, con datos, cifras y cuadros de indicadores sin solicitar la presencia de otros servicios. Decisiones estratégicas pueden ser tomadas rápidamente, limitando reuniones, que pueden también realizarse con videoconferencias. 

Una solución viva, evolutiva e innovadora para trabajar a distancia

Una solución digital no es únicamente un registro de datos, sino una estructura viva y que evoluciona constantemente.

La gestión de la calidad y de los riesgos laborales, permisos de trabajo, inspecciones o renovaciones de certificaciones como la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 45001 o el APPCC... pueden ser implementados con módulos específicos en una única plataforma.

Así tenemos guías completas con los flujos de trabajo o “workflows” relacionados, permitiendo enviar emails automáticos o alertas en tiempo real, sin arriesgarse a olvidar elementos o interlocutores, pero sobretodo sin tener que re-trabajar.

Además, en un contexto de confinamiento y teletrabajo, debemos atender a nuevas soluciones innovadoras, como las auditorías o inspecciones en remoto.

El objetivo: limitar el número de personas en el lugar de trabajo, pero sin detener la actividad, asegurando óptimas condiciones de seguridad sanitaria para todos los trabajadores de la empresa.

Se tienen que poder utilizar con cualquier dispositivo estándar, como smartphones y tablets principalmente, pero también se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas o cascos...

El principio de la auditoría en el terreno permanece inalterado, lo que cambia es que sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación directa y permanente con el auditor que le guía a distancia.

En la era digital, utilizamos diariamente tecnologías conectadas. 

En las actuales circunstancias de pandemia y teletrabajo, estas prácticas pueden asegurar a las empresas un seguimiento de las actividades sin cambiar la estructura o los procesos internos, solo digitalizando los datos.

Representa una ventaja real para mejorar la competitividad, ahorrar tiempo y asegurar un nivel alto de calidad, inclusive a distancia.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/

HOME OFFICE: LAS CLAVES PARA SER EFICIENTES

Con el COVID-19 las empresas deben promover el home office o teletrabajo. Ya está bien difundido, sin embargo, puede ser una fuente de ansiedad y estrés para los empleados que nunca lo han practicado. 

¿Quién puede beneficiarse de ello?  ¿Cuál es la mejor manera de ponerlo en práctica?

La práctica del teletrabajo ya existe desde hace años. Algunos directivos lo han puesto en práctica en favor de la Calidad de Vida en el Trabajo. En efecto, según diversas encuestas el ancho de los trabajadores consideran que estas nuevas formas de trabajo son algo bueno para el futuro. Huelgas, manifestaciones, epidemias... actualmente hay diversas situaciones que lo favorecen. 

¿Una práctica que podría generalizarse en los años venideros?

¿Puedo teletrabajar con mi puesto?

El teletrabajo también conocido como “home office” se refiere a cualquier modalidad de organización de trabajo en la que las actividades que podrían haberse realizado en los locales del empleador es realizado por un empleado de manera remota de forma voluntaria, utilizando las tecnologías de información y la comunicación.

Además, el Código del Trabajo no especifica ningún requisito particular para implantar el home office en una empresa: por lo tanto, se aplica, en teoría, a todas las categorías profesionales.

Sin embargo, su empleador tiene el derecho de negarle esta modalidad si considera que la práctica es inadecuada por la naturaleza del puesto, e incluso si otras funciones de la empresa pudieran beneficiarse de ella.

¿Cómo puedo optimizar mi puesto de home office?

Teniendo yo misma la oportunidad de practicarlo de manera cotidiana en mi trabajo, le daré algunas orientaciones sobre cómo organizarlo.

La conexión a Internet

 Lo principal es una conexión a Internet confiable. ¡Si tiene la fibra, es aún mejor! El objetivo es ser fácilmente accesible y poder utilizar sus herramientas digitales sin interrupción. Es aconsejable usar una VPN, especialmente si quiere proteger sus datos, o si usa un wifi público. 

El ambiente o entorno de trabajo

Una vez que los aspectos informáticos se hayan resuelto, ocúpese de su espacio de trabajo. ¡Debe ser lo más adecuado posible!

Antes de empezar a trabajar, recuerde vestirse apropiadamente. Puede que le haga sonreír, pero trabajar en pijama todo el día a veces puede afectar el estado de ánimo de algunas personas ... El elemento más importante a la hora de definir su entorno de trabajo es el silencio. Así que evite estar al lado del bol de su perro Rufus o en el área de juegos de sus hijos...

Si tiene una habitación con un escritorio, es ideal. Si no, procure crear un espacio dedicado a sí mismo, por ejemplo en la sala de estar. ¡En la práctica, evite sentarse en la cocina para no abrir el paquete de galletas! También puede ser interesante cambiar de habitación durante el día para evitar la monotonía: por la mañana en la oficina, por la tarde en la sala de estar... Lo principal es tener el equipo adecuado.

Cuando se trata del equipo adecuado, es: una silla de oficina cómoda y ergonómica, una pantalla doble ajustada a la altura de los ojos, un teclado, un ratón, unos auriculares... Ponga sus documentos esenciales al alcance de su mano, como cuando está en la oficina.

La organización del trabajo

Su estación de trabajo se adapta y su entorno de trabajo se optimiza, pero lo más importante sigue siendo: la organización.

Asegúrese de organizar sus días: a tal y tal hora este archivo, a tal y tal hora otro... A toda costa, varíe sus tareas tanto como sea posible. El día anterior, puede escribir una lista con las diferentes tareas a realizar para el día siguiente.

Por supuesto, dedique tiempo para los descansos, como en la oficina. Durante los descansos, es aconsejable no quedarse delante del ordenador: aproveche para ir a su terraza/balcón, o para instalarse rápidamente en el sofá. ¡El objetivo es desconectarse!

El teletrabajo requiere mucha autonomía, pero asegúrese de mantener un vínculo con sus colaboradores: videoconferencia o sistemas de mensajería instantánea, las herramientas son numerosas. No dude en informar a sus colegas o a su gerente/supervisor si tiene alguna duda o si está atorado en una tarea.

Es aconsejable llevar a cabo reuniones periódicas con sus colaboradores para evaluar los progresos realizados por cada uno y las dificultades que puedan surgir.

El teletrabajo tiene muchas ventajas tanto para los empleados como para los empleadores: mejora la calidad de vida de los empleados, reduce el ausentismo y la rotación del personal, ahorros en el espacio dedicado a los locales y costos de funcionamiento, mejor concentración al evitar los espacios abiertos, etc.

Lo principal es organizar su lugar de trabajo y su forma de trabajar, asegurándose de mantener un vínculo constante con sus colaboradores.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com/