En la gestión de riesgos, un aspecto al que se le debe dedicar especial atención, es a la priorización de tareas.
No priorizar las tareas vinculadas con la gestión de riesgos suele ser uno de los principales fallos que cometen las organizaciones y que puede desencadenar graves consecuencias.
Para lograr mejorar las habilidades relacionadas con la priorización de tareas, las organizaciones pueden seleccionar a diferentes herramientas, como, por ejemplo, la matriz de Eisenhower.
Con la matriz de Eisenhower, las organizaciones podrán gestionar las tareas y de esta manera, se podrá priorizar las tareas de gestión de riesgos en función de la urgencia e importancia.
El primero en usar esta matriz fue Dwight D. Eisenhower, de ahí que se le llame matriz de Eisenhower. También se la conoce como caja de Eisenhower o matriz urgente/importante.
Nos gustaría resaltar, que esta matriz de Eisenhower podría ser utilizada tanto por organizaciones como por personas individuales.
¿Cómo ayuda la Matriz de Eisenhower a la gestión de riesgos en la organización?
Durante la gestión de riesgos, dentro de las organizaciones se desencadenan numerosas tareas que hay que realizar por los diferentes miembros del equipo. Por este motivo, hablaremos de cómo ayuda la matriz de Eisenhower en la gestión de riesgos.
En función del cuadrante que sitúes la tarea, podrás identificar cuáles de ellas son urgentes o importantes y establecer una manera de cómo poder abordarlas.
A continuación, explicaremos cada uno de los cuadrantes:
Primer cuadrante Aquí encontraremos aquellas tareas que son urgentes e importantes, son las tareas que se deberían de “realizar primero” ya que son consideradas fundamentales y es necesario que se inicien con prontitud. Suelen tratarse de tareas que aparecen en el último momento como consecuencia de circunstancias imprevisibles. Lo habitual es que estas tareas deban llevarse a cabo de forma inmediata. Por ejemplo, si un miembro del equipo está indispuesto por una situación médica y es necesario abordar sus tareas.
Segundo cuadrante En este cuadrante situaremos las tareas importantes, pero que no tengan carácter de urgencia. Se tratan de tareas cuya realización está programada para largo plazo pero que tienen gran importancia. Un ejemplo claro puede ser la consecución de un objetivo comercial a largo plazo.
Tercer cuadrante Este cuadrante sitúa a las tareas que son urgentes, pero que carecen de importancia. Encontraremos tareas que tienen la necesidad de ejecutarse de forma inmediata, pero no tienen que necesitar que se desarrollen por una persona específica, llegado el momento, se puede delegar entre otros miembros del equipo en función de su carga de trabajo. Como ejemplo destacaremos aquellas tareas que son rutinarias, como pueden ser incluso la atención de una llamada prolongada que además no tiene un objetivo adecuadamente establecido.
Cuarto cuadrante Son aquellas tareas que no se las puede catalogar como urgentes y tampoco como importantes. En la mayoría de los casos, lo que se puede hacer con este tipo de tarea es ignorar o incluso cancelarlas. Por ejemplo, se puede evitar realizar actividades sociales o pausas muy largas.
Gracias a la matriz de Eisenhower, podrás analizar de forma visual las tareas en función de su importancia y urgencia. De este modo, es más fácil asegurara que las tareas más importantes estén priorizadas y se puedan completar lo antes posible.
Al tener claro cómo priorizar tareas de un modo eficaz, es posible lograr mejoras en la eficiencia laboral, suprimiendo tareas que solo consiguen que nos alejemos de una adecuada gestión de riesgos y las consecuencias que esto supone.
La matriz de Eisenhower se convierte en una herramienta excelente durante la gestión de riesgos y es posible automatizar la gestión de tareas, así se puede designar tareas relacionadas con la gestión de riesgos a los miembros del equipo y además tener controlados los plazos.
Tomado de: https://www.isotools.org/
