"¿Problemas? ¡Estamos mejor que nunca! Nuestras ventas están aumentando, los clientes están satisfechos. Nuestro negocio va por buen camino. No hay nada de qué preocuparnos". Estas fueron las palabras del Director de una empresa al preguntarle cuáles eran las áreas más débiles que consideraba que debían mejorar. Para él la empresa no tenía dificultades, pero al cabo de un año los problemas salieron a la luz causando un gran daño en la organización tanto en lo financiero como en lo operativo.
Si hay algo o alguien que no tenga problemas, no está vivo. Los problemas son parte de la vida y hay que hacer el esfuerzo para identificarlos a tiempo y resolverlos. Cuando una organización alega que no tiene problemas, no se está dando cuenta que “ese” ya es el peor problema que puede tener. Y es más, es de las crisis, de los problemas, de donde surgen las más auténticas e innovadoras ideas.
Existen dos razones por las cuales una organización afirme que está libre de problemas:
• El personal los está ocultando, ya sea por miedo a que lo culpen o por falta de entrenamiento en herramientas de gestión adecuadas para detectarlos.
• No se están llevando a cabo métricas ni análisis de información, por lo que permanecen escondidos.
Cualquiera de estas dos razones representa una bomba de tiempo para la empresa que puede explotar en cualquier momento. Tomemos como analogía el cuerpo humano, donde las peores enfermedades son aquellas que por lo general empiezan sin ningún malestar, incluso sin síntomas. Pero si tenemos la disciplina de realizarnos chequeos médicos cada cierto tiempo, es muy probable que la enfermedad se detecte a tiempo, facilitando así su tratamiento.
Lo mismo pasa con las organizaciones. Las peores enfermedades de una organización son aquellas que no presentan síntomas y cuando lo hacen ya es muy tarde y el daño está hecho. Por ello se hace necesario que las organizaciones realicen "chequeos médicos" cada cierto tiempo a través del monitoreo de indicadores y el análisis de datos.
¿Y cómo puede hacerse esto?
1. Recopile información. La mayor debilidad de las empresas es que no se preocupan por recopilar datos para su posterior análisis. Es necesario recopilar datos no solo de los ingresos por ventas, sino también de los costos, retroalimentaciones de los clientes (quejas, estudios de satisfacción), del mercado y competidores, etc. La mejor forma para conseguir información, es estableciendo indicadores en los procesos de la organización. Recopilar y analizar estos datos puede darle una pista en donde podrían estar escondidos los problemas.
2. Analice la información. Recopilar datos y no hacer nada con ellos es una pérdida de tiempo. Los datos se recopilan para analizarlos y poder sacar conclusiones. Si bien existen software especializados para realizar este tipo de tareas, podrían resultar un tanto costoso para algunas organizaciones. En mi experiencia, Microsoft Excel ha sido una herramienta poderosa para realizar buenos análisis.
A la hora de analizar los datos no utilice solo los promedios, también analice las desviaciones estándares (variación), la mediana y la moda. Procure utilizar gráficos de barras, gráficos de tendencias y diagramas de caja para así analizar la información de una forma gráfica y analítica. A partir de estos análisis puede sacar conclusiones para luego tomar una decisión. Esto es lo que se conoce como decisiones basadas en hechos.
3. Establezca un tiempo para realizar análisis de datos y/o presentar informes. Es recomendable tener un tiempo establecido para esto. En mi experiencia he tenido buenos resultados realizando análisis mensuales y trimestrales, sin embargo esto varía dependiendo de la complejidad del negocio, el volumen de las ventas, cantidad de operaciones, etc.
4. Realice Auditorías Internas. Las auditorías internas es una excelente herramienta para descubrir oportunidades de mejora. Enfoque las auditorías internas no solo al cumplimiento de procedimientos, sino también al negocio. Evalúe como se recopila y se analiza la información, el desempeño de los indicadores y objetivos, etc. La idea con las auditorias internas es identificar fortalezas y debilidades.
5. Motive al personal a no esconder los problemas. Puede sostener reuniones diarias o semanales para incentivar al personal que participe en la búsqueda de oportunidades de mejora y soluciones a los problemas existentes o potenciales. Podría ser útil enfocarse en un área o proceso primero y realizar las mejoras bajo ese alcance reducido. Esto permite que el personal logre resultados en poco tiempo y que vean de una forma tangible la importancia de realizar mediciones. Estas estrategias pueden también combinarse con charlas de concienciazación.
Si considera que no tiene problemas en su empresa, es hora de preocuparse. Todas las empresas tienen sus fortalezas, pero también sus debilidades. Desde las más pequeñas con tres empleados, hasta las multinacionales con miles de empleados. Ocultar los problemas puede hacerle mucho daño (incluso irreparable) a su organización. Identificar los problemas a tiempo facilita su solución y fortalece su posición en los mercados tan competitivos de hoy en día. Como dice el dicho: "Es mejor prevenir que lamentar".
Pero si considera muy complejo y engorroso realizar estas tareas y adoptar estas herramientas, es muy IMPORTANTE que implemente un Sistema de Gestión de la Calidad en su organización. El sistema de gestión se constituye en una trascendental herramienta de control que ayuda a las organizaciones a mejorar su desempeño, optimizar el uso de los recursos, a conducir de la mejor manera su recursos humano, y a satisfacer más y mejor a sus clientes e inclusive a incrementar sus indicadores corporativos.
4 hábitos de las empresas exitosas que han sabido resolver sus problemas.
Las empresas modernas deben actualizarse constantemente si quieren mantener las ventajas competitivas que poseen y crecer de manera sustancial, así lo aseguró Susana Oliva, directora general de Big Foot, agencia especializada en análisis del consumidor y sus mercados. Y asegura que las compañías modernas deben apostar por los emprendedores.
“El crecimiento para una empresa puede ser un lujo porque en los últimos años las reglas de los mercados cambian permanentemente y muchos de los consejos de los "gurús" tradicionales ya no aplican; las compañías más innovadoras son aquellas que saben aprovechar las tendencias cambiantes del mercado”, mencionó.
Mantenerse actualizado es una de las ventajas competitivas más relevantes que una empresa debe desarrollar.
De acuerdo con la agencia, hay cuatro hábitos que deben tener todas las compañías que quieran hacerse exitosas.
De acuerdo con la agencia, hay cuatro hábitos que deben tener todas las compañías que quieran hacerse exitosas.
1. Estar atentos al pulso de hoy. Se trata de conocer, saber, sentir y entender lo que sucede en el entorno a través del análisis de noticias, estudios de investigación y tendencias de consumo.
“Muchos de los cambios que se dan en el mercado son por los avances que tiene la tecnología ya que los productos más populares generan, sin duda, un fuerte impacto cultural que transforma los patrones de consumo de las personas”, indicó la entrevistada.
Es indispensable estar atentos a las tendencias del mercado para saber hacia dónde se moverá el consumo.
2. Generar una visión prospectiva. La única manera de innovar es tener inteligencia vigente que tenga un pensamiento disruptivo multidisciplinario y consciente del futuro.
“Cuando hablamos de innovación es importante ‘tener un ojo al futuro’, entender qué cosas van a ocurrir en el futuro inmediato. Esto se logra con herramientas especializadas –como análisis de mercado- , programas especializados y escuchando lo que las personas tienen qué decir, en redes sociales, por ejemplo”, comentó la entrevistada.
Esto significa que, una vez que tengas una idea de cuál es el pulso del momento y hacia dónde se mueve, deberás tener un plan de acción que responda a esta demanda.
3. Techy is the new sexy. Las empresas modernas no pueden anclarse en metodologías anticuadas si quieren crecer. Por el contrario, deben tener una cultura permanente en innovación y tecnología para hacer que sus procesos sean más eficientes.
Se recomienda que la directiva de las empresas y los departamentos de mercadotecnia estén muy conscientes de las nuevas herramientas digitales para que puedan producir respuestas al mercado de forma más ágil. ¿Quieres crecer tu empresa? Invierte en tecnología.
4. Ser pro – emprendimiento. Las firmas modernas, aquellas que ya se encuentran en un estado de evolución mayor, deben generar una cultura interna de apoyo a los emprendedores más jóvenes.
“El emprendedor tiene la ventaja – sobre compañías más grandes – de tener una gran flexibilidad para responder al contexto. Los cambios se están dando más que nunca y es el momento de reaccionar al mercado de manera inmediata”, dijo Oliva.
Dicho de otra manera, es importante crear y apoyar emprendedores dentro de la empresa porque ellos son quienes ya piensan en la siguiente innovación que cambiará el mercado.
¿Cuáles crees que deban ser los hábitos de las empresas modernas? Cuáles tiene su organización? Cuáles problemas ha detectado y con cuáles herramientas los ha solucionado?
Nuevamente volvemos al punto común: el Sistema de Gestión de la Calidad es sin duda la herramienta que responde por todas estas preguntas, busca la mejora continua y desarrolla todo el potencial de su organización.
TOMADO Y ADAPTADO DE:
http://qualitytrends.squalitas.com/index.php/item/162-no-tener-problemas-es-el-mayor-problema-que-puede-tener-una-organizacion
http://www.soyentrepreneur.com/28901-4-habitos-de-las-empresas-exitosas.html
