MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO EN COLOMBIA: ROLES Y RESPONSABILIDADES

El principal objetivo del Modelo Estándar de Control Interno en Colombia (MECI 1000) es ofrecer a las entidades públicas la orientación necesaria para el logro de sus objetivos definidos y su contribución a los objetivos del propio Estado. 

Para tal fin, dicho modelo MECI otorga a las instituciones la estructura necesaria para llevar a cabo la evaluación de la estrategia, gestión, así como de sus procedimientos de evaluación definidos en su proceso administrativo.

En el proceso de implantación en la entidad en cuestión, del Modelo Estándar de Control Interno en Colombia, es necesario que todos los participantes implicados en el mismo tengan claro una serie de criterios básicos, como son la consideración de las pautas y responsabilidades que deben asumir los diferentes miembros participantes en el proyecto con el fin de facilitar tal implementación.

Veamos a continuación, los diferentes roles que participan en el proyecto de implantación del Modelo Estándar de Control Interno en Colombia así como las responsabilidades asignadas a cada uno de ellos.

Modelo Estándar de Control Interno en Colombia: roles y responsabilidades

En el proceso de implementación de MECI, identificamos dos partes diferenciadas. Por un lado, tenemos a la Alta Dirección o Representante de la Dirección y por otro lado, el equipo MECI, conformado por aquellos servidores públicos designados por su capacitación para formar parte de tal proyecto.

Si la institución en cuestión cuenta con un número de funcionarios inferior a 5, no se conformará el equipo MECI y el proceso de implementación del mismo recaerá en manos exclusivamente de la máxima autoridad del organismo.En cuanto a los roles y responsabilidades a asumir por cada uno de estos cargos, enumeramos las siguientes:

Roles y Responsabilidades del Representante de la Dirección.

• Formulación, dirección y coordinación de la implantación así como el mantenimiento del MECI.
• Vigilar que las diferentes etapas definidas para la implantación y mantenimiento de MECI se llevan a cabo de la forma establecida.
• Mantener informada de los aspectos de la planificación y evaluación de las etapas del proyecto de implementación a la Alta Dirección.
• Dar dirección y coordinación a las actividades a realizar por el Equipo MECI.
• Mantener una coordinación con los responsables de cada área para armonizar las actividades a realizar por su equipo MECI con los trabajadores de dichas áreas.
• Seguimiento de las actividades durante la implementación MECI a fin de detectar incidencias y emprender acciones correctivas.
• Llevar las propuestas a aprobar, relativas al proceso de diseño e implementación de MECI, ante el Comité de Coordinación de Control Interno.

Roles y Responsabilidades del Representante del Equipo MECI

Este equipo debe estar formado por miembros de las diferentes áreas de la institución. Entre sus principales responsabilidades están:

• Dar apoyo al proceso de implantación de MECI siguiendo las pautas del Representante de la Dirección.
• Ofrecer capacitación al resto de miembros del organismo en materia de MECI.
• Conceder asesoramiento a las diferentes áreas de la institución sobre el proceso de implementación del MECI y su mantenimiento.
• Recopilar información y analizarla para plantear propuestas sobre el proyecto al Representante.
• Monitorizar las acciones emprendidas en el proceso de implantación del MECI a fin de poder ir informando al Representante sobre los resultados.
• Coordinarse con aquellos miembros que las diferentes áreas de la organización hayan nombrado para participar en las tareas que le hayan sido encomendadas para la implementación de MECI.

Tomado de: http://www.isotools.com.co/

APLICAR LA NORMA ISO 9001 AL SECTOR PÚBLICO?

La Norma ISO 9001 aporta importantes beneficios tanto en el sector privado como en el sector público.

Habitualmente estamos acostumbrados a hablar de la Norma ISO 9001 aplicada a las empresas y organismos del sector privado, pero tenemos que pensar que el sector público también puede conseguir muchos beneficios con la aplicación de este sistema. 

Por esta razón, en este post vamos a hablar de varios aspectos que pueden aplicar la Norma ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, en las gestiones de la empresa pública, como la mejora de la gestión local o la potenciación de la implantación de innovaciones dirigidas hacia la creación de ciudades inteligentes y sostenibles e incluso, de gobiernos fiables.

Así que, vamos a adentrarnos en el mundo de las aplicaciones de la Norma ISO 9001 en el sector público.

¿Cómo puede ayudar la Norma ISO 9001 al sector público?

Al igual que con las empresas del sector privado, la Norma ISO 9001 mejoraría la realización de las actividades, aportaría claridad y aumentaría la satisfacción de la sociedad y optimizaría el uso de los recursos públicos.

Cuando hablamos de sector público y Norma ISO 9001 en una misma frase suele ocurrir que no se conciba esta relación y, por lo tanto, no se entiendan los beneficios que esta relación aporta para el primero de ellos y para todos los clientes, es decir, todos los miembros de la sociedad que se benefician en algún punto de la actividad de esta. Puede llegar el caso en que algunas personas vean impensable una relación entre ambos conceptos. Pero debemos decir que se puede implantar una Norma ISO 9001 en el sector público y que es altamente recomendable debido al gran número e importancia de los beneficios que aporta.

Centrándonos en el aspecto de la aplicación en el sector público, la Norma ISO 9001 ayudaría de la misma manera que lo hace con las empresas privadas, es decir, permitiría la completa comprensión de los objetivos marcados, permitiendo que se trabaje con unos procesos claros, eficaces y que mejoren el flujo de la información en todas las etapas de la gestión. Además permitiría mejorar la ejecución y la integración de los procesos, ayudando a mejorar la prestación de servicios y logrando alcanzar la satisfacción del cliente, reduciendo, a su vez, el tiempo transcurrido en la realización de los procesos.

Si tuviéramos que marcar cuales son las ventajas que le aportaría a cualquier organismo público la implantación de la norma ISO 9001 serían los siguientes:

• Mejora la toma de decisiones.
• Simplifica la realización de los procesos y reduce la duplicidad.
• Permite alcanzar un alto grado de eficiencia.
• Mejora la prestación de un gran variado número de servicios.
• Permite la mejora continua.
• Aumenta la satisfacción de los ciudadanos y todas las personas que se vean afectadas por cualquiera de las actividades realizadas por el sector público.
• Se hace más evidente y coherente la comprensión y satisfacción de las demandas, necesidades, expectativas y requisitos de los ciudadanos y beneficiarios.
• Hace evidente la eficacia, la eficiencia y la efectividad de las realizaciones misionales de las entidades públicas.
• Optimiza el uso de los recursos públicos, rendición de las cuentas y la transparencia de su uso y contratación.
• Entro otras muchas ventajas.

La Norma ISO 9001 aplicada al gobierno local.

Para mejorar la aplicación de la Norma ISO 9001 al sector público local la ISO ha publicado a principios de este año la ISO 18091.

 Si hablamos de sector público lo primero que nos viene a la mente es aquel más cercano a nosotros, es decir, el sector más local. Para este caso la norma también aporta grandes ventajas y para que pueda ser implantada adecuadamente la ISO ha creado, a principios del 2014, la norma ISO 18091 que aporta directrices para la aplicación del sistema de gestión de la calidad. Este sistema se centra, en este caso, en aportar mayores soluciones y una mayor eficacia en la resolución de las consultas, necesidades y expectativas que la comunidad coloca en el sector local. Se trata de un esquema que permite marcar las bases para gestionarse y establecer una organización integral, a la vez que se mejora de forma continua, como es habitual en los sistemas de gestión.

Para poder comprenderlo un poco más, vamos a tomar las palabras de Carlos Gadsden que, en su labor de Coordinador General de la ISO/CT 176, trabajó elaborando la norma y nos dice lo siguiente: “La ISO 18091 constituye una excelente herramienta para los gobiernos locales aseguren a los ciudadanos de que sus necesidades y expectativas se han comprendido y cumplido de forma coherente y de manera oportuna”.

La Norma ISO 9001 aplicada para conseguir una ciudad inteligente y sostenible.

La ciudades se convierten en puntos clave para la gestión económica y para la conservación del medio ambiente, por lo que la implantación de la Norma ISO 9001 permitiría alcanzar numerosos beneficios.

 De la misma forma que observamos con la administración local, las ciudades también se pueden ver beneficiadas por la implantación de la Norma ISO 9001. Tenemos que tener en cuenta que las ciudades están sufriendo de forma general un crecimiento rápido y bastante relevante y se han convertido en puntos esenciales como enclaves económicos y culturales que pueden impulsar, con la aplicación de unas normas concretas, un cambio global, impulsar la economía y permitir un mantenimiento o conservación del medio ambiente. Para responder a todas las necesidades, tanto nuevas como tradicionales, está  a su disposición la norma ISO 9001 o la norma ISO 18091 que pueden aportar grandes soluciones a problemas concretos.

Para ejemplificar la importancia de esta norma vamos a tomar como referencia las palabras de Erick Stephens, Oficial en Jefe de Tecnología del Sector Público APAC de Microsoft, que dice lo siguiente: “La ISO 18091 proporciona a cualquier ciudad, independientemente de su tamaño o tipo, una visión holística de los problemas reales para la mejora continua. Junto con la iniciativa CityNext, forman una combinación muy poderosa que pueden adoptar las ciudades para llegar a ser verdaderamente “inteligentes” y en esencia más fiables”.

Como conclusión:

La Norma ISO 9001 puede aplicarse al sector público, aportándole importantes beneficios. Por eso, decimos que no solamente se puede, sino que que se debe.

Después de haber visto brevemente cómo la Norma ISO 9001 puede ayudar al sector público y habiéndonos centrado en el sector local y en la aplicación de medidas que permitan crear una ciudad sostenible, podemos concluir que el Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 no sólo ayuda al sector privado sino que puede aportar valores importantes al sector público para mejorar su eficiencia, conseguir una eficaz realización de las actividades diarias de la administración pública, aportar un aumento de la satisfacción de los ciudadanos y aportar transparencia y claridad que permitan simplificar los procesos y eliminar las duplicidades y la “burocracia” existentes en los procesos y que repercutirá en todos los miembros de la comunidad.

Así que eliminemos esa imagen de una norma ISO 9001 sólo es para las empresas y ampliemos nuestro campo de visión para que las mejoras puedan llegar a un escenario mayor.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/