8 HABILIDADES QUE DEBE TENER UN AUDITOR ISO 9001

“…a auditar se aprende auditando”. Eso fue lo primero que me ensañaron cuando empecé a estudiar calidad allá por el año 2011. 

Pero también te digo que siendo auditor interno iso 9001 debes tener de forma previa una serie de competencias y habilidades para que puedas hacer bien tu trabajo.

¿Cuáles son esas competencias y habilidades?

Es justo lo que te voy a comentar a continuación en este post así que no dejes de leer este artículo hasta el final.

Quién es y que competencias que debe tener un auditor interno iso 9001

Un auditor interno suele ser una persona dentro de una organización que se encarga de realizar una auditoría a la organización contra la norma iso 9001.

Fíjate como he descrito al auditor interno con una persona que “suele ser” porque no en todas las ocasiones un auditor interno es una persona integrante de la plantilla de una organización.

Esto se debe a que quizás no existen nadie dentro de la organización que tenga las competencias necesarias para llevar a cabo esta auditoría interna.

Las competencias de una auditor interno lo forman el conjunto de cualidades, conocimientos y habilidades que debe disponer la persona que va a realizar la auditoria interna.

La norma ISO 19011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, enumera los conocimientos y habilidades de un auditor pero lo hace de forma unificada.

En este post he considerado diferenciar las cualidades por una parte y los conocimientos por otra para que tú los puedas entender mejor.

Cualidades de un auditor interno iso 9001

Están relacionadas con el comportamiento mientras realiza una auditoría. La norma ISO 19011 enumera muchas cualidades pero yo te voy a hacer un resumen de lo que, bajo mi punto de vista, son las más importantes.

Un auditor interno debe ser:

• Imparcial: ATENCIÓN con este punto. Imparcial significa que si tu eres el responsable del sistema de gestión de la calidad de tu organización NO puedes hacer la auditoría interna, ya que de lo contrario NO serías imparcial ya que estás auditando tu propio trabajo. Ojo con esto porque es el error más común dentro de las organizaciones. Para evitar esta situación deberías de formar a una persona dentro de la organización como auditor interno o contratar a un consultor/asesor externo para que realice la auditoría interna.
• Sincero y honesto
• De mente abierta: Es decir, debe estar dispuesto a considerar ideas o puntos de vista diferentes a lo que espera ver o escuchar. También estar abierto a que existen diferentes culturas sociales en los auditados
• Diplomático: Debe tener tacto en cómo se comunica con el auditado.
• Observador: Estar atento al entorno físico y las actividades que se están desarrollando alrededor de él/ella mientras está auditando.
• Versátil: Para poder adaptarse fácilmente a diferentes situaciones. Muchas veces durante la auditoría hay que posponer cierta actividad o empezar por otro asunto hasta que el auditado tenga disponibilidad.
• Seguro de sí mismo: Capaz de pensar y actuar de forma objetivo y no dejarse influenciar por el entorno o el auditado.

Conocimientos de un auditor Interno ISO 9001

Los conocimientos que debe poseer el auditor interno se pueden dividir entre conocimientos genéricos y específicos.

Los conocimientos genéricos hacen alusión a los que debe tener acerca de la norma que está auditando, por lo tanto deben ser conocimientos sólidos.

Por su parte los conocimientos específicos hacen referencia a las aptitudes y el know-how suficiente que debe tener el auditor interno respecto al sector que está auditando.

Esto es conocer:

• Los conceptos generales del negocio, sus principales procesos y la terminología utilizada: De nada sirve auditar una gran imprenta si no sabes lo que es la impresión offset, que es un cliché, que son las máculas, etc. Lo único que auditarás bien serán los requisitos de la norma pero cuando llegue la hora de auditar la fabricación del producto no podrás aportar realmente valor.
• La estructura general y jerarquías en el organigrama del auditado.
• Los requisitos legales asociados a su actividad.
• Las principales partes interesadas.
• Los principales y comunes riesgos.
• No olvides que estas competencias o las que tu creas pertinentes deben estar reflejadas en tu sistema de gestión de la calidad mediante un documento como “descripción de puesto de trabajo del auditor interno” o algún otro documento similar.   

8 Habilidades que debe tener un Auditor Interno ISO 9001

Habilidad 1: Planificar y organizar el trabajo eficazmente

Para ello es básico el preparar bien la auditoría interna para aprovechar el tiempo al máximo el día que estés auditando.

Para ello deberás preparar previamente en el informe sobre el que vas a trabajar el día de la auditoría. Registra por cada requisito de la norma qué evidencia debería existir y así el día de la auditoría irás mucho más rápido.

Habilidad 2: Cumplir los horarios acordados

Controlar los tiempos es una de las cosas más complicadas cuando se hace una auditoría interna.

Establece para ello franjas horarias en las que tengas preestablecido qué deberías haber visto y así saber en qué puedes dedicar más o menos tiempo cuando estés auditando y cómo vas con respecto a lo planificado.

Habilidad 3: Establecer prioridades y centrarse en los asuntos importantes

Dentro del plan de auditoria que tendrás que preparar, deberías de poder cumplirlo y auditarlo todo.

Pero existen ciertos aspectos de la norma que son de suma importancia: comprobar el alcance del sistema, contexto y partes interesadas, riesgos y oportunidades, objetivos e indicadores, no conformidades, prestación del servicio.

Bajo mi punto de vista esto que te acabo de mencionar representa el grueso de una sistema de gestión basado en ISO 9001.

Si para auditar el “control de cambios” tan solo has podido ver un ejemplo no te preocupes y sigue adelante con el resto de la auditoría.

Habilidad 4: Recopilar información productiva y eficientemente

Cumplimenta los documentos de trabajo previamente preparados (check list, plantillas, un test).

Podrías apoyarte de una Tablet a la hora de realizar entrevistas al personal.

El uso de fotografías mediante una Tablet o un teléfono móvil (siempre que lo permita el auditado) es una evidencia muy sólida que te dará mucha información a la hora de recopilar evidencias y luego redactar el informe de auditoría interna.

Habilidad 5: Facilitar un ambiente distendido

Esta habilidad es importante ya que es muy necesario que el auditado se sienta tranquilo y cómodo para explicar qué es lo que hace y cómo lo hace.

Explica al auditado que no estás evaluando si trabaja bien o mal sino que simplemente estás evaluando unos requisitos de la norma y unos procesos que están establecidos.

Habilidad 6: Identificar factores que pueden afectar a la fiabilidad de los hallazgos

Documentos incompletos, información poco coherente o contenidos desactualizados son factores que te pueden llevar a dudar de la fiabilidad de la información que estás obteniendo mientras haces la auditoría interna.

Habilidad 7: Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito

Para comunicarse de forma oral eficazmente haz preguntas abiertas cuando necesites bastante información y preguntas cerradas cuando necesites confirmar un aspecto o asunto.

Tener habilidades para redactar es importante para que el auditado entienda bien el informe de auditoría en el momento de leerlo.

Sobre todo debes tener ciertas dotes para redactar no conformidades y observaciones.

Para redactar no conformidades identifica bien cuál es es el requisito que se está incumpliendo y cuál es el hallazgo que has detectado en dónde se incumple el requisito. De forma esquemática sería algo así [Nc = requisito que NO se cumple + hallazgo que no cumple]

Para redactar no conformidades identifica el hallazgo y el motivo por el cual se puede convertir en una no conformidad. Esquemáticamente podría ser algo así [Obs = hallazgo + motivo posible incumplimiento]

Habilidad 8: Mantener una escucha activa

Esta habilidad no aparece de forma expresa en la norma ISO 19011 pero bajo mi punto de vista es importantísima.

Dado que la mayor parte del tiempo lo que debería de hacer una auditor es escuchar, el saber escuchar al auditado y demostrar que se le ha entendido (con un gesto, con una palabra, con otra pregunta, etc) es algo vital durante la comunicación entre auditor y auditado.

Bueno pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de las habilidades que debe tener un auditor interno en el momento de realizar una auditoría iso 9001.

Y ahora cuéntame tú, ¿cuántas de estas habilidades tienes cuando haces auditorías?

Imagen: Documentos que controlan negocios

Fuente: Freepik

Tomado de: https://iveconsultores.com/