LAS CERTIFICACIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN: Valores esenciales a la hora de exportar

Desde hace un tiempo se comenta, de forma habitual, que el futuro de muchas empresas se encuentra en la exportación. Sin embargo, para poder afrontar este futuro hay que adoptar unas medidas que permitan que se facilite la labor que se debe llevar a cabo para poder realizar esta actividad.

Una de estas medidas es la implantación de algunas de las numerosas certificaciones existentes en el mercado y que se adaptan tanto al mercado como al producto para poder ser de más utilidad para todas aquellas empresas que deciden confiar en ellas para crecer.

En este post vamos a ver brevemente algunas de estas variadas certificaciones existentes relacionadas con los sectores a los que hacen referencia y que mayores beneficios reciben de ellas.

Los certificados facilitan el acercamiento entre mercados, permiten que dichos mercados hablen en un mismo lenguaje y eliminan algunas de las trabas que se pueden encontrar a la hora de exportar.

La importancia de la exportación…

A la hora de exportar muchas empresas se dan cuenta de que los clientes tienen una exigencia común sin importar el país o el producto de que se trate. Esta se puede resumir en el hecho de que se exigen garantías y para asegurarse de conseguir estas garantías se establecen una serie de mecanismos de carácter técnico que, en algunos casos, son de carácter obligatorio y, otras veces, son voluntarios. A pesar del carácter de cada uno de ellos, todas tienen un denominador común o un objetivo común que se centra en ayudar a las empresas a que puedan cumplir con una serie de requisitos que permitan garantizar la seguridad del cliente.

Además de cumplir con estos requisitos también tiene que asegurarse de que el producto alcanza las expectativas de los clientes, por lo que la labor de exportar se vuelve todavía más complicada. Es decir, a la hora de crear un producto o planificar un servicio no sólo debe cumplir con la legislación del país, cumplir con las expectativas del cliente nacional, etc., sino que además tiene que pensar en los requisitos de seguridad y en las obligaciones impuestas por los países hacia los que se va a destinar el producto, así como las expectativas de estos clientes internacionales entre otras cosas.

Para poder cumplir con todos estos requisitos y simplificar la labor de la exportación, las empresas cuentan con una serie de certificaciones y evaluaciones de conformidad que, certificadas por una tercera parte independiente, permiten que la labor de abrir un nuevo mercado sea más simple.

De igual manera que existen numerosos tipos de productos y/o servicios, también existen numerosas certificaciones que se adaptan a las distintas características del producto y a las exigencias de los distintos países ya que todos ellos disponen de leyes y requerimientos concretos que deben ser respetados y acatados. Para poner un ejemplo podemos observar las obligaciones de cumplimiento en la Unión Europea que estipulan que los productos que circulan por este mercado deben disponer, de forma general, del Marcado CE.

Sin embargo, a pesar de disponer de esta condición obligatoria no siempre es suficiente y, en muchos casos, se exigen garantías extra que se pueden demostrar gracias a la obtención de otras certificaciones adicionales. De esta forma, podemos concretar que cerca del 80% de los productos que se comercializan disponen de estos certificados y normas técnicas por lo que se facilita el acercamiento entre mercados, permite que dichos mercados hablen en un mismo lenguaje y elimina algunas de las trabas que se pueden encontrar a la hora de exportar.

… y su relación con las distintas certificaciones.

Para aportar garantías a los productos que se exportan disponen del Marcado CE, las distintas evaluaciones de conformidad, Marcado CCC, Marcado GOST, etc. Aunque estas sólo son algunas de ellas ya que existen muchas más que aportan distintas soluciones para las necesidades marcadas por los distintos países y que aportan distintos niveles de confianza y exigencia.

Para nadie es un secreto que la labor de lograr una certificación, en casi todos las ocasiones y dependiendo de la normatividad aplicable en cada país, inicia con la implantación de Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma internacional ISO 9001. Por ahí inician todas las organizaciones y van avanzando en la implementación de los requisitos exigidos para cada caso y según cada particularidad. Por supuesto que a calidad se le adicionan voluntariamente otras, por ejemplo ISO 14001 de gestión ambiental, OHSAS 18001 (próximamente ISO 45001) de gestión de seguridad en el trabajo, entre muchas otras y que ayudan a tener un sistema integrado de gestión. 

A continuación indicaremos algunas de las certificaciones específicas para exportar separándolas por los distintos sectores a los que pertenecen, tomando como referencia un artículo publicado en la revista de AENOR, titulado “Certificaciones que abren mercados” (Mayo, 2014):

Alimentación:

• ISO 22000, Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos. Requisitos para cualquier organización en la cadena alimentaria: es una herramienta esencial de gestión de seguridad alimentaria para todas aquellas empresas que se encuentran involucradas en cualquier grado dentro de la cadena alimentaria.
• FSSC 22000.
• Protocolo BRC e IFS.
• Global GAP: esta certificación ha sido impulsada por las cadenas de supermercados establecidos, principalmente, en la Unión Europea.
• Familia de Normas UNE 155000.
• Huella de Carbono y Declaraciones Ambientales de Producto (Programa Global EPD): ambas ofrecen información de gran relevancia sobre el impacto ambiental del producto.
• Lista Marco: es esencial para los establecimientos cárnicos que exportan a terceros países.

Construcción:

• Marca N Productos de la Construcción.
• Marcado CE.
• Declaraciones ambientales de Producto (Programa Global EPD).
• Acuerdos de reconocimiento (Europeo Radmac).
• Acuerdos bilaterales (CERTIF y AFNOR).

Electromecánico:

• Marca N Productos Electrónicos.
• Marcado CE.
• Marcas europeas (ENEC, HAR, CCB, CA).
• Marcas internacionales (CB).
• Otros acuerdos de colaboración (CSA).

Automoción:

• ISO/TS 16949, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos particulares para la aplicación de la Norma ISO 9001:2008 para la producción en serie y de piezas de recambio en la industria del automóvil: su objetivo se centra en la mejora continua, prevención de defectos y control de los desperdicios a los largo de la cadena de suministros.
• ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental: requerida en algunos casos por los fabricantes de vehículos.

Aeroespacial:

• Serie de Normas EN 9100: está dirigida a fabricantes, mantenedores y distribuidores y proporciona un enfoque específico para las empresas del sector aeroespacial ofreciendo requisitos adicionales a los establecidos en la ya mencionada ISO 9001.

Ferroviario:

• Certificación IRIS: aporta unas pautas comunes de auditoría para todos los fabricantes y mantenedores de material ferroviario permitiendo que se alcance una alta transparencia en la cadena de suministro.

Tomado y  adaptado de: 

http://www.sbqconsultores.es/las-certificaciones-valores-esenciales-la-hora-de-exportar/

ORGANIZACIONES CERTIFICADAS MEJORAN HASTA EN 40% EN PRODUCTIVIDAD

Las certificaciones de calidad pueden significar mejoras de hasta 40% en la productividad de las empresas, incluso de las que cuentan con menos de 10 trabajadores y del sector público

El presidente de IDEA CONSULTORES & ASESORES, señaló que existe una correlación entre la competitividad de los países y el número de certificaciones de las empresas. Tras asegurar que hay una correlación entre la competitividad de los países y el número de certificaciones de las empresas, refirió que China es la nación con más industrias certificadas -330.000 de calidad- mientras que en México hay cerca de 6.000 con el ISO 9001 y en Colombia unas 10.000.  Similar relación, guardando las proporciones, se presenta en las organizaciones, que incrementan su productividad de manera directa cuando han logrado implementar y certificar su Sistema de Gestión de la Calidad -SGC.

Señaló que la inversión de una empresa pequeña para obtener la certificación ISO 9001 es menor a 5.000 dólares al año, cantidad que se reduce a partir del segundo año, pero que antes de lograrla necesita implementar sistemas de calidad, lo que implica inversiones, capacitación de empleados y modernización de equipos, refirió.

IDEA CONSULTORES provee auditorías independientes, implementación, mantenimiento,  actualización de sistemas de gestión, capacitación - sensibilización, formación de auditores, pruebas de productos, desarrollo de ventas y distribución de normas. Pitanga explicó que IDEA  está a la vanguardia de estándares ISO de calidad, medio ambiente, seguridad de la información y Seguridad y Salud en el Trabajo, entre otras.

Indicó que la certificación cobra importancia no sólo para el sector exportador, sino también para el mercado interno y el sector público; a fin de que las organizaciones mejoren sus procesos productivos y la competitividad.

Otros sectores interesados en las acreditaciones y sistemas de gestión son los de servicios, como telecomunicaciones, bancos, agencias de viaje, turismo y el gobierno, enfatizó.

Finalmente, Carlos Pitanga agregó que en Colombia hay cerca de 9.000 empresas con certificaciones e IDEA es importante en el mercado de la consultoría de Sistemas de Gestión con gran experiencia y competencia de sus profesionales.

Tomado y adaptado de: http://www.soyentrepreneur.com/empresas-certificadas-mejoran-hasta-en-40-en-productividad-.html

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS, el riesgo como una oportunidad

El entorno de las empresa es cambiante e incierto y todas las organizaciones deben enfrentar eventos que afecten sus objetivos de negocio, bien sea como riesgos o como oportunidades.

Por lo tanto, la medición y evaluación de los riesgos del negocio se convierte en un tema prioritario, vinculado estrechamente con los sistemas de administración que permiten a las entidades funcionar con éxito en tales condiciones.

Una exigencia apremiante en el sistema financiero es la óptima administración y control de los diferentes riesgos a los cuales se ven expuestas las empresas. Por ello, en América Latina y específicamente en Colombia, las entidades del sector financiero, han venido desarrollando procesos de adaptación a los lineamientos consignados por estándares internacionales reconocidos como es Basilea, los cuales propenden de forma general por la identificación, medición, control y monitoreo de los diferentes riesgos. Estos lineamientos, orientan a las entidades hacia las sanas prácticas que permiten minimizar el impacto de los de los mismos en las actividades del mercado financiero, al tiempo que facilitan la implementación de procesos eficientes, basados en metodologías de reconocido valor técnico, los cuales buscan proteger a las entidades y sus clientes de eventos desfavorables como deterioros de cartera, incumplimientos legales, fallas en los procesos, entre otros, lo cual podría traducirse en detrimentos económicos tanto para la entidad cómo para los clientes.

De esta manera, la gestión de los diferentes riesgos favorece la administración eficiente de las entidades financieras como del sector real en la toma de decisiones sobre las principales variables que deben gestionar.

Con el conocimiento en temas de Administración de Sistemas de Riesgo, se busca principalmente cambiar los paradigmas que se tienen sobre este concepto, enfocado principalmente a ver riesgo solamente como algo negativo y no convertirlo en oportunidades.

Para esto se debe evolucionar y cambiar conceptos que a través del tiempo han tomado relevancia en las entidades, como son: pasar de administrar los riesgos en la baja jerarquía de la empresa y pasar a gestionarlo y controlarlo desde la Alta Dirección, el riesgo es administrado de forma aislada en cada área y pasar al riesgo es administrado de forma integral y bajo un marco común, la medición del riesgo es subjetiva y pasar a la medición del riesgo es cuantitativa y el monitoreo de riesgo es orientado exclusivamente al control puntual y pasar al monitoreo de riesgo orientado a la administración de portafolio.

Por todo lo anterior es de vital importancia adquirir los conceptos claves que permitan hacer identificación, medición y particularmente control y auditoría adecuada a la los diferentes riesgos a que se ven expuestas las entidades (crédito, operacional, mercado y liquidez). De esta manera, finalmente  podremos  comenzar a cambiar paradigmas culturales y corporativos que conlleven a una mejor gestión de la organización.

Tomado de: http://ideasinversion.com/la-importancia-de-los-sistemas-de-administracion-de-riesgos-el-riesgo-como-una-oportunidad/

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Llevar a cabo una correcta gestión del cambio puede ayudar a que este cambio, renovación o innovación sea un éxito.

A menudo hablamos de la necesidad de que las empresas mejoren y se adapten a las características del mercado, expectativas de los clientes, proveedores y personal interesado, así como que flexibilicen la organización, innoven de forma constante, etc., pero no ponemos la adecuada relevancia en el factor que se encuentra íntimamente relacionado: la gestión del cambio.

Debemos considerar esta gestión del cambio como un aspecto esencial que va a intervenir activamente en la manera en la que las empresas afrontan los cambios, renovaciones e innovaciones.

En este post vamos a exponer la relevancia que tiene la gestión del cambio, así como los pasos que se podrían llevar a cabo a la hora de introducir los cambios para que la resistencia sea mínima.

La importancia de la gestión del cambio. 

No solo se debe de tener en cuenta la necesidad de cambio sino que se deben realizar los pasos correctos para garantizar el éxito.

El cambio, si seguimos una definición muy general, se puede considerar como una alteración de la estrategia o diseño organizativo de la empresa con el objetivo de que los miembros de esta cambien su forma de realizar una actividad, relacionarse con sus compañeros y superiores, etc. A la hora de verlo desde la teoría es fácil comprender la importancia del cambio y de su correcta gestión, pero en el momento de trasladarlo a la vida diaria de las organizaciones la cosa cambia. La realidad es que, a pesar de que muchas empresas comprenden y llevan a cabo numerosas actividades de cambio, innovación o mejora, una gran parte de ellas no le dan importancia a la gestión de este cambio y la necesidad de llevar a cabo una gestión eficaz para favorecer la flexibilidad y la capacidad de respuesta rápida a nuevas situaciones cuando sea preciso.

Es habitual que los directivos de una empresa tengan muy claro que se debe llevar a cabo cambios en la organización pero fallan a la hora de realizarlos. Y es que no solo es necesario tener claro que hay que hacer cambios en aspectos como, por ejemplo, la estrategia, diseño organizativo y tecnología para mejorar, adaptarse o anticiparse a las necesidades o situaciones externas de la empresa, sino que se tiene que tener claro que proceso hay que llevar a cabo, estar planificado, ser comunicado a todos los que participan y van a verse afectados por este, etc. Si no se realizar correctamente esta gestión podemos encontrarnos con una situación en la que un cambio bien visualizado y que supone una gran ayuda a la empresa en variados campos, por lo que es altamente necesario, fracase al verse reducidas drásticamente sus probabilidades de éxito.

El factor de la resistencia al cambio.

La resistencia al cambio es inherente a este ya que cualquier cambio va a provocar una resistencia mayor o menor dependiendo de las medidas adoptadas.

Cuando hablamos de la gestión del cambio tenemos que hacer referencia a otro factor que va a ser relevante para alcanzar las metas marcadas: la resistencia al cambio. Y es que cualquier factor de cambio va a provocar una resistencia por parte de aquellas personas que tienen que llevarlo a cabo ya que obliga a salir de la zona de confort en la que se encuentran. En muchas ocasiones esta resistencia viene originada por los miembros de la organización que perciben el cambio como un factor que va a reducir sus oportunidades profesionales, eliminar una posición que el empleado disfrutaba o aspiraba, reducir su poder de decisión y su relevancia en las actividades de la empresa, etc.

Es por esta razón que las empresas deben de tener muy claro que a la hora de realizar algún cambio se debe gestionar adecuadamente este para reducir la resistencia que se produce y no caer en diversos factores que dificultarán enormemente el éxito, como pueden ser los siguientes:

• Falta de planificación estratégica y definición de objetivos a llevar a cabo con el cambio.
• Mala comunicación interna.
• Aparición de numerosos rumores sobre el cambio que generan nervios y dudas.
• Disminución del rendimiento de los trabajadores.
• Etc.

Es muy necesario realizar una estrategia y tener establecidos una serie de pasos que permitirán garantizar que el cambio es llevado a cabo de la forma más eficaz posible.

Pasos para llevar a cabo la gestión del cambio.

Una buena comunicación es esencial para que el cambio sea gestionado de forma eficaz.

Debemos partir de la base de que para llevar a cabo una adecuada gestión del cambio se deben establecer unos buenos cimientos con la comunicación ya que esta permitirá que el cambio sea visto como necesario y transmitirá las razones por las cuales se va a llevar a cabo este. Una correcta comunicación en la que se aporte la información adecuada sobre la situación y los objetivos que la empresa plantea y por los que hay que realizar el cambio resulta esencial y es donde muchas empresa fallan al cometer graves errores al transmitir excesiva información o muy poca provocando, en muchos casos, incertidumbre, desconfianza, rumores negativos, etc., que no solo no van a favorecer el cambio sino que van a afectar negativamente a toda la organización en todos sus factores, campos, procesos, proyección externa, etc.

Los pasos generales para introducir un cambio y gestionar este podrían ser los siguientes, aunque serán ampliados para algunas empresas o casos particulares y también se puede emplear la técnica de Empowerment:

• Concienciar sobre la necesidad del cambio.
• Llevar a cabo un diagnóstico sobre la situación que propicia la necesidad de ese cambio.
• Comunicar el cambio. En este punto es interesante realizar un plan de comunicación que permita difundir la visión, resultados esperados y objetivos del proyecto de cambio tanto a nivel interno como externo.
• Supervisar el cambio.
• Realizar los ajustes necesarios.

 A lo largo de todo el proceso de cambio es necesario que se informe del estado de este a toda la organización, sobre todo a los afectados, así como a personas interesadas, de la misma forma que se debe dar un tiempo, que variará de una empresa a otra, para se acepte el cambio y este no debe ser concebido como una imposición sino que todas las personas deben integrarse en su necesidad y sus objetivos. Debemos tener en cuenta, ya para finalizar, que una correcta gestión del cambio es esencial para que las decisiones que toma la organización den frutos y no se vean abocadas al fracaso.

Fuente: 
http://www.sbqconsultores.es/importancia-de-la-gestion-del-cambio/?utm_source=ReviveOldPost&utm_medium=social&utm_campaign=ReviveOldPost

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA, alineación de procesos y personas

Este artículo, es complementario al anterior y da por entendido que es la organización, con su líder a la cabeza, la que ha definido una estrategia adecuada para la organización, sobre la base de un buen análisis de entornos del sector y la organización comparada con sus competidores, ya contamos con una excelente guía para gestión, pero esta se encuentra definida solo como modelo, por lo tanto es fundamental llevarla a la práctica y concretar su ejecución.

El modelo sugerido por Norton y Kaplan para el despliegue incluye 5 fases críticas:

Es importante que el equipo directivo actúe de manera coordinada y consistente con un liderazgo que inspire y apoye la gestión del cambio, como en todo proceso, siempre existirán personas que no crean en los beneficios o conveniencias y es fundamental establecer condiciones que permitan la implementación.

El ejercicio de definición estratégica debe volverse un proceso continuo, es decir, podemos establecer visión y objetivos a mediano plazo, pero las iniciativas o estrategias se deben definir a corto plazo ya que son las causas que generan los efectos buscados, normalmente se plasman en el Mapa de la Estrategia y se despliegan con metodología de gestión de proyectos.

El proceso continuo para definir y ejecutar la estrategia debe desarrollarse en equipo, una de las barreras más importantes que evitan alcanzar los objetivos es la falta de participación, en la mayoría de organizaciones se vincula a menos del 5% de la gente en la definición y no se vincula la remuneración al cumplimento de objetivos sino en alrededor del 15% de personas que la conforman, es una excelente iniciativa establecer modelos o sistemas de remuneración variable SRV que a más de estimular el cumplimiento de objetivos incluyan indicadores que midan trabajo conjunto y colaboración entre áreas, SRV exitosos parten de alcanzar objetivos comunes como rentabilidad antes de los individuales de cada área o persona.

Operativamente lo más importante es alcanzar alineación de los procesos y personas dentro de la organización, en esta fase es donde realmente se alcanza definir y controlar procesos que permitan enfocarse hacia la Visión definida. Normalmente los procesos deben ser re estructurados para alcanzar nuevos productos o salidas que se alineen a las nuevas necesidades, también es 

fundamental cambiar la actitud y desarrollar competencias específicas en el personal. Estos dos temas son tan relevantes que se constituyen en las dos perspectivas más operativas del Mapa Estratégico.

Una vez desarrollado el modelo y adecuada la estructura, es necesario volver operativa la estrategia, la única forma de verificar si lo hemos alcanzado es a través de un sistema de medición confiable que permita validar los resultados que se alcanzan. También es fundamental asignar los recursos necesarios de manera consistente, apenas el 40% de organizaciones vinculan su presupuesto operativo a la estrategia, lo que ocasiona que no se logren implementar todas las estrategias definidas en el modelo, que finalmente puede volverse teórico o conceptual.

Las empresas con enfoque hacia la excelencia que han logrado desplegar y monitorear proyectos estratégicos han palpado los beneficios de contar con sistemas de gestión claros que facilitan la toma de decisiones y en su mayoría lo han desarrollado mediante el uso de una herramienta idónea y práctica para facilitar esta consecución.

Tomado de: 
https://www.isotools.org/2013/12/26/estrategia-procesos-personas/#sthash.7nEZkf9q.dpbs

EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, Herramienta para la óptima administración de las organizaciones

La implementación* de un Sistema de Gestión de la Calidad es la decisión que mayor impacto positivo genera en la administración de una organización, sin importar su tamaño ni sector (público o privado). 

Por las múltiples ventajas del sistema, se constituye en una herramienta imprescindible para cualquier tomador de decisiones. Mayores informes en: www.ideaconsultores.co www.ideacalidad.blogspot.com

*También ajuste, mantenimiento o actualización del sistema.

IDEA CONSULTORES LE AYUDA A IMPLEMENTAR, MANTENER O ACTUALIZAR SU SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BAJO ISO9001:2015 Y GP1000:2009

Sr Alcalde, Le ayudamos a implementar, mantener o actualizar su Sistema de Gestión de la Calidad bajo ISO9001:2015 y GP1000:2009.

Además de las grandes ventajas de la certificación NTC ISO 9001, la certificación NTC GP 1000 le permite a las entidades del Estado de la Rama Ejecutiva del Poder Público, evaluar y dirigir el desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera sistemática y transparente, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2de la Ley 872/2003. 

La NTCGP 1000, además de incluir los requisitos de la norma ISO 9001, aporta: eficiencia y efectividad en todas las actuaciones; mecanismos para comunicar a las partes interesadas sobre el desempeño de los procesos; mapas de riesgos y puntos de control sobre los riesgos; control de la prestación de los servicios y comunicación con el cliente acerca de los mecanismos de participación ciudadana, entre muchas otras ventajas. www.ideaconsultores.co

IDEA CONSULTORES LANZA PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA MUNICIPIOS

Si le inquieta esta situación de su municipio, el Alcalde debe contactarnos... ideaconsultoresasesores@gmail.com www.ideaconsultores.co

IDEA CONSULTORES & ASESORES lanza en 2016 un programa especial para que municipios de todos los tamaños y categorías implementen su Sistema de Gestión de la Calidad bajo las normas NTC ISO 9001:2015 y NTC GP 1000:2009.

Más informes en: 

Cel: 3118116991  –  3142454861   

Mail: ideaconsultoresasesores@gmail.com

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Hablando de ISO 9001:2015 DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Uno de los procesos de la gestión de recursos humanos ampliamente estudiado por diversos investigadores y debatidos en las organizaciones es la Evaluación del Desempeño, y es que una adecuada práctica de éste proceso puede ser determinante en la gestión de recursos humanos, y por consiguiente en toda la organización, al ser el recurso humano el activo más importante de toda organización.

En tal sentido, dada su relevancia veamos su definición, sus objetivos, uno de los sistemas de Evaluación del Desempeño más utilizados en las últimas décadas, conocido como el de 360°, sus principales ventajas y desventajas, así como las nuevas tendencias en la Evaluación del Desempeño.

Definición de la Evaluación del Desempeño (según Dolan, Schuler, Valle):

“Procedimiento estructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre los atributos, comportamientos y resultados relacionados con el trabajo, así como el grado de absentismo, con el fin de descubrir en qué medida es productivo el empleado, y si podrá mejorar su rendimiento futuro”.

Objetivos de la Evaluación del Desempeño:

• Informar a los trabajadores sobre cómo están haciendo su trabajo y lo que se espera de ellos.
• Reconocer los méritos y resultados positivos obtenidos.
• Corregir las desviaciones y los posibles errores tanto de comportamiento como de resultados, respecto a los objetivos previamente establecidos.
• Permitir al evaluado conocer y contrastar su proyección al futuro permitiéndole ver con claridad la trayectoria de su carrera.
• Detectar y poner de manifiesto las fortalezas y debilidades de los trabajadores.
• Adecuar más eficazmente a la persona con el puesto de trabajo.
• Conocer las pretensiones y demandas de los trabajadores.
• Descubrir las carencias y necesidades de formación que los trabajadores pueden presentar para realizar correctamente su trabajo.
• Mejorar las relaciones interpersonales entre el directivo y el personal a su cargo.
• Servir de referencia para incrementos salariales, entre otros.

Evaluación del Desempeño de 360°:

• Tiene como objetivo central la retroalimentación de grupo, de todos los clientes que tienen contacto directo y frecuente con el trabajador.
• Los evaluadores pueden tener un número variable: 3, …10, …25. La mayoría de organizaciones considera de 5 a 10 evaluaciones por trabajador.
• Es apropiada para empresas que trabajan con Empowerment, equipos y Administración para la Calidad Total (TQM) u otros modelos participativos tendientes a la descentralización.
• Con la Evaluación del Desempeño de 360º se espera obtener amplia retroalimentación y participación de los “actores” de la Evaluación del Desempeño y obtener información más precisa sobre el desempeño del evaluado.

Principales ventajas:

• Sistema más amplio ya que las respuestas se recolectan desde varias perspectivas.
• La calidad de la información es mejor (la calidad de los evaluadores es mejor que la cantidad).
• Complementa las iniciativas del sistema participativo al hacer énfasis en los clientes internos y externos y los equipos.
• Puede reducir el sesgo y los prejuicios.
• La retroalimentación de los compañeros y los demás evaluadores podrá incentivar el desarrollo del trabajador.

Principales desventajas:

• El sistema es más complejo, en términos administrativos, al combinar todas las respuestas.
• La retroalimentación puede ser intimidatoria y provocar resentimientos si el trabajador siente que los evaluadores se “confabularon”.
• Puede haber opiniones divergentes entre sí.
• Para que funcione bien requiere de capacitación.
• Los trabajadores pueden coludirse o “engañar” al sistema dando evaluaciones no válidas.

Nuevas tendencias en la Evaluación del Desempeño

1. Los indicadores tienden a ser sistémicos.

2. Los indicadores tienden a escogerse y seleccionarse como criterios distintos de evaluación.

3. Los indicadores tienden a ser escogidos en conjunto.

• Ligados al cliente.
• Internos
• Indicadores de innovación.

Además, se tiende a usar índices objetivos de referencia, como:

• Indicadores de desempeño global (toda la organización).
• Indicadores de desempeño grupal (del equipo).
• Indicadores de desempeño individual (de la persona).

4. Se considera a la Evaluación del Desempeño como elemento integrador de las prácticas de recursos humanos.

5. Orientar a la Evaluación del Desempeño mediante procesos sencillos y no estructurados. Esto dependiendo del tipo de organización y de sus recursos humanos.

6. Utilizar a la Evaluación del Desempeño como retroalimentación de las personas, identificando:

• Competencia personal.
• Competencia tecnológica.
• Competencia metodológica.
• Competencia social.

7. Ahora la Evaluación del Desempeño requiere la medición y comparación de algunas variables individuales, grupales y organizacionales.

8. La Evaluación del Desempeño hace cada vez más énfasis en los resultados, las metas y los objetivos alcanzados, que en el propio comportamiento, lo que permite:

• Desburocratización.
• Evaluación hacia arriba.
• Autoevaluación.

9. En muchos casos la Evaluación del Desempeño está relacionándose estrechamente con la noción de expectativa.

En conclusión, podemos indicar que las organizaciones en esta segunda mitad del Siglo XXI, en un contexto económico y geopolítico incierto, donde lo único constante es el cambio, deben de estar preparadas para enfrentar con éxito los retos que se le presentan, pero para ello necesitan indiscutiblemente del apoyo y compromiso de sus recursos humanos y es ahí donde toman relevancia las adecuadas prácticas en los procesos de la gestión de los recursos humanos siendo una de estas la Evaluación del Desempeño.

Tomado de: http://www.gestiopolis.com/definicion-y-objetivos-de-la-evaluacion-del-desempeno/

CREANDO BUENOS HÁBITOS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN

Recientemente estuve leyendo un artículo de la reconocida revista Scientific American, en el cual detallaban un estudio que explica como nuestro cerebro forma nuestros hábitos (sean malos o buenos). Es interesante que poco se sabe todavía, pero cada vez estamos entiendo más y más el funcionamiento de nuestro cerebro.

En el estudio explicaban que los hábitos se forman porque el cerebro toma todas esas acciones que repetimos una y otra vez y las “automatiza” creando una especie de “paquete” (por ejemplo, cuando vas a tu casa en “piloto automático”), los cuales los asigna a otra parte del cerebro para que se encargue de estas acciones. A través de estas funciones el cerebro lo que busca es ahorrar energía para poder dedicarla a otras actividades que consumen más energía, como tomar una decisión por ejemplo (Ann M. Graybel, 2014).

 Pero los investigadores que realizaron este estudio también pudieron notar que estos patrones se fortalecen cuando a través de la repetición de ciertas acciones tenemos una especie de recompensa o beneficio (esto podría explicar el por qué de las adicciones).

Al leer este artículo empecé a recordar la cantidad de veces que oigo a muchas personas decir que “no saben cómo crear una cultura de calidad en sus organizaciones”. Y es que la creación de una cultura de calidad básicamente conlleva disciplina y para tener disciplina es necesario crear buenos hábitos dentro de la organización. No son pocas las veces que durante la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 me doy cuenta que las personas están muy motivadas en implementarlo, siempre y cuando sus hábitos y sus costumbres se mantengan igual.

Es casi lo mismo que decir: “Empezaré a hacer ejercicio, siempre y cuando pueda mantener mis malos hábitos alimenticios”. Harás mucho ejercicio sin lograr resultados.

¿Y qué podemos hacer para crear buenos hábitos?

Cabe destacar que no es posible lograr un cambio de la noche a la mañana. Es importante recordar que cuando el cerebro crea los hábitos, este forma una especie de cadena la cual es difícil de romper, pero no imposible. A continuación algunos consejos que podrían servir:

1. ¿Qué hábitos quieres lograr?: Podrías empezar con una lista de los hábitos que son necesarios cambiar, de manera que el Sistema de Gestión de la empresa pueda funcionar.
2. Genera un plan de acción para dar tratamiento a esta lista que generaste. El plan de acción podría incluir capacitación, sensibilización, coaching, cambiar la rutina, etc. Es posible que no puedas trabajar todo al mismo tiempo, puedes empezar por lo más sencillo primero y luego ir a lo más complicado.
   Usar esta estrategia, de lo simple a lo complicado, ayuda a que las personas puedan ir creando confianza y ver resultados en el corto plazo.

1. Dentro del plan de acción, incluye algunas recompensas cada vez que se obtenga el resultado. La recompensa no tiene que ser monetaria, puede ser algo simple pero significativo (como un reconocimiento por ejemplo).
2. Recuerda mantener las cosas simples. Si tratas de complicar el sistema, por más recompensas y esfuerzos hagas para crear un buen hábito no lo lograrás, pues las trabas superan los beneficios. A veces, el propio sistema debe ajustarse para simplificar las actividades que se realizan. Por ejemplo, responder acciones correctivas es una actividad obligatoria si tienes un sistema de gestión (ISO 9001, ISO 14001, etc), pero no es el objetivo para la mayoría de las posiciones, por tanto diseña un sistema que sea fácil de usar y amigable para el usuario.

Por úlltimo, todos estos consejos puedes también aplicarlos a tu vida. Muchas veces tenemos grandes sueños y metas que queremos lograr, pero los malos hábitos que hemos ido adquiriendo no nos dejan. Recuerda, no será cosa fácil pero poco a poco puedes lograrlo.

REFERENCIAS

Ann M. Graybel, K. S. (Junio de 2014). Good Habits, Bad Habits. Scientific American, 310(6).

Tomado de: http://qualitytrends.squalitas.com/index.php/item/193-creando-buenos-habitos-en-un-sistema-de-gestion

CUANDO LLEGUÉ LO ENCONTRÉ ASÍ

Recuerdo una ocasión en una empresa que visitaba como parte de un proyecto de implementación de ISO 9001. Estaba con la persona encargada del proceso que estábamos evaluando y no pude dejar de notar una serie de actividades que no agregaban valor, y que en definitiva hacían el trabajo más complicado y lento de realizar. Pero me sorprendió aún más saber que la persona estaba consciente que esos pasos extras dificultaban su trabajo.

Así que no pude contenerme y le pregunté: - "¿Por qué se sigue haciendo de esta manera?" A lo que me respondió - "Es qué cuando llegué lo encontré así".  Pero este es solo uno de los tantos casos que he visto en diferentes organizaciones que he tenido la oportunidad de visitar. Sin lugar a dudas, esa es una de las frases más comunes que oigo en el día a día y es, en mi opinión, una de las causas por la cual muchas empresas se encuentran operando con altos costos e ineficiencias que al final son pagadas por nosotros, los clientes.

Algunos podrían decir "Es un problema de actitud. Es muy difícil cambiar la forma de pensar de una persona" y ciertamente lo es, en parte. Si bien esta manera de pensar puede formar parte del comportamiento de la persona, las empresas pueden tomar algunas acciones para ir modificando poco a poco esta cultura (que no es un proceso fácil y que toma su tiempo):

1. La Gerencia debe crear un ambiente donde el personal tenga la libertad de proponer ideas y ejecutarlas. Me he encontrado con algunos casos en donde la Alta Dirección no toma en cuenta las ideas de los colaboradores, por lo que estos prefieren no opinar ya que de antemano saben que serán rechazadas o nunca le proveerán los recursos o medios para ejecutarlas. Para lograr este ambiente, algunas empresas hacen uso de buzones de sugerencias, círculos de calidad, etc. pero lo más importante es demostrar el interés y no dejarlo establecido solo en el papel.

2. Desarrollar el pensamiento sistémico. En otras palabras, esto significa aprender a investigar la verdadera causa(s) de los problemas. Entender la relación causa-efecto de una oportunidad de mejora detectada. Esto puede lograrse con entrenamientos y sensibilizaciones en herramientas para solución de problemas, tales como los cinco por qué, diagrama de Ishikawa, etc. Pero más importante es ponerlo en práctica día a día para que con el tiempo forme parte del ADN de la organización.

Cuando alguien le presente un problema o en su defecto está pasando por un área y detecta algo fuera de lo común, pregunte ¿Qué lo ocasionó? Si la persona no sabe, motívelo a investigar. Cuando le responda con la posible causa, pregunte otra vez ¿Y eso que lo ocasionó? y motive a la persona a seguir investigando hasta llegar a la verdadera causa.

Una vez leí que Jeff Bezos, el CEO de Amazon, se enteró de un accidente de trabajo en su empresa en el cual el empleado se golpeó el pulgar, por lo que fue al lugar a investigar la situación. Una vez ahí, empezó a preguntar por qué hasta llegar a la causa real: el empleado usaba la banda transportadora como mesa (causa), lo que originó que su dedo quedara atrapado (efecto).

A medida que adquiera la práctica en pensar sistémicamente, podrá visualizar mejor en donde se encuentran los hoyos que se deben tapar. Por ejemplo, en un caso reciente en un proyecto de mejora en el cual estoy participando, empezamos resolviendo los problemas para un departamento en particular, pero cuando seguimos investigando nos dimos cuenta que la verdadera causa del problema se encuentra en otra área, y si no se cierra esa brecha simplemente seguirá ocurriendo a través del tiempo.

3. Amarrar el programa de reconocimiento y compensación con la mejora de los procesos.Motive al personal a identificar oportunidades de mejora para solucionarlas. Si producto de este esfuerzo se ahorró una gran suma de dinero, considere compensarlo con un porcentaje de este ahorro, así como también reconocer este logro. Las personas deben sentir que las mejoras que ellos logren no solo beneficia a la empresa, sino también a ellos directamente y a su trabajo.

4. No espere a que las cosas se rompan para arreglarlo. Anualmente proponga objetivos que permita llevarlo a un desempeño aún mejor. No se conforme con lo que ha logrado hasta ahora, ya que podría caer en una zona de confort. Investigue que otras oportunidades hay o cómo se puede hacer aún mejor.  Un buen programa de reconocimiento y compensación acompañado de objetivos y un ambiente propicio para la participación puede ayudar considerablemente a que las personas tomen la iniciativa por ellos mismos.

Cambiar el enfoque a uno más proactivo y orientado a resolver los problemas no solo genera grande beneficios para una organización, sino también al mundo en que habitamos. ¿Cuántas veces no hacemos nada simplemente porque cuando llegamos a este mundo lo encontramos así?

Una de mis frases favoritas es aquella de Mahatma Gandhi que dice: "Se el cambio que quieres ver en el mundo". Si está roto, arréglalo. Si no lo está, mejóralo. Todos podemos contribuir a tener mejores empresas, mejores países y un mejor mundo con simples acciones: Si ves una manguera abierta en la acera desperdiciando agua, infórmalo a quien la está usando. Si el semáforo está amarillo, reduce la velocidad aunque el 99.999% no lo haga.

"Lo encontré así cuando llegué" no es excusa. ¿Qué estás haciendo para mejorar? No seamos simple pasajeros de la vida.  Dejemos también nuestras huellas para que otras generaciones puedan tener mejores condiciones.

Tomado de: http://qualitytrends.squalitas.com/index.php/item/189-cuando-llegue-lo-encontre-asi

¿CÓMO ME ACTUALIZO A LA ISO 9001:2015?

Esta es de seguro una de las principales interrogantes que muchos tienen sobre la nueva norma ISO 9001:2015. A pesar de que aún se encuentra en revisión, con el borrador internacional (DIS) ya tenemos una visión más clara de los cambios que traerá este documento y en mi opinión no creo que cambien muchas cosas de aquí a la publicación del borrador final (FDIS), que ese espera que se tenga para mayo 2015.

¿Qué tiempo tengo para actualizar mi sistema?

Hace poco, el Foro Internacional de Acreditación (IAF) lanzó un documento guía detallando algunos lineamientos y pasos a seguir para hacer la transición a la norma. En este documento el periodo acordado es que las empresas tienen 3 años a partir de la fecha que se publique como oficial la ISO 9001:2015 (que hasta ahora se tiene previsto para septiembre 2015), por tanto entiendo que existe tiempo suficiente para hacer una adecuada transición a la nueva versión de la norma.

 ¿Cómo doy mis primeros pasos para hacer la transición?

En el mismo documento de la IAF hay unos lineamientos que la organización puede seguir para actualizarse con los nuevos cambios, sin embargo son lineamientos muy generales y a continuación ofrezco algunos un poco más detallados para que puedas tener alguna orientación sobre como abordar estos cambios. 

1. Estudia los nuevos requisitos de la ISO 9001:2015. Puedes comprarte el borrador de la norma desde la página de ISO. También escribí una serie de artículos explicando los principales cambios, los cuales pueden ayudarte a comprender mejor los requisitos de este documento. Puedes leer la parte 1, parte 2 y parte 3 de estos artículos.
2. Realiza un diagnóstico para identificar los puntos que ya tiene tu sistema y aquellos que son necesarios implementar. Puedes desarrollar una herramienta tipo checklist para preparar el diagnóstico en base a los requisitos de la nueva norma.
3. Elabora un plan de acción. Aunque el plan de acción dependerá de los resultados del diagnóstico, puedes usar este modelo y ajustarlo a tus necesidades
   • Conformar un equipo timón y entrenarlo en los nuevos cambios de la norma
   • Analizar el contexto externo e interno de la organización
   • Determinar las partes interesadas aplicables al producto o servicio de la organización
   • Revisar el alcance del sistema, para que sea adecuado al contexto y las partes interesadas
   • Revisar la política de la calidad
   • Revisar los objetivos de la calidad
   • Revisar el mapa de procesos
   • Re-analizar los procesos
   • Desarrollar una metodología para analizar riesgos al Sistema de Calidad
   • Actualizar los documentos del sistema (debe hacerse después del análisis de los procesos y los riesgos para contar con esa información como base)
   • Entrenar al personal en los nuevos cambios del sistema
   • Actualizar los auditores internos
   • Correr una auditoria interna
   • Generar acciones correctivas para el cierre de hallazgos
   • Realizar revisión por la dirección

FUENTE: Tomado de http://qualitytrends.squalitas.com/index.php/item/198-como-me-actualizo-a-la-iso-9001-2015