QFD: la super herramienta desaprovechada

La herramienta QFD, o despliegue de la función de la calidad, se convierte en una de las herramientas esenciales en la búsqueda de la innovación, calidad y mejora de la satisfacción.

 El despliegue de la función de calidad o QFD es una herramienta de calidad que permite, mediante el diseño de producto y/o servicios que integren las demandas y expectativas de los clientes transformadas en características técnicas y de operación, aumentar la satisfacción de estos y reducir costos.

En este artículo hablaremos de los orígenes de estas herramientas, sus objetivos y los principales beneficios que aporta su utilización, todo ello para crear una base que nos permita comprender su importancia y asentar los cimientos para su posterior aplicación.

Un poco de historia.

El origen del QFD, o Quality Function Deployment (Desarrollo de las Funciones de Calidad), se sitúa a finales de los años  60 en Japón. En un primer momento se ideó como una herramienta para realizar diseños eficaces pero, una vez visto su funcionamiento, rápidamente se expandió por otras áreas de las empresas como operaciones, producción, marketing o calidad. De esta forma, se integró junto con otras herramientas, como el diagrama de Ishikawa y entró a formar parte de las que podríamos denominar las herramientas de control total de la calidad.

Es decir, lo que en un primer momento se pensó como una ayuda en la labor de diseño se convirtió rápidamente en una herramienta de definición sistemática de exigencias que busca la máxima orientación hacia la satisfacción del cliente y el alcance de sus expectativas en la fase de desarrollo del producto, abarcando, lógicamente, todos los procesos.

Además, aúna conceptos del Benchmarking, la búsqueda de la mejora en la posición del mercado, las compras, el feedback del cliente y la calidad, enlazándolas bajo una misma herramienta.

Objetivos del QFD.

Los objetivos del despliegue de la función de calidad abarcan aspectos tan amplios como las áreas de la organización que incluye dentro de su rango de actividad, sin embargo, podemos destacar algunos puntos a continuación:

• Busca ayudar a que la empresa se sitúe por delante de la competencia en el mercado gracias a la creación de nuevos productos o servicios.
• Introduce la técnica Bechmarking en la empresa de forma activa.
• Establece una sistemática en la eorganización que prime la planificación del diseño y de la calidad como pilares básicos.
• Analiza el mercado y sus requisitos recabando información útil y veraz.
• Establece un flujo adecuado de información entre las diferentes áreas de la empresa que permita una mejora constante.
• Busca disminuir los fallos y los problemas iniciales, contribuyendo con ello a la disminución de los costos y a contribuir al desarrollo de un producto o servicio más eficiente.
• Buscar lograr reducir el tiempo y los recursos empleados.

Beneficios de la utilización del QFD

Algunos de los beneficios más claros de la aplicación del QFD de forma constante en la organización se centran en los siguientes puntos:

• Permite recoger información de forma constante de las necesidades de nuestros clientes, así como de los aspectos que debemos mejorar, por poner unos ejemplos. Tenemos que tener presente que la información es poder, por lo que no debemos desaprovechar la oportunidad que nos brinda esta herramienta para recabar estos datos de forma constante.
• Fomenta la innovación al incluir en el diseño del producto o proyección del servicio aspectos que no nacen de un campo interno de la empresa sino que se encuentran influidos por la visión externa de los clientes y sus necesidades. Además, de que esta búsqueda de cubrir las expectativas de los clientes es clave para llevar a cabo un proceso de innovación eficaz y que se traduzca en una mejora de la posición que ocupa la organización en el mercado.
• Reduce los tiempos al evitar el rediseño de un producto.
• Determina prioridades en el proceso de mejora continua y de la búsqueda de la calidad al estar basado en el cliente y en su satisfacción.
• Y, por último, permite reducir costos.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/qfd-una-herramienta-desaprovechada/

Los nuevos desafíos de la auditoría interna en las organizaciones

Richard Chambers, presidente Global del
Instituto de Auditores Internos

¿Cuál es su responsabilidad en escándalos como el de los papeles de Panamá?, el presidente de la asociación mundial del sector habla del tema.

A su paso por el país, el presidente Global del Instituto de Auditores Internos, Richard Chambers, invitado por el Instituto de Auditores Internos de Colombia, habló con Portafolio sobre el papel de esos profesionales en las organizaciones y su responsabilidad en temas como evitar los paraísos fiscales y mantener el blindaje frente a los riesgos tecnológicos.

¿Tienen responsabilidad en escándalos como el de los papeles de Panamá?

Yo diría para comenzar que los auditores internos no son los revisores fiscales de una compañía; no quiero que vayan a tener la impresión de que esa sea el área natural de experiencia y conocimiento para un auditor interno.

¿Pero a esa figura se la señala de tener responsabilidad en los recientes escándalos por omisión o por complicidad?

Bueno, si pensamos en el asunto de los papeles de Panamá en particular, hay personas en países de todo el mundo que se han aprovechado del hecho de que hay leyes que permiten la creación de estas compañías que pueden operar en ciertas jurisdicciones; yo si pensaría que no hay un solo caso en el que alguien diga que el departamento de auditoría interna de esa compañía falló. Los auditores internos solamente pueden ser tan fuertes como lo sea la cultura de la organización y eso indicaría entonces que solamente pueden ser tan fuertes como lo sean las leyes y reglamentaciones; si tuviéramos funcionarios de cargos altos que estuvieran tentados a cometer fraudes, en ese caso es difícil que auditores internos o externos, los contribuyentes o los medios de comunicación se enteraran de esto. 

O sea, nadie en realidad está preguntando cómo es que los medios de comunicación no se dieron cuenta de lo que estaban haciendo estas personas antes, creo que debemos tener cuidado en no decir, por ejemplo, que el auditor interno de Islandia, debería haberse dado cuenta de que su primer ministro había creado una de estas compañías; no está dentro del alcance de la función de auditoría interna el hacer este tipo de evaluaciones.

¿Entonces, cuál es su papel en temas como los paraísos fiscales?

La pregunta es si los altos ejecutivos y el Gobierno pueden haber estado aprovechándose de estas leyes en los paraísos fiscales. 

Yo no sé cómo vaya a supervisar una auditoría interna las actividades de funcionarios en cuanto a la creación de estas compañías en cada caso específico, pero en lo que sí pienso que la función de auditoría interna podría tener un gran valor, sería en evaluar si se están utilizando recursos del Gobierno o si se están desviando estos recursos por parte de estos funcionarios hacia estos paraísos fiscales; allí es donde la función entra a jugar un papel importante, porque obviamente si una persona crea una compañía en un paraíso fiscal, quiere decir que están esperando poner dinero allá, proveniente de algún lado, cuyas fuentes deben conocerse.

¿Quién vigila que sus actuaciones sean ajustadas a las normas?

Si los auditores internos son miembros del Instituto de Auditores Internos, y si están certificados en Auditoría Interna por el IIA Global, tienen por obligación que seguir nuestro código de ética y este establece en qué deben concentrarse y el tipo de conductas éticas que deben demostrar, y si existe alguna queja de violación del código de ética, tenemos la facultad de investigarlo y si se encuentra que la persona cometió una falta, será castigado, inclusive tenemos facultades para que haya revocación de su certificación.

¿Cuál es el rol del auditor dentro de la organización?

Hablar del auditor interno es hablar de la tercera línea de defensa. El modelo es así: la primera línea es que la gerencia diseñe e implemente los controles adecuados en la compañía; la segunda es que la gerencia se asegure a través de la supervisión de que estos controles estén funcionando, y la función de auditoría interna es la tercera que realiza una evaluación independiente y objetiva de que los controles existen y están funcionando, para evitar consecuencias severas en la compañía y para proteger los activos y el valor patrimonial de la compañía y su reputación frente a todos los interesados.

Nuevos retos en las firmas

Ciertamente un reto es el poder estar al día con el ritmo tan rápido al que están cambiando los riesgos. 

Hablamos de ese tema en la conferencia sobre los ‘nuevos desafíos del siglo XXI’. Por ejemplo, cuando la crisis del ébola, hace dos años, se convirtió muy rápido en un riesgo para los diferentes gobiernos y para las Instituciones de salud, inclusive para otras compañías alrededor del mundo. Si uno es un auditor interno y no está al día de que tan rápido está surgiendo cierto riesgo, es posible que no podamos estar pendientes de él y se convierta en un problema.

Si soy auditor interno, probablemente hoy en día voy a estar mucho más atento a estos esquemas de paraísos fiscales, porque sé ahora que es un riesgo mucho más grande de lo que se veía que era antes.

Tomado de: http://www.portafolio.co/negocios/empresas/nuevos-desafios-auditoria-empresas-494605

Los 7 pecados capitales de un sistema de gestión de calidad

Has empezado a implantar un sistema de gestión de calidad y de pronto te parece estar en un gran problema. Eso es porque has cometido uno de los 7 pecados capitales de un sistema de gestión de la calidad.

Lo que suele ocurrir, es que de pronto te lees la norma, no la comprendes del todo, porque si no eres un “iniciado” no hay quien la entienda (ni aún la nueva) y te embarcas en un proyecto que no sabes acabar sin naufragar. Entonces caes en alguno de los 7 pecados capitales de un sistema de gestión de calidad, mira a ver si te reconoces en alguno:

1. Soberbia

Sentimiento de valoración de uno mismo por encima de los demás. No necesito ayuda, ni formación, ni nada de eso. La soberbia te incita a valorarte demasiado, enorgulleciéndote y creyéndote capaz de hacer cualquier cosa por encima de los demás e incluso de tus propias capacidades, de las circunstancias o mejor dicho los contratiempos que se presenten.

Mi madre siempre decía que contra la soberbia, humildad. Si quieres que tu barco llegue a puerto debes recibir formación e información sobre la norma, sobre todo ahora, con la norma nueva (ISO 9001:20015). Otro punto muy importante es no trabajar solo dentro de tu organización, crea un equipo, y entre todos tendréis éxito. Definir bien los roles, funciones y responsabilidades en relación al sistema de gestión también hará que tu sistema funcione mejor, descargándote de tareas que no te corresponden y haciendo partícipes y responsables del buen funcionamiento del sistema a todas las personas de la organización.

2. Avaricia

Es el afán o deseo desordenado de poseer riquezas, bienes u objetos de valor abstracto con la intención de atesorarlos para uno mismo, mucho más allá de las cantidades requeridas para la supervivencia básica y la comodidad personal. Aplica a aquellos que atesoran papeles. Su mayor tesoro son los documentos, los registros a cumplimentar, la burocracia por la burocracia, en muchos casos mal asesorados y tras muchos años certificados, estas personas trabajan para su sistema de gestión de calidad y no al contrario. La norma ISO 9001:2015 pide poca información documentada, si no lo necesitas para que en tu organización se desarrollen los trabajos.

Deja que el auditor se gane el sueldo y busque las evidencias no documentales.

3. Envidia

Es aquel sentimiento o estado mental en el cual existe dolor o desdicha por no poseer uno mismo lo que tiene el otro, sea en bienes, cualidades superiores u otra clase de cosas tangibles e intangibles. ¿Eres de  quieren un certificado por que tu competencia lo tiene? Ese es un error de los grandes. Implantar un sistema de gestión de calidad supone un coste alto de recursos, tanto humanos como económicos, que serán una inversión ventajosa para tu organización si tu motivación es la mejora continua y no la de llegar a tener un papel.

Este coste sólo podrá ser visto como una inversión si tiene retorno en tu organización. Las ventajas de implantar y certificar son muchas, lograr los objetivos de tu empresa, agregar valor a tus productos y servicios, satisfacer a tus clientes y con ello desarrollar y mantener ventajas competitivas que te diferencien de sus competidores. Pero no las tendrás si tus motivaciones son las correctas.

4. Ira

Emoción que se expresa a través del resentimiento o de la irritabilidad. La actitud es “No estoy de acuerdo con lo pide la norma, hagamos lo que ellos quieren y luego lo cambiamos”. Esta actitud se vive especialmente en organizaciones que contratan apoyo externo para implantar su sistema de gestión. En muchos casos se une al pecado de soberbia, llevamos 20 años habiendo las cosas a mi manera, no van a decirme a mi estos de la ISO cómo trabajar.

Te llevará de cabeza al cumpli-miento. Es decir, a escribir que haces una cosa y hacer otra. A los sistemas paralelos, a rellenar papeles para pasar la auditoría pero que no te aportan ningún valor.

5. Lujuria

Es el deseo sexual desordenado e incontrolable. Bueno, imagino que, aunque hay gente para todo, no te “pone” la norma ISO 9001, por eso vamos al sentido no sexual de la lujuria, el que se refiere a un deseo apasionado de algo. Puede que desees tanto tener el certificado que estés dispuesto a cualquier cosa, como certificarte con un sistema de los llamados de corta y pega, que no reflejan la realidad de tu organización, o simplemente llevar un sistema paralelo, un montón de papeles de cara a pasar la auditoría, que no se tocarán hasta un mes antes de la siguiente auditoría. ¿Sabes que estás tirando tu tiempo y tu dinero por el váter, verdad?.

Analiza a fondo a tu organización y también la norma, y encuentra tu propia forma de implantarla, igual que tu organización es única, tu sistema de gestión también debe serlo.

6. Gula

Es un exceso en la comida o en la bebida. Pues sí, me has pillado, a este pecado capital no he podido relacionarlo con la implantación de un sistema de gestión, pero si la virtud teologal que la combate, la templanza, que ayuda a afrontar la gula Al practicar la templanza se desarrolla la voluntad sobre los instintos manteniendo así los deseos en los límites de la honestidad. Practica la templanza, marcando desde el principio los límites de tu sistema de gestión. Analiza el contexto en el que se mueve tu organización, analiza los requisitos de tus partes interesadas, así como los requisitos legales y normativos que te aplican, y basándote en ellos define el alcance de tu sistema de gestión. Será un buen primer paso en tu camino hacia el éxito.

7. Pereza

Es la negligencia, astenia, tedio o descuido en realizar actividades. Uno de los pecados que más afectarán al correcto funcionamiento de tu sistema de gestión, y que en muchos casos vendrá dado por haber cometido, en primer lugar, alguno de los pecados anteriores.

Si tu sistema es muy burocrático, poco ajustado a la realidad de tu organización, o no se han definido y comunicado claramente las funciones y responsabilidades en relación a él, entre otras cuestiones, esto dará como resultado que el mantenimiento del sistema te de una pereza horrible. El resultado será que tu sistema no te servirá para nada, ni cumplirás  los objetivos de tu organización, ni será competitiva, ni eficaz, ni haréis las cosas de una manera más simple, ni podrás asegurar que todos, en la organización, trabajan para cumplir los requisitos del cliente. Bueno, sí, para algo sí que servirá, para darte quebraderos de cabeza.

Como me imagino que no quieres que tu sistema de gestión se convierta en un "gran problema", no caigas en ninguno de los 7 pecados capitales de un sistema de gestión de calidad. Si necesitas nuestra ayuda para ello, estamos deseando hacer equipo contigo.

Tomado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/7-pecados-capitales-de-un-sistema-gestion-calidad/

La gestión del riesgo en las normas ISO de alto nivel

Uno de los cambios fundamentales que incorporan las nuevas versiones de las normas ISO de alto nivel o HLS (27001:2013, 9001:2015, 14001:2015, etc…), consiste en establecer un enfoque sistemático de los riesgos, en lugar de tratarlos como un componente más de un sistema de gestión.

Por: 

Beatriz Martínez Cándano

En ediciones anteriores de la mayor parte de las normas, existía una cláusula que definía el contenido y los términos de las acciones preventivas, necesarias para la mejora continua. Pues bien, en las nuevas ediciones, el riesgo es considerado e incluido a lo largo de todas las cláusulas y partícipe de todos los procesos. 

Es decir que, al adoptar un enfoque basado en el riesgo, cualquier organización se convierte en proactiva en lugar de reactiva como anteriormente. La misión de todo ello es prevenir o reducir los efectos no deseados de los escenarios de riesgo, cuya materialización pueda hacer que los objetivos empresariales y, por ello, los de los diferentes sistemas no lleguen a cumplirse, a la par de promover la mejora continua. O, lo que es lo mismo, que la acción preventiva se convierte en automática cuando tenemos un sistema de gestión basado en la percepción y gestión continua del riesgo al que estamos expuestos.

A decir verdad, la gestión del riesgo es algo que todos hacemos de forma automática y, a menudo, de manera inconsciente puesto que forma parte de nuestra rutina diaria de “integridad” personal.  Nuestro pensamiento (salvo el de los inconscientes) está basado en el riesgo. Al saltarnos un semáforo con el coche todos evaluamos el riesgo y tomamos una u otra decisión, más o menos acertada, basándonos en nuestras propias necesidades. No obstante, cuando pensamos en riesgo, la idea general es la de la visión negativa. Cuando lo que esta nueva visión aportada por las normas nos pretende inculcar es que el pensamiento basado en riesgo también puede ayudarnos a identificar las oportunidades.

Si esto lo aplicamos al ejemplo de saltarnos con el coche un semáforo en rojo, nuestro primer pensamiento puede ser el que, haciéndolo, tendremos la oportunidad de llegar antes al sitio al que nos dirigimos; pero existe un índice de riesgo elevado de que tengamos un choque contra otros vehículos. Mientras que este índice de riesgo de accidente se reduciría considerablemente si esperásemos a que el semáforo se pusiese en verde para poder pasar. Pero quizás esta opción haría que, al llegar más tarde al sitio al que nos dirigíamos, perdiésemos la oportunidad de cerrar una operación importante.

Una oportunidad, por tanto, no siempre está directamente relacionada con el riesgo puesto que, incluso habiendo optado por la decisión con menos riesgo, podríamos haber llegado a tiempo; pero lo que sí está claro es que siempre está relacionada con los objetivos, en este supuesto, cerrar la operación. La mejora empieza cuando, al considerar una situación bajo este prisma, podemos identificar oportunidades de mejora. Por ejemplo, y aplicado a este caso, tomar una autopista de peaje que, aunque nos suponga un coste adicional nos permita llegar sin sobresaltos e, incluso, comprar un detalle por el camino para asegurarnos el éxito, o bien hacer una llamada que no habíamos tenido en cuenta para convocar a alguien más que llegue antes que nosotros y nos permita que la operación no es escape. Todo esto no sería posible sin una perspectiva ni un análisis previo, puesto que cualquier acción que tomemos va a cambiar el contexto.

Conclusión: Uno de los principales objetivos de las normas ISO de alto nivel, es el de proporcionar la confianza necesaria en la capacidad de la organización para gestionar sus sistemas como herramientas y no como barreras para conseguir los objetivos que se han marcado. Suena bien ¿No? Seguiremos ahondando en ello.

Tomado de: http://www.krio.es/la-gestion-del-riesgo-en-las-normas-iso-de-alto-nivel/

7 claves de la ‘receta del SENA’ para el empleo y el emprendimiento

En un foro realizado en Cartagena, empresarios exitosos del país aportaron los ingredientes esenciales para formar con pertinencia, crear empresa y generar nuevos empleos.

“El SENA es fundamental en la búsqueda de empleo para los jóvenes. Ya estamos en 65 de cada 100 egresados con trabajo; eso demuestra que la formación es acorde a las necesidades de los empresarios”, señaló el ministro del Trabajo, Luis Eduardo Garzón, en la intervención de apertura. 

El objetivo del foro fue evidenciar la formación en pro de los requerimientos que demanda el aparato productivo del país y el emprendimiento como mecanismos de generación de empleos de calidad, así como el potencial de las dinámicas regionales en el desarrollo económico del país.

Cada panelista aportó el ingrediente que creía necesario para empoderar a los más de 200 asistentes a la Casa del Marqués del Premio Real, en la zona histórica de Cartagena. 

Valentía, innovación, vocación, felicidad, ética, potencial humano, solidaridad y pasión conforman la receta que se cocinó en el Foro ‘Formación, pertinencia y emprendimiento: claves para el empleo’ que tuvo lugar en ‘La heroica’.

1. VALENTÍA. “El emprendimiento es la valentía de una persona que se atreve, contra todo pronóstico, a renunciar a ser un empleado y a retar al mundo para construir una empresa y generar empleo”: Alfonso Prada, director general del SENA.

2. INNOVACIÓN. “No solo se trata de crear un empresa; la innovación también hace parte del emprendimiento. El purismo no debe existir; el desarrollo de un país se logra con buenas políticas de apoyo a la innovación”: Leonor Espinosa, chef y propietaria del restaurante Leo Cocina y Cava.

3. VOCACIÓN Y FELICIDAD. “El emprendimiento es la vocación de la vida empresarial, así como la fe es la vocación de la vida religiosa: se tiene o no se tiene”: Jean Claude Bessudo, presidente de Aviatur.

4. ÉTICA. “El SENA ha hecho muy bien su labor. Estamos llamando permanenmtene para ofrecer pasantías a los aprendices; es casi una preselección que nos ayuda a mantener el estándar de servicio. Todo está amarrado a la ética, para dar con gente capacitada de manera pertinente”: Alonso Giraldo, gerente general del Hotel Estelar Cartagena. 

5. POTENCIAL HUMANO DE LAS REGIONES. “Tenemos muchos empleados del Pacífico, el Caribe, Boyacá, Cundinamarca. Gran parte del potencial humano de nuestra empresa proviene de todas las regiones de Colombia y esa es nuestra mayor alegría”: Benjamín Villegas, fundador de la cadena de restaurantes de comida oriental Wok.

6. SOLIDARIDAD Y DIGNIDAD. “La formación del ser es pertinente para el empleo, porque se produce mucho más trabajo en una economía que crece gracias a la solidaridad y a la dignidad. La formación del ser es esencial para los nuevos trabajadores y emprendedores”: Juan Emilio Posada, presidente y cofundador de la aerolínea Viva Colombia.

7. PASIÓN. “Uno tiene que estar enamorado de lo que hace; para mí no es un sacrificio trabajar un fin de semana, el Día de la Madre, Navidad o Año Nuevo. Ccuando uno hace lo que le gusta, no es un sacrificio levantarse por las mañanas a trabajar; es cuestión de pasión, amor, cariño, dedicación, perfeccionismo y suerte”: Harry Sasson, empresario del sector de preparación de alimentos y egresado SENA.

Tomado de: http://www.sena.edu.co/sala-de-prensa/escrita/Paginas/Noticias/Receta-para-el-empleo-y-el-emprendimiento.aspx

10 Herramientas para Ser más Productivo

Sientes que el tiempo no te alcanza para nada? ¿Tienes un montón de tareas pendientes y no das abasto con ellas?... Tal vez tu problema no sea de falta de tiempo, sino de falta de organización.

No importa si eres empresario, emprendedor, trabajador, auto-empleado, hombre de negocios, inversor o estudiante; siempre crees que necesitas más tiempo para realizar todos tus pendientes. Lamentablemente es imposible disponer de más tiempo, pero lo que sí puede ser posible es realizar tus pendientes de forma inteligente, para que al final tengas tiempo para convivir con tu familia y amigos, leer o realizar tu pasatiempo favorito.

A continuación los dejo con una selección de aplicaciones para ser más productivos:

1. FOCUS BOOSTER

Es una herramienta digital para aumentar la productividad al momento de trabajar. Está basada en la famosa Técnica Pomodoro, la cual consiste en alejar las distracciones y concentrarte en la actividad que estés realizando durante 25 minutos. Al final de los 25 minutos tomas un descanso de 5 minutos y cuando finalicen, regresarás a otra etapa de 25 minutos para seguir trabajando.

¿Cómo funciona?

Simplemente abres la aplicación y una vez que estés listo para trabajar y sin distracciones, aprietas el botón de play y el cronómetro contará los 25 minutos.

Características

Esta aplicación tiene una función limitada cuando se trata de utilizarla de forma gratuita. Si quieres más funciones como gráficas de tu productividad, reportes y más funciones, debes de pagar por la aplicación.

Solo está en inglés

Disponible para Hay dos versiones:

El cronómetro para escritorio (Windows y Mac)

El cronómetro online

Cabe aclarar que el cronómetro de escritorio y el online tienen funciones diferentes, así que no está de más probar ambos y quedarse con el que mejor se adapte a tus necesidades.

2. EVERNOTE

De mis aplicaciones favoritas y la que utilizo TODOS los días; no importa si es para trabajar, para guardar artículos favoritos, para chatear con mi socio de emprendimiento, etc. Esta aplicación te ayuda para trabajar en equipo y recopilar información en un solo lugar, sin necesidad de tener un desorden. Puedes compartir el contenido con un amigo o compañero de trabajo.

¿Cómo funciona?

Evernote funciona de una manera sencilla:

Notas (como una hoja del bloc de notas): Escribes en ellas lo que quieras (ideas, links para guardar, listas, etc.). También hay notas de audio, captura de pantalla, video, etc.

Libretas: Esta funciona como una libreta en físico. Aquí puedes recopilar las notas de un tema o similares en una sola.

Pila de libretas: Acá recopilas las libretas que tengan un tema en común, para que sea más rápido encontrar lo que estés buscando.

Workchat: esta función es nueva y prácticamente es un chat exclusivo que utilizas con tus compañeros de trabajo o socios empresariales.

Por ejemplo:

Yo tengo una pila de libretas que se llama CAPITALISMO, en la cual una de las libretas es NEGOCIOS; en ella tengo notas de diferentes temas que se utilizan en el mundo de los negocios y en cada una, links o anotaciones sobre el tema: Administración, Recursos humanos, Marketing, Negociación y ventas, plan de negocios, etc.

Características

Evernote cuenta con tres diferentes formas: Gratis, Premium y Business.

Está en varios idiomas.

Disponible para Navegador web, Windows, Mac, y dispositivos móviles con sistemas Windows, Android y iOS

3. TODOIST

Es un gestor de tareas que lo puedes utilizar desde cualquier lugar del mundo, además de compartir tus tareas con las personas que quieras. Lo puedes utilizar para cosas personales así como de trabajo. Lo interesante de esta aplicación es que tiene un medidor de productividad.

¿Cómo funciona?

Añades una tarea; nombre, fecha de vencimiento o de realización, en qué proyecto irá, nivel de prioridad, alarma.

Proyectos: Aquí creas una clasificación donde irán las tareas a realizar que tengan que ver con ese tema.

Por ejemplo:

Si eres emprendedor, creas el proyecto “MI EMPRESA” y ahí irás creando las tareas que necesites ir realizando.

No hay límite de tareas ni de proyectos para realizar, aunque claro, entre menos tareas tengas al día, mucho mejor.

Características:

Versión gratuita que es un poco limitada;

Premium, donde podrás hacer notas, adjuntar archivos, realizar seguimientos de productividad, etc.

Negocios, donde podrás compartir las tareas con tus compañeros, enlazar tareas y archivos, además de que tendrás seguridad y privacidad para que tu empresa esté a salvo de terceros que quieran robar tu información.

Está en varios idiomas.

Disponible para Navegador web, Windows, Mac, Gmail, extensión en navegadores y dispositivos móviles con sistemas Windows, Android y iOS.

4. CANVANIZER

Canvanizer es una web page que ofrece diferentes lienzos de negocios, muy útiles para emprendedores, empresarios e inclusive para inversores. Puedes crear ideas para tu empresa, mejorar tus productos y servicios y más importante aún, los puedes compartir con tus compañeros o socios.

¿Cómo funciona?

Eliges un tema, después en cada tema hay diferentes lienzos a escoger.

Hay diferentes categorías de plantillas de lienzos (canvas), tales como; Business Model Canvas, Lean Canvas, SWOT Analysis, Kanban management, Project Canvas, etc. Cada una de ellas se va llenando con posticks virtuales.

Características

Lo mejor de todo es que Canvanizer es gratuito y no hay límite de lienzos que puedas crear. También por cada lienzo que elijas, la página te ofrece un glosario para que sepas de qué trata cada uno y cómo llenarlo.

El único idioma disponible es inglés.

Disponible para Únicamente en la página web.

5. CANVA

Canva es un excelente sitio para aquellas personas que necesiten hacer un diseño y no tengan un programa profesional para realizarlo.

¿Cómo funciona?

Puedes crear desde posts para redes sociales, como portadas para álbumes musicales, carteles publicitarios, tarjetas de presentación, portada para ebooks, etc. Encuentras plantillas, puedes elegir a tipografía a utilizar, colores, diseños para contenido y hasta puedes subir tus propias imágenes. Cuando finalices tu diseño, lo podrás descargar en imagen o en PDF.

Características

Es gratuito pero hay que tener cuidado con qué diseño o imágenes elijes, ya que algunos te cobran por utilizarlos.

Te ofrece una sección de tutoriales y de tips para hacer mejores diseños.

Solo está en inglés.

Disponible para Únicamente en la página web.

6. FOTOR

Es un editor de fotos para aquellos que no tienen un conocimiento profesional de edición de imágenes e inclusive para aquellos que sí saben, pero no tienen el software adecuado.

Aparte de editar fotos, puedes crear collages, banners, tarjetas de felicitación y slideshows.

¿Cómo funciona?

Subes una imagen y tendrás varias opciones para editarla: recuadros, tipo de color, tono, etc. Puedes dejar las imágenes guardadas en tu cuenta o descargarlas para compartirlas.

Características

Es gratuito, sencillo y no hay límite de edición o creación de imágenes.

Está disponible en varios idiomas.

Disponible para Página web de Fotor, dispositivos con Android y iOS, Windows y Mac.

7. EVERNOTE CLEARLY

Esta es de mis favoritas. Prácticamente lo que hace es que si estás leyendo un artículo de un blog o una página web, te permite “limpiar” el artículo de publicidad y otras cosas que nos distraen para así poder tener una mejor comprensión lectora.

¿Cómo funciona?

Muy sencillo: abres el artículo que quieras leer, aprietas el icono de Evernote Clearly y automáticamente te lleva el texto a otra pantalla donde podrás editar el color de fondo, el tamaño de la letra y hasta podrás guardarlo para leerlo después.

Características

Es gratuito y los artículos guardados se irán a tu cuenta de Evernote. Puedes elegir el color de fondo del artículo, aumentar o disminuir la letra, etc.

Los idiomas disponibles son los mismos que el Evernote normal.

Disponible para Extensión para Google Chrome, Mozilla Firefox y Opera.

8. POCKET

Una de las mejores herramientas sin duda. Pocket sirve para que guardes prácticamente todo lo que te interesa en la web y así puedas verlo en otro momento, las veces que quieras y en cualquier dispositivo.

¿Cómo funciona?

Muy sencillo: debes de tener el artículo o video abierto en tu navegador, seleccionas el icono de Pocket y lo guardas. Para ver lo que guardaste solamente abres la aplicación o la página web y podrás ver el contenido guardado. Así como Evernote Clearly, podrás modificar el color de fondo, el tamaño de la letra, compartirlo, etc.

Características

La versión gratuita es buena, aunque la versión Premium te deja guardar en la biblioteca lo que salvaste, aunque esto haya sido eliminado de su fuente original, así como también te ofrece una opción más potente de búsqueda.

Está disponible en varios idiomas.

Disponible para Extensión para navegadores web, en la página web, para sistemas Android, iOS y Kobo.

9. WUNDERLIST

Otra excelente aplicación para gestionar tareas y realizar listas. Es similar a todoist, la diferencia es que esta no trae un medidor de productividad, pero sí puedes compartir los pendientes con tus compañeros de trabajo o familiares para que ellos puedan ver qué falta por hacer e inclusive pueden agregar nuevas tareas.

¿Cómo funciona?

Simplemente creas una lista, le pones el nombre que desees y en ella agregas los pendientes.

Por ejemplo:

Yo tengo una lista que se llama 2015 y los pendientes son las cosas que quiero realizar en el 2015.

Características

Como ya mencioné arriba: sus principales características son que se puede compartir con un amigo, familiar o compañero de trabajo para que ellos sepan qué pendientes hay e inclusive poder crear nuevos. También puedes agregar una fecha en que se realizará la tarea pendiente o dejarla sin fecha. Tienes la opción de recordatorio para tus tareas importantes además de poder agregar subtareas. Algo que hace único a Wunderlist que supera a Todoist; puedes adjuntar archivos de imágenes, PDF’s, texto e inclusive grabaciones de audio (Como Evernote).

Está en varios idiomas. También tiene opción de pago la cual te ofrece: añadir archivos ilimitados, tareas o asignaciones ilimitadas, 10 temas de fondo de la aplicación e ilimitadas subtareas.

Disponible para Windows, Mac, Android, iOS, Windows Phone, Kindle Fire, Chromebook, extensions para los navegadores Chrome, Firefox y Safari; y aplicación para Google Chrome.

10. COGGLE

Coggle es una grandiosa herramienta para crear mapas mentales. Perfecta para aquellos estudiantes, trabajadores, empresarios, emprendedores… en fin; para todo aquel que necesite que sus ideas fluyan.

¿Cómo funciona?

Te registras y comienzas a crear los mapas mentales que quieras. Al principio es un poco complicado entenderle, pero tienes instrucciones de cómo funciona y los comandos, así que un poco de práctica y listo.

Características

Como muchos otros programas para mapas mentales, este te permite agregar imágenes, compartir tus mapas con quienes desees y lo mejor de todo. También puedes cambiar el color y crear subramas. Es totalmente gratuito e ilimitado en la creación de mapas mentales. Lo único que no me gusta es que solamente puedes crear ramificaciones a los lados, y aunque las muevas hacia arriba o hacia abajo, las raíces siguen apareciendo a los lados.

CONCLUSIÓN

Seguro muchos dirán que varias herramientas se parecen a otras y efectivamente sí; pero no todas son iguales. Sin embargo, en mi caso yo uso todas y combinándolas son una poderosa forma de ser más productivo.

En el caso de qué es mejor utilizar, si Todoist o Wunderlist: mi respuesta es que ustedes prueben ambas y al final se queden o con las dos o con una sola. Como expliqué arriba; cada una tiene sus ventajas.

¡Espero haya sido de su agrado este artículo y no olviden compartir! También los animo a probar las herramientas y comentarlas :) ¡Saludos!

Tomado de: http://www.negociosyemprendimiento.org/2014/12/herramientas-ser-mas-productivo.html

Lo que no se mide no se puede mejorar... ¿Quieres mejorar tu organización?

Es un concepto lógico, para mejorar necesitamos poder comparar, es necesario tener una referencia cuantificable de lo que queremos superar.

Para llegar a ser el Nº 1 en el ranking de la ATP de tenis necesitamos saber en qué puesto del ranking estamos actualmente o si queremos alcanzar una determinada marca de salto de longitud necesitamos saber cuál es nuestra marca actual.

De esta forma podemos saber la diferencia entre a dónde estamos y dónde queremos llegar, y conociendo la diferencia podemos poner los medios necesarios para alcanzarla.

¿Qué ocurre si no medimos o cuantificamos nuestra actividad? Muy sencillo, es imposible fijar un objetivo.

Recordemos las propiedades que debe tener un objetivo. Un objetivo debe ser SMART, la traducción literal al español "INTELIGENTE", y es un acrónimo compuesto por:

S (Specific) Específico

M (Measurable) Medible

A (Achievable) Alcanzable

R (Realistic) Realista

T (Time-bound) Limitado en el tiempo

Es muy difícil ser Nº 1 del ATP si ni siquiera sabemos jugar a tenis, el objetivo sería específico, pero no sería medible puesto que somos incapaces de determinar nuestro nivel, no es alcanzable (ni con un milagro), no es realista (no hace falta incluir ningún comentario al respecto) y tampoco es limitado en el tiempo ya que aunque empezásemos hoy a jugar a tenis todos los días estaríamos a literalmente a “años luz” de alcanzar algún puesto del ranking de la ATP.

Si no podemos fijar un objetivo SMART es imposible poner los medios necesarios para alcanzarlo.

Supongamos que nos ponemos en la piel de Rafa Nadal cuando estaba en el puesto Nº 3 de la ATP, y su objetivo era alcanzar el Nº 1, ¿pensáis que Rafa tenía un plan para conseguirlo? ¿O por el contrario pensáis que estaría esperando a ver qué ocurre con sus contrincantes (si pierden o tienen alguna lesión) y con suerte alcanzar el Nº 1? Como se suele decir, sentarse a verlas venir.

Rafa, podría haber tenido un plan como el siguiente, ganar 2 de los 4 gran slams, ganar 4 torneos Máter 1000 y para conseguir esto tendría que mejorar la velocidad de su saque un 25%, conseguir cero lesiones, mejorar un 30% sus golpes ganadores, incrementar un 40% los puntos de segundo saque.

Cómo podéis observar su plan estaría compuesto por objetivos y subobjetivos específicos y cuantificables o medibles y por supuesto realistas, alcanzables y para un periodo de tiempo específico.

En términos empresariales llegar a ser el Nº1 y ganar los diferentes torneos serían objetivos estratégicos y el resto objetivos operativos.

Si trasladamos los objetivos definidos de forma gráfica podría quedar de la siguiente manera, en términos de gestión se denominaría un "Mapa Estratégico"

Entonces, ¿qué puede hacer Rafa para conseguir estos objetivos? Seguramente tendría un "Plan de Entrenamiento", acciones, plazos de tiempo, responsables…. Es decir, horarios de entrenamiento, planes de ejercicios, entrenadores para cada ejercicio… Y sobre todo un control y seguimiento de las acciones y los medibles para saber si puede conseguir o no su principal objetivo.

Seguramente tendría máquinas de medición que tomen datos de la velocidad de su golpeo, y gente de su equipo que registre las cifras para elaboración de estadísticas con la finalidad de evaluar su nivel de rendimiento.

En una empresa la toma de datos y la planificación de objetivos no son diferentes a la que pueda tener un jugador profesional de tenis. El concepto es el mismo.

Medir los aspectos clave del negocio para saber dónde estamos, fijar objetivos SMART para saber dónde queremos llegar y tener claros qué medios son necesarios para conseguir las metas propuestas.

La toma de datos es sencilla ya que toda la información fluye por la empresa y suele estar concentrada en un ERP.

Los objetivos no se encuentran en la mente del equipo directivo, no solo los conocen ellos, los objetivos son plasmados en un documento a través del cual se comunica a toda la empresa el camino que hay que seguir. El documento es el Cuadro de Mando Integral. Una herramienta que evalúa el nivel alcanzado en cada objetivo de forma simple y clara.

El Cuadro de Mando es la herramienta que nos dice si vamos por el buen camino o por el contrario necesitamos rectificar, mejorar o asignar más recursos para llegar con éxito a la meta.

Para descargar una versión en Excel del Cuadro de Mando Integral haz click aquí

Resumiendo:

• Mide los aspectos clave de tu empresa
• Establece objetivos SMART para mejorar los aspectos clave
• Plasma los objetivos en un documento como El Cuadro de Mando Integral
• Elabora un Plan de Acción para alcanzar los objetivos
• Realiza Control y Seguimiento de los Objetivos en El Cuadro de Mando Integral y el Plan de Acción
• Establece medidas correctoras para los medibles que están muy por debajo del objetivo marcado

Siguiendo esta metodología y con un poco de práctica tienes muchas posibilidades de mejorar los resultados de tu empresa.

Tomado de: http://www.negociosyemprendimiento.org/2014/06/lo-que-no-se-mide-no-se-puede-mejorar.html

Sorpréndase, Un buen servicio ya no basta...

Las ventajas que ofrecen los mercados, son sólo eso, ventajas de un mercado y por lo tanto, son oportunidades, que sino se aprovechan mediante un buen SERVICIO, son efímeras y alguien más las aprovechará ..!

Hace algún tiempo las personas se preguntaban y analizaban esta frase sabiendo que la calidad del SERVICIO es consideraba como la piedra angular del éxito de las organizaciones. 

Pero, es suficiente? Y qué viene después? 

Desde ese entonces, siempre me pregunté, por qué un buen SERVICIO no es suficiente, si normalmente es lo que las personas prefieren cuando demandan bienes y servicios en el mercado? 

A raíz de ese cuestionamiento existe la inquietud de comprender la filosofía del SERVICIO y de entender que el ser humano, en su calidad de cliente o consumidor, busca más que un simple producto.

La combinación entre producto y SERVICIO es la unión perfecta para entender que nosotros como consumidores queremos percibir la importancia de lo que somos cuando adquirimos productos: "Ser atendidos de manera excelente". También hemos entendido que lo que es SERVICIO para algunos no necesariamente lo es para otros, pues el SERVICIO depende de lo que el consumidor espera del producto adquirido, de la organización que lo vende y de la persona que lo está atendiendo; por eso la importancia de entender qué quieren nuestros cliente y partes interesadas.

Existe un sinnúmero de situaciones donde podemos expresar el del significado de SERVICIO para un cliente:

• Entrega inmediata del producto o prestación del servicio.
• Garantía internacional.
• Seguros por pérdida.
• Excelente estado del producto.
• Garantía extendidas.
• Excelente atención telefónica o virtual.

El SERVICIO, en consecuencia, se constituye en el mejor argumento para garantizar el regreso de los clientes, de tengan una buena experiencia con los bienes y/o servicios ofertados y por ende con la organización.

Podríamos enumerar más de 150 items con relación al servicio, pero lo que realmente deseamos destacar en este breve escrito, es la filosofía que cada organización le debe imprimir o lo que desea significar con su SERVICIO, con el objeto de mejorar continuamente su nivel de atención a las partes interesadas.

Siempre se debe buscar la calidad en todos los procesos, desde la atención telefónico y virtual (electrónica), hasta la atención directa e indirecta a todas las partes interesadas. El SERVICIO debe ser un compromiso asumido con la mayor seriedad y conciencia por todos los integrantes de una organización, debe ser parte integral de la filosofía organizacional y trascender a quienes de manera directa adquieren o demandan sus bienes y servicios.

No se puede olvidar que tras de cada producto vendido, existe un entorno que lo usa directa o indirectamente y que es deber de la organización responder integralmente ante los diferentes items relacionados con el SERVICIO ofrecido o comprometido en la política organizacional. La organización debe ser "un todo" que persiga satisfacer ese voto de confianza que los clientes han depositado adquiriendo sus bienes y/o servicios. Así lo debe manifestar y proyectar.

Es un equipo de trabajo que busca denodadamente la mejora continua de la organización, la excelencia en el SERVICIO, en los procesos y procedimientos. El SERVICIO, en consecuencia, se constituye en el mejor argumento para garantizar el regreso de los clientes, de tengan una buena experiencia con los bienes y/o servicios ofertados y por ende con la organización.

Fuente: Basado en el articulo del mismo nombre del Dr J. Arley Millán G., Gerente general de UNITRON Clombia, publicado en el editorial del magazín UNITRON.