ISO 9001:2015 DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA UNA AUDITORÍA

Si quieres blindar tu Sistema de Calidad, hacerlo a prueba del Auditor más estricto, te recomiendo que revises si ya cubriste estos puntos.

Es el día más odiado para todo Jefe de Calidad, pero es una fechas inevitable, la Auditoria a nuestro Sistema de Gestión siempre llegará, queramos o no. Por lo cual, la única medida que podemos tomar es prepararnos con anticipación:

1. Alcance (4.3):

Este documento deberá estar revisado, actualizado y disponible para cualquier persona que lo requiera […] El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. […] Un punto en el que los Auditores externos son muy inquisitivos es en la fecha de la última actualización. (Ver Como definir el Alcance del Sistema de Calidad)

Se debe tener especial cuidado en que nuestro alcance deje claro cuáles son los productos y servicios cubiertos por nuestra empresa, con la justificación explicita de los requisitos de la Norma que consideramos no aplican a nuestra organización, tal como lo dice el punto 4.3: “El alcance debe establecer los tipos de producto y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.”

2.  Operación de los Procesos (4.4 y 8.1):

Aunque no lo dice explícitamente, esta sección se refiere a tener a la mano, los procedimientos actualizados, mapas de procesos y registros o cualquier otra documentación que garantice que los procesos se realizan según lo planificado, incluyendo el registro del control de procesos externos o tercerizados.

“4.4.2 En la medida en la que sea necesario, la organización debe:

a) Mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos;

b) Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.”

3. Política de Calidad (5.2.):

Debemos tener a la mano el documento donde está plasmada, actualizada y aprobada la Política de Calidad de nuestro Sistema. Es seguro que después que el Auditor revise nuestro documento, verificará personalmente, entre los colaboradores, que la conozcan y la tengan a la mano. (Ver “Definiendo la Política de Calidad”)

Por lo que se recomienda hacer carteles, imprimir y pegar la política en cada cubículo de los colaboradores, ya que es común que al ser auditados olviden completamente lo que les explicamos con anterioridad. Aunque contemos con una intranet donde este la política, es seguro que ante el nerviosismo de ser auditados, olviden hasta su nombre.

Es por ello, que también debemos respaldarnos con el registro de los entrenamientos que hemos hecho en el último año sobre la política, ya que también la norma exige su comunicación y explicación:

“La política de calidad deberá (5.2):

a) estará disponible como información documentada;

b) ser comunicada dentro de la organización;

c) estar a disposición de las partes interesadas, según proceda; y

d) ser revisada para su continua adecuación.”

Basta con un listado de asistencia, firmado por todos los colaboradores, del entrenamiento anual o semestral que dimos de la política.

Recuerda que si un colaborador olvida la política al ser auditado, es seguro que el auditor te buscará y pedirá este registro, si lo tienes, le levantará una No Conformidad a él, pero si no tienes el registro, significará que no hay prueba alguna que le diste la capacitación, por lo que la No Conformidad será para ti.

4. Objetivos de Calidad (6.2)

Es un documento donde están fijados los objetivos de calidad de la organización, alineados a la Política de Calidad, actualizados una vez al año y autorizados por la Alta Dirección, recordemos que como Jefes de Calidad debemos verificar  que sean:

• Coherentes
• Relevantes
• Medibles
• Y debemos tener la evidencia del seguimiento o cumplimiento de cada objetivo.

5. Recursos para el Seguimiento y la Medición (7.1.5)

Pongamos un ejemplo, nuestra empresa fabrica tuberías para agua potable, entonces, como Encargados de Calidad, buscamos la norma internacional o nacional que rige este producto.

En este caso, es la norma ASTM XX. Esta norma detalla las características de los equipos de medición que se deben utilizar para verificar la calidad del producto, Entonces, en base a ese detalle, compramos los equipos de medición. ¿Todo claro hasta acá?

Esta sección de la Norma ASTM XX que nos sirvió para la compra de los equipos, será la evidencia de entrada que presentaremos al auditor. Luego procederemos a crear los procedimientos de medición de los productos. Ajuste, calibración y cuidado de los equipos, con sus respectivos registros, los cuales serán el resto de evidencias que presentaremos del cumplimiento de este punto.

En caso, que no exista una norma que detalle los equipos que debemos usar, procedemos a preguntar al fabricante, distribuidor o consultor. EL documento que este nos entregue, detallando los equipos necesarios para la medición de nuestros productos, será nuestra evidencia de cumplimiento. (Debemos tener este documento a la mano, no es necesario actualizarlo anualmente, sino, cada vez que cambiamos el producto que fabricamos).

6. Competencias (7.2):

Esta parte está bajo custodia de  R.R.H.H. Generalmente el documento que contiene esta información, es el Manual de Perfil de Puestos, donde deben estar detallados los siguientes puntos:

“La organización debe:

a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad; 

b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;

c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;

d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.

NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes”

7. Información Documentada (7.5):

Recordemos que ya no es obligatorio tener un Manual de Calidad, ni aquella cantidad interminable de procedimientos, fichas de procesos y registros que generalmente ahogaban al Sistema de Gestión en procesos burocráticos, improductivos e inútiles, PERO, eso no significa que desaparecieron los procedimientos y registros por completo. Todo lo contrario.

Sencillamente, se debe de tener a la mano los procedimientos y registros revisados y actualizados, que en caso de faltar, comprometan la calidad del producto o servicio que ofrecemos.

Es decir, si nuestra empresa es un Call Center, un procedimiento para la “Gestión de Llamadas Perdidas” es vital, ya que las llamadas telefónicas son nuestro negocio. PERO, si somos fabricantes de prótesis dentales, resulta ser un procedimiento no tan útil; mejor nos enfocaríamos en un procedimiento para garantizar que las materias primas que usamos no son toxicas para el ser humano.

Actualmente un procedimiento puede estar contenido en un video, audio o similar, que sea más explicativo y dinámico en la realización del producto o servicio.

En resumen, debemos tener los procedimientos y registros pertinentes a nuestra operación, incluyendo el listado de documentación externa que usamos (Ley de Seguridad Social, Código de Comercio, Leyes referentes a nuestra operación)

8) Salidas del diseño y desarrollo y cambios (8.3.5, 8.3.6)

En caso que la empresa diseñe productos, el equipo de diseño deberá tener por escrito las características del diseño y desarrollo de cada uno de los productos incluidos en el alcance, además de los cambios que se le realicen con su debida justificación. Los requisitos mínimos que  este documento debe contener son:

“a) cumplen los requisitos de las entradas; 

b) son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios;

c) incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación;

 d) especifican las características de los productos y servicios que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y correcta.

La organización debe conservar información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo.”

9) Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente (4.1.):

En caso que la empresa cuente con   procesos, productos y servicios suministrados externamente (tercerizados), se deberá contar con documentación que respalde la realización de evaluaciones periódicas que respalden la verificación de su capacidad para cumplir con los requisitos de la organización. Se recomienda realizar, al menos una evaluación anual por parte del Encargado de Calidad, se puede hacer por medio de inspecciones a sus instalaciones y procesos, respaldados por cuestionarios, listas de chequeo y fotografías de la inspección.

“La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones”.

10) Producción y Prestación del Servicio (8.5, 8.2.3.)

La documentación que debes tener a la mano para este punto, son los procedimientos, formularios, mapas, fichas de características y registros del proceso de producción, almacenaje, entrega y post-entrega (en caso de aplicar) de los productos o servicios incluidos en el alcance.

11) Trazabilidad (8.5.2.):

En caso, que la trazabilidad sea un requisito del producto, debemos tener registros, que permitan su trazabilidad, es decir, por ejemplo, si producimos medicamentos, alimentos o productos similares, la ley de casi todo el mundo exige tener trazabilidad de dichos productos, lo que equivale a saber a qué lote pertenece, la línea de producción en que fue realizada, la fecha y hora de su producción etc… La bitácora donde el Jefe de Producción lleva dicha información será nuestra evidencia. Claro está, en ocasiones el Auditor, tomará un producto de la bodega y exigirá que se le demuestre la trazabilidad de dicho producto, entonces, debemos estar preparados, a que el código o información de producción de dicho producto, coincida con el de la bitácora del Jefe de Producción.

“La organización debe controlar la identificación única de las salidas cuando la trazabilidad sea un requisito, y debe conservar la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad.”

12) Control de los cambios (8.5.6):

Este punto se refiere al registro o bitácora de los cambios que se hacen del producto, de la producción, de la prestación de servicios, quien o quienes autorizaron los cambios, quien o quienes hacen las revisiones para verificar que los cambios no afecten la calidad del producto o servicio final.

“La organización debe revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio, en la extensión necesaria para asegurarse de la continuidad en la conformidad con los requisitos. La organización debe conservar información documentada que describa los resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión.”

13) Liberación de los productos y servicios, Control de las salidas no conformes (8.6 y 8.7): 

Este punto es fundamental, sino se lleva registro del producto conforme y no conforme, nuestro Sistema de Gestión tiene serios problemas.

El primer registro, el de Producto Conforme, es un conjunto de formularios donde se da el Visto Bueno de salida a los productos o servicios que cumplen los requisitos para su venta o entrega.

Entiéndase que no debe ser el Jefe de producción ni el Operario que intervino en el proceso de producción, sino, de una persona independiente de ellos, es decir, un delegado tuyo.

“La organización debe conservar la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios. La información documentada debe incluir:

a) evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación; 

b) trazabilidad a las personas que autorizan la liberación.”

El segundo registro es el trato que se hace con el producto No Conforme, y las medidas que se tomaron para corregir el problema.

8.7.2: La organización debe conservar la información documentada que:

a) describa la no conformidad; 

b) describa las acciones tomadas;

c) describa todas las concesiones obtenidas;

d) identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad

14) Seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1)

Se refiere a los registros que respalden el seguimiento, las mediciones y evaluaciones que hacemos para garantizar que nuestro Sistema de Gestión está funcionando.

Estos registros pueden ser, las medidas que se tomaron en base a las encuestas de satisfacción de clientes, para mejorar los puntos que nos indicaron los clientes, Auditorías Internas, seguimiento a Acciones Correctivas, y demás mediciones que hayamos establecido para garantizar la salud de nuestro Sistema de Gestión.

9.1.1. “La organización debe evaluar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de los resultados.”

15) Auditoria Interna y No Conformidades (9.2 y 10.2):

Ten a la mano el programa anual de auditoria, y el programa de la Auditoria, con las evidencias del seguimiento de las Acciones Correctivas y No Conformidades.

“9.2.f) conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías.

10.2.2 La organización debe conservar información documentada como evidencia de:

a) la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente; 

b) los resultados de cualquier acción correctiva.”

16) Revisión por la Dirección (9.3):

Las evidencias de la Revisión por la Dirección, es quizá, donde el Auditor hará mayor hincapié para evaluar nuestro trabajo, es por ello que debemos tener a la mano las evidencias de cada una de las entradas y de las salidas de esta. (Ver ¿Cómo hacer una revisión por la Dirección?)

Tomado de: http://www.5consultores.com/

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LA IMPORTANCIA DE REALIZAR UNA BUENA AUDITORÍA INTERNA

Más allá de un mero trámite, las auditorías internas son la piedra angular de los sistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001 o la ISO 27001.

Las Auditoría Internas de, por ejemplo, la Norma ISO 9001, la Norma ISO 14001 o la Norma ISO 27001, no son en ningún caso meros trámites, sino que son una herramienta de gran valor para la mejora continua gracias a su carácter de actividad de análisis que permite comprobar el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz del sistema de gestión, entre otros aspectos.

Comprender el objetivo de las Auditorías Internas y las características que deben tener es clave para todas aquellas empresas que tengan implantado un sistema de gestión o que estén pensando en hacerlo. Por esta razón, en el artículo de la semana voy a hablar de estos dos aspectos.

La Auditoría Interna como piedra angular

En la Norma UNE-EN ISO 9000:2005, “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”, nos define la Auditoría como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.

Es decir, es un examen y, como todos los exámenes, persiguen un objetivo muy concreto: evaluar el sistema de gestión implantado en la empresa y como la empresa sigue sus indicaciones, así como su evolución en el camino hacia la mejora continua.

Como ya dije antes, no puede ser considerada como un documento sin valor o, como algunas empresas lo consideran, un mero trámite más para la certificación ya que de esta forma sólo conseguimos desvirtuarla, restarle valor y que las aportación que no da su ejecución estén viciadas en tal punto que, en lugar de transmitirnos una imagen fiel y verídica de la empresa, su funcionamiento y su relación con la Norma ISO que tengan implantada, se convierta en un cuento de ficción en el cuál cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.

Tampoco se debe caer en el otro lado de la moneda y ver las auditorías internas como una herramienta para buscar culpables de los incumplimientos detectados, ya que, aunque se realice siguiendo los pasos adecuados y manteniendo la objetividad y la independencia del auditor, los otros protagonistas se sentirán presionados, la verán como un proceso policial y actuarán como tal.

Sobre este aspecto, tampoco debemos olvidar que en el proceso de auditoría el protagonista único no es el auditor, sino que también juegan un papel primordial y relevante todos y cada uno de los miembros de la empresa, desde la gerencia o el equipo directivo al personal de administración o a los del sector de la producción, por poner un ejemplo.

Por lo que, no debemos restar de ninguna de las maneras la importancia que presenta y tienen las Auditorías Internas ya que si no las consideramos como la piedra angular del sistema de gestión implantado, lo único que haremos será minar la utilidad de esta herramienta como evaluación para el crecimiento y la mejora.

Características de las Auditorías Internas.

Tal y como se ha transmitido anteriormente, las Auditoría Interna se caracterizan por ser un:

• examen metódico,
• independiente,
• documentado,
• basado en evidencias objetivas,
• participativo por toda la empresa,
• marcado por la objetividad, y
• centrado tanto en la parte positiva como en las no conformidades.

De la misma forma y para completar la visión sobre la importancia de la realización de una correcta auditoría interna, los objetivos de esta se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Estudiar los documentos del sistema.
• Evaluar cuál es el punto en la capacidad para cumplir los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
• Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos.
• Verificar que todos los niveles de la empresa sigan los procedimientos.
• Comprobar que se alcanzan los objetivos marcados.
• Indicar puntos que se deben mejorar y cuáles podrían ser las acciones correctivas para corregirlos.
• Proponer oportunidades de mejora.
• Servir para prevenir problemas futuros.
• Y, por último pero no por ello menos importante, ayudar a mejorar de forma continua.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es

10 HABILIDADES PARA SER MÁS ATRACTIVO Y COMPETITIVO EN LA ECONOMÍA DIGITAL

Conoce cuáles son las habilidades más innovadoras para lograr una adaptación efectiva y sencilla hacia la economía digital. 

Libérate de los prejuicios y del bloqueo de los paradigmas actuales. 

Durante los últimos años, el mundo ha experimentado grandes cambios tecnológicos que han exigido una reinvención, no sólo por parte de las empresas sino también de nosotros como personas. La cuarta revolución industrial ya está aquí y está cambiando la forma de interactuar entre nosotros y la manera de hacer negocios.

En este contexto, todas las empresas alrededor del mundo, están pensando en cómo cambiar sus modelos de negocio, sus procesos, cómo ser más tentadores para adquirir el mejor talento y cómo ser más simples y atractivos para sus clientes.

La velocidad, la información en tiempo real y el uso de herramientas tecnológicas innovadoras son pieza clave para lograr ser parte de esta revolución. Asimismo, el cambio de paradigmas y la reinvención de las compañías a través de la interacción con clientes, networking, trabajo social y contar con soluciones inmediatas, es fundamental para estar posicionados dentro de la economía digital.

Organizaciones como Google, Facebook y Amazon, son ejemplos claros de la innovación que existe actualmente. Pero ¿cómo han logrado estas compañías tener esos modelos disruptivos que han marcado una nueva era? Sencillo, estas tres compañías fueron fundadas por empresarios menores de 30 años, por lo cual no tenían el bloqueo de los paradigmas actuales, ni estaban sujetos a ningún prejuicio. Cabe mencionar que estas empresas tienen un valor de mercado que sumado, equivale al PIB de México.

De acuerdo con un estudio de IDC, el 7% del PIB en Estados Unidos, proviene o está relacionado con la economía digital. En el caso de México está abajo del 3%, por lo que existe una gran oportunidad por parte de las empresas en este tema. A pesar de esto, el tema de telefonía y movilidad en nuestro país, es de primer mundo. Actualmente, al menos un 90% de los negocios ya están pensando o incluso están realizando un cambio alrededor de la economía digital.

Es una realidad que todo está cambiando y es necesario que nosotros como personas adoptemos habilidades que nos ayudarán a adaptarnos al tema de la economía digital de manera más sencilla.

A continuación estas son las 10 habilidades que según el Foro Económico Mundial serán esenciales en el 2020:

Velocidad para aprender: Debemos estar en constante búsqueda de conocimientos y aprendizajes. Esto siempre nos dará un mayor desarrollo intelectual y profesional.

Negociación: Este concepto se refiere a la habilidad para buscar un buen acuerdo.Orientación de servicio:Enfocarse a dar siempre un excelente servicio al cliente.

Juicio y toma de decisiones: Los empleados deben poder tomar decisiones rápidas que siempre busquen lo mejor para el negocio.

Inteligencia emocional: Siempre mantener un estatus emocional estándar.

Trabajo en equipo: Poder confiar en la gente, saber repartir responsabilidades y siempre apoyarse entre sí para lograr los objetivos.

Manejo de gente: Motivar a la gente, crear un ambiente laboral agradable e impulsar el desempeño de cada uno de los integrantes del equipo o la empresa.

Creatividad: Tener un compromiso con la innovación, siempre hacer algo nuevo e ideando proyectos para impulsar el crecimiento del negocio. Intentarlo de manera diferente y mejor cada vez.

Pensamiento crítico: Saber ser crítico con uno mismo y cambiar aquello que no nos guste de nosotros.

Resolución de problemas complejos: Tener la capacidad de afrontar problemas, detectarlos y tomar medidas para resolverlos.

Además de estas 10 habilidades específicas que puede incorporar cualquier profesional de su área, específicamente en la industria de TI, se está buscando desarrollar las siguientes características:

• Desarrollar metodologías para encontrar soluciones creativas e innovadoras desde la perspectiva del cliente. Un ejemplo de ello es el uso de talleres de Design thinking una metodología que varias empresas han adoptado para la resolución de problemas a través de la creatividad y el diseño.

• Conocimiento de la industria del cliente: Conocer los indicadores de desempeño, sus tendencias, nuevos competidores, referencias tecnológicas y cómo se está transformando el cliente. Todo esto es importante para poder asumir el rol de asesor.

• Profundidad en los procesos del cliente: Este concepto ha llevado a cambiar la estructura de la compañía. Es necesario que todas las áreas conozcan sobre los clientes y hablen su idioma para un mejor entendimiento.

• No perder de vista el “big picture” de la plataforma del cliente, esto se refiere a que la solución debe ser integrada de punta a punta. También debe dar información en tiempo real y debe ser inteligente. Los sistemas no solo sirven para llevar un control, también deben tener la capacidad de decir cuál es el siguiente movimiento. El ejemplo más claro de esto es la aplicación de Waze.

• Ganar experiencia en ventas, implementación y operación en soluciones: Con esto nos referimos a la posibilidad de hablar de soluciones y de cómo los modelos matemáticos pueden ayudar a predecir, crear redes de negocios y cómo mostrarle al cliente que va a tener resultados.

Tomado de: https://www.weforum.org/

CÓMO CAMBIAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD A ISO 9001:2015

La norma ISO 9001 define los requisitos de un Sistema de Gestión de Calidad que permite a las organizaciones verificar la consistencia de sus procesos, realizar mediciones de eficiencia y calidad y llevar a cabo seguimientos con el fin de aumentar la competitividad y garantizar la satisfacción del cliente. 

Por tanto, la temática de este artículo se enfoca en  cómo cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad hacia la norma ISO 9001:2015.

Hace relativamente poco tiempo se publicó una nueva versión de la norma ISO 9001 que sustituye lo dispuesto anteriormente por la ISO 9001:2008. Por tanto, el estándar de calidad que debe recibir toda la atención de su organización es la ISO 9001:2015.

Sin embargo, la pregunta consiste en cómo cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a ISO 9001:2015 en una determinada organización. Muchas de éstas tenían anteriormente un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001:2008 y la transición no es sencilla. Antes sería conveniente observar los principales cambios que implica la nueva versión.

Diferencias al implementar un Sistema de Gestión de Calidad basado en ISO 9001:2015 respecto a ISO 9001:2008

Las diferencias más notables entre la versión del año 2008 y 2015 radican en la estructura. A partir de ahora, la norma ISO 9001 sigue el mismo formato general de las otras normas de los Sistema de Gestión ISO, conocida como estructura de alto nivel (Anexo SL).

Lo anterior significa que la norma ha sido revisada para alinearse con otros Sistemas de Gestión ISO, proporcionando así una facilidad para la integración. Esto permite que sea más sencillo para cualquier organización integrar diversos sistemas con el fin de conseguir una serie de ventajas y facilidades en su gestión.

Otro cambio digno de mencionar consiste en el especial énfasis y atención que la normativa presta al concepto del riesgo y el enfoque en el mismo. De hecho, en la versión anterior de la norma ya existía una información sobre el tema pero en la versión de la norma 2015 se le pone una mayor atención.

Si desea conocer más sobre las diferencias de la norma ISO 9001:2008 respecto a la vigente ISO 9001:2015, le recomendamos la lectura de los artículos ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 Principales cambios y Etapas para abordar los principales cambios en ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad a ISO 9001:2015

Se debe tener en cuenta que cada organización tendrá un proceso para cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad a ISO 9001:2015 distinto a otras organizaciones debido a muchos factores, características y peculiaridades. No obstante, se pondrán una serie de recomendaciones de carácter general que son importantes y válidas para todas durante este proceso de transición:

• La norma es un documento que contiene toda la información y que una lectura detallada será capaz de proporcionarle una visión de los cambios experimentados y de los conceptos que se han mantenido.
• Identificar los vacíos y puntos débiles organizacionales. Su corrección y adaptación son vitales para conseguir implementar las nuevas exigencias.
• Desarrollar un Plan que ayude a la transición e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Buscar la participación activa del personal de la organización: empleados, jefes de departamentos y la alta gerencia con la intención de cada uno pueda aportar en el proyecto.

Para poder conseguir que una entidad certificadora otorgue su visto bueno para certificar el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización se debe seguir una serie de pasos que son explicados en mayor profundidad en este artículo: Checklist de los pasos a seguir en la implementación y certificación de ISO 9001.

Ventajas de cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad a ISO 9001:2015

A continuación se exponen una serie de ventajas aplicables a aquellas organizaciones que implementan un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015:

• Existe una mayor atención y compromiso de la alta dirección a la hora de asumir la responsabilidad en la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
• La norma ayuda a realizar un seguimiento de los riesgos y oportunidades en organizaciones estructuradas de manera que, a diferencia de un enfoque estandarizado, incita a la organización a analizar los riesgos con el fin de planificar un Sistema de Gestión de la Calidad eficiente.
• Simplifica el lenguaje con una estructura de términos comunes, particularmente para las organizaciones que utilizan varios Sistemas de Gestión destinados.
• Especial énfasis y atención en la eficacia de las cadenas de suministros.Simplificación de los requisitos relacionados con la documentación necesaria.
• Otorgación de una mayor flexibilidad en relación con las obligaciones de los procedimientos documentados. Por ejemplo, esto implica que el desarrollo de un manual de calidad no sea obligatorio.
• Enfoque basado en procesos como base sólida del Sistema de Gestión de la Calidad de forma que se identifican todas las actividades a realizar, cómo se interrelacionan, los riesgos asociados, se jerarquizan los procesos y se facilita la evaluación e identificación de mejoras necesarios, permitiendo a las organizaciones optimizar su SGC.

Si aun tienes dudas acerca de cómo cambiar el Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo a ISO 9001:2015, no dude en contactarno. Somos IDEA Consultores y Asesores S.A.S.. Por favor siga atento a nuestras publicaciones.

Tomado de: http://www.123aprende.com/

LA TRANSICIÓN HACIA LA NUEVA VERSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

A la hora de llevar a cabo la transición hacia las nuevas versiones de los sistemas de gestión revisadas, seguir los pasos de forma correcta es clave para alcanzar el objetivo.

Cuando hablamos de la revisión de los sistemas de gestión, como la norma ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, o la norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental, nos centramos en los aspectos relevantes de estos cambios y cómo van a afectar a las empresas que ya lo tienen implantado, sin embargo hay otro aspecto clave del que no debemos olvidarnos y que representa una tarea de gran relevancia para todas estas empresas: la transición de la anterior versión a la nueva.

En este artículo voy a tratar de este punto, explicando los pasos que a partir de ahora las empresas que tengan implantado un sistema de gestión deben comenzar a dar para adaptarse a las novedades.

Comprender la transición.

La realidad es que hasta septiembre del 2018 tenemos en el mercado conviviendo las dos versiones de la Norma ISO 14001, es decir, la versión del 2004 y la actual del 2015, siendo ambas igualmente válidas.

 Como en todo proceso de cambio, la transición es uno de los procesos clave y, sobre todo, complejo. Llevarla a cabo de forma correcta precisa tener un amplio conocimiento de los cambios a los que se enfrenta, las herramientas con las que se cuenta y los pasos a realizar, así como del objetivo final que se persigue.

En el caso de, por ejemplo el Sistema de Gestión Ambiental, Norma ISO 14001, la norma se publicó en septiembre del 2015, sin embargo este hecho no significa que obligatoriamente las empresas que disponen y certifican este sistema tengan que cambiar en la siguiente auditoría externa hacia la nueva versión. La realidad es que hasta septiembre del 2018 tenemos en el mercado conviviendo las dos versiones, es decir, la versión del 2004 y la actual del 2015, siendo ambas igualmente válidas.

Estos tres años hasta que, en el caso del sistema de gestión ambiental de forma definitiva la versión 2004 pase a la historia de la normalización, es el periodo que las empresas disponen para adaptarse, para realizar todas las pruebas necesarias para determinar cuál es el camino correcto a seguir, para corregir los errores que se produzcan así como sus desviaciones, y afianzar los aciertos. Un periodo esencial y de gran valor, a mi entender, que debe ser aprovechado.

Pasos de la transición.

Al igual que un puente, la transición tiene que partir de unos cimientos fuertes para llegar a alcanzar el objetivo marcado.

Ante todo, para realizar una correcta transición de la versión anterior de un sistema de gestión a la nueva es necesario planificar de forma concienzuda los pasos a realizar y comprender la importancia de realizar este proceso de la forma programada. Además, es muy recomendable comenzar lo más pronto posible la adaptación del sistema de gestión que tengan implantado a los requisitos especificados en la norma revisada.

Los pasos recomendados para llevar a buen término la transición se centran en cinco etapas claves que a continuación voy a indicar:

1. Ante todo, y como paso previo, se debe estudiar e identificar las “lagunas” que la organización pueda tener para así comenzar a abordar la tarea de adaptar los nuevos requisitos. Tenemos que pensar que si no conocemos los puntos débiles de nuestro sistema de gestión nos será imposible establecer las medidas a realizar para alcanzar nuestro objetivo final: la nueva versión de la norma o sistema de gestión.
2. Teniendo identificadas estas “lagunas” o puntos débiles y conociendo de forma exhaustiva los cambios que expone la nueva versión, se debe proceder a crear un plan de implantación en la que se incluyan los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación de estos nuevos requisitos, de la misma forma que se debe estructurar e identificar aquellos cambios que son prioritarios y aquellos que se pueden llevar a cabo posteriormente y como complemento. Es decir, diseñar en papel todos los pasos que debemos realizar, que herramientas vamos a emplear, como va a afectar cada cambio que realicemos a la estructura total del sistema y cuáles son los pasos principales para realizar los cambios relevantes que derivarán y provocarán los cambios secundarios.
3. Sensibilizar adecuadamente a todos los miembros de la empresa que tengan una parte activa en la transición y que puedan influir de forma directa y significativa en la eficacia del sistema de gestión implantado es un apartado clave. Al fin y al cabo, son la base sobre la que nuestra planificación en papel va a tomar forma, crecer y avanzar en el tiempo, por lo que se deben establecer una serie de actividades formativas que garanticen la correcta realización de los cambios previstos.
4. Una vez tenemos realizados los puntos anteriores, pasamos a la acción y comenzamos a actualizar el sistema de gestión implantado para cumplir con los nuevos requisitos.
5. Después de comprobar la eficacia del plan de implantación y de corregir las veces que sea necesario las etapas planificadas, se procede a entrar en la última etapa de la transición en la que, hablando con la entidad certificadora, se establece la fecha y el programa de la auditoría de certificación según la última versión de la norma implantada.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

PRINCIPALES NOVEDADES DEL ENFOQUE BASADO EN RIESGOS EN ISO 9001:2015

Entre las principales novedades del enfoque basado en riesgos en ISO 9001:2015, destacamos el mayor énfasis que la nueva actualización pone sobre el mismo.

En este sentido, la nueva versión de 2015 de la norma ISO 9001 introduce una serie de cláusulas nuevas en las que apreciamos esa mayor atención al enfoque basado en riesgos.

Tales cláusulas son las relativas al enfoque a procesos, la de liderazgo y principalmente la referente a la planificación.

En todas las actividades realizadas en la organización, sea cual sea su tamaño y sector en el que opere, es imprescindible considerar todas las amenazas e incertidumbres a las que se enfrentan.

Generalmente, las organizaciones gestionan los riesgos de manera ineficaz, sin un proceso estructurado, limitando así, su capacidad de consecución de los resultados previstos.

Así pues, mediante el enfoque basado en riesgos de acuerdo a la nueva ISO 9001:2015, junto con la ISO 31000  de Gestión de Riesgos, se establecen un conjunto de principios, que mediante su aplicación, permite implementar en la organización una eficiente gestión del riesgos.

Enfoque basado en Riesgos: principales cambios introducidos

Veamos a continuación, como a través de las siguientes cláusulas, se introducen las principales novedades del enfoque basado en riesgos en ISO 9001.

Clausula 6 Planificación. La gestión de riesgos debe considerar un conjunto de herramientas que ayuden a adoptar las decisiones adecuadas. Para lo cual , es necesario un análisis previo de la incertidumbre existente, así como la consideración de la posibilidad de ocurrencia de futuros sucesos y sus efectos en los objetivos establecidos.

A través de esta gestión del riesgo en los procesos de planificación, se adopta un enfoque preventivo, a diferencia del enfoque correctivo predominante en versiones anteriores de la norma ISO 9001.

La incorporación del enfoque basado en riesgos en esta nueva versión 2015 de la norma ISO 9001, implica por parte de las organizaciones la necesidad de adaptar sus sistemas de gestión basados en la anterior versión de la norma.

Esto supone incluir una serie de métodos que le permitan evaluar, administrar,así como eliminar o minimizar tales riesgos.

Cláusula 7 Apoyo. Esta cláusula hace referencia a aspectos tales como el manejo de los diferentes recursos, humanos, materiales, financieros, etc.

Además, entre tales recursos, considera también, la competencia, la concienciación, la comunicación o la información documentada entre otros.

Todos ellos en su conjunto supone un soporte necesario para que la organización pueda alcanzar las metas propuestas.

Para abordar todo ello, contamos con una serie de metodologías como son:

• Gestión de la información documentada.
• La planificación, seguimiento y control de recursos.
• Gestión por competencias.
• Tratamiento del conocimiento.

Cláusula 8 Operación. Bajo la perspectiva de la cadena de valor, como forma de visualizar la estructura de la organización, es realmente importante que se planifique e implemente los controles necesarios para dar cumplimiento a los requisitos del SGC.

De manera concreta, la nueva versión 2015 de la norma ISO 9001 introduce una serie de novedades del enfoque basado en riesgos en ISO 9001:2015.

Concretamente exige un mayor nivel de control sobre los procesos, productos así como sobre los servicios que contratamos externamente.También, en esta cláusula, debemos considerar el control a tener sobre la propiedad no sólo de los clientes sino además de los proveedores.

Finalmente, debemos prever las acciones a realizar en caso que que resulten productos no conformes. Con objeto de poder abordar todo lo establecido en esta cláusula 8,  aplicando el enfoque basado en riesgos contamos con la siguiente metodología:

• Atención y enfoque al cliente.
• Gestión de quejas.
• Tratamiento de las adquisiciones.
• Gestión de  subcontratistas.
• Análisis de proveedores.
• Enfoque para la gestión de los salidas no conformes.

Tomado de: http://www.123aprende.com/

QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información permite gestionar la información de que dispone la organización y lo convierte en una elemento estratégico de gran valor.

Por Ana Rojo

Las empresas manejan diariamente mucha información, tanto importante y vital como innecesaria.

La selección de una adecuada sección de esta puede suponer una mejora competitiva frente a otras empresas, pero cuando una organización no utiliza adecuadamente la documentación de que dispone puede estar cavando su propia tumba en un futuro cercano.

Para comprender adecuadamente que información debemos usar y cual no, debemos entender que es un sistema de información y su finalidad.

Definición de un Sistema de Información:

La finalidad de un Sistema de Información es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones en las empresas.

 Básicamente, un Sistema de Información es un conjunto de procedimientos que, gracias a un orden establecido, permiten gestionar la información de que dispone la organización. Para conseguirlo se debe recoger adecuadamente la información y procesarla de forma eficaz para convertirla en entradas útiles de las bases de datos.

La finalidad de estos sistemas es proporcionar la información necesaria que facilite la toma de decisiones. De esta manera, estos sistemas se convierten en un elemento estratégico prioritario para la gestión empresarial debido a su gran utilidad y su gran fuente de valor.

Recomendación:

De forma general se aconseja que las empresas dispongan de un sistema de información delimitado por cada unidad operativa, ya que permite ver de forma objetiva la información, comprendiendo su definición y utilidad. Con este método se puede establecer en una empresa un sistema de información para el sector de finanzas, de marketing, de producción o de recursos humanos. Por el contrario, si dispones de una empresa muy pequeña se puede establecer solamente un sistema de información que tenga un alcance general.

Un Sistema de Información debe incluir sólo información útil, la que no se necesite o sea irrelevante representa una pérdida de tiempo para aquellos que desean usarla, y pueden llegar a ocultar información realmente valiosa. También debe ofrecer una información exacta. Este último es un requisito prioritario, ya que si los datos manejados son inexactos, la información carecerá de valor o será engañosa, lo que conducirá en todo caso a la posibilidad de adoptar decisiones erróneas como ya comentábamos anteriormente.

Campos en los que se centra un Sistema de Información:

Los elementos del Sistema de Información se centran en tres campos:

• el primero de ellos es la Información y los Datos ya que con ellos trabaja el sistema, y se transforman unos datos (inputs) en información (outputs);
• el segundo de los campos es el de Personas que forman parte del sistema de información y pueden ser personal técnico encargado de su diseño y correcto funcionamiento o los encargados de introducir los datos en el sistema, etc.;
• y el tercer y último de los elementos son los elementos de soporte que sirven para dar soporte al sistema. En este último caso hay que tener en cuenta que si se tratara de un sistema automatizado habría que contemplar el hardware y el software.

Para finalizar voy a matizar que estos Sistemas de Información son la base de la Gestión Eficaz de una Empresa y suponen el 70 %  del trabajo a la hora de implantar eficientemente un  Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001.

La adecuada implantación de los sistemas de información, al igual que cuando implantamos un Sistema de Gestión de la Información según la ISO 27001, supone para la empresa una ventaja competitiva importante frente a otras organizaciones del mercado y generará un importante incremento en los beneficios al anticiparse y adaptarse a los movimientos del mercado.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

TRANSFORMACIÓN DIGITAL: QUÉ ES Y POR QUÉ IMPORTA

La Transformación Digital es un término que cada vez suena más y lo hace porque cada vez es más relevante en un mundo digital y cambiante. 

El cambio que debe operar una compañía que espera no solo sobrevivir sino crecer y liderar no puede ser cosmético, sino profundo y arraigado en su manera de comprender qué hace, por qué y cómo.

Usted está leyendo esto desde una pantalla. Es posible que desde su computadora (sea una PC o una laptop) y que si el artículo le interesa, lo abra luego desde su teléfono o quizá lo termine de leer en casa en una tablet. Los cambios más significativos son aquellos que operan natural y cotidianamente: la tecnología ha cambiado la forma en que vivimos tanto como la Revolución Industrial hace unos siglos y la Agrícola hace unos milenios: estamos viendo la formación de un mundo radicalmente distinto.

En este contexto, las empresas de todo el planeta se enfrentan a desafíos inéditos, nuevas formas de hacer las cosas y nuevos actores. Y para nuevos escenarios aparecen nuevos términos para nombrarlos, como Transformación Digital. ¿Qué es? Es el proceso a través del cual las compañías cambian profundamente su forma de entender lo que hacen y cómo lo hacen en un ambiente digital y volátil y así generar valor.

Luis Arbulú, CEO de Xertica Labs –compañía que asesora estos procesos y ofrece soluciones tecnológicas de Google–, lo resume así: “es el cambio en las empresas a través del uso de las tecnologías, no la tecnología en sí. La diferencia es crucial”.

Y es crucial porque una herramienta, sea un alicate o un software para predecir compras, no hará nada por sí sola: son un medio. No se trata solo de tener una app o una página web con sus respectivos canales en redes sociales. Si una compañía no se adapta con convicción al entorno digital en que vivimos, o incluso anticipa sus giros, no podrá seguirle el ritmo una vez que este haya cambiado tanto que no pueda incluso reconocerlo.

También podemos decir qué no es: una moda.

José Luis Rodríguez, Entreprise Sales Manager de Google para América Latina, explica que se trata de “la interiorización de herramientas digitales para el cambio de las empresas”, sin embargo apunta que se enmarca en cómo ha cambiado y cambia la forma en la que la gente vive: cómo trabaja, se comunica, y adquiere bienes y servicios.

El mundo cambió ¿nosotros también?

George Westerman, investigador principal de Economía Digital del MIT, es una de las personas que más ha estudiado la Transformación Digital. Para él, este proceso tiene tres pilares fundamentales de cambios: la relación con los clientes, los procesos de la compañía y el modelo de negocio. Quien logra transformarse en estos campos es lo que él llama un Digital Master.

El primero punto son los clientes. Ellos ya han cambiado porque las personas ya cambiaron. En América Latina y el Caribe el número de los hogares conectados a Internet es de 43%, y experimentó un aumentó 14% en promedio anual en los últimos cinco años, de acuerdo a la  Cepal. Se calcula que el uso de smartphones llegue a 450 millones de usuarios en América Latina en cuatro años: un incremento del 50% respecto al 2015. Una sociedad conectada permanentemente tiene, entre sus características, ciudadanos que esperan una atención y servicio siempre disponible, rápidos y simples.

El segundo pilar es el cambio de procesos, un cambio hacia adentro. Las órdenes de compra, la solicitud de vacaciones o la logística de distribución son procedimientos complejos y delicados. Sin embargo, identificar sus problemas y pensar en soluciones es la clave: la tecnología ya está disponible para que, con ciertos ajustes, se puedan reducir costos y tiempo. Los costos ahorrados podrán reinvertirse en el negocio y el tiempo ahorrado usarse para ocuparse más del core business y de nuestros clientes. Pasar de servidores propios a servicio de almacenamiento Cloud no solo es más barato, sino más seguro y permite, entre otras cosas, la colaboración: es sabido que dos cabezas piensan mejor que una.

Las dos variables anteriores dan como resultado que pueda tomar la iniciativa. Con nuevas relaciones con clientes, más tiempo y más recursos producto de la eficiencia de las soluciones en el trabajo, podrá pensar en cambiar el modelo de negocio: mejorarlo, ampliarlo, anticipar al resto.

Los cambios en esas tres dimensiones es la Transformación Digital. Supone más que modificaciones cosméticas como armar una nueva área de TI, tener un comunity manager o rediseñar la web. Hay buenos ejemplos y malos ejemplos. La pregunta es: ¿en cinco años –en cinco meses–, cuál seremos?

Tomado de: http://blog.xertica.com/

LA NORMA ISO 19011 EN REVISIÓN

La Norma ISO 19011 para la auditoría de sistemas de gestión está en proceso de revisión para adaptarse a las necesidades de las organizaciones.

Actualmente es cada vez mayor la utilización por parte de las empresas de varios sistemas de gestión centrados en distintas áreas, como la gestión ambiental con la Norma ISO 14001, gestión de la seguridad de la información con la Norma ISO 27001 o gestión de la calidad con la Norma ISO 9001, por poner unos ejemplos.

De esta forma, responden a la necesidad de ser más eficaces, obteniendo respuestas adaptadas a las necesidades del día a día de las empresas y permitiendo que estas disfruten de las distintas ventajas asociadas a cada uno de los distintos sistemas de gestión o estándares.

La Norma ISO 19011, publicada por primera vez en el año 2011, ofrece directrices para la realización efectiva de auditoría de sistemas de gestión incluyendo indicaciones sobre sus principios, gestión del programa y realización, así como la evaluación de la competencia de los auditores y del resto de personal que participa en el proceso de auditoría.

Además, permite un enfoque uniforme del proceso de auditoría de varios sistemas de gestión, alcanzando el objetivo de armonizarlos para lograr la mejora continua gracias a la utilización eficaz de esta poderosa herramientas: la auditoría.

Utilidad de la Norma ISO 19011

La Norma ISO 19011 está especialmente recomendada para aquellas empresas que necesitan realizar auditoría, tanto internas como externas, de sistemas de gestión o administrar un programa de auditoría. El objetivo es que sea aplicable tanto por auditores como por organizaciones que implementan sistemas de gestión, empresas que necesitan realizar esta auditoría o que necesitan orientación sobre auditorías externas.

Con la actualización de dos importantes normas como el sistema de gestión de la calidad según la ISO 9001 y el sistema de gestión ambiental según la ISO 14001, la ISO 27001 y la próxima ISO 45001, entre otros ya revisados o que están en proceso de adoptar la estructura de alto nivel, y el creciente número de estándares de sistemas de gestión que han aparecido desde el año 2011 centrados en áreas como salud y medicina, servicios, tecnología de la información, etc., se hacía necesario que este relevante documento, como es la Norma ISO 19011, entrara en revisión para adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas.

El proceso de actualización avanza y está prevista que se publique la nueva versión de esta norma para mediados del 2018, por lo que iremos informando de las novedades y principales cambios según se vayan conociendo.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/