La Norma Internacional ISO 9001:2015 lleva a la organización a comprenderse a sí misma y a su contexto. En la cláusula 4 Contexto de la organización de ISO 9001: 2015 se establece que:
La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.
Esto significa que es necesario definir las influencias de diversos elementos sobre la organización y la forma en que inciden sobre el SGC, como la cultura, los propósitos de la empresa y los objetivos, la complejidad de los productos y servicios, el funcionamiento de los procesos y la información, el tamaño de la organización, mercados, clientes, partes interesadas etc., esta comprensión es también un medio para detectar riesgos y oportunidades en relación con el contexto empresarial.
Así, para que una organización cuente con un sistema de gestión de calidad eficaz, éste debe estar alineado con su dirección estratégica y tomar en cuenta los problemas internos y externos que son relevantes en la planificación para lograr sus objetivos.
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
A fin de planificar un sistema de gestión de calidad eficaz, la organización debe contar con una sólida comprensión de:
Su estado actual,
Aquello que quiere lograr, y
Su estrategia (la forma de lograrlo).
Al respecto, pocas palabras han tenido tan rápida difusión en la literatura y el lenguaje de los negocios como el vocablo “Estrategia”, o su uso para adjetivar términos como dirección, planificación u organización.
Este término, usado al principio exclusivamente en el arte de la guerra, ha ido progresivamente abriéndose paso en el campo de la administración de negocios y organizaciones hasta conformar toda una línea de pensamiento, una forma de entender la dirección y una metodología de análisis y planificación de las acciones por desarrollar.
El economista, profesor universitario y sociólogo canadiense Henry Mintzberg propone una de las definiciones más aceptadas para el término “Estrategia”:
La estrategia es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.
De esta manera, una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y a asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.
Podría expresarse, entonces, que la estrategia se refiere a la combinación de medios para alcanzar los objetivos en presencia de incertidumbre.
La estrategia adoptada representa la mejor opción, pero nada garantiza su éxito. Cuando existe plena certeza acerca de la eficacia de los medios para alcanzar los objetivos, no se requiere de estrategia. La relación entre objetivos y medios se vuelve puramente técnica.
ANÁLISIS DEL CONTEXTO
Tal como queda dicho, la planificación de un sistema de gestión de calidad eficaz depende de contar con una cabal comprensión de diversos factores que se conforman el contexto de una organización, y a su vez existen muchas formas y técnicas de apoyo para que las organizaciones puedan observar y analizar su contexto. Una de la más difundidas es la Matriz FODA.
¿Qué significa la sigla FODA?
El nombre FODA viene dado por las iniciales de los elementos que conforman la matriz de análisis:
Fortalezas (factores positivos con los que se cuenta).
Oportunidades (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas).
Debilidades (factores negativos que se deben eliminar o reducir).
Amenazas (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).
Esta Matriz FODA también se conoce como Análisis FODA, o DAFO.
¿Qué es una matriz FODA?
Es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier objeto de estudio en un determinado momento.
Permite obtener un cuadro de la situación actual del objeto de estudio, útil para la toma de decisiones, por lo que se aconseja que se realicen análisis sucesivos.
Objetivo de la matriz FODA
El objetivo de la Matriz FODA consiste en evaluar el equilibrio entre los recursos y las capacidades internas de una organización y las oportunidades y amenazas externas.
Resultado de la matriz FODA
El resultado del Análisis FODA es punto de referencia para crear las estrategias pertinentes, esto genera un modelo de negocio específico de acuerdo a los recursos y capacidades disponibles de la organización que se adapta al contexto en el que opera la empresa.
Se considera que los factores positivos y negativos, tanto dentro como fuera de la empresa, afectan a su éxito.
El análisis ayuda a visualizar la tendencias de cambios (presentes y futuros) en el contexto que podrián beneficiar el proceso de toma de decisiones de cualquier organización.
ELEMENTOS DE LA MATRIZ FODA
FORTALEZAS
Una fortaleza representa una capacidad inherente a la empresa que puede ser explotada eficazmente con el fin de alcanzar un objetivo.
Las fortalezas son las cualidades que determinan el éxito de cualquier organización.
Permiten a una organización cumplir su misión en el mundo de los negocios, y pueden ser tangibles o intangibles.
Incluyen también la cultura de liderazgo que vive el personal en el interior de la organización.
Algunos ejemplos de fortalezas podrían ser:
Proactividad en la gestión.
Grandes recursos financieros.
Posibilidades de acceder a créditos.
Buen ambiente laboral.
Experiencia de los recursos humanos.
Conocimiento del mercado.
Satisfacción de los clientes con el producto o servicio final.
DEBILIDADES
Debilidad: Toda deficiencia importante que posee una empresa y que podría disminuir su capacidad para alcanzar sus objetivos.
Las debilidades son las cualidades que dificultan la productividad de una organización e impiden una organización de cumplir su misión y alcanzar su pleno potencial.
Son controlables y la magnitud y el impacto de los daños pueden ser reducidos si son adecuadamente identificadas estas debilidades.
El análisis FODA es un medio eficaz no sólo para identificar las debilidades de una empresa, sino que proporciona una oportunidad para revertir dichas debilidades.
Algunos ejemplos de debilidades podrían ser:
Equipamiento obsoleto.
Falta de capacitación.
Reactividad en la gestión.
Mala situación financiera.
Incapacidad para corregir y aprender de los errores.
Deficientes habilidades gerenciales.
Poca capacidad de acceso a créditos.
Falta de motivación de los recursos humanos.
Insatisfacción de los clientes con el producto o servicio final.
OPORTUNIDADES
Oportunidades: Circunstancias externas que podrían favorecer el logro de un objetivo.
Existe gran cantidad de oportunidades que están presentes en el entorno en el que opera la organización.
Las empresas siempre se pueden beneficiar de este tipo de oportunidades.
Las oportunidades pueden surgir del mercado, la competencia o la tecnología.
Algunos ejemplos de oportunidades podrían ser:
Requisitos legales favorables.
Competencia débil.
Mercado mal atendido.
Inexistencia de competencia.
Tendencias favorables en el mercado.
AMENAZAS
Amenazas: Circunstancias externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de un objetivo.
Las amenazas son elementos de vulnerabilidad que pueden poner en peligro la fiabilidad y la rentabilidad de cualquier negocio.
Las amenazas son inevitables e incontrolables, pero que necesitan ser abordadas con el fin de encontrar una solución viable.
Algunos ejemplos de amenazas podrían ser:
Conflictividad gremial.
Requisitos legales desfavorables.
Competencia muy agresiva.
Aumento de precio de insumos.
Tendencias desfavorables en el mercado.
Competencia consolidada en el mercado.
ELABORACIÓN DE LA MATRIZ FODA
A fin de construir una MATRIZ FODA el paso inicial requiere hacer una distinción entre las cuatro variables y se determina qué elementos corresponden a cada una.
El paso siguiente consiste en evaluar los puntos fuertes y débiles (internos a la organización), así como las oportunidades y las amenazas (externas).
Se obtienen conclusiones acerca de la importancia de la situación del objeto de estudio y la necesidad de emprender una acción en particular.
El análisis mencionado debe contener:
1. Las fortalezas mediante las cuales se pueda crear una estrategia.
2. Los puntos débiles que se necesitan corregir y aquellos que descalifican al objeto de estudio para tomar alguna oportunidad.
3. Las oportunidades viables para el objeto de estudio.
4. Las amenazas más fuertes y las estrategias para su eliminación.
5. La evaluación de la estrategia actual.
6. Las nuevas estrategias que se deben seguir.
7. La posición competitiva del objeto de estudio.
8. Los problemas estratégicos que enfrenta el objeto de estudio.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
Esta matriz contiene la formulación y valoración de las estrategias correspondientes a potenciar las fortalezas y oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y a planear los mecanismos adecuados para enfrentar la materialización de las amenazas.
Estas estrategias deben ser totalmente viables.
Las estrategias deben relacionarse con cada una de las celdas de la Matriz FODA, dando lugar a los siguientes tipos de estrategias:
Estrategia DO: La estrategia DO (Debilidades –vs- Oportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una organización podría identificar oportunidades en el contexto externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado.
Estrategia DA: En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una organización que estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situación totalmente precaria. De hecho, tal organización tendría que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidación. Pero existen otras alternativas. Por ejemplo, esa organización podría reducir sus operaciones buscando ya sea sobreponerse a sus debilidades o para esperar tiempos mejores, cuando desaparezcan esas amenazas (a menudo esas son falsas esperanzas). Sin embargo, cualquiera que sea la estrategia seleccionada, la posición DA se deberá siempre tratar de evitar.
Estrategia FO: A cualquier organización le agradaría estar siempre en la situación donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs- Oportunidades). Tales organizaciones podrían echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios.
Estrategia FA: Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa en las fortalezas de la organización que pueden ayudar a enfrentar las amenazas del contexto externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una organización fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una organización deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.
BENEFICIOS DE LA MATRIZ FODA
Un Análisis FODA exitoso permite:
Definir hasta que punto vale la pena arriesgarse para seguir su ejecución .
Determinar en que momento sería bueno aumentar la inversión.
Determinar la cuantía de recursos necesarios para su ejecución.
Tener indicadores de gestión que permitan darle un seguimiento objetivo y permanente a las actividades que se lleven a cabo dentro del proyecto.
Obtener una adecuada compresión del contexto en el que opera la organización.
Definir estrategias para el éxito de la organización.
Si se realiza correctamente, un Análisis FODA no sólo organiza la información y los datos del contexto, sino también pone énfasis en las ventajas competitivas que una empresa puede utilizar para ganar influencia sobre sus competidores en el mercado.
Es importante además considerar que la Cláusula 4 de la norma ISO 9001:2015 – Contexto de la Organización requiere abordarse como un flujo de actividades, por lo tanto, las herramientas para su desarrollo y aplicación deben facilitar este flujo, incluyendo la revisión y monitoreo permanente.
IMPLEMENTACIÓN DE ISO 9001:2015 – RECOMENDACIONES
Continuando con las recomendaciones mencionadas en el artículo anterior “ISO 9001:2015. HACIA LA MADUREZ EN LA GESTIÓN” se deberían tener muy en cuenta los siguientes aspectos:
Dedicar especial cuidado al asesoramiento que se recibe, ya que esta versión ISO 9001:2015 exige que este asesoramiento esté basado no sólo en el mero conocimiento de los requisitos normativos sino, y sobre todo, en formación académica de alto nivel y experiencia gerencial para entender el negocio.
No dedicar más tiempo y dinero a la actual versión, que pronto quedará desactualizada.
Analizar bien si la gerencia de la organización está preparada para la alta exigencia del nuevo estandard.
Redefinir la gestion de la información con base en criterios modernos de gestión.
Revisar el enfoque para la identificación, gestión y control de procesos.
Hacer un Diagnóstico ISO 9001:2015 de la situación del SGC con respecto a los nuevos requisitos.
Si bien se estima que habrá un periodo transitorio de convivencia de ambas versiones de la norma ISO 9001, puede considerarse muy recomendable que cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño, industria o sector, comience cuanto antes el proceso de transición a la nueva Norma ISO 9001:2015.
USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTIÓN
Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión Ambiental, Gestión de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otros según estándares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones recurren a la automatización de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas tecnológicas existentes en el mercado diseñadas específicamente para administrar de manera integrada, ágil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestión de SSO OHSAS 18001, entre otros.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service.
Mediante nuestra completa guía CÓMO SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 esbozamos una serie de pasos a tener en cuenta para la prospección, análisis y elección de una herramienta para sistemas de gestión.
Bibliografía:
ISO 9001:2015 – Requisitos para sistemas de gestión de la calidad
ISO 9000:2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”
Estrategia Competitiva. Michael E. Porter 2000. Compañía Editorial Continental
Ponce Talancón, H. (2006) “La matriz FODA: una alternativa para realizar diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y sociales”.
Thompson y Strickland (1998), Dirección y Administración Estratégicas, Conceptos, casos y lecturas. Edición especial en español. México. Mac Graw Hill Inter Americana y editores.
Este artículo aparece por cortesía de Calidad & Gestión
Tomado de: http://web.isolucion.com.co/
