QUEDA POCO TIEMPO PARA HACER LA TRANSICIÓN ISO 9001 2015

El 15 de septiembre de 2018 finaliza el plazo de transición 9001 2015 por lo que cualquier certificado basado en la norma ISO 9001 2008, que no haya sido adaptado, quedará invalidado.

Es muy importante no dejar toda la transición ISO 9001 2015 para el final. Como hemos dicho antes durante el mes de septiembre de 2018 dejará de ser válido el certificado basado en la norma ISO 9001 2008. Esto es consecuencia de la publicación en el mes de septiembre de 2015 de la nueva norma ISO 9001 2015, con el fin de sustituir a la antigua versión.

La norma ISO 9001 2015 puede ser implantada desde la fecha de publicación, se concede un período de transición de tres años para todas las empresas que tienen certificada la norma en su anterior versión.

¿Por qué se produce el cambio?

Todas las normas ISO se encuentran sujetas a revisiones cada cierto tiempo, para evita que se queden obsoletas. El comité técnico de ISO decidió, después de llevar a cabo encuestas a los usuarios, que el cambio era necesario. En el año 2012 se decide que todos los estándares de sistemas de gestión tienen que utilizar una estructura común que puede ser aplicada a los diferentes sistemas de gestión y facilite la integración de las distintas normas ISO en la misma organización.

La nueva ISO 9001 2015 presenta un enfoque preventivo mediante la realización de un análisis de riesgos y oportunidades, lo que hace que desaparezcan las antiguas acciones preventivas.

Han nacido diferentes conceptos como el contexto de la organización, mediante el cual la empresa deberá identificar todos los factores externos e internos, que son muy relevantes para el propósito de conseguir todos los resultados esperados.

Es necesario reforzar la idea de liderazgo para la alta dirección que tiene que encontrarse mucho más implicada en el sistema de gestión. Los demás cambios persiguen que la norma ISO 9001 2015 se acerque a la organización, dándole mucha más importancia a una gestión integral y se entiende que los objetivos de los procesos de la organización que tienen que perseguir la satisfacción de los clientes. Las informaciones de los cambios son abundantes en la red desde hace tiempo.

¿Hasta cuándo podemos utilizar la versión ISO 9001 2008?

Durante el mes de septiembre de 2015 dio comienzo a los tres años del periodo de transición ISO 9001 2015que se estableció y permitió que coexistieran ambas versiones de la norma. Los nuevos usuarios deberán certificarse bajo la nueva ISO 9001 2015, aquellos que se encuentran certificados en la antigua versión de la norma pueden utilizar su sistema y seguir certificándolos hasta septiembre de 2018. Después de septiembre de 2018, la única versión válida será la de la norma ISO 9001 2015.

La norma UNE 179007, es una ampliación especializada en la norma ISO 9001 y no se encuentra afectada por este cambio. Los cambios de la norma cuando se producen de forma lógica tienen que enmarcar dentro de la nueva ISO 9001 2015.

Formación y capacitación

Desde la Alta Dirección, hasta los empleados de la organización, pasando por los encargados del Sistema, requerirán horas de formación y capacitación. Unos menos que otros, pero ciertamente es un requisito ineludible en este proceso de transición ISO 9001 2015.

Los organismos certificadores tienen cronogramas de auditorías y certificaciones diferentes. ISO permite a las organizaciones certificarse o someterse a auditorías de vigilancia para la norma ISO 9001:2008, hasta el mes de septiembre de 2018. Sin embargo, muchos organismos certificadores han anunciado que, desde ya, no emitirán nuevos certificados para este estándar.

Es importante que conozca el cronograma específico de su organismo de acreditación, ya que sería ideal que fuese el mismo que acompañe a su organización en el tránsito a ISO 9001:2015.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com

CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS DE CALIDAD MEDIBLES

ISO 9001 exige que la organización establezca objetivos de calidad medibles que resulten coherentes con la política de calidad. 

Estas demandas formales no deberían ser difíciles de cumplir ya que casi todo el mundo sabe lo que es un objetivo y qué significa que este sea medible.

Sin embargo, la expresión “objetivos de calidad medibles” puede resultar algo ambigua. Los objetivos de calidad son la clave para el proceso de mejora continua en una organización y, en consecuencia, el camino para medir si los objetivos principales del sistema se están alcanzando.

En nuestra entrada de hoy, profundizaremos en el requisito de la norma, el concepto de objetivos de calidad medibles y la mejor forma de alcanzarlos.

Establecer los objetivos de calidad

Los objetivos de la calidad son, en la práctica, una etapa intermedia anterior al logro de los objetivos primordiales del Sistema de Gestión de la Calidad. Para identificarlos, ISO 9001:2015 establece importantes directrices sobre cómo deben ser. Veamos lo que dice el requisito 6.2:

1. Ser coherentes con la política de calidad.
2. Ser objetivos de calidad medibles.
3. Tener en cuenta los requisitos aplicables.
4. Ser pertinentes para la conformidad de productos y servicios y para aumentar la satisfacción del cliente.
5. Ser monitoreados, comunicados y actualizados según sea apropiado.

¿Cómo establecer objetivos de calidad medibles?

Identificar los objetivos de calidad más importantes que resulten consistentes con la política de calidad de la organización es el paso inicial en la planificación de un SGC. Esto se puede hacer utilizando el método SMART, iniciales en inglés de los términos Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Limitado en el tiempo.

En este método, los objetivos deben cumplir con las siguientes características:

• Específicos: los objetivos deben ser definidos con claridad e identificados sin que exista la posibilidad de que se presenten diversas interpretaciones.
• Medibles: los objetivos de calidad medibles son aquellos que pueden ser cuantificados e interpretados en términos de número, tamaño o grado.
• Alcanzables: nunca se alcanzará un conjunto de objetivos que supere la capacidad o las capacidades de la organización. Debe haber mecanismos disponibles o creados para medir estos objetivos y los objetivos deben ser alcanzables.
• Relevantes: la relevancia se mide con respecto al contexto de la organización. Es necesario asegurar la alineación de los objetivos de calidad con la política de calidad, los requisitos legales, y las necesidades de los clientes.
• Limitados en el tiempo: un objetivo que no tenga fecha de vencimiento no cumple con los requisitos de la norma. La definición del objetivo debe contemplar el momento o la periodicidad para evaluar el objetivo.

La definición de los objetivos de calidad es una labor que debe llevar a cabo el equipo de trabajo, en conjunto con la Alta Dirección de la organización. Los objetivos deben ser relevantes para la conformidad de los productos fabricados por la organización.

Veamos algunos ejemplos de objetivos de calidad medibles:

• Mejora en el ratio de satisfacción del cliente en un 3% cada año.
• Logro de entregas a tiempo del 99% cada trimestre.
• Mejora de la productividad del equipo en un 2% anual.

Una vez identificados los objetivos de calidad medibles, y que cumplen con los demás requisitos de la norma ISO 9001:2015, lo que procede es avanzar en la implementación.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

5 TENDENCIAS PARA INSPIRAR LA INNOVACIÓN DIGITAL

Muchos argumentan que la inspiración para la generación de ideas novedosas surge de un proceso de co-creación en el que se empatiza con las condiciones de los implicados, mientras otros acuden más a procesos de pensamiento lateral que estimulan la creatividad para obtener ideas nuevas.

POR SANTIAGO GARCÍA DEVIS*

De una forma o de otra, la generación de ideas novedosas, que tienen el potencial de crear valor mediante la innovación, puede verse beneficiada por el conocimiento de las tendencias que se están dando en el mundo, especialmente en el campo de la tecnología.

En este artículo ilustramos cinco tendencias, identificadas desde el Observatorio de Tendencias del Centro de Innovación Pública Digital del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) de Colombia, las cuales marcan el comportamiento social en el uso de la tecnología y sirven como referencia e inspiración en el diseño de productos y servicios innovadores para resolver problemáticas públicas.

1- Super Realidad

El auge de los dispositivos de realidad virtual y realidad mixta, que mezclan lo tangible y lo digital, está generando cambios en la demanda de los dispositivos de realidad virtual de inmersión y de realidad intervenida con hologramas y meta-datos, o lo que comúnmente se conoce como “datos sobre los datos”.

Aunque la aplicación de realidad virtual/aumentada en la interacción del Estado con el ciudadano se encuentra en su fase temprana, ya se vislumbra su masificación y potencialidades en campos como la alfabetización digital, la telemedicina, la telepresencia del Estado en poblaciones apartadas e incluso la generación de empatía para el diseño de políticas públicas.

Por ejemplo, a través de realidad virtual y su Cardboard, Google se unió  la Fundación Sergio Urrego con la campaña #PrideForEveryone que permite documentar con cámaras 360° y presenciar los desfiles por el Orgullo LGBTQ en todo el mundo, invitando a todos aquellos que no pueden marchar personalmente.

Por su parte, el proyecto Fear of the Sky de Amnistía Internacional a través de imágenes panorámicas sonidos y videos en su sitio web, transporta a las personas a vivir el devastador panorama del conflicto en Siria, con el fin de sensibilizar al mundo, fomentar la empatía y recolectar donaciones.

Estos son solo son algunos ejemplos de esta tendencia que viene siendo implementada por la academia y el sector privado, pero que pueden servir de inspiración para el gobierno digital.

2-Bio Ciberseguridad

La seguridad de la información, de los trámites y las transacciones son los principales desafíos de innovación en el desarrollo digital. La hiper-personalización de los usuarios a nivel celular, la bio-identificación a partir del ADN y la bio-mímesis (réplica de sistemas naturales) aplicada a la creación de sistemas de ciberseguridad, son las tendencias vanguardistas de hoy.

El acceso a trámites y servicios de los gobiernos se proyecta a través de identificadores únicos con información biológica del ciudadano y sistemas de seguridad inspirados en sistemas de la naturaleza: bio-mímesis aplicada al desarrollo anti-hacking y el acceso a archivos médicos personales con la identificación online basada en el ADN del usuario, entre otros.

La biométrica del rostro lanzado por MasterCard y un autentificador multi-biométrico de la empresa The Nymi, basado en el latido de corazón, son casos aplicados de esta tendencia de acceso seguro para las transacciones, las cuales pueden servir de inspiración para los procesos de autenticación en el Estado.

3- GPS Espectacular

El uso que le damos al GPS puede ser inmenso. Además de encontrar una dirección e indicarnos cómo llegar, los usuarios podrán encontrar experiencias sorprendentes que motiven anticipadamente el acceso a una oferta de servicios variada. Algunos casos: el monitoreo de hábitos mediante dispositivos incorporados en el vestuario (wearables), la generación de mapas de calor interactivos con reportes de seguridad de las ciudades, el fomento de actividades culturales según la ubicación de las personas y el recordatorio de trámites por ubicación.

Algunos ejemplos de esta tendencia: Biko, una aplicación de ciclorutas e información ciclística que incentiva, facilita y recompensa el uso de la bicicleta aportando a ciudades sostenibles; y We Shelter, una aplicación para ayudar a personas sin hogar que habitan la calle.

4- Usuario Co-autor

Ahora los consumidores pueden participar en la producción y gestión de los productos y servicios que adquieren. La fabricación a la medida con el uso de la tecnología, además de favorecer la inclusión, permite que la cadena de fabricación sea más corta y cercana.

Esta tendencia se traduce en ciudadanos empoderados, que se expresan, toman decisiones y cuentan con herramientas para hacer valer su opinión o personalizar sus soluciones. El crowdsourcing para curaduría participativa de proyectos públicos o la programación como línea básica de la educación infantil serán algunos de estos resultados.

Ejemplos de hoy: Epic Queen, que buscan el acercamiento de las mujeres a la tecnología, para garantizar igualdad de oportunidades en esta área entre hombres y mujeres; Mejora tu escuela, para participar activamente en la transformación de la educación y Mi Medellín, plataforma de co-creación para ciudadanos.

5- Visual Data

La visualización de grandes volúmenes de datos (Big Data, Open Data), busca llevar información compleja a un entorno visual que facilite la comunicación según el nivel sociocultural de los usuarios.

Los análisis tradicionales con cuadros, tablas e informes que compilan datos serán reemplazados por información visual que permita la participación de los usuarios. El uso de visualización de datos para la planificación urbana ofrece una imagen de gobierno inteligente, facilita la toma de decisiones y mejora el comportamiento de los habitantes.

Algunos casos exitosos de esta tendencia son Terra Seismic, un sistema global para reducir el riesgo de daño producido por terremotos y Red Zone Map para la visualización de datos de criminalidad.  En Colombia se implementa el Índice de Riesgo de Victimización – IVR, como herramienta focalizar las acciones dirigidas a reducir el riesgo de victimización por violaciones de derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario.

*Santiago Garcia Devis es coordinador del Centro de Innovación Pública Digital (PNUD y Ministerio TIC Colombia). Administrador de Empresas, con Maestría en Estrategias de Innovación y Emprendimiento. Experto en gobierno electrónico y procesos de innovación (design thinking, lean startup, gamificación, innovación abierta, cultura de innovación, entre otras), para la creación de valor público y privado.

Tomado de: https://blogs.iadb.org

TRANSICIÓN ISO 9001:2015: BENEFICIOS DE HACERLA LO ANTES POSIBLE

La última revisión de la norma ISO 9001 fue publicada en septiembre de 2015. Tiene un periodo de adaptación de tres años.

Es decir da margen a las organizaciones a realizar la transición ISO 9001 de la versión 2008 a la de 2015 de manera paulatina.

Cierto es, que ese margen para realizar la transición puede ser visto como un respiro de tiempo para los gestores de calidad de las organizaciones. Sin embargo, también es cierto que los cambios que incluye la revisión suponen relevantes mejoras para las organizacionesy la comunidad de negocios en general.

Por lo tanto, ante este escenario, cabe preguntarse ¿Qué razón hay entonces para esperar tres años para implementar todos estos cambios que incorpora la norma?

Beneficios de una temprana transición ISO 9001

A continuación, vamos ver algunos de los beneficios que tiene no esperar los tres años de límite para llevar a cabo la transición ISO 9001 2008 a la ISO 9001:2015.

1.Por la eficacia de los cambios que supone para el negocio: Dos de los cambios más relevantes de la revisión de la norma ISO 9001 han sido en relación al “contexto de la organización” y al “liderazgo”. En este sentido, vemos cómo una mejora en el rendimiento de la organización, así como en la capacidad estratégica general de la misma para alinear el SGC con los objetivos del negocio permite el logro de mejores resultados. A su vez, otro cambio importante de la revisión de la norma ISO 9001, es el “pensamiento basado en el riesgo”.Concretamente, este cambio lo que pretende es inculcar a los líderes de toda organización que traten de identificar, tratar y eliminar los riesgos y detectar oportunidades. Todo esto son acciones positivas y de mejora continua. 

Entonces , ¿por qué esperar tres años para implantarlas, cuando podemos mejorar desde ya?

2. Por el incremento de coste y probabilidad de error que supone no hacerla: Mantener un Sistema de Gestión de la Calidad a caballo entre dos normas puede no sólo ser costoso, sino también proporciona mayor margen para el error.

3.Por la mejora de la reputación del negocio: Una pronta aplicación muestra la diligencia en la forma en la que llevamos nuestro negocio, muestra una actitud proactiva, y esto puede ayudar a crear una ventaja competitiva frente a proveedores, clientes y competidores.

4. Por la integración de sistemas: Las modificaciones introducidas tanto en la norma ISO 9001 como en la ISO 14001 en 2015 permiten implementar los cambios de manera integrada a través de su Sistema de Gestión de la Calidad y su Sistema de Gestión Ambiental, dando lugar a reducción de costes y agilidad del proceso.

Conclusión

En resumen, todos los anteriores beneficios que supone la rápida transición ISO 9001 en su versión 2008 a la versión de 2015 se traducen en una reducción de costes para las organizaciones, ya que:

• Por un lado, hemos visto que ayuda a lograr un mayor crecimiento empresarial puesto que permite mejorar el rendimiento y contribuye a identificar mejor las oportunidades.
• Por otro lado, otorga estabilidad a las organizaciones, al contribuir a identificar, eliminar y mitigar los riesgos.
• Además, en tercer lugar, el simple hecho de no tener que mantener un SGC entre dos normas, favorece el ahorro de trabajo y dinero.

Todo lo anterior supone importantes reducciones de costes para las organizaciones que optan por la pronta transición ISO 9001.

Como hemos desgranado, una rápida aplicación de los cambios introducidos en la nueva versión de 2015 de la norma ISO 9001 es bastante aconsejable para las organizaciones.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

¿CÓMO REALIZAR LA TRANSICIÓN A ISO 14001 2015?

La ISO 14001 2015 fue publicada, y muchas personas se preguntan si deben implementar toda la norma de nuevas. Esto no es necesario, aunque la nueva ISO 14001 2015 tenga muchos cambios no son tan drásticos como para eso.

El periodo de transición es de tres años, lo que supone que se debe obtener la certificación y llevar a cabo las auditorías de vigilancia necesaria según la versión anterior de la norma hasta el día 15 de septiembre de 2018. Quedan aproximadamente 8 meses para que la versión antigua de la norma deje de estar vigente.

Si se certificó antes del 15 de septiembre de 2015, las auditorías de seguimiento se llevarán a cabo bajo la versión de ISO 14001 2004, pero la auditoría de recertificación se lleva a cabo según la versión de la norma ISO 14001 2015.

Si está certificado bajo la norma ISO 14001 2004 después del día 15 de septiembre de 2015, dispone de tres años para llevar a cabo la transición a la nueva ISO 14001 2015.

Si quiere realizar una transición exitosa deberá seguir un orden en las acciones que realice. Queremos ofrecerle una serie de pasos a seguir para realizar la transición a ISO 14001 2015:

Primero. Definir el contexto de la organización

Es un nuevo requisito, por lo que se deberá considerar a fondo, que supone la base del nuevo Sistema de Gestión Ambiental.

Segundo. Listado con las partes interesadas

Se tienen que incluir a los diferentes grupos de interés. Es necesario que disponga de un listado de requisitos legales, reglamentos y contractuales según la cláusula mencionada anteriormente. Con todo esto ya tendrá la mitad del trabajo realizado.

Tercero. Establecer el alcance del Sistema de Gestión Ambiental

Es necesario que su Sistema de Gestión Ambienta sea creíble, y esto supone establecer los límites de la empresa. Realizar la transición es una gran oportunidad para volver a considerar cual es el alcance del sistema y así poder establecer límites asumibles.

Cuatro. Realizar una revisión de la política ambiental

En la nueva ISO 14001 2015 se establecen unos requisitos muy parecidos para la política ambiental. Es muy importante para la dirección estratégica de la organización la incorporación de una buena política ambiental.

Quinto. Alinear el sistema con la estrategia de la organización

La nueva ISO 14001 2015 establece que se deben determinar todos los objetivos, a nivel ambiental, que sean compatibles con la estrategia de la empresa.

Sexto. Evaluar los riesgos y oportunidades

Es necesario establecer los riesgos y las oportunidades que se encuentran relacionados con el sistema. Nos queremos referir a los diferentes aspectos ambientales y a las partes interesadas. Cuando se realiza la evaluación de riesgos y las oportunidades deberá existir un plan para hacerles frente.

Séptimo. Evaluar e identificar los aspectos ambientales

Gracias a la realización de la transición podemos evaluar los diferentes aspectos ambientales. La nueva norma ISO 14001 2015 necesita que se consideren todas las situaciones de emergencia previsibles y la perspectiva del ciclo de vida en los productos y servicios mediante la aplicación y evaluación de los diferentes aspectos ambientales.

Octavo. Obligaciones de cumplimiento

El cumplimiento de los requisitos legales ya se tenía en cuenta en la norma ISO 14001 2004, aunque existen las partes interesadas y sus necesidades, además de todas las expectativas que se observan como las obligaciones de cumplimiento.

Noveno. Control de la información documentada

El nuevo término de información documentada se refiere a los procedimientos y a los registros. Se alinea entre los nuevos procedimientos y los antiguos, la documentación tiene que mejorarse con el tiempo. Los requisitos de las acciones preventivas no existen para decidir si debe eliminar un procedimiento.

Décimo. El control operacional

La ISO 14001 2015 necesita que se establezca un mejor control de los procesos, por lo que se deberán incluir todos los criterios operacionales y los controles de ejecución de los procesos.

Undécimo. El desempeño ambiental

Hoy en día, en las organizaciones se utilizan muchas mediciones ambientales. Si las mediciones se realizan de forma correcta se establecerá una visión general del Sistema de Gestión Ambiental, nos ofrece información sobre cómo necesita ser mejorado.

Duodécimo. Medición y presentación de los informes

Los requisitos se vuelven mucho más estrictos en la nueva ISO 14001 2015, de forma especial en relación que existe entre el desempeño ambiental, la auditoría interna y la revisión por la dirección.

Con este post queremos ofrecerle una pequeña ayuda para que tengan claro lo que necesitan para realizar la transición. Para asentar mucho más todo lo que hemos comentado le recomendamos realizar el curso “Transición a la nueva ISO 14001:2015” llevado a cabo por la Escuela Europea de Excelencia. Con este curso el alumno obtendrá todos los conocimientos necesarios para realizar la transición a la nueva norma.

En cada bloque del curso, dividido en 10, se estudia cada uno de los requisitos de la nueva ISO 14001 2015. Tendrá a su disposición vídeos, documentos, recursos para afianzar los conocimientos adquiridos, etc.

Una vez finalice el curso, podrá implementar un Sistema de Gestión Ambiental con la nueva ISO 14001 2015 desde el punto de vista de la protección del medio ambiente y la minimización de la contaminación, además de mantener el desempeño ambiental de su empresa.

Tomado de: https://www.nueva-iso-14001.com

NUEVA ISO 41001 ¿CÓMO GESTIONAR LAS INSTALACIONES?

Si pensamos que el futuro del trabajo se basa en la experiencia que tenga el trabajador ¿Qué sucede con el lugar de trabajo? 

La necesidad de mantener al día con las tendencias cambiantes sobre cómo y dónde trabajan las personas hacen que la gestión de las instalaciones sea un aspecto fundamental para conseguir el éxito de la empresa, razón por la que se acaba de publicar la nueva ISO 41001.

Cada día es más complejo el mercado global que administra las instalaciones, por lo que en el año 2015 se estima que valdrá un billón de dólares, y esto es solo lo que se subcontrata. Se preocupa por la administración, operación y mantenimiento de las instalaciones de una empresa, por lo que es una disciplina que necesita equilibrar las necesidades y demandas que cambian de forma rápida según las partes interesadas a las que se utilizan como necesidades empresariales efectivas, seguras y sostenibles. Afecta a la salud y el bienestar de todas las personas que entran en contacto con la empresa y abarca una amplia gama de áreas, incluyendo los costos de ocupación, el uso del espacio, mantenimiento, seguridad, limpieza, medio ambiente y más.

La norma ISO 41001, “Gestión de instalaciones”, acaba de ser publicada para ayudar a los equipos que administran las instalaciones a conseguir una eficiencia óptima. Se basan en las mejores prácticas internacionales, el nuevo estándar del sistema de gestión constituye un punto de referencia para desarrollar e impulsar un régimen efectivo, además es estratégico, táctico y operacional. Del mismo modo, ayuda a las empresas que buscan externalizar sus servicios, ya que los proveedores que pueden demostrar el cumplimiento de la norma les proporciona una garantía con respecto a su enfoque y procesos.

El presidente del comité técnico ISO/TC 267 ha sido el que ha desarrollado la norma ISO 41001, se piensa que la nueva norma ayudará a las empresas de diferentes formas a establecer un enfoque común y un conjunto de procesos que pueden ser referidos alrededor del mundo.

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, tienen algún elemento de administración de instalaciones. Es una disciplina compleja que afecta a todos de forma directa, ya que se trata de los espacios que ocupamos y cómo dichos espacios satisfacen las necesidades de las personas que los utilizan todos los días.

La norma ISO 41001 es el primer estándar que se dedica a administrar las instalaciones y tiene el potencial de marcar una gran diferencia real para las empresas a la hora de mejorar la salud y la seguridad de la fuerza de trabajo, se reduce su impacto en el medio ambiente y consigue ahorrar costos y que sea muy eficientes.

La estructura que presenta la nueva ISO 41001 es la siguiente:

1 Alcance

2 Referencias normativas

3 Términos y definiciones

4 Contexto de la organización

4.1 Comprender la organización y su contexto

4.2 Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.3 Determinación del alcance del sistema de FM

4.4 Sistema FM

5 Liderazgo

5.1 Liderazgo y compromiso

5.2 Política

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades organizacionales

6 Planificación

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

6.2 Objetivos de FM y planificación para alcanzarlos

7 Soporte

7.1 Recursos

7.2 Competencia

7.3 Conciencia

7.4 Comunicación

7.5 Información documentada

7.6 Conocimiento organizacional

8 Operación

8.1 Planificación y control operacional

8.2 Coordinación con las partes interesadas

8.3 Integración de servicios

9 Evaluación de rendimiento

9.1 Monitoreo, medición, análisis y evaluación

9.2 Auditoría interna

9.3 Revisión de la gerencia

10 Mejora

10.1 No conformidad y acción correctiva

10.2 Mejora continua

10.3 Acciones preventivas

La gestión de las instalaciones es una disciplina profesional que afecta a todas las organizaciones. Tiene una influencia significativa en la eficacia de las organizaciones que funcionan en diferentes áreas. En términos financieros, la gestión de las instalaciones constituye el segundo costo más alto para cualquier empresa con pocas excepciones y puede hacer una contribución según la línea base de forma permanente. 

Si hablamos de eficiencia, la gestión de las instalaciones tiene la responsabilidad de la administración, operación y mantenimiento de todos los activos de la organización, influyendo así en su costo de vida y facilidad de uso.

En cuanto al cumplimiento, la gestión de instalaciones será la responsable de la gestión de la salud, la seguridad y de garantizar que la empresa cumple con las obligaciones para las personas que utilizan el espacio de trabajo y son propensos a ser afectados. En cuanto al medio ambiente y la sostenibilidad, la gestión de las instalaciones es responsable de las operaciones que se realizan en la zona de trabajo, además de como el impacto que sus operaciones pueden tener en medio ambiente.

La norma ISO 41001 permitirá que al lado de la oferta de las empresas se adquiera una certificación diferenciadora del resto del mercado y ayude a las empresas del sector a establecer puntos de referencia que esperan que sus socios de suministro cumplan.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿CUÁL ES LA PERSPECTIVA DEL CICLO DE VIDA SEGÚN LA NUEVA ISO 14001 2015?

En los últimos tiempos se ha escuchado hablar mucho sobre el ciclo de vida, es un concepto incluido en la actualización de la norma ISO 14001 a la versión de 2015.

Muchas organizaciones están comenzando a familiarizarse con el ciclo vida al implantar la actualización de la norma ISO 14001.

El ciclo de vida puede definirse como una serie de etapas consecutivas o relacionadas entre sí en un sistema de producto desde la adquisición o generación de la materia prima, de los recursos naturales hasta la disposición final.

Muchas organizaciones han utilizado el ciclo de vida con la finalidad de mejorar los procesos y optimizarlos. Con la introducción de este concepto en la nueva ISO 14001 2015 se ha convertido en un requisito de toda organización que se encontraba certificada bajo la norma ISO 14001 2004 que quiere actualizar su sistema de gestión ambiental a la versión de 2015 y para todas aquellas que se inician con la certificación en la nueva versión.

El principal objetivo de la norma ISO 14001 2015 es que las organizaciones utilicen el enfoque sistemático en el Sistema de Gestión Ambiental considerando las diferentes áreas y procesos en la que se tiene el control o influencia desde la perspectiva del ciclo de vida. Además, se deberá considerar la perspectiva en el momento de analizar todos los aspectos ambientales de sus actividades.

Si consideramos lo anterior, la organización se pregunta cómo pueden hacer para realizar el análisis de ciclo de vida. La empresa internacional para la estandarización se desarrolla con una serie de estándares enfocados en la gestión y administración ambiental, los cuales se incluyen en la ISO 14044:2016 y la ISO 14040:2016, la primera especifica los requisitos y una guía para la evaluación del ciclo de vida, dicha norma puede ser de mucha utilidad para las organizaciones a la hora de comenzar a realizar el análisis.

El análisis del ciclo de vida de un producto, es la metodología que se realiza para identificar, cuantificar y caracterizar los distintos impactos ambientales potenciales que se asocian a cada etapa del ciclo de vida del producto o servicio y es una herramienta muy importante, ya que aporta soporte a las personas que se encargan de tomar decisiones en cuestiones relacionadas con los productos o servicios, en los que se establecen diferentes consecuencias del uso de algún producto o con la configuración y utilización de un producto o servicio.

Etapas en el Análisis del Ciclo de Vida

Se considera que la norma ISO 14044:2016 tiene 4 etapas para definir el análisis de ciclo de vida:

• La fase de definición del objetivo y el alcance
• La fase del análisis de inventario
• La fase de evaluación del impacto
• La fase de interpretación

El análisis del ciclo de vida debe tener en cuenta todas las materias primas, servicios auxiliares y residuos generados a lo largo del proceso productivo o la generación de residuos en un servicio. El análisis de ciclo de vida tiene como objetivo establecer el indicador que evalúe los aspectos ambientales clave, lo cual permite a las organizaciones identificar donde se deben concentrar sus esfuerzos para mejorar el desempeño ambiental, ya sea en la selección de materias primas, en el proceso o en los residuos generados.

Los aspectos financieros pueden ser una herramienta muy útil que ayude en la disminución de costos, en la medida de un nuevo diseño, la utilización de otra materia prima, cambios en los procesos o en la distribución, promoviendo una mejor asignación de todos los recursos. El análisis ayuda a las organizaciones a mejorar su imagen con las partes interesadas ya que pueden hacer declaraciones relacionadas con el compromiso con el medio ambiente.

El análisis del ciclo de vida no es un instrumento para proteger el medio ambiente, si es una herramienta empresarial que ayuda a las organizaciones a ser muy sustentables, minimizando costos y mejorando su posicionamiento en un mundo que cada día exige más compromiso con el medio ambiente.

Tomado de: https://www.nueva-iso-14001.com

ETAPAS DE LA EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LA ISO 27001:2014

Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información según la Norma ISO 27001, la evaluación de riesgos es una actividad transversal que hay que realizar con eficacia.

La gestión eficaz de los riesgos se encuentra presente en otros sistemas de gestión como la Norma ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad o la Norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental, cobrando cada vez mayor relevancia para el futuro y la toma de decisiones estratégicas dentro de las distintas empresas.

En el caso del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, la gestión de riesgos es esencial y para ello es necesario llevar a cabo una serie de actividades que garantizarán que se ejecuta de forma eficaz.

En este artículo voy a hablar del proceso de la gestión de riesgos dentro de la Norma ISO 27001, centrándome de forma más detallada en las primeras etapas del mismo y realizando una numeración del resto.

La importancia de la gestión del riesgo.

Tenemos que partir de la base de que los sistemas de gestión definen el riesgo como el efecto de la incertidumbre, ya sea positivo como negativo, debido a la falta de información completa y/o veraz sobre una situación, proceso o procedimiento.

De esta forma, la gestión del riesgo viene a apoyar las decisiones estratégicas que buscan la prevención de situaciones adversas futuras y así transformarlas y aprovecharlas de forma eficaz para la mejora continua.

Existen numerosas herramientas para realizar esta gestión del riesgos como AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos),  Lluvia de Ideas o la metodología MAGERIT (para más información sobre otras herramientas existentes recomiendo consultar el  artículo “Herramientas para la gestión del riesgo en las organizaciones”), y que se elegirán y aplicarán según se adapten a las necesidades y características de la organización concreta.

En el artículo “Los riesgos, oportunidades y la mejora en la Norma ISO 27001:2014” ya habíamos establecido una imagen general de las etapas que conllevarían una eficaz y adecuada gestión de los riesgos, sin embargo, esta gestión no es genérica y variará ampliándose según la empresa que la lleve a cabo. A forma de guía, a continuación incluyo las etapas, centrándome más en las iniciales por su relevancia para que la gestión se realice de forma correcta, de la identificación, valoración, tratamiento y verificación de los riesgos y oportunidades de una organización.

Elaboración del listado de inventarios en activo.

Como base, identificar los elementos indispensables para el funcionamiento y la realización del producto y/o servicio al que se dedica la empresa, permite obtener una imagen clara y definida de los elementos o activos que sirven como soporte de los procesos de negocio. De esta forma, aporta una imagen definitiva y documentada que va a servir de soporte para numerosos procedimientos del sistema de gestión y la toma de decisiones estratégicas, pero además va a asentar los cimientos de la gestión de los distintos riesgos a los que se enfrenta o puede enfrentarse la empresa.

A la hora de realizar esta identificación y las dependencias entre los distintos elementos, se debe partir del estudio del funcionamiento de los servicios respondiendo a preguntas como:  ¿Qué información es necesaria para prestar el servicio? o ¿Dónde se almacena esta información?

Con las respuestas a las distintas preguntas que hemos realizado, se elaborará un inventario de activos que debe incluir una serie de datos básicos como por ejemplo:

• nombre
• descripción
• categoría, es decir, software, servicio o personal, por poner unos ejemplos
• ubicación física donde se encuentra
• dependencias con otros activos
• valor del activo en relación con la confidencialidad, disponibilidad e integridad, estableciéndose valores para cada uno de estos activos a partir de unos criterios normalizados y objetivos.

Identificar y realizar la valoración de las amenazas.

Avanzando más en la gestión de los riesgos, es el momento de realizar el análisis de los riesgos elaborando un catálogo de las distintas amenazas que se encuentran en el horizonte previsible de la empresa. Algunos ejemplos clásicos y genéricos para las distintas empresas de estas amenazas son el fuego, los cortes de suministro eléctrico o los errores de usuarios.

Partiendo de este catalogo y relacionándolo con la lista de activos, es el momento de valorar la vulnerabilidad de cada uno de los distintos activos teniendo en cuenta la degradación a la que están expuestos y su probabilidad frente a las amenazas. Estos dos valores quedarán reflejados en una escala que puede ser de 0 a 3, siendo 0 sin degradación y 3 degradación alta, o 0 muy baja la probabilidad y 3 alta probabilidad.

Calcular el impacto de las amenazas.

Una vez tenemos identificar los activos y las amenazas que afectan cada uno de ellos, el siguiente paso es calcular el impacto en función del valor del activo y de la degradación que produciría la amenaza en el caso de que esta situación llegue a producirse.

Es interesante destacar que este impacto debe estudiarse sin tener en cuenta las medidas de seguridad que se están llevando a cabo en este momento, ya que si las incluimos tamizarían el riesgo máximo de cada activo y podría provocar que riesgos existentes no se consideraran como tal.

Calcular el riesgo.

Con los valores anteriores por cada activo hay que cuantificar el riesgo para cada amenaza identificada y comparar los distintos activos en razón a estos valores y las dependencias entre ellos, calculando el riesgo para el servicio y funcionamiento de la empresa.

Si los valores utilizados son correctos y mantenemos documentado todo el proceso y los métodos de cálculo, podrá revisarse de forma periódica para actualizar y mantener de forma viva y eficaz la gestión de los riesgos.

Tratamiento de los riesgos.

Por último, para realizar una correcta gestión del riesgo no podemos quedarnos aquí sino que es necesario avanzar, decidiendo como se va a tratar cada uno de ellos, diferenciando si se van a asumir, transferir, eliminar o mitigar, en la medida de lo posible, o controlar para mantenerlo en un grado determinado, cuya decisión recaerá en manos del propietario del riesgo.

Para ello, es necesario:

1. Determinar la estrategia para reducir los riesgos mediante la aplicación de medidas de seguridad.
2. Identificar las medidas de seguridad para reducir el riesgo a un nivel deseable en función de las amenazas identificadas.
3. Una vez determinados los controles, se revisarán los que se incluyen dentro del documento ISO 27001 para verificar que no se ha dejado en el tintero ninguno considerado como relevante.
4. Documentar las decisiones de la sección de controles, así como de los anteriores pasos realizados.
5. Una vez seleccionados los controles y teniendo en cuenta los ya implantados, se debe repetir el análisis de riesgos siguiendo la misma metodología empleada y considerando la seguridad implantada en la valoración de la degradación y frecuencia de las amenazas.
6. Elaboración del Informe de gestión de riesgos.
7. Elaboración del plan de tratamiento de riesgos con especial incidencia en la trazabilidad de las medidas a implantar y los riesgos que se pretenden mitigar con ellos, así como las responsabilidades y métricas, relacionadas con la confidencialidad, disponibilidad e integridad.
8. Apoyar la gestión del riesgo con formación y concienciación específica.
9. Y, por último, realizar verificaciones y validaciones periódicas que permitan mantener actualizada y eficaz la gestión de los riesgos realizada.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

SE ENCUENTRA PRÓXIMA LA PUBLICACIÓN DE LA NUEVA ISO 21001 PARA CENTROS EDUCATIVOS

La educación, como todo hoy en día, no ha escapado de los efectos que ha generado los cambios en la tecnología y la globalización de la sociedad del conocimiento.

Para dar respuesta a dichas necesidades, los expertos de diferentes países en cuanto a la calidad y la educación, por lo que se ha desarrollado la norma ISO 21001.

La ISO 21001 es una norma internacional que proponen un modelo general para la provisión de servicios de aprendizaje, se orienta a todo tipo de empresas ya sean públicas o privadas, grandes o pequeñas, que se encuentran abocadas a la enseñanza formal o no formal, en todos los niveles e incluso aplicables a empresas no dedicadas de forma exclusiva al ámbito educativo, pero dentro de los servicios que se encuentran en este tipo de actividades.

La norma ISO 21001 es de aplicación genérica y flexible, además cuenta con la potencia del conocimiento utilizando las buenas prácticas que aporta la norma ISO 21001. Se constituye un recurso significativo a ser tenido en cuenta por la sociedad y demás involucrados, como pueden ser las organizaciones educativas, las organizaciones, las familias, los docentes, los estudiantes e investigadores, etc.

La norma ISO 21001 es utilizada por profesionales y por público en general en todo lo referente a la gestión de la calidad en la educación, lo que constituye siendo necesario e importante el aporte de respuestas a los requisitos que se planifican en la sociedad actual.

Con el fin de informar y ser fácilmente entendible, las definiciones y los conceptos que encontramos en la norma ISO 21001 no buscan ser totalmente estrictos.

La educación como servicio

La educación refleja la realidad multidisciplinar y compleja que se centra en el ser humano. La misma involucra a los procesos mentales del aprendizaje, a los que sólo se pueden inferir mediante los resultados producidos mediante la actividad intelectual. Son muchas las variables del entorno que tienen influencia sobre el resultado.

Existen diferentes conceptos de calidad en la educación, esto es materia de debate. Es posible afirmar que la provisión de un servicio de aprendizaje significa que, el conocimiento se proporciona, comparte o transfiere a los estudiantes mediante la formación, de forma independiente a la modalidad que se imparta, el tipo de educación y el tipo de organización. todo esto dentro del marco de un sistema de gestión que estimule la asimilación de conocimientos, habilidades, experiencias y valores, con el objetivo de maximizar los resultados de éxito en los estudiantes y de las demás partes interesadas.

Orientación a procesos

La norma ISO 21001 es utilizada por profesionales y por público en general

Se pone especial énfasis en el concepto de servicio y más expresamente en el de servicio de aprendizaje, ya que el mismo reemplaza el concepto de formación.

Esto se debe al hecho de poner el foco en el aprendizaje como resultado de un proceso, de forma específica, al proceso de enseñanza-aprendizajeque es la clave para la prestación del servicio.

Se puede establecer un mapa de procesos de alto nivel que pertenezca a una organización educativa. Se distinguen diferentes procesos, el proceso clave enseñanza-aprendizaje y los procesos secundarios estrategia y dirección. Cada uno de ellos representa una secuencia de actividades o flujos de trabajo que transcurren mediante las funciones de la empresa.

Todos los procesos de la norma ISO 21001 son importantes para que el centro educativo pueda funcionar correctamente, cumplir sus cometidos y alcanzar las metas planificadas.

El principal proceso que se debe realizar es el que tiene como resultado el producto o servicio que da sentido al centro educativo. Sus entradas captan las necesidades y las expectativas externas y sus salidas entregan el resultado de la ejecución del proceso al estudiante y demás partes interesadas.

Según la percepción del producto o servicio, las partes expresan su nivel de satisfacción. El resto de los procesos dirigen y apoyan dicho proceso clave. Los de estrategia y dirección, por ejemplo, realizan la definición de estrategia, objetivos, planificación, control y seguimiento del resto y en particular del proceso clave. En cambio, los de apoyo proveen de soporte al resto de los cambios. Se encuentran integrados por la gestión de los recursos humanos, materiales, didácticos, financieros, etc.

Hoy en día, la norma ISO 21001 se encuentra un proceso de desarrollo por el Comité Técnico ISO/PC 288 y se prevé su publicación para el próximo 25 de abril de 2018.

Se describe un sistema de gestión para todo tipo de organizaciones educativas que deseen demostrar su capacidad para proporcionar, compartir y transferir conocimiento a los estudiantes. Incluye formación teórica, práctica y de investigación.

Tomado de: https://www.isotools.org

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS DE ISO 9001:2015

La ISO 9001:2015 hace un cambio en la forma de abordar la documentación, este artículo plantea dos elementos: 

1) qué es información documentada y cómo de debe gestionar.

2) Lista de documentos obligatorios.

1) Concepto de información documentada

La ISO 9000:2015 (fundamentos y vocabulario), define:

• Documento: Información y el medio en que está contenida.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.
• Información documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
• Nota 1: La información documentadada puede estar en cualqueir formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.
• Nota 2: La información documentada puede hacer refencia a: el sistema de gestión, incluidos los procesos; la información generada para que la organización opere (documentación); la evidencia de los resultados alcanzados (registros)
• Nota 3: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcional en el Anexo SL.

En el anexo A de ISO 9001:2015 se plantea cómo se debe aplicar el concepto de información documentada:

“Donde la Norma ISO 9001:2008 utilizaba una terminología específica como documento o procedimientos  documentados, manual  de  la  calidad  o  plan  de  la  calidad,  la  presente edición   de   esta   Norma   Internacional   define   requisitos   para   mantener   la   información documentada.

Donde  la Norma  ISO 9001:2008  utilizaba  el término  “registros”  para denotar los documentos necesarios  para  proporcionar  evidencia  de la conformidad  con los requisitos,  esto ahora  se expresa como un requisito para conservar la información documentada. La organización es responsable  de determinar qué información documentada  se necesita conservar, el periodo de tiempo por el que se va a conservar y qué medios se van a utilizar para su conservación.

Un requisito para mantener información documentada no excluye la posibilidad de que la organización también podría necesitar conservar la misma información documentada para un propósito particular, por ejemplo, para conservar versiones anteriores de ella.

Donde esta Norma Internacional hace referencia a información en lugar de información documentada (por ejemplo, en el apartado 4.1: La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas), no hay ningún requisito  de  que  esa  información  se  tenga  que  documentar.  En  tales  situaciones,  la organización puede decidir si es necesario o no. o si es apropiado mantener información documentada.”

2) Lista de documentos obligatorios

Información documentada para la planificación (documentos) obligatoria:

• Alcance 4.3
• Procesos 4.4.2 a)
• Política de calidad 5.2
• Objetivos de calidad 6.2.1
• Planes de calidad 8.1 (para empresas de proyectos)
• Características de los productos, los servicios o las actividades a desempeñar, y, los resultados a alcanzar. 8.5.1 a)
• Programa de auditoría. 9.2.2

-Información documentada como evidencia (registros) obligatoria.

• Evidencia de que los procesos se realizan según lo planificado. 4.4.2 b)
• Evidencia de calibración o verificación de equipos de medición (si aplica). 7.1.5.2
• Evidencias de competencia. 7.2 d)
• Evidencias sobre los resultados de la revisión de los requisitos y servicios. 8.2.3.2
• Evidencias de los cambios a los requisitos de productos y servicios 8.3.1
• Evidencia de entradas y salidas de diseño (si aplica) 8.3.3 y 8.3.5
• Evidencia de controles de diseño y desarrollo (si aplica) 8.3.4
• Evidencias de deterioro de bienes del cliente o del proveedor (si aplica).
• Evidencias de cambios al diseño y desarrollo 8.3.6
• Evidencias de evaluación, selección, seguimiento y reevaluación de proveedores 8.4.1
• Evidencias de la trazabilidad 8.5.2 (si aplica)
• Evidencia de cambios a la producción o prestación del servicio. 8.5.6
• Evidencias de liberación de productos o servicios. 8.6
• Evidencias de salidas no conformes. 8.7.2
• Evidencias de desempeño y eficacia del sistema del sistema de gestión de calidad. 9.1.1
• Evidencias de revisión por la dirección. 9.3
• Evidencias de acciones correctivas. 10.2.2

Tomado de: https://www.prismaconsultoria.com