LA IMPORTANCIA DE CERTIFICAR UN SISTEMA DE GESTIÓN CONTRA EL SOBORNO EN INSTITUCIONES UNIVERSITARIAS

Como ya es sabido, ISO 37001:2016 es la normativa que proporciona orientación y detalla los requisitos para poder establecer, implementar, mantener, revisar y mejorar un Sistema de Gestión contra el Soborno. 

Dicho sistema de gestión puede ser independiente o podría integrarse con otros sistemas de gestión ya implantados (de calidad, medio ambiente, continuidad de negocio, etc.).

Hay que tener en cuenta que ISO 37001 sólo es aplicable al soborno. Por tanto esta no aborda específicamente el fraude, los cárteles y otros delitos como el lavado de dinero u otras actividades relacionadas con prácticas corruptas. Esto no quiere decir que una determinada organización no pueda optar a ampliar el alcance de su sistema de gestión para incluir dichas actividades.

ISO 37001 se trata de una norma genérica que puede ser aplicada a cualquier tipo de organización (o entidad de la misma) sin importar el tipo o tamaño, así como la naturaleza de la misma o si pertenece al sector privado o público. En el punto 4 de la norma se establecen los factores específicos para abordar el alcance de la aplicación de la misma, según sus requisitos.

Las universidades. Organismos públicos y privados que no quedan fuera del soborno

Como si de una empresa se tratara, de hecho lo son, las universidades se han convertido en organizaciones cada vez más complejas. A lo largo de todo el mundo en muchas ocasiones han salido a la luz noticias en las que se ha relacionado a una determinada universidad (muchas de ellas de prestigio) con un escándalo de soborno por dos cuestiones fundamentales: la expedición fraudulenta de certificados o títulos y la admisión indebida de alumnos.

Esto ha provocado que muchas universidades no sean bien miradas, bien porque se han visto envueltas en cuestiones de este tipo, o bien porque han sido salpicadas indirectamente por este tipo de sucesos. No hay que olvidar que las universidades necesitan alumnos para sobrevivir y para ello deberán demostrar que son instituciones educativas competentes y serias en todos los aspectos, incluido el legal.

Entre los problemas fundamentales a los que se enfrentan las universidades en relación con la gestión antisoborno, hay que destacar los siguientes:

• Demandas e investigaciones reales o pendientes: las actividades relacionadas con la norma ISO 37001 serán en gran medida prospectivas, pero habrá casos en los que los litigios se iniciaron en el pasado. En esta ocasión el compliance officer deberá de investigar los motivos que han llevado o llevaron a un determinado litigio.
• Gestión de la debida diligencia: Cuando sea necesario se deberán de abrir procesos de investigación que permitan aclarar cuestiones relacionadas con el ingreso o la expedición títulos. Este tipo de cuestiones también afectan al profesorado, ya que también han sido algunos los casos que han salido a la luz en relación con la contratación de profesorado.
• Mejoras en el proceso de acceso: Este tipo de aspectos está más relacionado con el ámbito anglosajón, en el que para entrar a una determinada universidad no solo se baraja el factor de la nota de corte. Hablamos de aspectos relacionados con cartas de recomendación, avales de familiares o tutores, etc. Este aspecto guarda cierta relación con la gestión de la debida diligencia, como proceso de investigación para garantizar la veracidad de un determinado acto.
• El papel de las partes interesadas externas: En este aspecto se deberán analizar y considerar los límites contractuales y legales relacionados con las subvenciones y becas estatales o federales; las NCAA (Asociaciones de deportistas universitarios en Estados Unidos) y los principales donantes. Una política antisoborno completa también debería tener en cuenta disposiciones que analicen el riesgo de atletas universitarios, investigadores, así como otros miembros de la comunidad universitaria como objetivos de soborno.

La Norma internacional ISO 37001  puede ser aplicada a cualquier tipo de organización sin importar el tipo o tamaño, así como la naturaleza de la misma o si pertenece al sector privado o público.

El papel del compliance officer en una universidad

El Compliance Officer o en castellano, Oficial de Cumplimiento es, dentro de cualquier organización, el responsable de asegurar el cumplimiento de la normativa de aplicación o de cualquier tipo de legislación relacionada con el sector. Así como de que se cumpla la normativa general que legisla un determinado país.

En una institución universitaria, el compliance office se encargará de que esta cumpla con todos los requisitos legales que afectan a la misma dentro del ámbito legal que ocupa:

• Normativa nacional relacionada con este tipo de instituciones
• Normativa a nivel interno
• Normas que, aunque no legislan sobre universidades, si pueden afectar a alguno de los miembros que la forman, siempre y cuando esta forma parte los hechos: derechos de autor, cuestiones penales, civiles, etc.
• Por supuesto deberá de gestionar e implicarse en la implantación de un Sistema de Gestión Antisoborno, así como compliance, siempre y cuando la universidad cuente con ellos.

No hay que olvidar que la ISO 37001 es una normativa certificable, de manera que la certificación de la misma servirá como prueba de que en la institución universitaria hay una preocupación importante por demostrar que se gestiona y se ejecuta un sistema de lucha antisoborno. Esto sin ninguna duda contribuirá a mejorar la imagen de la universidad de cara a la sociedad y como no ante posibles alumnos o clientes.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿ESTÁ TU EMPRESA PREPARADA PARA EL CRECIMIENTO?

Lanzar tu propio negocio es como armar un rompecabezas de mil piezas. Es un verdadero reto encontrar cada una de ellas y saber ordenarlo dentro de unos plazos, como si estuvieras en una contrarreloj. 

El camino de una organización desde su lanzamiento hasta que es una compañía establecida no es precisamente un camino de rosas, eso sí, es un proceso ilusionante y motivador. ¿La clave de todo? El crecimiento. ¿Y sobre qué se apoya ese crecimiento? La mayoría de los CEOs hablan de cuatro elementos:

1. El equipo: un negocio se basa en los hombros de cada profesional que dedica su tiempo al proyecto. Prospera o fracasa por la gente que trabaja en él. No es común encontrar una compañía d éxito donde los empleados se encuentren a disgusto, despreciados o sin apoyos. El concepto es simple: permite que tus empleados prosperen y tu negocio prosperará. La idea más productiva: tomar al equipo de trabajo más como una tribu donde impere el concepto de la unidad, todos caminando en la misma dirección, viviendo una misma pasión. 

2. La organización: partir de un equipo adecuado, es un buen paso para empezar, pero no el definitivo: deben trabajar de una forma organizada y clara para llegar a un resultado positivo. Se trata de implantar sistemas para estructurar las operaciones y la cultura del negocio. Podría ser tan simple como reunir en una cafetería todos los viernes a todos los empleados de un mismo departamento, para poneros al día o compartir ideas. Lo importante es que esa cultura logre ser eficaz y eficiente. 

3. Los socios: las relaciones lo son todo en los negocios. Los socios son una red de apoyo, desde inversores a mentores. No te engañes: tú solo no puedes hacerlo todo. Sin esa red, estás perdido. La gente que te rodea y que orbita alrededor de tu negocio es un bien valioso, o al menos debería serlo. Son tremendamente útiles para ofrecerte una visión con más perspectiva, dar un buen feedback y hacer las críticas convenientes. Si crees que uno de tus socios podría estar torpedeando el funcionamiento (aún sin quererlo) debes saber identificarlo y primar los intereses de crecimiento. 

4. La tecnología: todo líder reconoce el papel vital que la tecnología desempeña en sus negocios, tanto interna como externamente. Internamente, la conforman las herramientas, el hardware y el software necesarios para un buen desempeño. Externamente, son los productos que usa el cliente. La tecnología adecuada permite ser rápido, fiable y escalable. Si la tecnología, por el contrario, es mala, te ralentizará y eso molestará a los clientes. 

Partiendo de estos cuatro pilares, analiza tu compañía puntuando cada aspecto del 1al 10. ¿Tienes más de un 30? Felicítate: probablemente está preparada para el crecimiento previsto. Puntuando así a tu empresa se puede alcanzar fácilmente una instantánea de tu negocio y tomar las decisiones propicias.

Tomado de: https://es.weforum.org/

LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LAS UNIVERSIDADES SEGÚN ISO 31000

En la actualidad las universidades deben hacer frente a numerosos riesgos, además el problema se incrementa debido a la gran variedad de grupos de riesgo.

La existencia de riesgos de diferente naturaleza, hace necesario que las organizaciones sean capaces de identificar estos riesgos y convertirlos en oportunidades que permitan alcanzar la mejora continua.

La norma ISO31000 define el riesgo como el efecto producido por la incertidumbre en los objetivos.

En las universidades se desarrollan diariamente multitud de actividades, normalmente cada una de ellas pertenece a un ámbito diferente.

La creación de varios grupos de riesgo permite que la identificación de los riesgos sea más fácil. A continuación describiremos algunos grupos de riesgo que hemos considerado importantes, aunque esta lista puede incrementarse.

Tipos de riesgo:

• Naturales:

Estos son la consecuencia de un fenómeno natural que ha ocurrido por si mismos o debido a la actuación del hombre y ocasiona efectos negativos. En este grupo se incluirían los terremotos, los incendios forestales, etc.

• Antropogénicos:

A su vez estos están divididos en:

– Involuntarios: La responsabilidad de este riesgo es exclusiva del ser humano y el entorno.

– Voluntarios: Dentro de estos encontramos distintos tipos, los malintencionados o criminales como la falsificación de documentos y los sociales como las manifestaciones.

Personales: Hacen referencia a los riesgos laborales o incluso los que se producen en un ámbito extra laboral. Entre estos riesgos destacamos enfermedades, incapacidades temporales o permanentes, defunciones, etc.

Tecnológicos: Son los riesgos relacionados con los elementos técnicos que son ejecutados por el hombre.

Organizativos: Debidos a la metodología empleada en el desarrollo de la actividad universitaria.

Académicos: Causados por una mala elección de los criterios de aceptación de estudiantes, profesorado, etc.

Responsabilidad civil: Son aquellos riesgos que tienen consecuencias sobre terceros y son causados por el personal, instalaciones y/o maquinaria de la universidad.

Económicos: La principal causa de que se produzcan estos riesgos suele ser porque la organización cuenta con deudas, con presupuesto insuficiente, etc.

Es importante que se utilicen medidas que permitan mitigar los riesgos en cada uno de los grupos de riesgo. Nos centraremos en varios grupos de riesgo y citaremos alguna de las decisiones que se deberían adoptar para moderar los riesgos:

• Académicos:

– Realizar una gestión de los riesgos sociales y naturales establecidos en los programas estudiantiles.

– Capacitar e informar de los problemas derivados de este tipo de riesgos.

Infraestructura:

– Evaluar las amenazas considerando las características, impactos, etc.

– Elaborar registros de vulnerabilidades y ser conscientes de las capacidades de reacción de riesgos. Además se debe permitir el acceso de esta información a las partes interesadas.

Seguridad:

– Controlar el cumplimiento de las normas, igualmente se comprobara que los sistemas y dispositivos de seguridad desempeñan sus funciones correctamente.

– Elaborar planes que aseguren el adecuado mantenimiento de los sistemas de seguridad.

• Servicios:

– Conocer las consecuencias derivadas de la interrupción de servicios, por ejemplo en el caso de que se produzca un corte de luz.

Tomado de: https://www.isotools.org

INDUSTRIA 4.0: ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ESTANDARIZACIÓN?

La Industria 4.0 ha llegado a nuestros días con nombre de “Cuarta Revolución Industrial”. Y no es de extrañar, ya que está poniendo en evidencia las carencias de las industrias respecto a tecnologías, internet y la automatización.

Todo ello, sin obviar su paso por la digitalización de todos los procesos inherentes a cualquier empresa del sector industria.

Por tanto, aunque es fácil comprender las necesidades de adaptación a los cambios generados a lo largo del tiempo y, más aún, con las nuevas tecnologías, es preciso abordar el concepto de Industria 4.0.

Industria 4.0: concepto

Por tanto, ¿qué es la Industria 4.0? Como ya se explicó en artículos anteriores, la Industria 4.0, Cuarta Revolución Industrial o, también, Smart Manufacturing, atiende a la aplicación de la tecnología de la información en los procesos presentes en una organización.

Mediante la aplicación de este concepto en cualquier empresa del sector industria, lo primero que se observa es la autosuficiencia en las cadenas de fabricación. Esto da lugar a una mayor eficacia y eficiencia, lo cual genera respuestas más rápidas a las demandas exigidas por el mercado.

Otra de las novedades de la Industria 4.0, es la posibilidad de disponer de toda la información que sea requerida en tiempo real, independientemente del proceso que sea o de su localización en las instalaciones.

Ventajas de la Industria 4.0

Aunque hasta ahora no se ha mencionado, la automatización de todos estos procesos y la digitalización necesaria para llevarla a cabo, es usual que se realice a través de un software de gestión.

Las ventajas en este sentido son:

• Prueba y desarrollo virtual de los productos antes de su producción, evitando posibles errores o riesgos que pudieran materializarse una vez saliera al mercado.
• Optimización de la funcionalidad de los productos, por lo que se obtienen productos de mejor calidad.
• Los productos llegan al mercado con mayor rapidez (incluso un 50% más rápido). Esto es, el diseño, producción y venta de los productos se efectúa en tiempos menores.
• Gracias a la digitalización y automatización, se incrementa de manera exponencial la adaptabilidad a las demandas del mercado.
• Servicio al cliente más personalizado, con la posibilidad de agregar servicios extra a los productos, como servicio post venta individualizado, que aumenten la satisfacción del cliente.
• Series de producción menos costosas y cortas.
• Disponer de toda la información en tiempo real y de múltiples canales, facilita su análisis y aprovechamiento para realizar mejoras.

Pilares de la Industria 4.0

Las claves o los pilares fundamentales en torno a los cuales se sostiene este nuevo concepto, o más bien, esta realidad, y que sirven de base para implementar la Industria 4.0 en una organización son:

• Cloud Computing: son aquellos servicios que están disponibles en “la nube”.
• Ciberseguridad.
• Internet de las cosas: se refiere a la interconexión de lo cotidiano, ya sean objetos o dispositivos, con Internet.
• Realidad aumentada.
• Big data: en referencia al análisis de grandes volúmenes de datos.
• Integración de procesos gracias a la automatización.
• Simulaciones.

Cultura en torno a los nuevos cambios y tecnologías.

Evidentemente, el factor esencial en este proceso de transformación a la Industria 4.0, es el liderazgo frente a la transformación digital y la automatización, ya que supone un gran cambio, y debe ser capaz de adaptarse.

Importancia de la estandarización en la Industria 4.0

Debido a lo revolucionario y novedoso de la Industria 4.0, los países han comenzado a tomar medidas para ayudar, a las empresas del sector de la industria que lo necesiten, a realizar esta transformación.

De esta manera, será más fácil afrontar los cambios y los retos que supone la adaptación a este modelo de industria.

En este aspecto, por ejemplo, ha sido el Gobierno de España el que, con la creación de un Grupo de Trabajo de Estandarización, prestará ayuda a las organizaciones a través de la normalización de la Industria 4.0.

Normalización de la Industria 4.0

Normalizar la Industria 4.0, servirá de guía para su implementación, permitiendo su integración en los procesos vinculados a la organización y a los diferentes sistemas. Es decir, se crearán especificaciones y normas técnicas que facilitarán todo este camino hacia la Industria 4.0.

Las entidades o colaboradores para crear esta normalización son:

• Grupo de estandarización: su función consiste en la coordinación y promoción de todos los eventos vinculados a la estandarización de la Industria 4.0, fomentando la participación de todas las empresas españolas posibles y de los órganos internacionales encargados de la estandarización.
• AENOR: es la clave para poder llevar a cabo la normalización, junto a las normas UNE que atiendan a dicha estandarización. En este contexto, destacan la ISO/IEC 27000 y la IEC/TC 65.
• ISO/IEC 27000: define los requisitos para los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. Es decir, con esta norma puede garantizarse que se realizan controles internos y que se da cumplimiento a los requisitos de gestión de continuidad comercial y corporativa.
• IEC/TC 65: a través de esta norma, se desarrollan los estándares internacionales para la medición, control y automatización de procesosindustriales.

Finalmente, se debe considerar que todas las normas relacionadas con esta estandarización, deben estar enfocadas hacia la ciberseguridad, conectividad y sobre todo, las nuevas tecnologías dentro de los procesos.

Tomado de: https://www.isotools.org

LA NORMA ISO 22301 Y EL SECTOR PÚBLICO

La norma ISO 22301 es la norma internacional creada especialmente para la gestión de la Continuidad de Negocio, la cual se basa en el éxito de la Norma Británica BS 25999 y otras normas regionales. 

Esta norma está diseñada para preservar y defender a cualquier empresa privada u organismo del sector público de cualquier posible incidente o problema que se pueda plantear. Estos posibles incidentes incluyen inclemencias meteorológicas extremas, incendios, inundaciones, desastres naturales, robos, interrupciones de servicios de Tecnologías de la Información, enfermedades del personal o ataques terrorista.

El sistema de gestión de continuidad de negocio basado en la norma ISO 22301 permite definir las amenazas más importantes y las funciones empresariales críticas que pueden sufrir consecuencias tras uno de estos incidentes. Además, permite implantar planes con antelación para garantizar de esta forma que la empresa u organismo no interrumpe su actividad.

La certificación de la norma ISO 22301 en una empresa u organismo conlleva la puesta en marcha y aplicación de diferentes controles y medidas con los que ser capaces de gestionar los riesgos generales a los que esté expuesta la continuidad del negocio de dicha empresa u organismo.

Esta norma actúa mediante el ciclo de mejora continua PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar), el cual determina los requisitos para la planificación, el establecimiento, la implantación, la operación, la supervisión, la revisión, la prueba, el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión de la continuidad de negocio documentado teniendo en cuenta la gestión de los riesgos globales de cada empresa u organismo.

Una adecuada gestión de la continuidad del negocio permite a las empresas u organismos:

• Alcanzar la capacidad de enfrentar y superar los efectos de un incidente, concepto conocido como resiliencia, así como también prevenir o evitar los posibles escenarios derivados de una situación de crisis.
• Gestionar la interrupción de las actividades disminuyendo al mínimo las consecuencias económicas, de imagen o de responsabilidad civil derivadas de la misma.
• Adquirir una mayor flexibilidad ante la interrupción de sus actividades.
• Disminuir los costes asociados a la interrupción.
• Evitar penalizaciones debidas al incumplimiento de contratos como proveedor de productos o servicios.
• Contar con una metodología estructurada y organizada para reanudar las actividades después de una interrupción.
• Incrementar el prestigio y demostrar la resistencia ante los clientes y las partes interesadas.
• Posibilidad de ventajas económicas a la hora de contratar seguros empresariales.
• Uso de un enfoque proactivo para reducir el impacto de los incidentes.
• Reducir el tiempo de interrupción tras una determinada incidencia y mejorar el tiempo de recuperación.

La Norma Internacional ISO 22301: La implementación de un Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio también reporta grandes beneficios en el sector público

Como hemos observado, no solo existen grandes diferencias entre las organizaciones sino que estas pueden llevar a cabo actividades de sectores totalmente distintos, así como no solo pertenecer al grupo de empresas u organizaciones del sector privado, sino también al elenco de empresas y organismos que componen el sector público. Por ello, en este sentido, la norma ISO 22301 tiene la capacidad de ofrecer a dichas empresas y organizaciones, el poder llevar a cabo el desarrollo de sistemas para la gestión de la continuidad del negocio adaptados y ajustados a sus propias y concretas necesidades.

Además, teniendo en cuenta la naturaleza de estas empresas y organizaciones pertenecientes al sector público, cuyo objetivo es desempeñar tareas y actividades dirigidas a los servicios públicos, con su conducta general de “poder hacer” y junto a la posibilidad de ayudarse unos de otros, los planes de continuidad posibilitan el documentar de forma íntegra la restauración de los servicios. 

A todo esto, debemos considerar el hecho de que actualmente va aumentando el número de empresas y organizaciones adheridas al sector público que han sufrido una serie de recortes o disminuciones presupuestarias debido a la crisis económica, las cuales deben llevar a cabo una serie de ajustes para poder seguir ofreciendo y proporcionando sus servicios con un menor capital para su financiación. Por ello, cada vez es más necesario contar con algún tipo de plan que garantice la continuidad del negocio.

No debemos olvidar que designando una pequeña cuantía de los gastos a este tipo de cuestiones conseguiremos que las empresas y organizaciones en cuestión, cuenten con la pertinente resistencia ante imprevistos e incidentes que pongan en riesgos la continuidad de la misma, y de esa forma lograr importantes ahorros futuros en los presupuestos. Los responsables de la gestión de la continuidad del negocio deben ser capaces de aprovechar estas sinergias que se crean al contactar con otros responsables del sector para instruirse de las experiencias de los demás. 

Además, es muy recomendable que estos responsables se formen, participen en seminarios, promociones organizadas y diferentes eventos con el objetivo de obtener la mayor cantidad de información posible y trasladarla a los planes de continuidad de negocio que desarrollen en sus organizaciones.

Tomado de: https://www.isotools.org

ISO 26000: RESPONSABILIDAD SOCIAL EN LA UNIVERSIDAD

La norma ISO 26000 ofrece orientaciones sobre definiciones, principios y materiales, fundamentales de Responsabilidad Social y en las comunidades universitarias supone un gran desafío.

En el ámbito universitario surge el concepto de Responsabilidad Social Universitaria o RSU, por supuesto relacionados con temas universitarios. El concepto de RSU contempla varias perspectivas:

• Gerencial o directiva: El papel de estas figuras es analizar los impactos derivados del desarrollo de las actividades universitarias en la sociedad, sobre todo mediante las explicaciones oportunas de sus acciones y decisiones.
• Transformacional: En este caso, la postura está enfocada a la revisión de las actividades universitarias, para ello tiene en cuenta los debates y reflexiones que permitan conseguir una sociedad sustentable.
• Normativa: Se ampara en el desarrollo de actividades en la universidad, actuando como un eje normalizador para definir que es lo correcto en la sociedad. Para esto se establecen redes universitarias basándose en la responsabilidad social.

Las acciones en temas de RSU se orientan a los estudiantes, personal docente, personal de investigación y al personal de la administración y servicios. Por ello se recomienda adoptar una RS de oferta dirigida hacia una RS de demanda, en el que se establezcan métodos de aprendizaje mutuo que den respuesta a las exigencias de las partes interesadas.

Un medio de participación de las partes interesadas es la evaluación de iniciativas propuestas en temas de responsabilidad social.

Es importante que las comunidades universitarias realicen jornadas de sensibilización para dar a conocer la RSU, haciendo uso de distinta actividades como talleres o reuniones en la que los asistentes participen de forma activa.

Por supuesto que la normatividad de casos particulares, en especial en la universidades públicas, puede hacer que la aplicación de la RSE cambié de estrategia. Para ello, es importante, e interesante, revisar a fondo la norma ISO 26000 en su última versión.

Tomado de: https://www.isotools.org

LA GESTIÓN DEL RIESGO EN EMPRESAS TURÍSTICAS SEGÚN LA ISO 31000

El estándar ISO 31000 es una norma internacional que se emplea para la gestión del riesgo y de la seguridad.

Es un método de trabajo que está considerado uno de los mejores para gestionar la seguridad y el riesgo en los servicios y productos, con el objetivo de alcanzar la satisfacción de los clientes.

Actualmente, todas las empresas se encuentran sometidas a numerosos riesgos, independientemente de su tamaño, como puede ser a accidentes durante la jornada laborar de los trabajadores, bajas laborales por enfermedad, etc. Dichos riesgos pueden generar debilidad en las organizaciones, generando un posible riesgo en el equilibrio de esta.

Las empresas pertenecientes al sector turístico necesitan gestionar el riesgo al que se encuentran expuestas, ya que diariamente sus empleados pueden encontrase en situaciones de peligro. La forma de hacer frente a estos riegos es implantando un sistema de gestión basado en la norma ISO31000.

La norma ISO-31000 ayuda a las empresas en los siguientes temas:

• Facilitando a identificar las oportunidades y amenazas.
• Genera que las empresas sean concientes de la necesidad de reconocer y enfrentar al riesgo.
• Ayuda a disminuir las pérdidas económicas.
• Favoreciendo el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentos.
• Incrementa la confianza, la información financiera y la autoridad.
• Previniendo riesgos laborales.
• Incremento de la seguridad laboral.

Por todo lo comentado con anterioridad el estándar internacional ISO 31000 es un instrumento adecuado para las empresas del sector turístico, ya que ayuda a realizar una gestión idónea del riesgo.

La norma ISO31000 se estructura en tres pilares básicos que posibilitan la gestión del riego:

• Principios de gestión del riesgo.
• Estructura del soporte.
• Desarrollo de gestión del riesgo.

¿ES FUNDAMENTAL GESTIONAR LOS RIESGOS EN LAS EMPRESAS TURÍSTICAS SEGÚN LA ISO 31000?

La norma internacional ISO 31000 tiene como objetivo gestionar la seguridad y los riesgos. 

Las organizaciones independientemente del sector a que pertenezcan y de su tamaño, se enfrentan todos los días a diversos riesgos:

• Accidentes operacionales
• Incendios
• Enfermedades

Estos provocarán que las organizaciones sean más sensibles.

Como todas las empresas, las empresas del sector turístico, se encuentran sometidas a numerosas amenazas por lo que, también, necesitan gestionar el riesgo. Por ello, adoptan la certificación del estándar ISO-31000.Dicha norma es una herramienta ideal para las organizaciones del sector turístico debido a que gracias a esta, van a poder realizar una correcta gestión de cada uno de los riesgos señalados con anterioridad.

La ISO31000 se compone de tres elementos los cuales son:

• Principios para gestionar el riesgo.
• Estructura de soportes.
• Proceso de gestión del riesgo.

Estos elementos darán lugar a una gestión del riesgo de forma más efectiva. El estándar ISO31000 facilita las empresas turísticas a:

• Realizar una gestión que sea proactiva.
• Facilita la identificación de las amenazas y de las oportunidades.
• Facilita a las organizaciones a que tengan presente lo importante que es identificar y enfrentarse al riesgo.
• Ayuda a cumplir con las obligaciones legales como son las normas de ámbito internacional.
• Incrementa las probabilidades de conseguir los objetivos fijados previamente.
• Facilita la minoración de las pérdidas.
• Incrementa la confianza de los interesados.
• Prevenir los riesgos y pérdidas.
• Aumentar la seguridad, salud y la protección del medio ambiente.

ISO 31000: ¿SE DEBEN GESTIONAR LOS RIESGOS EN EL SECTOR TURÍSTICO?

ISO31000 es el estándar ideal para llevar a cabo una adecuada gestión de riesgo. 

La gestión del riesgo se entiende como la planificación en el uso de la incertidumbre provocada de una amenaza, a través de una serie de actividades como la identificación, análisis, evaluación e incluso mitigación del riesgo para minimizar sus efectos negativos o en el peor de los casos aceptando las consecuencias.

Las organizaciones vinculadas a las actividades del sector turístico son las responsables de gestionar los riesgos que se producen en este tipo de sector. Entre los riesgos mas comunes destacamos:

• Los recursos humanos con los que cuenta la organización, la profesionalidad de los trabajadores es un factor clave. La mala gestión de este tipo de recursos puede ocasionar la aparición de riesgos para la organización. Por ello es necesario prestar atención al talento, innovación y capacitación, lo que permitiría ofrecer servicios y productos de calidad.
• Los hurtos llevados a cabo por el personal de la organización y por los usuarios de esta supone uno de los principales riesgos a los que las empresas del sector turístico debe de hacerle frente. Una de las soluciones es realizar periódicamente auditorias en todos los departamentos de la organización.
• Suplantación de la identidad, en muchas ocasiones se da el caso en el que ciertas organizaciones gestionan servicios y productos de las empresas turísticas sin realmente haber contratado estos. La consecuencia es que los clientes que se suponen que han reservado este tipo de servicios cuando llega al establecimiento no puede disfrutar de ello y las organizaciones reciben un elevado número de quejas ante este tema.
• Contratación de servicios a través de internet, en estos casos es necesario el uso de una tarjeta para realizar el pago y es muy posible que no sea la tarjeta del cliente que va a disfrutar de este tipo de servicios.
• La elaboración de nuevas normativas ambientales que suponen un coste añadido.

La ISO-31000 se convierte en una solución perfecta para las organizaciones del sector turístico, es una herramienta que permite proceder a la correcta gestión de estos riesgos. Es importante destacar que la norma ISO 31000 está estructurada según tres elementos que dan la posibilidad de gestionar los riesgos de un modo efectivo:

– Los principios para la gestión de riesgos.

– La estructura de soporte.

– El proceso de gestión de riesgos.

Tomado de: https://www.isotools.org/

CUÁNTO DEBE INVOLUCRARSE LA ALTA DIRECCIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Suele haber cierta confusión dentro de la propia organización a la hora de determinar en qué medida debe implicarse la Alta Dirección en el Sistema de Gestión de la Calidad.

No obstante, existen referencias en relación a los temas del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que deben ser cubiertos por la Alta Dirección para asegurar la eficacia del mismo.

Una buena solución para establecer cuánto debe implicarse la Alta Dirección en el Sistema de Gestión de la Calidad es tener en consideración el mapa de procesos.

A través del mapa de procesos es posible conectar a la Alta Dirección con aquellas responsabilidades de administración documentadas para cada uno de los tipos de procesos (procesos clave, de apoyo y los que son prestados externamente).

Cómo determinar cuánto debe implicarse la Alta Dirección en el Sistema de Gestión de la Calidad

Partiendo de que las decisiones tomadas tienen su origen en la Alta Dirección, una buena manera de determinar la implicación de ésta en el SGC es empezar por definir sus responsabilidades según la norma ISO 9001:2015.

Veamos las responsabilidades de la Alta Dirección sobre los siguientes aspectos clave del SGC:

• Orientación al cliente: la Alta Dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso. Para ello, puede hacer uso de encuestas para conocer las expectativas de los clientes, listados de los requisitos legales, listas de riesgos y oportunidades que pudieran impactar en los productos y servicios, así como establecer programas de mejora orientados a lograr la satisfacción del cliente.
• Política de calidad, objetivos e indicadores clave del rendimiento: la Alta Dirección debe asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de una política de calidad, definiendo, para ello, la misión, visión, valores organizacionales, dirección estratégica y objetivos tanto generales como los referentes a calidad. Igualmente, debe definir los programas de sensibilización sobre calidad, así como el sistema de incentivos para el fomento de la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.
• Roles organizacionales: la Alta Dirección tiene la función de asignar las diferentes responsabilidades y autoridades relevantes dentro de la organización. Para lo cual, debe considerar la matriz de responsabilidad operativa definida para cada proceso, la matriz de calificaciones y niveles de competencia exigidas, la descripción de las tareas a realizar, el listado de los procesos con los propietarios de cada uno, así como la función del gerente de calidad.
• Revisión de la gestión: la Alta Dirección ha de asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad continúa siendo eficaz y está alineado con la dirección estratégica de la organización. Para tal fin, debe hacer uso de informes sobres las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que afecten a su organización, así como informes que permitan analizar los aspectos políticos, económicos, sociales y tecnológicos incidentes sobre la misma. Igualmente hará uso de la información de las auditorías internas, evaluaciones realizadas a sus proveedores, materiales empleados en sus operaciones, así como las acciones definidas para el tratamiento de los riesgos y oportunidades.

Para que la implicación de la Alta Dirección sea exitosa es importante desarrollar un buen proceso de comunicación entre la misma y la propia gestión operativa.

Finalmente, conviene señalar que no existe una única opción en cuanto a la implicación de la Alta Dirección en el Sistema de Gestión de la Calidad. Cada organización, en base a su tamaño y sector, deberá determinar en qué medida la Dirección va a estar implicada en los temas y decisiones del SGC.

Así pues, a modo de ejemplo, mientras que en una pequeña organización la Alta Dirección puede estar implicada en todos los aspectos concernientes del SGC, en otra de gran producción, la Dirección se centrará tan sólo en determinados aspectos del propio sistema.

Formación sobre Calidad para gerentes y directivos

Gestionar, coordinar y asegurar una gestión de la Calidad efectiva requieren de la Alta Dirección una serie de habilidades y competencias de alto nivel. Muchos realizan esta formación para conocer y desarrollar metodologías que les permitan la alineación estratégica de los objetivos de la organización y la gestión de la calidad.

Los contenidos del Diplomado en Gestión de la Calidad profundizan en todos los aspectos requeridos para implementar y liderar la gestión eficiente de Sistemas de Calidad:

• Análisis e interpretación de los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
• Análisis del contexto de la organización y alineación con la estrategia organizacional.
• Enfoque basado en procesos.
• Desarrollo de la documentación asociada al SGC.
• Enfoque basado en riesgos.
• Auditoría y evaluación del SGC.
• Gestión de no conformidades y acciones de mejora.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

CÓMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD ENCONTRADA EN UNA AUDITORÍA ISO 9001

Los auditores internos más temprano que tarde, se encontrarán con la necesidad de redactar una no conformidad en la gestión e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015.

Las auditorías internas son un elemento esencial que forma parte de los requisitos de ISO 9001:2015, y, dentro de ellas, redactar una no conformidad es una de las tareas que siempre será necesario realizar.

Sin embargo, aunque se siga un proceso de auditoría planificado, redactar una no conformidad de tal forma que facilite la investigación y la implementación de acciones correctivas, requiere tener en cuenta algunos aspectos básicos.

Cómo redactar una no conformidad – ¿Qué es una conformidad?

En el ámbito de las normas ISO y específicamente de auditorías, una no conformidad es el hallazgo de evidencias de que un proceso no cumple con los requisitos exigidos por el estándar o no se realiza de acuerdo a lo planificado.

Durante la auditoría se compara lo planificado con lo que sucede en la práctica para verificar que no se está produciendo ninguna desviación respecto a lo esperado o situación de riesgo. Cuando esto sucede nos encontramos ante una no conformidad.

Es en este momento en el que se debe redactar una no conformidad dentro del informe de auditoría. Pero para ello, es preciso seguir algunas pautas. Veamos cuáles son:

Pautas para redactar una no conformidad eficaz

Es importante tener en cuenta el propósito con el que se elabora una no conformidad. Más allá de cumplir con el requisito de ISO 9001, redactar una no conformidad permite al auditado tomar medidas para corregir la falla y eliminar la causa.

Para lograr el objetivo es preciso seguir algunas pautas:

Describir el problema con detalles: para que el auditado pueda investigar por qué se está presentando la no conformidad debe conocer con todos los detalles la forma en que se detectó el problema.

Mencionar el requisito: es necesario asegurar que la persona que abordará el problema comprenda cuál es el requisito de ISO 9001 que se está incumpliendo.

Incluir evidencia de auditoría: es necesario incluir la o las evidencias de auditoría que comprueban la existencia de la no conformidad. La evidencia es, para el auditado, el punto de partida de la investigación que lo llevará a descubrir la causa raíz del problema.

Cualquier información adicional que el auditor considere importante será bienvenida a la hora de redactar una no conformidad encontrada en una auditoría de la norma ISO 9001.

¿Qué no debemos mencionar a la hora de redactar una no conformidad?:

• Adjudicar culpas o responsabilidades.
• Determinar soluciones

Aunque no existe un formato de uso obligatorio para redactar una no conformidad, existe un modelo que garantiza el cumplimiento de las pautas que hemos mencionado. Este modelo se conoce como “debería ser / como se encontró”.

Debería ser: es una declaración de lo que se esperaba encontrar en el proceso. Si no es posible escribir una declaración “debería ser” con respecto a un proceso, es poco probable que realmente estemos frente a una no conformidad.

Como se encontró: en esta parte declaramos el hallazgo que no cumple con el requisito/planificación, registrando así mismo la evidencia y toda la información pertinente que apoye la existencia de la no conformidad.

Recuerde que una buena declaración de no conformidad hace valioso el hallazgo de auditoría.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com

EL TRABAJO EN EQUIPO NO SE DEJA AL AZAR

"Consideramos que un punto de partida para lograr un buen trabajo en equipo es impulsar el conocimiento entre los diferentes miembros, lo que permite desarrollar la capacidad para identificar cuáles son las fortalezas de cada uno de los integrantes".

Por: Pablo Alejandro Alzate

“Consideramos que un punto de partida para lograr un buen trabajo en equipo es impulsar el conocimiento entre los diferentes miembros, lo que permite desarrollar la capacidad para identificar cuáles son las fortalezas de cada uno de los integrantes”, asegura Luis Felipe Martínez, director de liderazgo y desarrollo en Lee Hecht Harrison.

Para conseguir esto es necesario abrir espacios en las empresas en los que la interacción también sirva para entender las características que definen al equipo.

Es valioso reconocer y trabajar en espacios colaborativos, donde se aprenda a edificar con base en las diferencias de pensamiento, pues esto trae oportunidades que permiten ver los problemas y soluciones desde diferentes perspectivas. De esta manera, los equipos se vuelven más dinámicos y comienzan a trabajar buscando alcanzar resultados sobresalientes.

El trabajo en equipo no se debe dejar a la suerte, pues influye directamente en el rendimiento de la compañía. “Cuando hablamos de una empresa que tiene diferentes áreas organizacionales y en cada una se encuentran varios empleados desempeñando funciones diferentes, es casi que una necesidad conseguir que todas estas áreas con todas estas personas logren integrarse para perseguir un objetivo en común”, agrega Martínez.

Al promover el trabajo en equipo también se construyen las bases para la buena convivencia de los empleados.

En busca de mejores soluciones

Es necesario que las organizaciones promuevan y propulsen el trabajo en equipo, pues la construcción de soluciones robustas es el resultado no de una persona sino de la organización, expresa Felipe Jánica, de Ernst & Young Colombia.

Perfil del nuevo líder empresarial colombiano

Otro de los grandes desafíos que tienen las compañías hoy en día es lograr que los empleados entiendan el valor de la colaboración y cómo esta habilidad al sumar esfuerzos les permite obtener resultados mejores y con mayor rapidez.

“Nosotros hemos encontrado que el mercado tiene una genuina preocupación por empoderar a sus empleados y fomentar la integración de ellos a los diferentes equipos, ya que es un valor diferenciador tener trabajadores promoviendo el trabajo en equipo y logrando resultados acelerados al integrar toda la cadena de valor de la organización”, puntualiza Martínez.

“Con los retos de la economía global y de paso la colombiana, se necesita innovación para buscar soluciones creativas y sostenibles en el tiempo, pero sobre todo a prueba de errores”, asegura por su parte Jánica.

“Una sola golondrina no hace verano”

No trabajar en equipo implica desafíos en el crecimiento individual. “Un profesional que trata de hacer el trabajo de manera individual fracasa en el intento por la ausencia de tiempo para completar sus tareas y por las frustraciones que tiene al no cumplir las expectativas de sus clientes”, finaliza Felipe Jánica, de Ernst & Young. Además, incrementa el estrés laboral y se pierde el entusiasmo del profesional.

Tomado de: http://www.elempleo.com

ISO 19600 Y LA GESTIÓN DEL COMPLIANCE

Toda organización, por grande o pequeña que sea, requiere de un cumplimiento normativo obligado que a veces es difícil de gestionar.

De esta necesidad surge la ISO 19600 sobre la Gestión del Compliance, que permite cumplir con requisitos legales, estándares, códigos de industria y demás requerimientos normativos que pueda llegar a tener una empresa.

La ISO 19600 no es una norma certificable, como es el caso de otros estándares, pero sirve de valiosa herramienta para gestionar adecuadamente las exigencias legales, siendo de mayor importancia cuanto mayor sea el marco regulatorio de aplicación en la organización, ya que del cumplimiento de las mismas, dependerá su prestigio y supervivencia.

Contenido de la ISO 19600

Los aspectos fundamentales de la ISO 19600 los podemos resumir en estos 12 puntos:

• Alcance: como en el resto de sistemas de gestión, en la ISO 19600 también deben determinarse los límites y aplicabilidad del Compliance, para lo que debe tener en cuenta el contexto interno y externo, las expectativas de las partes interesadas y sus obligaciones de Compliance. Estas últimas considerarán:

- Los requisitos de Compliance: marco normativo de obligado cumplimiento.
- Los compromisos de Compliance: aquellas regulaciones no obligatorias, pero sí beneficiosas (por ejemplo, normas ISO)

• Liderazgo: en la cláusula 5.1 de la norma, se estipulan una serie de acciones que debe realizar la alta dirección, que implican más que mostrar liderazgo o realizar una declaración de intenciones.
• Roles y responsabilidades: deben establecerse en todas las estructuras y niveles de la organización, incluidos los empleados y la dirección.
• Gestión del riesgo: en este punto, se debe considerar la ISO 31000 sobre los principios y directrices para la Gestión Riesgo, al considerarse esta fase la más compleja y crítica de Compliance.
• Competencia: el personal debe estar formado y sensibilizado en materia de Compliance.
• Cultura: el órgano de gobierno y la alta dirección deben tener un compromiso claro con el Compliance, para poder desarrollar una cultura de Compliance en la organización.
• Comunicación: debe desarrollarse un plan de comunicación en materia de Compliance, en el que se desarrolle el qué comunicar, cuándo, quién y cómo.
• Documentación: como en el resto de Sistemas de Gestión, en la ISO 19600 también debe generarse una serie de documentación, como políticas, procedimientos, informes, etc)
• Operación: en la ISO 19600 debe establecerse un control y seguimiento de los riesgos que ayude a gestionarlos y mitigarlos, es decir, a tratar el riesgo.
• Evaluación del desempeño: una vez se haya implementado el Sistema de Gestión basado en la ISO 19600, se debe seguir, medir, analizar y evaluar su funcionamiento, destacando la importancia a este respeto, de métricas e indicadores.
• Auditoría interna y revisión del sistema por la dirección: al igual que en el resto de normas ISO, deben realizarse auditorías internas y de revisión del sistema por la dirección.
• Mejora continua: mejorar siempre el Sistema de Gestión de Compliance de la ISO 19600 con ayuda del feedback obtenido de las mediciones realizadas en la fase anterior.

Qué ocurre si no aplico la Gestión de Compliance de la ISO 19600

Con la última reforma del Código Penal, se ha impuesto como requisito legal indispensable la gestión del Compliance, ya que los tribunales han comenzado a sancionar, con responsabilidad penal, a empresas que por no haber tomado las pertinentes medidas de control, han caído en delitos o incumplimientos que podrían haberse evitado o dificultado en cuanto a la comisión del delito. 

La ISO 19600 permite realizar una gestión del Compliance con la que evitar sanciones que podrían dificultar la rentabilidad y posicionamiento de la empresa, mientras que tenerlo implantado, permitiría una tranquilidad añadida al administrador, que podría dedicarse a otros aspectos del negocio, como ventas, gestión o a la sociedad.

Puede ser necesario, que para la gestión del Compliance se cuente con profesionales que sean verdaderos expertos en esta área, y no sólo porque tenga la cualificación de abogado, sino que tengan formación acreditada como “compliance officer”.

Áreas de una organización más afectadas por la gestión del Compliance

A pesar de que la gestión del Compliance afecta a la totalidad de la empresa, ya que una negligencia puede proceder de cualquiera de las áreas, hay algunas cuya importancia es más relevante. Así tenemos:

• Programas de concienciación de la plantilla
• Certificación de implantación de políticas para la prevención de delitos según establece la normativa ISO 19601 – modelo AENOR).
• Plan de Compliance según la norma ISO 19600.
• Plan de Buen Gobierno y Responsabilidad Social.
• Certificación de prácticas anti-soborno conforme a ISO 37001.
• Evaluación de Riesgos legales y jurídicos en la empresa.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿HAS CONFIGURADO YA TU MENSAJE DE AUSENCIA? POR QUÉ Y CÓMO HACERLO?

Estamos en época de vacaciones, y la verdad es que tras un duro año de trabajo, apetece relajarse. Sin embargo, si tienes un negocio, no puedes desaparecer sin más. 

Necesitas demostrar a tus clientes y contactos que te importan, avisando que no vas a estar disponible durante unos días o unas semanas. Y la mejor forma de hacerlo es una respuesta automática.

Ponte en el lugar del cliente

Para entender la importancia de un mensaje de ausencia, tienes que ponerte un momento en la piel de tu interlocutor. Te escribe un mensaje, y no recibe ninguna respuesta. Si es alguien que no te conoce, va a pensar que no te ha llegado el correo, que no te lo has tomado en serio, o que estás muy ocupado. En cualquier caso, no le dará una buena impresión.  Si es alguien que te conoce, a esas sensaciones puedes añadir la preocupación de que te haya pasado algo.

Sin embargo, eliminar esas dudas y esos pensamientos negativos es muy fácil. Basta con decir que no estás. Saber que no respondes porque no estás disponible cambia radicalmente las circunstancias. La gente lo entiende, es más paciente, y se apunta tu fecha de vuelta. Después de todo, en un momento u otro, cada uno se va de vacaciones. Configurar un mensaje de ausencia ayuda a dar buena imagen a tu negocio.

¿Qué debería incluir una respuesta automática?

Tienes que trasladar a tu interlocutor principalmente cuatro ideas:

• Que no estás disponible. Obvio pero no menos cierto.
• A partir de qué fecha estás ausente y cuando vuelves.
• El correo electrónico de un compañero para emergencias (si procede).
• Mencionar si tu correo va a ser leído por alguien durante tu ausencia o no, para que los clientes no se esperen una respuesta si nadie lo va a leer hasta tu regreso.

Para saber más, te remito a estos pasos para generar tu respuesta automática, un artículo muy detallado sobre este tema. Seguro que después de leerlo te conviertes en un experto de los correos de aviso. Es una forma muy sencilla, rápida y barata de no perder oportunidades de negocio.

No solo cuando te ausentas

Aunque probablemente el uso más habitual de un mensaje de respuesta automático sea para avisar de que no estás disponible, también puedes usar este recurso cuando no estás seguro de poder consultar los mensajes a menudo. Es algo que hago yo con mis páginas en Facebook. Desactivar la posibilidad para la gente de escribir un mensaje me parecía demasiado radical. He preferido poner un mensaje automático que invita al usuario a mandarme un email, explicando que no consulto diariamente la página. Funciona, la gente me escribe al correo, y les respondo desde allí.

Tomado de: https://crearmiempresa.es