3 CLAVES QUE TE AYUDARÁN A SITUARTE POR ENCIMA DE TU COMPETENCIA

El espíritu emprendedor hoy en día se ha vuelto más volátil, aumentando la competencia más que nunca. 

Por: Edith GómezAcerca *

Las industrias están cambiando rápidamente, la tecnología no deja de avanzar, y los cambios políticos y sociales están afectando la forma en que hacemos negocios.

En resumidas cuentas, todo está cambiando y no debemos quedarnos atrás. Entonces, ¿qué necesita un emprendedor o un equipo gerencial para enfocarse en estar los primeros en el juego?

Creemos que hay tres atributos distintivos que pueden poner a tu compañía por delante de la competencia: asegúrate de que la experiencia de tus clientes se desenvuelve sin problemas, presta atención a los desarrollos que se realizan dentro de tu industria, y empieza a alinearte con tecnologías emergentes tan rápido como sea posible.

1. Mantén felices a tus clientes

Este es probablemente una de las cosas más importantes que cualquier compañía (B2B o B2C) puede hacer. El cliente es el que tiene la última palabra. Con un gran abanico de opciones para elegir en cualquier escenario, una de las mejores cosas que puedes hacer es asegurarte que la experiencia de tus usuarios sea complemente agradable. ¿Cómo puedes lograr esto? Estos son algunos puntos importantes:

Sorprende a tu clientes con un servicio memorable. Escucha a tus clientes y bríndales soluciones eficientes. Capacita a tu equipo para que atiendan de manera especial a cada uno de tus clientes. Recuerda que los pequeños detalles son los que hacen grande a tu negocio, entonces asegúrate de que la atención al cliente en tu negocio realmente supera las expectativas de los clientes.

Ofrece diferentes formas y medios de pago. Todos los clientes son diferentes, y por ello es importante ofrecer diferentes soluciones (especialmente cuando hablamos de pago) que le puedan acomodar. Cheques, tarjetas de crédito, y transferencias deberían ser aceptadas como formas de pago. Adicionalmente, puede ser útil tener la capacidad de poder recibir el pago cuando sea, ya que en el entorno empresarial de hoy en día está en todos lados.

Siempre busca la automatización. La automatización es oro para los clientes porque todos están ocupados, y todos tienen que estar en algún lugar. Entonces, mientras más formas tengas para automatizar los procesos (restándole trabajo al cliente), más clientes tendrás y más clientes retendrás. Evalúa qué herramientas operacionales o procesos se pueden adoptar para hacer que la experiencia sea más fácil, rápida, y más agradable.

2. Presta atención a los desarrollos en tu industria

Tener conocimiento de las últimas tendencias en tu industria es crítico para el éxito. Las industrias pueden cambiar en cualquier momento y un simple hecho es que aquellos que se adaptan rápidamente permanecen en el negocio, mientras aquellos que siguen jugando el mismo juego terminan perdiendo. Abajo te presento dos formas excelentes para mantenerse al tanto:

Publicaciones en la industria. Casi toda industria tiene un sistema de publicaciones o revistas. Hazte un favor e inscríbete para recibir actualizaciones. Normalmente estas son gratis o tienen un bajo coste y te permitirán estar al tanto de las últimas novedades que ocurren a tu alrededor. No solo es útil para ver qué están haciendo tus competidores y así encontrar tu niche de diferenciación, sino que también ayuda a tu equipo a actualizarse y a mantenerse educados al momento de entrar en contacto con un cliente.

YouTube. Esta plataforma posiblemente es uno de los mayores recursos sin explotar. Una simple búsqueda en YouTube de tu tema de interés puede darte cientos, sino miles de videos que pueden ser relevantes pertenecientes a tus necesidades y deseos. Esto puede incluir tendencias en la industria y desarrollos, entrevistas con altos ejecutivos, gerencia en acción, y mucho más. Es un gran recurso en el que puedes buscar conocimientos adicionales.

3. No te quedes atrás de los avances tecnológicos

A menos que estés viviendo en una cueva, sabes que las tecnologías emergentes están cambiando la forma en que se hacen negocios, y de forma acelerada. Así, para que cualquier compañía tenga poder y dominancia en el mercado, esta debe estar alineada con estas tecnologías tan pronto como sea posible para mantener su relevancia. Existen varias tecnologías importantes en el horizonte, sin embargo, para los propósitos de este artículo, nos enfocaremos en tres:

Internet de las cosas. El Internet de las cosas ha recibido mucha atención en los últimos tiempos. A menos que no lo hayas oído, el internet de las cosas – o IoT – es la convergencia de todo lo “inteligente”. Lo que comenzó con los teléfonos inteligentes y las tabletas, ahora son refrigeradores inteligentes, jardines inteligentes, y virtualmente cualquier objeto mundano usado en la vida diaria se puede preparar para ser “inteligente”. Esencialmente, el objetivo final del IoT es algo como un mundo en donde todo lo que haces y todo lo que tienes, responde a tus preferencias. Es una tecnología emergente. Muchas startups ahora están revolucionando el mundo del IoT en los negocios así como también vidas personales, y debería estar en el interés de cada empresario la integración creativa de esta tecnología en sus productos o servicios.

Realidad virtual. Esta es otra tecnología emergente importante. La realidad virtual – o VR – ha estado presente por algún tiempo, sin embargo, se comenzó a solidificar verdaderamente como una tecnología más accesible en los últimos años. Si bien el Oculus Rift es prevalente en muchas plataformas de juegos, creemos que la verdadera belleza de esto yace en su aplicabilidad empresarial. La VR está siendo usada por profesionales médicos para mejorar terapias y reducir la necesidad de analgésicos, además se usa para simulación de entrenamiento como combate militar, y mucho más. Los futuristas y expertos creen que en unos años, sitios de internet comunes tendrán presencia de realidad virtual.

Inteligencia artificial.Sí, todos estamos familiarizados con la IA por películas de ficción y profecías de décadas pasadas, sin embargo, finalmente ya la tenemos acá. Claro, no estoy hablando de inteligencia artificial general o súper inteligencia artificial. Hablo de una IA limitada diseñada para aprender una tarea específica y especializada. La inteligencia artificial ahora está siendo integrada por muchas startup de Silicon Valley dentro de la automatización operacional en el entorno empresarial y podría ser la más poderosa de todas las automatizaciones.

¿Has aplicado estas claves en tu negocio? ¿Qué otra clave tienes en cuenta para destacar de la competencia en tu industria? Deja tus comentarios y aportes acerca de este tema.

* Este articulo fue escrito por Edith Gómez, editora en Gananci, apasionada del marketing digital, especializada en comunicación online. Se niega a irse a la cama cada noche sin haber aprendido algo nuevo. Le inquietan las ideas de negocio y, más aún, aportar una mirada creativa al pequeño mundo en el que vivimos.

Tomado de: https://www.negociosyemprendimiento.org

¿QUÉ SIGNIFICADO TIENE EL TÉRMINO INTEGRACIÓN?

La correcta interpretación del término integración, es fundamental para evitar equívocos que ocasionen importantes problemas en la organización.

En una organización, todos los interlocutores como es el caso de gerentes, técnicos especializados o el responsable de los sistemas de gestión, deben hacer uso del término integración dentro del mismo contexto.

A continuación haremos alusión a la interpretación del término integración desde el punto de vista de los gerentes de las organizaciones desde la teoría organizacional y de los técnicos especialistas en calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral.

• Según estudios, se determina que las condiciones del medio influencian en gran medida la decisión de adoptar una estructura organizativa u otra. En definitiva, las organizaciones afirmaban que en función del entorno estas debían dividirse en departamentos, pero que a su vez era imprescindible que estuviesen interrelacionadas para concluir con el objetivo de la empresa.

Por tanto, esta segmentación en departamentos implica un esfuerzo por parte de la organización para lograr la unificación y desarrollar las actividades que permitan concluir con su proyecto.

• Según las funciones técnicas específicas. En el área de la gestión de la calidad, el concepto integración elude al nivel de equilibrio existente en una organización y la establece con el empleo del mismo lenguaje en todos los departamentos.

En los últimos tiempos, la implementación de sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo se han extendido de una manera considerable. Entre las causas destacamos la presión ejercida por los stakeholders o partes interesadas y el compromiso adoptado de forma voluntaria por la organización para mejorar la imagen en el mercado en el que trabajan.

Las organizaciones se han ayudado de estándares como la ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, los cuales han orientado el proceso de implantación para que este concluyera con éxito.

La correcta interpretación del término integración, es fundamental para evitar equívocos

Todo esto ha originado en un doble posicionamiento en el marco de la integración de sistemas, por un lado se contempla que la integración se lleva a cabo en los estándares de sistemas de gestión y la otra postura se corresponde con la integración sobre los sistemas de gestión.

En el próximo artículo hablaremos de la diferencia entre considerar la integración sobre estándares o sobre los sistemas de gestión.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿ES CIERTO QUE NO SE REQUIEREN PROCEDIMIENTOS EN LA NORMA ISO 9001:2015?

Hasta la edición 2008 de ISO 9001, se utilizaban los términos “documentos”, “procedimientos documentados”, “manual de calidad” o “plan de calidad”. 

Sin embargo, la redacción de la más reciente versión, nos lleva a concluir en una primera instancia, que los procedimientos en la norma ISO 9001:2015 ya no son requeridos.

Esto no es tan cierto. Como parte de la estrategia de alineación de la norma con otros estándares de gestión, propiciando así la integración de sistemas, los procedimientos en la norma ISO 9001:2015, así como el manual de calidad u otros documentos, han sido agrupados bajo una cláusula común denominada “información documentada”.

Si bien es cierto que ISO 9001:2015 es menos formal con respecto a los procedimientos, no quiere decir que los elimine del todo. Esto hace que, por ejemplo, ya no contemos con un requisito para seis procedimientos que eran obligatorios en la versión 2008. Pero los procedimientos en la norma ISO 9001:2015 siguen estando presentes ahí.

Procedimientos en la norma ISO 9001:2015

La versión 2015 de ISO 9001 establece en la cláusula 4.2.1 cuáles son los tipos de documentos que deben estar presentes en el Sistema de Gestión de la Calidad. Ellos son:

• La política de la Calidad.
• Objetivos de la Calidad.
• El Manual de la Calidad.
• Procedimientos documentados y registros requeridos por la norma.

Aunque el alcance de la documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad es diferente en cada organización, dependiendo del tamaño de la organización y la complejidad de los procesos, ISO 9001:2015 requiere que la organización cuente con 6 procedimientos documentados.

Esto significa que, en 6 ítems de la norma, la organización requiere procedimientos en su Sistema de Gestión de la Calidad, y debe elaborar un documento que va a establecer, documentar, implementar y mantener los requisitos exigidos:

• 4.2.3 Control de Documentos.
• 4.2.4 Control de Registros.
• 8.2.2 Auditoría Interna.
• 8.3 Control de Producto No Conforme.
• 8.5.2 Acción Correctiva.
• 8.5.3 Acción Preventiva.

Para las demás cláusulas de la norma, queda a discreción de la organización elegir cuál será la mejor forma de sistematizar sus procesos, pudiendo utilizar o no procedimientos documentados.

Una cláusula especifica sobre los procedimientos en la norma ISO 9001:2015

Sin embargo, es bueno tener en cuenta que la clausula 7.5.1 (b), establece que el sistema de gestión de la calidad en la organización, debe incluir la información documentada que la organización considere necesaria para garantizar la eficacia del sistema.

Conozca los procedimientos en la norma internacional ISO 9001 versión de 2015 que continúan siendo obligatorios.

Los elementos esenciales de esta cláusula son:

a-) Utilizar procedimientos que garanticen que el sistema funcione en forma eficaz.

b-) La organización debe determinar si existe o no un procedimiento establecido necesario para un proceso específico.

Por supuesto, los procedimientos en la norma ISO 9001:2015 requieren la toma de decisiones. Para ello, deben existir criterios claros. La decisión de adoptar o no un procedimiento, implica considerar varios criterios. Uno de ellos, podría ser la consecuencia de que el procedimiento se salga de control.

Es en este punto en que la organización debe acudir al pensamiento basado en el riesgo, y a la planificación e implementación que le permita determinar el alcance del procedimiento.

La gran conclusión es que los procedimientos en la norma ISO 9001:2015 siguen siendo un requisito. Sin embargo, el alcance de ellos, debe ser determinado por la organización en razón al nivel de riesgo.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

COACHING APLICADO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

El Coaching profesional está teniendo tanto éxito porque ha venido a darle a las personas y a las organizaciones respuestas que otras profesiones no le están dando; el Coaching le ha aportado al mundo algo que le faltaba, esa profesión del acompañamiento, de la asociatividad en el logro de objetivos que sin la guía del coach para el coachee sería muy difícil de lograr.

Las más recientes versiones de las diferentes normas de los Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 y Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, por ejemplo, incorporan y ponen énfasis en aspectos del talento humano tales como el liderazgo, el compromiso, la gestión de las relaciones y los sistemas de competencias.

Tanto en ISO 14001:2015 como en ISO 9001:2015 adopta un real protagonismo el concepto de liderazgo, que debería asumir la condición de ser el corazón de todo el sistema de gestión, y ser la clave para alcanzar el compromiso de las personas y en la gestión de las relaciones, en mantener una fluida comunicación, en tener en cuenta el contexto de la organización y tomar las decisiones para el logro del progreso de la organización.

Así mismo, en la implementación de todo sistema de gestión existen dos grandes dimensiones donde el coaching juega un papel muy importante: los cambios a los que deberá someterse la organización y los cambios personales que cada integrante deberá realizar respectivamente.

Además, entre los principales cambios en estas normas de gestión ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015 se encuentran el desarrollo de un pensamiento basado en el riesgo y la oportunidad para apoyar la aplicación de un enfoque basado en procesos, mayor hincapié en el contexto organizacional y mayor énfasis en el logro de los resultados deseados.

Esto significa que es necesario definir las influencias de diversos elementos sobre la organización y la forma en que inciden sobre el sistema de gestión, tales como la cultura y la dimensión estratégica de la empresa.

Ante estos escenarios que demandan cambios, el factor humano es determinante. La natural resistencia a los cambios, a ser auditados por auditores internos y externos aumenta la presión y en ocasiones las tensiones entre ejecutivos y personal responsable de las áreas. En este sentido el rol del auditor en sistemas de gestión ha evolucionado de una figura de control hacia una figura que se parece más a la de un facilitador.

Las habilidades que los auditores tengan para acompañar el proceso de cambio organizacional y a sus auditados es fundamental para el éxito de la implementación de dichos sistemas de gestión.

El coaching es una profesión que aporta a los ambientes empresariales de altos niveles de empatía, escucha activa, interpretación, reconocimiento y respeto por la mirada del otro, mostrar nuevas posibilidades, miradas distintas y sobe todo permitir el proceso de auto observación del coachee para la re significación de juicios limitantes que permita abrir nuevas posibilidades.

También hay que considerar que existen diferentes clases de coaching, pero se trata de las mismas habilidades aplicadas a diferentes áreas. Un coach puede especializarse, pero es frecuente que esas áreas se superpongan, por ejemplo, entre el coaching personal y el empresarial. El coach personal no puede trabajar con su cliente sin tomar en consideración su trabajo; el coach empresarial no puede hacer justicia a su cliente a menos que le ayude a integrar su trabajo con su vida.

En cuanto al Coaching empresarial o Coaching organizacional, el coach de empresa atiende a las personas en su trabajo en relación con cuestiones profesionales.

Particularmente la mirada del Coaching Ontológico invita a la conversación con el ser a través de la perspectiva del lenguaje. El lenguaje, sostenemos que nos determina, no solo sirve para describir la realidad, sino que también crea la realidad. El ser que somos se transforma constantemente en la medida en que el ser es y así sucesivamente, el lenguaje es el medio a través del cual nos movemos y existimos, a través del que le asignamos significados a la experiencia de la vida humana. Así mismo, también propone la interconexión entre el cuerpo y la emoción.

El coaching se concentra en el individuo, no en el sistema empresarial, pero sin duda influye de manera directa en los resultados corporativos, incluso mejorándolos.

El coaching de empresa constituye asimismo el mejor seguimiento para cualquier consultoría, formación o implementación. Sin un coaching posterior, la consultoría y la formación no son a menudo más que un desperdicio económico, puesto que la inercia del sistema volverá a llevarlo a su situación anterior.

La natural resistencia al cambio no es buena ni mala, es simplemente inevitable. Un negocio necesita estabilidad, de lo contrario se colapsa, por consiguiente, es natural que se resista al cambio, a cualquier cambio, incluso al deseado. A menudo el coaching de empresa se proyecta sobre el coaching personal porque nadie puede separar su trabajo del resto de su vida.

Queda claro entonces que el Coaching es una profesión comprometida con la expansión del potencial personal, organizacional y social. Se basa en el Aprendizaje Ontológico dentro de un marco constructivista y una perspectiva sistémica que permite la transformación del ser que transforma el hacer y por ende los resultados.

En los próximos años el coaching tendrá un papel preponderante en la implementación de los sistemas de gestión, por ello sostenemos, que los auditores que posean las competencias de coaching tendrán una clara ventaja competitiva por sobre los demás.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿CUÁLES SON LAS REGLAS A SEGUIR EN EL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD?

En el artículo de hoy queremos ofrecer 7 reglas que definen un Sistema de Gestión de Calidad según la nueva ISO 9001 2015.

La actualización de la nueva ISO 9001 trae consigo una serie de cambios y novedades que afectan desde ya, a las organizaciones que quieren implementar un Sistema de Gestión de Calidad.

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad es algo fundamental para las organizaciones que quieren hacer de la calidad su seña de identidad en el posicionamiento de los mercados. Esto derivará en una mejor percepción de los clientes, siendo una gran ventaja competitiva frente a los competidores y, por lo tanto, en mayores ingresos y reducción de costes.

Mayor importancia de la orientación al cliente

La satisfacción de las necesidades del cliente es uno es uno de los puntos fuentes de esta nueva forma de entender las normas ISO, que ahora quizá no sean simplemente algo teórico, sino que están más orientadas a conocer al cliente y tratar de ofrecerle aquello que realmente necesita. Es decir, una organización orientada al cliente no es solo cumplir con los requisitos sino sus necesidades y expectativas, también como parte interesada.

Alta dirección y liderazgo

Siempre se ha dicho que las normas ISO y la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad debe implementarse desde la iniciativa de la alta dirección, que deberá ser la que sirva de ejemplo al resto de empleados.

Pero ahora también se piensa en los líderes para desarrollar esta iniciativa, es decir, personas que son flexibles ante un cambio y no dudan o no ponen objeciones a la hora de ayudar a la organización en la implementación de un nuevo sistema de calidad. Personas proactivas que sirven de ejemplo al resto de empresa, por lo que es fundamental saber detectar a dichos trabajadores e implicarlos en el proceso general de implementación que lleve a cabo la empresa.

Participación de todos los miembros de la organización

La implementación tiene que nacer de la alta dirección y de los líderes proactivos, pero debemos de implicar a todos los empleados de la organización. Todos los trabajadores deben ser debidamente informados de la política de calidad, de los objetivos de calidad pertinentes, de su contribución a la eficacia de sistema, así como de los beneficios que generan los mismos y las implicaciones de su incumplimiento.

La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es algo fundamental para las organizaciones.

Procesos y procedimientos

Establecer todos los procesos y delimitar las tareas de cada departamento siendo una tarea fundamental para conocer en profundidad la forma de trabajar de nuestra organización. Si conocemos cada proceso que se desarrolla, estaremos capacitados para analizarlos, detectar anomalías o rutinas innecesarias y, por lo tanto, mejorarlos en la búsqueda de una mayor eficiencia de las tareas.

Toma de decisiones

A la hora de estudiar y monitorizar los procesos, es necesario realizar un análisis exhaustivo basado en todo tipo de análisis, tanto numéricos como cualitativos, utilizando, por ejemplo, entrevistas con los empleados. Solo de esta forma se podrán tomar decisiones coherentes y con una base sólida.

Mejora continua

Si seguimos esta línea seremos capaces de plasmar en mediciones objetivos nuestro trabajo, por lo que podremos analizar las desviaciones y mejoras. Este es el concepto de mejora continua que tanta importancia ha tenido de manera histórica en el mundo de la calidad y ahora también se pone de manifiesto con el Sistema de Gestión de Calidad.

Comunicación

La comunicación entre todas las partes interesadas de la empresa tiene que ser eficiente y constante.

Todas las partes de nuestro proceso productivo deben de ser informadas de manera continua y deben estar interconectadas entre sí. No sirve de nada tratar de mejorar los plazos de entrega con el cliente, si no hemos informado o contamos con un proveedor o distribuidor que pueda servir las materias primas o la mercancía final.

La empresa se debe considerar como un todo, que se mueva en la misma dirección y que esté perfectamente engrasado en aras de conseguir la calidad continua y la mejora en el proceso.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com

LOS 8 DESPERDICIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE TOYOTA (TPS)

La sobreproducción, inventario, transporte o procesos de forma incorrecta son algunos de los desperdicios a tener en cuenta para mejorar la eficacia de las actividades realizadas y el producto y/o servicio ofrecido al cliente.

Si evaluamos la empresa diseccionando por un lado aquellas actividades que generan valor de aquellas otras que no lo hacen, nos daremos cuenta que un gran número de horas de nuestra actividad diaria se centra en realizar trabajos que no aportan ninguna diferencia al producto y/o servicio ofrecido al cliente.

Desde la base de TPS (Sistema de Producción de Toyota) se concibe que el proceso de fabricación debe evaluarse no tanto por procesos sino más desde la perspectiva o visión del cliente, tanto externo como interno (para ampliar este concepto te recomiendo leer el artículo “Los proveedores y clientes internos dentro de las empresas”).

De esta forma se distingue el valor de una actividad en concreto y es posible separarla de aquellas que no lo tienen. Aunque, obviamente, existen trabajos que, aunque no aportan valor al cliente, son necesarias para garantizar la calidad y eficacia del producto y/o servicio ofrecido. Teniendo esta información es posible incluir pequeñas mejoras que supongan una gran diferencia solamente centrándonos en esas actividades que generan valor.

Además, con una adecuada objetividad distinguiremos aquellas actividades que se clasifican como desperdicios, es decir, las acciones que no aportan nada al producto y/o servicio pero suponen un aumento de tiempo, espacio, trabajo o dinero.

Reducir estos ocho desperdicios que a continuación voy a explicar permite mejorar la eficacia y eficiencia, adaptarse a las necesidades de los clientes, eliminar riesgos asociados a la actividad, aportar flexibilidad para adaptarse a los cambios y utilizar mejor los recursos disponibles, por nombrar algunos de los beneficios.

Así que, vamos a ver cuáles son los 8 desperdicios a reducir!

1º Desperdicio: Sobreproducción.

Este desperdicio se centra en la producción excesiva incluyendo todos aquellos productos y/o servicios que se realizan en mayor proporción de lo que solicita el mercado o para los que no haya pedido.

Es habitual que se produzca este desperdicio en líneas de producción que no se paran para evitar los gastos de apagado y encendido y el tiempo necesario para realizar estas actividades, o cuando se realiza para disponer de un almacén en caso de que se produzca un aumento inesperado en los pedidos.

La sobreproducción supone disponer de unas mayores instalaciones con el aumento considerable de recursos necesarios y disponer de una logística muy eficiente que puede provocar que se caiga en otros desperdicios que veremos a continuación.

2º Desperdicio: Esperas.

Este es uno de los desperdicios más frecuentes debido a que se trata de cualquier retraso o espera que pueda acabar repercutiendo en el cliente. También puede producirse de forma interna en el entorno de la producción, por ejemplo, cuando es necesario esperar para que una pieza llegue y se pueda continuar el proceso.

Algunos ejemplos de estos desperdicios son:

• tiempo de espera por falta de recursos humanos, maquinas, materiales, información, etc., necesaria para continuar el trabajo
• cuellos de botella en el proceso
• retrasos debido a que es necesaria la firma de un responsable que supone la paralización de la actividad.
• vigilancia de máquinas automáticas.

Si lo combinamos con el anterior podemos pensar que son contradictorios debido a que si eliminamos o reducimos los productos de los almacenes, se producirán periodos de inactividad esperando a que llegue una pieza o se realice un paso previo.

La clave aquí es combinar ambas actividades, disponiendo de un sistema que permita contar con los artículos justos para que no se realicen esperas y que evite caer en otros desperdicios como inventario o defectos.

3º Desperdicio: Transportes.

Como transporte se entiende al movimiento de materiales e información de un lugar a otro debido a un mal diseño o planificación.

Algunos ejemplos pueden ser:

• envío de correos electrónicos entre varios departamentos antes de su destino final 
• transporte de materiales de un lugar a otro.
• flujo ineficiente.
• movimiento de artículos acabados de un almacén a otro

Es lógico pensar que si tenemos que juntar dos piezas para crear el producto final que se ofrece al cliente, pero ambas piezas se sitúan a una hora de la localización donde se va a realizar esta última actividad, el tiempo de traslado es tiempo que se añade a la ecuación de la realización del producto. Es decir, si para el ensamblaje de la pieza se tardar 3 minutos, en este caso concreto se tardaría 1 hora y 3 minutos, a lo que habría que añadir el tiempo de juntar el pedido de piezas a enviar, la gestión del transporte, el desempaquetado y la colocación de las piezas recibidas en un almacén interno a la espera de que se utilicen. Y todo este tiempo empleado repercute al coste de realización del producto final.

4º Desperdicio: Procesar de forma incorrecta.

Este desperdicio proviene de unos procesos complejos en los que hay que realizar tareas innecesarias y pasos redundantes que no aportan valor al resultado final desde la perspectiva del cliente.

Es decir, el procesamiento extra se produce cuando es necesario completar campos extra que requieren información innecesaria de cara al cliente ya que no repercute a una mejora efectiva, pasos de procesos redundantes que suponen mayor tiempo en hacer una tarea ya realizada, un exceso de firmas necesarias y completar de forma innecesaria registros, formatos o documentos que no aportan un valor adicional, etc.

Para el TPS tampoco debemos olvidar que no todo se debe valorar desde el punto de vista de defectos, sino que producir productos con una calidad superior a la pedida también es un desperdicio, ya que el cliente no lo ha solicitado ni paga por ello.

5º Desperdicio: Inventario.

En algunas empresas, el inventario se considera un activo, sin embargo mantenerlo y gestionarlo de forma eficaz supone tiempo, dinero y recursos tanto humanos, logísticos como espaciales, lo que lo acaba convirtiéndolo en un pasivo y a la larga es un desperdicio.

Adoptar un pensamiento Just-in-Time es muy eficaz para evitar el tener que revisar, limpiar, controlar y retirar aquellos productos no necesarios, desfasados o caducados.

Además, puede enmascarar otros desperdicios como sobreproducción o defectos que no se detectarían hasta un tiempo más tarde y de los que sería muy difícil, sino imposible, determinar la causa real por la que se produjeron.

6º Desperdicio: Movimiento.

Este desperdicio hace referencia a un movimiento excesivo a la hora de realizar una tarea. No se puede confundir con el anterior desperdicio de transporte ya que este hace referencia a un exceso de movimiento de la pieza o producto a través de todo el proceso, mientras que el movimiento está centrado en las personas y los desplazamientos que tiene que realizar para completar la tarea llevada a cabo y que aumenta el tiempo para hacerlo.

Uno de los mayores ejemplos de este desperdicio son las enfermeras que caminan durante gran parte de su jornada para realizar las distintas tareas en diversas secciones de los hospitales y que suponen que una gran parte de su actividad se emplee en los desplazamientos por el edificio.

Algunos ejemplos son:

• organización ineficaz del lugar de trabajo
• mala ubicación de recursos, suministros, herramientas, etc.
• lugar de papeleo
• etc.

7º Desperdicio: Defectos.

Se entiende defecto todo aquello que no fue realizado o completado de forma correcta, lo que suele suponer volver a realizarlo empleando con ello más tiempo y recursos para conseguir el objetivo esperado.

Se puede producir por una falta de información, procesos no funcionales o servicios inadecuados que hacen que el producto y/o servicio que llega al cliente sea inadecuado o no esté completo.

Algunos ejemplos de los defectos se pueden identificar como errores que ocurren una y otra vez y que indican que el proceso es defectuoso, baja satisfacción de los cliente, la necesidad de buscar a la persona correcta para completar información sobre el producto y/o servicio debido a un fallo en la misma o errores en envío o entrega al cliente.

8º Desperdicio: Talento interno perdido.

Se trata de un desperdicio de carácter intelectual y supone el desconocimiento y falta de utilización del talento, habilidades, conocimientos y experiencia que se encuentra disponible entre el personal de la empresa y que permitiría mejorar de forma activa y constante.

La no utilización del talento disponible provoca la desmotivación debido a que la persona no se siente apreciada en este ambiente de trabajo y, con ello, la empresa pierde un saber-hacer, sugerencias, implicación activa en aumentar la eficiencia, empleo de la creatividad para la solución de problemas o falta de implicación en la formación activa, claves para el crecimiento y mayor posición en el mercado de cara al futuro.

Conclusión.

Se puede observar que todos los desperdicios se encuentran altamente relacionados entre ellos, como por ejemplo, la sobreproducción provoca la necesidad de llevar a cabo un inventario, necesita transporte o enmascara los defectos.

Podemos pensar que no existe ningún problema en que se disponga de un gran almacén de piezas para utilizar ya que agilizará el proceso de fabricación, pero si no gestiona de forma eficaz y se reduce a lo necesario, se cae en la desmotivación, falta de hábitos de eficacia, no ver la necesidad de realizar un mantenimiento preventivo de las maquinas o fallos en la detección de los errores.

Pensemos un momento en una situación en la que se detecte un fallo al ensamblar dos piezas debido a que una de ellas tiene un desfase de 1 milímetro que impide que encaje con la otra pieza. Descubrir esto puede hacernos pensar, ¡Menos mal que tengo un stock en el almacén y puedo simplemente apartar las piezas defectuosas y continuación funcionando!

Sin embargo, separar estas piezas defectuosas supone utilizar un almacén o zonas específico, además de que no sabemos cuántas piezas están defectuosas debido a que se ha detectado varias semanas después de su elaboración. Por otra parte, nos demuestra que la máquina que lo realizaba presenta una desviación que hace que sea necesario controlar de forma más directa las medidas de las piezas que se efectúan en ella.

Si por el contrario no disponemos de este almacén para inventario, la pieza defectuosa se detectará casi al momento y será fácil determinar cuál es el número de defectuosas y su origen, que puede estar en que se produjo un fallo que se reparó y se empezó a calibrar nuevamente la máquina.

También se establece un hábito de mantenimiento preventivo debido a que el operario ve la necesidad y el objetivo de realizar estas operaciones rutinarias en apariencia inútiles. Así como se promueve la motivación y la utilización del talento interno para detectar situaciones de futuros fallos antes de que se produzcan a la vez que se mejora el lugar de trabajo simplificándolo y colocándolo de forma más eficiente.

Si profundizamos más en el ejemplo llegaremos a una mejora del producto ofrecido y de la actividad realizada proporcionando un caldo de cultivo perfecto para la innovación y el pensamiento creativo, por poner un ejemplo.

Para finalizar, detectar y reducir en la medida de lo posible estos ocho desperdicios, ya que eliminarlos de forma completa es una tarea casi imposible, serán la base de una nueva organización y los cimientos de una mejora continua que marcarán la diferencia con otras empresas de la competencia.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

LA CUARTA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL IMPULSA LA GLOBALIZACIÓN 4.0

La globalización y la tecnología están íntimamente entrelazadas. Las nuevas formas de transporte y comunicación agilizan y aumentan el movimiento de personas, bienes e ideas. 

A su vez, la diversidad de ideas y la mayor escala que proviene del alcance mundial potencian el avance tecnológico.

En todas las fases de la globalización, la tecnología ha desempeñado un papel fundamental en la configuración tanto de oportunidades como de riesgos. A medida que la cuarta revolución industrial impulsa una nueva fase de la globalización —la “globalización 4.0”— aquí le presentamos cinco cosas que podemos aprender al mirar hacia atrás, y hacia adelante, en el impacto de la tecnología.

1. Incluso a medida que la tecnología mejora, la globalización no es inevitable

Si bien puede ser tentador pensar en la globalización como una cualidad esencial de la modernidad que ha progresado de forma constante desde la primera revolución industrial, este no es el caso. El último cambio importante se produjo gracias a la Primera Guerra Mundial y al período posterior de caos económico. De hecho, los niveles de integración económica mundial alcanzaron su punto máximo en 1914, y recién en la segunda mitad del siglo XX se recuperaron estos niveles.

2. Los sistemas y estándares mundiales tienen más importancia que las tecnologías individuales

La caída del costo del transporte y las comunicaciones permite el intercambio de más cosas, al igual que durante el siglo XIX el barco a vapor redujo el tiempo y el costo de cruzar el Atlántico en un horario confiable. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el mundo cambia solo cuando una tecnología se convierte en un sistema.

El contenedor de transporte intermodal, que revolucionó el comercio mundial de mercaderías a partir de la década de 1950, es mucho más que una caja de acero: es una serie de normas que definen las dimensiones, la resistencia y los puntos de elevación de contenedores, que complementan el diseño de grúas, buques, camiones y trenes en todo el mundo. La primera grúa de contenedores especialmente diseñada podía desplazar cargas a más de 40 veces la productividad promedio de una cuadrilla de estibadores usando métodos de envío “a granel”.

Gracias a la difusión de los estándares mundiales que se crearon a mediados de la década de 1960, fue posible extender esta productividad por todo el mundo. Esto afectó directamente el empleo en los sectores del transporte marítimo, ya que los trabajos manuales se automatizaron con la llegada de grúas y contenedores. El comercio y la riqueza mundiales no solo aumentaron sino que avanzaron a una nueva tasa de crecimiento que continuó durante décadas, ya que los empresarios y las economías completamente nuevas tuvieron la posibilidad de abastecer a mercados de todo el mundo.

Cabe destacar, sin embargo, que este beneficio tuvo su costo. Desde 1952 hasta 1972, la cantidad de estibadores registrados en la costa este de EE. UU. disminuyó en más de dos tercios. En el Reino Unido, la cantidad de trabajadores portuarios se redujo de más de 70 000 a principios de la década de 1960 a menos de 10 000 a fines de la década de 1980. El desplazamiento de puestos de trabajo y oportunidades compensó en exceso estas pérdidas, ya que las ganancias generales se incrementaron masivamente, pero para los trabajadores portuarios, los estibadores y sus familias, esto significó encontrar nuevos ingresos.

3. La Aldea Global está construida sobre cimientos digitales

La difusión de Internet y el costo relativamente bajo de la tecnología digital significa que las personas que tienen la suerte de tener acceso a las redes digitales son cada vez más globales y más locales al mismo tiempo. Pequeños comerciantes en chabolas en las afueras de Nairobi exportan a África Oriental. En China, las “aldeas Taobao” permiten a las poblaciones rurales previamente seleccionadas vender productos en la plataforma comercial de Alibaba.

Las nuevas tecnologías industriales —incluidas la impresión 3D, las nuevas formas de automatización de fábricas y el aprendizaje automático— están permitiendo rápidamente la personalización masiva de productos y la optimización local de la oferta y la demanda. Como resultado, la cultura fabricante y el consumo colaborativo se están expandiendo con rapidez. Esto está aumentando la cantidad de personas que pueden usar la tecnología para generar valor. En 2016, la Asociación GSM encontró 314 centros tecnológicos en África. Menos de dos años después, este número había aumentado casi un 50 % a 442.

Obviamente, la globalización no se trata solo del comercio de bienes. En 1967, en su libro The Gutenberg Galaxy, Marshall McLuhan acuñó el término Aldea Global, presentando una visión notablemente profética de los beneficios y riesgos de un espacio de medios global cada vez más compartido. Culturalmente, aquellos conectados a Internet son parte de las mismas conversaciones de la aldea. Esto ofrece la oportunidad de mejorar la comprensión cultural y la empatía, así como los riesgos de dinámicas polarizantes.

En todo, desde la política nacional e internacional, el género, la raza u otros asuntos sociales, las historias que dominan nuestras sociedades ya no están conformadas por un pequeño grupo de fuentes que se consideran autorizadas y confiables; ahora todos tienen voz. Los tonos fríos y seguros del Servicio Mundial de la BBC o el Servicio Público de Radiodifusión (PBS) compiten con una cacofonía de opiniones, la “economía de indignación” y una corriente implacable de “Twitter”. El espacio expandido para la opinión reduce el espacio relativo para el hecho. Y lo que es peor, estas mismas dinámicas se pueden utilizar intencionalmente para sembrar discordia en aras de desacreditar a personas, ideas o instituciones.

4. El Gran Juego, redux

La carrera por el avance tecnológico también sienta las bases de la influencia geopolítica, incluida la capacidad de influir en la forma de globalización. Las tecnologías siempre han concedido a los países y organizaciones que podrían dominarlos el poder económico, militar y político a distintos niveles.

En la actualidad, los países están invirtiendo enérgicamente en tecnologías como la inteligencia artificial y la computación cuántica. De hecho, es probable que aprovechar con éxito las nuevas tecnologías sea mucho más importante que inventarlas.

En su reciente libro AI Superpowers, Kai-Fu Lee argumenta de manera convincente que China se encuentra un lugar privilegiado para ganar la próxima fase de la carrera de IA (inteligencia artificial), en base a su capacidad para implementar técnicas innovadoras de aprendizaje automático y aprovechar su acceso a grandes cantidades de datos en un entorno normativo favorable para la IA. En efecto, una empresa china, Yitu, ganó la prueba de reconocimiento facial para vendedores de 2017, una prueba de referencia organizada por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología, que sirve como guía oficial para las compras del Gobierno de EE. UU. Mientras tanto, las empresas emergentes chinas de IA recibieron el 48 % de la financiación mundial de IA en 2017, en comparación con el 38 % de las empresas estadounidenses de IA.

Imagen: CB Insights

La cuarta revolución industrial dará nueva forma al poder económico, el liderazgo científico y la arquitectura de las cadenas de valor, así como las formas futuras de organización política. Esto tendrá repercusiones considerables en la forma en que los Estados se relacionen entre sí en la siguiente fase de la globalización.

5. Los valores positivos comunes deben impulsar la globalización 4.0

Al igual que las tecnologías, las reglas e instituciones globales están lejos de ser neutrales. Incluyen nuestros valores, supuestos sobre el mundo y deseos por lo que creemos que debería ser el futuro. Los períodos anteriores de la globalización han sido justamente criticados por olvidarse de la gente, aunque también reconocidos por generar riqueza, difundir tecnologías y mejorar los niveles de vida en todo el mundo. Pero en la globalización 4.0 podemos —y debemos— hacerlo mejor.

Con frecuencia, se cita a la imprenta como un precedente histórico de nuestra revolución tecnológica en la sociedad. Un hito histórico en la democratización de la información y el conocimiento, fortaleció a los individuos y modificó para siempre las estructuras económicas, sociales y políticas. La alfabetización, la educación, el progreso científico y la participación política se convirtieron en la moneda de todos, en lugar de unos pocos, lo que dio lugar a un cambio de valores, normas y expectativas de vida.

Tenemos que garantizar que las tecnologías que impulsan la siguiente fase de la globalización estén centradas en el ser humano e impulsadas por valores positivos. En especial, como lo señala el próximo informe del Foro Económico Mundial sobre Futuros Digitales, debemos aspirar a sistemas y tecnologías que sean inclusivos, confiables y sostenibles.

¿Qué significa esto? Al mismo tiempo que elogiamos las oportunidades de la IA para lograr que nuestras organizaciones sean más productivas, necesitamos cerrar la brecha digital y asegurarnos de que los algoritmos desafíen, y no refuercen, los prejuicios y la discriminación existentes. A medida que comenzamos a utilizar libros de contabilidad distribuida para revolucionar las finanzas mundiales, debemos implementar la cadena de bloques para ayudar a los refugiados a demostrar su identidad y ayudar a las organizaciones de la sociedad civil a hacer un seguimiento de los compromisos con la sostenibilidad.

Sobre todo, quienes tenemos la suerte de poder desarrollar, invertir o simplemente usar las últimas tecnologías deberíamos hacer todo lo posible para que aquellos que no tienen ese poder sientan que la tecnología también está de su lado.

Tanto la cuarta revolución industrial como la globalización 4.0 son oportunidades para corregir lo que salió mal en épocas anteriores. Y eso comienza con la construcción de un compromiso compartido para un futuro compartido, basado en aquellos valores que son realmente multiculturales: luchar por el bien común, salvaguardar la dignidad humana y actuar como administradores para las generaciones futuras.

Nicholas Davis es director de Sociedad e Innovación, miembro del Comité Ejecutivo, Foro Económico Mundial.

Derek O'Halloran es director de El futuro de la economía y la sociedad digital, miembro del Comité Ejecutivo, Foro Económico Mundial.

Tomado de: https://es.weforum.org/

LA NORMA ISO 14064, GASES DE EFECTO INVERNADERO (GEI)

La Norma ISO 14064 surgió como respuesta al aumento de la preocupación por el cambio climático y a la búsqueda de soluciones para limitar las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) a la atmósfera terrestre.

La Norma ISO 14064-1, Gases de efecto invernadero. Parte 1: Especificaciones y orientaciones, a nivel de la organización, para la cuantificación y la declaración de las emisiones y reducciones de gases de efecto invernadero y la Norma ISO 14064-2, Gases de efecto invernadero. Parte 2: Especificaciones y orientaciones, a nivel de proyecto, para la cuantificación, la monitorización y la declaración de las reducciones y de las mejoras en la eliminación de gases de efecto invernadero, están diseñadas para aportar a las empresas que así lo deseen las claves para verificar y cuantificar las emisiones de gases de efectos invernaderos y para permitir que se cumplan con las indicaciones en materia de gestión ambiental sostenible que, de forma internacional, se han establecido para asegurar que el futuro de nuestro planeta es mejor que su presente.

El cuidado del medio ambiente, el aumento de la preocupación por el cambio climático y la necesidad de controlar las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) explican la implantación de la Norma ISO 14064.

En este post vamos a explicar brevemente las bases sobre las que se creó esta Norma ISO 14064 y los beneficios que aporta a su empresa su adopción.

La preocupación por el cambio climático

La preocupación por el cambio climático ha llevado a las autoridades a crear numerosas medidas para establecer los medios para controlar los causantes de estos efectos.

El término “cambio climático” no es novedoso aunque en la actualidad parece que es noticia todos los días. Ya en 1997, la preocupación por el cambio climático llegó a un punto sin retorno que provocó la firma del Protocolo de Kioto. Este convenio internacional surgió por la preocupación por el aumento del calentamiento global y el incremento de las emisiones de gases contaminantes. El objetivo de este Protocolo de Kioto es la reducción global de las emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI) de un 5,2% entre los años 2008 y 2012 sobre los niveles del año 1990.

Esta preocupación a nivel internacional y nacional también llegó a las empresas, tanto a través de la preocupación legal por las autoridades como por la cada vez mayor concienciación social.

Aunque el Protocolo de Kioto ha quedado en parte olvidado por la sociedad, el cambio climático si que ha trascendido debido a la cada vez mayor comprensión de las implicaciones negativas que suponen, tanto para los seres humanos como para los sistemas naturales, y que también afectan originando cambios en el uso de los recursos, la actividad económica y la producción.

Como consecuencia de esta mayor preocupación social, han comenzado a aparecer una serie de iniciativas para controlar las emisiones de los nocivos gases de efecto invernadero (GEI) a la atmósfera terrestre. Y una de esta iniciativas es la Norma ISO 14064, Gases de efecto invernadero.

¿Qué es la Norma ISO 14064?

La Norma ISO 14064, Gases de Efecto Invernadero, surgió como respuesta a la mayor preocupación por el cambio climático y a la búsqueda de soluciones para limitar las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI).

Las iniciativas para limitación de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) se basaban en la búsqueda de herramientas que facilitaran la cuantificación, el seguimiento, el informe y la verificación de estas emisiones. Y como respuesta a esta búsqueda surgió la Norma ISO 14064, Gases de Efecto Invernadero.

Esta Norma se encuentra dividida en dos parte. La primera de ellas, la Norma ISO 14064-1, centra su objeto de actuación en aportar a las organizaciones las bases para el diseño, desarrollo y gestión de los inventarios de Gases de Efecto Invernadero (GEI) y su posterior presentación por medio de informes. De esta forma permite a la empresa y organización cuantificar los gases de efecto invernadero (GEI) que emite a la atmósfera y establecer las bases para futuras mejoras y medidas correctoras que permitan disminuir estas emisiones.

La segunda parte de la norma, ISO 14064-2, tal y como nos indica la norma en su documento, se basa y “especifica los principios y requisitos y proporciona orientaciones a nivel de proyecto para la cuantificación, el seguimiento y el informe de actividades destinadas a producir reducción de emisiones o incremento de remociones de GEI. Incluye requisitos para la planificación de un proyecto de GEI, la identificación y selección de fuentes, sumideros y reservorios de GEI pertinentes para el proyecto y el escenario de la línea base, el seguimiento, la cuantificación, la documentación y el informe del desempeño del proyecto de GEI y la calidad de los datos de gestión” (extracto de la Norma UNE-EN ISO 14064-2, AENOR, fecha de edición 11-4-12)

Beneficios de la aplicación de la Norma ISO 14064 en las empresas

Vamos a indicar brevemente los beneficios que aporta la aplicación voluntaria de esta norma ISO 14064 para no extender innecesariamente este post:

• Permite manejar eficientemente los riesgos de los gases de efecto invernadero (GEI).
• Identifica las oportunidades de reducción.
• Permite a la empresa su participación en Programas Voluntarios de GEI y en Programas Obligatorios de Reporte.
• Aporta la imagen a la empresa de búsqueda de una adecuada gestión ambiental.
• Aporta transparencia, coherencia y credibilidad.
• Reconoce a la empresa por su anticipación en la actuación para la reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero.

Conclusión:

La repercusión que el cambio climático y las emisiones de gases de efecto invernadero tienen sobre nuestro planeta, nuestros recursos, nosotros mismos, nuestro entorno y, en definitiva, nuestra supervivencia y calidad de vida, hace necesaria la adopción de medidas para controlar y reducir esta tendencia.

La Norma ISO 14064 es una de esta medidas pero no la única ya que, por ejemplo, también se puede optar por la herramienta de Emisiones CO2 compensadas. Sin embargo, para que la empresa sepa cual se adapta mejor a sus necesidades siempre es recomendable que se consulte con profesionales que, como SBQ Consultores, le indicarán que herramienta se adapta mejor a sus objetivos y le proporciona mayores beneficios.

Así que si desea implantar alguna herramienta para ayudar a controlar el cambio climático, mejorar su relación con el medio ambiente y garantizar el futuro sostenible de su empresa, no dude en preguntarnos. En SBQ Consultores estaremos encantados de atenderte y aportarte aquellas respuestas que mejor respondan a tus preguntas.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

ISO 27001 ¿CÓMO GESTIONAR LA FINALIZACIÓN O CAMBIO DE TRABAJO DE UN EMPLEADO?

Con el paso del tiempo las relaciones existentes entre las personas y las organizaciones cambian. Es un proceso natural, por lo que las condiciones laborales cambian también. 

Los contratos finalizados conducen a la terminación de las relaciones laborales, y las nuevas oportunidades hacen que las personas se reubiquen en nuevos puestos de trabajo.

Las empresas normalmente tienen procesos para acomodar a las personas en estas nuevas situaciones, aunque a menudo se descuida cual es el nivel de conocimiento e información que maneja el empleado en cuestión para poder realizar sus tareas, lo que puede representar riesgos inaceptables para la organización.

La norma ISO 27001 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, aborda las alteraciones en el estado laboral de los trabajadores y sus prácticas pueden ayudar a las empresas a proteger su información en estas situaciones.

¿Por qué preocuparse por las personas que abandonan su organización o cambian de puesto?

Cuando una persona deja la empresa, ésta ya no se encuentra bajo su control, por lo que cualquier activo o información que esté bajo su posesión que no puede identificarse ni recuperarse puede ser utilizado para su beneficio propio y la organización no podría tomar medidas.

También se puede dar el caso de que una persona cambie de posición o rol dentro de la organización.

Cuando alguien deja la empresa, a menudo es más difícil, si no imposible, que tenga acceso a nueva información. Por otro lado, cuando alguien cambia su posición o rol dentro de la organización, puede comenzar a acumular privilegios de la posiciones o roles antiguos y nuevos.

Los privilegios que se acumulan pueden permitir que el empleado vea información confidencial que no deba ver o pueda realizar acciones que normalmente no están disponibles para él o que requieran la acción de dos personas.

Manejo de terminación y cambio de empleo con ISO 27001

Para los posibles riesgos de seguridad de la información que puedan traer impactos significativos a la empresa, la norma ISO 27001 control A.7.3.1 “Terminación o cambio de responsabilidades laborales” requiere la aplicación de diferentes prácticas como pueden ser:

• Definición de responsabilidades y deberes que permanecerán después de terminar el trabajo, y por cuánto tiempo deberá permanecer.

• Con respecto al cambio de empleo, se deberá definir el acceso y los privilegios que se deben mantener o revocar considerando la nueva posición o rol y la política de control de acceso. Estos ajustes se pueden realizar antes de que la persona comience a trabajar en la nueva posición.

La norma ISO 27001 aborda las alteraciones en el estado laboral de los trabajadores

• Es importante mantener una buena comunicación, no solo con la propia persona, sino también con los demás empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas, sobre la terminación o cambio que se ha producido en el trabajador. En algunos casos, incluso los competidos deben estar informados, por lo que pueden ser conscientes de que la información facilitada por una persona que abandonó la organización puede ser delicada y la empresa puede tomar acciones legales en el caso de que obtengan algún beneficio de la utilización de dicha información.

• Aplicación de responsabilidades y deberes definidos mediante el uso de acuerdos de confidencialidad y cláusulas sobre contratos de trabajo, así como mediante sesiones periódicas de concienciación. En la mayoría de los casos, estas acciones preventivas son muy efectivas para minimizar los posibles riesgos.

Es importante señalar que las practicas se deben aplicar no solo en los empleados propios de la empresa, sino también a los contratistas. Las prácticas que se aplicarán, y su nivel de detalle o complejidad, deben estar respaldadas por los resultados de una evaluación de riesgos o los requisitos legales aplicables. Es necesario tener en cuenta la sensibilidad de la información involucrada.

Para la empresa, la función de recursos humanos, junto con los gerentes directos, deberá garantizar que las prácticas se implementen de forma efectiva. Es una responsabilidad de dos personas, porque los trabajadores de recursos humanos son responsables de las políticas y procedimientos que involucran a los empleados, los gerentes directos saben qué información deberá protegerse para cada rol.

En el caso de que el personal sea subcontratado, estas prácticas deben ser aplicadas por las partes externas, mediante contratos o acuerdos de servicio firmados entre la empresa y las partes externas.

Cuando las personas se van, no dejen las puertas abiertas

Los casos en los que se ha podido identificar qué información confidencial ha sido revelada por ex empleados que comenzaron a trabajar para competidores, o que los trabajadores con ciertos privilegios han sido sorprendidos cometiendo fraude, ya que no es difícil de encontrar información por internet.

La falta de control sobre cómo las personas deben manejar la información cuando salen de la empresa, o cuando se mueven de un puesto para comenzar uno nuevo, generalmente es la causa raíz de estos casos, y las empresas deben comenzar a prestar atención para evitar que sucedan dichos incidentes. 

Al adoptar las prácticas que establece el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en la norma ISO 27001 se puede terminar de forma adecuada con las relaciones laborales y cambiar las funciones de los empleados de forma muy organizada. Las empresas pueden implantar acciones preventivas sólidas que minimizan los riegos de comprometer información valiosa, además de proporcionar una base para disminuir los impactos ocasionados.

Tomado de: https://www.pmg-ssi.com