QUÉ ES TRAZABILIDAD – CÓMO APLICARLA Y CUMPLIRLA EN TU EMPRESA

¿Tienes dudas acerca de que es trazabilidad?

¿No estás seguro de si la trazabilidad aplica a los productos o servicios que entregas al mercado en tu empresa?

En este post te lo explico paso a paso.

Qué es trazabilidad

Según la RAE, trazabilidad es:

Y según la norma ISO 9000, trazabilidad es:

Por lo tanto a la pregunta de que es trazabilidad podemos decir que:

“es la posibilidad o capacidad para identificar un producto o un servicio desde un punto de origen a un punto final en un proceso de fabricación y/o distribución”.

Pero fíjate también como ambas definiciones (la RAE en el apartado 3 y la ISO en la Nota 2) hacen alusión al concepto de medición o metrología.

De este concepto de metrología, se obtiene otra definición de lo que es trazabilidad.

Trazabilidad metrológica, según el VIM (Vocabulario Internacional de Metrología) es:

Por lo tanto el concepto de trazabilidad también hace alusión a un resultado de mediciones que se realizan para verificar la exactitud de un instrumento de medida.

Tipos de trazabilidad

Como has podido leer en el apartado anterior existen dos grandes conceptos cuando se habla de que es trazabilidad:

• La Trazabilidad documental
• La Trazabilidad metrológica

Trazabilidad documental

Se trata de la trazabilidad que te he definido en el apartado anterior y la que hace alusión a la capacidad para seguir el rastro de un producto o servicio a lo largo de su cadena de producción y/o suministro.

Existen muchas situaciones en las que la trazabilidad es algo fundamental. Estos son algunas de esas situaciones:

• En el momento de la compra-venta productos de alimentación: se trata incluso de un requisito legal el poder trazar la cadena de suministro y de producción de un producto que se distribuye al mercado.
• Para el sector de la construcción en el momento de instalación de material de construcción a una obra: se trata igualmente de un requisito legal para muchos de los materiales de construcción que se instalan en una obra.
• Dentro de la industria del motor en el momento de la instalación piezas en un vehículo.
• Para el sector del comercio electrónico con el número de serie que se asigna a un pedido realizado por internet para hacer un seguimiento de por dónde va hasta llegar a su destino.
• En cualquier sector en el que se tenga identificado a un cliente y su expediente (en relación a los productos y servicios que se le han entregado).
• En todas estas situaciones la trazabilidad documental juega un papel importantísimo para poder entregar un producto o servicio en situaciones controladas y con garantías.

Un hotel que compra huevos y otros productos a un productor querrá tener muy bien controlado cualquier incidente que ocurra con dichos productos de alimentación para retirarlos y evitar que sus huéspedes puedan intoxicarse.

Una constructora deberá conocer cualquier lote defectuoso en el hormigón o hierro que compra para poder garantizar la seguridad en sus construcciones.

Cualquier persona que compra por internet un producto necesitará tener un número de localizador para saber por dónde viaje su paquete y poder así realizar cualquier reclamación en caso de extravío.

Y así podemos identificar muchísimas situaciones en las que la trazabilidad se convierte en algo primordial.

Trazabilidad metrológica

Aquí está el otro concepto acerca de que es trazabilidad.

En este concepto se hace referencia a un resultado de mediciones que se realizan para verificar la exactitud de un instrumento de medida.

Si en tu organización utilizas instrumentos de medida, y mediante ese instrumento puedes ofrecer la conformidad o la no conformidad de un producto o servicio, entonces a tu empresa le aplica este concepto de trazabilidad metrológica.

Por ejemplo.

Una oficina donde se realizan las inspecciones técnicas de vehículos (en Españas las llamamos ITV) deberá asegurarse de que el equipo que utilizan para medir la capacidad de frenado de un vehículo (frenómetro) mide de forma correcta.

Por lo tanto este frenómetro debe someterse a un proceso de calibración el cual implica realizar distintas mediciones con este frenómetro y comparar sus resultados con una medida patrón nacional o internacional.

De esta forma se podrá asegurar de que el equipo que se está utilizando para realizar estas mediciones de frenada es “conforme” para emitir un certificado de “apto” a los vehículos que pasan por esta inspección y pueden circular sin ser un peligro circulando en la carretera.

Ejemplo de trazabilidad documental

Bien, de momento te he explicado el concepto de trazabilidad documental y el de trazabilidad metrológica.

Pero, ¿cómo aplicar y cumplir esta exigencia en tu negocio?

Voy a ponerte un ejemplo de trazabilidad documental.

Imagina que tu negocio se dedica a la compra y venta de productos de alimentación.

Como te comenté antes todo lo que tiene que ver con la industria de alimentación es necesario que lleves muy a raja tabla el asunto de la trazabilidad.

Lo que quiero exponerte es una situación de compra y venta, de por ejemplo, un producto lácteo como la leche.

El objetivo será poder seguir el rastro de un pedido de leche que realizas a tu proveedor hasta la entrega de una parte de ese pedido a un cliente en concreto. Eso es trazabilidad.

Para que la trazabilidad sea correcta, todas las partes que intervienen en el proceso de la producción y distribución de la leche deben de tener un sistema adecuado para seguir el rastro de esa producción/distribución.

Simplificando el ejemplo, supón que el mismo proveedor que le haces el pedido de leche tiene su granja propia y envasa le leche él mismo.

Vamos a suponer además que a ese proveedor le pides 50 cajas de leche en formato de 1 Litro.

Al entregarte el pedido, el albarán de entrega de tu proveedor se ha de identificar el tipo de producto que está suministrando, su fecha de caducidad, fecha de envasado y número de lote de esa producción en concreto.

Esta información podría presentarse algo así:

En el momento en que tú la vendes lo importante es que mantengas ese número de referencia o lote porque de lo contrario rompes la cadena y serías capaz de seguir la trazabilidad de ese producto que has comprado y que has puesto en el mercado.

Imagina que le vendes a un cliente 3 cajas de esa leche que has comprado.

En tu albarán de venta la información deberá aparecer algo así:

En el caso de la alimentación, con respetar la numeración de los lotes de tus proveedores mantendrás la trazabilidad de ese producto.

Así ante cualquier emergencia alimentaria que te avisen tus proveedores podrás identificar qué lote está contaminado para que tú avises a su vez a tus clientes a los que les has suministrado ese mismo número de lote.

Bien pues esto es todo lo que quería comentarte acerca de que es trazabilidad y cómo aplicarla en tu empresa.

Ahora cuéntame tú, ¿cómo controlas la trazabilidad en tu organización?

Foto principal: codigo de barras

Imagen ejemplo albarán compra: diseño factura negra

Fotografía ejemplo albarán venta: plantilla gris factura

Tomado de: https://iveconsultores.com/

8 RAZONES POR LAS QUE DEBES IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001 EN TU ORGANIZACIÓN

Seguro que ya estás convencido de los beneficios de implantar un Sistema de Gestión de Calidad basándote en la norma internacional ISO 9001 en una organización, pero por si aún no lo estás al 100% hoy voy a terminar de convencerte y para ello me bastará darte tan solo 8 razones, de las mil y una que existen.

La implantación de un sistema de gestión de calidad en una organización es ante todo una manera de establecer una metodología de trabajo dentro de la empresa, una metodología basada en procesos en el que se analiza el rendimiento de cada uno de ellos para conseguir una mejora continua a lo largo del tiempo y poder ofrecer una satisfacción total al cliente.

A pesar de ser consultor que trabaja implantando sistemas de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001 en las empresas, creo firmemente en esta forma de trabajar porque:

• ¿A qué empresario no le interesa documentar sus procesos bajo protocolos de actuación para que todos en la empresa trabajen con los mismos procesos?
• ¿A qué empresario no le interesa analizar el contexto de su organización e identificar posibles partes interesadas (clientes, proveedores, organismos públicos…) críticos en su día a día?
• ¿A qué empresario no le interesa identificar riesgos y oportunidades en su negocio para posteriormente poder abordarlos?
• ¿A qué empresario no le interesa tener todos los puestos de trabajo de su empresa descritos para que cualquier empleado sepa en todo momento lo que tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo?
• ¿A qué empresario no le interesa establecer y trazar una estrategia para alcanzar objetivos en su empresa e indicadores de gestión que puedan medir el rendimiento de sus procesos?
• ¿A qué empresario no le interesa tener controlada la infraestructura que forma parte de la empresa y sobre todos aquellos equipos que requieran de un mantenimiento preventivo para evitar averías innecesarias?
• ¿A qué empresario no le interesa controlar a sus proveedores sobre todo aquellos que son subcontratados por la organización y que realizan un proceso o parte de un proceso en nombre de la organización?
• ¿A qué empresario no le interesa identificar, analizar y poner soluciones desde la raíz a los problemas internos y externos encontrados para evitar que vuelvan a suceder?

Pues sí, implantando un sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2015 conseguirás todo esto.

Así que sin más preámbulos:

# Razón 1. Documentar y protocolizar tus procesos

Trabajar bajo un sistema de gestión de la calidad requiere de documentar procesos, si no todos tus procesos sí que será necesario que que documentes una parte de tus procesos sobre todo aquellos que sean más críticos. Creo que estarás de acuerdo conmigo en que cuanto más documentes y protocolices tus procesos, más controlado tendrás el funcionamiento de tu empresa.

Si documentas procesos, todos los integrantes de tu organización trabajarán de la misma forma y en caso de la ausencia de algún empleado (por vacaciones, por enfermedad, por despido, etc.) podrá ser sustituido por otro de forma ágil y eficaz. Eliminas así la figura del “empleado clave” dentro de tu empresa, un empleado que puede convertirse en imprescindible debido a todos los conocimientos que ha adquirido a lo largo del tiempo y que no ha documentado y sólo los conoce él. ¿Estás conmigo en que esto es un riesgo o no? Uff… ojo con este tipo de situaciones…

Si quieres conocer más motivos por los que tienes que documentar tus procesos tengo un post escrito dedicado exclusivamente a este asunto.

# Razón 2. Analizar el contexto y todas las partes interesadas alrededor de la organización

¿Te has parado a pensar cómo está evolucionando tu sector? ¿y tú competencia? ¿Es posible que puedas innovar y adaptarte a las nuevas tecnologías para hacer tus procesos más ágiles? Si te haces este tipo de preguntas estás analizando el contexto de tu organización y te podrá ayudar a darte cuenta de aspectos que no detectarías si simplemente te dejas llevar por tu día a día y no levantas la cabeza para ver cómo está todo a tu alrededor.

Además de analizar tu contexto, conocer cuáles son las partes interesadas críticas en una organización creo que es un ejercicio fundamental para cualquier gerente o director de una empresa. Al identificar qué partes interesadas son críticas estarás identificando a su vez qué necesidades específicas tienen cada parte interesada y qué requisitos debe cumplir tu empresa para satisfacerlas.  Es obvio decirlo pero, no olvides que, cualquier posible incumplimiento de los requisitos de esas partes interesadas que has identificado representa un riesgo para tu organización.

Por tanto analizar bien el contexto, junto con las partes interesadas son aspectos básicos para la implantación de cualquier sistema de gestión de la calidad.

# Razón 3. Identificar riesgos y oportunidades en el negocio

Seguro que has conocido a algún empresario que te ha dicho… “si lo hubiese sabido antes…”, “… si hubiese sabido que eso era un riesgo tan alto…”, “… si me hubiese dado cuenta de esa oportunidad hace un par de años…”. Pararse periódicamente a analizar qué riesgos y oportunidades existen en tu negocio es algo que ayudará enormemente a tu organización.

Haciendo consultoría he visto en más de dos y tres ocasiones empresas que van bien aparentemente pero cuando analizamos su facturación vemos que la tienen concentrada en dos o tres clientes. Imagina que pasaría si tuvieses el 80% de tu facturación en tan solo dos clientes y uno de ellos por el motivo que sea deja de trabajar con tu empresa. Pues esto pasa…

Los riesgos y oportunidades en tu empresa los puedes analizar con la herramienta que tú prefieras. Yo utilizo un análisis DAFO para hacer la identificación con mis clientes y posteriormente utilizo una hoja de cálculo para evaluar la importancia de cada uno de ellos y saber cuáles son los más altos para abordarlos posteriormente.

Bien, pues si trabajas con un sistema de gestión de la calidad verás la necesidad de realizar un análisis de riesgos y oportunidades en tu organización.

Como puedes imaginar los beneficios de realizar este análisis de riesgos y oportunidades son múltiples pero en términos generales:

• Conseguirás mejorar la situación de tu empresa.
• Eliminarás o minimizarás los efectos no deseados de un riesgo identificado.
•  Potenciar los efectos deseables de las oportunidades detectadas.
• Lograrás que el sistema de calidad cumpla los resultados previstos satisfaciendo las necesidades de tus clientes.

# Razón 4. Descripción de puestos de trabajo

Como sabes la descripción de un puesto de trabajo es la descripción de las tareas que debe realizar el empleado para ese puesto de trabajo. Pero además también deberás definir las competencias que debe tener la persona para desarrollar el puesto que estas describiendo (formación reglada, formación específica, experiencia previa y características en cuanto a su personalidad).

La descripción de los puestos de trabajo es una herramienta bastante potente ya que con ella conseguirás:

a) Redactar las principales áreas de responsabilidad tus empleados

b) Tener una visión de la carga de trabajo de cada empleado

c) Hacer más fácil el proceso de selección de personal nuevo y saber cuál es el perfil de la persona candidata.

d) Mayor facilidad para sustituir a un trabajador en caso de ausencia (enfermedad, baja o despido)

e) Detectar necesidades de formación o habilidades a adquirir por el empleado que está desarrollando el puesto de trabajo.

f) Tener la mejor base para realizar una evaluación por desempeño de cada puesto de trabajo.

g) Que todos los empleados tengan una idea clara de lo que se espera de ellos.

Si quieres trabajar con un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001 deberás invertir parte de tu tiempo en redactar la descripción de puestos de trabajo en tu organización pero creo que, de sobra, has visto los beneficios que esto te puede reportar.

# Razón 5. Establecer objetivos e indicadores de gestión

Seguramente no haga falta definirte qué es un objetivo, pero tal vez sí necesites tener una idea sobre lo que es un indicador de gestión. Los indicadores de gestión son métrica que ayudan a medir el rendimiento de los procesos en una organización.

Puedes medir:

• procesos comerciales (número de presupuestos/cotizaciones aceptadas frente a las totales).
• procesos de soporte o apoyo (número de formaciones o personal formado en cierta materia frente al total de empleados)
• procesos de negocio (número de alumnos que aprueban en primera convocatoria el carné de conducir [si fueses una autoescuela por ejemplo]).
• Si quieres saber cuáles son los distintos procesos que existen en una empresa te recomiendo leer el post relacionado al mapa de procesos.

Respecto a los objetivos, tal y como te contaba en el post que hablo de cómo establecer Objetivos de calidad, si no trabajas con objetivos estás destinado a dejarte llevar por el día a día sin plantearte metas, nuevos propósitos, nuevos mercados… tan solo te ceñirás a sacar adelante el trabajo que te llega, cuando te llegue y cómo quiera que te llegue pero tú no serás el que tomas las riendas del progreso de tu negocio.

La mayoría de las empresas no establecen objetivos ni indicadores para medir sus procesos, simplemente se dejan llevar por la corriente del día a día sin plantearse retos y metas a conseguir para mejorar la organización. La norma ISO 9001 te exige que establezcas objetivos e indicadores de gestión y además plantear una estrategia para alcanzarlos. Por lo tanto será un tiempo muy bien invertido que realizarás internamente cuando establezcas tus objetivos, indicadores y la estrategia a desarrollar para alcanzarlos.

“… la mayoría de las empresas no establecen objetivos ni indicadores para medir sus procesos, simplemente se dejan llevar por la corriente del día a día…”

# Razón 6. Mantenimiento de los equipos que componen la infraestructura

Toda organización debería de tener establecido un plan de mantenimiento para los equipos que componen su infraestructura productiva, y si tienes implantada la ISO 9001:2015 deberás llevar un plan de mantenimiento preventivo que, créeme, es algo sumamente importante.

Esta labor no se valora todo lo que se debería en las empresas y puede tratarse de un asunto crítico en algunas organizaciones. De hecho he preparado un post solo para describirte la importancia de realizar un mantenimiento preventivo y correctivo de tu infraestructura el cual recomiendo que leas.

Imagina una panadería, aunque no lo pueda parecer, el mantenimiento preventivo de la maquinaria juega un papel importante en el proceso de negocio. En su obrador (taller de producción) tenemos máquinas mezcladoras, amasadoras, hornos, etc. Puedes imaginar lo que sucedería si una de esas máquinas falla por no haberse llevado a cabo el correspondiente mantenimiento, ya no solo es que se tenga que parar la producción sino el hecho de invertir en una reparación que a buen seguro saldrá más cara que haber efectuado su correspondiente mantenimiento. Un mantenimiento preventivo que, aunque implica parar la producción para esa máquina, es completamente necesario para alargar su vida útil.

# Razón 7. Evaluar y controlar a tus proveedores

Durante mi experiencia como consultores he podido observar como casi ninguna organización, antes del proceso de implantación de la norma ISO 9001, tienen en cuenta a sus proveedores (ni los evalúan, ni los controlan). Créeme si te digo que es un error tremendo que no controles y evalúe a ciertos proveedores con los que trabajas.

Ten en cuenta que el rendimiento de tu organización se verá supeditado al rendimiento de muchos de tus proveedores, sobre todo aquellos proveedores que realizan trabajos en tu nombre debido a la subcontratación que has acordado con ellos.

Si implantas un sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001 deberás de evaluar a tus proveedores y pensar qué criterios tendrás que imponer a aquellos procesos o parte de procesos que tienes subcontratados. Esta subcontratación será la imagen de tu organización… y supongo que querrás dar una buena imagen, ¿verdad?… así que no dejes de vigilar cómo prestan ese servicio en tu nombre. Si quieres saber más sobre cómo evaluar a tus proveedores puedes leer el post que he preparado para abordar este asunto.

# Razón 8. Analizar problemas internos y/o externos

Si tienes implantada la norma ISO 9001, tendrás ante todo una poderosa herramienta que te permitirá llevar a cabo un análisis de los problemas internos y/o externos que puedan surgir en tu empresa. Lo potente de esta herramienta es la metodología para analizar los problemas o errores que aparecen en tu organización, basados en, una vez detectado el error:

a) Establecer una acción inmediata para solucionar el error [corrección].

b) Identificar la causa raíz que ha llevado a la aparición del error [identificación causa raíz].

c) Establecer e implantar una acción que elimine la causa raíz del error detectado y por tanto evitará que aparezca una situación igual en un futuro [acción correctiva].

d) Verificar que la acción implantada ha sido eficaz ya que gracias a ella no se ha producido una situación igual en un contexto parecido [eficacia acción correctiva].

Seguro que te suena aquello de “la mejora continua”, pues es esa mejora es la que conseguirás partiendo de la metodología de este análisis, a través del estudio de las no conformidades.

Bien, ¿te as convencido para que implantes la norma ISO 9001 en tu organización?, ¿consideras que falta alguna razón más?, ¿eliminarías alguna de las razones?, ¿te ha quedado todo claro? 

Fotografía: Emotional intelligence. Side view sequence of a woman thoughtful, thinking, finding solution with gear mechanism, question, exclamation, lightbulb symbols.

Fuente Fotografía: Shutterstock

Tomado de: https://iveconsultores.com

COMUNICAR LA ESTRATEGIA MOTIVA A LOS EMPLEADOS

Cuando hablamos de CMI, no podemos dejar a un lado su aspecto más importante: la ejecución de la estrategia. 

Una buena ejecución pasa, necesariamente, por un equipo de personas con la motivación suficiente para materializar lo que se ha establecido en los objetivos estratégicos. Hablamos de un compromiso personal por parte de los empleados hacia la organización y hacia la unidad.

En esta labor de alinear a los empleados con la estrategia, debemos contemplar tres pasos:

1. Lo primero es comunicar la estrategia y realizar una concienciación sobre ella a los empleados.
2. Establecer una relación entre objetivos individuales de los empleados y sus incentivos con la estrategia de la organización
3. Poner en marcha los programas de capacitación necesarios para que los empleados adquieran las competencias, conocimientos y habilidades requeridas para realizar la implantación de la estrategia.

En el presente artículo, nos centraremos en el primero de estos pasos: la comunicación.

Comunicar la estrategia y concienciar sobre ella

La responsabilidad de desencadenar la energía interna que potenciará la motivación y la creatividad es, sin duda, del líder de cada área. Las personas sienten la necesidad de pensar que sus esfuerzos repercuten positivamente en su organización y en el mundo. Los trabajadores deben entender cuál es el impacto beneficioso de su organización no solo para los accionistas, también para el resto de partes interesadas. Si un empleado siente que su organización funciona de manera eficiente y efectiva, se sentirá más motivado. Si percibe lo contrario, la motivación disminuirá, inevitablemente. Hay aspectos del mal funcionamiento de una empresa que desmoralizan a los trabajadores: la excesiva burocracia, los errores constantes, etc.

Se deben comunicar adecuadamente las bases de la cultura corporativa a toda la organización. Es el primer paso para lograr esa motivación tan necesaria. Para este cometido, los ejecutivos pueden usar el mapa estratégico y el BSC o CMI como herramienta útil para ofrecer una visión integral de los objetivos de la empresa.

En dicha representación de la estrategia se puede ver fácilmente:

• Cómo pretende la organización generar valor a largo plazo.
• De qué manera puede impactar el trabajo de cada empleado en los objetivos estratégicos.

El papel de la comunicación en la motivación de los empleados

No cabe duda de que, al conocer el impacto positivo de su trabajo y saber que éste es productivo, el empleado va a sentir mayor motivación. Si, además, existe una política de compensación de los esfuerzos positivos, el compromiso con las metas corporativas, será aún mayor.

La comunicación es un factor que también ayuda a desarrollar la cultura. Este ideario corporativo puede incluir conceptos como:

• La orientación al cliente.
• La orientación a resultados.
• La innovación en los servicios o productos.
• Etc

Una organización sin líder que fomente la estrategia, es como un barco sin capitán. Sin ejecutivos que lideren, los trabajadores no tienen rumbo. Y como comentábamos, su primera tarea es comunicar. Comunicar a empleados de primera línea, responsables, administrativos e incluso a proveedores clave.

No hay que subestimar nunca la importancia de la comunicación, de ella depende en gran medida el éxito de la estrategia.

La comunicación como hábito

El caso de Jack Klinck, presidente del grupo IMS de Mellon Finantial, ilustra perfectamente el concepto de comunicación como hábito. Jack Klinck solía acercarse a los puestos de trabajo de los empleados cuando visitaba alguna oficina local y les mostraba el mapa estratégico mientras les hacía tres preguntas:

• ¿Sabe que es esto?
• ¿Me lo puede explicar?
• ¿Cómo influye el trabajo que usted está desempeñando en los objetivos que aparecen aquí?

Una respuesta negativa a la primera pregunta indicaba una carencia del coordinador de la oficina más que del propio empleado, puesto que delataba la falta de comunicación.

Vías para comunicar la estrategia

Se dice que un ejecutivo debe comunicar la estrategia a los empleados a través de siete vías diferentes para que el mensaje cale.

A continuación, proponemos una serie de medios que pueden emplearse para este fin:

• Seminarios web: Puede ser un buen canal para organizaciones con sedes geográficamente distanciadas.
• Serie de posters: La visualización de imágenes en el entorno de trabajo en el día a día, puede ser una buena forma de hacer que el mensaje esté siempre presente.
• Newsletter de marketing y RRHH: Un correo de determinada periodicidad con contenidos relacionados con la estrategia puede resultar interesante.
• Dossier de planificación estratégica: Un documento atractivo en el que se explique la estrategia de forma visual
• Foro de comunicación: Habilitar un espacio en el que se puedan tratar temas relacionados con lo estratégico.
• Consultoría individual: Incluso, si es necesario, se puede impartir formación y concienciación a los empleados uno a uno.

Las mejore prácticas sobre comunicación en las organizaciones tienen algunos aspectos comunes. Suelen ser procesos liderados por la dirección. Los altos ejecutivos se encargan personalmente de asegurar que el mensaje llega por la vía adecuada y en el momento correcto. También cuidan de que el contenido esté adaptado a los receptores y realizan un seguimiento para garantizar que el mensaje ha sido comprendido.

Tomado de: https://www.isotools.org

LOS 14 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE TOYOTA (TPS)

La eficacia del Sistema de Producción de Toyota (TPS) y su valor se fundamenta en el seguimiento de 14 principios divididos en cuatro secciones: Filosofía; Procesos; Persona y socios; y Resolución de problemas.

La empresa Toyota se ha convertido en un referente de producción eficaz que revolucionó de forma radical el mercado de automoción de la época. Desde ese momento muchas empresas han intentado conseguir la clave del éxito que sigue marcando el presente y futuro de esta organización. Sin embargo, la clave no se centra en un solo elemento u objetivo a seguir, sino en 14 principios.

Estos 14 principios , que se encuentran en la base del Sistema de Producción de Toyota, permiten aumentar la producción de los procesos, mejorar la calidad y disminuir los desperdicios de los que ya he hablado en el artículo “Los 8 desperdicios del Sistema de Producción de Toyota” (TPS).

Se encuentran organizados en cuatro categorías que van desde los principios más primordiales o los que se afrontan y se consiguen en primer lugar como es la Filosofía a largo plazo, para luego avanzar por la gestión de procesos y los principios incluidos y relacionados con el personal y los socios, finalizando con los principios incluidos en el capítulo de la resolución de problemas.

A continuación voy a exponer brevemente las bases de cada uno de estos 14 principios para que pueda comprenderse así la implicación que conlleva su cumplimiento y las claves que marcan su eficacia.

Categoría I: Filosofía a largo plazo.

El control visual nos permite detectar desviaciones u errores que afectarán a la calidad final del producto

Principio 1: Las decisiones de gestión de la empresa deben estar basadas en una filosofía a largo plazo.

Este principio contradice el modo de actuar de muchas empresa actuales al indicar que más allá de tomar decisiones para cumplir metas a corto plazo, la empresa debe fijarse unos objetivos a largo plazo y trabajar, crecer y alinear las decisiones tomadas en torno a ellos.

Estos objetivos no se pueden centrar en una meta común o básica de ganar más dinero sino ir un paso más allá, comprendiendo la posición que ocupa en ese momento la empresa en el mercado y la sociedad y marcándose la búsqueda de un nivel más alto, más elevado, más grande.

Gracias a esta visión, la actividad de la empresa buscará generar más valor a la economía, clientes y contexto en el que opera, marcando las bases para asentar los futuros principios y modificando los cimientos sobre los que se asientan todos los procesos, actividades y productos y/o servicios que ofrece.

Categoría II: El proceso correcto llevará a los resultados correctos.

Principio 2: Establecer procesos en flujo constante para detectar problemas.

Después de haber cambiado la filosofía sobre la que se sienta la empresa es necesario cambiar la forma en la que se llevan a cabo las actividades de la misma, logrando un flujo continuo que reduzca o hasta elimine el tiempo que un producto está parado y esperando que alguien lo utilice para continuar con la producción.

De esta forma, se busca crear un mayor flujo de productos e información, reducir el inventario y las esperar y evitar que se difuminen los problemas al ocultarse en los desperdicios.

Es decir, se logra que los problemas salgan a la luz de forma cada vez más rápida, se evitan reprocesos y productos no conformes que suponen un mayor coste y se permite que puedan resolverse y detectar los orígenes de estos fallos identificados para evitar que se vuelvan a producir. El objetivo es potenciar la mejora continua y el desarrollo del personal.

Por último, indicar que un proceso de flujo comienza cuando un cliente, ya sea interno o externo, realiza un pedido, poniéndose en marcha el proceso de producción mediante la obtención de la materia prima, traslado al centro de producción donde se procesa y, una vez finalizada, envío al cliente. De esta forma se busca, tal y como he indicado antes, eliminar los tiempos de espera y parada terminando el proceso en horas, en lugar de meses.

Principio 3: Evitar producir en exceso mediante sistema pull.

Este principio se basa en la eliminación del almacén y la minimización del producto procesado para conseguir así una producción más eficiente. Se busca seguir los fundamentos del sistema just-in-time en la reposición de material manteniendo una cantidad de stock mínimo de seguridad y reponiéndolo de forma constante según sea necesario usando sistemas pull.

Se consigue una flexibilidad para moverse según las demandas del cliente, interno o externo, dejando de lado la programación de producción y los modelos de predicción de consumo que pueden conllevar al almacenamiento de una gran cantidad de productos en inventario.

Sobre este punto hablaré de una forma más amplia en otros artículos dedicados al sistema pull.

Principio 4: Nivelar la carga de trabajo.

Con este principio se busca no trabajar en lotes que conlleva periodos de sobrecarga de producción seguidos de períodos de excesiva tranquilidad.

Nivelando la carga de trabajo se consigue un proceso sin estrés, fallos por necesidades de servir un producto y una cantidad del mismo en un tiempo limitado y evitando la tentación de crear un inventario amplio para cubrir estos momentos de mayor actividad./strong>

Principio 5: Parar para solucionar los problemas en el momento en el que se detectan.

Este concepto está íntimamente relacionado con un cambio de filosofía que veíamos en el primer principio, debido a que es necesario modificar y adaptar la forma en la que los empleados perciben las repercusiones de parar un proceso cuando se detecte un error para solucionarlo en ese mismo instante.

No supone una reducción de la efectividad o un aumento del tiempo de producción ya que siguiendo este principio se detectan los problemas y fallos antes de que continúen por el proceso y lleguen, en última instancia, a los clientes, eliminando con ello los productos no conformes y potenciando una motivación hacia la calidad del producto y la satisfacción del cliente.

Para alcanzar esta meta es esencial seguir el “principio Jidoka y el sistema andon” de los que ya he hablado en un artículo anterior que te aconsejo leer.

Principio 6: Estandarizar como fundamento de mejora.

Llegados a este punto es necesario fijar todos los conocimientos, buenas prácticas y experiencias en unos estándares para establecer métodos estables que mantengan de forma previsible la eficacia del sistema en el tiempo. Con ello se consigue que todos los empleados, aunque sean de reciente contratación, trabajen desde una misma base.

Aunque estandarizar es clave tampoco debemos dejar que estos documentos impidan la mejora, sino que tienen que estar abiertos a los cambios, innovaciones y soluciones creativas que permitan que se reduzcan los errores, se cree un proceso más eficaz y se mejore.

La clave para que estos estándares sean documentos vivos es establecer textos claros y de poca dimensión. Para poner un ejemplo, para Toyota la extensión ideal en una modificación propuesta y en los informes de fallos y errores es de un folio A3 ya que permite introducir todos los datos precisos, su consulta es sencilla y no supone un trabajo excesivo consultarlo que provoque la desmotivación de llevarlo a cabo.

Principio 7: El control visual para detectar problemas.

Disponiendo de estándares de fácil consulta y contando con indicadores visuales sencillos es posible detectar desviaciones u errores que afectarán a la calidad final del producto.

Para lograrlo, Toyota confía en el control visual de los procesos para llevar a cabo este principio no viendo como eficiente depender de soluciones informáticas para realizar el control de la calidad.

Principio 8: Utilizar solo tecnología fiable y probada.

La tecnología debe ser una herramienta para el personal no para su sustitución.Teniendo esto presente y contando con estándares eficaces, es lógico pensar que incorporar una tecnología innovadora pero no probada es un riesgo muy amplio que puede poner en jaque un proceso y hasta hacer retroceder todo el camino hacia la eficacia ya andado.

Esto no indica que se deba rechazar cualquier nueva tecnología, sino que esta debe ser evaluada y estudiada antes de aplicarla para evitar que interfiera con la filosofía o los procesos de la empresa.

Categoría III: Añada valor al proceso mediante el desarrollo de los trabajadores.

Principio 9: Promover el liderazgo.

El Sistema de Producción de Toyota (TPS) basa su eficacia en el personal que integra la empresa, por lo que es lógico que los líderes se promuevan desde el interior al tener ya asimilados la filosofía y procesos, y comprendan el trabajo a realizar.

De esta forma, el líder se establece como un ejemplo a seguir y un promotor de la mejora, la detección de errores y la eliminación de los distintos desperdicios.

Principio 10: Formar a los empleados para que sigan la filosofía marcada.

Siguiendo la dinámica establecida en el principio anterior, la empresa debe buscar la creación y promoción de una cultura fuerte que se extienda a todo el personal de la organización y que promueva el cumplimiento de los distintos principios.

La formación del personal es clave para lograr que esta cultura se instale y crezca y debe establecerse como una actividad constante que permita alcanzar los objetivos marcados y superarlos de forma amplia y destacada. De la misma forma, el trabajo en equipo debe potenciarse.

Principio 11: Ayudar a mejorar a sus socios y proveedores.

Los proveedores y socios tienen una gran incidencia en la eficacia de la empresa debido a que, por poner un ejemplo, si logramos alcanzar e integrar dentro del ADN de la organización la eliminación de inventario o un sistema pull es esencial que los proveedores funcionen de forma eficaz.

Conseguir que los socios y proveedores compartan la filosofía de mejora continua y aumento de la calidad y desafiarlos para que sigan avanzando por este camino, reportará una mayor eficacia a la empresa al poder considerarlos como una extensión de la misma.

Categoría IV: Resolver los problemas de forma continua para convertirse en una empresa que aprende.

Principio 12: Para comprender la situación hay que verlo por sí mismo.

Cuando se produzca un problema es necesario ir al foco, a la fuente y observar porque se ha producido, verificando los datos in situ en lugar de centrarse en información aportada por otras personas que pueden no reflejar la totalidad del escenario a estudiar.

Con este principio se busca que los líderes, ya sean gerencia, mandos intermedios o ejecutivos, dispongan de una comprensión completa de la situación que se ha producido, el proceso y como se puede solucionar según los datos que son verificados, empleando, por ejemplo, la herramienta 5 por qué.

Principio 13: Tomar decisiones considerando todas las opciones y actuar de forma rápida.

A la hora de tomar una decisión es necesario tener en cuenta todas las opciones disponibles, sus características y repercusiones ya que solo desde esta base es posible conocer que la decisión adoptada es la más adecuada de acuerdo a la filosofía, objetivos y problema a resolver o situación a mejorar.

Una vez se ha realizado este estudio y tomando la decisión de seguir una opción, se debe actuar rápido y con precisión para no prolongar la mejora o cambio.

El Sistema de Producción de Toyota (TPS) considera que la herramienta Nemawashi o proceso de debatir los problemas y posibles soluciones entre todos los afectados y llegar a un acuerdo común es clave, debido a que permite disponer de más puntos de vista, promueve una comunicación eficaz, evita el rechazo debido a que todo el mundo considera la decisión adoptada como propia, promueve la innovación y permite una implementación rápida gracias a que ya se han establecido las bases del cambio.

Principio 14: Convertirse en una empresa que aprende.

Todos los principios anteriores culminan en este último punto: aprender de forma constante para que se convierta en una actividad habitual y en una característica de la empresa.

Es el objetivo más complejo  y pocas empresas llegan a alcanzarlo debido a que lleva a otro nivel cada uno de los anteriores principios.

Para lograrlo se debe basar en la reflexión constante o hansei y en la mejora continua o kaizen.

El cumplimiento de todos estos principios puede ser algo complicado si se toman como un objetivo completo, por lo que es recomendable hacer una valoración inicial de la situación de la empresa en relación con cada uno de ellos y establecer como meta el cumplimiento del que se considere más factible.

A partir de ahí se seguirá avanzando de forma constante, convirtiéndose en una base de mejora y eficacia que permita que la empresa se diferencie de la competencia, crezca y se convierta en una referencia que lidere el futuro del sector.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

LECCIONES APRENDIDAS EN 2019

Este post lo voy a dedicar a detallar cuáles son las lecciones aprendidas noviembre 2019, lo que afirmo, lo que he hecho bien y lo que he hecho mal para intentar conseguir mi objetivo que es aumentar la visibilidad a través de internet.

Creo firmemente en el poder de internet, entre más visibilidad tiene tu marca en la red más posibilidades tienes de que contraten tus servicios.

Tengo claro que no es un trabajo fácil y para ello tienes que adaptarte al nuevo paradigma de esta era digital en la que tienes que compartir contenidos ya que de otra forma es imposible que alguien que no te conoce y que puede estar en la otra parte del planeta sepa quién eres y lo que sabes hacer bien.

Lecciones aprendidas noviembre 2019

Como evaluar mejor los riesgos de seguridad de la información

Si estás evaluando riesgos de seguridad de la información en tu organización, utiliza un criterio mediante el cual evites sesgar el valor final del riesgo del activo que estás evaluando.

El criterio que yo utilizo está basado en su mayoría en una serie de amenazas que he sacado del catálogo de Magerit (amenazas por desastres naturales, de origen industrial, errores y fallos no intencionados, ataques intencionados) y lo divido en tres criterios: Criticidad del activo, Probabilidad de que ocurra la amenaza, Consecuencias si se materializa la amenaza.

El fallo ha sido el realizar una ponderación global de los tres criterios sin discriminar cómo de grave puede ser el que se materialice una amenaza concreta para el activo que estaba evaluando.

De esta forma se me estaban quedando atrás amenazas graves que podían suponer un serio problema para los activos de la empresa pero su puntuación final no era alta ya que el valor final se veía sesgado por las puntuaciones parciales del resto de amenazas.

Por lo tanto para realizar una evaluación de riesgos de seguridad de la información lo más realista y exhaustiva posible, deberías discriminar cómo de grave es cada una de las amenazas para cada activo que estás evaluando y esa discriminación que se vea reflejada en la puntuación final del activo.

No confíes en las actualizaciones automáticas que lanza Windows

En una auditoría que realizamos este mes comprobamos que muchos equipos que tienen montado Windows 10 tenían actualizaciones pendientes de instalar a pesar de tener activado los avisos de nuevas actualizaciones. En ocasiones estas actualizaciones no se ejecutan correctamente por cualquier motivo pero Windows no te avisa de ello.

Tienes que mirarlas a mano.

Por eso te recomiendo que vayas a tu Windows 10 y en el buscador escribas “buscar actualizaciones” haz clic en la opción que te aparece y te llevará a una pantalla parecida a esta.

Este pantallazo es un ejemplo de un equipo al que le falló una actualización que lanzó Windows en el mes de septiembre 2019. Puedes buscar las actualizaciones dentro del portal de Windows y te detallan qué tipo de actualización se trata y qué problema resuelve.

Esta actualización no aparenta ser muy grave pero existen otras que sí son importantes ya que afectan a la seguridad de la información.

Puedes acceder a las últimas actualizaciones que lanza Windows aquí por si quieres comprobarlo en tu equipo.

Si haces consultoría, no permitas cambios en el alcance de tu proyecto a coste cero una vez tengas firmado el acuerdo entre ambas partes.

Este mes hemos tenido un problema ya que un cliente ha querido modificar el alcance de certificación, ya no solo una vez sino tres veces en el periodo de dos meses.

En cada reunión que se tenía pensaba una cosa diferente y lo incluía dentro del alcance del sistema de gestión. Y como bien sabes si cambia el alcance de un sistema de gestión, lo más probable es que te cambie todo (contexto, partes interesadas, riesgos y oportunidades, objetivos, indicadores, etc.).

La consultoría de este cliente la estaba llevando una de las personas integrantes de mi equipo, la cuál sí informaba al cliente de que esos cambios no estaban incluidos en el contrato inicial y por tanto eso iba a llevar más horas de consultoría que no estaban cotizadas, pero el cliente hacía caso omiso y seguía con sus cambios.

El fallo mío fue no haber intervenido antes para dejar claro al cliente que esos cambios debían valorarse económicamente en un nuevo contrato ya que implicaban más horas de consultoría que no se habían cotizado previamente.

Se complicó más el asunto ya que en el momento en que intervine el cliente ya había contactado con el organismo certificador para solicitarle cotización por el “nuevo” alcance del sistema (cosa que tampoco nos comunicó).

Cuando ya por fin intervine para explicarle el por qué teníamos que revisar la cotización anterior e incluir las nuevas horas de consultoría se cogió tal cabreo que en un solo minuto utilizó tres o cuatro descalificativos acerca de cómo trabajaba y sobre mí como persona.

Yo no daba crédito como, teniendo un documento firmado en dónde ponía claramente que si ocurría esta situación se debía revisar el contrato y además explicando el por qué suponían más horas de trabajo, una persona podía ponerse de tal manera.

De hecho le comentaba que él había firmado ese documento pero su respuesta era que lo firmó sin leerlo, solo fijándose en los honorarios.

La verdad que era el mejor momento para haber renunciado al trabajo y haberlo dejado ahí pero en ese momento supe que no era el tipo de cliente que yo quería y ya que tenía encaminado el proyecto lo iba a terminar y de la mejor forma posible.

Así se lo comuniqué y fue cuando comenzó a tranquilizarse pero evidentemente habiendo revisado el contrato e incluyendo las horas no cotizadas.

Estamos terminando este proyecto, ya te contaré como termina esta historia…

Qué afirmo

• Es duro ser papá, empresario a la vez y tener varios proyectos abiertos. Me tengo que despertar muy temprano para poder hacer todo lo que tengo planificado en tiempo.

Llego a casa por la tarde cansado para ocuparte de la peque y en esta etapa la peque está con las “perretas” en la que llora por casi todo. Te prometo que hay veces que lo único que me da ganas es de tirarme por la ventana, de cabeza y con las manos para atrás. Si tienes hijos seguro que sabes de lo que estoy hablando.

• Si eres consultor y quieres aprovechar bien tu tiempo, tu oficina de trabajo debe ser una cafetería (mientras esperas a tu hijo a que salga de la guardería), un aeropuerto y un avión (cuando te toca viajar por trabajo), un barco, etc. Cualquier hueco que tengas debes aprovecharlo.
• Trabajar por objetivos semanales en cuanto a realización de trabajo de oficina y línea editorial (en mi caso escribiendo en este blog) es lo más eficiente y ordenado que puedes hacer para organizar tu agenda.

Qué he hecho bien

• Cada vez administro mejor mi agenda y mi tiempo aprovechándolo al máximo.
• Mantener el ritmo de publicación de post que tenía establecido (de 3 a 5 artículos al mes) aunque me haya costado alguna noche sin dormir para poder sacar adelante el compromiso con los clientes y publicación en el blog.

Qué he hecho mal

• 05.15 am suena el despertador de lunes a viernes y he sido incapaz de levantarme casi ningún día (excepto los contados con los dedos de una mano). Estuve una época, mientras lanzaba esta nueva web, en la que sí podía e incluso me levantaba antes, a las 04.30 am pero ahora no sé qué ha pasado que soy incapaz. Bueno sí que lo sé, que estoy cansadísimo…

Visibilidad de IVE Consultores en internet

En el mes de agosto de 2019 decidí que tenía que trabajar bastante más para aumentar notablemente la visibilidad de esta web en Google y tenía claro que para ello debía escribir en el blog.

Ranking Alexa

El 30 de Agosto me metí en Alexa.com para ver dentro del ranking mundial dónde estaba ubicada mi página web

Puesto 5.262.948 de las webs más visitadas a nivel mundial

El 01 de diciembre de 2019 hice lo mismo y la cosa cambió.

Puesto 1.534.218 de las webs más visitadas a nivel mundial

Google Analytics

Dentro de Google Analytics, esta ha sido la tendencia desde el 01 agosto hasta 30 noviembre 2019:

117.225 visitas a las distintas páginas dentro de IVE Consultores. No está mal pero tengo que seguir mejorándolo mucho.

Todas estas visitas no son sólo fruto de visitas orgánicas de Google (más quisiera yo) también son pagadas a través del servicio Google Ads para promocionar la página web.

Si continúo a buen ritmo de publicación cada vez tendré que pagar menos a Google y mi página saldrá de forma natural en este motor de búsqueda.

El historial de las curvas entre el tráfico pagado a Google (SEM) y tráfico gratuito (SEO) a través de Google es algo así:

Ahora mismo estaré en la situación del círculo rojo: la mayor parte de las visitas a la web llegan desde el tráfico pagado a Google pero a lo largo del tiempo, el tráfico gratuito irá aumentando y así puedo ir reduciendo lo que pago a Google.

El objetivo es pagar lo mínimo o nada a Google, pero para llegar a eso aún quedan bastantes meses.

Visitas a la web durante el mes de noviembre de 2019 Google Analytics

Dentro de esta estrategia de inbound marketing lo importante es hacer mediciones de este proceso y para ello como he dicho en varios artículos hay que tener indicadores de gestion para poder ver cómo van tus procesos.

Estos son los míos y en lo que me voy a fijar mes a mes:

Visitas de tráfico pagado: 9.534

Visitas de tráfico gratuito: 4.120

Altas de suscripciones de este mes: 170

Bueno, pues hasta aquí este informe de lecciones aprendidas noviembre 2019

Nos leemos de nuevo en enero 2020 y te cuento cómo me fue durante diciembre 2019, así que si no te leo, Feliz Navidad¡

Foto: Aprendizaje, sugerencia

Fuente: Pixabay

Tomado de: https://iveconsultores.com/