LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y HSE, ¿CÓMO PREPARARLA?

Para asegurar un sistema de gestión de Calidad y HSE eficaz en todo momento, es necesario verificar que los procesos sigan siendo adecuados y funcionan correctamente. 

Esta es la función de la Revisión por la Dirección. Muy bien, ¿pero cómo lo preparamos? ¿Y cuáles son las implicaciones? 

Revisión por la Dirección: objetivos

La Revisión por la Dirección es un requisito de varias normas ISO. He aquí un extracto de la norma ISO 9001, capítulo 9.3 sobre la revisión de la gestión:  

La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización..

Puede ser una reunión anual o semestral. Su objetivo es elaborar un informe general del enfoque de la Calidad y HSE con la dirección e informar sobre la eficacia del sistema de gestión de la misma. El interés es tomar las decisiones necesarias si así se requiere.

Es importante tener en cuenta que hacer la Revisión por la Dirección pone en tela de juicio la situación actual de la organización, al mismo tiempo que moviliza e involucra al comité de gestión en el proceso. Representa una oportunidad para que los gerentes intercambien sus diferentes puntos de vista sobre la estructura actual de la organización de la Calidad y HSE en la organización.

La Revisión por la Dirección incluye las diferentes cuestiones relacionadas con el contexto interno (nuevos productos, cambios organizativos, cambios de personal, etc.) y el contexto externo (expectativas de los clientes, cambios en la competencia, regulaciones, etc.).

¿Cómo organizar una Revisión por la Dirección?

Organización ascendente

En primer lugar, se trata de definir a los participantes así como la duración de la reunión:

Participantes

-  el moderador (el gerente de Calidad y HSE o la gerencia);

-  controladores de proceso;

-  el Comité Ejecutivo.

Duración: 1H30-2H00 (¡2H máximo!)

Antes de realizar la Revisión por la Dirección, deberá llevar a cabo una preparación rigurosa y estructurada. Reúna a sus controladores de procesos mediante revisiones de procesos y obtenga la mayor parte de información referente a sus áreas. Esos son los datos con lo que se nutrirá el análisis que se hará en la Revisión por la Dirección. 

Como principio básico, es importante evitar presentar complejas tablas numéricas y utilizar una terminología poco comprensible..... Utilice una presentación con gráficos más visuales que expliquen los datos e ideas a comunicar.

Algo que le será de gran ayuda es tratar de anticipar las posibles dudas o inquietudes y preparar argumentos positivos. Aquí están los diferentes datos de entrada que constituirán su Revisión por la Dirección y que tendrá que preparar: 

• Resultados de las auditorías internas/externas ;
• Riesgos y oportunidades ;
• Estudios de satisfacción de clientes ;
• No conformidades y reclamaciones :
• Indicadores de rendimiento ;
• Situación de las acciones correctivas desde el último examen ;
• Análisis de posibles cambios ;
• Sugerencias de mejora.

Pero tenga cuidado, el propósito aquí no es hacer una lista de todas las quejas de los clientes una por una, más bien se trata de resumirlas. Este resumen debe ser presentado a la gerencia antes de la reunión.

La mayoría de las sugerencias de mejora serán hechas por la dirección, que habrá sido informada de cada resumen elaborado.

Durante la presentación de la Revisión por la Dirección

Durante los primeros treinta minutos, tómese el tiempo para presentar los resultados y discutirlos. El resto de la reunión se dedicará a trabajar sobre cuestiones que se encuentren actualmente siendo procesadas o sobre algún tema específico.

Recuerde: ¡Sea incluyente! Utilice los términos "nosotros" o "nuestros" con regularidad para transmitir sus mensajes. La participación de todos los involucrados también es esencial. Se trata de valorar los éxitos, explicar los fracasos y proponer ideas para mejorar.

Al final de la reunión, debe poder establecer una lista de la información de los datos de salida :

• Estructura del sistema de Calidad y HSE;
• Posibles modificaciones con respecto a las expectativas del cliente;
• Posibles cambios en la política y los objetivos;
• Asignación de los recursos necesarios.

Informe de la Revisión por la Dirección.

Se trata de escribir un resumen "en caliente", es decir, con la información que se generó al momento de la reunión, que incluya las decisiones que se han tomado y las acciones que hay que emprender. La supervisión del plan de acción global es esencial: servirá de base para la próxima revisión de la gestión.

Por lo tanto, la clave del éxito al hacer la Revisión por la Dirección radica en su preparación inicial, que debe ser exhaustiva y organizada. Este tipo de reuniones es un lugar ideal para que los distintos empleados compartan sus objetivos.

Tomado de: https://www.blog-qhse.com

COMO AYUDAN LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN A LAS POLÍTICAS DE COMPLIANCE

La integración de los Sistemas de Gestión (SG) de una organización, es una de las decisiones estratégicas más retadoras y asertivas, particularmente desde el 2012, cuando la Organización Internacional de Normalización (ISO) agregó el Anexo SL a las Directivas ISO / IEC, Parte 1, con el objeto de mejorar la consistencia y facilitar la alineación de los estándares de sistemas de gestión ISO, existentes y futuros, al proporcionar una estructura de alto nivel unificada.

De modo que las organizaciones que aceptaron este reto y se embarcaron en el proyecto de unificar sus sistemas, se encontraron con una serie de obstáculos culturales, técnicos y estructurales al fusionar los elementos de gestión comunes de las normas de referencia implicadas, ya sea por la carecía de un enfoque común, la diferenciación de competencias en equipos multidisciplinarios, o la simple falta de experiencia. Hoy por hoy estos obstáculos de transformaron en oportunidades de mejora que agregan valor organizacional y brindan múltiples beneficios propios de la integración.

En un entorno tan cambiante, donde la dinámica de los negocios cada vez es más exigente, y suma día a día nuevos requisitos, las organizaciones que desean mantenerse en el mercado y asegurar su sostenibilidad necesitan sistemas para garantizar que se mantengan a la vanguardia, muchos de estos nuevos requisitos se traducen es sistemas de gestión especializados, que poco a poco se van integrando para contribuir con el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible de carácter global.

El nuevo estándar para la gestión del cumplimiento con la norma ISO 37301: 2021 Sistemas de gestión de cumplimiento: requisitos con orientación para su uso, hace explicito un requisito que ha estado enmarcado de manera implícita en todos los sistemas de gestión, de modo que, al establecer y mantener una cultura de cumplimiento, se logra que todas las partes interesadas sean ganadoras.

Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, es mucho más que evaluar y denotar una declaración de cumplimiento, en la práctica, es el resultado de una cultura profundamente arraigada de integridad, valores fundamentales y buena ética. Un sistema de gestión de cumplimiento es la herramienta para que toda la organización demuestre su compromiso de cumplir con las leyes pertinentes, los requisitos reglamentarios, los códigos de la industria y los estándares organizativos, así como los estándares de buen gobierno, las mejores prácticas generalmente aceptadas, la ética y las expectativas de la comunidad.

La ISO 37301 provee todo lo que una organización necesita saber para planificar, desarrollar, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de cumplimiento eficaz, rompiendo el paradigma de que el cumplimiento legal y reglamentario tiene por objeto evitar multas y se debe limita a una función o un departamento, transcendiendo a un asunto de todos, donde todos somos coparticipes de los resultados y aportamos nuestro granito de arena el posicionamiento de una imagen corporativa de confianza y seguridad.

Una organización que tiene ya implementado un sistema de gestión integrado, tiene experiencia en la construcción de una cultura organizacional orientada a una disciplina, como “calidad”, “seguridad”, “ambiente”, entre otras, de modo que se le facilita la incorporación de nuevas estrategias que permitan adicionar disciplinas que refuercen los comportamientos esperados en la organización.

En cada sistema de gestión la alta dirección tiene una participación y responsabilidad directa con el liderazgo, de modo que el incorporar la norma ISO 37301 a un sistema integrado, es un proceso sencillo, pues la dirección ya tiene un liderazgo marcado, solo que para este caso su papel es un poco más activo y protagónico, pues el éxito en la implementación de una cultura organizacional de cumplimiento legal y reglamentario es directamente proporcional a la efectividad del proceso de implementación de un gobierno corporativo.

Integrar la gestión del cumplimiento en toda la organización bajo un principio de buen gobierno, implica incorporar el cumplimiento de leyes, disposiciones, reglamentos y acuerdos como garantes de las libertad, legitimidad, eficiencia y sostenibilidad a largo plazo en cada proceso de gestión financiero, de riesgo, de calidad, ambiental, de salud y seguridad, etc., así como en sus requisitos, procedimientos, y actividades operativas.

Principales beneficios al implementar en un sistema integrado la Norma ISO 37301

La política de un sistema de gestión de cumplimiento en el marco de la ISO 37301 alinea los valores, objetivos y estrategia con el cumplimiento de las obligaciones de la organización, se ampara en unos principios de gobernanza que dan claridad no solo solo en la evaluación de riesgos de multas debido al incumplimiento, sino en los principios de operación exigidos bajo una cultura de ética, transparencia, veracidad.

Incorporar la política, objetivos y estrategia de cumplimiento en un sistema de gestión integrado (SIG), brinda una mayor confianza a los clientes y otras partes interesadas. A continuación, se describen las 5 principales ventajas que se obtienen al incorporar la norma ISO 37001 a un SIG:

• Mejora la reputación y credibilidad organizacional: Al tener una gestión integrada de todos los procesos organizativos, teniendo en cuenta a la vez las distintas disciplinas integradas (calidad, ambiental, seguridad, responsabilidad corporativa, etc.) e incluir el cumplimiento como directriz estratégica, la percepción que tienen los clientes y grupos de interés del funcionamiento de la organización se mejora, posicionando una imagen de confianza y seguridad.
• Reducción de duplicidades: Conocer las sinergias existentes de los sistemas de gestión integrados, permite distribuir de forma más eficiente los recursos, evitar retrabajos, y facilita la participación del personal, al tener claridad del alcance de las funciones y responsabilidades, lo que implica un nivel más alto de satisfacción de los colaboradores, sintiéndose más implicados en los resultados organizacionales.
• Contribuye al cumplimiento de obligaciones: Tener un enfoque de procesos, donde se identifican las partes interesadas, la interacción de las mismas, sus requisitos y riesgos transferidos, hace que la participación de los clientes, proveedores y otras partes interesadas, se traduzcan en mejoras de las rutinas y procesos técnicos de la organización para lograr el mayor cumplimiento de las obligaciones, además fomenta la participación de forma solidaria de todos los colaboradores en todos los sistemas traduciéndose en una optimización del funcionamiento y un aliciente para la innovación.
• Simplifica el control de la información documentada: Al tener un sistema integrado el control de la información documentada se optimiza radicalmente, pues se debe utilizar una estructura común que integre los requisitos de todas las disciplinas a controlar, reduciendo el número de documentos y propiciando un sistema de gestión más accesible y comprensible.
• Previene los riesgos legales y penales: Es más eficaz gestionar los riesgos cuando éstos son analizados desde distintas perspectivas, en un sistema de gestión integrado ya se tienen identificados algunos riegos de cumplimiento, por lo cual adicionar un sistema de gestión Compliance asegura que se minimicen los riesgos inherentes al contexto de la legalidad en cada uno de estos procesos y se logra un mayor control.
• Maximiza el alcance e integración: Unificar criterios en la aplicación de las diferentes normas y alinear estrategias y políticas que faciliten la toma de decisiones de la dirección, al disponer de una visión integrada y global, facilita el análisis de los factores de riesgo (aspectos sociales, culturales, medioambientales y económicos presentes en el entorno donde opera la organización) que pueden afectar el cumplimiento, además contribuye con una correcta integración de la calidad, seguridad y gestión.
• Mejorar la productividad de la organización: Tener un SIG permite aprovechar documentación, estructuras, recursos comunes, controles, conocimiento, etc., y, si el SIG dispone de un grado de madurez suficiente, es posible reducir tiempo y recursos empleados en la integración del cumplimiento como requisito de todos los procesos y como base de la cultura organizacional, aumentando la eficacia y eficiencia de los resultados y su seguimiento.

Integrar la ISO 37301 con otros sistemas de gestión de una organización, coadyuva con la lucha contra el soborno, la mejora continua de la calidad, el aumento de la ética y transparencia, el logro del trabajo decente y crecimiento económico, la paz, justicia e instauración de instituciones sólidas, eficiencia, la eficacia y la productividad organizacional y el desarrollo de ciudades y comunidades sostenibles.

Tomado de: https://www.isotools.org/

3 PASOS PARA GARANTIZAR QUE LOS PROPIETARIOS DE RIESGOS CUMPLAN CON SUS OBLIGACIONES

Los propietarios de riesgos son esas personas que designamos para que “vigilen” una amenaza. 

Los propietarios de riesgos deben estar pendientes de ese posible evento que tiene la capacidad de afectar negativamente el logro de un objetivo, y procurar que no suceda, o que no cause un impacto mayor.

Los propietarios de riesgos, en general, deben monitorear el riesgo que les ha sido asignado y evaluar su comportamiento. Es como vigilar un volcán y avisar cuando presente señales de erupción. Es una responsabilidad muy grande, que no todos están preparados para asumir.

Sin propietarios de riesgos, las amenazas serán responsabilidad de todos, y a la vez, de nadie, con las consecuencias negativas que ello conlleva. Pero, desafortunadamente, no siempre es entendida la magnitud de la responsabilidad que se asume.

Propietarios de riesgos – ¿Cómo garantizar que cumplan con sus obligaciones?

Hablamos recientemente de la necesidad y la importancia de asignar correctamente el propietario de un riesgo. Pero garantizar que la persona elegida asuma la responsabilidad y cumpa con sus obligaciones es otra cosa. Estos tres pasos serán muy útiles para alcanzar ese objetivo:

Hacer que el propietario del riesgo conozca y entienda con precisión la obligación

Muchos propietarios de riesgos, al recibir la designación, creen que su responsabilidad es evitar a toda costa que el riesgo ocurra, y, en el evento de que así sea, hacer todo lo posible para minimizar el impacto, ayudar a los afectados y tratar de regresar las cosas a su estado inicial.

Esto no es únicamente así. La gestión de riesgos tiene un alcance que se limita a identificar, evaluar, categorizar y priorizar, y monitorear. La responsabilidad de los propietarios de riesgos va hasta donde van estas acciones, y así debe saberlo y entenderlo la persona a la que se le ha asignado un riesgo.

Pero, hay una cuestión que no se debe olvidar: la gestión de riesgos es dinámica, continua y cíclica. El propietario de un riesgo puede acostumbrase a las características que conoce cuando recibe la asignación. Estas circunstancias pueden cambiar, y por eso es recomendable que se haga una rotación de riesgos, lo que obliga al nuevo propietario a realizar nuevas evaluaciones y a actualizar la información.

Establecer consecuencias para el incumplimiento

Las organizaciones tienen un sistema de penalizaciones para el incumplimiento de las obligaciones que implica cada puesto de trabajo. Cuando los empleados no cumplen con sus tareas con eficiencia, son penalizados con disminución de sus ingresos, o con sanciones que pueden ir hasta el despido, dependiendo de la gravedad del incumplimiento.

La dificultad con las responsabilidades que asumen los propietarios de riesgos, es que muchas veces estas no forman parte integral de sus tareas. Es como una tarea opcional, como un favor, que se cumplirá si queda tiempo o si el empleado realmente quiere hacerlo.

Una forma eficaz para hacer que el propietario del riesgo rinda cuentas sobre esa responsabilidad en particular, es incluirla en las evaluaciones de desempeño, de tal forma que entre a formar parte del proceso de evaluación general del empleado y su rendimiento. Así, el incumplimiento tendrá consecuencias.

Los propietarios de Riesgos Corporativos tienen la responsabilidad de tratar, controlar y hacer seguimiento a un riesgo ¿Cómo asegurar que lo hagan? Apréndelo aquí. ISO 31000 

 Elegir el propietario del riesgo adecuado

Hablamos de la necesidad de establecer consecuencias para el incumplimiento del propietario del riesgo. Pero es importante determinar la causa raíz del incumplimiento.

El desinterés por la tarea o la falta de comprensión de su importancia, como la hemos planteado en los ítems anteriores, puede ser la causa. Pero también es probable que el empleado no tenga la capacidad o el conocimiento necesario para acometer la labor, o no cuente con los recursos adecuados.

Esto puede suceder por varias razones: el nivel del empleado no le permite tomar decisiones o implementar acciones correctivas. O, simplemente, no tiene conocimiento sobre el área de gestión de riesgos.

De ahí la importancia de asignar esta responsabilidad a la persona indicada y dotarla de los instrumentos necesarios para que la desempeñe con eficacia.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

5 TÁCTICAS PARA MEJORAR EL ANÁLISIS DE RIESGOS

El análisis de riesgos es un proceso comprobado de prever y prevenir eventos que pueden impactar negativamente en negocios o proyectos.

 

Ayuda a las empresas a decidir y medir sus estrategias, evaluando si las acciones ejecutadas son o no arriesgadas para los objetivos de la empresa. Al entender esos escenarios, su equipo puede encontrar maneras de minimizar los impactos o recuperarse rápidamente, si ocurre un incidente.

Los riesgos varían de empresa a empresa, pero generalmente todas pasan por procesos semejantes para lidiar con ellos. En este artículo, usted aprenderá las mejores tácticas para crear y administrar análisis de riesgos, pero primero vamos a entender lo básico.

¿Qué es análisis de riesgos?

El análisis de riesgos está más relacionado a la identificación de amenazas. Su principal objetivo es esclarecer todos los escenarios de riesgo con sus probabilidades e impactos. Es esencial que la empresa tenga conocimiento de todas las situaciones que pueden impactar en sus objetivos. Eso incluye costos, ética y seguridad de las personas.

¿Cómo usar el análisis de riesgos?

Las organizaciones precisan seguir algunas etapas comunes para usar el análisis de riesgos. Para comenzar, la empresa debe identificar y mapear todas las amenazas posibles. Éstas pueden venir de:

• Procedimientos – Cuestiones relacionadas a las responsabilidades, sistemas o controles internos.
• Operacional – Pérdida de suministros, activos y fallas de acceso o ejecución.
• Estructural – Áreas peligrosas, poca iluminación, cajas o equipamientos gastados.
• Proyecto – Límite de presupuesto, ejecución de las principales tareas o cuestiones relacionadas a los plazos.
• Financiero – Errores de inversiones, fluctuaciones del mercado o falta de financiación.
• Humano – Situaciones o escenarios de enfermedades y lesiones.
• Natural – Problemas climáticos, desastres naturales o enfermedades.
• Reputación – Pérdida de confianza de los clientes, funcionarios o mercado.
• Político – Cambios en los impuestos, políticas gubernamentales o en la opinión pública.

Recuerde ejecutar diferentes abordajes para desarrollar nuevas ideas de análisis. Cree un Check-list con los tópicos de arriba para incluir y acompañar las amenazas. Piense en los puntos vulnerables que conectan sistemas, procesos o estructuras. Pida opiniones de otros colaboradores para obtener perspectivas diferentes y también consulte las prácticas de mercado.

Usted puede trabajar en varias estructuras de análisis, como Análisis SWOT y Modo de falla y Análisis de efectos. De esa forma, usted podrá prever amenazas con más facilidad.

Cinco tácticas para mejorar el análisis de riesgos

1. Desarrollar tácticas de recuperación

La organización debe crear tácticas que permitan actuar rápidamente después de que ocurran incidentes y crisis. Esas tácticas deben mostrar un entendimiento claro de la capacidad de recuperación de la empresa. Deben reflejar las necesidades de la empresa para continuar operando con requisitos mínimos. A continuación, algunas ideas para crear sus tácticas:

• Establecer estándares de priorización
• Organizar un equipo de recuperación
• Comunicar las funciones y responsabilidades del proceso de recuperación
• Crear capacitaciones para evitar la pérdida de habilidades o conocimientos esenciales
• Garantizar procedimientos manuales en caso de equipamientos damnificados
• Ejecutar capacitaciones recurrentes para cuestiones peligrosas
• Crear un kit de emergencia que incluya informaciones importantes de recuperación
• Medir el tiempo de recuperación
• Mantener activo el máximo de canales de comunicaciones
• Economizar dinero para emergencias de flujo de caja
• Crear procedimientos alternativos o de backup

2. Recesiones financieras recurrentes

Las empresas están constantemente expuestas a recesiones económicas. Esas cuestiones impactan directamente en la capacidad de articulación de la empresa, afectando sus actividades de ventas y compras. Cree un sistema de monitorización económica para entender cómo los cambios del mercado pueden afectar a la organización. Eso proveerá informaciones para planificar sus respuestas cuando surjan riesgos financieros. Priorice el flujo de caja de su empresa. Controle a deudores y acreedores evaluando sus cuentas a cobrar, stocks y gastos.

3. Cultura de atención a los riesgos

Cuando ocurren eventos negativos, la mayoría de los funcionarios busca culpar los unos a los otros, en vez de aprender con los errores y crear iniciativas de mejora. Además, los gerentes no se comunican claramente sobre las situaciones de riesgo conocidas. Es importante ejecutar activamente una comunicación transparente sobre comportamientos aceptables en escenarios de riesgo. 

La empresa debe iniciar discusiones sobre controles internos importantes para los stakeholders y resolver dudas recurrentes que normalmente son generadas en estos escenarios.

4. Informes integrados

Los departamentos reciben y generan informes periódicos de varios indicadores, incidentes y proyecciones pertinentes a su área. Consiguientemente, el consejo administrativo queda sin un entendimiento claro del ambiente de la empresa, pues las fuentes son generadas separadamente y pueden contradecirse. La alta dirección debe administrar a la empresa por medio de informes integrados, construyendo estrategias con una visión amplia y compartida de los riesgos y oportunidades del negocio. Es importante construir y monitorizar una estructura de riesgo con base en índices integrados que impactan en el desempeño unos de los otros.

5. Repiense los procesos de riesgo

Para abarcar las incertidumbres relacionadas a las metas del negocio, los gerentes deben mirar hacia los riesgos de manera más subjetiva y amplia, transformando los “fines” en “medios”. Las correlaciones entre varios problemas de riesgo son difíciles de definir. Los datos generalmente están ausentes o limitados, resultando en opiniones inciertas sobre acciones y tácticas.

Eso generalmente acaba resolviéndose con preferencias, conocimientos o experiencias personales que muestran caminos probables, aunque las tácticas no deberían ser vagamente unilaterales. ¿Las organizaciones que tratan incidentes con éxito consiguen crear ciclos de mejora continua? La colaboración proactiva debe conectar a los funcionarios a los procesos de mejora recurrentes, creando una estructura que prepararse constantemente para nuevos riesgos.

Tomado de: https://blog.softexpert.com/

EL MODELO DE EXCELENCIA EFQM PARA LOS CENTROS EDUCATIVOS

La European Foundation for Quality Management –EFQM, es una organización sin ánimo de lucro, fundada en 1988 por 14 instituciones líderes a nivel europeo, con un objetivo claro: diseñar el modelo de excelencia EFQM para los centros educativos de educación, como herramienta eficaz que conduzca a la excelencia, en un comienzo en Europa, pero con una visión global a medio plazo.

Estructura del modelo de excelencia EFQM para los centros educativos

El modelo de excelencia EFQM para los centros educativos, es una herramienta basada en nueve criterios, cinco de los cuales se ocupan de los medios y hacen referencia a las actividades y los esfuerzos de las organizaciones, como los desarrollan y que objetivos persiguen.

Los otros cuatro, abarcan los resultados de las organizaciones y la forma en que se miden. Existe una clara relación entre estas dos clasificaciones de criterios: los resultados, son causados por los medios y las actividades de la organización, de tal forma que se da una retroalimentación que procura la mejora, reconociendo la existencia de varios enfoques (medios), para alcanzar la excelencia sostenible en todos los aspectos de la educación.

El modelo de excelencia EFQM para los centros educativos se basa en la siguiente premisa: los resultados de excelencia, en lo referente a los estudiantes, docentes, empleados y otras partes interesadas, se obtienen a través del liderazgo en la conducción de la política y la estrategia que se imprime por medio de las personas, de las alianzas estratégicas, de la asignación de recursos y de los procesos. 

La innovación y el aprendizaje, están presentes en todo el modelo, poniendo de manifiesto la naturaleza dinámica del mismo, y reafirmando la premisa principal: la mejora de los medios, conduce a mejores resultados.

En el ciclo de aprendizaje subyacente al modelo, están implícitas las buenas prácticas organizacionales y la autoevaluación, como medios eficaces en la obtención de un panorama completo, así como referencias y datos valiosos.

Los conceptos del modelo de excelencia EFQM para los centros educativos

Este modelo se basa en los conceptos fundamentales de la excelencia, presentados por la EFQM en 1999, para que las organizaciones del sector educativo, puedan maximizar los beneficios de la adopción del modelo. Estos conceptos son:

• Orientación hacia los resultados: la excelencia consiste en alcanzar los resultados de acuerdo con los objetivos propuestos por la organización.
• Focalización en el cliente: excelencia es crear valor sostenible para el cliente, como liderazgo y constancia en los propósitos. La excelencia implica liderazgo visionario e inspirador asociado a unos esfuerzos constantes por mejorar y alcanzar los objetivos.
• Gestión de procesos y de resultados: excelencia es gestionar un conjunto de procesos, sistemas y hechos que, aunque independientes, están interrelacionados.
• Desarrollo y participación de las personas: la excelencia maximiza la contribución de los colaboradores a través de su desarrollo y participación.
• Aprendizaje, innovación y mejora continua: excelencia es desafiar el estatus y realizar el cambio, utilizando el aprendizaje para desencadenar la innovación y las oportunidades de mejora.
• Desarrollo de asociaciones: excelencia es desarrollar y mantener alianzas con valor agregado.
• Responsabilidad social corporativa: excelencia es sobrepasar el marco legal mínimo en el cual opera la organización, emprendiendo esfuerzos para comprender y responder a las expectativas de las partes interesadas y de la sociedad.

El modelo de excelencia EFQM para los centros educativos frente a la competitividad y la innovación tecnológica

En una publicación titulada “ Evaluar la Excelencia” – año 1999 -, la EFQM sostiene que, debido al contexto en que vivimos, marcado por la creciente competitividad, la rápida innovación tecnológica, los cambios en los procesos y las constantes variaciones en los panoramas económicos y sociales, las organizaciones del sector educativos deben, además de mostrar los resultados del desempeño financiero alcanzado, exhibir las informaciones y los resultados de sus esfuerzos por alcanzar la excelencia.

Aunque cada organización es única, y siendo el modelo una herramienta no selectiva, con criterios genéricos que pueden ser utilizados por una escuela o una organización sin ánimo de lucro, así como por organizaciones estatales, u otros organismos de la población, es claro que el modelo de excelencia EFQM para los centros educativos, se convierte, para las organizaciones que lo implementen, en una herramienta capaz de aportar valor y propiciar la innovación tecnológica, en un escenario altamente competitivo.

Tomado de: https://www.isotools.org/

CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD?

A la hora de implementar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 2015, las organizaciones buscan conseguir una serie de beneficios para ellos y para sus clientes.

Todo lo que se obtiene al certificarse bajo el paraguas de un Sistema de Gestión de Calidad es:

• Satisfacer al cliente: la principal finalidad que se persigue de la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad es poder cumplir con todas las expectativas que establece el cliente. Todo el proceso se encuentra orientado hacia ese objetivo.
• Obtención de nuevos clientes: el cumplimiento de los estándares que un Sistema de Gestión de Calidad determina, ofrece seguridad ante clientes potenciales. La captación de nuevos clientes se debe a la buena imagen que proyecta el hecho de que una organización ofrezca bienes y servicios de calidad y esto pasa por adoptar un Sistema de Gestión de Calidad que avale los procedimientos llevados a cabo como el resultado del proceso productivo. Al contar con la certificación en la norma ISO 9001, se asegura una excelente atención al cliente que ayuda a la captación.
• Mejora los procesos de la organización: los procesos que se realizan en la actividad productiva siguen unos estándares que aseguran que se están cumpliendo las normas que hacen que sea un proceso optimizado.
• Diferenciación de la competencia: una organización que cuente con un certificado en la norma ISO 9001, siempre destaca por encima de la competencia. El hecho de contar con un Sistema de Gestión de Calidad certificado proyecta una imagen muy positiva sobre los clientes potenciales que hace que la organización prevalezca frente a otras.
• Reducción de costes sin que afecten a la calidad: es necesario mejorar la calidad de un producto o servicio sin que la calidad del mismo sea afectada. Se trata de optimizar el proceso y eliminar los costes superfluos de tiempo o recursos.
• Cumplir con los requisitos de la administración pública: contar con un certificado en la norma ISO 9001 es necesario para entrar en cualquier concurso que ofrezca la administración pública sin el cual no se puede optar a participar en él.
• Cumplir con las exigencias que se derivan de la pertenencia a un grupo: en algunas organizaciones, la mayoría multinacionales, la certificación del Sistema de Gestión de Calidad es un requisito indispensable para forma parte del grupo y asegurarse de que ningún componente baja la guardia en materia de calidad de producto o servicio.

Los nuevos objetivos tienen que ser explicados para hacerles ver las ventajas.

Comunicación y capacitación del personal

Cuando se determinan las medidas y los procesos a seguir, es el momento en el que queremos dar a conocer al personal de la organización con el fin de unificar y estandarizar los procesos o definir las tareas de cada puesto de trabajo según el Sistema de Gestión de Calidad que ha sido adoptado.

Los nuevos objetivos tienen que ser explicados para hacerles ver las ventajas de trabajar bajo las normas ISO 9001 así como las herramientas, los controles o los indicadores que se van a seguir.

Todos los procesos del ciclo productivo se encuentran controlados y los indicadores muestran los resultados de calidad obtenidos y su posible desviación.

Implantación del sistema de gestión de calidad

Se encuentran definidas las tareas y los procedimientos. Por lo tanto, los empleados deben ser conscientes del modo en el que debe desempeñar su trabajo a la hora de adoptar el Sistema de Gestión de Calidad.

La actividad productiva de la organización comienza a ser llevada a cabo siguiendo la normativa de calidad por la que se rigen.

Auditoría interna y Revisión

Cuando comienza a rodar el Sistema de Gestión de Calidad en el seno de la organización es muy recomendable llevar a cabo una auditoría interna para comprobar el funcionamiento.

Las auditorías internas de calidad tienen que llevarse a cabo de forma periódica, pero la primera que se lleva a cabo, que es previa a la certificación, es muy beneficiosa al servir para detectar errores u oportunidades de mejora que se pueden aplicar dentro del Sistema de Gestión de Calidad y que aseguren la satisfacción del cliente.

Aplicación de medidas correctoras

En el caso de que detecte algún tipo de fallo en la auditoría interna, se tiene que aplicar medidas correctoras que solventen todas las deficiencias que han sido identificas. En este sentido, presenta especial relevancia dentro de la norma ISO 9001 la mejora continua. Se busca mejorar el rendimiento de la organización identificando alternativas para conseguir cumplir los objetivos. En el momento en el que se identifiquen las partes del proceso con resultados positivos, también se deberá reforzar.

Cuando se aplican las medidas correctivas o preventivas se pueden llevar a cabo de nuevo una segunda auditoría interna. Esto se hace para asegurar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad antes de la certificación.  

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

QUÉ BENEFICIOS SE PUEDEN OBTENER AL IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 9001?

En este artículo nos centraremos en los beneficios que se pueden conseguir implantando el Sistema de Gestión de Calidad de la norma ISO 9001.

Puede que piense que contar con un Sistema de Gestión de Calidad no le reporte grandes beneficios, no obstante, pequeñas y grandes empresas consiguen una mejora continua y ahorros tanto económicos como en tiempo. 

Ahora sin más dilación, pasamos a enumerar los beneficios.

Beneficios de implementar la norma ISO 9001 

La norma ISO 9001 pertenece a los estándares ISO (International Organization for Standardization). La norma se conoce internacionalmente principalmente por sustituir los requisitos de otros Sistemas de Gestión de Calidad. Por ello, al ser tan conocida, cuando una empresa busca un proveedor, suele buscar que esté certificado en la norma ISO 9001, ya que es una garantía de calidad.

Esto es especialmente valioso cuando se buscan contratos con el sector público, ya que una empresa que ofrezca este certificado será mucho más atractiva que las empresas que no o tengan. Por ello, podemos decir que podríamos usar esta certificación como una potente herramienta de marketing.

Ayuda a mejorar la credibilidad e imagen de la organización

La norma ISO 9001 pertenece a los estándares ISO (International Organization for Standardization). La norma se conoce internacionalmente principalmente por sustituir los requisitos de otros Sistemas de Gestión de Calidad. Por ello, al ser tan conocida, cuando una empresa busca un proveedor, suele buscar que esté certificado en la norma ISO 9001, ya que es una garantía de calidad.

Esto es especialmente valioso cuando se buscan contratos con el sector público, ya que una empresa que ofrezca este certificado será mucho más atractiva que las empresas que no o tengan. Por ello, podemos decir que podríamos usar esta certificación como una potente herramienta de marketing.

Ayuda a satisfacer al cliente

Sabemos que el principal principio de la norma ISO 9001 es la satisfacción del cliente, es decir siempre se buscará una mejora continua, intentando satisfacer las necesidades y exigencias del cliente de la mejor forma posible. Si conseguimos clientes satisfechos, estos volverán a nuestra empresa, es decir los habremos fidelizado. Lo que podría generar grandes beneficios además de incrementarlos si el cliente recomienda nuestra empresa. 

Mejorar la imagen de la empresa, la mejora continua y satisfacer al cliente son solo tres de los muchos beneficios de implementar el estándar internacional ISO 9001. 

Integración de procesos

A la hora de analizar las interacciones que se derivan del procedimiento a través del proceso de ISO 9001, encontramos de forma mucho más sencilla mejoras en cuanto a eficiencia y ahorro de costes. Esto consigue que la empresa esté coordinada y que toda la organización conozca los procedimientos y no solo la alta dirección. Por lo que se evitarán ineficiencias que pueden surgir durante todo el proceso.

Podemos considerar esto como otro beneficio, ya que mejora el flujo del proceso, lo que podría impulsar la eficiencia consiguiendo menor errores dando lugar a una mejora en el ahorro de costes.

Mejora de toma de decisiones basada en evidencias

El segundo principio de la norma ISO 9001 es el uso de la toma de decisiones basada en las pruebas. Esto quiere decir, que a la hora de tomar una decisión no sigamos nuestros impulsos, presentimientos o corazonadas, sino que analicemos los hechos, causas etc. y tomemos la decisión basándonos en las pruebas de las que disponemos. De esta forma, se consigue estar más centrado en aplicar recursos a los campos que mejoren eficiencias y ayuden a ahorrar costes a la hora de encontrar la decisión correcta de manera inmediata en lugar de ir haciendo ensayos de prueba y error hasta hallar la solución.

Es por eso que, podemos decir que ISO 9001 ayuda a mejorar la toma de decisiones.

Extender cultura de mejora continua

Uno de los objetivos de la empresa debe ser buscar la mejora continua. Hay que recordar que una empresa es un equipo y que, si todos avanzan en la misma dirección, la empresa avanzará.

Este es uno de los terceros principios de la norma ISO 9001. Si se adapta una cultura de mejora continua para intentar mejorar los procesos y resultados organizacionales también se ahorrarán costes.

Con este otro beneficio de implementar la norma ISO 9001 será posible ver como la empresa mejora cada año tanto a nivel económico como a nivel de eficiencia.

Compromiso de los empleados

Como hemos visto en el beneficio anterior, si una empresa se mueve en una sola dirección avanza y obtiene mayores beneficios. Para que esto ocurra, los empleados deben estar comprometidos con la mejora de procesos. Los empleados que trabajan con la norma ISO 9001 son empleados más felices, ya que se trabaja de forma organizada y se tienen en cuenta todas las partes de la empresa. No hace falta decir, que numerosos estudios indican que los empleados felices son empleados más productivos. Por lo que este último beneficio de la ISO 9001 también se traduce en un aumento de productividad y ahorro de tiempo y dinero a la empresa.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

ISO 31000: HERRAMIENTA ÚTIL PARA GESTIONAR EL RIESGO EN LAS EMPRESAS ENERGÉTICAS

El estándar ISO31000 es una norma internacional cuya finalidad es facilitar a las empresas la gestión del riesgo de una manera eficaz y eficiente, independientemente del sector en que se encuentren o de su tamaño.

Todas las empresas tienen el riesgo de que se puedan alterar la consecución de sus objetivos fijados debido a que corren el riesgo de ser atacadas por una serie de amenazas.

Las organizaciones energéticas, al igual que las otras, están expuesta a peligros como incendios, catástrofes naturales y accidentes operacionales, entre otros.

La implantación de la norma ISO-31000 proporciona al sector energético una serie de principios y directrices para gestionar el riesgo.

Los principios comunes para gestionar el riesgo de manera eficiente según la ISO31000 son:

• Aumento y mejora del control de cada uno de los procesos para que las instalaciones sean más seguras, esto tenga como consecuencia el incremento de la seguridad del personal de la organización.
• No olvidarse, de los factores humanos y culturales.
• Creación de valor y ayuda a la mejora de las empresas
• Disminución del grado de incertidumbre por medio del apoyo y cooperación con respecto a la toma de decisiones.
• Integración en los procesos de una organización, y basarse en la mejor información disponible.
• Es sistemática, trasparente, inclusiva y estructurada.
• Es dinámica, interactiva, sensible a las variaciones y a los cambios.

Con la implantación de dicha norma, se quiere conseguir que las instituciones energéticas:

• Se encuentren preparadas y tengan la habilidad de gestionar los posibles riesgos que se produzcan.
• Cumplan con cada uno de las cláusulas reglamentarias, legales y con las normas internacionales.
• Cumplan con todos los objetivos fijados con anterioridad de manera eficaz.
• Mejoren sus resultados financieros.
• Sean capaces de reconocer las oportunidades idóneas y las amenazas que se puedan producir.
• Empleen todos los recursos dirigidos al tratamiento del riesgo.
• Tengan mayor control de los procesos para así evitar los accidentes.
• Mejoren en la toma de decisiones por parte de la dirección.
• Mejoren la seguridad, protección al medio ambiente y salud.
• Sean capaces de proporcionar una confianza mayor tanto a inversores, empleados como accionistas.

Tomado de: https://www.isotools.org/

 

CÓMO HACER UN ANÁLISIS DE PROCESOS EN TU EMPRESA

Los procesos de una empresa representan el motor de su actividad. Realizar de forma periódica un análisis de procesos en cualquier organización es un ejercicio vital para detectar muchos errores y aspectos de mejora.

Pero ahora bien, ¿cómo hacer un análisis de procesos?, ¿qué se debe analizar?, ¿por qué parte empiezo? Estas son preguntas que igual te estás haciendo y que voy a responderte en este post.

Qué es un análisis de procesos

La RAE (Real Academia Española) define análisis de esta forma:

Por lo tanto un análisis de procesos es realizar una separación de todos los pasos que componen un proceso para realizar un estudio de ellos y averiguar cómo se están llevando a cabo y si están funcionando tal y como se espera que lo hagan.

Analizar un proceso implica por tanto inspeccionar y comprobar que las cosas (los procesos) en una organización se están desarrollando como se han planteado inicialmente.

Para qué sirve realizar un análisis de procesos

Realizar un análisis de procesos te permitirá:

1. Detectar si existe alguna diferencia entre lo que se hace en una organización y lo que se debería de hacer.
2. Descubrir si existen debilidades en algún paso de un proceso que pueden llevar a que falle o que se produzcan errores en ese proceso (riesgos en los procesos).
3. Sentar las bases para realizar cambios en tus procesos (tras descubrir que algo falla o puede fallar).
4. Medir la eficiencia de una organización al estudiar los pasos que se deben llevar a cabo para ejecutar un proceso de forma controlada y analizar si esos pasos se pueden acortar, automatizar, eliminar, agilizar, etc.
5. Tener un enfoque basado en procesos dentro de tu organización.

Cómo hacer un análisis de procesos en tu organización

Si quieres hacer un análisis de procesos en tu negocio deberás primero tener claro cómo quieres que funcionen y se desarrollen los procesos para luego compararlo con la realidad de lo que ocurre en tu empresa.

Todos los procesos tienen un objetivo, se crean por algo: controlar la producción, analizar a un proveedor antes de comprarle, analizar un pedido de un cliente para estudiar la posibilidad de servirlo, etc

Cuando haces un análisis de proceso en realidad lo que estás haciendo es una auditoría interna de tus propios procesos.

Por lo tanto te voy a presentar tres herramientas muy útiles y fáciles de usar para realizar un análisis de procesos en tu organización:

• Diagrama de flujos
• Caracterización de procesos
• Auditoría de procedimientos de trabajo

Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.

Utilizar un diagrama de flujo para analizar tus proceso te ayudará examinar de forma visual cuántos pasos ha de dar un proceso antes de que llegue a su fin y cumpla el objetivo para el cual fue creado.

Imagina por ejemplo una organización que se dedica a la administración de fincas y desea estudiar los pasos a realizar para llevar a cabo las reclamaciones de deuda de cantidades no pagadas por algún propietario. El diagrama podría quedar algo así:

Para dibujar este, o cualquier otro diagrama de flujo, lleva a cabo estos 4 pasos:

Paso 1: Qué proceso vas a dibujar

Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.

Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.

Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de ambas formas.

Estos cuatro pasos los tienes detallados en este post que he escrito <<Que es un diagrama de flujo>>

Siguiendo con el ejemplo de la empresa de administración de fincas, una vez que dibujes el diagrama de flujo yo me haría estas pregunta:

¿Cuáles son los pasos más críticos dentro de este proceso hasta que se envía la información al abogado?

¿Puedo establecer algún KPI o indicador de gestión para saber qué éxito tenemos a la hora de reclamar deudas: por ejemplo cantidades cobradas del total de cantidades reclamadas?

¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para hacerlo más ágil?

¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?

¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?

¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o instrucción de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso y entregárselo a los empleados?

Caracterización de proceso

La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una caracterización de procesos también estudias:

• Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso.
• Cuando se inicia un proceso
• Cuando se finaliza un proceso
• Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
• Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en un proceso.
• Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles documentales o controles visuales)
• Qué documentos o registros de control (controles documentales) están asociados al proceso para asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente
• Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
• Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
• Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Para trabajar esto de forma ordenada se utiliza una ficha de procesos:

Esta ficha de procesos te permitirá ir estudiando y entendiendo el proceso que estás analizando poco a poco. Sigue estos pasos a la hora de cumplimentar la ficha:

Paso 1: Comienza por el objeto (¿para qué existe ese proceso?)

Paso 2: Indica quienes son los responsables del proceso.

Paso 3: Identifica de forma clara el inicio y el final del proceso.

Paso 4: Anota los Elementos de Entrada y de Salida

Paso 5: Señala las partes interesadas que están implicadas en ese proceso.

Paso 6: Describe los pasos o actividades que se llevan a cabo durante el proceso.

Paso 7: Identifica los controles al Proceso que existe en la organización.

Paso 8: Anota los Registros Asociados al proceso.

Paso 9: Pregunto por Indicadores del Proceso.

Paso 10: Identifica posibles Riesgos de que falle el proceso.

Estos 10 pasos los tienes mucho más desarrollados en este post “Cómo realizar una caracterización de procesos”

Auditoría de procedimientos de trabajo

Esta auditoria es un trabajo importantísimo a la hora de realizar un análisis de procesos. Te ayudará a mejorar la gestion empresarial de tu negocio ya que mediante esta auditoría:

• Detectarás posibilidades de mejora.
• Podrás hacer tus procedimientos más eficientes.
• Identificarás que cosas se hacen por inercia porque las cosas se han hecho “siempre así”.

Fíjate que lo que vas a auditar en este caso son procedimientos, es decir, el cómo se hacen las cosas. Por lo tanto lo ideal es tener como referencia de esta auditoría un procedimiento de trabajo escrito, un manual o una instrucción de trabajo de los procesos que vas a analizar.

Si quieres saber la diferencia que existe en proceso y procedimiento puedes leer este artículo ¿Cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento?

Para hacer esta auditoría de procedimientos de trabajo sigue estos pasos:

Paso 1: Identifica los procesos que vas a analizar

Paso 2: Establece un programa de auditoría

Paso 3: Solicita la documentación de los procesos que vas a auditar

Paso 4: Identifica qué valor aporta o cuál es el objetivo de ese proceso

Paso 5: Identifica registros de control que puedan existir para cada uno de los procesos

Paso 6: Establece y comunica un plan de auditoría

Paso 7: Prepara tu plantilla de informe interno

Paso 8: Comienza la auditoría y pregunta cuando no entiendas algo

Paso 9: Identifica y registra no conformidades y observaciones

Paso 10: Entrega el informe de auditoría interna

He escrito un artículo como invitado en un portal que no es el mío y en el cual he desarrollado todos estos pasos de forma muy detallada. Puedes leer este artículo aquí 10 Pasos esenciales para hacer una auditoría interna de procesos en tu negocio

Por lo tanto utiliza estas tres herramientas para realizar un análisis de procesos en tu organización:

• Diagrama de flujos
• Caracterización de procesos
• Auditoría de procedimientos de trabajo

Espero haberte ayudado con este artículo y me escribas para decirme que ya has utilizado algunas de ellas para realizar un análisis de los procesos de tu organización.

Foto: Coffee

Fuente: Pixabay

Tomado de: https://iveconsultores.com/

ISO 37301 – APARTADO 4.2: COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

Si te quieres zambullir de lleno en la norma ISO 37301 pero sientes que hay muchos detalles que no comprendes del todo, estamos listos para socorrerte y explicarte punto por punto de qué va este tema del compliance, un asunto del que todos hablan y que va cobrando relevancia conforme pasa el tiempo.

Se hacen debates, simposios, webinars y hasta hay una norma ISO para implementar todo un sistema de gestión de compliance (CMS por sus siglas en inglés). Vale la pena profundizar y hoy lo haremos al adentrarnos en el apartado 4.2 del estándar, que se centra en la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Para avanzar es preciso tomar en cuenta que se define en el término 3.2 una parte interesada como: “las personas u organizaciones que pueden afectar, ser afectadas o percibir que son afectadas por una decisión o actividad”, tenemos algunos ejemplos como:

¿Cómo abordar este apartado? Tenemos que identificar cuáles son las partes interesadas de nuestra organización y cuáles son los requisitos de estas en relación con el sistema de gestión de compliance. Estas personas y entes empresariales no se mantienen inmutables, sino que pueden cambiar según el contexto. De allí la necesidad de revisar periódicamente, como un proceso quiénes dejaron ser pertinentes y quiénes se incorporaron, para que el CMS sea eficaz y pueda mejorar continuamente su eficacia.

De acuerdo con la norma ISO 37301 es necesario que la organización determine los requisitos y necesidades de las partes interesadas. Es decir, es necesario conocer los requisitos de las partes interesadas que ya identificamos. ¿Qué debemos tomar en cuenta primero? Las necesidades y obligaciones inherentes al sistema de gestión de Compliance, por ejemplo:

• Cumplir con los deberes fiscales (como declaración y pago de impuestos, entre otros).
• Estar al tanto de la promulgación de nuevas leyes y reglamentos.
• Evitar estar en deuda con los pagos de imposiciones legales y beneficios de trabajadores.
• Contar con información documentada al día, como contratos con clientes y proveedores.
• Creación de códigos de ética y conducta, manuales de buenas prácticas y procedimientos destinados a evitar conflictos de interés, malentendidos e incumplimiento.
• Honrar los compromisos con los socios de negocio.

Las necesidades de las partes interesadas van desde requisitos obligatorios hasta expectativas no obligatorias y compromisos voluntarios asumidos por las partes. En el anexo de la norma ISO 37301 se expone que los obligatorios son requisitos formales, como leyes, reglamentos, permisos y licencias, y acciones gubernamentales o judiciales. En cuanto a los voluntarios, no existen explicaciones en el estándar, pero se trata de acuerdos verbales o contractuales que resultan convenientes para quienes suscriben los pactos o normas de cumplimiento voluntario como la ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, entre otras.

¿Cómo identificar a las partes interesadas y sus requisitos?

Podríamos considerar lo siguiente para conseguirlo:

• Formar grupos de trabajo multidisciplinarios.
• Dar lugar a las tormentas de ideas, debates y demás técnicas de discusión.
• Estudios y entrevistas con las partes interesadas.
• Encuestas de satisfacción.
• Estudios de mercado.

Todos los hallazgos sobre partes interesadas y sus requisitos requieren ser registrados mediante informes, con el fin de garantizar la eficiencia del CMS. No dejar constancia de los datos recabados daría lugar a equívocos, imprecisiones y confusiones innecesarias. Este apartado puede abordarse de forma idónea si logramos precisar de qué manera interactuamos con cada parte interesada.

Interés e influencia

La norma ISO 37301 aclara que es imperativo determinar cuáles requisitos de las partes interesadas se abordarán a través del sistema de gestión del compliance, puesto que el CMS tiene capacidades, límites y fronteras en base a los recursos disponibles por parte la organización que lo implementa. Y cuanto antes las conozcamos, mejor será.

Cumplir con el apartado 4.2 de la norma podría resultar más sencillo si determinamos cuál es el grado de interés y el nivel de influencia de cada parte interesada, lo cual definiría su pertinencia. Al contar con el inventario resultante y analizadas ambas variables tendrán que tomarse medidas pertinentes para relacionarse con las mencionadas partes. Existen elementos del CMS que podrían nutrirse significativamente gracias a estas revisiones. Un ejemplo palpable podría ser el análisis de riesgos de compliance.

¿Para qué determinar las necesidades y expectativas de las partes interesadas?

Este requisito es vital para el éxito del CMS porque nos permite hacer conexión entre las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes con los riesgos y oportunidades, que es el requisito 6.1. como indica el siguiente esquema:

Es decir que la determinación requisitos de las partes interesadas son una las entradas principales para los riesgos y oportunidades del CMS que tiene un carácter estratégico para el logro los objetivos de compliance, cumplir con las obligaciones de compliance identificadas y crear y proteger valor de los resultados de la evaluación de los riesgos de compliance.

Te invito a que sigas acompañándonos en estas lecturas guiadas de la norma ISO 37301, un estándar potente y que con cada día que pase será más relevante.

Tomado de: https://www.isotools.org/

CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS CHECKLIST EN UNA ORGANIZACIÓN?

Un checklist es una herramienta que puede utilizarse de diferentes formas. Uno de esos usos, puede ser cumplir las exigencias de las partes evaluadas. 

El funcionamiento de la herramienta es simple a la par que efectivo.

Se realiza una lista de acciones a realizar, elementos que conseguir etc. Una vez que se vayan alcanzando los objetivos de la lista, se irán marcando. Proporcionando así una vista general y muy rápida del estado de las tareas. Como consecuencia, nos encontramos una mejora tanto en la productividad como en la eficiencia y optimización de los numerosos procesos de la empresa.

Si se ha interesado en los checklist, visite este enlace sobre cómo se deben utilizar para conocerlos en mayor profundidad.

Ya tenemos una definición algo más abstracta. Pasamos a algo más específico a las empresas.

¿Qué es un checklist?

Podemos definirlo como una lista enumerada de los elementos necesarios para realizar cierta actividad. Una vez que se vayan cumpliendo esos elementos de la lista se deben marcar para que así se sepa con claridad y rapidez que se cumplen los objetivos. Ganando así en eficiencia y facilidad a la hora de realizar un seguimiento.

¿En qué puede ayudar un checklist a su empresa?

Los beneficios son muchos, sin embargo, en el artículo de hoy nos centraremos en solo 4.

• Automatización:

Es una de las funciones principales de los checklist. Si se utiliza con frecuencia esta herramienta para cumplir con lo que se exige, este proceso de comprobación y verificación se convierte en automático para el encargado de realizarlo ganando así en agilidad y promoviendo en modernización, rapidez y eficiencia.

• Reducción de fallos:

Un checklist nos puede ayudar a minimizar los errores de forma simple. Esto se debe a que al poder comprobarse diariamente y de forma rápida el progreso de los objetivos marcados mediante esta lista de verificación, no se repetirán acciones. Consiguiendo evitar errores y controlar todo con mayor profundidad.

• Organización:

Nos permite sistematizar los elementos de la lista y especificarlos (cantidad, horario, fecha, estándar de calidad… todo depende del checklist). Otra de sus virtudes es, que nos permite conocer el progreso del objetivo, lo que facilita la organización y en qué orden proceder a ejecutar las tareas. De esta forma, todas las partes de la organización conocerán qué deben hacer y cuándo y cómo.

Veámoslo con un ejemplo. Si vamos a construir una casa y realizamos un checklist, nos indicará que debemos empezar con los cimientos antes que el tejado.

• Resolución de problemas a larga distancia:

Al ser una herramienta tan sencilla de usar y comprender, se puede usar como forma de comunicación entre empresas que se encuentren en diferentes lugares. Así, se conseguirá que se reduzcan errores a distancia, estandarizar procesos y comprobar los elementos cumplidos de la lista.

Un punto bastante relacionado es la herramienta de diagnóstico, si desea tener más información eche un vistazo al enlace.

 El éxito de la herramienta checklist radica en su sencillez.

¿Por qué son importantes los checklists para las empresas?

Son fundamentales para las empresas puesto que, como podemos deducir de los apartados anteriores, nos ayudan en la organización empresarial, reducción de posibles errores (generalmente humanos) y asegurar así una mayor seguridad de los procesos. Una simple forma de hacerlo consistiría en realizar un checklist para evaluar los equipos de seguridad de la empresa para así encontrar posibles riesgos y tomar acciones para reducirlos.

En cuanto a la normativa se convierte en un importantísimo aliado. Por ejemplo, podemos incluir todos los requisitos exigidos por la legislación de nuestro país y ver así si los cumplimos o no. A la hora de pagar los salarios también se encuentra con más detalles los descuentos o pluses adicionales, es una forma de organización sencilla.

En resumen, un checklist agrupa todos los elementos que se necesitan para cumplir la tarea que nos hemos propuesto conseguir marcando esos elementos una vez completados. En el caso de la empresa, se utilizan como ya hemos dicho para organizar, reducir errores, automatizar y resolver problemas a distancia. De la herramienta obtenemos una mayor productividad, eficiencia de actividades, mejora de seguridad e incumplimiento de la legislación vigente.

Tomado de: https://www.isotools.org/